高校財務(wù)數(shù)字化建設(shè)實(shí)踐及優(yōu)化探究

摘 要：隨著大數(shù)據(jù)時代到來，業(yè)財融合逐步深入，財務(wù)信息化向數(shù)字化邁進(jìn)。高校財務(wù)數(shù)字化工作建設(shè)進(jìn)程中暴露出業(yè)財系統(tǒng)銜接、會計(jì)職業(yè)判斷不一致、信息系統(tǒng)內(nèi)部控制不完善、職能部門間數(shù)據(jù)共享程度低等問題。文章以M高校為例，綜合考量數(shù)字化對業(yè)財融合、內(nèi)部控制建設(shè)、風(fēng)險管理、管理效率提升等各個方面產(chǎn)生的影響，結(jié)合現(xiàn)階段高校財務(wù)數(shù)字化建設(shè)現(xiàn)狀，剖析財務(wù)管理實(shí)踐中存在的突出問題，提出優(yōu)化方案。

關(guān)鍵詞：高校財務(wù)管理 財務(wù)數(shù)字化 內(nèi)部控制 業(yè)財融合

中圖分類號：F233 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

文章編號：1004-4914（2024）11-088-02

2021年3月11日，十三屆全國人大四次會議表決通過了《關(guān)于國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展第十四個五年規(guī)劃和2035年遠(yuǎn)景目標(biāo)綱要的決議》。規(guī)劃的綱要中提到：“加快數(shù)字化發(fā)展、建設(shè)數(shù)字中國”。高校的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)極具多樣性，在“大智移云物鏈”關(guān)鍵技術(shù)突破過程中，各類業(yè)務(wù)、管理類信息系統(tǒng)快速建立，傳統(tǒng)的財務(wù)工作方式已無法滿足多樣的業(yè)務(wù)需求，為提高財務(wù)工作效率和財務(wù)管理水平，財務(wù)數(shù)字化建設(shè)迅速開展。會計(jì)信息系統(tǒng)有助于實(shí)現(xiàn)相關(guān)財務(wù)活動流程化，實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)活動的全過程監(jiān)督，提高財務(wù)管理水平。隨著大數(shù)據(jù)時代到來，業(yè)財融合逐步深入，財務(wù)信息化向數(shù)字化智能化邁進(jìn)。

一、高校財務(wù)數(shù)字化建設(shè)特征及實(shí)踐現(xiàn)狀

（一）業(yè)財融合程度逐步提高

高校財務(wù)管理活動較其他行政事業(yè)單位具有資金來源多元、成本核算復(fù)雜、預(yù)算管理特殊、資產(chǎn)管理和財務(wù)風(fēng)險多樣、績效評價復(fù)雜等特點(diǎn)。高校財務(wù)管理既涉及教學(xué)、科研、行政管理、后勤保障、離退休計(jì)量、記錄、報告等會計(jì)活動，又涉及預(yù)算管理、收支管理、政府采購管理、資產(chǎn)管理、合同管理、建設(shè)項(xiàng)目管理等財務(wù)管理業(yè)務(wù)。在業(yè)務(wù)驅(qū)動和技術(shù)驅(qū)動下，高校財務(wù)管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型勢在必行。加強(qiáng)高校財務(wù)數(shù)字化建設(shè)中，業(yè)務(wù)與財務(wù)的緊密結(jié)合，提高了財務(wù)服務(wù)的便利性和滿意度。同時，財務(wù)管理沿價值鏈向前延伸能夠更好地為高校管理的其他業(yè)務(wù)提供助力。

（二）對會計(jì)信息質(zhì)量的影響

業(yè)財融合程度提高，信息共享范圍擴(kuò)大，信息來源多元化、信息之間相互印證，會計(jì)信息可靠性、真實(shí)性得以提高;同時，信息化和數(shù)字化前期建設(shè)為電子檔案的建立打下基礎(chǔ)。傳統(tǒng)的紙質(zhì)會計(jì)檔案的翻閱效率較低、共享程度不高，會計(jì)信息電子化后，通過設(shè)置相關(guān)的查閱權(quán)限，每個具有查閱權(quán)限的會計(jì)人員都能夠在系統(tǒng)查閱相關(guān)憑證，極大地提升了會計(jì)工作的效率與便捷性，財務(wù)信息共享進(jìn)入新階段。與此同時，外部環(huán)境變化，財政稅務(wù)等方面的變革，如電子發(fā)票的實(shí)行，不斷對財務(wù)及會計(jì)管理提出新的挑戰(zhàn)和要求。

（三）對內(nèi)部控制制度帶來廣泛影響

財務(wù)信息化、數(shù)字化建設(shè)能夠更加科學(xué)合理地分配會計(jì)人員權(quán)責(zé)，通過會計(jì)信息系統(tǒng)控制等方式進(jìn)一步降低會計(jì)人員舞弊的可能性，提高了內(nèi)部審計(jì)效率。在各類系統(tǒng)建設(shè)完善過程中，使用線上審批流程、費(fèi)用控制代替人工審核等方式，將內(nèi)控流程內(nèi)嵌于各類系統(tǒng)中，可以提高內(nèi)控有效性和覆蓋面，同時提升財務(wù)效率和師生滿意度。

在財務(wù)數(shù)字化建設(shè)過程并不是一帆風(fēng)順，出現(xiàn)了一些普遍性的問題，如果處理不當(dāng)，可能為將來財務(wù)數(shù)字化智能化的深入發(fā)展及應(yīng)用埋下隱患。本文以M高校為例，分析財務(wù)數(shù)字化過程中存在的問題和不足，并提出針對性解決方案。

二、財務(wù)數(shù)字化建設(shè)中存在的不足

（一）業(yè)財融合不完全

線上智慧報銷推出后，財務(wù)報銷系統(tǒng)與學(xué)校各類業(yè)務(wù)銜接不順暢，信息孤島現(xiàn)象仍然存在，財務(wù)審核向前延伸較少，仍然以事后票證、合同的審核為主。業(yè)財融合所需的大數(shù)據(jù)平臺并未完全建立，難以實(shí)現(xiàn)智能審核所需的財務(wù)共享環(huán)境。目前，校內(nèi)各部門各單位仍各自為陣，以自身業(yè)務(wù)需求為中心單獨(dú)或在信息中心幫助下建立業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)，以開發(fā)接口形式或者數(shù)據(jù)中臺的方式連接至財務(wù)系統(tǒng)，應(yīng)用接口單獨(dú)收費(fèi)，存在事前考慮不周和接口預(yù)算遺漏等問題。各部門個性化需求與財務(wù)業(yè)務(wù)分類管理、統(tǒng)一內(nèi)控存在分歧。由于各自信息系統(tǒng)的獨(dú)立性，信息共享工作并不順利，財務(wù)被動接收所需票證進(jìn)行財務(wù)審核付款，來回補(bǔ)資料的情況時有發(fā)生，降低了財務(wù)服務(wù)的效率和體驗(yàn)。各部門系統(tǒng)開發(fā)進(jìn)度不一，所需的大數(shù)據(jù)平臺分步建立，財務(wù)難以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享和真正意義上的業(yè)財融合。

（二）職能部門間數(shù)據(jù)共享程度低

業(yè)務(wù)部門與財務(wù)部門間的數(shù)據(jù)共享程度較低。以固定資產(chǎn)及無形資產(chǎn)的購買和入賬為例，固定資產(chǎn)業(yè)務(wù)通常需要經(jīng)過向國資處申請采購，采取招投標(biāo)等方式進(jìn)行采購，經(jīng)過入賬、折舊、維修更新、處置等環(huán)節(jié)，這些過程通常涉及資產(chǎn)使用部門、國資處、計(jì)財處，目前相關(guān)業(yè)務(wù)及賬務(wù)資料，如采購合同、驗(yàn)收材料、票據(jù)、支付確認(rèn)書、入賬情況等，需要通過紙質(zhì)材料來回傳遞，無法通過信息系統(tǒng)在部門間及部門內(nèi)各系統(tǒng)之間共享，降低了資產(chǎn)管理效率。

（三）信息系統(tǒng)內(nèi)控不完善

各類核算、分析、管理、服務(wù)類系統(tǒng)不斷建立，系統(tǒng)間交互錯綜復(fù)雜，傳統(tǒng)的信息系統(tǒng)內(nèi)部控制手段及方式存在不完整性、滯后性。在試運(yùn)行期間發(fā)生的業(yè)務(wù)可能出現(xiàn)系統(tǒng)控制失效的問題，給收入確認(rèn)、成本歸屬、賬實(shí)核對工作帶來風(fēng)險，會計(jì)核算質(zhì)量難以得到有效提升。同時，新《政府會計(jì)制度》的實(shí)施使會計(jì)核算的要求不斷提高，內(nèi)控管理也面臨新的挑戰(zhàn)。

（四）會計(jì)職業(yè)判斷一致性

在各類自動化、智能化財務(wù)軟件及系統(tǒng)應(yīng)用中，會計(jì)的職業(yè)判斷難以被系統(tǒng)替代，且存在信息選擇性傳遞造成判斷失誤的現(xiàn)象。由于風(fēng)險偏好、溝通程度、信息共享程度等的不同，財務(wù)人員的職業(yè)判斷存在差異。在確認(rèn)、計(jì)量、報告整個會計(jì)活動中，這類差異普遍存在。除此之外，財務(wù)系統(tǒng)對所需信息及流程進(jìn)行規(guī)范化處理，難以應(yīng)對非常規(guī)業(yè)務(wù)，新的業(yè)務(wù)情況、各類系統(tǒng)不斷發(fā)生變化，現(xiàn)有財務(wù)處理流程須在通用性和覆蓋度間進(jìn)行抉擇，且調(diào)整具有滯后性。因此，財務(wù)數(shù)字化建設(shè)過程中，系統(tǒng)替代職業(yè)判斷的范圍有限，財務(wù)人員職業(yè)判斷仍然發(fā)揮著不可替代的作用，防止各類系統(tǒng)漏洞或者調(diào)整造成會計(jì)信息失真或者扭曲的現(xiàn)象。

（五）項(xiàng)目全流程管理需完善

科研業(yè)務(wù)作為高校主要業(yè)務(wù)之一，財務(wù)管理和數(shù)字化建設(shè)中應(yīng)給予其更多的關(guān)注。一是項(xiàng)目立項(xiàng)和結(jié)題手續(xù)問題。項(xiàng)目立項(xiàng)與結(jié)題的相關(guān)支撐材料通常需要提交給科技處，而涉及財務(wù)數(shù)據(jù)方面的材料需要計(jì)財處蓋公章，冗雜的手續(xù)給經(jīng)辦人帶來了不便。二是項(xiàng)目的事中管理?？蒲许?xiàng)目結(jié)題的重要考核指標(biāo)為經(jīng)費(fèi)執(zhí)行率，大部分經(jīng)辦人往往在臨近結(jié)題時才關(guān)注到經(jīng)費(fèi)執(zhí)行率，造成許多項(xiàng)目由于執(zhí)行率不達(dá)標(biāo)而無法結(jié)題。M高校計(jì)財處缺乏對科研項(xiàng)目年中執(zhí)行率的考核，這導(dǎo)致項(xiàng)目負(fù)責(zé)人無法及時關(guān)注項(xiàng)目的執(zhí)行率。

三、財務(wù)數(shù)字化實(shí)踐優(yōu)化方案

（一）加快信息一體化建設(shè)

各部門間應(yīng)當(dāng)對系統(tǒng)數(shù)據(jù)接口進(jìn)行統(tǒng)一布局設(shè)計(jì)，在系統(tǒng)交互方面統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，推進(jìn)業(yè)財協(xié)同、集成整合。由權(quán)威部門統(tǒng)籌數(shù)字化建設(shè)工作，在確保信息安全的基礎(chǔ)上，推進(jìn)信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，構(gòu)建信息中臺，進(jìn)行數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化收集、統(tǒng)一提供。保證財務(wù)部門可以獲取對應(yīng)的業(yè)務(wù)、合同、票據(jù)、支付等信息。必要時提供師生及管理人員信息化培訓(xùn)，提高信息技術(shù)應(yīng)用能力和素養(yǎng)，培養(yǎng)信息化及業(yè)務(wù)綜合型人才。

（二）對新系統(tǒng)應(yīng)用及迭代工作保持謹(jǐn)慎

信息一體化進(jìn)程加快，各類系統(tǒng)間聯(lián)系不斷加深。新系統(tǒng)上線應(yīng)用及迭代更新應(yīng)當(dāng)更加謹(jǐn)慎，擴(kuò)展測試范圍，延伸數(shù)據(jù)應(yīng)用場景。始終強(qiáng)調(diào)從業(yè)人員的職業(yè)判斷，在財務(wù)制度、經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)、業(yè)務(wù)流程、合同管理等基礎(chǔ)上綜合分析判斷，對制度導(dǎo)向的理解越深刻，對經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)全貌越了解，所做出的判斷也就越準(zhǔn)確。因此，增進(jìn)對各類業(yè)務(wù)系統(tǒng)流程、控制方式的了解，才能對信息系統(tǒng)尚未覆蓋的環(huán)節(jié)，作出正確判斷和應(yīng)對。

（三）優(yōu)化內(nèi)部控制環(huán)境，增強(qiáng)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制能力

內(nèi)部控制環(huán)境是內(nèi)控建設(shè)的基礎(chǔ)，內(nèi)控管理組織應(yīng)當(dāng)從內(nèi)部環(huán)境進(jìn)行頂層設(shè)計(jì)，將內(nèi)控嵌入信息化建設(shè)全方位、全流程。對各部門、各崗位的職責(zé)進(jìn)行清晰合理界定，嚴(yán)格審批手續(xù)，保證單位財務(wù)數(shù)據(jù)的真實(shí)性、可靠性、準(zhǔn)確性。同時，應(yīng)當(dāng)建立健全財務(wù)風(fēng)險長效防控機(jī)制，加強(qiáng)單位資金、資產(chǎn)管理，提高對財務(wù)風(fēng)險管理的重視程度，有效規(guī)避和管理財務(wù)風(fēng)險。

（四）加強(qiáng)各部門之間的數(shù)據(jù)共享

各部門之間的科研項(xiàng)目數(shù)據(jù)共享程度低，很大程度是由于數(shù)據(jù)孤島現(xiàn)象和傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)傳遞習(xí)慣的限制。目前在預(yù)算編制、審計(jì)、生均成本核算等工作中均需要各部門或?qū)W院頻繁提供數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)收集和共享工作刻不容緩，但數(shù)據(jù)口徑、系統(tǒng)接口等問題不能全面開展。實(shí)際工作中由信息中心和主管部門工作小組的形式更為合適，有目標(biāo)針對性推進(jìn)數(shù)據(jù)共享，保證信息安全的同時提高管理效率。

（五）系統(tǒng)功能梳理，防止重復(fù)和無效建設(shè)

不同于業(yè)務(wù)系統(tǒng)，管理類系統(tǒng)功能建設(shè)過程中，應(yīng)當(dāng)統(tǒng)籌考慮，避免無效和重復(fù)建設(shè)。例如，省財政研發(fā)的“科研安”系統(tǒng)能夠?qū)蒲袛?shù)據(jù)進(jìn)行實(shí)時監(jiān)測，包括項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)執(zhí)行率、項(xiàng)目存續(xù)狀態(tài)、項(xiàng)目審計(jì)情況等，并且“科研安”系統(tǒng)能對出現(xiàn)狀態(tài)異常的項(xiàng)目及時發(fā)出預(yù)警，這極大地優(yōu)化了科研項(xiàng)目管理，解決了科研項(xiàng)目缺乏事中管理的問題。

（六）不斷重整業(yè)務(wù)流程，引入智能工具進(jìn)行補(bǔ)充

在數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程中，各類系統(tǒng)逐步上線和升級，需要不斷整理各類業(yè)務(wù)流程，向業(yè)務(wù)前段延伸，盡可能覆蓋更多業(yè)務(wù)類型。但同時也應(yīng)遵循成本效益原則，必要時對系統(tǒng)未覆蓋的業(yè)務(wù)引入流程機(jī)器人、小程序應(yīng)用等進(jìn)行補(bǔ)充。在科研項(xiàng)目管理過程中，減少非必要的立項(xiàng)或結(jié)題手續(xù)，將材料和流程簡化，例如不再要求項(xiàng)目負(fù)責(zé)人提供經(jīng)費(fèi)支出表，利用小程序或RPA快捷處理收支明細(xì)單，爭取讓經(jīng)辦人“跑一次”就能完成立項(xiàng)或結(jié)題手續(xù)。

四、優(yōu)化方案預(yù)期目標(biāo)

（一）健全單位內(nèi)部控制，有效防控風(fēng)險

高效的財務(wù)信息系統(tǒng)是政府會計(jì)制度順利實(shí)施的保障。信息系統(tǒng)的建立將重新梳理預(yù)算管理、收支管理、政府采購管理、資產(chǎn)管理、合同管理、建設(shè)項(xiàng)目管理等業(yè)務(wù)層面的制度文件，結(jié)合實(shí)際情況，為分析經(jīng)濟(jì)活動風(fēng)險、進(jìn)行風(fēng)險評估、選擇風(fēng)險應(yīng)對策略，提供多維度、高準(zhǔn)確性的數(shù)據(jù)和依據(jù)。

（二）業(yè)財融合，促進(jìn)單位管理再上新臺階

以業(yè)財融合為導(dǎo)向，建設(shè)信息一體化平臺，推進(jìn)財務(wù)管理與經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)深度融合。引進(jìn)先進(jìn)的人工智能、大數(shù)據(jù)、財務(wù)云、區(qū)塊鏈等工具，實(shí)現(xiàn)各職能部門之間互聯(lián)互通、共享信息，更好地滿足業(yè)務(wù)部門的財務(wù)服務(wù)需求的同時，也可以滿足財務(wù)部門的精細(xì)化管理、智能化分析需求，提高單位整體管理效率，實(shí)現(xiàn)管理和業(yè)務(wù)共同發(fā)展。

（三）為健全績效管理和評價提供堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)

高校的財務(wù)會計(jì)制度與全面預(yù)算績效管理相輔相成，通過信息技術(shù)的應(yīng)用，提供包括各部門、各項(xiàng)目的橫向數(shù)據(jù)，各管理層級的縱向數(shù)據(jù)以及不同時間節(jié)點(diǎn)的流程信息，兼顧外部管理監(jiān)督機(jī)構(gòu)，公眾社會責(zé)任、“雙碳”環(huán)保目標(biāo)，為構(gòu)建更加科學(xué)高效的預(yù)算執(zhí)行及績效評價制度打下基礎(chǔ)。

（四）實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目、經(jīng)費(fèi)情況信息公開

通過財務(wù)信息統(tǒng)一門戶，校內(nèi)外人員可以實(shí)時了解財務(wù)事項(xiàng)的辦理流程和進(jìn)度、相關(guān)的規(guī)章制度，實(shí)時查詢各類經(jīng)費(fèi)使用、工資薪金發(fā)放、學(xué)生學(xué)雜費(fèi)和獎助金發(fā)放的情況;同時，管理職能部門可以監(jiān)控各類經(jīng)費(fèi)使用進(jìn)度，與項(xiàng)目推進(jìn)情況進(jìn)行比對分析，提高業(yè)務(wù)、財務(wù)透明度，實(shí)現(xiàn)財務(wù)信息公開化，助力財務(wù)監(jiān)督管理的順利開展。

五、結(jié)束語

財務(wù)數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)長遠(yuǎn)而艱巨的任務(wù)，建設(shè)和優(yōu)化決策取決于單位財務(wù)管理實(shí)際情況和發(fā)展需要，結(jié)合信息一體化建設(shè)、內(nèi)部控制建設(shè)、風(fēng)險管理等方面，才能最終達(dá)到財務(wù)數(shù)字化建設(shè)的預(yù)期目標(biāo)。

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（責(zé)編：趙毅）

[基金項(xiàng)目：浙江省教育會計(jì)學(xué)會課題《高校財務(wù)信息化研究》（課題編號：ZJKJ22007A）。]