員工手冊(cè):“新常態(tài)”下企業(yè)依法治企的制度研究

摘 要：?jiǎn)T工手冊(cè)是企業(yè)內(nèi)部涉及員工切身利益的規(guī)章制度的歸集，是企業(yè)與員工良性互動(dòng)、構(gòu)建和諧勞動(dòng)關(guān)系的有效管理工具，也是處理勞動(dòng)爭(zhēng)議的重要法律依據(jù)。面對(duì)日趨嚴(yán)格的勞動(dòng)法律環(huán)境和多發(fā)的勞資矛盾現(xiàn)狀，企業(yè)應(yīng)樹立現(xiàn)代企業(yè)管理意識(shí)，通過審慎制定一份合法、合理的員工手冊(cè)管理勞動(dòng)用工風(fēng)險(xiǎn)。文章對(duì)員工手冊(cè)的作用、編制原則、內(nèi)容和編制發(fā)布程序進(jìn)行了論述，期待為企業(yè)制度化高質(zhì)量發(fā)展提供實(shí)踐指導(dǎo)。

關(guān)鍵詞：?jiǎn)T工手冊(cè) 勞動(dòng)用工風(fēng)險(xiǎn) 現(xiàn)代企業(yè)管理

中圖分類號(hào)：F240

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1004-4914（2024）11-031-02

一、引言

當(dāng)前，中國(guó)經(jīng)濟(jì)進(jìn)入增速階段性回落的新常態(tài)時(shí)期，增長(zhǎng)方式艱難轉(zhuǎn)型，改革進(jìn)入深水區(qū)，我國(guó)企業(yè)勞動(dòng)關(guān)系領(lǐng)域也出現(xiàn)了一系列新變化。首先，在全面推進(jìn)依法治國(guó)大背景下，企業(yè)正面臨一個(gè)逐步嚴(yán)格的勞動(dòng)法律環(huán)境。全國(guó)人大及其常委會(huì)頒布了勞動(dòng)法、勞動(dòng)合同法等多部勞動(dòng)法律，國(guó)務(wù)院及其行政部門也頒布了一系列勞動(dòng)行政法規(guī)和規(guī)章，我國(guó)已建立起較為完備的中國(guó)特色勞動(dòng)法律制度體系;其次，勞動(dòng)者利益訴求多元化、維權(quán)意識(shí)增強(qiáng)。隨著人民對(duì)美好生活的追求越來越強(qiáng)烈，人們的利益訴求也越來越多元化，勞動(dòng)者維權(quán)意識(shí)越來越強(qiáng)，勞資矛盾呈現(xiàn)高發(fā)、多發(fā)態(tài)勢(shì)。

經(jīng)濟(jì)新常態(tài)下構(gòu)建和諧勞動(dòng)關(guān)系，樹立合規(guī)意識(shí)、完善用工管理制度，才是企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的內(nèi)在邏輯。員工手冊(cè)作為企業(yè)用工管理規(guī)章制度的典型，其制定與發(fā)布已成為現(xiàn)代企業(yè)管理必不可少的一環(huán)。本文對(duì)員工手冊(cè)的作用、編制原則和內(nèi)容以及編制發(fā)布程序進(jìn)行了論述，有助于企業(yè)更加深刻地認(rèn)識(shí)員工手冊(cè)，并為員工手冊(cè)的合規(guī)建設(shè)提供一定的理論指導(dǎo)和經(jīng)驗(yàn)借鑒。

二、員工手冊(cè)的作用

（一）員工在企業(yè)的行動(dòng)指南

員工手冊(cè)是員工入職后收到的第一份制度文件，是企業(yè)規(guī)章制度、企業(yè)文化的濃縮，可幫助員工快速了解企業(yè)、統(tǒng)一價(jià)值觀、知悉并遵守公司的規(guī)章制度、有序開展日常工作。

（二）現(xiàn)代企業(yè)管理工具

雇主通過對(duì)勞動(dòng)過程進(jìn)行全面精細(xì)的管理和控制，減少勞動(dòng)過程中的不確定性（Braverman，1974）;案例研究表明，雇主通過制定符合現(xiàn)行法律制度的規(guī)章，加強(qiáng)工廠的守法形象宣傳，并教育工人嚴(yán)格遵守規(guī)章制度，使規(guī)章制度成為雇主維持生產(chǎn)秩序的重要工具（趙波，2020）。員工手冊(cè)作為勞動(dòng)過程管理規(guī)章制度的典型，通過培養(yǎng)管理者和員工的守法意識(shí)，提供合規(guī)管理規(guī)則及流程指引，降低生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)中的不確定性，幫助企業(yè)提質(zhì)降本增效。

（三）防范勞動(dòng)用工風(fēng)險(xiǎn)

首先，員工手冊(cè)是企業(yè)對(duì)自身合規(guī)管理的自我約束，教育管理者在員工手冊(cè)規(guī)則范圍內(nèi)實(shí)施經(jīng)營(yíng)管理是企業(yè)防范勞動(dòng)用工風(fēng)險(xiǎn)的首要屏障;其次，員工手冊(cè)有助于促進(jìn)勞動(dòng)關(guān)系雙方的溝通理解，研究表明，工人可以依據(jù)規(guī)章與管理者就勞動(dòng)過程中出現(xiàn)的異議進(jìn)行討價(jià)還價(jià)，從而將工人從團(tuán)結(jié)的集體變成原子化的個(gè)體，減少集體性勞動(dòng)糾紛出現(xiàn)的概率（趙波，2020）;最后，員工手冊(cè)已逐漸成為勞動(dòng)爭(zhēng)議案件處理的重要依據(jù)，最高人民法院《關(guān)于審理勞動(dòng)爭(zhēng)議案件適用法律若干問題的解釋》規(guī)定，通過民主程序制定的規(guī)章制度，不違反國(guó)家法律、行政法規(guī)及政策規(guī)定，并已向勞動(dòng)者公示的，可以作為人民法院審理勞動(dòng)爭(zhēng)議案件的依據(jù)。勞動(dòng)爭(zhēng)議案件高發(fā)的當(dāng)下，具有法律效力的員工手冊(cè)成為企業(yè)防范勞動(dòng)用工風(fēng)險(xiǎn)的最后一道屏障。

（四）企業(yè)文化的載體和延伸

員工手冊(cè)承載著企業(yè)的精神文化、制度文化和行為文化，是企業(yè)文化和企業(yè)形象在內(nèi)的“實(shí)”的展示，并通過具體的行為規(guī)則進(jìn)一步深化和細(xì)化，有助于形成企業(yè)內(nèi)部員工統(tǒng)一的價(jià)值觀和共同的語言行為體系，激發(fā)員工的企業(yè)認(rèn)同感和歸屬感。

三、員工手冊(cè)的編制原則

員工手冊(cè)要切實(shí)發(fā)揮前述作用，編制過程中務(wù)必遵循實(shí)用性、合法性原則。

（一）實(shí)用性

為便于員工遵守執(zhí)行，手冊(cè)內(nèi)容應(yīng)且只應(yīng)記載員工“關(guān)乎己”的內(nèi)容，即與員工日常工作密切相關(guān)、出現(xiàn)頻次高、員工關(guān)心的內(nèi)容，切忌“大而全”“面面俱到”“照搬照抄國(guó)家已有的法律法規(guī)”;同時(shí)，精簡(jiǎn)的員工手冊(cè)也便于員工攜帶，隨時(shí)閱讀，時(shí)時(shí)參照。

（二）合法性

首先，員工手冊(cè)要做到主體合法。實(shí)踐中可能存在制定頒布主體為某一部門（無法代表企業(yè)意志）或者子公司使用母公司員工手冊(cè)的情形（根據(jù)《中華人民共和國(guó)勞動(dòng)合同法》第四條和《最高人民法院關(guān)于審理勞動(dòng)爭(zhēng)議案件適用法律若干問題的解釋》第十九條規(guī)定可推出：母公司的規(guī)章制度非經(jīng)轉(zhuǎn)化程序（含民主議定和公示或告知程序），并不當(dāng)然適用于子公司），可能影響其在勞動(dòng)爭(zhēng)議處理中的法律效力。其次，員工手冊(cè)要做到內(nèi)容合法。員工手冊(cè)中違背國(guó)家法律法規(guī)規(guī)定的條款，不具有法律效力，無法對(duì)員工產(chǎn)生約束力，也無法作為勞動(dòng)爭(zhēng)議案件審理的依據(jù);此外，員工手冊(cè)內(nèi)容應(yīng)公平合理，主要包含以下方面：第一，與勞動(dòng)過程相關(guān)、不超越勞動(dòng)管理范疇。第二，條款不存在過于嚴(yán)苛減損勞動(dòng)者利益的情形。第三，結(jié)合行業(yè)特性確保處罰與行為嚴(yán)重性之間梯度適配（楊雯，2021）。第四，員工手冊(cè)編制要做到程序合法。根據(jù)《勞動(dòng)合同法》第四條規(guī)定，企業(yè)在制定、修改員工手冊(cè)時(shí)，在確保內(nèi)容合法前提下，還應(yīng)履行民主程序、向勞動(dòng)者公示，程序合法是賦予員工手冊(cè)法律效力的又一充分必要條件。

四、員工手冊(cè)的內(nèi)容

員工手冊(cè)的基本內(nèi)容一般包含企業(yè)簡(jiǎn)介、企業(yè)文化、職業(yè)準(zhǔn)則與行為規(guī)范、人力資源各項(xiàng)程序指南、獎(jiǎng)懲機(jī)制、員工關(guān)系與溝通、附則七個(gè)模塊，此外，企業(yè)也可以根據(jù)自身實(shí)際需要增加模塊，如行政管理制度，安全、環(huán)保、消防、職業(yè)健康相關(guān)內(nèi)容。

（一）企業(yè)簡(jiǎn)介和企業(yè)文化

企業(yè)簡(jiǎn)介和企業(yè)文化分別從硬件實(shí)力和文化軟實(shí)力兩個(gè)維度向員工展示企業(yè)。其中企業(yè)簡(jiǎn)介可包括企業(yè)基本概況、行業(yè)地位、產(chǎn)品領(lǐng)域、技術(shù)創(chuàng)新、資質(zhì)體系等，企業(yè)文化一般是指組織內(nèi)部共享的價(jià)值觀、理念、宗旨等。

（二）職業(yè)準(zhǔn)則與行為規(guī)范

企業(yè)通過宣貫員工應(yīng)具備的職業(yè)準(zhǔn)則和共同行為，降低生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)中的不確定性，從而控制風(fēng)險(xiǎn)。職業(yè)準(zhǔn)則與行為規(guī)范是企業(yè)對(duì)員工最基本的規(guī)范和要求，也是每個(gè)員工承擔(dān)工作責(zé)任的必備素質(zhì)，一般包括職業(yè)道德規(guī)范及行為準(zhǔn)則、禮儀儀表、勞動(dòng)紀(jì)律、廉潔紀(jì)律、辦公用品管理、信息安全管理、保密義務(wù)等。

（三）人力資源各項(xiàng)程序指南

包括員工入轉(zhuǎn)調(diào)離流程及須知、勞動(dòng)合同管理、考勤與休假、培訓(xùn)、考核與發(fā)展、薪酬與福利等。本模塊內(nèi)容企業(yè)一般會(huì)在具體制度中進(jìn)行詳細(xì)規(guī)定，考慮部分內(nèi)容可能跟隨情境發(fā)生變化，以及企業(yè)保密的需要，遵循實(shí)用性原則，建議員工手冊(cè)中僅呈現(xiàn)原則性規(guī)定及應(yīng)知應(yīng)會(huì)，具體細(xì)則按相關(guān)辦法執(zhí)行。

（四）獎(jiǎng)懲機(jī)制

本模塊是對(duì)職業(yè)準(zhǔn)則與行為規(guī)范內(nèi)容的細(xì)化和延伸，通過正負(fù)激勵(lì)方式對(duì)共同行為實(shí)施引導(dǎo)和強(qiáng)化。獎(jiǎng)勵(lì)部分可明確獎(jiǎng)項(xiàng)類型及設(shè)置獎(jiǎng)項(xiàng)的初衷，具體細(xì)則按相關(guān)辦法執(zhí)行;懲罰條款的實(shí)施往往伴隨著勞動(dòng)爭(zhēng)議風(fēng)險(xiǎn)，建議在內(nèi)容合法的原則下謹(jǐn)慎設(shè)置，分級(jí)設(shè)計(jì)避免不教而誅，細(xì)化描述確保有理有據(jù)。例如，可根據(jù)情節(jié)嚴(yán)重程度，將違紀(jì)情形作“一般違紀(jì)”“較重違紀(jì)”“嚴(yán)重違紀(jì)”等不同層級(jí)區(qū)分，對(duì)應(yīng)不同的懲罰條款。每種違紀(jì)情形的描述能量化的盡量量化，不能量化的盡量細(xì)化，尤其對(duì)于涉及企業(yè)單方面解除勞動(dòng)合同的員工“嚴(yán)重違紀(jì)”情形，通過細(xì)化量化描述，避免勞動(dòng)爭(zhēng)議。此外，應(yīng)明確處罰程序，如設(shè)置專門委員會(huì)對(duì)處罰結(jié)果進(jìn)行審定，形成《違紀(jì)處罰單》由被處罰人簽字確認(rèn)，對(duì)違紀(jì)證據(jù)及《違紀(jì)處罰單》統(tǒng)一歸檔保存。

（五）員工關(guān)系與溝通

疏大于堵，建立良好的溝通渠道是企業(yè)柔性管理的體現(xiàn)，也是構(gòu)建和諧勞動(dòng)關(guān)系的前提。企業(yè)通過搭建班前會(huì)、工會(huì)、信訪工作小組、勞動(dòng)爭(zhēng)議調(diào)解委員會(huì)等渠道，為勞動(dòng)關(guān)系雙方提供友好協(xié)商的機(jī)會(huì)和平臺(tái)，最大程度保障制度平等互利，防范化解勞動(dòng)爭(zhēng)議風(fēng)險(xiǎn)。

（六）附則

旨在明確手冊(cè)的制定、修改、解釋權(quán)歸屬，說明未盡事宜參照的管理制度，強(qiáng)調(diào)手冊(cè)的法律效力，最后可附上員工手冊(cè)簽收回執(zhí)頁，作為員工手冊(cè)已公示告知的依據(jù)。

五、員工手冊(cè)編制發(fā)布程序

員工手冊(cè)的編制發(fā)布是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，需要調(diào)動(dòng)公司各部門主動(dòng)參與、提前精細(xì)策劃并嚴(yán)格按計(jì)劃推進(jìn)。此外，員工手冊(cè)編制時(shí)應(yīng)履行民主程序，發(fā)布后應(yīng)履行公示告知程序，并就程序履行過程實(shí)施證據(jù)固定，確保員工手冊(cè)的法律效力。

（一）高層牽頭成立項(xiàng)目組

員工手冊(cè)的編制發(fā)布涉及部門多，時(shí)間跨度長(zhǎng)，協(xié)調(diào)難度大。為確保項(xiàng)目順利推進(jìn)，建議由企業(yè)高層擔(dān)任項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，人力資源部聯(lián)合各相關(guān)單位負(fù)責(zé)人成立專項(xiàng)工作小組共同推進(jìn)。

（二）內(nèi)部意見征求修改

項(xiàng)目組擬定的員工手冊(cè)（草案）征求企業(yè)法務(wù)、黨群等相關(guān)部門意見進(jìn)行修改，并提交項(xiàng)目負(fù)責(zé)人進(jìn)一步審核完善，形成員工手冊(cè)（征求意見稿）。

（三）民主程序

員工手冊(cè)（征求意見稿）提交企業(yè)職工代表大會(huì)/全體職工審議，根據(jù)職工建議修改形成員工手冊(cè)（建議稿），企業(yè)代表與職工代表就建議稿進(jìn)行進(jìn)一步平等協(xié)商，經(jīng)職工代表大會(huì)/全體職工半數(shù)以上表決同意形成員工手冊(cè)（定稿）。企業(yè)應(yīng)注意形成并保存好《職工代表大會(huì)審議員工手冊(cè)的決議》。

（四）公示告知程序

為確保全體員工知悉并遵守員工手冊(cè)規(guī)定，切實(shí)發(fā)揮員工手冊(cè)的管理功能，企業(yè)可將員工手冊(cè)電子版在內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行公示，同時(shí)下發(fā)印刷版（注意保留員工的簽收回執(zhí)原件），并組織員工手冊(cè)的內(nèi)部宣貫培訓(xùn)（注意保留培訓(xùn)簽到材料），完成公示告知程序。

六、結(jié)語

通過員工手冊(cè)管理勞動(dòng)用工風(fēng)險(xiǎn)不失為企業(yè)提質(zhì)增效的良方，有必要引起企業(yè)的高度重視。審慎制定一份合法、合理的員工手冊(cè)，并隨著勞動(dòng)法律環(huán)境和企業(yè)發(fā)展需要不斷更新完善，是全面推進(jìn)依法治企、構(gòu)建現(xiàn)代企業(yè)管理制度的內(nèi)在要求，也是完善中國(guó)特色現(xiàn)代企業(yè)制度、防范化解勞動(dòng)用工風(fēng)險(xiǎn)、構(gòu)建和諧勞動(dòng)關(guān)系、推動(dòng)企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的重要舉措。

參考文獻(xiàn)：

[1] 楊雯.理解員工手冊(cè)內(nèi)容的合理性[J].人力資源，2021（01）：76-77.

[2] 趙波.“以法之名”：企業(yè)勞動(dòng)關(guān)系管理中的制度化策略[J].中國(guó)人力資源開發(fā)，2020，37（02）：104-113.

（責(zé)編：賈偉）

[作者簡(jiǎn)介：姚麗華，碩士研究生，中級(jí)經(jīng)濟(jì)師，研究方向：人力資源管理。]