數(shù)字化時代預算管理如何助力企業(yè)降本增效

摘要：數(shù)字化為企業(yè)帶來大數(shù)據(jù)分析支持，使預算管理進入新時代。精準編制、靈活執(zhí)行和實時監(jiān)控，極大提高預算科學性和效果。但也面臨過度依賴數(shù)據(jù)模型、監(jiān)控體系不完備、預算管理能力不足等問題。要實現(xiàn)數(shù)字化支持下的預算管理降本增效，企業(yè)需建立適應內(nèi)外部環(huán)境變化的合理預算機制；構建全面的監(jiān)控指標體系；提升數(shù)據(jù)解讀與轉化能力。只有數(shù)字化工具與管理能力緊密結合，才能發(fā)揮預算管理的關鍵作用，助力企業(yè)在數(shù)字化時代占據(jù)優(yōu)勢、實現(xiàn)降本增效。

關鍵詞：數(shù)字化；大數(shù)據(jù)分析；預算管理；合理預算機制

數(shù)字化為企業(yè)帶來了巨量數(shù)據(jù)和分析工具，使得企業(yè)預算管理進入了一個新時代。精準的預算編制、靈活的執(zhí)行調(diào)整和實時監(jiān)控，極大地提高了預算的科學性和有效性。數(shù)字化條件下的預算管理也面臨一些問題和挑戰(zhàn)。過度依賴數(shù)據(jù)模型可能導致預算脫離企業(yè)實際；監(jiān)控體系存在局限性，無法涵蓋所有影響因素；預算管理能力有待進一步提升。為實現(xiàn)數(shù)字化支持下的預算管理降本增效，企業(yè)需要建立全面、靈活、符合實際的預算機制；構建綜合的監(jiān)控指標體系；提高對數(shù)據(jù)的解讀與轉化能力。

一、數(shù)字化支撐預算管理創(chuàng)新

（一）精確的預算編制

在數(shù)字化時代，企業(yè)可以利用大數(shù)據(jù)分析實現(xiàn)更精確的預算管理。通過分析歷史數(shù)據(jù)和市場趨勢，可以準確預測和制定堅實的預算計劃。深入分析銷售數(shù)據(jù)，捕捉市場變化，合理決策資源分配。審視成本結構，掌握資源重點，保障企業(yè)發(fā)展。大數(shù)據(jù)提供關鍵競爭信息，幫助企業(yè)精準預測收入走勢，指導資金流動。在預測開支方面，通過歷史數(shù)據(jù)和市場分析，準確估算，避免偏差，實現(xiàn)穩(wěn)健運營。合理的資源分配也十分重要。借助大數(shù)據(jù)分析，企業(yè)可以更好掌握資源分配，避免浪費。綜合利用歷史數(shù)據(jù)和市場分析，企業(yè)可以精準預算，實現(xiàn)資源最優(yōu)配置。大數(shù)據(jù)分析還可以幫助企業(yè)發(fā)現(xiàn)管理盲區(qū)。分析內(nèi)部數(shù)據(jù)，深入了解業(yè)務流程，找出預算編制和執(zhí)行中的漏洞。同時，大數(shù)據(jù)也支持跨部門協(xié)同，集中力量完成預算目標。大數(shù)據(jù)支撐的預算管理更全面系統(tǒng)，企業(yè)可以從宏觀到微觀層面監(jiān)控預算執(zhí)行，確保高效運轉?？傊?，在數(shù)字化時代，大數(shù)據(jù)賦能企業(yè)進行更科學、精準的預算管理，把控資源分配，從而在復雜多變的市場中保持競爭力。

例如，某有限公司成為備受矚目的智能家居創(chuàng)新企業(yè)，憑借大數(shù)據(jù)分析為預算制定和管理注入強大動力。歷史銷售數(shù)據(jù)和市場趨勢深入分析，明白過去三年銷售額逐年攀升，達200萬、300萬和450萬美元，平均年增長50%。基于此，明智預測未來一年銷售額將以50%增長至675萬美元，為預算規(guī)劃奠定基礎。對銷售數(shù)據(jù)波動精細分析，緊密捕捉市場變動，敏銳發(fā)現(xiàn)競爭對手某季銷售下滑，通過數(shù)據(jù)追蹤成功奪回市場份額。審視成本結構，以數(shù)據(jù)明確特定組件高成本對總開支影響。利用數(shù)據(jù)分析工具準確識別開發(fā)生產(chǎn)成本競爭優(yōu)勢，優(yōu)先調(diào)配資源降本增效。市場競爭分析對手戰(zhàn)略和產(chǎn)品定位全面了解，指導調(diào)整預算，強化研發(fā)和市場推廣，鞏固競爭優(yōu)勢。

（二）靈活的預算執(zhí)行

數(shù)字化為企業(yè)預算管理帶來新維度，讓企業(yè)可以更靈活地調(diào)整預算執(zhí)行策略。通過實時數(shù)據(jù)分析，企業(yè)可以敏銳把握市場變化和內(nèi)部動態(tài)，及時調(diào)整預算，確保資源分配符合市場需求。在這個過程中，數(shù)據(jù)分析起關鍵作用。數(shù)據(jù)分析可以讓企業(yè)清晰認知不同領域的表現(xiàn)，找到優(yōu)勢和待改進之處，使預算執(zhí)行更具針對性，充分利用資源。數(shù)據(jù)分析也可以幫助發(fā)現(xiàn)潛在機會和風險，使預算調(diào)整更靈活，以適應變化的市場。相比傳統(tǒng)預算，數(shù)字化時代的數(shù)據(jù)支持讓企業(yè)可以更快速地應對市場波動，進行預算調(diào)整。還可以優(yōu)化內(nèi)部流程，提高預算執(zhí)行效率。借助自動化系統(tǒng)，企業(yè)可以簡化預算編制、審批、執(zhí)行各個環(huán)節(jié)，降低管理成本，縮短預算周期。與此同時，數(shù)字化也提高了預算執(zhí)行的透明度。不同部門和項目可以隨時查看預算執(zhí)行情況，有利于協(xié)同工作，確保資源合理分配?？傮w來說，數(shù)字化預算管理為企業(yè)帶來立體化的預算編制、審批、調(diào)整和執(zhí)行能力。它可以幫助企業(yè)更好地管理變化，提高資源利用效率，助力企業(yè)在數(shù)字經(jīng)濟時代更好地發(fā)展。

例如，某公司通過大數(shù)據(jù)分析，獲得許多關鍵洞察，據(jù)此靈活調(diào)整預算執(zhí)行。比如，數(shù)據(jù)顯示第四季度銷售較前3季度平均增長20%，公司提前增加20%的第四季度營銷預算。數(shù)據(jù)還顯示A料價格連續(xù)上漲超過15%，公司及時建立期貨套期保值鎖定部分成本。分析顯示自主研發(fā)新品毛利率較引進新品高10個百分點，研發(fā)預算增加50%。數(shù)據(jù)反饋工資成本率連續(xù)上升，企業(yè)調(diào)整工資結構控制人工成本。這些洞察基于海量數(shù)據(jù)分析，使公司及時調(diào)整資源配置，優(yōu)化預算執(zhí)行?？梢哉f，數(shù)據(jù)分析賦能了公司，使其在復雜變化的市場中主動出擊，優(yōu)化資源，獲得先機。公司充分利用大數(shù)據(jù)的力量，以數(shù)據(jù)為依據(jù)靈活調(diào)整預算，使預算執(zhí)行不再僵化，而是動態(tài)、精準、高效。這為公司在數(shù)字化時代占據(jù)主動，把握先機提供了有力保障。

（三）實時的預算監(jiān)控

數(shù)字化技術的興起提供了實時和精準的預算監(jiān)控能力。充分利用數(shù)據(jù)分析工具，企業(yè)能夠?qū)崟r跟蹤預算執(zhí)行情況，及早察覺偏差和異常。數(shù)據(jù)分析在監(jiān)控中扮演關鍵角色，提供高效手段，確保預算執(zhí)行準確。制定關鍵績效指標（KPIs）有助于更好地實現(xiàn)預算監(jiān)控。數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)支持實時監(jiān)測這些指標，讓企業(yè)時刻了解業(yè)績狀況。一旦出現(xiàn)超支或問題，管理層可立即反應，采取調(diào)整措施。數(shù)據(jù)分析賦予管理層敏銳洞察力，及時決策，防止問題擴大。數(shù)據(jù)分析的精準性是優(yōu)勢，數(shù)字化技術確保捕捉每個預算偏差，提高決策可信度，避免資源浪費。實時性和高精準性使企業(yè)在競爭激烈市場保持洞察力，確保預算有效執(zhí)行。還實現(xiàn)了跨部門和項目的統(tǒng)一預算監(jiān)控。不同部門和項目團隊可以共享數(shù)據(jù)視圖，協(xié)同工作，提高監(jiān)控效率。數(shù)據(jù)整合消除了信息隔閡，不同部門之間可以進行溝通和協(xié)作，確保公司整體目標實現(xiàn)?？梢哉f，數(shù)字化技術實現(xiàn)了對預算執(zhí)行過程的全流程跟蹤和控制，大大增強了企業(yè)的預算監(jiān)控和調(diào)整能力。通過數(shù)字化，預算管理變得更加透明、高效和智能化，助力企業(yè)在數(shù)字經(jīng)濟時代占據(jù)優(yōu)勢地位。

例如，某公司實現(xiàn)了預算執(zhí)行的高度靈活性。公司建立實時KPI監(jiān)測體系，確保強大的預算監(jiān)控能力。公司為重點業(yè)務設定30多個KPI，實現(xiàn)5分鐘級的數(shù)據(jù)采集和計算。如果銷售額低于去年同期的80%，系統(tǒng)會自動發(fā)出紅色預警。管理層在獲得預警后10分鐘內(nèi)作出決策應對。在毛利率監(jiān)控方面，A類產(chǎn)品過去6個月平均毛利率為35%。但本月已連續(xù)2周低于30%，偏差超過5個百分點，系統(tǒng)發(fā)出橙色預警。分析發(fā)現(xiàn)A類產(chǎn)品關鍵原材料價格上漲導致毛利率下降。公司在獲得預警后2小時內(nèi)與供應商重新確定了采購價格。公司強大的KPI實時監(jiān)測系統(tǒng)使其隨時掌握預算執(zhí)行情況，快速高效地做出決策解決問題。這大幅提升了預算監(jiān)控的效率和效果，使公司能夠迅速應對各種挑戰(zhàn)。

二、數(shù)字化時代預算管理存在問題

（一）預算編制脫離企業(yè)實際

數(shù)字化給企業(yè)帶來了大數(shù)據(jù)分析的便利。通過收集和分析海量數(shù)據(jù)，企業(yè)可以用算法模型進行銷售預測，從而制定預算計劃。過分依賴數(shù)據(jù)分析也存在風險。企業(yè)內(nèi)部運營是復雜的系統(tǒng)，人員配置、培訓、員工狀態(tài)等影響因素難以被完全考慮進算法模型。外部環(huán)境的不確定性，如競爭對手策略、政策調(diào)整、宏觀經(jīng)濟波動，同樣可能使數(shù)據(jù)分析的預測與現(xiàn)實偏離。軟性因素如企業(yè)文化、員工積極性，在企業(yè)運營中也至關重要，卻難以量化。企業(yè)應建立靈活合理的預算機制，包括定性評估和模擬測試，基于對內(nèi)外部環(huán)境的綜合判斷，制定符合企業(yè)發(fā)展目標且實際可行的預算，以避免過度依賴數(shù)據(jù)模型所帶來的局限性。

例如，某公司在預算編制中，確實依賴大數(shù)據(jù)分析進行銷售預測。但公司意識到，僅僅依據(jù)算法模型存在風險。比如2022年第四季度，盡管歷史數(shù)據(jù)顯示這個季節(jié)銷售旺季增長率達20%，但是該季實際增長只有5%。通過調(diào)查分析，主要原因是員工疲勞導致工作效率下降，以及競爭對手推出新的促銷活動搶占了市場份額。這些不確定的人為因素和外部環(huán)境變化，算法模型未能預測到。為此，在2023年度預算編制中，公司組織了員工滿意度調(diào)查，評估了員工積極性；同時進行競爭對手分析，評估市場環(huán)境。管理層綜合考慮這些定性因素后，對數(shù)據(jù)模型的預測結果進行了下調(diào)。這樣一來，預算既利用了大數(shù)據(jù)分析的優(yōu)勢，也納入了定性調(diào)整，使之更貼近企業(yè)實際。公司認識到不能機械依賴數(shù)據(jù)，而要做到定量與定性相結合，使預算科學性與靈活性達到最佳平衡。

（二）預算監(jiān)控存在盲區(qū)

數(shù)字化能利用大數(shù)據(jù)技術進行實時而詳盡的預算管理監(jiān)控，但仍存在一定缺陷。雖可收集各類結構化數(shù)據(jù)，但可能忽視某些非標準化且難量化的重要影響因素，如員工狀態(tài)、團隊效率、企業(yè)文化等軟性指標，以及外部非直接競爭者的隱性影響。過于依賴數(shù)據(jù)模型可能導致視角狹隘，遺漏某些微妙變化的積淀效應，導致企業(yè)應對問題反應遲緩。在利用數(shù)字化優(yōu)化預算管理的同時，企業(yè)還需注意監(jiān)控的全面性，建立更靈活的監(jiān)測機制，通過定性評估補充技術監(jiān)控的不足，并及時更新預算模型，才能真正提高企業(yè)運營效率，實現(xiàn)降本增效目標。

例如，某公司認識到僅依靠結構化數(shù)據(jù)分析存在局限性。在執(zhí)行一項新產(chǎn)品預算時，監(jiān)控系統(tǒng)過度關注量化指標，忽略了團隊協(xié)作滿意度等軟性指標，也未識別出非直接競爭對手小規(guī)模促銷的影響。數(shù)據(jù)顯示，新品研發(fā)至上市期間，團隊滿意度評分顯著下滑，低于公司標準。市場調(diào)查發(fā)現(xiàn)，同期類似產(chǎn)品的非直接競爭者進行了多次小規(guī)模促銷，對目標用戶群體有一定影響。監(jiān)控過于依賴數(shù)據(jù)模型，未綜合判斷這些無形變化的影響。公司調(diào)整監(jiān)控機制，加入更多非量化指數(shù)，并適時更新預算模型，全面識別風險，使監(jiān)控更加靈敏精準，避免預算目標偏離。

（三）預算管理能力不足

雖然數(shù)字化為企業(yè)預算管理提供了大量數(shù)據(jù)，但數(shù)據(jù)本身并不能自動轉化為有價值的業(yè)務洞察。部分企業(yè)可能存在預算管理能力不足的問題，過度依賴數(shù)字化工具進行數(shù)據(jù)處理，而缺乏對數(shù)據(jù)進行深入解讀和轉化的能力。這可能導致企業(yè)無法從數(shù)據(jù)中提取真正相關的信息，對市場和業(yè)務需求把握不準，使預算計劃脫離實際。要實現(xiàn)有效的數(shù)字化預算管理，企業(yè)需要綜合運用數(shù)據(jù)處理和業(yè)務規(guī)劃等多方面能力，不能僅依賴數(shù)字化工具。管理層需要對市場與行業(yè)有深刻理解，進行戰(zhàn)略判斷；財務團隊也需提升數(shù)據(jù)解讀能力，轉化為可執(zhí)行的預算方案。只有數(shù)字化工具和人才能力的結合，才能使企業(yè)預算管理真正發(fā)揮作用。

例如，公司曾在數(shù)字化轉型過程中面臨預算管理能力不足的挑戰(zhàn)，導致預算失真。公司投資了500萬元建立大數(shù)據(jù)中心，具備PB級數(shù)據(jù)處理能力，用于收集和處理多種結構化數(shù)據(jù)，如歷年不同產(chǎn)品線的銷售和財務數(shù)據(jù)。然而，在制定一款戰(zhàn)略重要的新產(chǎn)品預算時，產(chǎn)品經(jīng)理僅依據(jù)過去3年同類產(chǎn)品的銷售數(shù)據(jù)分別為20萬臺、25萬臺、30萬臺，呈穩(wěn)步上升趨勢，進行簡單的線性外推，預測新產(chǎn)品的第一年銷量將達到40萬臺，高出歷史峰值10萬臺?；诖诉^于樂觀的預測，制定了第一年銷售收入8000萬元的進攻性預算方案。然而，該新品實際銷量僅為28萬臺，與預算相比出現(xiàn)30%的嚴重偏差，導致公司遭受重大虧損。 反思此次失敗，公司認識到僅依賴數(shù)據(jù)工具無法實現(xiàn)科學預算。管理層需準確判斷市場情況，各部門也需提升數(shù)據(jù)處理和模型分析能力，以消除預算失真。公司成立了由5名專家組成的大數(shù)據(jù)分析團隊，采用多種算法模型挖掘市場潛力，確保各項預算的科學性。

三、優(yōu)化對策助力企業(yè)降本增效

（一）編制符合實際的預算

數(shù)字化條件下，企業(yè)實現(xiàn)預算管理的降本增效，需要形成匹配內(nèi)外部環(huán)境的合理預算機制。在利用大數(shù)據(jù)等技術進行銷售預測時，還需考慮企業(yè)內(nèi)部的實際運營狀況，將部門協(xié)同合作納入預算編制，使之既符合未來趨勢也符合當前情況。此外，需要建立靈活的預算管理體系，開展定期的預算評估和調(diào)整，保證預算計劃能夠隨企業(yè)實際運營需求變化而更新優(yōu)化。只有做到預算編制的全面性和靈活性，才能在數(shù)字化支持下，實現(xiàn)企業(yè)管理的降本增效，保證企業(yè)在復雜多變的環(huán)境中保持競爭優(yōu)勢。 企業(yè)需要建立信息共享機制，不同部門之間進行充分溝通，了解公司整體狀況和各部門實際需求，使預算編制科學全面。同時，要注重預算執(zhí)行過程中的監(jiān)控和評估，利用數(shù)字化手段收集各環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)，發(fā)現(xiàn)問題并調(diào)整預算方案。此外，要建立應變機制，面對市場變化主動調(diào)整預算，及時優(yōu)化資源配置。只有做到機制建設系統(tǒng)化和靈活性的結合，數(shù)字化賦能下的預算管理才能真正實現(xiàn)企業(yè)管理效率的提升。

例如，某公司進行數(shù)字化轉型后，他們建立了一個擁有PB級數(shù)據(jù)處理能力的大數(shù)據(jù)中心，用于收集并處理過去3年同類產(chǎn)品的歷史銷量數(shù)據(jù)。表1展示這些歷史銷量數(shù)據(jù)。

這些結構化數(shù)據(jù)表明銷量穩(wěn)步上升。產(chǎn)品經(jīng)理僅依此趨勢，線性外推預測銷量達40萬臺，高出10萬臺，制定8000萬元預算。實際銷量28萬臺，與預算相比偏差30%。揭示僅依賴歷史數(shù)據(jù)和線性模型可能導致預算失真。公司認識到數(shù)字化工具是一部分，市場判斷和綜合分析同樣重要。成立5名專家的大數(shù)據(jù)團隊，多算法模型結合市場調(diào)查，確保預算科學。加強部門協(xié)同，融合數(shù)據(jù)，符合實際運營。建立靈活的預算管理體系，定期評估調(diào)整，適應市場變化和企業(yè)需求。

（二）建立全面的監(jiān)控體系

優(yōu)化預算管理，建立一個全面的監(jiān)控體系至關重要，以確保預算執(zhí)行和效果能夠持續(xù)得到精準評估和調(diào)整。在數(shù)字化的支持下，企業(yè)可以整合各類數(shù)據(jù)，建立實時監(jiān)控系統(tǒng)，涵蓋財務、銷售、客戶反饋等多個方面，從而確保預算執(zhí)行的全面性和準確性。這一監(jiān)控體系的建設需要一系列深入步驟。整合不同來源的數(shù)據(jù)，將財務、銷售、市場等數(shù)據(jù)融合在一個集成平臺，確保數(shù)據(jù)的一致性和可比性。通過設定關鍵績效指標（KPIs），公司可以深入監(jiān)測預算執(zhí)行情況，實時追蹤指標的變化，發(fā)現(xiàn)預算偏差并及時調(diào)整。關注非結構化數(shù)據(jù)，如員工反饋和市場趨勢，能夠更全面地了解業(yè)務和市場動態(tài)。利用這些信息，企業(yè)可以更敏銳地洞察變化，做出靈活的預算調(diào)整，確保預算的有效執(zhí)行和業(yè)務的不斷優(yōu)化。

例如，為了優(yōu)化預算管理，上市公司在數(shù)字化轉型后意識到建立全面的監(jiān)控體系至關重要。他們通過整合各類數(shù)據(jù)，建立了實時的監(jiān)控系統(tǒng)，涵蓋了財務、銷售和客戶反饋等多個方面，以確保預算執(zhí)行和效果能夠持續(xù)得到精準評估和調(diào)整。

從表2中可以看出，在2021年，公司實際銷售了30萬臺產(chǎn)品，但與預算相比，實際銷量偏差為負10萬臺，說明實際銷量低于預期。同時，實際銷售收入為7000萬元，與預算的8000萬元相比，收入偏差為負1000萬元，表明實際銷售收入低于預期。這個監(jiān)控體系的設立幫助公司全面了解銷售和收入情況，及時發(fā)現(xiàn)并調(diào)整偏差，確保預算執(zhí)行和效果能夠持續(xù)得到精準評估和調(diào)整，從而優(yōu)化業(yè)務運營。通過整合數(shù)據(jù)、設定關鍵績效指標、關注非結構化數(shù)據(jù)，公司能夠更敏銳地洞察市場和業(yè)務的變化，做出靈活的預算調(diào)整，實現(xiàn)預算的準確執(zhí)行和業(yè)務的優(yōu)化。

（三）提升預算管理能力

在數(shù)字化時代，提升預算管理能力顯得至關重要，而這不僅僅依賴于技術工具，還需企業(yè)在培訓方面投入。除了提升員工的數(shù)據(jù)分析、業(yè)務洞察和戰(zhàn)略規(guī)劃能力，公司還需要著重培養(yǎng)跨部門合作意識，以幫助員工更有效地運用數(shù)字化工具進行預算管理，充分發(fā)揮技術的支持作用。此外，數(shù)字化與人工智能技術的有機融合也是提升預算管理能力的關鍵策略。企業(yè)可以借助人工智能算法深入分析歷史數(shù)據(jù)、市場趨勢和成本結構，以智能化的方式解讀數(shù)據(jù)，從而提供更深入的業(yè)務洞察，使預算策略更具針對性。通過將培訓與技術融合，公司可以在數(shù)字化支持下構建高效的數(shù)據(jù)驅(qū)動團隊，實現(xiàn)預算管理能力的全面提升。

例如，公司深刻認識到提升預算管理能力的迫切性。除了通過培訓員工的數(shù)據(jù)分析、業(yè)務洞察和戰(zhàn)略規(guī)劃能力，公司還加強了跨部門合作意識的培養(yǎng)，確保數(shù)字化工具的高效應用。公司組織了針對員工的預算管理培訓，提高他們分析歷史銷售數(shù)據(jù)和市場趨勢的能力，以制定更精準的預算策略。同時，公司將數(shù)字化與人工智能技術有機融合，利用智能算法深入分析歷史數(shù)據(jù)、市場趨勢和成本結構，從而更準確地預測未來銷售量并調(diào)整預算。這種綜合能力的提升使公司在數(shù)字化支持下建立了高效的數(shù)據(jù)驅(qū)動團隊，實現(xiàn)了預算管理能力的全面增強。通過這些措施，公司能夠更精準地制定預算，從而在競爭激烈的市場中持續(xù)保持競爭優(yōu)勢。

四、結語

數(shù)字化為企業(yè)預算管理提供了新的手段，企業(yè)可以利用大數(shù)據(jù)進行更精準的預算編制、更靈活地執(zhí)行調(diào)整和實時監(jiān)控。這些數(shù)字化支持有助于企業(yè)提高預算精確性，優(yōu)化資源配置，增強業(yè)務洞察力。但是，預算管理數(shù)字化也存在依賴數(shù)據(jù)模型過渡、監(jiān)控存在盲區(qū)、預算管理能力不足等問題。為實現(xiàn)數(shù)字化條件下的預算管理降本增效，企業(yè)需要形成符合內(nèi)外部環(huán)境的合理預算機制，建立全面的監(jiān)控體系，提升預算管理能力。只有數(shù)字化工具與管理能力和經(jīng)驗的有效結合，才能發(fā)揮預算管理的關鍵作用，助力企業(yè)在數(shù)字化時代占據(jù)優(yōu)勢、實現(xiàn)降本增效。

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（作者單位：山東高速煙臺發(fā)展有限公司）