醫(yī)院檔案規(guī)范化管理工作研究

摘 要：在現(xiàn)代醫(yī)療背景下，醫(yī)院檔案管理不僅關(guān)乎醫(yī)院內(nèi)部運營的效率，還直接影響著患者信息的安全與醫(yī)院形象的塑造。隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”和數(shù)字化技術(shù)的飛速發(fā)展，醫(yī)院檔案管理正迎來前所未有的機遇與挑戰(zhàn)。文章將簡要闡述醫(yī)院檔案規(guī)范化管理的必要性，并基于對醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀的分析，深入探討醫(yī)院檔案規(guī)范化管理的有效路徑和措施，以期推動醫(yī)院檔案管理向更加高效、安全、智能的方向發(fā)展。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；檔案；規(guī)范化管理

引言

隨著醫(yī)療事業(yè)的蓬勃發(fā)展，醫(yī)院檔案的數(shù)量和種類不斷增加，檔案管理工作面臨著前所未有的挑戰(zhàn)。醫(yī)院檔案規(guī)范化管理不僅能夠提高醫(yī)院內(nèi)部運營的效率，減少人力與物力的浪費，還能夠為醫(yī)院的科學(xué)研究、臨床教學(xué)、醫(yī)療服務(wù)等提供有力支持，推動醫(yī)院整體管理水平的提高。因此，加強醫(yī)院檔案規(guī)范化管理工作對于促進醫(yī)院持續(xù)健康發(fā)展具有重要的實踐價值和參考意義。

1 醫(yī)院檔案規(guī)范化管理的必要性

醫(yī)院檔案指醫(yī)院在運營過程中形成的各類醫(yī)療、行政、財務(wù)、科研和教學(xué)等活動的原始記錄。這些檔案當(dāng)中不僅涵蓋了患者的診療記錄、醫(yī)學(xué)影像資料，還包括醫(yī)院的行政文書、財務(wù)報告以及科研數(shù)據(jù)等。其以文字、圖表、聲像等不同形式存在，共同構(gòu)成了醫(yī)院運營和發(fā)展的歷史見證。從醫(yī)療角度來看，患者檔案是醫(yī)生診斷和治療的重要依據(jù)，詳盡的病歷資料有助于醫(yī)生更準(zhǔn)確地了解患者的病情，從而制定更有效的治療方案。在行政管理方面，檔案記錄醫(yī)院的各項決策、規(guī)劃和活動，是醫(yī)院管理層進行決策分析、總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)的寶貴資料。在科研和教學(xué)領(lǐng)域，醫(yī)院檔案也能為醫(yī)學(xué)研究提供豐富的臨床數(shù)據(jù)和案例。

也正是由于醫(yī)院檔案的重要性和多樣性，醫(yī)院檔案的規(guī)范化管理尤為重要。規(guī)范化管理意味著對檔案的收集、整理、保存和利用等各個環(huán)節(jié)進行標(biāo)準(zhǔn)化操作，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。這不僅有助于提高檔案的利用效率，減少因檔案管理不善而造成的資源浪費和效率低下，還能為醫(yī)院的決策提供更為可靠的數(shù)據(jù)支持[1]。隨著醫(yī)療技術(shù)的不斷進步和醫(yī)院管理模式的現(xiàn)代化，醫(yī)院檔案的信息量日益增大，規(guī)范化管理能夠幫助醫(yī)院更好地應(yīng)對這一挑戰(zhàn)。通過科學(xué)的方法和先進的技術(shù)手段，實現(xiàn)檔案的高效管理和利用。同時規(guī)范化管理還有助于提升醫(yī)院的整體形象和服務(wù)質(zhì)量，增強患者對醫(yī)院的信任感和滿意度。

2 醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀

2.1 信息化程度不足

部分醫(yī)院檔案管理人員缺乏信息化觀念。對醫(yī)院檔案管理信息化的重要性和緊迫性認識不足，導(dǎo)致醫(yī)院在檔案管理信息化建設(shè)上的投入有限，相關(guān)設(shè)施和技術(shù)支持不夠完善，信息化建設(shè)未能真正落到實處。一些管理人員在實際工作中仍然采用傳統(tǒng)的工作方法，未能充分利用信息技術(shù)來處理和管理檔案，導(dǎo)致檔案管理效率低下，信息化進程緩慢。還有部分管理人員過于關(guān)注醫(yī)院的經(jīng)濟效益和技術(shù)設(shè)備引進，忽視了檔案管理信息化的實際需求。偏頗的管理理念進一步加劇了檔案管理信息化程度的不足，使醫(yī)院在信息化管理方面滯后于時代發(fā)展的步伐。

2.2 人員專業(yè)能力有限

當(dāng)前，醫(yī)院檔案管理面臨的另一重要問題就是管理人員的專業(yè)能力問題。部分檔案管理人員雖然具備一定的專業(yè)知識，但缺乏實踐經(jīng)驗，難以將理論與實際工作有效結(jié)合，導(dǎo)致其在處理檔案管理任務(wù)時，可能無法高效地應(yīng)對復(fù)雜情況，從而影響檔案管理的整體效率和質(zhì)量。一些檔案管理人員對待工作的態(tài)度不夠積極，缺乏主動學(xué)習(xí)和創(chuàng)新意識。部分人員可能認為檔案管理工作無需太多專業(yè)技能。因此，忽視了自我提升的重要性[2]。這種觀念不僅會阻礙檔案管理人員個人職業(yè)的發(fā)展，也會制約醫(yī)院檔案管理水平的提高。除此之外，還有部分醫(yī)院對檔案管理人員的培訓(xùn)不夠重視，導(dǎo)致管理人員的思想觀念陳舊，缺乏應(yīng)對新時代檔案管理挑戰(zhàn)的能力。這也使檔案管理人員在工作中比較被動，只是機械地接受任務(wù)，而無法主動發(fā)現(xiàn)問題并尋求解決方案。

2.3 制度建設(shè)不夠完善

隨著醫(yī)院的不斷發(fā)展和服務(wù)項目的增多，許多醫(yī)院已經(jīng)建立了檔案管理制度，但這些制度往往沒有及時更新，難以及時適應(yīng)醫(yī)院規(guī)模的擴大和服務(wù)項目增加所帶來的新需求。傳統(tǒng)的檔案管理制度逐漸暴露出無法滿足當(dāng)前復(fù)雜檔案管理要求的問題。由于檔案內(nèi)容日益復(fù)雜，且重要性日益凸顯，不完善的檔案管理制度會導(dǎo)致檔案管理缺乏有效的參考依據(jù)。這不僅增加了檔案管理人員的工作難度，也可能影到醫(yī)務(wù)人員對患者信息的記錄和存儲，進而影響診療工作的參考依據(jù)。同時，如果檔案管理人員未能及時對檔案資料進行分類與整理，一旦后續(xù)工作需要這些資料，就會增加查閱難度，給工作帶來諸多不便。不完善的制度建設(shè)不僅影響檔案管理工作的效率和質(zhì)量，還可能對醫(yī)院的整體運營和發(fā)展造成不利影響。

3 醫(yī)院檔案規(guī)范化管理路徑

3.1 推進檔案管理信息化建設(shè)

3.1.1完善檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施。首先，醫(yī)院需要確保資金充足，并根據(jù)檔案管理的現(xiàn)狀和需求，對檔案室的基礎(chǔ)設(shè)施進行有針對性的投入與完善。購置專業(yè)的檔案存儲設(shè)備，如密集架、檔案柜等，以滿足不同檔案的安全存儲需求。購置計算機、掃描儀等先進的硬件設(shè)備，以支持檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換和存儲。其次，醫(yī)院應(yīng)構(gòu)建完善的網(wǎng)絡(luò)體系，為檔案管理提供穩(wěn)定、高效的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。完善的網(wǎng)絡(luò)體系有助于實現(xiàn)紙質(zhì)檔案向電子檔案的快速轉(zhuǎn)換，減少物理空間的占用，提高檔案存儲的效率和安全性。還能支持檔案的實時更新和在線查閱，滿足醫(yī)院內(nèi)部及外部對檔案信息的快速獲取需求。在檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)上，醫(yī)院應(yīng)結(jié)合實際情況和檔案管理現(xiàn)狀，進行系統(tǒng)的優(yōu)化和升級[3]。進一步明確檔案資源的歸檔流程、借閱規(guī)則等相關(guān)內(nèi)容，確保檔案管理資源得到有效管理。此外，醫(yī)院還應(yīng)樹立大檔案思維，對檔案管理的各個環(huán)節(jié)進行一體化管理。醫(yī)院可以通過完善檔案軟件的功能，實現(xiàn)與其他系統(tǒng)的無縫對接，促進資源的共享和信息的實時更新。

3.1.2推進檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型。在“互聯(lián)網(wǎng)+”的時代背景下，為推進醫(yī)院檔案管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，第一，由于醫(yī)院檔案種類繁多，有人事檔案、科研檔案、病歷檔案和財務(wù)檔案等。因此，需對檔案進行細致分類，并搭建相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫。這不僅能提高檢索效率，還能確保檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。第二，醫(yī)院應(yīng)積極引進先進的信息技術(shù)，如大數(shù)據(jù)、人工智能和云計算等，以優(yōu)化檔案管理工作。大數(shù)據(jù)技術(shù)可以優(yōu)化檔案檢索功能，實現(xiàn)智慧檢索，提高檔案編研工作的效率。人工智能技術(shù)可以構(gòu)建數(shù)字化檔案室，實現(xiàn)智慧檔案管理，通過物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與智能檔案架的結(jié)合，實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與數(shù)據(jù)庫的實時銜接。云計算技術(shù)能確保檔案資源在云端安全存儲，減少對硬件資源的依賴。此外，醫(yī)院還應(yīng)加強對檔案資源的開發(fā)和利用。如對數(shù)字檔案進行有針對性的編研，結(jié)合新醫(yī)改的要求，編輯和制作相關(guān)宣傳材料，如微視頻等，以提高醫(yī)院的知名度和影響力。

3.2 加強檔案管理人員培訓(xùn)與引進

3.2.1強化人才培養(yǎng)和引進。在現(xiàn)代醫(yī)療環(huán)境中，隨著人們對健康、醫(yī)療技術(shù)和服務(wù)質(zhì)量的追求日益提升，醫(yī)院檔案規(guī)范化管理的重要性日益凸顯。而強化醫(yī)院檔案管理的人才培養(yǎng)與引進是提高醫(yī)院檔案管理水平、確保醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。首先，醫(yī)院應(yīng)結(jié)合“十四五”時期對檔案資源管理的要求，進一步完善人才培養(yǎng)機制。這也意味著醫(yī)院需要制定長期、系統(tǒng)的人才培養(yǎng)計劃，加大對檔案管理人員的培訓(xùn)力度，增加人才培訓(xùn)頻次（參考圖1）。

醫(yī)院也可以通過引進先進的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，如微課、PPT等在線資源，為檔案管理人員提供多樣化的學(xué)習(xí)平臺，鼓勵管理人員開展自主學(xué)習(xí)，不斷更新知識結(jié)構(gòu)，掌握扎實的專業(yè)技能。其次，醫(yī)院要及時更新檔案培訓(xùn)內(nèi)容，確保培訓(xùn)內(nèi)容與時俱進且具有針對性。培訓(xùn)不僅要涵蓋傳統(tǒng)的檔案管理知識，還應(yīng)加強大數(shù)據(jù)、人工智能等先進技術(shù)知識的普及與推廣。同時通過案例分析、實踐操作等方式，使檔案管理人員能夠深入了解不同技術(shù)的原理和功能，并做到熟練應(yīng)用，為檔案管理信息化建設(shè)提供有力支持。除此之外，醫(yī)院還應(yīng)構(gòu)建專門的技術(shù)人才培養(yǎng)體系，加強對技術(shù)人才的引進與培養(yǎng)，適度抬高相關(guān)崗位招聘標(biāo)準(zhǔn)（參考圖2），確保檔案管理系統(tǒng)能夠得到專業(yè)的維護、更新和升級[4]。一方面，提高檔案管理系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性。另一方面，為檔案管理人員提供技術(shù)支持，幫助管理人員更好地完成檔案管理工作。

3.2.2逐步轉(zhuǎn)變管理人員的工作模式。在推動醫(yī)院檔案規(guī)范化管理的過程中，逐步改變管理人員的工作模式也是提高管理人員專業(yè)能力的關(guān)鍵環(huán)節(jié)之一。一是醫(yī)院要明確檔案管理人員的角色定位和工作目標(biāo)。旨在通過制定清晰的工作職責(zé)和績效標(biāo)準(zhǔn)，使檔案管理人員明確自己的職責(zé)范圍和工作重點，從而引導(dǎo)其從傳統(tǒng)的被動管理模式轉(zhuǎn)向主動、高效的管理模式。二是醫(yī)院應(yīng)建立激勵機制，激發(fā)檔案管理人員的工作積極性和主動性。如通過設(shè)立績效考核體系，將檔案管理工作與個人職業(yè)發(fā)展、薪酬待遇等掛鉤，使管理人員更加關(guān)注工作質(zhì)量和效率。對于在工作中表現(xiàn)出色、具有創(chuàng)新意識的檔案管理人員，醫(yī)院應(yīng)給予適當(dāng)?shù)谋碚煤酮剟睿约ぐl(fā)其的工作熱情。三是檔案管理人員應(yīng)樹立主動學(xué)習(xí)意識，認真學(xué)習(xí)各種檔案管理知識和技術(shù)，如信息化技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等，并將所學(xué)知識與實踐有機結(jié)合。還應(yīng)積極參與醫(yī)院管理制度的討論和完善工作。如根據(jù)自己的工作經(jīng)驗和實際情況，對醫(yī)院的管理制度提出相應(yīng)的意見和建議。這些意見和建議有助于醫(yī)院進一步完善管理制度，使制度更加貼近實際、更加合理有效。四是醫(yī)院應(yīng)倡導(dǎo)團隊協(xié)作和跨部門合作。檔案管理工作不僅是檔案管理部門的職責(zé)，還需要與其他部門密切合作。醫(yī)院應(yīng)鼓勵檔案管理人員與其他部門建立溝通機制，共同解決檔案管理中遇到的問題，提高工作效率。

3.3 完善檔案管理制度與流程

3.3.1完善檔案管理制度的首要任務(wù)是明確制度完善的目標(biāo)與原則。目標(biāo)應(yīng)聚焦于提高檔案管理的規(guī)范化、信息化與專業(yè)化水平，確保檔案資料的真實性、完整性、安全性與可利用性。同時，要堅持科學(xué)、合理、高效、實用的原則，確保制度能夠真正落地執(zhí)行。

3.3.2為確保檔案資料得到規(guī)范化存儲與利用，醫(yī)院需要制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)涵蓋檔案資料的收集、整理、分類、編號、存儲、借閱和歸還等環(huán)節(jié)。檔案管理人員應(yīng)接受統(tǒng)一的培訓(xùn)，掌握同一種檔案歸檔方式，確保檔案資料得到妥善收集與存儲。同時要加強對檔案管理人員的監(jiān)督和考核，確保其嚴格遵守制度規(guī)定。

3.3.3隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，醫(yī)院檔案管理也應(yīng)與時俱進。檔案管理引進先進的信息技術(shù)，如云計算、大數(shù)據(jù)、人工智能等，可以進一步優(yōu)化管理制度，提高檔案管理的效率和質(zhì)量。醫(yī)院可以建立電子檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案資料的數(shù)字化存儲和在線查閱或者利用大數(shù)據(jù)分析技術(shù)，對檔案數(shù)據(jù)進行深度挖掘和分析，為醫(yī)院決策提供有力支持。

3.3.4根據(jù)《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》，結(jié)合醫(yī)院的實際情況，醫(yī)院制定相應(yīng)的檔案管理規(guī)劃。在規(guī)劃中，醫(yī)院要明確檔案管理的任務(wù)與要求，全面包含檔案資源的收集、整理、利用等各個方面；要完善工作機制，確保各項任務(wù)能夠得到有效執(zhí)行。如醫(yī)院可以成立檔案規(guī)范化管理領(lǐng)導(dǎo)小組，負責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)檔案管理工作，制定檔案管理制度和流程，明確各項工作的具體要求和操作規(guī)范。

3.3.5在檔案立卷歸檔過程中，管理人員要嚴格把關(guān)，確保檔案質(zhì)量。要根據(jù)檔案資源的類型確定其歸檔格式和存儲方式。要對檔案進行認真審核和整理，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。要嚴格按照制度規(guī)定進行立卷歸檔操作，確保檔案得到妥善保存和有效利用。醫(yī)院在完善檔案管理制度與流程的過程中，要明確各部門的職責(zé)和權(quán)限劃分，加強協(xié)作與溝通。醫(yī)院可以通過建立完善的協(xié)作機制和信息共享平臺，實現(xiàn)各部門之間的無縫對接和高效協(xié)同工作。也要加強對檔案管理人員的培訓(xùn)和指導(dǎo)，提高其業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)水平。

結(jié)語

綜上所述，醫(yī)院檔案規(guī)范化管理不僅有助于提高醫(yī)院內(nèi)部運營的效率，更在保障患者信息安全、維護醫(yī)院形象方面發(fā)揮著關(guān)鍵作用。面對“互聯(lián)網(wǎng)+”和數(shù)字化技術(shù)帶來的機遇與挑戰(zhàn)，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)積極擁抱變化，持續(xù)探索和創(chuàng)新，推動醫(yī)院檔案管理向更加規(guī)范化、數(shù)字化和智能化的方向發(fā)展。

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作者簡介：高雪玲（1982—），大學(xué)學(xué)歷，江蘇省豐縣中醫(yī)醫(yī)院館員，研究方向：檔案管理。