新時(shí)代公路工程檔案管理工作的難點(diǎn)與對(duì)策分析

摘 要：《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》提出，要著力推進(jìn)檔案治理體系和治理能力現(xiàn)代化。因此，加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下公路工程檔案管理是時(shí)代所需。本文從做好公路檔案管理的意義出發(fā)，認(rèn)為在工作中存在思想認(rèn)識(shí)有偏差、檔案規(guī)范性建設(shè)不高、制度建設(shè)不到位、信息化質(zhì)量有待提升、服務(wù)能力較弱等難點(diǎn)，要堅(jiān)持靶向有力，在責(zé)任落實(shí)、制度體系、信息化建設(shè)、開發(fā)利用、人才培養(yǎng)方面加以改進(jìn)，推動(dòng)公路工程檔案高質(zhì)量發(fā)展。

關(guān)鍵詞：公路工程；檔案管理；對(duì)策

公路工程檔案是公路規(guī)劃、建設(shè)、質(zhì)量監(jiān)管的第一手資料，對(duì)歷史研究和公路維護(hù)具有重要作用[1]。當(dāng)前，檔案事業(yè)發(fā)展進(jìn)入新時(shí)代，《中華人民共和國(guó)檔案法》及其《實(shí)施條例》為檔案事業(yè)發(fā)展提供了堅(jiān)強(qiáng)保障。《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》為檔案工作發(fā)展指明了前進(jìn)方向。因此，解決好公路檔案管理中存在的難題，需要對(duì)標(biāo)時(shí)代要求，深入分析在實(shí)踐中的困境，深刻剖析原因，更好地為城鄉(xiāng)建設(shè)、經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)。

1 做好新時(shí)代公路工程檔案管理的重大意義

1.1 有利于保護(hù)和傳承公路工程文化遺產(chǎn)

檔案中記錄著公路工程建設(shè)、改造、維護(hù)的全過程信息，反映了黨委政府時(shí)刻將人民群眾對(duì)美好生活的向往作為工作出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)，蘊(yùn)含著豐富的歷史文化內(nèi)涵。保管好、留存好這些珍貴史料，有利于展示公路人不畏艱險(xiǎn)、開拓創(chuàng)新、為民服務(wù)的崇高精神，增強(qiáng)人民群眾的認(rèn)同感和自豪感，凝聚起建設(shè)現(xiàn)代化國(guó)家的磅礴偉力。通過挖掘檔案資源，有助于展示公路建設(shè)的歷史背景、文化特色和效果影響，公眾可以更加了解和珍惜所處的歷史環(huán)境，樹立正確的歷史觀，增強(qiáng)集體主義意識(shí)。

1.2 有利于推動(dòng)公路事業(yè)創(chuàng)新發(fā)展

檔案作為公路建設(shè)的基礎(chǔ)性史料，在工程質(zhì)量監(jiān)管、預(yù)防腐敗方面發(fā)揮著重要作用。例如，公路檔案中凝結(jié)著技術(shù)人員的開拓創(chuàng)新精神，包含著工程建設(shè)新技術(shù)新業(yè)態(tài)，在實(shí)踐中有助于推動(dòng)公路行業(yè)的科技進(jìn)步，提升公路行業(yè)整體智能化現(xiàn)代化水平，推動(dòng)公路建設(shè)質(zhì)量提高和效益提升。

1.3 有利于帶動(dòng)相關(guān)產(chǎn)業(yè)發(fā)展

一方面，公路工程既是交通設(shè)施，也是人文建筑，對(duì)于帶動(dòng)旅游等產(chǎn)業(yè)發(fā)展具有推動(dòng)作用。通過開發(fā)檔案資源，建設(shè)工程檔案史料館，打造網(wǎng)紅打卡地，帶動(dòng)當(dāng)?shù)厝宋沫h(huán)境建設(shè)。另一方面，可以促進(jìn)學(xué)術(shù)交流與進(jìn)步。借助檔案數(shù)據(jù)分析，能夠挖掘檔案背后蘊(yùn)含的內(nèi)涵價(jià)值，為地質(zhì)研究、人文歷史、經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)調(diào)整提供一定史料支撐。

2 公路工程檔案管理工作的難點(diǎn)

2.1 思想認(rèn)識(shí)有偏差

部分公路工程建設(shè)部門對(duì)檔案的重要性認(rèn)識(shí)不足，認(rèn)為檔案管理周期長(zhǎng)、見效慢、難開展，對(duì)檔案潛在的價(jià)值認(rèn)識(shí)不充分，甚至內(nèi)心排斥抵觸檔案工作，在思想認(rèn)識(shí)、工作思路上都未能做到與時(shí)俱進(jìn)。有的單位的檔案收集、保管利用工作未能提上議事日程，片面地認(rèn)為檔案只歸檔重要性文件即可，對(duì)過程性材料收集不重視。現(xiàn)場(chǎng)資料和實(shí)驗(yàn)室資料歸檔不同步，音視頻檔案資料缺失，質(zhì)檢資料質(zhì)量不高等問題。檔案工作應(yīng)付檢查的觀念依然占主流，有的單位突擊應(yīng)對(duì)上級(jí)部門的考核，常態(tài)化開展工作不足，導(dǎo)致資料管理混亂、內(nèi)容不規(guī)范、填寫字跡潦草等問題。

2.2 檔案規(guī)范性管理制度不健全

公路工程建設(shè)周期較長(zhǎng)，少則一兩年，多則五年以上，參建單位眾多，管理方法各異，導(dǎo)致檔案標(biāo)準(zhǔn)化程度較低，主要表現(xiàn)在：一是收集不齊全現(xiàn)象突出。由于檔案意識(shí)薄弱，部分重要檔案未得到妥善保管，致使工程竣工時(shí)部分檔案遺失，為應(yīng)對(duì)上級(jí)檢查突擊補(bǔ)充材料，檔案真實(shí)性和原始性無法保證。二是歸檔面覆蓋不足。公路工程檔案內(nèi)容豐富，不僅包括文書、施工、設(shè)計(jì)、竣工等，還包括勘察圖片、施工影像記錄等。但是由于歸檔范圍中未明確新質(zhì)檔案資源。例如，音視頻、新媒體檔案等，此類檔案大多未及時(shí)歸檔，不能完整呈現(xiàn)工程建設(shè)全貌。三是管理質(zhì)量層次不齊。公路建設(shè)工期較長(zhǎng)，檔案管理人員眾多，檔案歸檔質(zhì)量也因人員不同產(chǎn)生差異，檔案規(guī)范程度的差異為后期查詢利用帶來一定困難。

2.3 制度建設(shè)不到位

制度供給不充分是工程檔案規(guī)范化建設(shè)的“難點(diǎn)”。一是組織領(lǐng)導(dǎo)不到位。有的工程建設(shè)單位未成立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，難以形成一級(jí)抓一級(jí)、層層抓落實(shí)的工作局面，檔案管理網(wǎng)絡(luò)不夠優(yōu)化，檔案高效運(yùn)行存在較大阻礙。二是制度更新不及時(shí)。對(duì)照《中華人民共和國(guó)檔案法》及其《實(shí)施條例》規(guī)定內(nèi)容，工程建設(shè)部門未及時(shí)修行相關(guān)制度，檔案管理模式難以轉(zhuǎn)型升級(jí)。三是常態(tài)化管理制度執(zhí)行不到位。庫(kù)房管理制度較為松散、借閱制度執(zhí)行不嚴(yán)格的問題較為普遍，檔案安全保障不能滿足新技術(shù)環(huán)境的要求。

2.4 信息化質(zhì)量不高

在新技術(shù)環(huán)境下，工程檔案管理應(yīng)發(fā)揮技術(shù)賦能作用，把公路工程檔案管理與公路工程BIM信息管理系統(tǒng)、智能化辦公平臺(tái)和數(shù)字化預(yù)算財(cái)務(wù)管控機(jī)制聯(lián)系起來，以信息化方式有效強(qiáng)化信息管理效能[2]。但是，多數(shù)工程檔案信息化尚處于初級(jí)階段，新一代信息技術(shù)應(yīng)用不充分，信息化成果僅限于查詢利用，檔案數(shù)據(jù)資源自成體系，互聯(lián)互通能力不足，檔案數(shù)據(jù)橋梁紐帶作用發(fā)揮不充分。

2.5 服務(wù)能力較弱

檔案管理部門主動(dòng)服務(wù)意識(shí)不足，在公路事業(yè)發(fā)展中的價(jià)值未充分彰顯，主要表現(xiàn)在：一是檔案查詢利用較為傳統(tǒng)，遠(yuǎn)程查檔、跨領(lǐng)域查檔尚未真正實(shí)現(xiàn)。二是檔案資政水平不高。工程檔案凝結(jié)了公路建設(shè)中的好經(jīng)驗(yàn)與好做法，對(duì)其他工程建設(shè)具有重要意義，但是挖掘這些珍貴資源力度還不夠，未能從檔案中汲取先進(jìn)做法，檔案資源長(zhǎng)期處于沉睡狀態(tài)。三是檔案開發(fā)手段較為單一。工程建設(shè)是一項(xiàng)利國(guó)利民的事業(yè)，需要加強(qiáng)開發(fā)力度，大多數(shù)公路工程檔案開發(fā)采取宣傳頁、專題展覽等形式，方式較為陳舊、吸引力不足，效果難以保證。

2.6 人員素質(zhì)有待提升

工程檔案管理人員素質(zhì)和能力與檔案工作發(fā)展還有一定差距，主要原因有：一是檔案人員更迭較為頻繁。大多數(shù)檔案人員為兼職，工作穩(wěn)定性不足，加之工程周期長(zhǎng)，檔案人員流動(dòng)性較強(qiáng)。二是檔案培訓(xùn)機(jī)制不足。公路系統(tǒng)缺乏常態(tài)化的培訓(xùn)機(jī)制，檔案人員未能及時(shí)掌握檔案標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和前沿問題，操作水平不高，視野面不夠，限制了檔案工作規(guī)范化建設(shè)。三是職業(yè)榮譽(yù)感不強(qiáng)。檔案人員晉升通道較為狹窄，職稱評(píng)聘難以保障，檔案人員內(nèi)生動(dòng)力不足，人才流失較為嚴(yán)重。

3 公路工程檔案管理工作的對(duì)策

3.1 責(zé)任落實(shí)要從嚴(yán)從緊

要持續(xù)在組織領(lǐng)導(dǎo)上下功夫，健全公路工程檔案的工作機(jī)制，把檔案管理工作放到公路事業(yè)發(fā)展中思考謀劃，找準(zhǔn)檔案與業(yè)務(wù)工作的結(jié)合點(diǎn)、切入點(diǎn)與落腳點(diǎn)，正確處理好檔案工作與業(yè)務(wù)建設(shè)的關(guān)系。領(lǐng)導(dǎo)小組要充分發(fā)揮綜合協(xié)調(diào)作用，加強(qiáng)對(duì)公路工程檔案發(fā)展的總體部署、系統(tǒng)設(shè)計(jì)和統(tǒng)籌推進(jìn)，持續(xù)改進(jìn)和創(chuàng)新工作機(jī)制，落實(shí)工作責(zé)任。要把檔案工作擺上重要位置，納入重要議事日程，定期聽取工作匯報(bào)，研究解決突出問題。把組織領(lǐng)導(dǎo)融入檔案工作全過程，堅(jiān)持檔案工作與業(yè)務(wù)工作同研究、同部署、同檢查、同考核。檔案管理部門要落實(shí)好責(zé)任制，建立健全質(zhì)量管控體系，全面實(shí)施首問負(fù)責(zé)制，推廣現(xiàn)代檔案管理理念和方法，加強(qiáng)全流程、全過程的質(zhì)量管理，從源頭上確保公路檔案治理水平現(xiàn)代化。

3.2 制度體系要加快健全

根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《公路工程竣工文件材料立卷歸檔管理辦法》和公路工程檔案驗(yàn)收有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，建立檔案制度化管理體系。一是健全“三合一”制度。認(rèn)真貫徹落實(shí)《國(guó)家檔案局關(guān)于全面推行機(jī)關(guān)檔案分類方案、文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表“三合一”制度的通知》要求，詳細(xì)掌握“三合一”制度的具體內(nèi)容和要求，努力建設(shè)覆蓋面更加廣泛、內(nèi)容更加豐富、結(jié)構(gòu)更加優(yōu)化的檔案資源體系，維護(hù)檔案資源完整與安全。要加強(qiáng)新質(zhì)檔案資源的收集與整理，優(yōu)化檔案資源結(jié)構(gòu)，全方位地記錄好公路建設(shè)全貌。要加強(qiáng)檔案資源質(zhì)量管控，明確收集時(shí)限和整理標(biāo)準(zhǔn)，不斷提升檔案資源管理的科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化水平。二是修訂完善檔案管理制度。針對(duì)工程檔案管理的薄弱環(huán)節(jié)，要完善歸檔、保管、利用、保密、專管人員崗位責(zé)任制等工作制度，進(jìn)一步明確檔案工作職責(zé)和任務(wù)，協(xié)調(diào)指導(dǎo)各部門對(duì)檔案材料的形成、積累、收集、整理，使其有據(jù)可依，規(guī)范有序。

3.3 信息化建設(shè)要夯基壘臺(tái)

《中華人民共和國(guó)檔案法》規(guī)定：“推進(jìn)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化和檔案資源利用網(wǎng)絡(luò)化。”公路檔案部門要加快信息化轉(zhuǎn)型升級(jí)，積極引進(jìn)人工智能、大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)等新一代信息技術(shù)，提升管理效能。要增強(qiáng)整合能力，依托工程檔案信息管理平臺(tái)，對(duì)系統(tǒng)內(nèi)資源實(shí)現(xiàn)再整合，形成“數(shù)據(jù)庫(kù)”式信息資源體系，為精準(zhǔn)化信息服務(wù)奠定基礎(chǔ)。要打通OA辦公平臺(tái)和檔案信息系統(tǒng)、財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)、技術(shù)管理系統(tǒng)等，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的互聯(lián)互通，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)資源自由流動(dòng)，提升工作效率。在數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)上，要統(tǒng)一數(shù)據(jù)歸檔范式，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)流動(dòng)、出庫(kù)、盤點(diǎn)等全流程管理；進(jìn)一步將檔案資源嵌入公路事業(yè)發(fā)展的整個(gè)生命周期，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)即時(shí)收集與利用。要把檔案信息安全擺在突出位置，強(qiáng)化數(shù)據(jù)加密，保障數(shù)據(jù)利用安全可靠。探索將區(qū)塊鏈技術(shù)融入信息安全管理，確保整個(gè)檔案數(shù)據(jù)鏈條免受非法篡改。

3.4 開發(fā)利用要?jiǎng)?chuàng)新方式

充分發(fā)揮工程檔案信息化成果，在服務(wù)方式、開發(fā)利用上下功夫。一是構(gòu)建檔案信息服務(wù)平臺(tái)。信息服務(wù)平臺(tái)可以集成多源異構(gòu)的檔案資源、分析處理海量檔案信息并提供多樣化的檔案組織方式，最終實(shí)現(xiàn)高效化和科學(xué)化的檔案信息檢索服務(wù)[3]。在平臺(tái)建設(shè)過程中，要搭建與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的有效聯(lián)系，著力推進(jìn)檔案數(shù)據(jù)互聯(lián)互通。二是著力推進(jìn)精準(zhǔn)化服務(wù)。強(qiáng)化人工智能技術(shù)應(yīng)用，發(fā)揮深度學(xué)習(xí)優(yōu)勢(shì)，根據(jù)用戶的檢索記錄，結(jié)合指定詞庫(kù)，對(duì)檢索熱詞詞頻進(jìn)行排名，便于管理者了解檔案利用內(nèi)容趨勢(shì)[4]。運(yùn)用好智能管理優(yōu)勢(shì)，自動(dòng)生成檔案管理的統(tǒng)計(jì)分析和報(bào)告。例如，存量的變化趨勢(shì)、訪問次數(shù)情況等，幫助管理者快速獲取并理解檔案管理的關(guān)鍵指標(biāo)和趨勢(shì)，進(jìn)一步改進(jìn)檔案管理方式。與此同時(shí)，要構(gòu)建反饋和溝通機(jī)制，實(shí)現(xiàn)從“供給導(dǎo)向”到“需求導(dǎo)向”的轉(zhuǎn)變，精準(zhǔn)把握好實(shí)際需求，提升服務(wù)針對(duì)性。三是發(fā)揮大數(shù)據(jù)優(yōu)勢(shì)。在保障隱私和安全的前提下，對(duì)檔案查詢用戶需求進(jìn)行分析，收集其習(xí)慣偏好，為用戶“精準(zhǔn)畫像”，提供好個(gè)性化服務(wù)。四是強(qiáng)化檔案資源編輯研究。圍繞公路事業(yè)發(fā)展任務(wù)和國(guó)家戰(zhàn)略，精心研究檔案資源中的成熟經(jīng)驗(yàn)和做法，通過編寫資政專報(bào)等形式為上級(jí)決策提供有益參考。創(chuàng)新檔案開發(fā)形式，在檔案展覽、宣傳展示等方面，借助新媒體平臺(tái)，融入數(shù)字人文技術(shù)，提升檔案開發(fā)利用的效果和質(zhì)量，增強(qiáng)檔案鮮活度，提高檔案管理工作的社會(huì)影響力。

3.5 人才培養(yǎng)要持續(xù)用力

一是強(qiáng)化組織培訓(xùn)。定期對(duì)檔案工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，積極組織學(xué)習(xí)《中華人民共和國(guó)檔案法》等法律法規(guī)，持續(xù)增強(qiáng)檔案管理人員的檔案工作能力和業(yè)務(wù)素質(zhì)。二是創(chuàng)新激勵(lì)模式。實(shí)施有針對(duì)性的關(guān)心關(guān)愛舉措和幫扶經(jīng)驗(yàn)交流，暢通晉升渠道，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)異的人員給待遇給位子，對(duì)不適宜人員及時(shí)調(diào)整。定期邀請(qǐng)學(xué)歷高、表現(xiàn)優(yōu)秀、檔案工作經(jīng)驗(yàn)豐富的干部傳授經(jīng)驗(yàn)，最大限度地發(fā)揮傳幫帶作用。三是要積極留住人才。真心實(shí)意地關(guān)心和愛護(hù)檔案管理人員，深入開展愛崗敬業(yè)教育，積極營(yíng)造拴心留人環(huán)境，靠檔案事業(yè)凝聚人、靠組織關(guān)心吸引人、靠政策制度激勵(lì)人，使高素質(zhì)的檔案人才能夠留得住、安下心，全身心地投入檔案工作建設(shè)與發(fā)展之中[5]。四是要精心培養(yǎng)人才。引導(dǎo)檔案人員積極適應(yīng)數(shù)字社會(huì)發(fā)展要求，掌握新技術(shù)環(huán)境下檔案管理的能力和本領(lǐng)，主動(dòng)擁抱大數(shù)據(jù)時(shí)代，拓展知識(shí)視野，為提高檔案管理水平奠定知識(shí)基礎(chǔ)。

結(jié)語

公路工程檔案承載著工程建設(shè)的歷史記憶，繼承了企業(yè)的文化傳承，奠定了謀遠(yuǎn)而固本的基石。新時(shí)代，做好檔案工作要樹立新標(biāo)準(zhǔn)，確立新任務(wù)，提高政治站位，深刻認(rèn)識(shí)檔案工作的重要意義，補(bǔ)齊工作的短板和不足。要持續(xù)推動(dòng)檔案信息化提檔升級(jí)，嚴(yán)格落實(shí)“三合一”制度，加大檔案工作投入力度，注重檔案工作人員培養(yǎng)儲(chǔ)備，切實(shí)提升依法治檔、科學(xué)管檔、高效用檔的能力，推進(jìn)公路工程檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。

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作者簡(jiǎn)介：趙長(zhǎng)海（1981— ），大學(xué)學(xué)歷，臨沂市公路事業(yè)發(fā)展中心沂南縣中心館員，主要從事檔案管理與研究。