《檔案法實(shí)施條例》背景下疾控檔案信息化建設(shè)探索

摘 要：《中華人民共和國檔案法實(shí)施條例》（以下簡稱《實(shí)施條例》）于2024年3月1日起正式實(shí)施。這是繼《檔案法》之后的又一部檔案領(lǐng)域法律法規(guī)，是實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)法治化的重要保障。本文以《實(shí)施條例》為視角探究疾控檔案信息化建設(shè)路徑，分析了關(guān)于檔案信息化建設(shè)的相關(guān)條文內(nèi)容及具體規(guī)定要求，以疾控檔案為例，進(jìn)一步討論了《實(shí)施條例》的實(shí)施背景下疾控檔案信息化建設(shè)的特點(diǎn)及路徑，為做好新時(shí)代疾控檔案信息化建設(shè)提供積極指導(dǎo)，不斷提升疾控檔案現(xiàn)代化水平。

關(guān)鍵詞：《實(shí)施條例》；檔案信息化；疾控檔案

概述

2024年3月1日起《中華人民共和國檔案法實(shí)施條例》正式頒布實(shí)施。《實(shí)施條例》確立全新檔案治理格局、調(diào)整檔案范圍界定要求、明確數(shù)字檔案管理框架、補(bǔ)齊檔案安全管理短板等新亮點(diǎn)，并首次詳細(xì)規(guī)定了“檔案信息化建設(shè)”的主體、要求和條件以及電子檔案“四性”的檢測(cè)、數(shù)字檔案室建設(shè)及檔案安全保密要求、檔案數(shù)字資源共享利用等，這些規(guī)定為新時(shí)代疾控檔案信息化建設(shè)指明了方向、明確了重點(diǎn)，為疾控檔案信息化建設(shè)提供了有力法律保障。

?？谑屑膊☆A(yù)防控制中心（以下簡稱“中心”）隸屬于?？谑行l(wèi)健委，內(nèi)設(shè)19個(gè)職能機(jī)構(gòu)，承擔(dān)全市疾病預(yù)防控制業(yè)務(wù)。近年來，中心積極圍繞打造技術(shù)型、服務(wù)型、管理型、智慧型的“四型疾控”，自成立以來，先后榮獲全國衛(wèi)生監(jiān)督先進(jìn)集體、海南省絲蟲病防治先進(jìn)集體、海南省抗風(fēng)救災(zāi)先進(jìn)集體等榮譽(yù)稱號(hào)。

隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)和多媒體技術(shù)的飛速發(fā)展及其在檔案管理中的深度運(yùn)用，疾控檔案信息化發(fā)展取得了長足進(jìn)步，也為疾控事業(yè)發(fā)展提供了有力的技術(shù)支持和保障?！秾?shí)施條例》的頒布實(shí)施，為新時(shí)代疾控檔案信息化建設(shè)提出了新要求，要以此為契機(jī)，推動(dòng)疾控檔案信息化建設(shè)提檔升級(jí)，為疾控事業(yè)發(fā)展提供有力支持。

1 《實(shí)施條例》中信息化建設(shè)的相關(guān)規(guī)定

檔案信息化是指檔案管理部門或機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位在檔案管理過程中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行數(shù)字化管理和提供利用。檔案信息化建設(shè)實(shí)現(xiàn)了從傳統(tǒng)實(shí)體檔案保管、利用為重點(diǎn)轉(zhuǎn)向檔案信息數(shù)字化存儲(chǔ)和服務(wù)為重心。新頒布的《實(shí)施條例》中共有7處提及“檔案信息化”、5處提及“檔案信息化建設(shè)”，這些內(nèi)容和要求也體現(xiàn)其與時(shí)俱進(jìn)的特征，適應(yīng)新時(shí)代檔案工作現(xiàn)代化發(fā)展的現(xiàn)實(shí)要求。

首先，規(guī)定了檔案機(jī)構(gòu)及其信息化建設(shè)職責(zé)?！秾?shí)施條例》第十一條第五款明確規(guī)定了國家檔案主管部門（即國家檔案局）應(yīng)履行“檔案信息化建設(shè)”職責(zé)。第十二條第四款規(guī)定了縣級(jí)以上地方檔案主管部門（省市縣檔案局）履行“檔案信息化建設(shè)”職責(zé)。其次，規(guī)定了檔案信息化建設(shè)內(nèi)容。其中第五章專門設(shè)置了“檔案信息化建設(shè)”這一章節(jié)，該章節(jié)共7條，體現(xiàn)了落實(shí)《檔案法》的具體要求。從該章節(jié)的內(nèi)容規(guī)定及設(shè)置情況來看，主要包括：（1）建設(shè)主體。包括機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織。（2）建設(shè)規(guī)劃。這些建設(shè)主體應(yīng)將信息化建設(shè)納入本單位的信息化建設(shè)規(guī)劃。（3）建設(shè)內(nèi)容。包括電子檔案收集、移交、接收、備份、共享及安全保密內(nèi)容。如“電子檔案”合規(guī)條件，即來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)。機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織定期移交電子檔案，移交方式以線上移交為主，按照“四性”要求接收并進(jìn)行檢測(cè)，異地備份及其存儲(chǔ)介質(zhì)要求；檔案數(shù)字化加工及利用；檔案信息資源共享利用及電子檔案安全、保密要求，既包括網(wǎng)絡(luò)安全，又包括數(shù)據(jù)安全[1]。

2 《實(shí)施條例》中的信息化建設(shè)相關(guān)要求

2.1 檔案信息化建設(shè)是職責(zé)所系

職責(zé)即職務(wù)上應(yīng)盡的責(zé)任?！秾?shí)施條例》中既規(guī)定了檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)承擔(dān)的信息化建設(shè)職責(zé)，也包括機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的信息化建設(shè)職責(zé)。其中國家檔案主管部門擔(dān)負(fù)著“組織、指導(dǎo)”全國范圍及國家級(jí)檔案信息化建設(shè)的職責(zé)，而縣級(jí)以上地dAtXCTHrVzwikFzyTUCztQ==方檔案主管部門則承擔(dān)著“組織、指導(dǎo)”本行政區(qū)域內(nèi)的檔案信息化建設(shè)。其中還進(jìn)一步規(guī)定建立“檔案的管理”工作責(zé)任制。即形成檔案的機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位或其他組織，應(yīng)建立“檔案工作責(zé)任制”，且單位主要負(fù)責(zé)人為安全第一責(zé)任人，將“檔案信息化”列入應(yīng)盡的第一責(zé)任人職責(zé)之一[2]。

2.2 檔案信息化建設(shè)是時(shí)代所需

《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》 把“深化檔案信息化戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型”作為指導(dǎo)思想之一，明確提出到2025年“檔案信息化建設(shè)再上新臺(tái)階”，要把“檔案信息化建設(shè)”融入“數(shù)字中國建設(shè)”，到2025年基本實(shí)現(xiàn)數(shù)字轉(zhuǎn)型。把“加快推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，引領(lǐng)檔案管理現(xiàn)代化”作為“十四五”時(shí)期檔案事業(yè)八大主要任務(wù)之一。因此，《實(shí)施條例》中明確提出要把“檔案信息化建設(shè)”納入本單位信息化建設(shè)規(guī)劃，還要求積極推動(dòng)檔案信息化建設(shè)與辦公自動(dòng)化、業(yè)務(wù)系統(tǒng)歸檔功能建設(shè)，實(shí)現(xiàn)“電子檔案的全過程管理”，這些規(guī)定的落實(shí)集中體現(xiàn)了滿足“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃的任務(wù)要求。

2.3 檔案信息化建設(shè)是使命所要

檔案具有存史資政育人功能。“要把蘊(yùn)含黨的初心使命的紅色檔案保管好、利用好，把新時(shí)代黨領(lǐng)導(dǎo)人民推進(jìn)實(shí)現(xiàn)中華民族偉大復(fù)興的奮斗歷史記錄好、留存好。”新時(shí)代，檔案工作者承擔(dān)著“為黨管檔、為國守史、為民服務(wù)”的職責(zé)使命。推動(dòng)檔案信息化建設(shè)是落實(shí)檔案工作使命的必然要求，《實(shí)施條例》第五章“檔案信息化建設(shè)”中提出“縣級(jí)以上地方檔案主管部門”應(yīng)當(dāng)推進(jìn)本行政區(qū)域檔案數(shù)字資源共享利用工作，“國家檔案主管部門”應(yīng)制定數(shù)據(jù)共享標(biāo)準(zhǔn)，推動(dòng)全國檔案數(shù)字資源“跨區(qū)域、跨層級(jí)、跨部門”的“共享利用”。檔案的價(jià)值在于利用，通過檔案查詢、檢索、利用，有利于發(fā)揮檔案存史資政育人功能[3]。

3 《實(shí)施條例》中的信息化建設(shè)的主要特點(diǎn)

3.1 革新性

與傳統(tǒng)檔案管理模式相比，檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)改變傳統(tǒng)檔案管理模式，彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案管理模式的不足，且不斷優(yōu)化和改進(jìn)檔案管理方式，以適應(yīng)新時(shí)代檔案現(xiàn)代化發(fā)展的現(xiàn)實(shí)需要?！秾?shí)施條例》就檔案信息化建設(shè)做出了許多新的規(guī)定和要求。例如，要把信息化建設(shè)納入部門或單位信息化建設(shè)規(guī)劃、實(shí)行檔案信息化建設(shè)責(zé)任制、電子檔案要確?！皝碓纯煽?、程序規(guī)范、要素合規(guī)”、電子檔案接收要進(jìn)行“四性檢測(cè)”等等，這些規(guī)定都為檔案信息化建設(shè)革新性提供了根本法治保障。

3.2 時(shí)效性

計(jì)算機(jī)信息技術(shù)、物聯(lián)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等信息技術(shù)快速發(fā)展，迭代周期越來越短，檔案信息化建設(shè)面臨的形勢(shì)和發(fā)展的環(huán)境也在不斷的發(fā)展、變化。面對(duì)新情況與新問題，檔案信息化建設(shè)要始終堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，嚴(yán)格遵守時(shí)效性原則，始終按照《實(shí)施條例》中有關(guān)檔案信息化建設(shè)的最新標(biāo)準(zhǔn)與要求，用以指導(dǎo)檔案信息化建設(shè)的原則、內(nèi)容和步驟等。如機(jī)關(guān)、群團(tuán)組織、國有企業(yè)事業(yè)單位要把檔案信息化建設(shè)納入本單位信息化建設(shè)規(guī)劃，要把單位辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、疾控業(yè)務(wù)歸檔系統(tǒng)以及電子檔案管理信息系統(tǒng)有機(jī)銜接，實(shí)現(xiàn)疾控業(yè)務(wù)檔案全過程管理。根據(jù)疾控業(yè)務(wù)電子檔案來源、程序和要素的可靠、規(guī)范和合規(guī)等最新要求，全過程做好疾控業(yè)務(wù)電子檔案全過程可追溯。

3.3 強(qiáng)制性

所謂強(qiáng)制性規(guī)范，就是指必須要落實(shí)、不能以個(gè)人意志予以變更或排除適用的規(guī)范，包括強(qiáng)制性規(guī)定和禁止性規(guī)定?！秾?shí)施條例》是由國家權(quán)力機(jī)關(guān)或行政機(jī)關(guān)規(guī)定，且具有法律效力的規(guī)范性文件。其中有關(guān)檔案信息化建設(shè)的相關(guān)規(guī)定和要求具有強(qiáng)制性，是必須要執(zhí)行或落實(shí)的。例如，檔案館接收的電子檔案應(yīng)進(jìn)行“四性”檢測(cè)；檔案信息化建設(shè)要納入疾控中心信息化建設(shè)整體規(guī)劃；電子檔案要實(shí)行“全過程”管理；同時(shí)，疾控業(yè)務(wù)電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)符合網(wǎng)絡(luò)安全、數(shù)據(jù)安全及相關(guān)保密規(guī)定。如未嚴(yán)格執(zhí)行《實(shí)施條例》的強(qiáng)制性規(guī)定，就需要承擔(dān)不利后果等刑事、民事與行政責(zé)任，檔案館可采取約談、責(zé)令限期改正等。因此，《實(shí)施條例》的實(shí)施，進(jìn)一步明確了檔案信息化建設(shè)的強(qiáng)制性要求，必須要按照規(guī)定和要求抓好落實(shí)，使檔案信息化建設(shè)擁有法規(guī)依據(jù)。

4 疾控檔案信息化建設(shè)路徑——基于《檔案法實(shí)施條例》為視角

根據(jù)《全國疾病預(yù)防控制行動(dòng)方案（2024-2025年）》《“十四五”國民健康規(guī)劃》以及《實(shí)施條例》的相關(guān)規(guī)定和要求，加快推進(jìn)檔案信息化建設(shè)是落實(shí)《實(shí)施條例》和相關(guān)規(guī)劃方案的現(xiàn)實(shí)要求。

4.1 頂層設(shè)計(jì)：明確檔案信息化建設(shè)目標(biāo)

《實(shí)施條例》中明確提出要把檔案信息化建設(shè)納入本單位信息化建設(shè)總體規(guī)劃。因此，首先，要明確疾控中心檔案信息化建設(shè)目標(biāo)。疾控中心要加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)頂層的規(guī)劃設(shè)計(jì)，明確疾控中心檔案信息化建設(shè)短、中、長期建設(shè)發(fā)展規(guī)劃。根據(jù)疾控中心檔案管理現(xiàn)狀，做出科學(xué)評(píng)估，制定檔案信息化建設(shè)的預(yù)期目標(biāo)。其次，要明確疾控中心檔案信息化建設(shè)優(yōu)先級(jí)。即在明確目標(biāo)基礎(chǔ)上，把亟需建設(shè)的內(nèi)容和要求作為優(yōu)先建設(shè)完成的任務(wù)內(nèi)容。如疾控檔案安全保密、檔案信息共享等，根據(jù)檔案信息化建設(shè)內(nèi)容優(yōu)先級(jí)，明確檔案信息化建設(shè)的時(shí)間表與路線圖，確定檔案信息化建設(shè)范圍[4]。最后，要明確疾控中心檔案信息化建設(shè)的評(píng)估方法。疾控中心檔案信息化建設(shè)是一個(gè)循序漸進(jìn)、不斷改善的過程，要科學(xué)確立疾控中心檔案信息化建設(shè)的評(píng)估指標(biāo)，采取適宜的評(píng)估方法，分析和評(píng)價(jià)疾控中心檔案信息化建設(shè)成效，并根據(jù)建設(shè)成效給予科學(xué)評(píng)價(jià)。

4.2 硬件建設(shè)：搭建檔案信息化建設(shè)平臺(tái)

疾控中心檔案信息化建設(shè)，硬件平臺(tái)是基礎(chǔ)。根據(jù)《實(shí)施條例》規(guī)定以及疾控中心檔案管理的現(xiàn)實(shí)需要，搭建檔案信息化建設(shè)平臺(tái)。包括引進(jìn)先進(jìn)的檔案信息化管理設(shè)備、信息化管理應(yīng)用系統(tǒng)。平臺(tái)系統(tǒng)包括基礎(chǔ)層、應(yīng)用層、服務(wù)層。要選擇適宜的應(yīng)用工具。根據(jù)疾控中心檔案信息化平臺(tái)建設(shè)及管理的實(shí)際需要，選擇適宜的電子檔案收集、整理、歸檔、查詢、檢索、利用及共享的應(yīng)用工具。如選擇Documentum或OpenText等擁有強(qiáng)大搜索功能的檔案管理系統(tǒng)；選用Microsoft Azure或Amazon S3高級(jí)加密和權(quán)限功能的云存儲(chǔ)技術(shù)。此外，還要配置計(jì)算機(jī)、數(shù)碼掃描儀、打印機(jī)等，為疾控檔案信息化管理提供硬件設(shè)備，助力檔案信息化管理現(xiàn)代化。

4.3 軟件建設(shè)：豐富檔案信息化建設(shè)內(nèi)容

按照“存量數(shù)字化、增量電子化”原則，不斷豐富疾控中心電子檔案信息化內(nèi)容。所謂存量數(shù)字化，就是要做好疾控中心傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化工作，組織人員或者委托第三方專業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)[5]，將館藏的檔案內(nèi)容進(jìn)行掃描、識(shí)別和管理，并將掃描后的電子檔案數(shù)據(jù)圖片進(jìn)行幅面修正、校正，整理達(dá)標(biāo)后做好電子檔案的數(shù)據(jù)掛接[6]。同時(shí)，要做好電子檔案信息安全保密工作。增量電子化，就是指疾控中心電子檔案管理信息系統(tǒng)與疾控中心辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)歸檔功能有機(jī)銜接，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)辦理完成后，即可實(shí)現(xiàn)疾控中心電子檔案的歸檔工作。同時(shí)，要做好疾控中心檔案信息安全、網(wǎng)絡(luò)安全和數(shù)據(jù)安全及保密工作，要按照電子檔案來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)的標(biāo)準(zhǔn)和要求，做好電子檔案全過程管理。

4.4 制度建設(shè)：完善檔案信息化建設(shè)體系

制度建設(shè)是疾控中心檔案信息化建設(shè)的重要外在保障。既要做好電子檔案管理、查詢、檢索、利用及銷毀等日常管理制度，也要按照《實(shí)施條例》的標(biāo)準(zhǔn)和要求，做好電子檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范等建設(shè)，按照《檔案法》《實(shí)施條例》等法律法規(guī)的相關(guān)規(guī)定和要求，進(jìn)一步提升檔案信息化建設(shè)過程中的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化建設(shè)，不斷提升疾控中心業(yè)務(wù)檔案管理質(zhì)量和效率。如檔案信息分類、檔案數(shù)據(jù)格式、著錄標(biāo)引等規(guī)范和要求，進(jìn)一步細(xì)化疾控中心業(yè)務(wù)檔案的著錄標(biāo)引和數(shù)字化采集的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求，確保疾控業(yè)務(wù)檔案信息共享利用，持續(xù)擴(kuò)大檔案信息化建設(shè)成果。

4.5 人才建設(shè)：壯大檔案信息化建設(shè)隊(duì)伍

根據(jù)疾控中心電子檔案信息化建設(shè)的任務(wù)和要求，著力打造一支專業(yè)化、復(fù)合型檔案信息化管理人才隊(duì)伍，為檔案信息化建設(shè)提供可靠的人才支持和保障。首先，要做好現(xiàn)有從業(yè)者的業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，重點(diǎn)要做好計(jì)算機(jī)信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、安全保密知識(shí)等業(yè)務(wù)培訓(xùn)，打造既懂檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，又能夠熟練運(yùn)用檔案信息管理系統(tǒng)的復(fù)合型檔案管理人才隊(duì)伍。其次，要做好人才引進(jìn)工作。根據(jù)疾控中心檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)實(shí)需要以及現(xiàn)有人員編制情況，加大檔案學(xué)、情報(bào)學(xué)人才引進(jìn)力度，并做好新進(jìn)人員的業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，提升檔案信息系統(tǒng)運(yùn)用能力和水平。

結(jié)語

2024年3月1日，《實(shí)施條例》正式實(shí)施。這是繼《檔案法》之后的又一部檔案領(lǐng)域的法律法規(guī)，是實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)法治化的重要保障。當(dāng)前，要重點(diǎn)抓好《實(shí)施條例》的貫徹落實(shí)，尤其是檔案信息化建設(shè)，要從頂層規(guī)劃設(shè)計(jì)、軟硬件建設(shè)以及相關(guān)體制機(jī)制、人才隊(duì)伍建設(shè)等方面，綜合施策，積極探尋疾控檔案信息化建設(shè)方法和路徑，不斷提升疾控檔案現(xiàn)代化水平，以疾控檔案現(xiàn)代化助力疾控事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。

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作者簡介：朱峰（1979.8—），大學(xué)學(xué)歷，海口市疾病預(yù)防控制中心館員，主要從事人事檔案、檔案信息化。