新形勢下工程檔案信息化管理創(chuàng)新策略分析

摘 要：在新形勢下，隨著科學技術(shù)的快速發(fā)展，各行各業(yè)進入信息化時代，檔案行業(yè)也是如此，利用現(xiàn)代技術(shù)手段實現(xiàn)海量信息的高度整合、高效管理與廣泛應(yīng)用已成為不可阻擋的趨勢。由此可見，在大數(shù)據(jù)背景下，實現(xiàn)工程檔案工作的創(chuàng)新性管理，就必須加大信息化管理體系建設(shè)力度。本文以新形勢下工程檔案信息化管理創(chuàng)新策略分析為題，在思想建設(shè)、宣傳工作、體系建設(shè)、平臺建設(shè)、隊伍建設(shè)等五個方面分析現(xiàn)存問題及優(yōu)化路徑，以其為相關(guān)部門單位提供決策參考。

關(guān)鍵詞：新形勢；工程檔案；信息化管理

工程檔案是在工程運行的立項、設(shè)計、審批、招標、勘察、建立、竣工驗收等階段形成的不同載體的文件材料，包括文書檔案、照片檔案、聲像檔案等。隨著社會的不斷發(fā)展和經(jīng)濟水平的不斷提升，工程項目數(shù)量逐漸增加，隨之也產(chǎn)生了海量的檔案案卷，將其進行數(shù)字化轉(zhuǎn)型、信息化管理、智慧化應(yīng)用已成為新時代提升檔案管理水平的重要手段，使檔案文件的管理呈現(xiàn)電子化、社會化、現(xiàn)代化特征，從而實現(xiàn)檔案資源的合理共享，為廣大用戶提供便捷服務(wù)。

1 新形勢下工程檔案信息化管理的必要性及意義

對于信息化管理，主要目標是面對新時期數(shù)量呈幾何級倍數(shù)增長檔案文件的現(xiàn)狀，實現(xiàn)電子文件收集整合、歸檔利用過程的標準化、規(guī)范化管理，期間遵循檔案信息的保密性、安全性、真實性和完整性原則，進而提高工程檔案的利用價值及作用，從而為部門單位、公司企業(yè)帶來一定的經(jīng)濟與社會效益。

1.1 順應(yīng)時代發(fā)展

政策方面，2021年中辦、國辦聯(lián)合發(fā)布的《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》明確指出，要全面加強檔案資源建設(shè)，推進實現(xiàn)信息化管理。在技術(shù)層面，以大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能為主體的現(xiàn)代信息化技術(shù)已逐漸應(yīng)用到各行各業(yè)。在“無紙化辦公”及“互聯(lián)網(wǎng)+”的時代背景下，各類工程在推進及運轉(zhuǎn)過程中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)信息往往以電子化的形式存在，使得檔案管理工作逐漸走向單套制，所以在工程檔案管理工作與數(shù)字化、信息化技術(shù)相融合是大勢所趨。

1.2 提高工作效率

在傳統(tǒng)意義上的工程檔案管理模式下，相關(guān)數(shù)據(jù)大多以紙質(zhì)文件的方式存在，工作人員的大部分時間用于前往各個業(yè)務(wù)部門收集檔案信息，然后存放至庫房，開發(fā)利用也僅僅停留在手動翻閱查詢，工作效率低下，開發(fā)利用開展較少。并且在新形勢下龐大的檔案總量以及呈倍數(shù)增長速度的背景下工作人員分身乏術(shù)，無法做到高效開展工作。通過利用現(xiàn)代化技術(shù)，實現(xiàn)檔案資源管理突破時空限制，由過去的封閉式管理轉(zhuǎn)變?yōu)殚_放式管理，管理人員及用戶可借助互聯(lián)網(wǎng)進行檢索查閱，極大地提升了收集整理、開發(fā)利用的效率，也能夠更加精準地滿足新時期工程檔案個性化和智能化管理的需求[1]。

1.3 實現(xiàn)資源共享

在信息化時代，對于檔案管理、開發(fā)、利用最為突出的優(yōu)勢是實現(xiàn)共建共享。過去的工程部門大多各自為政，檔案的信息化進程與開展情況參差不齊，信息孤島現(xiàn)象嚴重。通過利用數(shù)字化技術(shù)、操作系統(tǒng)及計算機網(wǎng)絡(luò)，可將龐大的工程檔案紙質(zhì)文件進行數(shù)字化掃描為電子文件，并上傳至系統(tǒng)平臺。管理人員及用戶可隨時隨地對其進行檢索查閱，推進實現(xiàn)工程檔案的個性化和精準化服務(wù)，讓“數(shù)據(jù)多跑路、群眾少跑腿”，提升工程檔案信息資源治理能力和公共服務(wù)水平，有效地推動了工程檔案資源的整合，也進一步優(yōu)化了資源的合理利用。

1.4 保障信息安全

在過去的管理模式下，對工程檔案的管理大多以紙質(zhì)文件為主，其安全性難以得到充分保障。一方面，隨著時間的推移，大多數(shù)部門單位的庫房防塵防蟲、恒溫恒濕等保管條件不到位，使得檔案紙張極易受損。另一方面，在日常查詢利用過程中，容易因人為因素導(dǎo)致檔案信息被泄露、丟失、損壞，進而造成不可逆的損失。實現(xiàn)工程檔案的電子化存儲及信息化管理，可有效避免原始紙質(zhì)文件因風化、潮濕、蟲蛀、霉變等自然因素損壞，同時通過安全硬件設(shè)備及軟件防護手段，可保證電子文件在利用過程中不被黑客、惡意軟件竊取損壞，最大程度地保障工程檔案的安全性、完整性和真實性。

2 新形勢下工程檔案信息化管理面臨的困境

雖然在政策環(huán)境及技術(shù)支撐下為檔案管理工作帶來了較大的便利條件，但是在實際工程項目開展過程中由于相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及一線管理人員重視程度不夠，檔案意識不強，沒有充分認識到工程檔案所能帶來的經(jīng)濟價值與社會效益，甚至部分單位仍在以紙質(zhì)檔案保存、人工手動查詢?yōu)橹鞯墓芾砟Ｊ健?dǎo)致整體檔案信息化工作進程較為緩慢，需要相關(guān)人員引起重視。

2.1 重視程度不夠強，創(chuàng)新意識不強烈

在工程建設(shè)行業(yè)，大多數(shù)部門單位存在“重建設(shè)、輕檔案”的思想，領(lǐng)導(dǎo)及管理人員通常將工作重點放在項目推進、安全質(zhì)量、經(jīng)濟效益等方面，認為檔案工作僅僅是一項輔助性業(yè)務(wù)，把文件收集起來即可，甚至僅僅在竣工階段為了應(yīng)付檢查而開展檔案管理，導(dǎo)致整體上缺乏信息數(shù)據(jù)的準確性與可靠性。同時信息化理念落后，沒有在政策制定、管理機制、財政資金、人力資源等方面賦予足夠的資源支持與政策保障，管理方法較為單一，信息化轉(zhuǎn)型速度相對緩慢，導(dǎo)致工程檔案的實際使用效能不高，大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢難以體現(xiàn)，在一定程度上制約了檔案信息化的整體進程[2]。

2.2 管理體系不完善，組織架構(gòu)不完整

在工程管理的圈子里，大多數(shù)單位沒有設(shè)置較為獨立的檔案管理部門，基本由辦公室人員代管，責任分工不清晰、業(yè)務(wù)流程不細化、日常監(jiān)督不到位，主管部門對檔案管理工作的宏觀領(lǐng)導(dǎo)力不夠，使得創(chuàng)新性發(fā)展規(guī)劃、精細化發(fā)展措施制定不夠，制約了整體發(fā)展。在此基礎(chǔ)上，容易出現(xiàn)制度標準制定不完善、不科學、不合理的問題，部分工程部門尤其是基層單位缺少完善的管理制度，即使存在也僅僅是將上級出臺的政策文件生搬硬套，沒有貼合實際情況與發(fā)展需求，導(dǎo)致容易出現(xiàn)檔案收集不齊全、分類著錄不規(guī)范、歸檔范圍較狹窄、共享利用難實現(xiàn)等問題，不能完全達到工程檔案管理的標準化管理要求。

2.3 系統(tǒng)平臺不先進，技術(shù)應(yīng)用不充分

一是硬件方面。在工程檔案管理轉(zhuǎn)型升級的過程中，對于硬件設(shè)備有著較高要求。但是目前部分單位及企業(yè)不夠重視信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、計算機終端、掃描儀、存儲設(shè)備等遠遠達不到規(guī)定要求，使得相關(guān)技術(shù)無法應(yīng)用于工程檔案管理。還有些單位由于尚未進行充分的市場調(diào)研，使得購買的基礎(chǔ)設(shè)施與實際應(yīng)用脫鉤，硬件采購規(guī)劃缺乏科學性和系統(tǒng)性，不僅不能保證檔案管理工作的質(zhì)量和效率，還造成了資源浪費。二是技術(shù)應(yīng)用方面。目前各地區(qū)檔案信息化建設(shè)處于起步階段，管理系統(tǒng)平臺功能不完善、覆蓋不到位、鏈接不通暢，大數(shù)據(jù)等技術(shù)的深入應(yīng)用不足，導(dǎo)致共建共享的目標難以實現(xiàn)。同時對于安全設(shè)備、殺毒軟件、防護措施等技術(shù)應(yīng)用的不足，使得工程檔案涉密數(shù)據(jù)在流轉(zhuǎn)及存檔過程中缺乏可靠的安全認證，仍需進一步的安全性和有效性保障。

2.4 專業(yè)人員隊伍不專業(yè)，培養(yǎng)方式不全面

工程檔案的信息化發(fā)展，不僅需要政策制度、設(shè)備技術(shù)在宏觀層面上的支持與完善，人才還是推動各項工作順利開展的必要條件。目前來看，在工程建設(shè)行業(yè)內(nèi)，檔案管理人員較少，且普遍缺乏信息化素養(yǎng)，業(yè)務(wù)能力參差不齊。一是部門單位及企業(yè)大多側(cè)重于科研人員、行政人員的人才引進，忽視了檔案管理崗的人員匹配。使得在實際工作開展過程中容易存在“沒人管、不會管”的情況，數(shù)字化環(huán)境下工程檔案的安全性、完整性、可用性難以保障，嚴重制約了整體改革創(chuàng)新的進程。二是培訓(xùn)方面存在問題。行業(yè)內(nèi)缺少對檔案管理人員的專題培訓(xùn)，即使開展也停留在開會講解、視頻教學等單一模式，形式化較為嚴重，缺乏實踐性經(jīng)驗的教學與前沿科學技術(shù)應(yīng)用的展示。使得工作者參與度較低，信息化方面理論知識欠缺，無法適應(yīng)新時代各項工作對檔案管理的需求。

3 新形勢下工程檔案信息化管理未來優(yōu)化措施

工程檔案的信息資料是促進項目推進、保障合法權(quán)益的最原始材料，無論對于管理部門單位還是施工企業(yè)方，都具有重要的作用。由此可見，面對上述問題，相關(guān)部門要高度重視工程檔案信息資源的管理工作，打造專業(yè)團隊、配置專業(yè)資源、形成管理體系，全面提升信息化建設(shè)水平，從而獲得良好的經(jīng)濟效益與社會效益，助力各項工作進一步發(fā)展。

3.1 不斷強化檔案管理利用意識

一是在檔案角度。工程建設(shè)相關(guān)部門單位管理人員要從思想上認可檔案管理工作的重要性以及工程檔案內(nèi)含的巨大利用價值，定期開展工程檔案管理工作專項會議，部署相關(guān)工作，引導(dǎo)全體干部同志重視檔案工作。利用展覽展板、理論研學、某信平臺等線上線下的途徑將檔案的潛在價值、典型案例、前沿技術(shù)進行廣泛宣傳，進而營造良好發(fā)展環(huán)境，徹底根除“用時管、不用不管”的思維以及傳統(tǒng)檔案管理模式。二是在技術(shù)角度。檔案管理人員要及時轉(zhuǎn)變思想觀念，增強信息化意識及服務(wù)意識，在工程檔案高效管理的前提下致力于將有價值的信息提取出來并深度運用，在實際工作開展過程中強化責任感與使命感，促使工程建設(shè)、檔案管理和信息化轉(zhuǎn)型實現(xiàn)協(xié)同發(fā)展，為今后檔案開發(fā)和利用創(chuàng)造條件[3]。

3.2 不斷構(gòu)建科學合理的管理體系

在新時期大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理制度成為規(guī)范工作者行為、提高其執(zhí)行力的重要準則，制定完善的管理體系，一是要完善組織架構(gòu)。從實際管理需求出發(fā)，設(shè)置領(lǐng)導(dǎo)小組及工作專班，要求把水利、住建、城管、交通等參建部門負責同志吸納進來，明晰各部門、各人員的相關(guān)責任，由領(lǐng)導(dǎo)小組針對現(xiàn)實情況對工程檔案的管理利用工作進行統(tǒng)籌規(guī)劃、任務(wù)分配、問題協(xié)調(diào)與日常監(jiān)督，形成上下協(xié)調(diào)、共贏發(fā)展的工作體系。二是規(guī)范標準體系。領(lǐng)導(dǎo)小組要根據(jù)國家出臺的《中華人民共和國檔案法》與住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部關(guān)于進一步深化工程建設(shè)項目審批制度改革推進全流程在線審批的通知》（建辦〔2020〕97號）、《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB/T50328-2014）等政策文件，結(jié)合發(fā)展規(guī)劃，進一步完善和健全檔案業(yè)務(wù)管理流程和相關(guān)技術(shù)規(guī)范，明晰各個步驟環(huán)節(jié)內(nèi)容，保障工程檔案前期規(guī)劃立項，到后期竣工驗收的全生命周期嚴格管控，從而提高檔案信息化管理及建設(shè)的規(guī)范化與標準化水平。

3.3 不斷開發(fā)高效安全利用平臺

一是建立工程檔案管理利用系統(tǒng)。積極開展行業(yè)調(diào)研，結(jié)合自身發(fā)展需求，采購科學合理的軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施，形成良好的底層構(gòu)架，將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化加工處理后上傳至平臺，通過優(yōu)化檔案管理流程為工程涉及部門人員提供在線查詢、下載等個性化利用需求，管理人員通過操作系統(tǒng)便捷的界面與功能模塊，能夠快速創(chuàng)建、編輯、存儲信息，利用者可輸入相應(yīng)關(guān)鍵詞即可快速檢索所需檔案信息，在節(jié)省了人力資源的同時也可使工程負責同志更加專注于工程運轉(zhuǎn)的實際工作。同時要加強技術(shù)應(yīng)用。例如，數(shù)據(jù)挖掘和主動推送技術(shù)，實現(xiàn)用戶對工程各項業(yè)務(wù)信息的定制查詢，并針對實際需求主動推送最新工程進展和運行動態(tài)等相關(guān)檔案信息；流媒體技術(shù)，將工程聲像檔案等多媒體數(shù)據(jù)分割成多個數(shù)據(jù)塊，在減少用戶終端存儲空間的同時使其具備較高的容錯性。云技術(shù)，實現(xiàn)檔案在廣大范圍內(nèi)的共建共享，減少人工重復(fù)勞動，進而促進人事、財務(wù)、科研、管理、后勤等各項工作的協(xié)同發(fā)展。二是保障工程檔案數(shù)據(jù)信息安全可靠。在系統(tǒng)平臺建設(shè)初期，要配置合理的安全防護硬件設(shè)備，并且在對外利用服務(wù)過程中應(yīng)用身份識別、權(quán)限設(shè)置、數(shù)字簽章、加密傳輸、防火墻等安全防護措施，最大程度地保障相關(guān)數(shù)據(jù)的安全性和隱私性，從而使工程檔案能夠更好地服務(wù)于項目開展、業(yè)務(wù)推進和竣工驗收等工作[4]。

3.4 不斷打造敢于創(chuàng)新優(yōu)秀團隊

一是滿足崗位需求。各單位人力資源部門要深入分析檔案管理崗位匹配情況、缺失情況和需求情況，面向社會各界廣泛汲取人才，可通過社會招聘、省考、事業(yè)編、遴選借調(diào)等方式選拔既懂得工程運轉(zhuǎn)流程及檔案管理技能，又了解現(xiàn)代化科學技術(shù)應(yīng)用的復(fù)合型人才，不斷提升檔案管理崗位門檻。也可與本地高校簽訂合作培養(yǎng)方案，圍繞檔案專業(yè)、建筑工程專業(yè)進行有針對性的業(yè)務(wù)培養(yǎng)，從而為工程建設(shè)行業(yè)注入新鮮活力[5]。二是“請進來”“走出去”相結(jié)合。一方面邀請業(yè)內(nèi)專家、高校教授等具有豐富檔案管理經(jīng)驗的人員與技術(shù)骨干前來授課，手把手教學，讓管理人員接受最為先進、最具針對性的培養(yǎng)教育，熟悉系統(tǒng)操作流程及技術(shù)要點，知悉行業(yè)最新發(fā)展情況及創(chuàng)新方向，從而不斷提高綜合業(yè)務(wù)水平。另一方面，領(lǐng)導(dǎo)者要定期帶領(lǐng)檔案管理人員前往先進地區(qū)學習經(jīng)驗做法，帶著問題尋找最優(yōu)解決路徑，彌補弱項短板，使得整體隊伍發(fā)展與時俱進。

結(jié)語

綜上所述，現(xiàn)代科學技術(shù)無疑為工程檔案的管理與利用帶來巨大的優(yōu)勢及考驗，這就需要相關(guān)部門緊跟時代潮流、增加資金投入、重視管理體系建設(shè)、推動干部隊伍培養(yǎng)，確保工程檔案的收集整理、存儲利用、開放共享等工作更加高效便捷，以“檔案力量”助力工程項目高質(zhì)量發(fā)展。

參考文獻

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作者簡介：鄶正正（1990— ），大學學歷，山東港口煙臺港集團有限公司檔案管理人員，研究方向：工程檔案信息化管理。