新形勢下工程審計(jì)檔案“四個體系”建設(shè)研究

摘 要：工程審計(jì)是審計(jì)工作的重要內(nèi)容之一，保管好和利用好工程審計(jì)檔案對于提高審計(jì)現(xiàn)代化水平至關(guān)重要。本文從檔案管理“四個體系”建設(shè)的角度，分析了工程審計(jì)檔案存在治理結(jié)構(gòu)不健全、開發(fā)利用不足、安全體系不完善等問題，認(rèn)為需要在優(yōu)化工程審計(jì)檔案治理結(jié)構(gòu)、推進(jìn)資源體系建設(shè)和開發(fā)利用等方面下功夫，加快構(gòu)建現(xiàn)代化檔案治理體系，提升檔案治理效能，為推動工程審計(jì)檔案工作高質(zhì)量發(fā)展提供強(qiáng)大引擎。

關(guān)鍵詞：工程審計(jì)檔案；四個體系；路徑選擇

工程審計(jì)檔案是審計(jì)活動的真實(shí)記錄，是國家檔案資源的重要組成部分，必須站在維護(hù)財(cái)經(jīng)秩序、推動國家治理的高度，嚴(yán)格按照《審計(jì)機(jī)關(guān)審計(jì)檔案管理規(guī)定》和《審計(jì)文件材料立卷歸檔操作規(guī)程》等相關(guān)規(guī)定，扎實(shí)做好工程審計(jì)檔案“四個體系”建設(shè)，推進(jìn)審計(jì)檔案治理體系和治理能力現(xiàn)代化，為現(xiàn)代化國家建設(shè)貢獻(xiàn)審計(jì)力量。

1 工程審計(jì)檔案的基礎(chǔ)認(rèn)知和時代特征

1.1 工程審計(jì)檔案的基礎(chǔ)認(rèn)知

工程審計(jì)是國家對固定資產(chǎn)投資活動實(shí)行監(jiān)控的一種重要手段，是我國審計(jì)監(jiān)督體系的一個重要組成部分。工程審計(jì)基于對項(xiàng)目成本和財(cái)務(wù)支出資料的對比分析，得出精準(zhǔn)、有效、合法的審計(jì)結(jié)論，為工程建設(shè)提供科學(xué)合理的數(shù)據(jù)支持，進(jìn)一步提高資金利用率。同時，工程審計(jì)還能夠發(fā)現(xiàn)和解決監(jiān)管瀆職、設(shè)計(jì)缺陷、決算不準(zhǔn)確等問題，確保工程建設(shè)的合理性與合法性，實(shí)現(xiàn)施工成本和高效管理的有機(jī)平衡。例如，在實(shí)踐中，工程審計(jì)主要關(guān)注項(xiàng)目投資的“績”與“效”。通過查閱項(xiàng)目資金下達(dá)文件和支付票據(jù)、待攤費(fèi)用與相關(guān)合同等檔案，對項(xiàng)目資金支出的真實(shí)性、合規(guī)性和效益性等情況進(jìn)行核查，多方面查找存在的問題并分析其原因，提出相應(yīng)審計(jì)建議。

1.2 工程審計(jì)檔案的時代特征

1.2.1內(nèi)容繁雜。工程審計(jì)檔案整體性強(qiáng)，需要對整個工程進(jìn)行全方位的審閱，這決定了檔案資料體量大、類型多。例如，檔案包括工程管理前期資料文件、工程管理過程資料、工程檔案資料與工程結(jié)算資料等，其中結(jié)算材料還包括結(jié)算書、計(jì)算底稿、施工合同和竣工圖等，檔案材料數(shù)量要求多、規(guī)范性強(qiáng)，是工程審計(jì)檔案管理區(qū)別于其他類型的主要特征。

1.2.2歸檔要求高。工程審計(jì)檔案歸檔需要按照《審計(jì)文件材料立卷歸檔操作規(guī)程》，嚴(yán)格分類標(biāo)準(zhǔn)，按結(jié)論類、證明類、立項(xiàng)類、備查類對工程審計(jì)文書進(jìn)行整理、立卷、歸檔、裝訂和封裝，使工程審計(jì)檔案能夠全面、完整、真實(shí)地反映審計(jì)項(xiàng)目從開始到結(jié)束的整個工作流程所取得的結(jié)果和成效，確保審計(jì)文件材料的歸檔質(zhì)量。

1.2.3利用率高。工程審計(jì)檔案是審計(jì)過程的濃縮，能夠回顧整個審計(jì)項(xiàng)目實(shí)施的全過程，從而總結(jié)好經(jīng)驗(yàn)與好做法，為工程審計(jì)更高效地開展提供智力支持。在審計(jì)項(xiàng)目檔案整理利用過程中，查找在審前調(diào)查階段、實(shí)施階段和審計(jì)報告階段等環(huán)節(jié)中存在的不足，推動今后的審計(jì)工作得以改進(jìn)和完善，進(jìn)一步提高審計(jì)人員的業(yè)務(wù)能力，從而促進(jìn)審計(jì)質(zhì)量的提升。

1.2.4成套性強(qiáng)。工程審計(jì)檔案是總結(jié)工程審計(jì)工作、規(guī)范審計(jì)行為的工具箱，是衡量工程審計(jì)工作質(zhì)量的重要依據(jù)，也是審計(jì)項(xiàng)目資料的集合，它完整地收錄了工程審計(jì)的工作流程，整個檔案史料缺一不可，構(gòu)成了完整的框架。

2 新形勢下工程審計(jì)檔案治理的實(shí)踐困境

《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》指出，要全力推進(jìn)檔案“四個體系”建設(shè)，推進(jìn)檔案事業(yè)創(chuàng)新發(fā)展。對照要求，工程審計(jì)檔案管理還存在不足。

2.1 檔案治理結(jié)構(gòu)不夠優(yōu)化

檔案管理體制與工程審計(jì)工作不相協(xié)調(diào)是工程檔案治理的重要障礙。一是思想上重視程度不夠。對檔案法律法規(guī)缺乏了解，立卷歸檔不及時，造成檔案積壓甚至流失。二是組織領(lǐng)導(dǎo)乏力。檔案管理頂層設(shè)計(jì)不夠，缺乏強(qiáng)有力的組織領(lǐng)導(dǎo)架構(gòu)，有的單位未成立專項(xiàng)領(lǐng)導(dǎo)小組，未配備必要的專職檔案人員，多數(shù)管理人員為兼職，難以適應(yīng)信息化時代的要求。三是資金投入不足。在信息技術(shù)使用上資金支持不夠，新技術(shù)尚未完全融入檔案管理，工程檔案管理手段和方式落后于時代發(fā)展。

2.2 規(guī)范化管理尚存差距

國家對審計(jì)檔案管理出臺了一系列標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，是指導(dǎo)工程審計(jì)檔案管理的“金標(biāo)準(zhǔn)”。在落實(shí)過程中，工程審計(jì)檔案規(guī)范化建設(shè)還有不足。例如，檔案管理制度不夠健全，根據(jù)審計(jì)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)未制定符合實(shí)際的檔案管理規(guī)范，缺乏實(shí)際操作的指導(dǎo)性規(guī)章。檔案資源體系建設(shè)滯后，工程周期建設(shè)較長，檔案收集意識不足，未能將收集整理貫穿工程建設(shè)全過程，工程審計(jì)檔案不齊全的現(xiàn)象較為突出。檔案整理標(biāo)準(zhǔn)化程度較低，受人員素質(zhì)影響，檔案整理混亂、邏輯錯誤、信息不全的問題時有發(fā)生，對工程審計(jì)工作開展帶來負(fù)面影響。

2.3 開發(fā)利用效果不明顯

工程審計(jì)檔案處于開發(fā)初級階段，重收輕管的現(xiàn)象較為突出，開發(fā)利用尚未被高度重視，主要表現(xiàn)在：一是開發(fā)方式較為落后。檔案資源多用于查考，主動服務(wù)意識偏弱，多數(shù)為相關(guān)編史修志、紀(jì)檢監(jiān)察提供資料，主動開展研究的意識和能力不足。二是經(jīng)驗(yàn)總結(jié)不到位。工程審計(jì)是技術(shù)含量較高的工作，它需要的不單是工程、會計(jì)、審計(jì)的專業(yè)知識，還需要辯證邏輯分析能力、行業(yè)趨勢以及經(jīng)濟(jì)形勢的分析能力等，工程審計(jì)凝集著工作人員的智慧和工作經(jīng)驗(yàn)。但是在實(shí)踐中都被束之高閣，檔案價值未能充分發(fā)揮出來。

2.4 安全體系建設(shè)相對滯后

防范化解工程審計(jì)檔案風(fēng)險能力不足，主要有：一是網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)不夠扎實(shí)。網(wǎng)絡(luò)建設(shè)中信息安全技術(shù)應(yīng)用不夠全面，使得檔案信息系統(tǒng)變得非常脆弱，易受來自各方面的攻擊。例如，區(qū)塊鏈技術(shù)在維護(hù)分布式賬本安全上具有獨(dú)特優(yōu)勢，能充分抵御來自外界和內(nèi)部的非法竊取或篡改，但是這一技術(shù)尚未被應(yīng)用于工程審計(jì)檔案層面。二是安全管理制度執(zhí)行不到位。庫房管理較為松散，借閱制度落實(shí)有偏差，檔案人員崗位職責(zé)履行不到位，“十防”措施應(yīng)用層面有差距。三是檔案消防演練不及時。管理人員安全保密意識較差，安全保管尚未提升到應(yīng)有高度。

3 新形勢下工程審計(jì)檔案“四個體系”建設(shè)的路徑分析

工程審計(jì)檔案管理部門要全面推進(jìn)檔案管理科學(xué)化、規(guī)范化、數(shù)字化能力水平建設(shè)，推動“四個體系”打造走深走實(shí)。

3.1 要在“效”字上出實(shí)招，持續(xù)優(yōu)化工程審計(jì)檔案治理結(jié)構(gòu)

3.1.1落實(shí)主體責(zé)任。審計(jì)機(jī)關(guān)要健全檔案管理責(zé)任體系，堅(jiān)持統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、歸口管理的原則，壓緊壓實(shí)檔案管理責(zé)任。工程審計(jì)人員要分工協(xié)同，共同完成檔案規(guī)范化管理任務(wù)。工程建設(shè)單位要將檔案管理放在突出位置，安排專人做好檔案材料的收集、整理、歸檔和移交等工作，形成多方共建的檔案管理體系。

3.1.2發(fā)揮制度效能。對標(biāo)《檔案法》和《審計(jì)機(jī)關(guān)審計(jì)檔案管理規(guī)定》，健全完善機(jī)關(guān)檔案管理制度，建立涵蓋工程審計(jì)檔案保管、保密、銷毀、庫房管理、借閱利用和工作責(zé)任追究等制度體系，確保各環(huán)節(jié)制度措施健全完備。

3.1.3更新檔案工作理念。要充分認(rèn)識到工程審計(jì)檔案資政育人的重要作用，充分認(rèn)識到檔案工作為歷史負(fù)責(zé)、為現(xiàn)實(shí)服務(wù)、替未來考慮的獨(dú)特價值，更好地踐行新檔案理念，實(shí)現(xiàn)從重保管到重開發(fā)利用的轉(zhuǎn)變，充分挖掘好工程審計(jì)檔案在經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展中的重要價值。

3.1.4做好人才隊(duì)伍建設(shè)。明確專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，切實(shí)增強(qiáng)檔案工作的責(zé)任意識和保密意識。要建立常態(tài)化檔案培訓(xùn)機(jī)制，掌握好信息化時代檔案工作的新特征和新趨勢，著力提升檔案管理人員的能力，以檔案管理隊(duì)伍的高素質(zhì)推動審計(jì)檔案管理的高水平。

3.2 在“優(yōu)”上做文章，扎實(shí)推進(jìn)工程審計(jì)檔案資源體系建設(shè)

3.2.1強(qiáng)化理論學(xué)習(xí)。定期組織學(xué)習(xí)《審計(jì)機(jī)關(guān)審計(jì)檔案管理規(guī)定》《審計(jì)文件材料立卷歸檔操作規(guī)程》《審計(jì)署審計(jì)檔案保管期限規(guī)定》等相關(guān)文件規(guī)定，明確工程審計(jì)檔案整理規(guī)范和方法。同上級機(jī)關(guān)等積極溝通交流，學(xué)習(xí)檔案管理的經(jīng)驗(yàn)及做法，不斷更新檔案管理知識，提升資源收集針對性。

3.2.2強(qiáng)化收集制度更r9IZaYXuYIUm/vWKymSZSA==新。要加強(qiáng)前端控制，制定好《工程審計(jì)檔案“三合一制度”》，將審計(jì)需要提供的原始材料全部納入收集范圍，如重要論證材料、原始手稿、項(xiàng)目支出明細(xì)等。要及時對新質(zhì)檔案資源進(jìn)行精準(zhǔn)收集，如論證發(fā)言材料、音視頻檔案等，確保工程審計(jì)檔案齊全完整。

3.2.3加強(qiáng)規(guī)范化建設(shè)。把加強(qiáng)工程檔案管理作為提高審計(jì)監(jiān)督效能、規(guī)范內(nèi)部管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容來抓，在卷宗質(zhì)量上統(tǒng)一制作標(biāo)準(zhǔn)，逐頁編碼，使檔案目錄清晰、排序合理。整理完結(jié)的檔案要統(tǒng)一規(guī)格、統(tǒng)一標(biāo)簽、統(tǒng)一歸檔，確保案卷規(guī)范美觀。每一卷審計(jì)檔案的封皮、卷內(nèi)歸檔文件目錄的格式及填寫要求均按照新修訂《審計(jì)法》的規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)填寫。加強(qiáng)細(xì)節(jié)管理，工程審計(jì)檔案封皮、卷內(nèi)歸檔文件目錄、歸檔文件材料等紙質(zhì)文件材料字跡工整，立卷歸檔的文件材料確保簽字完備。

3.2.4推動數(shù)字檔案資源提質(zhì)增效。積極探索“數(shù)據(jù)化”歸檔模式，建立工程審計(jì)電子檔案數(shù)據(jù)，內(nèi)容涵蓋工程項(xiàng)目基本情況、問題類型、審計(jì)結(jié)論等。探索電子檔案“單套制”模式，推動案卷目錄、文號索引數(shù)字化率，做到文檔一體化，實(shí)現(xiàn)從文件生成、辦理到檔案歸檔的全過程信息化管理。

3.3 在“深”字上動腦筋，盤活用好工程審計(jì)檔案資源

3.3.1強(qiáng)化經(jīng)驗(yàn)總結(jié)。加強(qiáng)工程審計(jì)檔案閱覽、分析與歸納總結(jié)，不斷從優(yōu)秀審計(jì)項(xiàng)目檔案中汲取審計(jì)思路和方法，更好地服務(wù)審計(jì)工作實(shí)踐。例如，利用檔案中典型事例編印案例選編、事跡匯編等，為制定工程審計(jì)項(xiàng)目計(jì)劃、審計(jì)實(shí)施、參評優(yōu)秀項(xiàng)目、人員考核等發(fā)揮參考作用。

3.3.2加強(qiáng)資源再利用。要對工程審計(jì)檔案開展學(xué)習(xí)研究，通過查閱學(xué)習(xí)同類工程項(xiàng)目審計(jì)檔案，可以減少審前調(diào)查的工作量，對工程審計(jì)中常見的問題予以重點(diǎn)關(guān)注，為審計(jì)實(shí)施方案的制定提供有力參考。

3.3.3發(fā)揮好查證作用。要從宏觀層面和角度加強(qiáng)審計(jì)的綜合分析，提出具有前瞻性、針對性和建設(shè)性的建議和意見，為上級提供數(shù)據(jù)支撐，發(fā)揮檔案資政作用。加強(qiáng)編纂研究，發(fā)揮好工程檔案教育作用。例如，把優(yōu)秀工程審計(jì)項(xiàng)目檔案資料作為審計(jì)研討的學(xué)習(xí)教材，從中領(lǐng)略審計(jì)思路，使審計(jì)新手盡快進(jìn)入角色，熟悉審計(jì)業(yè)務(wù)。

3.3.4加強(qiáng)工程審計(jì)檔案互聯(lián)互通。審計(jì)檔案是紀(jì)委監(jiān)督的重要憑證，要對紀(jì)檢、巡察、組織等部門所需的檔案資料、問題線索，按照規(guī)定程序及時予以提供。在數(shù)字化建設(shè)的基礎(chǔ)上建立數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)與相關(guān)部門管理平臺的有效鏈接，實(shí)現(xiàn)工程審計(jì)成果共享，增強(qiáng)審計(jì)監(jiān)督合力。

3.4 要在“實(shí)”字上下功夫，夯實(shí)工程審計(jì)檔案安全防護(hù)網(wǎng)絡(luò)

3.4.1嚴(yán)格落實(shí)工程審計(jì)檔案歸屬單位的主要責(zé)任。要進(jìn)一步提高思想認(rèn)識，把檔案安全工作放在重要位置來抓，定期組織分析研判安全風(fēng)險，組織有關(guān)部門按照職責(zé)分工，及時排查安全風(fēng)險隱患，采取針對性措施加強(qiáng)實(shí)體檔案安全。進(jìn)一步強(qiáng)化檔案工作人員的安全意識與責(zé)任意識，克服麻痹思想和僥幸心理，更好地掌握檔案安全防護(hù)常識和技術(shù)操作規(guī)范，特別是檔案目錄數(shù)據(jù)和電子檔案安全保管的操作技能。在檔案管理和提供利用過程中，正確處理檔案管理、利用與保密、保護(hù)之間的關(guān)系，防止檔案損傷、丟失、污染和泄密，并嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案開放的規(guī)定。

3.4.2加強(qiáng)審計(jì)機(jī)關(guān)檔案安全保密。強(qiáng)化風(fēng)險意識，檔案保管利用設(shè)施設(shè)備應(yīng)滿足“九防”要求，實(shí)現(xiàn)檔案庫房、調(diào)閱室和辦公室三分開。加強(qiáng)檔案管理設(shè)施設(shè)備更新維護(hù)，排查梳理檔案安全風(fēng)險隱患，全面加強(qiáng)工程審計(jì)檔案工作源頭管理、過程管理和結(jié)果管理。

3.4.3加強(qiáng)數(shù)據(jù)安全保護(hù)。積極開展數(shù)據(jù)分類分級保護(hù)、數(shù)據(jù)安全風(fēng)險評估、預(yù)警監(jiān)測和應(yīng)急處置、數(shù)據(jù)安全審查等工作，構(gòu)建常態(tài)化數(shù)據(jù)保護(hù)機(jī)制，重點(diǎn)做好工程審計(jì)檔案網(wǎng)絡(luò)防護(hù)基座建設(shè)，運(yùn)用人工智能、區(qū)塊鏈等新一代信息技術(shù)優(yōu)勢，構(gòu)建高水平防火墻及防水墻，增強(qiáng)抵御網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險的能力。

結(jié)語

工程審計(jì)檔案管理是對一個建設(shè)項(xiàng)目的全方位綜合記錄，檔案資料真實(shí)記錄著工程的建設(shè)過程，做好相關(guān)資料的收集、管理和使用工作，能夠?yàn)閷徲?jì)工作順利開展提供可靠條件和依據(jù)。面對新時代審計(jì)工作的要求，審計(jì)部門要將“四個體系”建設(shè)貫穿工程檔案管理始終，歸好、學(xué)好、用好工程審計(jì)檔案，著力提升工程審計(jì)檔案治理體系和治理能力現(xiàn)代化，釋放數(shù)字檔案優(yōu)勢，牢固樹立“檔案是不可再生資源”的憂患意識，壓緊壓實(shí)檔案管理責(zé)任，規(guī)范和加強(qiáng)工程審計(jì)檔案管理工作，推進(jìn)檔案管理工作科學(xué)化、制度化、規(guī)范化，更好地發(fā)揮參謀助手的作用。

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作者簡介：屈渭鵬（1987—），大學(xué)學(xué)歷，陜西省佳縣審計(jì)服務(wù)中心館員，主要從事工程審計(jì)檔案管理、審計(jì)檔案管理。