院志編撰工作中的檔案應(yīng)用及思考

摘 要：修史編志是中華民族的優(yōu)良傳統(tǒng)，是一項(xiàng)功在當(dāng)代、利在千秋的重要性工作，也是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)的工作。為增強(qiáng)修史編志成果更具可讀性與可信度，在編史修志過(guò)程中需要始終以檔案資料為依據(jù)，充分發(fā)揮檔案在修志過(guò)程中的重要作用。本文以南寧市婦幼保健院院志編撰為例，首先分析了《院志》編撰所具有的“存史、資政、育人”的現(xiàn)實(shí)重要性，并從為修志提供信息源、增強(qiáng)修志現(xiàn)實(shí)性、保障修志準(zhǔn)確性等三個(gè)方面，提出了檔案在院志編撰工作中的重要價(jià)值。最后提出如何運(yùn)用好館藏檔案資料，發(fā)揮其在院志編撰工作中應(yīng)有的價(jià)值，不斷提升院志編撰的質(zhì)量和水平。

關(guān)鍵詞：檔案；院志編撰；應(yīng)用

概述

南寧市婦幼保健院是一所集預(yù)防保健、教學(xué)科研、健康教育和技術(shù)指導(dǎo)為一體的三甲婦幼保健院、國(guó)家級(jí)愛(ài)嬰醫(yī)院。近年來(lái)，南寧市婦幼保健院秉承“述道精誠(chéng)，拓新篤行”的院訓(xùn)，大力實(shí)施“人才興院，科技強(qiáng)院”的發(fā)展戰(zhàn)略，是全國(guó)首家分娩鎮(zhèn)痛技術(shù)研究所、首批國(guó)家級(jí)婚前保健特色專(zhuān)科建設(shè)單位。先后榮獲國(guó)家級(jí)母嬰安全優(yōu)質(zhì)服務(wù)單位、全國(guó)維護(hù)婦女兒童權(quán)益先進(jìn)集體等榮譽(yù)稱(chēng)號(hào)。2023年8月初，南寧市婦幼保健院?jiǎn)?dòng)《南寧市婦幼保健院院志》（以下簡(jiǎn)稱(chēng)《院志》）的編纂工作，至2024年5月完稿?！对褐尽氛故竞陀浭龅氖菑?953年至2023年底的70年歷史，尤其是在南寧市婦幼保健院進(jìn)入新世紀(jì)發(fā)展的20年間，南寧市婦幼保健院在醫(yī)療業(yè)務(wù)、健康教育、科研教學(xué)、人才培養(yǎng)、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、對(duì)外援助和黨建工作等方面所取得的成就。《院志》體例完整、史料翔實(shí)、圖文并茂，充分展現(xiàn)了廣大南寧婦幼人忘我拼搏、仁愛(ài)奉獻(xiàn)、創(chuàng)新發(fā)展的精神風(fēng)貌，是一部具有較強(qiáng)歷史和現(xiàn)實(shí)參考價(jià)值的書(shū)籍，對(duì)婦幼保健事業(yè)的發(fā)展提供借鑒和指導(dǎo)作用。

1 《院志》編撰的現(xiàn)實(shí)重要性

1.1 存史

志，有記錄、記載的意思。志書(shū)是經(jīng)濟(jì)發(fā)展的載體，是社會(huì)進(jìn)步的見(jiàn)證?！对褐尽返木幾仁悄蠈幨袐D幼保健院的詳細(xì)記錄史，也是該院的一部發(fā)展史。南寧市婦幼保健院歷經(jīng)七十余載的改革發(fā)展，在此過(guò)程中產(chǎn)生了大量具有保存價(jià)值的文獻(xiàn)史料，這些文獻(xiàn)史料既是展示南寧市婦幼保健院從無(wú)到有、從弱到強(qiáng)的發(fā)展歷程，也展現(xiàn)了各個(gè)時(shí)期南寧婦幼人篳路藍(lán)縷、艱辛創(chuàng)業(yè)的過(guò)程。通過(guò)將這些文獻(xiàn)史料、檔案資料的整理、提煉和總結(jié)，成為回憶、總結(jié)南寧市婦幼保健院的發(fā)展史，并以《院志》的形式予以呈現(xiàn)，將篇章濃縮成目錄，再將目錄提煉成書(shū)名，作為繼承、弘揚(yáng)南寧婦幼人奮斗史的重要載體。《院志》中詳細(xì)記錄了歷屆院長(zhǎng)、副院長(zhǎng)，歷年在冊(cè)職工人數(shù)以及科室沿革等，這些都是南寧市婦幼保健院發(fā)展歷史的重要見(jiàn)證和記錄。

1.2 資政

資政，即幫助治國(guó)理政。修志的另一重要功能就在于其“治天下者以史為鑒，治郡國(guó)者以志為鑒”?？梢?jiàn)，院志為醫(yī)院的發(fā)展提供重要鑒戒，為當(dāng)代社會(huì)服務(wù)提供重要參考和借鑒?！对褐尽分性敿?xì)記錄了各個(gè)年份南寧市公共衛(wèi)生項(xiàng)目開(kāi)展及婦幼健康指標(biāo)完成情況，也記錄了孕產(chǎn)保健、計(jì)劃生育、生殖醫(yī)學(xué)等主要臨床業(yè)務(wù)科室的設(shè)備配置、歷年醫(yī)療項(xiàng)目，還詳細(xì)記錄了醫(yī)聯(lián)體、互聯(lián)網(wǎng)醫(yī)院及遠(yuǎn)程會(huì)診等業(yè)務(wù)開(kāi)展情況以及各個(gè)時(shí)期科研成果及課題情況、人才培養(yǎng)等，這些重要信息為婦幼保健部門(mén)的行政決策、高質(zhì)量發(fā)展決策提供重要參考，有利于進(jìn)一步完善相關(guān)工作機(jī)制，創(chuàng)新醫(yī)療臨床科技及應(yīng)用，為婦幼保健院的高質(zhì)量發(fā)展決策提供重要參考。

1.3 育人

育人，即教育、教化、培養(yǎng)人。地方志凝聚著地方歷史文化的精華，展現(xiàn)出“一方之全書(shū)”的價(jià)值?！对褐尽穭t凝結(jié)著醫(yī)院長(zhǎng)期發(fā)展以來(lái)的厚重歷史文化，展現(xiàn)了一代又一代南寧婦幼人艱辛創(chuàng)業(yè)的發(fā)展歷程，反映了南寧婦幼人的良好醫(yī)德醫(yī)風(fēng)、堅(jiān)毅執(zhí)著的優(yōu)良品格。正是由于志書(shū)具有存史功能，而存史功能又能給人以啟示，啟發(fā)人們思考社會(huì)現(xiàn)象，探討人生的價(jià)值和意義。如《院志》首次對(duì)醫(yī)院建院以來(lái)進(jìn)行全方位的尋根溯源，編制了醫(yī)院首本《院志》，形成了以《院志》、院史館、畫(huà)冊(cè)、黨建文化長(zhǎng)廊/廣場(chǎng)、成果展示宣傳片、院歌等為主題的婦幼文化體系，多形式、多維度展示了婦幼發(fā)展成果，為婦幼文化的延續(xù)奠定了基礎(chǔ)。因此，《院志》編撰完成后，可以幫助后人了解前人的豐功偉績(jī)，為后人“學(xué)有榜樣、趕有目標(biāo)”提供“活教材”[1]。

2 《院志》編撰的檔案價(jià)值性

檔案是“方志之骨”，離開(kāi)檔案，方志就等于無(wú)源之水[2]。在南寧市婦幼保健院始于1953年12月籌備兒童保健所，歷經(jīng)70余年來(lái)的發(fā)展，產(chǎn)生了大量珍貴的檔案。這些檔案在此次《院志》編撰中發(fā)揮著重要作用?！对褐尽窋?shù)易其稿，成稿后共有178970字，收錄了260余張圖片以及一些實(shí)物等，離不開(kāi)檔案的支持。

2.1 提供修志信息源

修志是一項(xiàng)工作量大、周期長(zhǎng)、涉及面廣的專(zhuān)業(yè)性工作，在修志過(guò)程中，身為一名修志工作者，既要有強(qiáng)烈的責(zé)任意識(shí)、精品意識(shí)，也要有與時(shí)俱進(jìn)的時(shí)代意識(shí)，要立足醫(yī)院館藏的最權(quán)威、最可靠的檔案資料，根據(jù)醫(yī)院的發(fā)展實(shí)際需要，編寫(xiě)出最具可讀價(jià)值的史志。如《院志》中第一章“組織沿革”部分，包括黨群組織、群團(tuán)組織，其中黨群組織又包括歷屆黨委會(huì)及書(shū)記、副書(shū)記、黨委委員，也包括歷屆紀(jì)委會(huì)及書(shū)記、副書(shū)記、紀(jì)委委員，還包括黨委辦、各支部等黨委各部門(mén)以及共青團(tuán)、工會(huì)和職代會(huì)等群團(tuán)組織，通過(guò)這些黨群組織、群團(tuán)組織歷史檔案資料的收集，為修志提供體現(xiàn)醫(yī)院組織沿革。為此，南寧婦幼保健院修志過(guò)程中做了大量檔案收集利用工作，如從醫(yī)院檔案室查詢(xún)檔案資料331卷，向各科室職工征集檔案154份，向退休干部職工征集檔案史料530份，向南寧市衛(wèi)健委、南寧市檔案館等查閱檔案400余份。在收集這些檔案的基礎(chǔ)上，做好去粗存精、去偽存真，提煉出具有保存價(jià)值的檔案史料，作為《院志》編撰的重要信息源。

2.2 增強(qiáng)修志現(xiàn)實(shí)性

南寧市婦幼保健院從2023年8月初正式啟動(dòng)編撰《院志》，至2024年5月完稿，前后歷時(shí)10個(gè)月，召開(kāi)專(zhuān)題會(huì)議8次，征求修改意見(jiàn)20余次，從檔案資料收集，將分散、零碎的檔案史料收集起來(lái)，并按照修志的標(biāo)準(zhǔn)和要求進(jìn)行歸納、整理和研究分析，從而形成具有調(diào)理清晰、內(nèi)容成體系的《院志》?？梢?jiàn)，修志過(guò)程中，檔案資料成為修志的重要現(xiàn)實(shí)資料。換言之，離開(kāi)檔案去修志，將使修志工作成為無(wú)源之水、無(wú)本之木?！对褐尽烦醺逋瓿珊?，經(jīng)反復(fù)修改，數(shù)易其稿，最終完成目前的334頁(yè)、178970余字的《院志》。從上千張照片中，經(jīng)篩選《院志》收錄了260余張圖片。這些都體現(xiàn)了在修志過(guò)程中修撰人員從浩如煙海的館存檔案資料中查找、摘錄、收集具有編撰價(jià)值的史料，并以館藏的檔案現(xiàn)實(shí)資源為依據(jù)，高質(zhì)量地實(shí)現(xiàn)了修志工作。

2.3 保障修志的準(zhǔn)確性

《院志》是資料性的著述，詳細(xì)記述了一個(gè)單位的發(fā)展史。檔案資料一般是經(jīng)過(guò)斟酌和甄別的，是實(shí)事求是的，也是反映事物歷史的真實(shí)狀況。準(zhǔn)確是編史修志的基本要求，在編史修志過(guò)程中，需要修志人員查閱大量檔案資料，并將這些資料進(jìn)行整理和歸納，使其格式簡(jiǎn)潔、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、內(nèi)容準(zhǔn)確。醫(yī)院檔案本身已經(jīng)經(jīng)歷了收集、整理和著錄，并劃分了相應(yīng)的歸檔范圍及保存年限。因此，檔案資料信息準(zhǔn)確性與可靠性高，這也使《院志》編撰體現(xiàn)了實(shí)事求是、準(zhǔn)確無(wú)誤的特點(diǎn)，并經(jīng)受住歷史的考驗(yàn)。如《院志》中的“學(xué)科建設(shè)及科研教學(xué)”包括人才培養(yǎng)，包括送出進(jìn)修、接受繼續(xù)教育和學(xué)歷提高情況?？蒲?，包括研究的方向領(lǐng)域、完成課題情況、成果和學(xué)會(huì)職務(wù)。在修志過(guò)程中，選擇這些珍貴的檔案資料，使修志經(jīng)得住歷史的檢驗(yàn)，為醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展提供寶貴經(jīng)驗(yàn)[3-4]。

3 《院志》編撰的若干思考

3.1 健全修志三大保障

從人力、物力、財(cái)力三個(gè)方面為修志提供可靠保障。首先，人力保障是首要保障。根據(jù)修志工作需要，成立《院志》編撰委員會(huì)或編撰領(lǐng)導(dǎo)小組，由醫(yī)院主要領(lǐng)導(dǎo)或分管檔案工作的院領(lǐng)導(dǎo)任修志工作組主任，并從辦公室、檔案室及其他業(yè)務(wù)科室抽調(diào)業(yè)務(wù)骨干參與院志編撰工作。定期召開(kāi)院志編撰工作會(huì)議，定期聽(tīng)取編撰工作進(jìn)展，研究解決困難問(wèn)題，就篇幅綱目、結(jié)構(gòu)體例、工作計(jì)劃及志書(shū)審定召開(kāi)專(zhuān)門(mén)會(huì)議討論。在人員保障方面，既要兼顧各個(gè)年齡段，做到“老中青”結(jié)合，也要實(shí)行專(zhuān)業(yè)優(yōu)化。醫(yī)院修志涉及醫(yī)療、行政管理和健康知識(shí)等，要兼顧各學(xué)科人才。其次，要做好物力保障。編修志書(shū)要提供必要的辦公場(chǎng)所、設(shè)施等，由于會(huì)頻繁應(yīng)用到檔案資料等，要確保檔案安全。且編修志書(shū)是一項(xiàng)周期性較長(zhǎng)的工作，需要提供專(zhuān)門(mén)的辦公場(chǎng)所，方便編修志書(shū)人員安心工作和集中會(huì)議討論。此外，還要提供必要的辦公設(shè)施。如辦公桌椅、檔案櫥柜、計(jì)算機(jī)、打印機(jī)和照相機(jī)等，條件許可的情況下還要配備通勤車(chē)輛，便于外出考察、學(xué)習(xí)及檔案資料的復(fù)印、查閱。再次是財(cái)力保障。編修志書(shū)需要一定經(jīng)費(fèi)支持，應(yīng)將編修志書(shū)納入部門(mén)預(yù)算，將志書(shū)編修過(guò)程中需要的印刷、出差、辦公、出版等經(jīng)費(fèi)納入財(cái)政預(yù)算。相關(guān)費(fèi)用保障。例如，在征集檔案史料過(guò)程中，給予積極捐獻(xiàn)檔案資料人員相應(yīng)的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，鼓勵(lì)更多人踴躍提供重要的檔案資料，保障志書(shū)編修檔案資料的源頭活水[5]。

3.2 把握綱目三大編法

編修志書(shū)的成功關(guān)鍵在于綱目，編好綱目能夠?yàn)橹緯?shū)編修提供重要指引。好的綱目，要確保內(nèi)容完整、結(jié)構(gòu)合理、職責(zé)明確?！赌蠈幨袐D幼保健院志資料撰寫(xiě)提綱》包括序、概述、大事記以及組織沿革、行政機(jī)構(gòu)、婦女兒童保健工作、臨床業(yè)務(wù)科室、醫(yī)技科室、學(xué)科建設(shè)及科研教學(xué)、醫(yī)院文化和后勤服務(wù)管理等八章，包括一個(gè)“后記”。從綱目?jī)?nèi)容看，《院志》構(gòu)成完整、編章及科室完整性特點(diǎn)，即《院志》包括了前置、正文、后置三大內(nèi)容構(gòu)成，其中前置包括序、概述和大事記等；正文包括8個(gè)章節(jié)內(nèi)容，涵蓋了婦幼保健院的各個(gè)業(yè)務(wù)科室及管理方面的內(nèi)容。后置主要為后記。從篇章來(lái)看也體現(xiàn)了完整性，做到了縱不缺項(xiàng)、橫不缺目的效果。如“醫(yī)院文化”一章中包括概述，院徽、院訓(xùn)、院歌、醫(yī)院理念、對(duì)外宣傳、創(chuàng)建活動(dòng)、人物及榮譽(yù)等五節(jié)。從綱目結(jié)構(gòu)來(lái)看，也要體現(xiàn)其合理性。如歸類(lèi)、排列和章節(jié)設(shè)置等三個(gè)方面都要體現(xiàn)其合理性。“事以類(lèi)聚、類(lèi)為一志”是修志綱目歸類(lèi)設(shè)置的基本要求，表現(xiàn)在志的整體綱目布局要合理，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，題文相符，同一門(mén)類(lèi)，最大限度地精簡(jiǎn)篇數(shù)，可合并一定要合并，可歸類(lèi)一定要?dú)w類(lèi)。排列合理，主要是指志一般要按照“前置—正文—后置”順序近修排列，其中正文內(nèi)容排列要按照先行政管理，接著業(yè)務(wù)科室等。章節(jié)設(shè)置要合理，主要是指章節(jié)設(shè)置體現(xiàn)職能性、細(xì)化和完善。最后，綱目職責(zé)要明確，即綱目編制不是檔案室、辦公室或其他業(yè)務(wù)部門(mén)的職責(zé)，而是全院的共同責(zé)任，需要各部門(mén)各司其職、各負(fù)其責(zé)，齊心協(xié)力，共同完成，因此，要明確并細(xì)化綱目編制過(guò)程中各單位的具體職責(zé)內(nèi)容[6]。主要體現(xiàn)在單編職責(zé)、綜合職責(zé)和交錯(cuò)職責(zé)三個(gè)方面。例如，《院志》的綱目編撰是南寧市婦幼保健院的職責(zé)，是婦幼保健院17個(gè)專(zhuān)業(yè)學(xué)科的職責(zé)，也是全體南寧婦幼保健人的共同職責(zé)。

3.3 注重檔案的三大搜集方法

編修志書(shū)關(guān)鍵在于搜集好檔案資料。除了要舉辦修志業(yè)務(wù)培訓(xùn)，講深講透志書(shū)編撰的現(xiàn)實(shí)意義，還要把征集資料的范圍和要求予以公布，借助互聯(lián)網(wǎng)或上門(mén)征集等多種形式，最大限度地做好志書(shū)編撰資料的征集工作[7]。搜集資料的方法有“作戰(zhàn)法”、核對(duì)法和并舉法等，所謂作戰(zhàn)法就是將志書(shū)編撰資料的收集看作是一場(chǎng)戰(zhàn)役，既要集中人員打殲滅戰(zhàn)，也要做好拾遺掃尾戰(zhàn)，就某事件單獨(dú)召開(kāi)座談會(huì)等形式，進(jìn)行征集。核對(duì)法，就是要將搜集到的檔案資料反復(fù)鑒別核對(duì)或者佐證，確保資料的真實(shí)性。并舉法則包括摘編、登歸登并舉，將資料整理建檔。在《院志》的編撰中，也采用了多種方式進(jìn)行征集。如89人/次共查閱291卷院內(nèi)室檔案；向全院各科室干部職工征集目前醫(yī)院發(fā)展歷程相關(guān)材料，共收集到154份。派出人員到南寧市衛(wèi)健委、南寧市檔案館、廣西壯族自治區(qū)檔案館等查閱收集檔案400余份；向退休干部職工征集聲像類(lèi)116張照片。首任院長(zhǎng)（譚系慈）家屬捐贈(zèng)共計(jì)13份；退休職工295份；社會(huì)人士捐贈(zèng)51件。

結(jié)語(yǔ)

編修志書(shū)是一項(xiàng)功在當(dāng)代、利在千秋的優(yōu)良傳統(tǒng)，是為單位或地方建立“家譜”的有重要現(xiàn)實(shí)意義的工作。其中檔案在編修志書(shū)中發(fā)揮著關(guān)鍵性作用。作為編修志書(shū)人員要在思想上高度重視修志以及修志過(guò)程中檔案的重要意義，健全修志保障，把握綱目編法，做好修志檔案資料的搜集，確保高質(zhì)量按時(shí)完成編修志書(shū)任務(wù)，展現(xiàn)前人的豐功偉績(jī)，啟迪后人接續(xù)奮斗，為推動(dòng)事業(yè)發(fā)展提供重要保障。

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作者簡(jiǎn)介：藍(lán)智（1977.1—），大學(xué)學(xué)歷，南寧市婦幼保健院檔案管理人員，研究方向：檔案信息化管理方向。鐘春蓉（1983.1—），研究生學(xué)歷，南寧市婦幼保健院副研究館員，研究方向：綜合檔案管理。