流動(dòng)人員人事檔案管理與數(shù)字化建設(shè)研究

摘 要：在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)不斷推進(jìn)發(fā)展的背景下，隨著就業(yè)方式的多元化發(fā)展，流動(dòng)人員總數(shù)不斷增多，用人部門與勞動(dòng)力個(gè)人之間互相選擇的空間越來(lái)越大，特別是隨著信息技術(shù)的發(fā)展以及大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，使得檔案管理類部門對(duì)流動(dòng)人員人事檔案的管理也迎來(lái)了前所未有的挑戰(zhàn)。如何實(shí)現(xiàn)利用數(shù)字化技術(shù)對(duì)流動(dòng)人員人事檔案管理以進(jìn)一步提升檔案管理的質(zhì)量與效率，是人事及社會(huì)管理部門面臨的一項(xiàng)重大課題。

關(guān)鍵詞：流動(dòng)人員；人事檔案；數(shù)字化

人事檔案資料記錄了一個(gè)人的成長(zhǎng)軌跡，不僅是個(gè)人成長(zhǎng)經(jīng)歷的有力證明，還是用人單位選人用人的重要參考，更是流動(dòng)人員在參加各類招錄招聘考試、辦理政審以及職業(yè)生涯中參與職稱評(píng)定與職務(wù)升遷所必須參考的重要依據(jù)。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的不斷深入，就業(yè)渠道與就業(yè)方式的多元化發(fā)展，勞動(dòng)分工細(xì)化趨勢(shì)越來(lái)越明顯。不但推動(dòng)城鄉(xiāng)乃至城市之間人口流動(dòng)的規(guī)模不斷增大，而且作為用人單位與勞動(dòng)者個(gè)人之間相互選擇的范圍與空間也越來(lái)越大，由此導(dǎo)致關(guān)于流動(dòng)人員人事檔案管理工作越來(lái)越成為社會(huì)管理的重要組成部分。在可預(yù)見的未來(lái)，流動(dòng)人員人事檔案的入庫(kù)量、庫(kù)存量以及流轉(zhuǎn)量將會(huì)不斷增加，流動(dòng)人員檔案管理工作的難度也越來(lái)越大，要求也越來(lái)越高。社會(huì)對(duì)流動(dòng)人員的人事檔案管理與建設(shè)工作的要求，也會(huì)朝著更加規(guī)劃化于現(xiàn)代化的方向發(fā)展。在大數(shù)據(jù)技術(shù)已經(jīng)滲透社會(huì)生活的今天，雖然傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案存在原始性、安全性的特點(diǎn)，但也因在檔案保管和轉(zhuǎn)接等方面的手續(xù)復(fù)雜、效率低以及易遺失等特點(diǎn)存在很多需要改進(jìn)的弊端。如何規(guī)避傳統(tǒng)管理模式帶來(lái)的各種問(wèn)題，不斷解決與優(yōu)化流動(dòng)人口檔案管理中存在的各種問(wèn)題，提高流動(dòng)人員人事檔案管理的質(zhì)量與效率，已經(jīng)成為人力資源公共服務(wù)相關(guān)部門急需探討與解決的重要課題。

1 流動(dòng)人員人事檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，大數(shù)據(jù)技術(shù)無(wú)疑為流動(dòng)人員人事檔案管理提供有效的技術(shù)支持[1]。流動(dòng)人員的人事檔案管理相對(duì)于其他人員所面對(duì)的工作量和工作難度都要更大。信息時(shí)代給流動(dòng)人員檔案管理工作帶來(lái)重大的革新契機(jī)，借助于大數(shù)據(jù)信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)，流動(dòng)人員檔案管理開展數(shù)字化建設(shè)，無(wú)疑為解決諸多傳統(tǒng)檔案管理模式的弊端提供解決問(wèn)題的有效途徑。

1.1 有利于最大限度地搜集與挖掘流動(dòng)人員檔案的信息

流動(dòng)人員的人事檔案是以流動(dòng)人員個(gè)體為單位，經(jīng)過(guò)相關(guān)部門對(duì)其在社會(huì)上自然流動(dòng)過(guò)程中所發(fā)生的信息，進(jìn)行合法合規(guī)的審查調(diào)查后以最原始的形式儲(chǔ)存的一種關(guān)于該人員的基本信息的歷史記錄材料。這種人事檔案的建立與妥善管理是其參加各種考試與考核乃至職業(yè)發(fā)展的重要?dú)v史參考資料，也是當(dāng)前社會(huì)管理更好地實(shí)現(xiàn)對(duì)流動(dòng)人員進(jìn)行管理的一種方式與手段。在當(dāng)下，通過(guò)數(shù)字化管理可以使得任何類型流動(dòng)人員的人事檔案，都能夠通過(guò)先進(jìn)的信息技術(shù)與數(shù)字化技術(shù)將當(dāng)事人的檔案信息搜集與收錄在檔案管理的數(shù)據(jù)庫(kù)中。借助數(shù)字化模式管理流動(dòng)人口的檔案信息可以打破原有的時(shí)空限制，使得檔案管理部門對(duì)個(gè)體信息的搜集和挖掘能力有了更加便捷的途徑，還可以運(yùn)用優(yōu)質(zhì)的數(shù)字化管理理念與工作模式對(duì)流動(dòng)人口檔案系統(tǒng)進(jìn)行管理?？梢约皶r(shí)將流動(dòng)人口作為人才資源的職業(yè)選擇等信息最大限度地納入人事檔案信息系統(tǒng)中，極大地充實(shí)和豐富了流動(dòng)人員的檔案信息；還可以為各行各業(yè)的人事管理與調(diào)配需求提供服務(wù)，提升整體管理效率和質(zhì)量。

1.2 有利于最大限度地保持原始檔案的真實(shí)性與完整性

流動(dòng)人員檔案數(shù)字化建設(shè)能夠更好地實(shí)現(xiàn)流動(dòng)人員人事檔案保存的原始性、真實(shí)性與完整性。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的缺點(diǎn)不僅不利于長(zhǎng)期保存，還很難實(shí)現(xiàn)對(duì)大規(guī)模同類信息進(jìn)行分析。將流動(dòng)人員的基本信息從紙質(zhì)化管理轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化管理，不僅可以避免由于流動(dòng)人員的反復(fù)流動(dòng)而增加重復(fù)性工作，還可以避免因檔案頻繁的出入庫(kù)以及客觀原因?qū)е碌臋n案損壞與丟失現(xiàn)象發(fā)生，更重要的是可以避免非法涂改檔案信息事件的發(fā)生。流動(dòng)人員人事檔案數(shù)字化使得檔案管理部門更加高效地對(duì)檔案進(jìn)行管理，從而為企事業(yè)單位選拔人才提供充分、準(zhǔn)確的信息。人事檔案數(shù)字化管理的主旨是要將傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案管理模式，通過(guò)利用數(shù)字化技術(shù)轉(zhuǎn)變成信息化管理模式，以提高對(duì)流動(dòng)人員人事檔案管理的信息化水平。同時(shí)，依托網(wǎng)絡(luò)大數(shù)據(jù)平臺(tái)的優(yōu)勢(shì)和手段建立健全流動(dòng)人員人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，以標(biāo)準(zhǔn)化、信息化和網(wǎng)絡(luò)化為目標(biāo)實(shí)現(xiàn)流動(dòng)人員檔案信息利用的更加高效與合理化。

1.3 有利于最高效率的使用與共享檔案信息

流動(dòng)人員檔案信息的數(shù)字化建設(shè)能夠更高效地對(duì)檔案進(jìn)行管理，也能夠提升資源共享的效率。其本質(zhì)是將人工管理的檔案對(duì)接先進(jìn)的數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行管理模式優(yōu)化，不僅減少人工管理可能造成的各種失誤，降低管理人員的工作壓力，還能在很大程度上提高人力資源部門與單位檔案管理部門的工作效率。此外，利用大數(shù)據(jù)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)資源共享利用已經(jīng)成為社會(huì)各行業(yè)發(fā)展的趨勢(shì)，企事業(yè)單位的人事檔案管理部門可以完全通過(guò)檔案的數(shù)字化建設(shè)來(lái)提高檔案資源的共享效率。利用大數(shù)據(jù)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)流動(dòng)人員檔案的數(shù)據(jù)共享可以推動(dòng)區(qū)域間檔案調(diào)動(dòng)的便捷化，最大限度地實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)傳送為主、人工勞動(dòng)為輔的檔案管理與服務(wù)模式。數(shù)字化建設(shè)不僅有助于人力資源服務(wù)部門與用人單位全方位了解流動(dòng)人員的信息，還有利于為用人單位高效率地挖掘優(yōu)秀人才提供基礎(chǔ)依據(jù)，以提高經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。紙質(zhì)檔案的數(shù)字化管理模式的轉(zhuǎn)化還在很大程度上降低了紙張等原材料物質(zhì)的消耗，順應(yīng)了國(guó)家在節(jié)能降耗以及保護(hù)環(huán)境等方面的政策要求。

2 流動(dòng)人員人事檔案管理存在的問(wèn)題

2.1 流動(dòng)人員人事檔案管理制度不完善

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷深入發(fā)展，雖然人才流動(dòng)的規(guī)模和速度在攀升，但是許多基層檔案管理部門還沒(méi)有形成完善的關(guān)于流動(dòng)人才人事檔案的管理制度，由此導(dǎo)致了管理制度與現(xiàn)實(shí)需要相脫節(jié)，流動(dòng)人才檔案管理專業(yè)化程度難以提升?，F(xiàn)階段流動(dòng)人員人事檔案管理的弊端在人事制度改革工作不斷推進(jìn)的趨勢(shì)下日漸凸顯，由于不同區(qū)域?qū)α鲃?dòng)人員檔案的管理制度與機(jī)制存在較大差異。例如，有些地區(qū)由于沒(méi)有配備專業(yè)的檔案人才，因檔案管理人員缺乏專業(yè)知識(shí)且不能熟練掌握檔案管理的基本規(guī)范與要求，致使檔案信息資料有分散或遺失現(xiàn)象，對(duì)流動(dòng)人才檔案信息的完整性和真實(shí)性造成了一定程度的影響或者由于沒(méi)有實(shí)現(xiàn)大規(guī)模的電子辦公模式，更沒(méi)有建立較為完善的數(shù)字化檔案信息系統(tǒng)，嚴(yán)重影響了人事檔案在大數(shù)據(jù)平臺(tái)的共享；更有為了保證檔案信息的安全性，流動(dòng)人員人事檔案管理部門都會(huì)對(duì)查閱與借用檔案等行為設(shè)置比較嚴(yán)格的要求，制度的設(shè)定和管理模式的落后，導(dǎo)致檔案信息也難以實(shí)現(xiàn)有效的共享，造成了檔案使用價(jià)值難以提升。

2.2 流動(dòng)人口人事檔案信息入檔不完善

人事檔案本身具有信息量大，內(nèi)容龐雜的特點(diǎn)。流動(dòng)人員的人事檔案因其自身受很大流動(dòng)性與不確定性因素的影響，尤其是在人檔分離的情況下，檔案信息流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)和采集工作就更加復(fù)雜，長(zhǎng)此以往可能會(huì)出現(xiàn)流動(dòng)人員資料分散、無(wú)法完整搜集的情況，這也給人事檔案管理工作帶來(lái)了很大難度。除此之外，由于流動(dòng)人口的檔案資料包含學(xué)歷、工作履歷、職位、職稱等較為復(fù)雜但卻重要的信息，在流動(dòng)人員辦理就業(yè)及失業(yè)手續(xù)的過(guò)程中，按照相關(guān)要求可能會(huì)需要跨區(qū)域進(jìn)行傳遞該人員的檔案信息，但是在調(diào)取檔案手續(xù)煩瑣且缺乏數(shù)字化支持的條件下，會(huì)加劇流動(dòng)人員人事檔案出現(xiàn)分散于各地、難以搜集與管理的問(wèn)題。在數(shù)字化技術(shù)支持缺失的條件下，檔案信息的流動(dòng)會(huì)加劇紙質(zhì)檔案資料內(nèi)容易缺失的缺點(diǎn)。以紙質(zhì)檔案為基礎(chǔ)形成的電子檔案也存在缺項(xiàng)、圖像失色與歪斜、入庫(kù)時(shí)圖像分辨率低而出現(xiàn)檔案內(nèi)容質(zhì)量較低等情況，影響使用效率與數(shù)據(jù)共享。用人單位在選聘流動(dòng)人員后也不注重對(duì)流動(dòng)人員檔案信息的搜集與管理，而且用人單位也不關(guān)注已離職人員檔案的移交工作，這會(huì)進(jìn)一步加大對(duì)流動(dòng)人員檔案搜集與管理的難度。雖然，如今部分地區(qū)已隨著數(shù)字化技術(shù)的普及將流動(dòng)人員人事檔案也并入政務(wù)信息化建設(shè)中來(lái)，但是基于流動(dòng)人員個(gè)性特征多樣化、變動(dòng)性較強(qiáng)的特征，加之流動(dòng)人員人事檔案流轉(zhuǎn)速度快、使用頻率高等特點(diǎn)，致使流動(dòng)人員人事檔案材料在內(nèi)容更新之后存在流轉(zhuǎn)不規(guī)范的問(wèn)題。

2.3 流動(dòng)人口的“棄檔”情況較為嚴(yán)重

就目前流動(dòng)人員人事檔案管理的現(xiàn)狀來(lái)看，每年總有一部分暫時(shí)無(wú)法就業(yè)的大學(xué)畢業(yè)生不了解檔案管理的相關(guān)規(guī)定。尤其是就職于私企的大中專畢業(yè)的流動(dòng)人員，本人對(duì)檔案管理意識(shí)較為薄弱，畢業(yè)后大部分進(jìn)入私企工作，未能認(rèn)識(shí)到檔案的重要意義，因缺乏與檔案管理機(jī)構(gòu)和單位保持有效溝通超過(guò)三年以上，而被人力資源交流中心與人才市場(chǎng)歸類為“棄檔”。目前棄檔現(xiàn)象非常普遍，不僅增加了檔案管理部門的管理難度，而且導(dǎo)致這些流動(dòng)人員在之后的就業(yè)乃至就業(yè)后的職稱評(píng)定與職務(wù)升遷過(guò)程中遭遇諸多困難。此外，還有一些企業(yè)為了防止人才流失會(huì)采用扣留員工人事檔案的方式，進(jìn)而影響了流動(dòng)人員人事檔案的“檔隨人走”規(guī)則。更有一些流動(dòng)人員從安全角度考慮選擇了自己保管檔案，最終導(dǎo)致檔案丟失乃至轉(zhuǎn)檔困難的現(xiàn)象。顯然，以上幾類情況如果不能得到有效解決，很難提高流動(dòng)人員人事檔案資源的共享與使用效率。

3 流動(dòng)人員人事檔案數(shù)字化建設(shè)優(yōu)化對(duì)策

3.1 構(gòu)建流動(dòng)人員資料數(shù)據(jù)庫(kù)，促進(jìn)數(shù)字化檔案的跨區(qū)域共享

作為檔案管理部門應(yīng)積極高效地利用網(wǎng)絡(luò)、信息儲(chǔ)存等現(xiàn)代化數(shù)字技術(shù)，打破封閉式的檔案管理模式，構(gòu)建一套適應(yīng)數(shù)字化時(shí)代、全國(guó)統(tǒng)一的流動(dòng)人員信息數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)。利用云計(jì)算技術(shù)、大數(shù)據(jù)分析、互聯(lián)網(wǎng)等現(xiàn)代信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)大數(shù)據(jù)技術(shù)與現(xiàn)代檔案系統(tǒng)之間的連接，使得流動(dòng)人員檔案管理部門能夠借助于大數(shù)據(jù)和互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)的查詢系統(tǒng)，真正達(dá)成流動(dòng)人員檔案資料的跨區(qū)域共享的目的。以數(shù)字化技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)流動(dòng)人員人事檔案中關(guān)于人的社會(huì)化屬性，以開放式管理模式推進(jìn)人事檔案的社會(huì)化和公開化進(jìn)程以及檔案的一體化管理，打造符合社會(huì)人才流動(dòng)的檔案管理模式，為流動(dòng)人員人事檔案管理質(zhì)量與效益的提高奠定基礎(chǔ)，能夠更好地為企事業(yè)單位及時(shí)獲取流動(dòng)人員的檔案信息，進(jìn)而為順利進(jìn)行選人用人提供便利。

3.2 構(gòu)建完善的流動(dòng)人員人事檔案管理制度

進(jìn)入數(shù)字化時(shí)代，為保證流動(dòng)人員人事檔案的合理利用與共享效能的發(fā)揮，必須科學(xué)建構(gòu)人事檔案管理機(jī)制，全面搭建流動(dòng)人員人事檔案管理系統(tǒng)，提高人事檔案管理體系的運(yùn)作質(zhì)量與效率。當(dāng)前，我國(guó)已經(jīng)具備大多數(shù)針對(duì)實(shí)體檔案管理制度的規(guī)章制度與法律法規(guī)。例如，國(guó)家檔案管理部門已制定出臺(tái)《流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)規(guī)定》《干部人事檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》等相關(guān)文件，推動(dòng)各地區(qū)實(shí)現(xiàn)流動(dòng)人員人事檔案數(shù)字化、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化管理[2]。2020年6月，我國(guó)修訂并通過(guò)了《中華人民共和國(guó)檔案法》，并且在相關(guān)條文里增加了關(guān)于“檔案信息化建設(shè)”章節(jié)，為在信息化時(shí)代打造檔案的數(shù)字化管理模式提供了法律支撐。未來(lái)，作為基層檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)參照該《檔案法》建立完善且科學(xué)的流動(dòng)人員人事檔案數(shù)字化管理制度，利用大數(shù)字平臺(tái)充分實(shí)現(xiàn)電子檔案的信息共享，針對(duì)用人單位與個(gè)人的個(gè)性化需求有針對(duì)性地打造全方位立體化的數(shù)字化檔案服務(wù)體系，促動(dòng)流動(dòng)人員人事檔案的管理工作更加科學(xué)和規(guī)范，更好地為社會(huì)選用人才提供信息服務(wù)。

3.3 多渠道規(guī)避棄檔現(xiàn)象

檔案資料的完整性與真實(shí)性是確保社會(huì)企事業(yè)單位選人用人的基本參考保障。因此，確保流動(dòng)人才檔案資料在流進(jìn)與流出過(guò)程中的完整性，不僅需要依賴完備的檔案管理制度與機(jī)制，檔案管理部門負(fù)責(zé)任的態(tài)度，還需要作為流動(dòng)人員本人對(duì)檔案重要性的認(rèn)知以及踐行。首先，從源頭抓起，大力加強(qiáng)高校學(xué)生對(duì)個(gè)人人事檔案管理的宣傳工作，促使即將畢業(yè)的學(xué)生清醒地意識(shí)到人事檔案對(duì)自己未來(lái)職業(yè)發(fā)展的重要影響。其次，從用人單位來(lái)說(shuō)要加強(qiáng)對(duì)員工檔案知識(shí)的宣傳，在對(duì)新入職人員檔案加強(qiáng)管理的同時(shí)還要對(duì)離職人員人事檔案積極地調(diào)轉(zhuǎn)。再次，對(duì)于流動(dòng)人員自身來(lái)講，要對(duì)自己的檔案去向做好后期的跟蹤與監(jiān)督工作。最后，檔案管理部門還應(yīng)采取切實(shí)可行的政策，依法清查檔案管理進(jìn)程中的違法違規(guī)行為，保障流動(dòng)人員人事檔案合法合規(guī)也在人才市場(chǎng)上自由流動(dòng)。

綜上所述，流動(dòng)人員人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)途徑的變革是適應(yīng)信息時(shí)代檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)，將流動(dòng)人口人事檔案作為社會(huì)化價(jià)值屬性來(lái)體現(xiàn)功用，在為流動(dòng)人員提供有效的人事檔案管理服務(wù)的同時(shí)，充分利用網(wǎng)絡(luò)大數(shù)字平臺(tái)的優(yōu)勢(shì)與作用來(lái)實(shí)現(xiàn)不同部門之間人才資源信息的共享與交流以及一體化應(yīng)用和管理，以促進(jìn)人事檔案管理與服務(wù)質(zhì)量，進(jìn)而提升人事檔案信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的管理效率和管理質(zhì)量。

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作者簡(jiǎn)介：楊慧茹（1991—）大學(xué)學(xué)歷，山東省德州市德城區(qū)人力資源和社會(huì)保障局館員，主要從事檔案工作。