機關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)路徑探究

摘 要：隨著信息化技術(shù)的迅速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，機關(guān)事業(yè)單位面臨著檔案管理工作方式的根本性變革。本研究圍繞機關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的必要性、面臨的挑戰(zhàn)以及具體實施路徑進行深入探討。首先，從檔案管理和應(yīng)用的視角出發(fā)，闡述了信息化建設(shè)對于提高檔案工作效率、保障檔案安全以及促進檔案資源共享的重要性。隨即，識別并分析了在信息化過程中可能遭遇的主要挑戰(zhàn)，并從加強檔案信息化管理體系建設(shè)、構(gòu)建全面的檔案信息化安全防護機制以及打造復(fù)合型檔案管理人才梯隊三個角度出發(fā)提出了一系列實施策略。以期能夠推動機關(guān)事業(yè)單位檔案管理向更高效、安全、現(xiàn)代的方向發(fā)展，最終實現(xiàn)檔案管理工作質(zhì)的飛躍。本研究旨在深入分析事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的必要性、面臨的挑戰(zhàn)及實現(xiàn)路徑，以期為機關(guān)事業(yè)單位檔案管理的信息化轉(zhuǎn)型提供理論支撐和實踐參考。

關(guān)鍵詞：機關(guān)事業(yè)單位；檔案管理；信息化；規(guī)范化

事業(yè)單位作為支撐社會各領(lǐng)域穩(wěn)定運行的關(guān)鍵架構(gòu)，承擔著管理和保存大量文本、圖片等紙質(zhì)檔案的任務(wù)[1]。這些檔案不僅數(shù)量龐大，而且種類繁多，其管理一直是一個頗具挑戰(zhàn)的任務(wù)。信息技術(shù)的飛速發(fā)展為機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理帶來了新的挑戰(zhàn)和轉(zhuǎn)型升級的新機遇。因此，探究事業(yè)單位在信息化浪潮中如何有效推進檔案管理的信息化建設(shè)，不僅有助于提升檔案管理的效率和安全性，還能促進檔案資源的合理利用和共享，是當前亟待解決的關(guān)鍵問題。

1 機關(guān)事業(yè)單位推進檔案管理信息化建設(shè)的必要性

1.1 基于檔案管理的視角

在當前信息化時代背景下，機關(guān)事業(yè)單位面臨的檔案管理模式需與時俱進，其推進檔案管理信息化建設(shè)的必要性顯得尤為突出。一方面，隨著電子政務(wù)的深入推廣和數(shù)字數(shù)據(jù)的急劇增長，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式已難以滿足高效、快速的信息檢索和共享需求，亟須通過信息化手段提升檔案管理的現(xiàn)代化水平[2]。另一方面，信息化建設(shè)能有效應(yīng)對檔案數(shù)量急劇增加所帶來的壓力，通過數(shù)字化轉(zhuǎn)換，不僅可以優(yōu)化檔案存儲空間，還能夠?qū)崿F(xiàn)快速準確的信息檢索，極大地提高工作效率。此外，檔案管理信息化還關(guān)系到信息安全與保密工作的升級，數(shù)字化管理可以引入先進的加密技術(shù)和訪問控制，保障檔案數(shù)據(jù)的安全性。同時，面對全球化的信息共享要求，信息化建設(shè)是實現(xiàn)檔案跨時空共享的有效途徑，對于提升機關(guān)事業(yè)單位的工作透明度、服務(wù)效率及公眾滿意度具有重要意義。

因此，從應(yīng)對數(shù)字化挑戰(zhàn)、提升管理效率和安全性到滿足現(xiàn)代化服務(wù)需求等多個維度考慮，推進檔案管理信息化建設(shè)不僅是一種趨勢，還是一種迫切的需求。這對于提高機關(guān)事業(yè)單位的管理現(xiàn)代化水平，實現(xiàn)高效、安全、便捷的檔案管理具有不可替代的作用。

1.2 基于檔案應(yīng)用的視角

檔案不僅是存儲歷史資料的工具，還是一種可以重復(fù)利用、具有深厚價值的資源。然而，傳統(tǒng)的檔案管理方式因其流程煩瑣、效率低下以及對檔案物理保存條件的高要求，限制了檔案的有效利用，使得眾多檔案資源未能被充分發(fā)掘與使用。信息化建設(shè)能夠通過數(shù)字化手段，保障檔案的長期保存與易于檢索，減少紙質(zhì)檔案可能面臨的損壞與丟失風險，實現(xiàn)檔案價值的最大化。同時，借助檔案管理系統(tǒng)，機關(guān)事業(yè)單位可以更靈活地響應(yīng)外部借閱需求，高效地提供服務(wù)，從而極大地提升檔案的使用率和服務(wù)質(zhì)量。由于信息化建設(shè)支持跨領(lǐng)域的檔案整合，能夠增強檔案服務(wù)于機構(gòu)決策、研究和公眾服務(wù)的能力，進一步突顯其在促進知識共享、支撐社會發(fā)展中的重要作用。因此，從增強檔案利用價值、提升服務(wù)效能、保障檔案安全長久保存等方面考慮，推動檔案管理向信息化轉(zhuǎn)型是極為必要的。

2 機關(guān)事業(yè)單位推進檔案管理信息化建設(shè)面臨的挑戰(zhàn)

機關(guān)事業(yè)單位在推進檔案管理信息化建設(shè)的過程中，面臨的問題集中在制度建設(shè)的滯后性、信息化安全防護的薄弱性以及構(gòu)建高效復(fù)合型人才團隊的緊迫性三個維度，需要突破傳統(tǒng)檔案管理體系在適應(yīng)數(shù)字化轉(zhuǎn)型中的困境。

其一，制度建設(shè)的滯后性問題凸顯現(xiàn)行檔案管理體制在面對信息化浪潮時的響應(yīng)遲緩。制度的僵化不僅會阻礙管理模式的創(chuàng)新，還成為檔案信息化進程中無形的束縛[3]。隨著工作內(nèi)容和方式的演進，原有的檔案管理規(guī)章未能及時更新以反映新技術(shù)的應(yīng)用與管理需求，導致實踐操作與理論制度之間出現(xiàn)斷層，影響著檔案管理效率和安全性。

其二，檔案信息化安全防護的不足直接關(guān)系到檔案資料的完整性與保密性，成為推進信息化建設(shè)時必須重點解決的問題。盡管網(wǎng)絡(luò)技術(shù)極大地提高工作效率，同樣也使檔案資料面臨著多種威脅，包括技術(shù)漏洞、非法侵入甚至內(nèi)部管理疏漏等，這些問題如果不被有效控制，將嚴重損害機關(guān)事業(yè)單位的利益和聲譽，無疑為檔案資料的保護埋下了潛在風險。

此外，長期以來，檔案管理依賴于人工操作，對信息技術(shù)的依賴度低，導致部分資深人員在技術(shù)應(yīng)用上存在明顯短板。在信息化建設(shè)的大潮中，檔案管理不僅需要傳統(tǒng)的分類和歸檔能力，還需要對信息技術(shù)的深入理解和應(yīng)用能力，管理人員專業(yè)技能與信息技術(shù)應(yīng)用能力的不匹配以及既有人員對新興技術(shù)的適應(yīng)性不強，新招聘人員又缺乏必要的檔案管理知識等問題都直接影響著信息化建設(shè)的效率和質(zhì)量。

綜上所述，機關(guān)事業(yè)單位在推進檔案管理信息化建設(shè)的過程中，必須綜合考量制度、安全與人才三大維度的挑戰(zhàn)，通過制度創(chuàng)新、加強安全防護措施以及培養(yǎng)和引進復(fù)合型人才等方法，全面提升檔案管理的信息化水平，確保其在數(shù)字化時代的有效運作與發(fā)展。

3 機關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的路徑

3.1 加強檔案信息化管理體系建設(shè)，推動檔案管理的規(guī)范化

隨著信息量的激增和數(shù)據(jù)類型的多樣化，加強機關(guān)事業(yè)單位檔案信息化管理體系的建設(shè)顯得尤為重要。通過構(gòu)建一個高效、規(guī)范、可靠的信息化管理體系，實現(xiàn)檔案安全保存和快速檢索，確保信息的安全性和完整性，進而推動檔案管理工作的全面規(guī)范化。

一方面，檔案信息不僅記錄了單位的發(fā)展歷程，還是每位成員工作成果的體現(xiàn)。因此，明晰每個人在生成和利用這些資料時的角色，是優(yōu)化檔案管理實踐的基礎(chǔ)[4]。因此，在推進檔案管理信息化建設(shè)的過程中，確立清晰的責任分工對于提高整體管理效率和質(zhì)量具有關(guān)鍵意義。這不僅涉及將信息化建設(shè)的理念融入日常管理，還要求每個參與者都能明確自己的角色和職責。為此，首先，需要對檔案管理中的各個角色進行定義和澄清，針對每個角色制定詳盡的職責描述。例如，檔案創(chuàng)建者負責生成和提交電子檔案，確保信息的完整性和準確性；檔案管理者則負責審核、歸檔和維護這些檔案；技術(shù)支持人員負責系統(tǒng)的日常維護和用戶培訓。明確角色定義與職責后，即可建立責任落實機制。通過制定一套明確的工作流程和標準操作程序（SOP），并將其整合到檔案管理信息系統(tǒng)中，使得每個流程環(huán)節(jié)都有明確的責任人，確保工作流程透明化，每步操作有據(jù)可依。

另一方面，機關(guān)事業(yè)單位可以搭建一套綜合性的檔案信息化管理平臺。該平臺需要包含信息錄入、儲存、編輯、分析及輸出等關(guān)鍵功能模塊。為此，單位應(yīng)精心設(shè)計包括數(shù)據(jù)采集處理、用戶查詢、系統(tǒng)維護、幫助支持及權(quán)限管理在內(nèi)的子系統(tǒng)。通過引入先進的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，確保平臺能夠?qū)崿F(xiàn)不同部門之間的信息互聯(lián)互通，從而促進檔案信息的自動化和高效管理。在具體實施上，機關(guān)事業(yè)單位需確保數(shù)據(jù)采集模塊能夠全面收錄來自各業(yè)務(wù)部門的信息，而查詢模塊則應(yīng)根據(jù)用戶權(quán)限提供定制化的搜索范圍以及簡潔高效的數(shù)據(jù)庫訪問入口，從而使得用戶能夠通過輸入關(guān)鍵詞快速準確地檢索到所需檔案信息。此外，對于需要轉(zhuǎn)化為電子格式的紙質(zhì)檔案，管理人員應(yīng)通過專門設(shè)計的接口進行掃描和數(shù)字化處理，同時對敏感或機密檔案執(zhí)行嚴格的加密措施，防止信息被泄露。

為進一步提高檔案管理效率，工作人員可以通過信息化系統(tǒng)實現(xiàn)文件的電子流轉(zhuǎn)及自動化管理。具體而言，利用局域網(wǎng)技術(shù)，將文件按照預(yù)定的處理順序自動在相關(guān)部門間傳遞，同時，通過在系統(tǒng)上設(shè)定自動催辦機制，對于超出預(yù)期處理時間的文件，由系統(tǒng)自動向責任人發(fā)送提醒，確保任務(wù)的及時完成。此外，在文件處理完成后，系統(tǒng)將自動執(zhí)行預(yù)歸檔操作，通過實施這一系列信息化措施，旨在推動機關(guān)事業(yè)單位實現(xiàn)檔案管理流程的高效自動化，有效支撐信息化建設(shè)的深入發(fā)展。

3.2 構(gòu)建檔案信息化安全防護機制，提升檔案管理的安全性

在數(shù)字化時代背景下，檔案數(shù)據(jù)的安全成為管理工作的重中之重。檔案不僅包含了機關(guān)事業(yè)單位運營的關(guān)鍵信息，還承載著重要的歷史和文化價值，其安全問題直接關(guān)聯(lián)到單位的信譽和運營安全。構(gòu)建一個強大的檔案信息化安全防護機制，既是對抗外部網(wǎng)絡(luò)威脅的必要措施，又是提升檔案管理效率和質(zhì)量的關(guān)鍵步驟。

其一，加強檔案數(shù)據(jù)加密保護的措施，包括引入先進的加密技術(shù)和身份認證機制。這涉及為檔案管理信息系統(tǒng)集成復(fù)雜的訪問權(quán)限設(shè)置，確保只有通過嚴格身份驗證的用戶才能訪問相應(yīng)的檔案內(nèi)容。通過采用數(shù)字簽名技術(shù)，對所有敏感或重要的電子檔案實施加密處理，保證檔案的傳輸和存儲過程中不被未授權(quán)的用戶訪問或篡改。在此基礎(chǔ)上，機關(guān)事業(yè)單位可以為每位用戶分配獨特的密鑰，采用公鑰加密技術(shù)，使得檔案在發(fā)送和接收過程中能夠得到有效的保護，從而極大地降低信息被泄露的風險。

其二，全面實施數(shù)據(jù)備份策略，以確保在遭遇黑客攻擊或系統(tǒng)故障時，重要檔案資料不會丟失。這需要建立一個多層次、多位置的備份體系，包括在本地服務(wù)器和云端同時保存檔案的備份副本，確保數(shù)據(jù)的冗余存儲。定期進行數(shù)據(jù)備份操作，并驗證備份數(shù)據(jù)的完整性和可用性，以保證在緊急情況下能夠迅速恢復(fù)檔案信息。此外，事業(yè)單位還可以制定詳盡的備份和災(zāi)難恢復(fù)計劃，對所有參與檔案管理的人員進行培訓，確保每個人都清楚在數(shù)據(jù)丟失或系統(tǒng)故障時的應(yīng)對流程。

通過構(gòu)建檔案信息化安全防護機制，機關(guān)事業(yè)單位不僅能夠有效提升檔案管理系統(tǒng)的安全防護能力，還能在面對安全威脅時，確保檔案資料的完整性和可用性，從而為檔案管理信息化建設(shè)提供堅實的安全基礎(chǔ)。

3.3 打造復(fù)合型檔案管理人才梯隊，提升檔案管理綜合水平

在信息化時代背景下，檔案管理工作逐漸演進為一個綜合性技術(shù)和知識的高度融合領(lǐng)域，這不僅極大地提升了對工作人員專業(yè)技能和綜合素質(zhì)的要求，還重新定義了他們的角色定位。作為檔案管理和技術(shù)實施的關(guān)鍵執(zhí)行者，檔案管理人員不僅需掌握傳統(tǒng)的檔案知識和管理技巧，也必須具備對信息技術(shù)的深入理解和應(yīng)用能力[5]。因此，構(gòu)建一個具備高度專業(yè)和信息化素養(yǎng)的復(fù)合型檔案管理人才梯隊顯得尤為重要，旨在確保員工能夠緊跟檔案管理領(lǐng)域的最新發(fā)展，在面對信息化挑戰(zhàn)時，能夠靈活應(yīng)對，從而提高整個單位的檔案管理效率和質(zhì)量。

一方面，關(guān)于人才招募，機關(guān)事業(yè)單位應(yīng)當明確新加入人員的能力要求，將檔案管理專業(yè)知識和信息技術(shù)應(yīng)用能力作為基本門檻。此外，可以通過建立校企合作關(guān)系，引入實習生和畢業(yè)生，不僅為其提供實踐平臺，還為單位培養(yǎng)潛在的長期合作伙伴。同時，單位還可利用專業(yè)獵頭服務(wù)尋找行業(yè)的資深人才，以引入更多高層次專業(yè)知識和管理經(jīng)驗，促進團隊的整體素質(zhì)提升。

另一方面，在員工培訓方面，事業(yè)單位應(yīng)首先進行需求分析，明確檔案管理人員當前的能力水平及與崗位要求之間的差距，基于此制定個性化和針對性的培訓計劃。例如，對于那些對最新檔案信息系統(tǒng)操作不熟悉的員工，應(yīng)提供系統(tǒng)功能、操作流程等方面的專項培訓。培訓頻次方面，保持每月至少一次的常規(guī)培訓和每季度至少一次的專題培訓，以確保知識和技能的持續(xù)更新。此外，機關(guān)事業(yè)單位應(yīng)為員工提供足夠的實際操作機會，如參與到信息化項目的規(guī)劃和實施中或是負責電子檔案的日常管理和維護工作。通過在實踐中的學習和挑戰(zhàn)，助力員工更快更扎實地掌握理論知識，并將其應(yīng)用于工作實踐。

通過這樣一套全面而細致的培訓和人才發(fā)展計劃，機關(guān)事業(yè)單位不僅能夠在信息化背景下提高檔案管理的專業(yè)水平和效率，還能夠充分挖掘和利用檔案資源，進一步加強檔案管理的信息化和規(guī)范化建設(shè)，為單位的長遠發(fā)展提供堅實的人力資源支持。

結(jié)語

本文圍繞機關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的關(guān)鍵議題進行了深入研究，從檔案管理和應(yīng)用的必要性出發(fā)，剖析了推進信息化建設(shè)過程中所面臨的挑戰(zhàn)，并提出了加強信息化管理體系建設(shè)、構(gòu)建安全防護機制以及打造復(fù)合型人才梯隊等實施策略。旨在為機關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)提供一套可行的實施路徑，以提高檔案管理的效率和安全性，促進檔案資源的有效利用和共享。展望未來，隨著信息技術(shù)的不斷進步和應(yīng)用領(lǐng)域的不斷擴大，機關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)將迎來更多機遇和挑戰(zhàn)。因此，持續(xù)關(guān)注技術(shù)發(fā)展趨勢，加強人才培養(yǎng)和技術(shù)應(yīng)用的深度融合，將是推動檔案管理信息化建設(shè)進一步發(fā)展的關(guān)鍵。本研究希望能夠為此提供啟示，為未來的研究和實踐探索開辟新的方向。

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作者簡介：黃曉鶯（1983.04.25—），大學學歷，福建省邵武市人大代表服務(wù)中心檔案館員，從事人大機關(guān)檔案管理。