“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”背景下關(guān)于數(shù)字檔案館建設(shè)的若干思考

摘 要：“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，傳統(tǒng)倉儲式檔案管理無法滿足當(dāng)前社會需要，數(shù)字檔案館建設(shè)成為以檔案信息化引領(lǐng)檔案工作現(xiàn)代化的重要抓手，成為順應(yīng)時代發(fā)展的必然選擇。在“十四五”檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃中明確指出“加速數(shù)字檔案館（室）建設(shè)”，文章從其建設(shè)必然性入手，分析互聯(lián)網(wǎng)時代數(shù)字檔案館建設(shè)要求，從而引發(fā)對構(gòu)建依法治理、安全高效、協(xié)同發(fā)展的數(shù)字檔案館建設(shè)工作新格局的相關(guān)思考。

關(guān)鍵詞：互聯(lián)網(wǎng)+；數(shù)字檔案館；信息化；數(shù)字化轉(zhuǎn)型；信息安全

隨著時代的發(fā)展，傳統(tǒng)的庫房管理已經(jīng)不能滿足當(dāng)前社會需要。2015年《政府工作報告》中首次提出制定“互聯(lián)網(wǎng)+”行動計劃，強(qiáng)調(diào)互聯(lián)網(wǎng)與各傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)跨界深度融合，在此背景下，檔案領(lǐng)域提出“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”，著力打造以數(shù)字檔案館為依托的數(shù)字化轉(zhuǎn)型檔案管理新模式。法律遵循方面，新修訂的《檔案法》新增“檔案信息化建設(shè)”專章，并在2024年公布的《中華人民共和國檔案法實(shí)施條例》中就實(shí)施細(xì)則進(jìn)一步完善。

1 數(shù)字檔案館建設(shè)的必要性

1.1 數(shù)字檔案館建設(shè)是數(shù)字中國建設(shè)的必然要求

當(dāng)前，數(shù)字中國建設(shè)如火如荼，數(shù)字檔案資源是其不可或缺的戰(zhàn)略資源。未來數(shù)字檔案館將逐步取代傳統(tǒng)實(shí)體檔案館的中心地位，成為檔案館的主體。2023年，國家檔案局認(rèn)定首批8家國家檔案局重點(diǎn)實(shí)驗室，下達(dá)年度檔案科技項目140項，組織實(shí)施重點(diǎn)項目11項。同時，各地檔案系統(tǒng)積極探索運(yùn)用數(shù)字模型、云計算、人工智能等現(xiàn)代化信息技術(shù)手段助力加快數(shù)字檔案館（室）建設(shè)。截至2023年底，全國檔案查詢利用服務(wù)平臺已接入檔案館1886家，各級綜合檔案館接入率達(dá)60%。新一代信息技術(shù)的研發(fā)應(yīng)用在檔案開放審核、編研開發(fā)、查詢利用等方面發(fā)揮作用日益凸顯。因此，建設(shè)數(shù)字檔案館、推動檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型是適應(yīng)數(shù)字中國發(fā)展戰(zhàn)略、提高檔案治理效能、實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的必然選擇和必經(jīng)之路。

1.2“互聯(lián)網(wǎng)+”為數(shù)字檔案館建設(shè)奠定堅實(shí)基礎(chǔ)

“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”致力于通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，與檔案各項工作深度融合，實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)轉(zhuǎn)型升級?；ヂ?lián)網(wǎng)技術(shù)的運(yùn)用使得檔案的收集、整理、存儲、檢索和使用更加高效和便捷。在數(shù)據(jù)收集方面，互聯(lián)網(wǎng)使得數(shù)字檔案館可以利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對各類檔案進(jìn)行采集，包括電子郵件、社交媒體、網(wǎng)頁等新型檔案形式；在數(shù)據(jù)存儲方面，互聯(lián)網(wǎng)+為數(shù)字檔案館提供了云存儲、大數(shù)據(jù)等技術(shù)，可以實(shí)現(xiàn)海量數(shù)據(jù)的存儲和管理；在數(shù)據(jù)利用方面，互聯(lián)網(wǎng)+使得數(shù)字檔案館可以利用搜索引擎、數(shù)據(jù)分析等技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案的快速檢索和深度利用，也為數(shù)字檔案館提供了更廣闊的服務(wù)領(lǐng)域，如在線查詢、遠(yuǎn)程服務(wù)等，極大地提高了檔案館的服務(wù)能力和水平。

1.3 提升檔案服務(wù)水平亟須數(shù)字化管理體系建設(shè)

對檔案工作提出的“四個好”“兩個服務(wù)”的目標(biāo)要求，踐行以人民為中心的發(fā)展理念，要進(jìn)一步為檔案的開放和利用提供便利條件，推進(jìn)檔案共享利用，使檔案工作更好地服務(wù)人民群眾。TqdKfmC0CXydPH6RoAQj6A==各地實(shí)踐經(jīng)驗表明，利用數(shù)字檔案館既能有效保護(hù)紙質(zhì)檔案原件，又能為利用者提供快速、準(zhǔn)確、便捷的查檔服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案資源利用的最大化。在此目標(biāo)下，一要推進(jìn)檔案資源共建共享，要求檔案主管部門推進(jìn)檔案數(shù)字資源共享利用工作，鼓勵有條件的單位加強(qiáng)檔案資源深度挖掘和開發(fā)利用；二要各級檔案館強(qiáng)化檔案館服務(wù)功能，合理簡化檔案利用手續(xù)，積極拓展利用服務(wù)渠道，加快線上線下融合，充分運(yùn)用信息化手段為檔案利用提供便利。三要推動全國檔案查詢利用服務(wù)平臺融入全國一體化政務(wù)服務(wù)平臺，開發(fā)服務(wù)平臺移動端，加大各地檔案館接入平臺工作力度，提升查檔利用覆蓋率與辦結(jié)率。四要加快檔案資源數(shù)字轉(zhuǎn)型，持續(xù)推進(jìn)館藏檔案數(shù)字化，推動電子文件單套歸檔、電子檔案單套管理和移交進(jìn)館，推進(jìn)政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔，加大電子檔案在館藏資源中的比重。

2 互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下數(shù)字檔案館建設(shè)要求

2.1 軟硬件設(shè)施齊全

數(shù)字檔案館建設(shè)要按照“五位一體”的功能定位，參考開放檔案信息系統(tǒng)（OAIS）模型，遵循國內(nèi)最新的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，實(shí)現(xiàn)檔案資料管理系統(tǒng)與辦公自動化系統(tǒng)的無縫銜接，確保數(shù)字檔案的大量儲存、查詢、利用。故而數(shù)字檔案館需要有足夠的存儲空間和處理能力、支持大數(shù)據(jù)分析和處理的高性能服務(wù)器；用于構(gòu)建高速、穩(wěn)定的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，確保數(shù)字檔案快速訪問和傳輸?shù)穆酚善?、交換機(jī)等；供用戶訪問和查詢數(shù)字檔案的計算機(jī)等終端設(shè)備；用于實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案在線管理的檔案管理軟件、能夠支持高效數(shù)據(jù)查詢分析的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)；用于對檔案資源進(jìn)行深入的數(shù)據(jù)分析和挖掘的數(shù)據(jù)分析軟件；包括防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等在內(nèi)的安全防護(hù)軟件。各種系統(tǒng)和應(yīng)用由軟件集成，形成一個統(tǒng)一完善的數(shù)字檔案館系統(tǒng)。要科學(xué)界定各地數(shù)字檔案館建成認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)，參考國家檔案局計劃設(shè)數(shù)字檔案館建設(shè)新等次的思路，將數(shù)字檔案館建設(shè)與館藏檔案數(shù)字化等基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作有機(jī)整合、協(xié)同推進(jìn)，鼓勵基礎(chǔ)較差的縣級館聚焦關(guān)鍵基礎(chǔ)業(yè)務(wù)開展數(shù)字檔案館建設(shè)[1]。

2.2 檔案信息資源建設(shè)體系完備

數(shù)字檔案館資源體系建設(shè)重點(diǎn)之一是維護(hù)檔案完整與安全，這也是檔案管理的基本原則。利用信息網(wǎng)絡(luò)、檔案一體化管理平臺等，可創(chuàng)新開展檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)服務(wù)，探索推進(jìn)實(shí)現(xiàn)智能管理，推動機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位檔案工作提質(zhì)增效，提高檔案工作整體智治水平。最新公布的《實(shí)施條例》明確要求，要將“檔案信息化建設(shè)納入本單位信息化建設(shè)規(guī)劃，加強(qiáng)辦公自動化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)歸檔功能建設(shè)，并與電子檔案管理信息系統(tǒng)相互銜接，實(shí)現(xiàn)對電子檔案的全過程管理”。要進(jìn)一步細(xì)化對文件歸檔、檔案移交和檔案接收等基本業(yè)務(wù)流程的要求，在“入口”環(huán)節(jié)確保檔案的齊全完整。明確國家檔案主管部門或者省、自治區(qū)、直轄市檔案主管部門為檔案出境的審批主體，完善檔案出境的有關(guān)規(guī)定，并加強(qiáng)與有關(guān)法律法規(guī)的銜接協(xié)調(diào)。

2.3 人才隊伍建設(shè)與時俱進(jìn)

數(shù)字檔案館運(yùn)行管理系統(tǒng)迭代升級快，針對現(xiàn)實(shí)服務(wù)需求要面臨智慧化轉(zhuǎn)型等新挑戰(zhàn)，探索更便捷高效的服務(wù)，需要一支高素質(zhì)專業(yè)化的人才隊伍，掌握并充分利用人工智能、大數(shù)據(jù)等現(xiàn)代信息技術(shù)，提高檔案信息資源管理智慧化水平。當(dāng)前，數(shù)字技術(shù)日益成為創(chuàng)新驅(qū)動發(fā)展的先導(dǎo)力量，檔案事業(yè)也開啟了具有全局性、戰(zhàn)略性意義的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，帶動檔案管理模式、服務(wù)方式發(fā)生變化。新時代檔案人才隊伍建設(shè)要順應(yīng)信息革命時代浪潮，搶抓數(shù)字化發(fā)展的歷史機(jī)遇。數(shù)字檔案館人才培養(yǎng)要強(qiáng)化創(chuàng)新意識，鼓勵探索數(shù)字檔案館的新模式、新方法；健全培訓(xùn)機(jī)制，定期進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，教授前沿信息技術(shù)、數(shù)字檔案管理和保護(hù)等專業(yè)課程；加強(qiáng)部門協(xié)作，通過與高校、研究機(jī)構(gòu)等進(jìn)行合作，引入外部的高級人才和先進(jìn)的技術(shù)，培養(yǎng)帶動檔案工作人員整體素質(zhì)提升；建立合理的激勵機(jī)制，通過設(shè)立各種獎勵機(jī)制，激發(fā)檔案人才的積極性和創(chuàng)造性，鼓勵他們?yōu)閿?shù)字檔案館的發(fā)展做出更大的貢獻(xiàn)。

2.4 檔案服務(wù)理念升級

數(shù)字檔案館以用戶需求為導(dǎo)向，檔案部門應(yīng)在服務(wù)形式上樹立“精品”意識，注意針對性與個性化。要順應(yīng)數(shù)字化發(fā)展趨勢，加快基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，加強(qiáng)電子文件歸檔和電子檔案的規(guī)范化管理，不斷推進(jìn)館藏檔案數(shù)字化和檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)；要堅持易用性原則，提供易于理解和使用的界面和功能，如搜索引擎、在線咨詢等，使用戶能夠方便快捷地獲取所需信息；推動實(shí)現(xiàn)電子文件資源共享，開發(fā)編制高質(zhì)量、全方位的計算機(jī)檢索途徑，通過最快捷的檢索途徑把最全面、最有價值的檔案信息傳遞給利用者；提供互動平臺，鼓勵用戶參與，提高用戶的滿意度和使用效率；發(fā)揮資政育人作用，提高用戶的信息素養(yǎng)；保障信息安全，防止信息被泄露，提供安全的查詢和利用環(huán)境；持續(xù)優(yōu)化服務(wù)，不斷收集查檔利用反饋，進(jìn)行自我評估和改進(jìn)，以更好地服務(wù)于用戶。總之，數(shù)字檔案館能夠在大量的檔案信息資源中及時為用戶尋找所需的信息資源，解決用戶的實(shí)際需求。因此，數(shù)字檔案館建設(shè)要整合檔案大數(shù)據(jù)資源，創(chuàng)新用戶核心的智能化服務(wù)場景，逐步提高檔案信息資源的利用率。

2.5 各地區(qū)協(xié)同發(fā)展，統(tǒng)籌兼顧

“十四五”期間，在全國數(shù)字檔案館建設(shè)的部署中要求大力推進(jìn)中西部地區(qū)數(shù)字檔案館建設(shè)。以云南省數(shù)字檔案館建設(shè)工作為例，自2009年開始實(shí)施檔案數(shù)字化戰(zhàn)略以來，云南省以檔案數(shù)字資源建設(shè)為核心，全面提高檔案管理與服務(wù)水平、不斷拓展工作領(lǐng)域、加強(qiáng)檔案科技工作和人才隊伍建設(shè)，構(gòu)建了規(guī)模大、類型多、特色鮮明的檔案數(shù)字資源體系。全省還建設(shè)了6個區(qū)域性電子文件在線歸檔和電子檔案在線移交接收平臺，系統(tǒng)平臺配套完善，檔案數(shù)據(jù)化初具規(guī)模，檔案查閱利用方便快捷，實(shí)現(xiàn)“分鐘級”查閱，查閱利用人數(shù)連續(xù)兩年增長60%以上。建成了全省重要檔案和電子檔案備份庫，構(gòu)建起集近線、脫機(jī)、異質(zhì)、異地為一體的電子檔案備份體系和機(jī)制[2]。這為欠發(fā)達(dá)地區(qū)開展數(shù)字檔案館建設(shè)工作提供了有力借鑒，對各級檔案館在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下抓住電子文件深化應(yīng)用的機(jī)遇、融入數(shù)字中國、對接電子政務(wù)等傳授方法。

3 數(shù)字檔案館建設(shè)新格局

3.1 以法律為準(zhǔn)繩，加快推進(jìn)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型

在2024年的全國檔案工作會議上，國家檔案局將加大檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型和現(xiàn)代化建設(shè)力度被列為本年度重點(diǎn)工作。檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型就是檔案機(jī)構(gòu)深化應(yīng)用新一代信息技術(shù)，激發(fā)檔案數(shù)據(jù)要素創(chuàng)新驅(qū)動潛能，建設(shè)提升數(shù)字時代檔案記錄、管理和服務(wù)能力，加速業(yè)務(wù)優(yōu)化、創(chuàng)新與重構(gòu)，創(chuàng)造、傳遞并獲取新價值，實(shí)現(xiàn)檔案工作轉(zhuǎn)型升級和創(chuàng)新發(fā)展的過程。《實(shí)施條例》規(guī)定：一是要求機(jī)關(guān)、群團(tuán)組織、國有企業(yè)事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)將檔案信息化建設(shè)納入本單位信息化建設(shè)規(guī)劃，加強(qiáng)辦公自動化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)歸檔功能建設(shè)，并與電子檔案管理信息系統(tǒng)相互銜接，實(shí)現(xiàn)對電子檔案的全過程管理[3]。三是補(bǔ)充數(shù)字環(huán)境下的檔案安全管理規(guī)定，提出重要電子檔案異地備份保管、災(zāi)難備份系統(tǒng)建設(shè)、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化和數(shù)字檔案館（室）建設(shè)等工作的要求。四是規(guī)定推進(jìn)檔案數(shù)字資源共享利用工作的責(zé)任主體?！秾?shí)施條例》與時俱進(jìn)地新增檔案信息化建設(shè)的規(guī)定，將有力推進(jìn)檔案工作的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，使檔案工作更好地融入數(shù)字中國建設(shè)中并發(fā)揮應(yīng)有的作用。

3.2 以安全為核心，細(xì)化落實(shí)檔案安全責(zé)任

檔案安全是檔案事業(yè)的根基，數(shù)字檔案館管理更要守好檔案安全底線和紅線。強(qiáng)化檔案安全責(zé)任落實(shí)，建立健全安全風(fēng)險告知及追責(zé)機(jī)制，一是細(xì)化檔案館檔案保管措施，要求檔案館制定安全風(fēng)險管控措施和應(yīng)急預(yù)案，并對檔案進(jìn)行分級保護(hù)和管理，開展常態(tài)化安全風(fēng)險隱患排查整治，提高人防、物防、技防水平，提高應(yīng)急處置能力。二是檔案館館舍建設(shè)和使用有關(guān)規(guī)定，要求檔案館保障所接收檔案必需的庫房和設(shè)施設(shè)備，館舍建設(shè)應(yīng)當(dāng)符合相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)。三是加強(qiáng)檔案信息網(wǎng)絡(luò)安全，提高數(shù)字資源安全水平，落實(shí)關(guān)于重要電子檔案異地備份保管、災(zāi)難備份系統(tǒng)建設(shè)的各項具體要求，利用現(xiàn)代信息技術(shù)做好檔案安全保密工作，確保檔案實(shí)體和網(wǎng)絡(luò)信息安全。

3.3 以融合為目標(biāo)，示范帶動凝聚全域合力

檔案信息化建設(shè)是推動檔案事業(yè)現(xiàn)代化的強(qiáng)基工程，數(shù)字檔案館又是信息化建設(shè)的依托，是基礎(chǔ)之基礎(chǔ)。當(dāng)前，信息化建設(shè)存在明顯區(qū)域發(fā)展不平衡問題。破解這一難題，要強(qiáng)化政策保障，鼓勵和支持中西部等欠發(fā)達(dá)地區(qū)檔案信息化的建設(shè)和發(fā)展；組織專業(yè)培訓(xùn)，從全國層面組織專家學(xué)者送學(xué)上門，提高檔案工作人員的信息化管理能力和應(yīng)對信息化挑戰(zhàn)能力；鼓勵發(fā)展先進(jìn)技術(shù)，利用云計算、大數(shù)據(jù)等現(xiàn)代信息技術(shù)，提高檔案信息管理的效率和質(zhì)量；完善合作機(jī)制，鼓勵不同地區(qū)的檔案管理部門可以建立合作關(guān)系，共享資源和經(jīng)驗，共同推動檔案信息化進(jìn)程；建立健全信息化建設(shè)的監(jiān)管機(jī)制，確保各地區(qū)信息化建設(shè)的質(zhì)量和進(jìn)度，避免出現(xiàn)嚴(yán)重的區(qū)域發(fā)展不平衡現(xiàn)象，破解檔案信息化區(qū)域發(fā)展不平衡的問題。在“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”模式下，讓檔案查詢利用服務(wù)從到館查檔向跨館跨區(qū)域利用方向發(fā)展，讓融合發(fā)展成為可能。搭建全國檔案信息查詢利用平臺，多層面一體推進(jìn)共享利用，建立檔案信息共享平臺，實(shí)現(xiàn)資源共享，鼓勵各地區(qū)之間合作，互相學(xué)習(xí)和借鑒，共同研究和解決信息化建設(shè)中遇到的問題，減少信息孤島現(xiàn)象，通過合作可以實(shí)現(xiàn)優(yōu)勢互補(bǔ)，推進(jìn)形成資源共建共享的良性機(jī)制，提高各地區(qū)整體效率。

在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，建設(shè)數(shù)字檔案館，要持續(xù)深化檔案信息化建設(shè)和數(shù)字化轉(zhuǎn)型，重點(diǎn)圍繞電子檔案單套管理保障、檔案數(shù)據(jù)治理開發(fā)、新一代信息技術(shù)安全應(yīng)用等關(guān)鍵問題，充分調(diào)動高校、科研院所、企業(yè)等積極性，組織開展科研攻關(guān)，激發(fā)創(chuàng)新主體活力。

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作者簡介：趙洪（1983—），大學(xué)學(xué)歷，山東省樂陵市檔案館館員，主要從事數(shù)字化、數(shù)字檔案館建設(shè)和辦公室工作。