突發(fā)公共衛(wèi)生事件對疾控機構(gòu)檔案資源利用模式變革的影響研究

摘 要：突發(fā)公共衛(wèi)生事件對疾控機構(gòu)的檔案資源利用模式產(chǎn)生深遠影響，檔案管理數(shù)字化進程加快，檔案資源收集范圍擴大以及檔案利用效率提升，但在這些變革中也暴露出一些問題，包括檔案數(shù)字化進程中的技術(shù)障礙、檔案資源收集的全面性不足、多樣化檔案資源管理難度大。為了有效應(yīng)對這些問題，建議提高檔案管理技術(shù)水平、完善檔案收集機制、加強多樣化檔案資源管理，以便進一步優(yōu)化疾控機構(gòu)檔案資源的利用模式，提高公共衛(wèi)生應(yīng)急管理的能力。

關(guān)鍵詞：突發(fā)公共衛(wèi)生事件；疾控機構(gòu)；檔案資源利用；模式變革

基金項目：2023年度河北省檔案科技項目計劃《新冠疫情背景下疾控機構(gòu)檔案資源收集、管理和利用創(chuàng)新研究》（批準編號：2023-R-04）

引言

突發(fā)公共衛(wèi)生事件，重大傳染病暴發(fā)、自然災害、人為事故等，對公共衛(wèi)生系統(tǒng)構(gòu)成嚴峻挑戰(zhàn)，揭示疾控機構(gòu)在緊急情況下信息管理和資源利用的關(guān)鍵性。檔案資源管理是應(yīng)對突發(fā)公共衛(wèi)生事件的重要保障，能為未來的公共衛(wèi)生應(yīng)急準備和響應(yīng)提供寶貴的經(jīng)驗以及數(shù)據(jù)支持，但同時也面臨著諸多問題。為了有效應(yīng)對這些問題，須制定一系列詳細的對策，來提高公共衛(wèi)生應(yīng)急管理的能力。因此，研究突發(fā)公共衛(wèi)生事件對疾控機構(gòu)檔案資源利用模式的影iahJvxPAIOcrG8Fu4jx9Kw==響，不僅有助于了解當前檔案管理的現(xiàn)狀和問題，還能為優(yōu)化檔案管理策略提供科學依據(jù)，從而提升疾控機構(gòu)在應(yīng)對未來公共衛(wèi)生危機中的整體應(yīng)急能力。

1 突發(fā)公共衛(wèi)生事件對疾控機構(gòu)檔案資源利用模式變革的影響

1.1 檔案管理數(shù)字化進程加快

對于突發(fā)公共衛(wèi)生事件，疾控機構(gòu)需迅速應(yīng)對，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理難以滿足緊急數(shù)據(jù)處理需求，數(shù)字化管理是必然趨勢。數(shù)字化檔案系統(tǒng)能高效錄入、存儲、檢索海量數(shù)據(jù)，如政策文件、預案等，提升管理效率。其即時訪問性打破時空限制，助力快速決策。同時，促進內(nèi)部及跨機構(gòu)信息共享與協(xié)同，避免信息孤島。此外，數(shù)字化檔案通過加密、權(quán)限控制及備份，確保數(shù)據(jù)安全，防止丟失與泄露[1]。

1.2 檔案資源收集范圍擴大

突發(fā)公共衛(wèi)生事件促使疾控機構(gòu)檔案收集顯著變革，范圍擴大以滿足決策需求，助力未來研究。首先，收集涵蓋國家至地方各類文件，全面掌握事件動態(tài)，支持科學決策。其次，多媒體資料如圖片、音視頻成重要資源，豐富檔案形式，提升利用價值。最后，社會廣泛參與擴大收集范圍，政府部門、醫(yī)療機構(gòu)等多方合作，為應(yīng)急管理提供全面的數(shù)據(jù)支持。

1.3 檔案利用效率提升

突發(fā)公共衛(wèi)生事件促使疾控機構(gòu)革新檔案利用，提升效率。建立專題數(shù)據(jù)庫，整合資料，便捷檢索。電子化網(wǎng)絡(luò)化檔案系統(tǒng)支持遠程訪問，助力應(yīng)急決策。檔案共享平臺促進跨部門協(xié)作，避免信息孤島現(xiàn)象。引入大數(shù)據(jù)、AI技術(shù)，深度挖掘檔案，科學決策，提升利用價值，為疾控工作提供堅實支持[2]。

2 突發(fā)公共衛(wèi)生事件下疾控機構(gòu)檔案資源利用模式變革的問題

2.1 檔案數(shù)字化進程中的技術(shù)障礙

第一，檔案數(shù)字化過程中，大量的紙質(zhì)檔案需要轉(zhuǎn)換為電子檔案，這需要高精度的掃描設(shè)備和技術(shù)，但現(xiàn)有的設(shè)備和技術(shù)水平在高效掃描和識別手寫文字、表格等復雜內(nèi)容時存在局限，導致錄入的電子檔案存在錯誤或信息丟失。第二，疾控機構(gòu)在數(shù)字化過程中，常常使用多種不同的管理系統(tǒng)和軟件，這些系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)格式、接口標準不統(tǒng)一，導致不同系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)難以互通，在實際操作中，需要額外的轉(zhuǎn)換和調(diào)整工作，從而增加檔案管理的復雜性和工作量[3]。第三，電子檔案雖然在存儲和訪問上較為方便，但也面臨著網(wǎng)絡(luò)攻擊、病毒感染、數(shù)據(jù)被泄露等安全風險，導致現(xiàn)有的檔案管理系統(tǒng)在安全防護措施上不夠完善，無法有效防止外部攻擊和內(nèi)部數(shù)據(jù)濫用。第四，檔案數(shù)字化進程中的技術(shù)支持和培訓不足。疾控機構(gòu)的檔案管理人員在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理上具有豐富經(jīng)驗，但在數(shù)字化檔案管理方面的技術(shù)知識和操作技能相對欠缺。由于缺少系統(tǒng)的培訓和指導，管理人員在使用新的數(shù)字化管理系統(tǒng)時，容易出現(xiàn)操作失誤和管理漏洞，從而影響檔案管理的質(zhì)量。第五，檔案數(shù)字化過程中存在著硬件設(shè)備的老化和更新問題。部分疾控機構(gòu)的檔案管理硬件設(shè)備老舊，無法滿足數(shù)字化管理的高標準需求，尤其是在突發(fā)公共衛(wèi)生事件時檔案管理工作量劇增，老舊設(shè)備難以應(yīng)對高強度的工作負荷，導致數(shù)字化進程受阻。

2.2 檔案資源收集的全面性不足

第一，在突發(fā)公共衛(wèi)生事件初期，工作緊迫，許多重要文件和數(shù)據(jù)未能及時歸檔和整理，這些文件和數(shù)據(jù)在后續(xù)工作中被遺漏，導致檔案資料不夠完整，難以全面反映突發(fā)公共衛(wèi)生事件的全貌。第二，疾控機構(gòu)的檔案收集機制在實際操作中存在疏漏，雖然制定了詳細的檔案收集標準和流程，但在執(zhí)行過程中由于人員配備不足、工作壓力大等原因，未能嚴格按照標準收集和歸檔，導致部分重要的會議記錄、決策文件和應(yīng)急預案等資料未能及時收集，從而影響檔案的全面性[4]。第三，在檔案資源收集的過程中，存在對多樣化資料重視不夠的問題。突發(fā)公共衛(wèi)生事件工作涉及的檔案資料形式多樣，但在實際收集過程中往往更側(cè)重于文字文件的收集，而對照片、音視頻等多媒體資料的收集重視不足，導致檔案資料的多樣性和全面性受到影響。第四，檔案資源的跨部門協(xié)調(diào)不暢。突發(fā)公共衛(wèi)生事件工作涉及多個部門和單位，各部門在信息和數(shù)據(jù)收集上存在各自的標準和流程，缺少統(tǒng)一的協(xié)調(diào)和管理機制，由于不同部門之間的信息孤島現(xiàn)象嚴重，導致檔案資料的收集范圍受到限制，從而難以全面涵蓋突發(fā)公共衛(wèi)生事件的各個方面。第五，基層疾控機構(gòu)在突發(fā)公共衛(wèi)生事件中扮演著重要角色，卻因資源和人力有限，檔案收集工作常常得不到充分重視和支持，導致基層單位在收集突發(fā)公共衛(wèi)生事件資料時缺少系統(tǒng)的指導和培訓，從而使檔案資料的收集質(zhì)量不高，內(nèi)容不夠全面。第六，不同類型的檔案資料在收集過程中往往缺少統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式和標準，導致資料在整合和歸檔時存在困難，不僅增加了檔案管理的復雜性，還降低了檔案資料的全面性和利用效率。

2.3 多樣化檔案資源管理難度大

第一，在突發(fā)公共衛(wèi)生事件中，除了傳統(tǒng)的文字文件，還包括照片、音視頻、實物等多種形式的檔案資料，這些多樣化的檔案資料在收集、存儲、管理上需要不同的技術(shù)和方法，但這會增加管理的復雜性。第二，不同類型檔案資源的存儲和保管要求不同，給管理工作帶來了挑戰(zhàn)。紙質(zhì)文件需要適宜的溫濕度環(huán)境保存，防止霉變和損壞，電子檔案需要可靠的存儲設(shè)備和備份機制，防止數(shù)據(jù)被泄露和丟失，但疾控機構(gòu)在管理這些多樣化的檔案資源時，需要投入大量的資源和技術(shù)力量，才能保證各類檔案的安全，這無疑給疾控中心帶來了巨大的壓力。第三，在多樣化檔案資源的分類和整理上存在困難。不同類型的檔案資料在內(nèi)容和形式上有很大差異，如何有效地分類和整理、保證查找和利用的便捷性是一大難題，從而導致檔案管理的效率和準確性受到影響。第四，管理多樣化檔案資源不僅需要傳統(tǒng)檔案管理的知識和技能，還需要熟悉多媒體處理技術(shù)、數(shù)字化存儲技術(shù)、信息安全管理等領(lǐng)域的專業(yè)知識，但疾控機構(gòu)的檔案管理人員在這方面的培訓和提升相對滯后，無法完全滿足多樣化檔案資源管理的需求，從而制約檔案管理的質(zhì)量和效率。第五，多樣化的檔案資源在利用過程中往往需要借助不同的技術(shù)和設(shè)備進行處理，但這種技術(shù)依賴性會增加檔案資源利用的復雜性，從而影響檔案資源的利用效果。第六，多媒體檔案資源在長期保存中，存儲照片和音視頻的硬盤、磁帶等設(shè)備隨著時間推移會逐漸老化，數(shù)據(jù)讀取困難，甚至會丟失，如何在技術(shù)快速發(fā)展的背景下，保證多樣化檔案資源的長期保存是疾控機構(gòu)需要面對的重大挑戰(zhàn)。

3 突發(fā)公共衛(wèi)生事件下疾控機構(gòu)檔案資源利用模式變革的策略

3.1 提高檔案管理技術(shù)水平

第一，疾控機構(gòu)要投資引進先進的檔案管理系統(tǒng)來保證檔案數(shù)字化過程的高效。具體而言，可以采用高分辨率掃描儀和光學字符識別（OCR）技術(shù)，將大量紙質(zhì)文件快速轉(zhuǎn)換為電子檔案，并保證文字識別的準確性，以便保證電子檔案的數(shù)據(jù)存儲安全和快速訪問。第二，疾控機構(gòu)為了解決不同系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)互通問題，要選用支持標準化數(shù)據(jù)接口的檔案管理系統(tǒng)來保證不同類型的數(shù)據(jù)無縫整合，還要開發(fā)統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式標準讓各級疾控機構(gòu)和不同部門之間的檔案數(shù)據(jù)可以順利交換和共享[5]。第三，疾控機構(gòu)在提高技術(shù)水平的過程中，數(shù)據(jù)的安全和隱私保護也是重點，需要建立包括數(shù)據(jù)加密、訪問控制、防火墻和入侵檢測等多層次的安全措施，對敏感檔案數(shù)據(jù)進行嚴格的權(quán)限管理和訪問控制，以便防止數(shù)據(jù)丟失以及信息被泄露。第四，疾控機構(gòu)要定期組織專業(yè)培訓，幫助檔案管理人員掌握最新的檔案管理技術(shù)和系統(tǒng)操作技能，還可以通過開展技術(shù)交流和經(jīng)驗分享來促進檔案管理人員不斷提高技術(shù)水平，適應(yīng)檔案管理數(shù)字化和信息化的發(fā)展要求。

3.2 完善檔案收集機制

疾控機構(gòu)通過完善檔案收集機制，保證檔案資料的全面性和完整性，從而為突發(fā)公共衛(wèi)生事件研究提供堅實的檔案基礎(chǔ)。第一，疾控機構(gòu)要制定詳細的檔案收集標準，明確各類文件材料的收集范圍、時間與責任人，并建立檔案收集清單，涵蓋所有與突發(fā)公共衛(wèi)生事件相關(guān)的文件材料，以保證各類檔案資料應(yīng)收盡收。第二，疾控機構(gòu)可以在各部門和單位設(shè)立專門的檔案收集負責人，負責日常文件材料的收集和整理工作，并通過建立信息共享平臺來實現(xiàn)各部門之間的無縫對接，保證檔案資料的統(tǒng)一管理。第三，疾控機構(gòu)可以制定基層檔案收集指南，提供詳細的操作步驟來幫助基層單位規(guī)范檔案收集工作，還要及時加強對基層檔案收集人員的培訓，以便保證基層檔案管理工作的質(zhì)量。第四，疾控機構(gòu)要建立檔案收集監(jiān)督機制，定期檢查各部門和單位的檔案收集情況，以便保證檔案資料的完整和規(guī)范，還要將檔案收集工作納入各部門的績效考核，從而更好地激勵檔案收集責任人積極參與檔案工作。

3.3 加強多樣化檔案資源管理

第一，疾控機構(gòu)要建立多樣化檔案資源管理的標準化體系，明確不同類型檔案資料的分類標準、存儲要求及管理流程，以便更好地提高檔案資料的管理水平。第二，疾控機構(gòu)在檔案資源管理過程中，要重視多媒體檔案的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化處理，通過高分辨率掃描和數(shù)字化處理技術(shù)，將照片、音視頻等多媒體檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字格式，并存儲在安全的數(shù)據(jù)庫中[6]。第三，疾控機構(gòu)為保障多樣化檔案資源的長期保存和利用，還需要建立全面的檔案修復機制，定期對照片、音視頻等多媒體檔案進行維護，防止因存儲設(shè)備老化或技術(shù)更新帶來的數(shù)據(jù)丟失。第四，疾控機構(gòu)要建立統(tǒng)一的檔案資源管理平臺，實現(xiàn)不同類型檔案資料的集中管理和統(tǒng)一調(diào)度，并鼓勵各部門和單位之間的檔案資源共享，避免信息孤島現(xiàn)象和重復建設(shè)，從而提高檔案資源的利用效率。第五，疾控機構(gòu)要加強多樣化檔案資源的宣傳和推廣，提升檔案資源的社會認知，為實現(xiàn)這一目標，可以通過舉辦檔案展覽、制作檔案專題片等方式來展示突發(fā)公共衛(wèi)生事件的成就，從而更好地增強公眾對疾控工作的了解。

4 突發(fā)公共衛(wèi)生事件下疾控機構(gòu)檔案資源應(yīng)用的可行方向

突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案是研究各類突發(fā)問題的第一手資料，是衛(wèi)生行業(yè)專家全面準確地分析各類疾病的規(guī)律和特點，更有效地做好各類疾病等預防工作的參考，也為政府制定相關(guān)衛(wèi)生政策提供規(guī)律性、科學性的依據(jù)。在突發(fā)公共衛(wèi)生事件中，檔案發(fā)揮著不可磨滅的作用。相關(guān)業(yè)務(wù)部門可以利用突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案進行分析總結(jié)，果斷采取相應(yīng)措施開展工作。據(jù)悉，武漢火神山醫(yī)院僅用10天就順利建成并投入使用，除了建設(shè)者的辛勤付出，更離不開檔案的重要作用。應(yīng)急項目設(shè)計團隊參考抗擊“非典”時小湯山醫(yī)院的設(shè)計圖紙，不到24小時就繪制出了武漢火神山醫(yī)院的設(shè)計圖。此外，豐富、完備的檔案資料，為疾控中心擴大宣傳、凝聚斗志提供源源不斷的動力和激情。積極發(fā)掘現(xiàn)有的檔案資料，建成歷史展館，將中心的歷史沿革、珍貴的工作照片和影像資料在展館展示，成為中心一張?zhí)貏e的文化名片。再者，各地疾控中心通過建某信公眾號的方式，開展健康知識普及，回應(yīng)群眾關(guān)注的熱點、焦點問題，解疑釋惑，助力社會穩(wěn)定，留下翔實可靠的文字檔案、影像檔案，為疾控文化建設(shè)提供充足、豐富的素材。

結(jié)束語

突發(fā)公共衛(wèi)生事件為疾控機構(gòu)的檔案資源管理帶來了前所未有的挑戰(zhàn)，也促使其在管理模式上深刻變革，其中通過提高檔案管理技術(shù)水平、完善檔案收集機制、加強多樣化檔案資源管理，不僅可以提高檔案管理的效率和質(zhì)量，還為未來的公共衛(wèi)生應(yīng)急管理奠定了堅實基礎(chǔ)。未來，疾控機構(gòu)要繼續(xù)優(yōu)化管理策略，適應(yīng)不斷變化的公共衛(wèi)生環(huán)境，保證檔案資源能充分發(fā)揮其在預防傳染病、支持決策、公共衛(wèi)生教育等方面的關(guān)鍵作用，只有這樣才能更加高效地履行自身職責，保障公共健康安全。

參考文獻

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[6]于明.加強疾控機構(gòu)突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案管理的探討[J].山東檔案，2020（03）：71-72.

作者簡介：朱曉曼（1987.01—），碩士，石家莊市疾病預防控制中心副研究館員，研究方向：檔案管理。張寧（1989.09—），碩士，石家莊市第五醫(yī)院館員，研究方向：檔案管理。朱曉潔（1989.01—），大學學歷，石家莊住房公積金管理中心助理館員，研究方向檔案管理。