2019—2023年公立醫(yī)院檔案管理發(fā)展現狀及對策

[摘 要]隨著信息技術的快速發(fā)展和大數據時代的到來，公立醫(yī)院檔案管理面臨諸多挑戰(zhàn)與機遇。文章將現有檔案學術文獻作為展現國內醫(yī)院檔案管理研究成果的主要載體，根據2019年至2023年的數據分析，我國公立醫(yī)院檔案電子化、標準化及信息化建設取得顯著進步。然而，同時存在著檔案利用率低、安全防范機制不足、人才隊伍建設落后等問題。研究表明，優(yōu)化檔案分類體系、制定詳細的檔案管理制度、引進先進的檔案管理軟件與硬件設備、建立跨部門的檔案信息協(xié)同共享機制、提升檔案管理人員的專業(yè)技能及素質是提高檔案管理效率的重要對策。研究還指出，數據隱私保護與合規(guī)性是未來檔案管理的關鍵，建議加強政策法規(guī)和技術研究，進一步推動我國公立醫(yī)院檔案管理的現代化進程。

[關鍵詞]醫(yī)院檔案管理；信息共享；數據隱私；現代化

中圖分類號：G27；R197 文獻標識碼：A 文章編號：1674-1722（2024）15-0094-03

★基金項目：2024年廣西高校中青年教師科研基礎能力提升項目《協(xié)同治理在檔案管理中的作用效果評價：以高校附屬醫(yī)院為例》（2024KY0494）

隨著社會信息化水平的持續(xù)提高，公立醫(yī)院檔案管理在過去幾年（2019年—2023年）經歷了重大的變革。面對患者數量激增、醫(yī)療服務復雜化以及醫(yī)療信息數據量劇增的背景，傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理方式已難以滿足當前的需求。數據管理自動化、電子檔案系統(tǒng)的普及以及檔案信息化建設步伐的加快，成為這一時期檔案管理工作的顯著特點，也是迎頭趕上信息化浪潮的必然選擇[ 1 ]。

研究數據表明，在2019至2023年間，超過70%的公立醫(yī)院投入重資進行了檔案管理系統(tǒng)的升級改造，其中包括建立電子病歷系統(tǒng)、建立云存儲檔案庫、采用大數據分析技術進行檔案信息的深度挖掘和利用等[ 2 ]。這些改革舉措有效提升了檔案資料的使用效率和安全性，優(yōu)化了醫(yī)療服務流程，極大地增進了醫(yī)患互動的便捷性和實時性。但進一步調研發(fā)現，檔案管理仍舊存在“信息孤島”、權限管理不明確、跨部門協(xié)同困難和隱私保護不足等缺陷[ 3 ]。尤其是在檔案數據共享和信息系統(tǒng)安全防護方面，許多醫(yī)院缺乏有效的風險評估和應對策略，給患者信息安全帶來了隱憂。此外，檔案管理人員專業(yè)技能參差不齊，信息化培訓不足，已成為制約檔案管理現代化的另一個主要障礙。要解決上述問題，必須結合不同公立醫(yī)院檔案管理的實際情況，制定差異化的管理對策和培訓計劃，將檔案管理納入醫(yī)院的中長期規(guī)劃和整體醫(yī)院管理體系，實現檔案管理工作與醫(yī)療服務全流程的深度融合。

一、公立醫(yī)院檔案管理概況

（一）2019—2023年發(fā)展回顧

2019—2023年，我國公立醫(yī)院檔案管理在推動電子化、標準化與信息化建設方面取得顯著進展。推廣數字檔案系統(tǒng)的部署與應用，使得原本繁重的人工管理任務得以簡化，提高了檔案管理的工作效率與正確性[ 4 ]。電子檔案管理系統(tǒng)在眾多醫(yī)院逐步完善，檔案信息化程度得以提升，實現了在線查詢與遠程訪問功能，極大地便利了醫(yī)護人員與管理人員的檔案查閱[ 5 ]。此外，網絡技術的普及與應用，為不同部門之間的檔案資源共享提供了技術支持，促進了跨部門的數據互聯與信息交流[ 6 ]。

盡管有諸多改革措施的實施，醫(yī)院檔案管理仍存在一些棘手問題，如在安全與隱私保護方面缺乏有效的防范機制，面臨著數據泄露與濫用的風險[ 7 ]。另外，檔案的實體管理方面，仍有相當比例的醫(yī)院未能建立集中統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)，導致檔案保管環(huán)節(jié)混亂與資源利用效率低下。而人才缺乏問題也不容忽視，專業(yè)的檔案管理團隊建設滯后，缺乏具備現代檔案管理知識與技能的專業(yè)人才，影響了檔案管理的整體質量與發(fā)展。

面對種種挑戰(zhàn)，公立醫(yī)院需針對檔案管理的現狀及存在的問題，采取切實有效的對策，包括對檔案分類體系的梳理與優(yōu)化，確保檔案類型與分級清晰，便于管理與查找；同時，明確檔案管理責任，制定一套完善、具體的管理制度，規(guī)范檔案收集、整理、保存與銷毀等各環(huán)節(jié)的操作流程；在此基礎上，進一步加大硬件與軟件設施的投入，如增加預算用于檔案管理系統(tǒng)的更新換代，引入先進的存儲與保密設備，確保檔案資料的安全性與可靠性；還應注重相關管理人員能力的培養(yǎng)與提升，通過職業(yè)培訓和學術交流活動，增強檔案管理人員對于現代檔案管理技術與標準的理解與應用能力[ 8 ]。

（二）管理現狀分析

隨著信息技術的飛速發(fā)展，公立醫(yī)院檔案管理的自動化、信息化水平也在逐年提升。在2019—2023年，醫(yī)院檔案管理自動化系統(tǒng)得到逐步完善，有效地提高了檔案管理的效率和安全性，但仍然存在一些亟待解決的問題。在現行的檔案管理體系中，檔案的利用率普遍偏低，一方面是由于檔案的檢索系統(tǒng)并不智能，無法提供精準的搜索結果；另一方面，檔案內容在電子化轉錄過程中，缺乏高效的數據處理手段。此外，安全防范機制的不足導致檔案數據面臨被泄露的風險，檔案管理人員的專業(yè)技能和素質參差不齊，管理水平亟待提升。從數據分析角度來看，現有檔案管理中對結構化數據的處理能力較弱，對非結構化數據如圖像、視頻等的管理更是無從談起。針對這些問題，相關文獻提出的對策集中在優(yōu)化檔案分類體系、制定詳細的管理制度，并積極引進區(qū)塊鏈、大數據分析等先進技術，希望通過這些措施來確保檔案信息的安全性，同時提升檔案的可用性。具體來說，區(qū)塊鏈技術可用于檔案的數據追蹤和安全存儲，從而保障數據的真實性和完整性。大數據分析技術則有助于從海量的檔案信息中快速提煉出有價值的匹配項，提高了數據的利用效率。

二、檔案管理面臨的問題

（一）系統(tǒng)性問題探討

在2 0 1 9年至2 0 2 3年的發(fā)展過程中，公立醫(yī)院檔案管理雖然隨著信息技術的進步實現了電子化、標準化與信息化的建設，但系統(tǒng)性的挑戰(zhàn)依然突顯。檔案管理系統(tǒng)存在設計缺陷，如管理職責界限不明確，檔案分類方法落后，致使管理效率低下，難以滿足數據高速增長的需求。針對檔案數據的存儲和檢索問題，現有技術手段無法有效支持大數據環(huán)境下檔案的高效訪問與分析。檔案系統(tǒng)的不兼容性，亦制約了跨系統(tǒng)、跨部門的檔案信息共享，降低了檔案資源的利用率。此外，安全問題時有發(fā)生，檔案數據泄露與丟失事件時有耳聞，相關防范措施薄弱，安全防護技術需求緊迫。在人才建設方面，檔案管理專業(yè)人員的短缺及能力不足給管理工作帶來諸多不便，難以適應新形勢下的檔案管理工作需要。因此，迫切需要系統(tǒng)性的解決方案來促進公立醫(yī)院檔案管理的現代化，提高管理效率，確保數據安全，同時加強人才隊伍建設和技能提升。

（二）操作層面的難題

公立醫(yī)院在檔案管理上面臨的操作層面的難題主要體現在檔案利用效率不高以及管理體系的不完善。在具體操作過程中，眾多醫(yī)院缺乏電子檔案分類標準，導致檔案檢索困難，信息的提取和回溯效率低下。比如，醫(yī)療檔案數字化進程中，由于沒有統(tǒng)一的編碼和分類體系，導致重要的醫(yī)療數據和歷史病歷信息存在較大的查找難度，直接影響了臨床決策的效率與質量。物理檔案的存儲與維護問題同樣嚴峻。由于檔案室空間狹小以及環(huán)境條件的限制，大量的紙質檔案堆積如山，這在一定程度上也加大了檔案材料的損壞與丟失風險。大多數公立醫(yī)院在檔案管理系統(tǒng)建設上還較為落后，缺乏合理的權限設置和人性化的操作界面，導致管理不僅低效且易出錯。在檔案安全管理上，無論是物理安全還是信息安全方面，都存在明顯漏洞，檔案材料的泄露事件屢見不鮮。缺乏有效的檔案訪問控制機制和數據備份恢復體系，一旦遭受外部攻擊或產生內部誤操作，就可能帶來不可逆的嚴重后果。缺乏專業(yè)培訓和人才儲備是制約公立醫(yī)院檔案管理提質增效的重要因素。目前尚未形成醫(yī)院檔案管理人員的專業(yè)化成長路徑，部分員工對于檔案管理知識的掌握程度不足，難以應對日趨復雜的檔案管理任務。

因此，需要根據醫(yī)院檔案管理體系的具體需求和資源狀況，通過科學決策和規(guī)范操作，一步步加以實施與解決。在漫長的執(zhí)行過程中，需要保持持續(xù)關注，監(jiān)督實施效果，及時調整對策，以實現檔案管理工作細節(jié)化、精準化與規(guī)范化的目標，促進公立醫(yī)院檔案管理向現代化、智能化發(fā)展。

三、管理對策與建議

（一）政策性對策分析

針對2019—2023年我國公立醫(yī)院檔案管理的現狀，文章提出了一系列的管理對策。在政策性對策方面，首要任務是構建與檔案管理相適應的法規(guī)體系。目前，雖檔案管理在法律層面上已有規(guī)定，但對于醫(yī)院檔案的特殊性缺乏具體的操作法規(guī)。加之信息化、電子化日益普及，原有法規(guī)難以適應新形勢下醫(yī)院檔案管理的需要。政策制定者需要制訂包括電子病歷、影像資料保密等方面的專門法規(guī)，明確檔案資料的管理、使用與處罰等規(guī)定，以此確保檔案資源的合法合規(guī)使用，保障患者隱私和信息安全。根據李俠陽的研究，增強醫(yī)院領導檔案意識的重要性不言而喻，將檔案工作納入醫(yī)院日常工作考核，可加強各級管理層對檔案管理的重視，促進檔案管理的規(guī)范化、制度化運作。因此，應確立檔案管理的核心地位，并對管理工作的實施情況進行定期評估，以此激勵人員提高整體工作質量。除此之外，公立醫(yī)院還需根據郝蕊等人的研究引進現代化管理系統(tǒng)，基于“互聯網+OA辦公平臺”的醫(yī)院檔案電子信息管理系統(tǒng)，完善HIS系統(tǒng)，連接醫(yī)院各類檔案功能和系統(tǒng)的管理系統(tǒng)，以適應大數據時代檔案大量增長的現實需要。開展綜合檔案管理的一個重要方向是調整檔案管理體系結構，即在已有體系的基礎上進一步明確各個部門和個人的檔案管理職責，建立完善的檔案歸納、借閱、管理及更新的流程，在確保檔案管理嚴謹性的同時，高效地進行檔案的存取與利用。為了應對人才隊伍建設方面的挑戰(zhàn)，公立醫(yī)院必須著手構建相應的培訓體系，通過聘用專業(yè)檔案管理人才和定期培訓現有員工，提高檔案管理的專業(yè)化水平。

（二）技術創(chuàng)新與應用

隨著醫(yī)療信息化的不斷深入，公立醫(yī)院檔案管理在技術創(chuàng)新和應用方面迎來了轉型升級的新機遇。通過引入先進的計算機管理系統(tǒng)，檔案數字化存儲和檢索效率得以大幅提升。在檔案電子化方面，采用OCR（光學字符識別）技術對紙質檔案進行掃描和自動文字識別，有效減少了人工錄入的錯誤和工時，實現了檔案的快速轉化和長期穩(wěn)定保存。同時，利用數據管理技術對檔案信息進行結構化處理，通過設置多級分類和索引，可實現對大量檔案的快速檢索和管理，大大縮短檔案查找時間，提高工作效率及用戶滿意度。針對檔案的安全性和保密性問題，引入了先進的信息安全技術，包括權限控制、數據加密和防火墻系統(tǒng)，在保障用戶便捷訪問的同時，確保了數據的安全性和完整性。另外，通過搭建基于云計算的檔案信息共享平臺，不僅可以實現內部資源共享，還能進行跨機構的數據交換和協(xié)同工作，這在提高檔案利用效率的同時，也為醫(yī)療資源配置的優(yōu)化提供了可靠的數據支撐。此外，數據隱私保護也是檔案管理的重點，必須強化數據合規(guī)性審查和隱私保護措施，確保病患信息不被濫用。綜合來看，技術創(chuàng)新在推動公立醫(yī)院檔案管理現代化的同時，也帶來了管理理念和方法的革新，為公立醫(yī)院的檔案管理帶來了全面而深遠的影響。

四、結語

經過多年的探索與實踐，公立醫(yī)院檔案管理已從傳統(tǒng)的紙質檔案轉型為電子檔案，信息化水平得到顯著提升。數據顯示，2019—2023年，雖然有部分公立醫(yī)院實現了檔案的電子化管理，引入了智能檔案管理系統(tǒng)，然而，檔案的實際利用率仍然偏低，處于“信息孤島”狀態(tài)的檔案難以滿足多部門的聯合需求，此外，檔案安全防范措施的缺失也讓信息泄漏風險增加。針對這些問題，改進檔案分類體系，全面提升檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，引進高級的檔案管理軟件，以及加強跨部門的檔案共享合作成為提高管理效率的關鍵策略。在保障檔案完整性、可靠性與實時性的基礎上，構建高效、規(guī)范、安全的檔案管理體系是公立醫(yī)院檔案管理工作的中心任務。同時，加大智能化投入，提升檔案信息技術的應用層次，對促進醫(yī)院管理效率和質量的雙重提升具有重要意義。

綜上所述，未來公立醫(yī)院檔案管理不僅要深化信息化改革，還需在數據隱私保護與合規(guī)性領域不斷探索，以期構建符合新時代公立醫(yī)院發(fā)展要求的檔案管理體系，促進醫(yī)院的高質量持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。

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