行政事務(wù)人員的日常事務(wù)處理策略探究

[摘 要]隨著我國事業(yè)單位的轉(zhuǎn)型與改革發(fā)展，行政事務(wù)崗位的重要性逐漸凸顯。受到單位業(yè)務(wù)與崗位性質(zhì)的影響，行政事務(wù)人員需面對較為煩瑣、復(fù)雜的日常工作。日常事務(wù)處理可在促進行政事務(wù)工作高效開展的同時，為事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展提供助力，要求行政事務(wù)人員具備嚴謹?shù)膽B(tài)度與較好的耐心，對本職工作保持積極的態(tài)度，真正發(fā)揮“得力助手”的效能。文章以交通運輸局為例，闡明行政事務(wù)人員的日常事務(wù)處理策略，旨在促進工作效率與質(zhì)量的不斷提升。

[關(guān)鍵詞]行政事務(wù)；交通運輸局；日常事務(wù)處理；工勤崗

中圖分類號：C931.4 文獻標識碼：A 文章編號：1674-1722（2024）15-0076-03

作為行政事業(yè)單位的關(guān)鍵崗位之一，行政事務(wù)人員在日常事務(wù)處理中發(fā)揮組織、監(jiān)督與參與等職能，日常工作涉及指示傳達、電話接聽、會議安排與事務(wù)協(xié)調(diào)等。要想做到對日常事務(wù)的有效處理，要求行政事務(wù)人員具備較強的能力素質(zhì)，保持認真、嚴謹?shù)膽B(tài)度，借助科學(xué)對策的落實，為日常事務(wù)處理效率與質(zhì)量的提升提供助力。

一、行政事務(wù)人員職責(zé)范圍分析

交通運輸系統(tǒng)為保障可靠、正常運行，對工勤崗行政事務(wù)人員提出了更高的要求，其具體職責(zé)范圍包括以下幾個方面。

其一，文件管理。行政事務(wù)人員需負責(zé)管理、歸檔各類行政文件和文件檔案，需確保文件的準確性、完整性和及時性，按照規(guī)定流程進行歸檔、檢索。

其二，會議組織和協(xié)調(diào)。要求人員負責(zé)組織、協(xié)調(diào)內(nèi)部會議、部門間會議、外部合作伙伴會議等各類會議。需視情況合理安排會議時間和地點，發(fā)送邀請函，準備會議材料，并跟進會議紀要、行動計劃的執(zhí)行[ 1 ]。

其三，日程安排和行程管理。需在工作期間協(xié)助上級領(lǐng)導(dǎo)安排日程，并對外部行程進行統(tǒng)籌和管理。與各方做好溝通協(xié)調(diào)，確保行程順利進行，能夠有效解決可能出現(xiàn)的問題。

其四，決策支持和信息報告。按要求為上級領(lǐng)導(dǎo)提供決策支持與信息報告。結(jié)合對實際事務(wù)的分析，收集、整理和分析相關(guān)數(shù)據(jù)信息，并撰寫報告或提供匯報材料，以幫助上級領(lǐng)導(dǎo)做出明智決策。

其五，部門協(xié)調(diào)和合作。在工作期間需要與其他部門進行協(xié)調(diào)合作，以確保行政事務(wù)的順利進行。主動與人力資源部門、財務(wù)部門、采購部門等溝通，以實現(xiàn)對資源等的有效協(xié)調(diào)[ 2 ]。

二、日常事務(wù)處理的重要性

作為交通運輸局穩(wěn)定、長久運行的關(guān)鍵所在，日常事務(wù)處理具有以下作用。

一是提高工作效率。通過有效的日常事務(wù)處理，建立規(guī)范合理的工作流程，合理分配工作任務(wù)與資源，依托信息化系統(tǒng)提高工作效率，可有效減少重復(fù)勞動，提高工作質(zhì)量和效率。

二是加強內(nèi)部協(xié)作。通常情況下，日常事務(wù)處理涉及與其他部門的溝通與協(xié)作?；趯?nèi)部溝通機制的有效構(gòu)建，可實現(xiàn)信息共享和協(xié)同，減少信息傳遞誤差和延遲，提高協(xié)作效率，保證工作整體效果符合預(yù)期要求[ 3 ]。

三是優(yōu)化資源利用。日常事務(wù)處理的高質(zhì)量開展，可幫助交通運輸局優(yōu)化資源利用，合理安排日程和行程，避免時間浪費和行程拖延，并通過及時處理行政事務(wù)，節(jié)省時間和資源，有效推進實際工作和項目。

四是提高服務(wù)質(zhì)量。日常事務(wù)處理直接影響到交通運輸局對內(nèi)外部提供的服務(wù)質(zhì)量。及時回復(fù)郵件、處理文件、安排會議等，可提高對內(nèi)員工和對外合作伙伴的滿意度，提升交通運輸局的形象和信譽。

五是優(yōu)化決策支持。高水平的日常事務(wù)處理，可為上級領(lǐng)導(dǎo)提供準確、及時的決策支持。按要求及時收集、整理和分析相關(guān)數(shù)據(jù)和信息，向上級領(lǐng)導(dǎo)提供報告、匯報材料，幫助其做出明智決策。

三、行政事務(wù)人員的日常事務(wù)處理策略

（一）注重工作流程的明確與簡化

為進一步提升日常事務(wù)處理的有效性，需以工作流程的優(yōu)化設(shè)定為前提。鑒于此，可依據(jù)行政事務(wù)崗位要求，結(jié)合以下內(nèi)容進行流程優(yōu)化。

一是了解現(xiàn)有流程。要求人員全面了解與分析現(xiàn)有日常事務(wù)處理流程，明確掌握各環(huán)節(jié)具體步驟、涉及的人員和部門，并深度剖析可能存在的瓶頸和問題。

二是確定流程目標。結(jié)合對交通運輸局運營需求和目標的分析，明確日常事務(wù)處理流程的目標，如提高工作效率、減少錯誤和延誤、提高服務(wù)質(zhì)量等[ 4 ]。

三是簡化流程步驟?；趯ΜF(xiàn)有流程的分析，識別與簡化以往煩瑣、重復(fù)或不必要的步驟，盡可能縮減流程中的冗余環(huán)節(jié)，促進日常事務(wù)處理效率的顯著提升。

四是明確責(zé)任和權(quán)限。明確界定各步驟的責(zé)任人和權(quán)限，減少溝通誤解、扯皮推諉等情況出現(xiàn)，提高流程的執(zhí)行效率。

五是制定標準操作規(guī)程。針對各步驟，科學(xué)制定標準操作規(guī)程，規(guī)定具體操作步驟、要求和標準，確保各流程都能按照相同標準進行，減少錯誤、延誤等問題的出現(xiàn)，優(yōu)化工作流程，為日常事務(wù)的高效處理提供保障[ 5 ]。

（二）信息化管理系統(tǒng)的應(yīng)用

現(xiàn)階段的日常事務(wù)處理離不開信息化系統(tǒng)的有效應(yīng)用，為促進日常事務(wù)的高效、準確處理，可結(jié)合以下系統(tǒng)或工具提升處理成效。

一是電子文檔管理系統(tǒng)。以往的文件管理工作因手段滯后、陳舊，增大了文件遺失、存檔不規(guī)范等問題的出現(xiàn)概率。而應(yīng)用電子文檔管理系統(tǒng)，可將文件進行電子化存儲，實現(xiàn)文件的快速檢索與共享。行政事務(wù)人員可結(jié)合實際工作要求，隨時查閱、處理相關(guān)文件，顯著提高工作效率和質(zhì)量。

二是任務(wù)管理工具。有效應(yīng)用任務(wù)管理工具，可對各項工作任務(wù)的截止日期進行有效管理、跟蹤。行政事務(wù)人員可創(chuàng)建任務(wù)清單，設(shè)置提醒與優(yōu)先級，督促任務(wù)按時完成，并做到對緊急事務(wù)的及時、有效處理[ 6 ]。

三是會議管理軟件。在工作期間重視會議管理軟件的應(yīng)用，可為相關(guān)會議時間、地點的合理安排提供便利，并支持在線發(fā)送邀請函，記錄會議議程和紀要，有效跟進會議計劃的執(zhí)行情況，有助于減少會議安排與跟進的時間消耗。

四是工作流程自動化?？梢暻闆r對日常事務(wù)流程進行自動化處理，顯著提高工作效率。如建立自動化審批流程，有效縮減人工審批時間和工作量；支持報表的自動化生成與分發(fā)，節(jié)省大量時間和精力，幫助行政事務(wù)人員將更多精力投入到高價值工作中。

五是數(shù)據(jù)分析工具。合理構(gòu)建信息化系統(tǒng)，可為行政事務(wù)人員提供數(shù)據(jù)分析功能。借助數(shù)據(jù)分析工具，行政事務(wù)人員可監(jiān)控和分析行政事務(wù)處理過程，深度發(fā)掘潛在問題和優(yōu)化空間，有助于及時調(diào)整工作策略，高質(zhì)量處理日常事務(wù)[ 7 ]。

（三）促進內(nèi)部溝通交流

日常事務(wù)的處理離不開內(nèi)部溝通協(xié)作機制的有效構(gòu)建，鑒于此，可結(jié)合以下幾點來優(yōu)化日常事務(wù)處理工作。

首先，定期召開團隊會議，促進內(nèi)部有效溝通。通過會議為行政事務(wù)人員提供集體討論與交流的平臺，引導(dǎo)團隊成員了解彼此的工作進展、遇到的問題和需要的支持。同時，可依托會議來傳達重要信息或安排工作任務(wù)，促進日常事務(wù)處理效率的提升。

其次，重視溝通工具的選擇與使用。結(jié)合對日常事務(wù)處理要求的分析，借助電子郵件、通信軟件、內(nèi)部社交平臺等工具，實現(xiàn)高效傳遞信息，為人員的在線溝通與討論提供載體。行政事務(wù)人員可結(jié)合工作需要選擇合適的工具，確保團隊成員熟練使用。

再次，建立跨部門溝通機制。在交通運輸局的運營管理期間，不同部門之間的協(xié)作和溝通至關(guān)重要。為提高日常事務(wù)處理的效率，需視情況建立跨部門的溝通機制。應(yīng)重視召開跨部門的會議，通過成立跨部門工作小組等方式，促進不同部門的信息共享和協(xié)作[ 8 ]。

最后，營造開放、透明的溝通氛圍，增強團隊成員之間的合作意識。鼓勵員工分享意見與建議，提供正面的反饋和支持。及時溝通和解決潛在的沖突問題，避免信息滯留和傳遞錯誤等情況的出現(xiàn)影響日常事務(wù)處理的有效性。

（四）掌握時間管理技巧

1.優(yōu)先級設(shè)定與計劃制定

要想實現(xiàn)日常事務(wù)的高效處理，需以優(yōu)先級的合理設(shè)定為前提，并制訂契合實際工作情況的計劃，有效避免時間浪費問題的出現(xiàn)。

首先，行政事務(wù)人員應(yīng)做到對工作任務(wù)優(yōu)先級的有效識別與確定。結(jié)合對任務(wù)緊急程度和重要性的分析，合理進行分類和排序。緊急、重要任務(wù)應(yīng)該優(yōu)先處理，而對于不緊急但重要的任務(wù)，則需提前進行規(guī)劃和安排[ 9 ]。

其次，行政事務(wù)人員可借助日歷、待辦事項清單或項目管理工具對任務(wù)進行跟蹤與記錄。在制訂計劃時將任務(wù)拆分成子任務(wù)，并為各子任務(wù)設(shè)定明確的截止日期和目標，以幫助人員加強對進度的掌控，在任務(wù)完成前有充足時間加以調(diào)整，確保潛在問題得到有效處理。

最后，可采用時間塊方法管理時間。將工作日劃分為不同時間塊，各時間塊專注于處理特定類型或優(yōu)先級的任務(wù)。如將早上時間用于處理緊急事務(wù)，下午則對較為瑣碎但重要的事務(wù)進行有效處理，以期通過集中注意力來提高工作效率。需要注意的是，在設(shè)定優(yōu)先級和制訂計劃時，行政事務(wù)人員需要綜合考慮可能出現(xiàn)的變動和意外，并視情況預(yù)留一定的彈性時間，以應(yīng)對突發(fā)事件和緊急任務(wù)的出現(xiàn)[ 1 0 ]。

2.優(yōu)化時間與資源安排

日常事務(wù)處理成效受到時間、資源安排的直接影響，鑒于此，需以高效處理事務(wù)為目標，在日常工作期間做到以下幾點。

一是借助時間矩陣實現(xiàn)對時間和資源的合理安排。視情況將任務(wù)分為四個象限，分別為緊急且重要、緊急但不重要、重要但不緊急、不重要且不緊急。行政事務(wù)人員可按要求根據(jù)任務(wù)的緊急程度、重要性將其放入對應(yīng)象限中，并做到優(yōu)先處理緊急且重要的任務(wù)，適當安排時間處理重要但不緊急的任務(wù)，盡量減少對不重要且不緊急的任務(wù)的投入。

二是可合理制定工作時間和休息時間規(guī)劃，維持工作與生活的平衡。在確定固定工作時間段的基礎(chǔ)上，盡可能避免在非工作時間進行工作，保證休息與放松時間。若情況允許，可適當拒絕不必要的會議或任務(wù)，避免時間和精力的過多浪費。

（五）增強問題分析與評估能力

日常事務(wù)的高質(zhì)高效處理與行政事務(wù)人員的問題分析與評估能力存在密切關(guān)聯(lián)。鑒于此，行政事務(wù)人員需在工作期間不斷提升問題分析與評估能力。

首先，要求人員全面分析問題。通過全面收集相關(guān)信息和數(shù)據(jù)，深入了解問題的背景和原因，把握問題本質(zhì)，找到解決問題的關(guān)鍵點。如在處理運輸安全問題時，行政事務(wù)人員需要全面分析事故發(fā)生的具體情況、可能原因及潛在影響。

其次，需具備較強的評估問題能力?？山Y(jié)合實際情況分析，通過邏輯思維或分析工具，對問題進行綜合評估。如使用SWOT分析法來評估問題的優(yōu)勢與劣勢、機會與威脅，或依托魚骨圖來分析問題的根本原因。問題評估可幫助行政事務(wù)人員了解問題的各方面情況，為解決問題提供有力支持。

再次，在分析與評估問題時，需要團隊合作和多方參與?？山M織相關(guān)人員進行探討交流，以獲取不同的觀點和意見，讓行政事務(wù)人員獲得全面的信息與思路，實現(xiàn)對相關(guān)問題的有效分析和評估。

最后，需重視對問題長遠影響的考慮。視情況對各解決方案的可行性加以評估，并預(yù)估實施后的具體效果和影響。如制定交通規(guī)劃時，行政事務(wù)人員需要充分考慮交通流量的增長趨勢、環(huán)境保護的要求等因素，評估不同方案的長遠效益。

四、結(jié)語

日常事務(wù)處理水平是行政事務(wù)崗位職能的具體體現(xiàn)，并與行政事業(yè)單位的高質(zhì)量發(fā)展存在密切關(guān)聯(lián)。鑒于此，需要明確界定行政事務(wù)人員的職責(zé)，使其明確認知日常事務(wù)處理的重要性，從注重工作流程的明確與優(yōu)化、信息化管理系統(tǒng)的應(yīng)用、促進內(nèi)部溝通交流、掌握時間管理技巧、增強問題分析與評估能力等方面入手，采取科學(xué)對策，提升日常事務(wù)處理的有效性，繼而為單位的穩(wěn)定、長遠運行與發(fā)展保駕護航。

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