大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理信息化建設(shè)的相關(guān)思考

一、引言

當(dāng)前，大數(shù)據(jù)技術(shù)與檔案管理兩者的融合發(fā)展，已經(jīng)逐漸成為創(chuàng)新管理模式的一個(gè)重要途徑。借助大數(shù)據(jù)這一強(qiáng)大工具，得以構(gòu)建更為先進(jìn)且實(shí)用的檔案管理體系，并且通過搭建檔案管理信息化平臺，創(chuàng)新檔案管理理念以及提升工作人員業(yè)務(wù)能力等方式，大幅提升了辦公自動(dòng)化程度。同時(shí)，隨著檔案信息資料數(shù)量和規(guī)模的與日俱增，如何才能確保檔案信息的安全性，并實(shí)現(xiàn)對其高效管理，已經(jīng)成為當(dāng)前檔案管理信息化建設(shè)的關(guān)鍵所在。因此，要想更好地實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化發(fā)展，就必須積極創(chuàng)新檔案管理方法，利用信息化手段，使檔案管理工作發(fā)揮其應(yīng)有的作用，更好地服務(wù)于有需要的人。

二、檔案管理信息化建設(shè)的重要性

在互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)以及云計(jì)算等尖端科技迅猛發(fā)展的當(dāng)下，全國各地都在積極順應(yīng)數(shù)字化改革浪潮，而這場數(shù)字化革命對社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域的發(fā)展都產(chǎn)生了極為深遠(yuǎn)的影響。在這樣的環(huán)境下，由數(shù)字化變革所催生出的海量信息資源，已經(jīng)成為檔案管理創(chuàng)新發(fā)展的強(qiáng)大驅(qū)動(dòng)力，同時(shí)也是增強(qiáng)核心競爭力的一個(gè)重要因素。因此，檔案管理部門的職責(zé)更加重大，其所管理的信息資源將成為制定戰(zhàn)略規(guī)劃和做出重大決策時(shí)重要的參考依據(jù)。為了積極促進(jìn)檔案管理進(jìn)一步發(fā)展，就要根據(jù)自身實(shí)際的檔案管理需求，構(gòu)建與之相適應(yīng)的檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，為業(yè)務(wù)拓展、運(yùn)營發(fā)展等創(chuàng)造優(yōu)質(zhì)的信息化環(huán)境，這樣不僅可以有效改進(jìn)傳統(tǒng)管理模式的弊端，還可以利用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)提供多元化的服務(wù)。另外，在大數(shù)據(jù)時(shí)代，通過運(yùn)用先進(jìn)的信息化設(shè)備和大數(shù)據(jù)技術(shù)，將為檔案管理信息化建設(shè)提供技術(shù)支持，使檔案管理工作更為便捷高效，檔案信息能夠?qū)崿F(xiàn)實(shí)時(shí)更新，并可以采取視頻、音頻、圖片等多樣化形式來存儲(chǔ)檔案。

三、檔案管理信息化發(fā)展過程中存在的不足

（一）檔案管理工作未能得到充分重視

現(xiàn)階段，由于對檔案管理工作缺少應(yīng)有的重視，以致并未將其作為一項(xiàng)值得投入足夠精力和資源的重要工作內(nèi)容來對待，部分檔案管理人員在主觀上錯(cuò)誤地認(rèn)為自己的職責(zé)范圍與其他部門工作并無太大聯(lián)系，因此，在日常工作中比較懈怠，未能花費(fèi)過多的心思在挖掘信息價(jià)值上。此外，管理層部分人員亦未給予檔案管理工作足夠關(guān)注，并未成立檔案管理部門和安排專職工作人員，僅僅指派少數(shù)兼職人員負(fù)責(zé)定期整理和維護(hù)檔案，并且由于他們?nèi)狈ωS富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，使檔案管理成效并不顯著，一定程度上阻礙了檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化發(fā)展。

（二）資源建設(shè)及共享機(jī)制尚不完善

在推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)的過程中，存在檔案目錄體系不完善、數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性有所欠缺以及檔案全文數(shù)據(jù)庫規(guī)模相對較小等問題。此外，信息化建設(shè)與信息資源共享之間處于脫節(jié)狀態(tài)，尚未建立起一套全面化、統(tǒng)一化的檔案管理系統(tǒng)，使信息的共享和傳遞難以得到有效保障，這也就直接導(dǎo)致檔案管理信息化建設(shè)的價(jià)值和功能未能充分體現(xiàn)出來。

（三）檔案管理軟硬件設(shè)施有待改進(jìn)

隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的迅猛發(fā)展，為了有效提升檔案管理工作的品質(zhì)和效率，就必須推動(dòng)檔案管理工作向信息化建設(shè)方向推進(jìn)。而在此過程中，就要求擁有與之相配套的一系列軟硬件設(shè)施設(shè)備。然而就目前檔案管理工作的實(shí)際情況看，其在運(yùn)用信息化技術(shù)方面仍存在著諸多不便。其中，最為突出的問題便是硬件設(shè)備及軟件系統(tǒng)較為落后，做不到及時(shí)更新，且操作流程煩瑣等，這無疑使其難以跟上信息化發(fā)展的步伐。若是缺乏應(yīng)有的軟硬件設(shè)施和先進(jìn)的信息化技術(shù)支持，那么檔案管理工作將會(huì)在面對海量信息時(shí)變得混亂不堪，從而對檔案管理工作產(chǎn)生嚴(yán)重的負(fù)面影響。

（四）檔案真實(shí)性與安全性無法得到有效保障

首先，在推動(dòng)檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化發(fā)展的過程中，部分檔案管理人員未能嚴(yán)格按照規(guī)范化的操作流程和標(biāo)準(zhǔn)開展工作，對于各類電子檔案的整合處理以及相關(guān)后續(xù)規(guī)劃方案的制訂尚有諸多不足之處。如在數(shù)據(jù)信息的整理歸納環(huán)節(jié)，某些數(shù)據(jù)信息極可能會(huì)受到檔案管理人員主觀意識的影響，以致檔案信息的真實(shí)性受到一定程度的影響。其次，檔案管理工作中包含著一定的安全風(fēng)險(xiǎn)。檔案信息通常會(huì)被檔案管理人員儲(chǔ)存到硬盤或計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，然而由于它們的使用壽命存在不確定性，極易在遭受網(wǎng)絡(luò)攻擊或是面對其他不可預(yù)知因素時(shí)，出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失的風(fēng)險(xiǎn)。最后，面對隨時(shí)可能出現(xiàn)的計(jì)算機(jī)病毒，若信息管理系統(tǒng)安全等級低或者存在安全漏洞，那么在信息資源的傳播和共享過程中就有可能遭到惡意盜取，使檔案管理工作面臨著潛在的安全隱患。

（五）檔案管理信息化建設(shè)規(guī)劃不足

當(dāng)前，大部分檔案管理部門在開展工作的過程中，在信息化建設(shè)方面的推進(jìn)速度相對緩慢。這主要是由于資金投入不足和外部環(huán)境因素的制約，并未制訂出一套科學(xué)有效的檔案信息系統(tǒng)建設(shè)方案，即使已經(jīng)制訂了與之相關(guān)的規(guī)劃方案，往往也是對某些范本進(jìn)行簡單的復(fù)制粘貼，缺乏針對自身實(shí)際情況的深度考量和針對性的設(shè)計(jì)。此外，在實(shí)施具體規(guī)劃的過程中，由于缺乏統(tǒng)一的信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，使檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程受到了阻礙。

四、大數(shù)據(jù)時(shí)代加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)的主要措施

（一）樹立科學(xué)且嚴(yán)謹(jǐn)?shù)男畔⒒芾砝砟?/p>

對于檔案管理工作而言，檔案管理人員要對其形成準(zhǔn)確的理解與認(rèn)識，把握大數(shù)據(jù)時(shí)代所獨(dú)有的特征，以此為出發(fā)點(diǎn)，構(gòu)建起具有前瞻性的檔案管理理念。同時(shí)也要清楚地認(rèn)識到傳統(tǒng)檔案工作中暴露的問題，進(jìn)而采取有針對性的方式方法來改進(jìn)管理模式，實(shí)現(xiàn)其創(chuàng)新發(fā)展。為此，檔案管理人員要利用大數(shù)據(jù)技術(shù)等先進(jìn)手段，深度挖掘檔案信息潛在的價(jià)值，在實(shí)際操作環(huán)節(jié)，應(yīng)本著服務(wù)群眾的理念，科學(xué)合理地運(yùn)用信息技術(shù)并不斷提升操作熟練程度和應(yīng)用水平，使信息技術(shù)的作用得到更充分的發(fā)揮，從而推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)能夠沿著正確的方向穩(wěn)步前進(jìn)。

（二）進(jìn)一步完善軟硬件設(shè)施建設(shè)

為了使檔案管理工作的信息化水平得到有效提升，首先要做到檔案管理從傳統(tǒng)管理模式向信息化建設(shè)進(jìn)行戰(zhàn)略性轉(zhuǎn)型，而這其中涉及諸多艱巨復(fù)雜的任務(wù)，如信息數(shù)據(jù)的傳輸、采集以及整理，等等，而這些都需要有與之配套的軟硬件設(shè)施才能實(shí)現(xiàn)。因此，首先，應(yīng)及時(shí)更新相應(yīng)的硬件設(shè)備，配置電腦、掃描儀以及存儲(chǔ)設(shè)備等諸多先進(jìn)的辦公設(shè)備，從而使檔案管理工作得以在此基礎(chǔ)之上順利開展。其次，進(jìn)一步完善軟件設(shè)施建設(shè)，搭建符合自身特色的檔案信息化管理平臺，充分挖掘和利用大數(shù)據(jù)技術(shù)的潛能，使信息數(shù)據(jù)得到最大化地利用，從而推動(dòng)檔案管理工作的信息化水平邁上新的臺階。

（三）構(gòu)建完善的檔案信息化管理體系

在大數(shù)據(jù)技術(shù)蓬勃發(fā)展的背景下，檔案形式已經(jīng)由傳統(tǒng)紙質(zhì)形式轉(zhuǎn)化為數(shù)字化形式，通觀全局把握檔案管理的基本原理，對不同類型的數(shù)字檔案進(jìn)行歸類劃分并實(shí)行精細(xì)化管理，以提高其保存和利用效率。同時(shí)，還應(yīng)緊密結(jié)合自身實(shí)際發(fā)展情況，充分發(fā)揮科技進(jìn)步帶來的益處，將檔案管理系統(tǒng)與業(yè)務(wù)部門、人力資源部門以及財(cái)務(wù)部門等各部門進(jìn)行有機(jī)整合，以確保檔案管理工作可以高效運(yùn)行，及時(shí)收集整理各類數(shù)據(jù)信息，做到實(shí)時(shí)更新。此外，還要借助云計(jì)算的技術(shù)優(yōu)勢，針對各類信息進(jìn)行精準(zhǔn)分析后予以相應(yīng)的處理，同時(shí)引入橫向分析、綜合分析以及動(dòng)態(tài)化管理模式等，按照時(shí)間軸對各類數(shù)字檔案進(jìn)行深入的對比研究，保存檔案信息中有價(jià)值的部分，篩選過濾掉一些無關(guān)緊要的信息，從而使檔案數(shù)據(jù)更具精確性和可靠性。

（四）構(gòu)筑健全的安全防護(hù)體系

隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的不斷發(fā)展，眾多企事業(yè)單位紛紛開展檔案管理信息化建設(shè)，這無疑提升了檔案管理工作的品質(zhì)與效率，為它們的發(fā)展帶來諸多便利。然而，我們也必須認(rèn)識到，信息化建設(shè)中亦伴隨著一系列不同程度的安全隱患。因此，為了更好地推進(jìn)信息化建設(shè)，就要建立安全系數(shù)高的防護(hù)體系，以此保護(hù)好檔案信息的安全。在推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)的過程中，要不斷完善風(fēng)險(xiǎn)防控手段。在檔案管理信息系統(tǒng)正式啟用之前，要根據(jù)管理系統(tǒng)的實(shí)際應(yīng)用場景，做好數(shù)據(jù)信息的備份、設(shè)置相應(yīng)的操作權(quán)限以及信息安全級別等。此外，還要及時(shí)更新入侵檢測、數(shù)據(jù)加密等防護(hù)手段，以提高內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的整體安全水平，一旦發(fā)現(xiàn)問題，要及時(shí)采取適當(dāng)?shù)拇胧┘右越鉀Q，只有這樣才能最大程度上保障檔案信息的安全。以長寧縣為例，通過完善信息安全保障體系，開展檔案信息系統(tǒng)分級保護(hù)工作，切實(shí)做好數(shù)據(jù)安全、網(wǎng)絡(luò)安全、數(shù)據(jù)加工過程安全等工作，確保檔案數(shù)據(jù)信息安全，不斷強(qiáng)化安保能力建設(shè)。在此過程中，還應(yīng)充分考慮檔案管理系統(tǒng)安全保障的各項(xiàng)要素，特別是信息化建設(shè)所涉及的技術(shù)支持、資金投入以及內(nèi)部管理等方面，從而建立一套更為嚴(yán)謹(jǐn)、全面的防護(hù)體系。

（五）積極構(gòu)建檔案信息化管理體系

在開展檔案管理信息化建設(shè)的過程中，一個(gè)不容忽視的因素便是管理機(jī)制。為了解決此項(xiàng)難題，檔案管理部門就應(yīng)精心構(gòu)建科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)且合乎實(shí)際需求的檔案管理體系，以便使檔案管理工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，各項(xiàng)工作內(nèi)容得以高效、有序地推進(jìn)。在構(gòu)建檔案信息化管理體系時(shí)，應(yīng)圍繞檔案管理的需求，有針對性地制訂工作準(zhǔn)則和規(guī)范，對其建設(shè)過程中所暴露出的不足之處進(jìn)行深入剖析并積極改進(jìn)，優(yōu)化工作流程，使檔案管理信息化建設(shè)工作得以順利推進(jìn)。同時(shí)，可借助智慧平臺實(shí)現(xiàn)對檔案信息化管理工作的監(jiān)督。若在具體實(shí)施過程中發(fā)現(xiàn)有遺漏之處，如與實(shí)際工作產(chǎn)生沖突等，應(yīng)立即進(jìn)行修改完善，使檔案信息化管理體系更具可行性。

（六）重視檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)

為了充分挖掘大數(shù)據(jù)的潛在價(jià)值和實(shí)際效能，確保檔案管理信息化建設(shè)穩(wěn)步推進(jìn)，有必要建設(shè)一支高素質(zhì)的專業(yè)人才隊(duì)伍。檔案管理人員不僅要負(fù)責(zé)將復(fù)雜且煩瑣的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)闀r(shí)代發(fā)展所需的數(shù)字檔案，以使其價(jià)值充分發(fā)揮出來，還要為群眾或相關(guān)部門提供優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。而在這個(gè)過程中，不可避免地會(huì)涉及諸多與信息技術(shù)密切相關(guān)的工作，因此，就需要一批具有較高綜合素養(yǎng)的檔案管理人才作為支撐，他們不僅要能夠熟練運(yùn)用信息化技術(shù)手段，還要擁有出色的業(yè)務(wù)能力和良好的應(yīng)變能力。具體而言，一方面應(yīng)加大對檔案管理人員的培訓(xùn)，定期組織開展培訓(xùn)班、館際交流等，充分發(fā)揮業(yè)務(wù)骨干“傳幫帶”“領(lǐng)路人”的作用，著力培養(yǎng)全能型的檔案管理人才；另一方面，鼓勵(lì)檔案管理人員進(jìn)行繼續(xù)教育和提高學(xué)歷層次，為高效開展檔案管理信息化建設(shè)工作奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

五、結(jié)語

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的來臨，檔案管理理念和管理模式正在以驚人的速度發(fā)生著改變。同時(shí)，隨著科技日新月異的變化和時(shí)代的不斷發(fā)展，迫切需要引入先進(jìn)的大數(shù)據(jù)技術(shù)對檔案管理工作加以改進(jìn)。在此背景下，推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)成為一種必然選擇。應(yīng)充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用潛力，對檔案資源進(jìn)行深度的挖掘和加工，并針對開展檔案管理信息化建設(shè)工作中存在的不足，結(jié)合檔案管理實(shí)際情況，通過一系列措施加快檔案管理信息化建設(shè)的步伐，進(jìn)一步使檔案資源得到更好的開發(fā)和利用。

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（作者簡介：陶大鵬，男，本科，德惠市勞動(dòng)人事爭議仲裁院，副研究館員，研究方向：檔案管理）

（責(zé)任編輯 劉冬楊）