新形勢下高職高專院校檔案管理數(shù)字化發(fā)展思考

一、引言

數(shù)字檔案是信息時(shí)代的新興產(chǎn)物，伴隨信息技術(shù)的革新，數(shù)字檔案也愈發(fā)普及，近年來在高職高專院校得到積極推廣。當(dāng)前，高職高專院校檔案管理數(shù)字化建設(shè)仍處于探索階段，還存在一些不足之處亟待優(yōu)化解決?；诖?，為實(shí)現(xiàn)檔案管理全面數(shù)字化，提高院校檔案管理工作的質(zhì)量和效率，充分發(fā)揮檔案信息的作用，本文就此提出相應(yīng)策略以供參考。

二、新形勢下高職高專院校檔案管理數(shù)字化建設(shè)的重要性

在新形勢下，高職高專院校檔案管理數(shù)字化建設(shè)顯得愈發(fā)重要。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，數(shù)字化管理已經(jīng)成為高職高專院校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的必然趨勢。數(shù)字化管理不僅可以提高檔案管理的效率，還能為教學(xué)、科研和管理提供更為便捷的服務(wù)。

首先，檔案管理數(shù)字化建設(shè)有助于提升檔案管理效率。傳統(tǒng)的檔案管理方式多以紙質(zhì)為主，存在查找困難、存儲不便、易損壞等問題。而數(shù)字化管理則可以將檔案信息轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)快速檢索、在線存儲和遠(yuǎn)程傳輸，大大提高了檔案管理的效率。此外，數(shù)字化管理還可以解決紙質(zhì)檔案占用空間大的問題，降低管理成本，實(shí)現(xiàn)檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。

其次，檔案管理數(shù)字化建設(shè)有助于滿足教學(xué)、科研和管理的需求。高職高專院校的教學(xué)、科研和管理活動涉及大量的檔案信息，如學(xué)生學(xué)籍、教學(xué)計(jì)劃、科研成果等。數(shù)字化管理可以方便教師、學(xué)生和管理人員隨時(shí)隨地獲取所需檔案信息，支持教學(xué)、科研和管理活動順利開展。同時(shí)，數(shù)字化管理還可以提供豐富的檔案信息，為教師和學(xué)生提供更為豐富的學(xué)習(xí)和研究資源。

再次，檔案管理數(shù)字化建設(shè)有助于推動高職高專院校信息化建設(shè)的進(jìn)程。高職高專院校信息化建設(shè)是提升學(xué)校整體實(shí)力的重要舉措，檔案管理數(shù)字化作為信息化建設(shè)的重要組成部分，可以加快院校信息化建設(shè)的整體進(jìn)程。同時(shí)，檔案管理數(shù)字化也是高職高專院校適應(yīng)信息化社會發(fā)展趨勢的必然要求。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展和普及，數(shù)字化管理已經(jīng)成為現(xiàn)代管理的重要手段，高職高專院校通過實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化，將更好地融入信息化社會，提高學(xué)校的整體競爭力。

最后，數(shù)字化管理不僅使檔案信息更加完整、準(zhǔn)確、更新及時(shí)，還使檔案信息更加易于獲取和利用，為院校的對外交流與合作提供有力支持，擴(kuò)大其在社會上的聲譽(yù)和影響力。通過檔案管理數(shù)字化建設(shè)，可以實(shí)現(xiàn)學(xué)校與其他信息系統(tǒng)互聯(lián)互通，促進(jìn)院校間信息資源的共享和整合，為教學(xué)、科研和管理提供更加全面、便捷的服務(wù)。

三、高職高專院校檔案管理數(shù)字化建設(shè)的困境

（一）設(shè)備和技術(shù)

1.基礎(chǔ)設(shè)施落后

高職高專院校在檔案管理數(shù)字化建設(shè)的過程中，首先面臨的問題就是基礎(chǔ)設(shè)施落后。許多院校的服務(wù)器設(shè)備陳舊，存儲容量不足，直接影響了數(shù)字檔案的存儲和管理，而且網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)施薄弱也給數(shù)字檔案的安全帶來了極大的隱患。例如，一些學(xué)校的檔案管理系統(tǒng)缺乏必要的安全防護(hù)措施，容易受到非法攻擊，導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)泄露或被篡改。

2.技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一

在檔案管理數(shù)字化建設(shè)過程中要遵循一定的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，如數(shù)據(jù)格式、存儲標(biāo)準(zhǔn)、交換標(biāo)準(zhǔn)等。然而，目前高職高專院校在技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)方面并不統(tǒng)一，影響了檔案管理系統(tǒng)的互操作性和可擴(kuò)展性，導(dǎo)致不同院校之間的檔案數(shù)據(jù)難以實(shí)現(xiàn)共享和交換。

3.數(shù)字化水平不高

一些高職高專院校在檔案管理工作中，存在信息技術(shù)應(yīng)用不足、數(shù)字化水平不高的情況。檔案管理數(shù)字化需要將傳統(tǒng)檔案管理與信息技術(shù)緊密結(jié)合，但部分高職高專院校在檔案管理數(shù)字化建設(shè)中，未能將兩者有效結(jié)合，導(dǎo)致檔案管理數(shù)字化仍停留在表面，難以發(fā)揮其真正效用。

（二）管理體系

完善的檔案管理體系能夠保障數(shù)字檔案的安全性和完整性，還能提高檔案利用效率，滿足教學(xué)和科研的需求。檔案管理數(shù)字化需要建立相應(yīng)的管理體系，包括數(shù)據(jù)備份、信息安全、檔案利用等方面。然而，目前部分高職高專院校數(shù)字檔案管理體系還不夠完善，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

1.數(shù)據(jù)備份標(biāo)準(zhǔn)缺失

部分院校在檔案管理數(shù)字化過程中，缺乏科學(xué)有效的數(shù)據(jù)備份標(biāo)準(zhǔn)，這可能導(dǎo)致數(shù)字檔案在面臨數(shù)據(jù)丟失、損壞等風(fēng)險(xiǎn)時(shí)無法及時(shí)恢復(fù)，進(jìn)而造成不可挽回的損失。

2.信息安全體系不健全

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，檔案信息安全問題日益突出，部分高職高專院校在檔案管理數(shù)字化建設(shè)中并未建立健全的信息安全體系，容易導(dǎo)致數(shù)字檔案面臨被篡改、竊取等風(fēng)險(xiǎn)，嚴(yán)重影響檔案的真實(shí)性和可信度。

3.檔案利用受限

檔案利用是檔案管理的重要環(huán)節(jié)。然而，部分高職高專院校在檔案使用方面存在不合理之處，如檔案利用的手續(xù)煩瑣、檔案可使用范圍受限等，不利于數(shù)字檔案的高效利用。

（三）資金投入

檔案管理數(shù)字化建設(shè)涉及硬件設(shè)備的購置、軟件系統(tǒng)的升級、人員的培訓(xùn)等多個(gè)環(huán)節(jié)，每個(gè)環(huán)節(jié)都需要大量的資金投入。然而，一方面部分高職高專院校由于自身經(jīng)費(fèi)有限，往往難以承擔(dān)如此龐大的資金投入；另一方面，一些院校在資金分配上可能更傾向于教學(xué)和科研方面，導(dǎo)致檔案管理數(shù)字化建設(shè)被邊緣化。

（四）人才隊(duì)伍

1.管理意識落后

檔案管理意識是高職高專院校推進(jìn)檔案管理數(shù)字化建設(shè)的關(guān)鍵。目前部分院校在檔案管理意識方面還存在對檔案管理數(shù)字化缺乏足夠重視的問題。部分高職高專院校認(rèn)為檔案管理是一項(xiàng)輔助性工作，對教學(xué)和科研的貢獻(xiàn)不大，因此在推行檔案管理數(shù)字化建設(shè)時(shí)，缺乏足夠的支持和配合，導(dǎo)致數(shù)字化建設(shè)工作進(jìn)展緩慢。

2.人員素質(zhì)不高

在檔案管理數(shù)字化過程中，對于專業(yè)技術(shù)人員和管理人員的需求尤為迫切，然而部分高職高專院校在這些領(lǐng)域的人才儲備尚存不足。首先，高職高專院校往往更側(cè)重于學(xué)生專業(yè)技能的培養(yǎng)，而對于檔案管理、數(shù)字化技術(shù)等交叉學(xué)科的教育則相對較少。其次，檔案管理人員素質(zhì)不高。檔案管理數(shù)字化建設(shè)需要專業(yè)的管理人員來操作和維護(hù)，但部分高職高專院校由于資金和時(shí)間的限制，在檔案管理人員選拔和培訓(xùn)上投入不足，往往更傾向于將資源投入到與專業(yè)教學(xué)直接相關(guān)的領(lǐng)域，而關(guān)于檔案管理數(shù)字化的培訓(xùn)則缺乏重視，導(dǎo)致人員素質(zhì)參差不齊，難以勝任數(shù)字化管理工作。

四、高職高專院校檔案管理數(shù)字化建設(shè)的對策

（一）加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施和網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)，提高檔案管理數(shù)字化水平

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，高職高專院校在數(shù)字化檔案建設(shè)方面面臨著技術(shù)難題。針對當(dāng)前的技術(shù)困境，高職高專院校要采取一系列措施，以推動數(shù)字檔案的可持續(xù)發(fā)展。

首先，高職高專院校應(yīng)加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，更新服務(wù)器設(shè)備，提升存儲容量，以滿足數(shù)字檔案的長期存儲需求。通過引進(jìn)高性能的服務(wù)器等存儲設(shè)備，確保數(shù)字檔案的穩(wěn)定、高效管理，滿足其不斷增長的數(shù)據(jù)存儲需求。此外，還應(yīng)注重設(shè)備的可維護(hù)性和可擴(kuò)展性，以便未來進(jìn)行升級。

其次，強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)。高職高專院校應(yīng)建立完善的網(wǎng)絡(luò)安全體系，采取防火墻、入侵檢測、數(shù)據(jù)加密等手段，確保檔案管理系統(tǒng)具備足夠的安全防護(hù)能力。同時(shí)，還應(yīng)加強(qiáng)對檔案管理人員的網(wǎng)絡(luò)安全培訓(xùn)，提高他們的安全意識和風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對能力，防止惡意攻擊和數(shù)據(jù)泄露等事件發(fā)生。

再次，高職高專院校應(yīng)積極推動檔案管理數(shù)字化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一，包括數(shù)據(jù)格式、存儲標(biāo)準(zhǔn)、交換標(biāo)準(zhǔn)等各個(gè)方面，以促進(jìn)院校之間的檔案數(shù)據(jù)共享和交換。通過制訂統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，確保數(shù)字檔案的兼容性和互通性，提高檔案利用率，同時(shí)也有助于推動高職高專院校檔案管理數(shù)字化規(guī)范發(fā)展。

最后，高職高專院校還應(yīng)加強(qiáng)與相關(guān)企業(yè)和研究機(jī)構(gòu)的合作，推進(jìn)檔案數(shù)字化技術(shù)的創(chuàng)新和應(yīng)用。通過引入先進(jìn)的技術(shù)和理念，不斷提升檔案管理數(shù)字化建設(shè)的質(zhì)量與水平。

（二）完善數(shù)字檔案管理體系，提升師生檔案管理意識

在高職高專院校檔案管理數(shù)字化建設(shè)中，管理體系的完善和管理意識的提升是相輔相成的兩個(gè)方面，對于院校的整體發(fā)展和運(yùn)營具有深遠(yuǎn)的影響。面對當(dāng)前的管理困境，高職高專院校應(yīng)當(dāng)采取一系列措施，從管理體系層面和人員意識層面著手。

1.完善管理體系

高職高專院校應(yīng)建立完善的檔案管理體系，包括建立數(shù)據(jù)備份標(biāo)準(zhǔn)、信息安全體系、檔案使用規(guī)范等，提升數(shù)字檔案的安全性、完整性和利用率。通過建立數(shù)據(jù)備份標(biāo)準(zhǔn)能夠在數(shù)據(jù)丟失或硬件故障等意外情況下迅速恢復(fù)檔案數(shù)據(jù)，避免造成重大損失；依托信息安全體系，采取網(wǎng)絡(luò)防護(hù)和數(shù)據(jù)加密等措施，保護(hù)學(xué)校的檔案信息不受非法訪問和篡改；制訂檔案使用規(guī)范，明確檔案的利用和管理流程，確保檔案得到高效利用。

2.提升管理意識

要提升全校師生的檔案管理意識。檔案管理不僅是檔案管理部門的職責(zé)，更是全校師生共同的責(zé)任。因此，高職高專院校應(yīng)當(dāng)通過各種途徑和方式，加強(qiáng)對檔案管理意識的宣傳，使全校師生充分認(rèn)識到檔案管理的重要性。例如，學(xué)?？啥ㄆ谂e辦檔案管理知識講座、開展檔案管理主題活動、建立檔案管理宣傳欄等，提高全校師生對檔案管理的重視程度。

（三）積極申請項(xiàng)目資金，嘗試借助社會力量

高職高專院校在資金投入方面，要積極探索和拓展多元化的資金渠道，幫助院校更好地應(yīng)對資金壓力，為檔案管理數(shù)字化建設(shè)提供穩(wěn)定的資金保障。

1.積極申請項(xiàng)目資金

相關(guān)部門對于教育領(lǐng)域的投入逐年增加，特別是在推動教育信息化、數(shù)字化發(fā)展方面。高職高專院?？赏ㄟ^申請與檔案管理數(shù)字化建設(shè)相關(guān)的項(xiàng)目基金，為檔案管理數(shù)字化建設(shè)提供資金支持。

2.嘗試借助社會力量

一方面，企業(yè)對人才的需求旺盛，學(xué)?？梢蚤_展檔案管理數(shù)字化的研究和應(yīng)用，由企業(yè)提供資金支持或設(shè)備支持，如此不僅能夠?yàn)槠髽I(yè)輸送人才，還能為學(xué)生提供實(shí)踐機(jī)會，促進(jìn)學(xué)校的產(chǎn)學(xué)研一體化結(jié)合。另一方面，學(xué)校還可以通過各種渠道宣傳檔案管理數(shù)字化的意義和價(jià)值，激發(fā)社會各界對教育事業(yè)的關(guān)注，吸引社會組織和個(gè)人的幫助和支持。

（四）加大學(xué)科建設(shè)力度，加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)

針對當(dāng)前檔案管理數(shù)字化領(lǐng)域的人員困境，高職高專院校應(yīng)充分認(rèn)識到人才的重要性，并采取切實(shí)有效的措施來解決這一問題。檔案管理數(shù)字化不僅是技術(shù)層面的革新，更是對管理人員專業(yè)素養(yǎng)和能力的全新挑戰(zhàn)。所以，高職高專院校在組建人才隊(duì)伍、加大培訓(xùn)力度方面，應(yīng)當(dāng)從以下幾點(diǎn)著手。

首先，高職高專院校應(yīng)加大對檔案管理、數(shù)字化等學(xué)科的建設(shè)力度。通過優(yōu)化專業(yè)設(shè)置，增設(shè)與檔案管理數(shù)字化相關(guān)的課程，以吸引更多的有志之士投身這一領(lǐng)域；同時(shí)，學(xué)校還可通過舉辦專題講座、研討會等活動，向?qū)W生展示檔案管理和數(shù)字化專業(yè)的職業(yè)發(fā)展前景，激發(fā)他們的學(xué)習(xí)興趣和熱情。

其次，對于現(xiàn)有的檔案管理人員，高職高專院校應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)培訓(xùn)，提升他們的數(shù)字化水平和檔案管理能力。培訓(xùn)內(nèi)容包括但不限于數(shù)字化技術(shù)的基礎(chǔ)知識、檔案管理軟件的操作、數(shù)據(jù)安全與保護(hù)等。同時(shí)，學(xué)校還可邀請業(yè)內(nèi)專家或?qū)W者進(jìn)行授課，分享最新的檔案管理數(shù)字化理念和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，幫助管理人員拓寬視野、提升工作質(zhì)效。此外，還可以積極與高校、研究機(jī)構(gòu)等建立合作關(guān)系，開展檔案管理數(shù)字化研究和人才培養(yǎng)工作。通過與這些機(jī)構(gòu)緊密合作，院?？杉皶r(shí)了解檔案管理數(shù)字化的最新動態(tài)和技術(shù)發(fā)展趨勢，為人才培養(yǎng)提供有力支撐，促進(jìn)資源共享和優(yōu)勢互補(bǔ)，推動檔案管理數(shù)字化建設(shè)的快速發(fā)展。

最后，高職高專院校在加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)的同時(shí)，還應(yīng)建立健全的激勵(lì)機(jī)制和評價(jià)體系，激發(fā)管理人員學(xué)習(xí)和工作的熱情。通過設(shè)立獎(jiǎng)學(xué)金、優(yōu)秀畢業(yè)生評選等措施，表彰在檔案管理數(shù)字化領(lǐng)域取得突出成績的學(xué)生和教職工，營造積極向上的學(xué)習(xí)氛圍。

五、結(jié)語

在信息化時(shí)代背景下，高職高專院校檔案管理工作須認(rèn)清社會發(fā)展新形勢，進(jìn)一步明確檔案管理數(shù)字化建設(shè)的重要意義，針對檔案管理數(shù)字化中存在的技術(shù)困境、管理困境、資金困境和人員困境等，積極采取應(yīng)對措施，確?，F(xiàn)代新型檔案管理模式的引入，讓數(shù)字化管理為廣大師生提供更高效、智能、便捷、實(shí)用的檔案服務(wù)，切實(shí)提升高職高專院校的檔案管理服務(wù)水平。

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（作者簡介：張海燕，女，本科，德州職業(yè)技術(shù)學(xué)院，副高，研究方向：檔案管理）

（責(zé)任編輯 劉冬楊）