中小企業(yè)原材料采購(gòu)內(nèi)控體系優(yōu)化研究

高質(zhì)量發(fā)展就是要實(shí)干興邦，發(fā)展實(shí)體經(jīng)濟(jì)成為第一要?jiǎng)?wù)。面對(duì)波詭云譎、變幻莫測(cè)的市場(chǎng)，提高企業(yè)管理水平，完善企業(yè)原材料采購(gòu)內(nèi)控體系迫在眉睫。

一、中小企業(yè)采購(gòu)環(huán)節(jié)內(nèi)部控制存在的問題

（一）內(nèi)控環(huán)境問題

優(yōu)化內(nèi)控環(huán)境建設(shè)是原材料采購(gòu)內(nèi)控的首要任務(wù)。

1.組織機(jī)構(gòu)設(shè)置和權(quán)責(zé)分配不清

很多中小企業(yè)的管理決策者目光短淺，只追逐眼前利益，眼光只放在企業(yè)目前的生產(chǎn)與銷售狀況、盈利情況等直接作用于企業(yè)的簡(jiǎn)單因素，而忽視了長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。構(gòu)建一個(gè)良好的內(nèi)控環(huán)境，才是企業(yè)內(nèi)控管理的長(zhǎng)久之計(jì)。有些企業(yè)原材料采購(gòu)申請(qǐng)流程要求，先審批，再采購(gòu)，然而在實(shí)際工作中，有些采購(gòu)人員為了所謂的“效率”，往往先入庫(kù)再補(bǔ)辦相關(guān)審批流程，如此一來，審批流程就流于形式，導(dǎo)致材料庫(kù)存數(shù)量與實(shí)際數(shù)量不符，大量的貨物入庫(kù)造成庫(kù)存壓力劇增，加大企業(yè)經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)壓力。除此以外，還存在權(quán)責(zé)分配不清現(xiàn)象，內(nèi)控環(huán)境混亂。譬如，某些材料應(yīng)由部門主管進(jìn)行審批，但實(shí)際上存在越過主管領(lǐng)導(dǎo)，直接由總經(jīng)理審批的現(xiàn)象。一旦中間出現(xiàn)差錯(cuò)，無人承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。長(zhǎng)此以往，內(nèi)控環(huán)境越來越糟糕，無法發(fā)揮內(nèi)控的真正作用。

2.企業(yè)治理結(jié)構(gòu)不規(guī)范

許多中小企業(yè)是家族企業(yè)，任人唯親，或者一些中小企業(yè)的董事會(huì)被大股東操控，企業(yè)治理結(jié)構(gòu)不規(guī)范。家族企業(yè)中剪不斷的裙帶關(guān)系，一言堂的狀況普遍，而大股東很可能因?yàn)樽约旱睦骊P(guān)系，或者自己的好惡，影響董事會(huì)的決策，從而直接影響企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)。再如，倘若經(jīng)理持有較多的股份，也可能利用大股東的身份插手其他部門的管理，從而擾亂企業(yè)的日常運(yùn)營(yíng)。

3.經(jīng)營(yíng)者管理理念落后

市場(chǎng)環(huán)境日新月異，要求企業(yè)管理者要與時(shí)俱進(jìn)，不能墨守成規(guī)。許多中小企業(yè)管理層思想固化，不能及時(shí)學(xué)習(xí)新的知識(shí)，不能對(duì)企業(yè)的戰(zhàn)略不斷進(jìn)行改革和創(chuàng)新，原材料采購(gòu)制度也無法有效貫徹。

4.采購(gòu)人員整體素質(zhì)偏低

中小企業(yè)采購(gòu)部門的采購(gòu)人員學(xué)歷層次整體不高，不具備專業(yè)的素養(yǎng)與能力。僅僅依靠入職培訓(xùn)學(xué)習(xí)的知識(shí)，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不足以推進(jìn)原材料采購(gòu)內(nèi)控的有效實(shí)施。

5.采購(gòu)人員績(jī)效考核制度不完善

原材料采購(gòu)人員的薪酬一般由基本工資、績(jī)效、補(bǔ)助和獎(jiǎng)勵(lì)構(gòu)成，考核直接影響薪酬，但一些中小企業(yè)并未將采購(gòu)人員的考核與其薪酬掛鉤，打擊了采購(gòu)人員的積極性，從而阻礙了原材料采購(gòu)工作的順利開展。

（二）風(fēng)險(xiǎn)防范問題

中小企業(yè)內(nèi)控防范意識(shí)比較薄弱，缺乏系統(tǒng)的評(píng)估體系，還依靠人為經(jīng)驗(yàn)來進(jìn)行內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)防范，很容易導(dǎo)致個(gè)人意志影響決策。所以，建立原材料采購(gòu)內(nèi)控體系迫在眉睫。

（三）內(nèi)控活動(dòng)問題

許多中小企業(yè)缺乏原材料采購(gòu)計(jì)劃管理制度，集中一次性采購(gòu)很可能阻礙企業(yè)原材料采購(gòu)效率，增加庫(kù)存積壓；沒有建立完善的供應(yīng)商管理體系，往往會(huì)滋生貪污舞弊，更有甚者，會(huì)影響到企業(yè)的產(chǎn)品質(zhì)量。

（四）信息系統(tǒng)問題

內(nèi)外部信息系統(tǒng)的溝通十分重要，信息的溝通、傳達(dá)、反饋是否順暢，對(duì)原材料采購(gòu)內(nèi)控體系影響重大。

（五）內(nèi)部監(jiān)督問題

一些中小企業(yè)內(nèi)部監(jiān)督流于形式，內(nèi)部審計(jì)不能抓住問題的關(guān)鍵，面對(duì)貪污舞弊，或者突發(fā)緊急狀況，應(yīng)對(duì)不及時(shí)，給企業(yè)造成很大的損失。

二、原材料采購(gòu)內(nèi)部控制優(yōu)化措施

面對(duì)中小企業(yè)原材料采購(gòu)內(nèi)控出現(xiàn)的諸多問題，需要采取如下優(yōu)化措施。

（一）優(yōu)化內(nèi)控環(huán)境

1.營(yíng)造良好的企業(yè)文化

企業(yè)文化對(duì)整個(gè)企業(yè)的影響是潛移默化、影響深遠(yuǎn)的。它是一個(gè)企業(yè)的精神支柱，是企業(yè)的風(fēng)向標(biāo)，引領(lǐng)著企業(yè)發(fā)展。企業(yè)文化需要不斷改革創(chuàng)新，要隨著市場(chǎng)的變化和要求，積極做出相應(yīng)的改變，推動(dòng)企業(yè)發(fā)展。企業(yè)文化是具有人文關(guān)懷的。良好的企業(yè)文化可以使所有員工的力量凝聚在一起，擰成一股繩，勁往一處使。企業(yè)文化的營(yíng)造離不開管理者的重視，要求管理者不能固步自封，要緊跟潮流，銳意進(jìn)取。

2.完善企業(yè)治理結(jié)構(gòu)

首先，完善董事會(huì)制度，使其能夠真正行使自己的權(quán)力，履行自己的義務(wù)。其次，實(shí)行獨(dú)立董事制度，可以更好地監(jiān)督董事會(huì)。最后，成立監(jiān)事會(huì)，進(jìn)一步監(jiān)督約束董事會(huì)。

3.強(qiáng)化內(nèi)部審計(jì)制度

設(shè)置獨(dú)立的內(nèi)部審計(jì)部門，對(duì)原材料采購(gòu)環(huán)節(jié)進(jìn)行有效監(jiān)督。

4.加強(qiáng)人力資源管理

建立健全人力資源管理機(jī)制有利于營(yíng)造良好的企業(yè)文化氛圍，提高原材料采購(gòu)人員的職業(yè)素養(yǎng)和工作能力，培養(yǎng)其工作的責(zé)任感和使命感，有利于提升原材料采購(gòu)人員的工作積極性，進(jìn)而推動(dòng)原材料采購(gòu)內(nèi)控工作的高質(zhì)量發(fā)展。應(yīng)該以同行業(yè)、同崗位薪資水平為參照，綜合采購(gòu)人員個(gè)人的素質(zhì)與能力，制定適宜的薪資薪酬，以招募和留住人才。

完善采購(gòu)人員績(jī)效考核制度，利用KPI指標(biāo)來定薪酬，如下表所示。

三、優(yōu)化內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)體系

中小企業(yè)需要設(shè)定采購(gòu)業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)管理目標(biāo)，聘請(qǐng)專業(yè)的團(tuán)隊(duì)或者專家進(jìn)行評(píng)估分析，內(nèi)部組成專業(yè)的小組進(jìn)行日常防范工作。同時(shí)，進(jìn)行采購(gòu)業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)分析和應(yīng)對(duì)。

由上面原材料采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)影響程度表和原材料采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生概率表可以得出采購(gòu)業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)分析應(yīng)對(duì)方法。首先，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的影響進(jìn)行評(píng)估，很小、小、中、大、極大對(duì)應(yīng)于數(shù)字1到5；再對(duì)風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的概率進(jìn)行評(píng)估，較低、低、中等、高、很高量化為數(shù)字1到5。綜合同一事件的兩方面評(píng)估，填入風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)矩陣圖中，從而對(duì)事件的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行量化，制定相應(yīng)的應(yīng)對(duì)策略。低風(fēng)險(xiǎn)可以采取戰(zhàn)略性放棄，暫不處理；中等風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)提高警覺，采取相應(yīng)措施，以免風(fēng)險(xiǎn)愈演愈烈；對(duì)于高風(fēng)險(xiǎn)，戰(zhàn)略戰(zhàn)術(shù)都要優(yōu)化處理，重點(diǎn)對(duì)待，時(shí)刻警惕，不可有絲毫懈怠。

（一）加強(qiáng)業(yè)務(wù)活動(dòng)控制

1.健全原材料采購(gòu)計(jì)劃管理制度

中小企業(yè)采購(gòu)員編制采購(gòu)計(jì)劃時(shí)，要與各個(gè)部門保持良好的溝通，了解企業(yè)內(nèi)部庫(kù)存動(dòng)態(tài)，并結(jié)合企業(yè)現(xiàn)金流量，切實(shí)把握好供需存，制定出有效可行的采購(gòu)計(jì)劃。

2.建立采購(gòu)計(jì)劃審批制度

許多企業(yè)原材料采購(gòu)對(duì)于財(cái)務(wù)部的審批有所缺失，財(cái)務(wù)部作為企業(yè)重要的執(zhí)行部門，掌握著資金的動(dòng)態(tài)，財(cái)務(wù)部的審批流程是不可或缺的。綜上所述，如下圖所示。

3.完善供應(yīng)商選擇和評(píng)價(jià)制度

中小企業(yè)首先要對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估劃分，根據(jù)供應(yīng)商競(jìng)爭(zhēng)力和增值能力劃分為有影響力型、伙伴型、普通型和有競(jìng)爭(zhēng)力型四種；再將材料從其價(jià)值和供應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分類，分為杠桿型、戰(zhàn)略型、正常型、瓶頸型四種。進(jìn)而，不同的材料選擇不同類型供應(yīng)商，戰(zhàn)略型材料由伙伴型供應(yīng)商來提供；瓶頸型材料由有競(jìng)爭(zhēng)力供應(yīng)商提供；杠桿型材料由有影響力供應(yīng)商提供；正常型材料由普通供應(yīng)商提供。利用材料的特性和供應(yīng)商的特質(zhì)進(jìn)行匹配，物盡其用，才能更大程度上為企業(yè)節(jié)約運(yùn)營(yíng)成本，推動(dòng)中小企業(yè)原材料采購(gòu)內(nèi)控的實(shí)施。

（二）建立通暢的溝通網(wǎng)絡(luò)

信息溝通不僅僅在縱向上傳下達(dá)，還要在橫向部門之間進(jìn)行溝通。構(gòu)建暢通的溝通網(wǎng)絡(luò)，有利于管理層對(duì)員工指令的下達(dá)，還利于部門之間的有效溝通。采購(gòu)部門與財(cái)務(wù)部門、采購(gòu)部門與各個(gè)車間之間的溝通等，方便快捷、無障礙地溝通，有助于消除各部門之間的信息差和部門之間的壁壘，有利于原材料采購(gòu)內(nèi)控的實(shí)施。

1.樹立主動(dòng)溝通意識(shí)

中小企業(yè)應(yīng)培養(yǎng)員工的主動(dòng)溝通意識(shí)。管理者應(yīng)以身作則，發(fā)揮好表率作用。員工有些因?yàn)樽陨硇愿褚蛩?，或者大環(huán)境影響，不愿積極主動(dòng)與管理者進(jìn)行溝通，甚至某些員工消極怠工，陽(yáng)奉陰違，或者認(rèn)為與管理者的溝通不過是應(yīng)付差事，虛以逶迤，無法真正解決問題，對(duì)內(nèi)部溝通機(jī)制不信任。這極大地阻礙了原材料采購(gòu)內(nèi)控的實(shí)施。只有增強(qiáng)管理者與員工的溝通意識(shí)，建立雙向溝通機(jī)制，方可促進(jìn)原材料采購(gòu)內(nèi)控的優(yōu)化。

2.創(chuàng)造有利的溝通環(huán)境

中小企業(yè)的管理者不能僅僅關(guān)注員工的工作是否完成，還要滿足員工的精神需求，使員工有被尊重、被需要的社會(huì)存在感。管理者可以在工作之余組織一些聚會(huì)、聚餐、聯(lián)誼等活動(dòng)，使員工覺得與管理者之間不僅僅是上下屬的關(guān)系，有被關(guān)心、關(guān)懷的感受，提高員工的集體榮譽(yù)感，有利于打破工作中帶來的隔閡，提高員工的幸福感和滿意度。這樣才有利于企業(yè)內(nèi)控環(huán)境的建立與完善。

3.發(fā)揮采購(gòu)部門的核心作用

中小企業(yè)的采購(gòu)部門作為重要的管理部門，向下反饋著車間生產(chǎn)部門的材料需求，向上連接著材料結(jié)算、材料審批的職能部門，所以，發(fā)揮好采購(gòu)部門的溝通職能是至關(guān)重要的。采購(gòu)部門需要將采購(gòu)信息準(zhǔn)確無誤地及時(shí)傳達(dá)與反饋。與此同時(shí)，采購(gòu)部門還可以組織研討會(huì)，將原材料采購(gòu)發(fā)生的問題與相關(guān)部門及時(shí)溝通交流，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)保證信息，溝通的準(zhǔn)確和順暢。

4.加強(qiáng)上下級(jí)之間的有效溝通

許多中小企業(yè)是家族企業(yè)，或者是大股東控制的企業(yè)，這就很容易造成權(quán)力過度集中，很難傾聽員工心聲，不利于企業(yè)內(nèi)部溝通與交流，企業(yè)決策的制定帶有強(qiáng)烈的個(gè)人主觀色彩與傾向，容易做出錯(cuò)誤決策。所以，應(yīng)當(dāng)設(shè)立意見箱或者專門的郵箱，廣納員工的意見和建議，鼓勵(lì)員工吐露心聲。

（三）業(yè)務(wù)監(jiān)控

1.加強(qiáng)企業(yè)管理層監(jiān)督

中小企業(yè)管理層首先要重視原材料采購(gòu)內(nèi)控體系的運(yùn)行，要以身作則，自查自糾。同時(shí)，為了更好地聽取、采納員工建議，可以設(shè)置總經(jīng)理郵箱、工會(huì)郵箱，真正解決原材料采購(gòu)流程中遇到的問題。并設(shè)立獎(jiǎng)懲制度，對(duì)于善于發(fā)現(xiàn)問題，并提出有效解決問題的想法和思路的優(yōu)秀員工要給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)；與此同時(shí)，對(duì)于阻礙原材料采購(gòu)內(nèi)控實(shí)施運(yùn)行、因自身原因?qū)е聝?nèi)控管理缺失的員工要進(jìn)行懲戒。

2.制定專項(xiàng)監(jiān)督計(jì)劃

專項(xiàng)監(jiān)督就是運(yùn)用專業(yè)的素養(yǎng)和能力對(duì)原材料內(nèi)控環(huán)節(jié)的薄弱點(diǎn)、問題聚焦點(diǎn)進(jìn)行專項(xiàng)調(diào)查、研究、分析，從而找出解決的方法和對(duì)策。與此同時(shí)，可以發(fā)揮監(jiān)事會(huì)等內(nèi)部監(jiān)督機(jī)構(gòu)對(duì)專項(xiàng)板塊進(jìn)行檢查，并提出整改建議。

（作者單位：南京揚(yáng)子檢修安裝有限責(zé)任公司）