基層事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化實現(xiàn)路徑探析

張菲

摘 要：任何一個事業(yè)單位的發(fā)展都離不開檔案管理工作，現(xiàn)代化的管理方式更是為檔案管理工作帶來了很多優(yōu)勢。檔案管理是事業(yè)單位管理工作的基礎(chǔ)，更是單位發(fā)展的依據(jù)和寫照，檔案管理不僅是一項非常重要的工作，還關(guān)系著事業(yè)單位整體的決策方向。隨著時代的快速發(fā)展以及社會經(jīng)濟水平的不斷提高，人們對基層事業(yè)單位檔案管理的重視程度也逐漸加大，在新形勢下有必要轉(zhuǎn)變基層單位檔案管理方式，以滿足現(xiàn)代化發(fā)展的要求，幫助基層事業(yè)單位健康、穩(wěn)定發(fā)展。結(jié)合基層事業(yè)單位具體工作情況，文章對基層事業(yè)單位檔案工作如何實現(xiàn)規(guī)范化、科學(xué)化、系統(tǒng)化管理展開了探討，并闡述了信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，以提高檔案管理效率，希望能夠解決現(xiàn)代基層事業(yè)單位檔案管理中存在的問題。

關(guān)鍵詞：基層事業(yè)單位；檔案管理；現(xiàn)代化；路徑

中圖分類號：G271；D630 文獻標識碼：A

引言

在信息化時代，各行各業(yè)普遍應(yīng)用先進的數(shù)字化技術(shù)，基層事業(yè)單位更需要將先進的技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中，以解決當(dāng)前因人為因素導(dǎo)致的效率低、準確性差和傳遞速度慢等諸多問題。加快檔案管理現(xiàn)代化進程，有助于實現(xiàn)基層事業(yè)單位檔案管理工作效率的提高。我國基層事業(yè)單位是國民經(jīng)濟發(fā)展、社會和諧穩(wěn)定的重要部門，在社會公共服務(wù)體系中占據(jù)著重要地位，實現(xiàn)基層事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)代化，有助于社會安定團結(jié)，促進社會經(jīng)濟穩(wěn)定、快速發(fā)展?；鶎邮聵I(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)秀程度，直接決定了其管理資料的完整與否，對基層事業(yè)單位未來的發(fā)展有著重要影響。

目前，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，基層事業(yè)單位長久以來沿用的傳統(tǒng)檔案管理模式逐漸表現(xiàn)出一些弊端和不足，已無法滿足信息時代對檔案管理的需求。因此，對于基層事業(yè)單位來說，當(dāng)前最重要的任務(wù)就是積極分析和掌握檔案管理現(xiàn)代化的內(nèi)涵，在此基礎(chǔ)上大力開展實施檔案管理現(xiàn)代化，才能夠促使檔案管理工作快速有序開展，跟上時代進步的節(jié)奏，滿足新時代基層單位的需求。

一、檔案管理工作的發(fā)展趨勢

1.檔案管理工作向信息化、數(shù)字化發(fā)展

隨著信息技術(shù)的普及，基層事業(yè)單位基本構(gòu)建了自己的檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)了無紙化辦公。以電子文檔的形式錄入和存儲檔案已成為主流形態(tài)，有效提高了檔案管理的安全性和便捷性。

2.檔案利用方式多樣化

檔案管理水平的提高，促進了檔案內(nèi)容和利用的多樣化發(fā)展，有效滿足了利用群體的多樣化和個性化需求，豐富了檔案的利用方式。

3.檔案服務(wù)趨于大眾化

網(wǎng)絡(luò)、計算機及智能手機的普及，讓檔案利用服務(wù)的終端方式多樣化，人們不再需要到特定的檔案館、檔案室查找相關(guān)檔案資料，通過計算機或者手機就可登錄檔案館管理系統(tǒng)查閱?，F(xiàn)代科技的進步，推動了檔案利用大眾化的趨勢。

二、實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要意義

當(dāng)前，利用信息技術(shù)實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，已經(jīng)成為我國基層事業(yè)單位檔案管理工作的必然趨勢。實現(xiàn)基層事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化，有效提高了國家檔案信息的傳播效率，并推動了現(xiàn)代化信息技術(shù)的進一步發(fā)展，是提高基層事業(yè)單位檔案管理的重要手段，是社會發(fā)展的必然趨勢。針對傳統(tǒng)檔案管理中紙質(zhì)檔案管理模式的滯后性，實現(xiàn)了檔案管理現(xiàn)代化，滿足了時代發(fā)展的要求，是確?；鶎邮聵I(yè)單位穩(wěn)步發(fā)展的關(guān)鍵。因此，基層事業(yè)單位應(yīng)增強對檔案管理現(xiàn)代化重要性的認識。

1.現(xiàn)代化管理模式是檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢

我國社會經(jīng)濟的繁榮發(fā)展，對檔案事業(yè)提出了更高的要求。無論是檔案數(shù)量還是規(guī)模上的大幅增加，已經(jīng)讓傳統(tǒng)的檔案管理方式無法滿足社會的需求。社會公眾對檔案的利用訴求與日俱增，面對大眾多樣化和個性化的需求，檔案管理工作的方式注定要發(fā)生改變。傳統(tǒng)的人工、紙質(zhì)檔案管理模式，難以適應(yīng)當(dāng)今檔案工作的實際發(fā)展要求，反而對檔案事業(yè)的發(fā)展產(chǎn)生了阻礙作用。鑒于此，將信息技術(shù)融入檔案管理工作中的現(xiàn)代化管理模式，必將成為檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢，將檔案事業(yè)發(fā)展帶入新的階段。

2.現(xiàn)代化檔案管理模式是社會主義市場經(jīng)濟繁榮發(fā)展的要求

社會主義市場經(jīng)濟的繁榮發(fā)展，對檔案管理工作提出了新的要求，要制定出與市場經(jīng)濟發(fā)展相匹配的發(fā)展策略。傳統(tǒng)檔案管理模式與社會主義市場經(jīng)濟對檔案開發(fā)、利用的要求存在不小的差距，無法滿足其要求。因而，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，是滿足社會主義市場經(jīng)濟發(fā)展的必要措施。

3.檔案管理現(xiàn)代化是解決傳統(tǒng)管理方式不足的重要手段

傳統(tǒng)檔案管理模式以人工、紙質(zhì)檔案為主，會由于人為因素導(dǎo)致其工作效率低下，紙質(zhì)檔案的破損、遺失甚至出現(xiàn)泄密的情況也是屢見不鮮，嚴重影響了檔案管理工作的整體效果。在利用信息技術(shù)的現(xiàn)代化檔案管理模式中，有效解決了上述傳統(tǒng)檔案管理模式的不足之處，在確保檔案真實性和完整性的基礎(chǔ)上，為檔案利用群體提供了便利的服務(wù)，切實提高了檔案管理工作的效率。

4.有效推動基層事業(yè)單位的發(fā)展

現(xiàn)代化檔案管理模式是實現(xiàn)基層事業(yè)單位檔案管理的有效途徑。在市場經(jīng)濟的不斷推動下，現(xiàn)代化的管理手段也呈現(xiàn)多樣化的發(fā)展趨勢。將現(xiàn)代化技術(shù)手段高質(zhì)量地應(yīng)用于事業(yè)單位檔案管理工作中，使其智能化的管理機制得到充分體現(xiàn)。基層單位不論是技術(shù)還是管理，都正處于轉(zhuǎn)型的重要階段，在這一背景下，現(xiàn)代化管理模式的應(yīng)用，有效實現(xiàn)了檔案管理工作的創(chuàng)新，符合現(xiàn)代化發(fā)展的要求，為基層事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展提供保障。

三、我國基層事業(yè)單位檔案管理中存在的問題

當(dāng)前，我國基層事業(yè)單位檔案管理工作中仍存在一些問題，影響了基層事業(yè)單位檔案管理與日常工作的協(xié)調(diào)，阻礙了事業(yè)單位的健康發(fā)展。

1.缺乏對檔案管理工作現(xiàn)代化建設(shè)的重視，缺乏資金的投入

作為事業(yè)單位的基礎(chǔ)性工作，檔案管理現(xiàn)代化需要大量投入人力和資金，且在一定時間內(nèi)無法獲取明顯的成效，導(dǎo)致基層事業(yè)單位對其缺乏重視，資金投入受限。檔案管理現(xiàn)代化的實現(xiàn)與應(yīng)用，需要更多的資金投入，但目前資金不足是其最大的問題。此外，還受到人員、基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施等多方面的限制，導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化進程緩慢，檔案信息利用率低下。

2.缺乏健全的檔案管理制度

相當(dāng)一部分基層事業(yè)單位在檔案管理工作中，沒有明確規(guī)范工作人員的職責(zé)和分工，相應(yīng)的監(jiān)督機制也未建立，這些情況都是由于未制定健全的檔案管理制度造成的，檔案分類混亂、重復(fù)保存等現(xiàn)象時有發(fā)生，導(dǎo)致檔案安全性、完整性不足。在基層事業(yè)單位中，不健全的檔案管理制度削弱了檔案本身的利用價值和可靠性。

3.缺乏對檔案的有效利用

檔案資料具有極高的社會價值和使用價值，對有需求的用戶有很大的指導(dǎo)作用。但就目前而言，基層事業(yè)單位的檔案資料還未對社會開放，導(dǎo)致檔案的利用價值沒有發(fā)揮具體的作用，造成了檔案資源的浪費。原因在于：（1）基層事業(yè)單位檔案查閱需要的手續(xù)過于繁雜，各種申請加上層層審批，需要耗費大量時間，影響了檔案查閱的時效性和有效性。（2）基層事業(yè)單位檔案查閱基本屬于人工檢索、查找、轉(zhuǎn)交，缺乏基礎(chǔ)的信息化現(xiàn)代科技手段，效率低且容易出現(xiàn)人為因素的工作失誤。這種耗時長、效率低的檔案管理，提供的服務(wù)質(zhì)量注定無法讓用戶滿意，由此導(dǎo)致事業(yè)單位檔案未發(fā)揮出應(yīng)有的社會價值和指導(dǎo)作用，大量珍貴有價值的檔案資源被浪費。

4.檔案管理人員缺乏現(xiàn)代化管理理念

基層事業(yè)單位檔案現(xiàn)代化管理的基礎(chǔ)是管理人員要具備現(xiàn)代化管理意識，只有具備了現(xiàn)代化管理理念，才能順利推進檔案管理現(xiàn)代化的開展。基層事業(yè)單位由于種種原因，對檔案管理的重視程度不夠，管理人員一般都是由各部門中抽調(diào)而來，年齡相對老齡化，大多不具備檔案管理的專業(yè)知識，認為檔案管理無外乎就是保管、外借、收回檔案資料等簡單的工作，未認識到檔案管理現(xiàn)代化的重要意義和作用。檔案管理人員不具備檔案管理現(xiàn)代化理念，阻礙了基層事業(yè)單位檔案現(xiàn)代化管理的順利開展。

5.缺乏熟練掌握信息技術(shù)的專業(yè)管理團隊

基層事業(yè)單位檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的關(guān)鍵?；鶎邮聵I(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化，要求管理人員必須是既具備檔案管理專業(yè)知識，又熟練掌握計算機、網(wǎng)絡(luò)技能的復(fù)合型人才。從目前基層事業(yè)單位檔案管理人員隊伍來看，這種復(fù)合型人才嚴重匱乏，大部分檔案管理人員知識結(jié)構(gòu)單一，對現(xiàn)代化信息技術(shù)掌握程度偏低，不能滿足檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的需要，阻礙了基層事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的順利開展。

四、基層事業(yè)單位檔案管理實現(xiàn)現(xiàn)代化的具體途徑

我國基層事業(yè)單位是國民經(jīng)濟發(fā)展、社會和諧穩(wěn)定的重要基層組織，在社會公共服務(wù)體系中占據(jù)著重要地位。因此，事業(yè)單位的檔案資料數(shù)量隨著工作量的不斷攀升也在快速增長，這些檔案資料對社會有著實用價值和指導(dǎo)價值。面對如此龐大的檔案資料，基層事業(yè)單位傳統(tǒng)的檔案管理模式比較落后，只有對檔案實行現(xiàn)代化管理，融入先進的信息技術(shù)，制定完善的管理制度，才能滿足事業(yè)單位的發(fā)展需求，讓基層事業(yè)單位檔案資源發(fā)揮出應(yīng)有的作用。

1.加強對檔案管理現(xiàn)代化的重視，樹立現(xiàn)代化檔案管理理念

基層事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)要加強對檔案工作現(xiàn)代化的重視，提高對檔案管理工作重要性的認知程度，將檔案管理現(xiàn)代化進程提到工作日程安排中，把檔案管理工作作為重要環(huán)節(jié)抓緊抓好。事業(yè)單位檔案管理人員要摒棄傳統(tǒng)的檔案管理思想，樹立全新的現(xiàn)代化管理理念。在現(xiàn)代化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)完成后，在檔案管理工作中充分運用大數(shù)據(jù)、云計算等信息技術(shù)，提高檔案管理效率，充分發(fā)揮檔案利用價值，確?；鶎邮聵I(yè)單位工作順利開展。

2.完善檔案管理制度，規(guī)范檔案管理流程

基層事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案管理工作，深知其重要作用，并要清醒認識到基層事業(yè)單位檔案管理需要建立健全檔案管理制度，明確具體工作要求，并落實責(zé)任到人，統(tǒng)一單位各部門的文檔格式，標準化開展檔案收集、歸納和儲存，以便于隨時搜索和使用。還要結(jié)合自身單位的實際情況，健全和完善檔案管理工作的保密制度，在檔案管理中的存檔、調(diào)檔、查閱、保密和存儲等工作環(huán)節(jié)中做到有據(jù)可查、有章可循，規(guī)范工作人員的工作流程，避免出現(xiàn)不必要的損失，保障基層事業(yè)單位管理工作順利開展。

3.加強運用信息技術(shù)，提高檔案利用率

基層事業(yè)單位檔案涉及社會建設(shè)和發(fā)展的各個領(lǐng)域，覆蓋面廣，資料翔實，實用性強，具有極高的社會價值和指導(dǎo)作用。通過制定各項嚴格的檔案管理制度，事業(yè)單位檔案信息的收集、整理、分類、歸檔和保存等是一項艱巨而細致的工作，僅靠人工是無法有序、快速完成。

因此，將日益成熟的信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作中，是必然的選擇。現(xiàn)代化檔案管理模式是當(dāng)今基層事業(yè)單位檔案管理工作的最佳方式，事業(yè)單位要重視信息化建設(shè)，投入資金、人員，加快檔案管理信息化建設(shè)的步伐。只有通過現(xiàn)代化的檔案管理模式，提高檔案資料的共享率和使用率，基層事業(yè)單位的檔案資源才能充分發(fā)揮其社會價值和指導(dǎo)作用。

4.檔案管理人員要樹立現(xiàn)代化管理理念，具備創(chuàng)新意識

專業(yè)的檔案管理知識是一名檔案管理工作人員具備的基礎(chǔ)技能，而現(xiàn)代化信息技術(shù)的應(yīng)用，則對檔案管理人員的工作技能有了更高的要求。首先，檔案管理工作者要樹立檔案動態(tài)管理理念。檔案管理工作者要認識到，檔案管理工作不僅是單純的保管工作，還要改變傳統(tǒng)的檔案管理工作思想，在有序分類、妥善保管的基礎(chǔ)上，動態(tài)管理檔案以配合事業(yè)單位各部門的工作，充分開發(fā)、利用好檔案資源。其次，在基層事業(yè)單位檔案管理工作中，面對海量檔案資料的整理、分類和轉(zhuǎn)移等工作，檔案管理人員除了按照規(guī)章制度執(zhí)行外，還要具有創(chuàng)新意識，結(jié)合事業(yè)單位的具體工作，科學(xué)、合理地制定相應(yīng)的檔案管理方案，吸收和引進國外的先進管理方法，合理利用，全面提升檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

5.基層事業(yè)單位要重視專業(yè)團隊的建設(shè)和人才的培養(yǎng)

基層事業(yè)單位要重視培養(yǎng)檔案管理專業(yè)人才，注重提升檔案管理人員的專業(yè)技能，并開展人員考核，調(diào)換不具備擔(dān)任檔案管理工作能力的人員，調(diào)入專業(yè)人員補充檔案管理隊伍。在信息化時代背景下，基層事業(yè)單位要對檔案管理人員開展全新的系統(tǒng)培訓(xùn)，尤其是著重加強人員對計算機等相關(guān)信息技術(shù)的掌握。事業(yè)單位也要注重從外部引進優(yōu)秀的檔案管理專業(yè)人才，組成一支優(yōu)秀的骨干隊伍，以此提升事業(yè)單位檔案管理的整體實力。事業(yè)單位要制定有效的考核機制，獎勵工作中表現(xiàn)優(yōu)秀、對檔案管理創(chuàng)新提出建設(shè)性意見的員工，對工作中不思進取、嚴重失職的員工要予以處罰，通過有效的獎罰制度，激勵檔案管理人員的工作積極性。

五、結(jié)束語

綜上所述，檔案管理是基層事業(yè)單位管理工作的重要組成部分，是事業(yè)單位的重要基礎(chǔ)工作。信息化時代的到來，要求事業(yè)單位檔案管理工作改變傳統(tǒng)管理方式，向現(xiàn)代化管理模式轉(zhuǎn)變，積極利用計算機、互聯(lián)網(wǎng)等信息技術(shù)，改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式，搭建信息共享平臺，將信息快捷、安全、及時傳遞給各個部門?；鶎邮聵I(yè)單位要重視檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)，加大對檔案管理信息化所需的資金、軟硬件設(shè)備設(shè)施的投入，并組建一支既具備檔案專業(yè)知識又精通信息技術(shù)的綜合型人才隊伍，保障檔案管理現(xiàn)代化的順利開展?；鶎邮聵I(yè)單位檔案施行現(xiàn)代化管理，確保了檔案管理工作高效、有序、安全的同時，也提高了檔案資源的利用率，充分發(fā)揮其社會價值和重要的指導(dǎo)作用。

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