信息化環(huán)境下公路檔案管理研究

于明莉

摘 要：隨著我國經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，公路建設(shè)工程數(shù)量龐大。公路檔案是公路建設(shè)、管理過程中相關(guān)文字、圖表、音像等資料數(shù)據(jù)的翔實(shí)記錄，對(duì)推動(dòng)公路建設(shè)的順利開展起著重要作用。進(jìn)入信息化時(shí)代，傳統(tǒng)紙質(zhì)化公路檔案管理模式已無法滿足時(shí)代需要，或?qū)⒈恍滦托畔⒒芾砟Ｊ剿〈?。文章通過對(duì)公路檔案的重要性及當(dāng)前管理中出現(xiàn)的問題展開分析，對(duì)信息化環(huán)境下公路檔案管理模式展開探討，以期為公路檔案管理研究提供一定的參考。

關(guān)鍵詞：信息化環(huán)境；公路檔案管理；路徑研究

中圖分類號(hào)：G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

我國經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，帶動(dòng)了公共建設(shè)事業(yè)的繁榮興盛，其中公路建設(shè)事業(yè)更是開展得如火如荼，我國大量公路工程正在建設(shè)中，龐大的施工量也給公路管理部門加大了管理的難度，尤其是檔案管理工作，隨著海量數(shù)據(jù)、資料的不斷增加，正面臨著重大考驗(yàn)。作為公路管理部門核心工作之一，公路檔案管理工作也面臨著新的挑戰(zhàn)。尤其是進(jìn)入信息化時(shí)代，公路檔案管理部門如何緊跟時(shí)代發(fā)展，充分運(yùn)用信息技術(shù)，提高檔案管理水平，以應(yīng)對(duì)不斷出現(xiàn)的難題與挑戰(zhàn)，成為公路檔案管理工作者亟須解決的問題。

一、公路檔案管理的重要性

檔案是企事業(yè)單位或個(gè)人在成長、發(fā)展過程中所有相關(guān)資料的記錄，檔案管理工作是企事業(yè)單位的基礎(chǔ)工作，為單位未來的發(fā)展方向、規(guī)劃及具體發(fā)展目標(biāo)，提供了數(shù)據(jù)支持，在企事業(yè)單位管理工作中占據(jù)著重要地位，發(fā)揮了重要作用。公路檔案是對(duì)我國公路事業(yè)在建設(shè)、發(fā)展過程中各類文檔、地形圖表、音像制品的全面收集、分類、保管及利用。公路檔案是對(duì)我國公路事業(yè)的歷史記錄，并記錄了在公路建設(shè)、道路日常管理中，涌現(xiàn)出的新型筑路技術(shù)和創(chuàng)新管理方法，為我國公路事業(yè)的快速、健康發(fā)展提供了有力的數(shù)據(jù)支持。作為公路管理工作的重要內(nèi)容，公路檔案管理工作的質(zhì)量，直接影響到公路建設(shè)事業(yè)的發(fā)展。公路檔案是開展公路施工、道路養(yǎng)護(hù)以及其他與公路相關(guān)工作的基礎(chǔ)和重要依據(jù)。

隨著我國經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，公路建設(shè)事業(yè)的蓬勃興起，大量的公路建設(shè)帶來海量的復(fù)雜檔案資料，讓傳統(tǒng)公路檔案管理方式已經(jīng)難以招架，逐漸無法滿足現(xiàn)代公路事業(yè)的發(fā)展要求。當(dāng)信息時(shí)代到來后，信息技術(shù)的成熟與應(yīng)用，對(duì)公路檔案管理提出了更高的要求，在面對(duì)重大挑戰(zhàn)的同時(shí)，也為公路檔案管理提供了新的發(fā)展方向。在信息化時(shí)代，只有創(chuàng)新公路檔案管理工作，才能提高公路檔案管理的效率和質(zhì)量。公路檔案管理工作要適應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流，緊隨時(shí)代發(fā)展步伐，加快檔案管理信息化建設(shè)，在提高公路檔案的利用率、加強(qiáng)信息共享的同時(shí)，注重檔案信息安全，才能充分發(fā)揮公路檔案在公路事業(yè)發(fā)展中的重要作用，并成為內(nèi)在發(fā)展動(dòng)力。

二、公路檔案管理信息化建設(shè)的重要性

公路檔案管理信息化建設(shè)是信息化時(shí)代的產(chǎn)物，是傳統(tǒng)紙質(zhì)化檔案管理模式的改進(jìn)，以原有紙質(zhì)化檔案資料的數(shù)字化轉(zhuǎn)換形成的數(shù)字檔案為基礎(chǔ)，建立公路檔案資源數(shù)據(jù)庫，通過互聯(lián)網(wǎng)的傳播，實(shí)現(xiàn)資源共享。公路檔案管理信息化建設(shè)，為公路管理部門節(jié)省了大量的人力、物力，有效提高了檔案管理工作效率以及公路檔案的利用率，充分體現(xiàn)檔案的社會(huì)價(jià)值和經(jīng)濟(jì)價(jià)值。

1.公路檔案管理信息化建設(shè)是時(shí)代發(fā)展的要求

當(dāng)社會(huì)進(jìn)入到信息化時(shí)代，信息技術(shù)已在檔案管理中有了廣泛的應(yīng)用，專門的檔案管理軟件在經(jīng)過不斷實(shí)踐應(yīng)用中得到完善和更新，檔案管理信息化已是大勢(shì)所趨。公路檔案信息化建設(shè)也對(duì)公路事業(yè)中的工程建筑、道路設(shè)計(jì)、檔案管理等不同崗位的工作人員，提出了更高的要求。

2.公路檔案管理信息化建設(shè)可以有效提高服務(wù)水平

簡單而言，檔案管理就是對(duì)各類信息資源的管理。對(duì)信息資源的開發(fā)速度和利用率，決定了信息資源的開發(fā)利用效果。通過信息技術(shù)對(duì)檔案開展有效管理，提高了信息資源的開發(fā)利用效果，產(chǎn)生了更廣泛的社會(huì)價(jià)值。公路檔案中包含了大量的公路建設(shè)圖紙、建筑工藝、創(chuàng)新管理方式，甚至包括后期日常道路養(yǎng)護(hù)等翔實(shí)的數(shù)據(jù)資料，對(duì)公路事業(yè)的長足發(fā)展有重要的參考價(jià)值。檔案管理信息化建設(shè)，有助于快捷地對(duì)各類信息資源的收集、整理、分類、儲(chǔ)存，能夠通過網(wǎng)絡(luò)快速傳遞及轉(zhuǎn)移，有效實(shí)現(xiàn)了資源的共享和利用，拓展了公路檔案管理部門的服務(wù)領(lǐng)域，提高了服務(wù)水平。

三、當(dāng)前我國公路檔案管理信息化建設(shè)過程中存在的突出問題

在信息技術(shù)的應(yīng)用中，辦公無紙化、自動(dòng)化已經(jīng)成為管理工作中的重要方式并成為常態(tài)。在此基礎(chǔ)上，檔案管理工作的方式也受到影響，正在由傳統(tǒng)紙質(zhì)化管理向無紙化、自動(dòng)化方式轉(zhuǎn)變。檔案管理信息化建設(shè)是信息化時(shí)代的要求，是提高檔案管理效率和水平的必要手段。而就目前我國公路檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀而言，其中存在檔案管理制度不規(guī)范、工作人員素質(zhì)欠缺、信息技術(shù)手段不足等諸多問題，

1.公路檔案沒有形成標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的管理制度

公路管理中有大量的現(xiàn)場施工工程、道路規(guī)劃及養(yǎng)護(hù)工作，管理人員過于重視這些實(shí)操性強(qiáng)的工作，而忽視了公路檔案管理工作，未能認(rèn)識(shí)到其重要性，導(dǎo)致我國公路檔案管理工作在相當(dāng)一段時(shí)間內(nèi)，未形成一套標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的管理制度，在實(shí)際管理工作中，容易在檔案資料收集、分類、歸檔、保存等工作環(huán)節(jié)產(chǎn)生混亂，讓檔案資料在分類建立和應(yīng)用時(shí)漏洞百出。并且，不同時(shí)期、不同類型的檔案資料因未經(jīng)過統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的收集整理，前后內(nèi)容無法有效銜接、格式兼容性不強(qiáng)，在保管、分類工作中無法明確劃分歸屬，這種公路檔案只能單獨(dú)存放，時(shí)間過長就容易造成遺失或損壞。由此可見，缺乏完善的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的檔案管理制度，是當(dāng)前公路檔案管理信息化建設(shè)中的首要問題。

2.公路檔案管理欠缺對(duì)數(shù)據(jù)庫建設(shè)的重視

檔案管理工作，管理的是信息資源，是對(duì)所收集的信息資料開展分類管理、保存、利用。在信息化時(shí)代，通過網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)分析，開展收集、整理與運(yùn)用的一體化信息資源管理，就形成了數(shù)據(jù)化信息，而數(shù)據(jù)化信息是數(shù)據(jù)庫建設(shè)的基礎(chǔ)。當(dāng)前，我國公路檔案管理中存在紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換電子檔案能力不足的明顯缺陷，造成數(shù)據(jù)信息傳遞不及時(shí)、難以信息共享等諸多問題，導(dǎo)致公路檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)時(shí)，缺乏足夠數(shù)量的數(shù)據(jù)化信息，公路管理相關(guān)部門及用戶的數(shù)據(jù)需求無法得到滿足，影響了公路檔案的利用率，降低了其使用價(jià)值。

3.公路檔案管理工作人員專業(yè)素質(zhì)有所欠缺

相關(guān)管理部門領(lǐng)導(dǎo)尚未充分意識(shí)到公路檔案管理工作的重要作用，長期對(duì)檔案管理工作的錯(cuò)誤認(rèn)知，也導(dǎo)致在檔案管理人員安排上較為隨意，經(jīng)常將一些非檔案專業(yè)人員或臨退休工作人員安排在檔案管理重要崗位上。這樣的檔案管理工作人員，不僅缺乏應(yīng)有的檔案管理專業(yè)知識(shí)和自主學(xué)習(xí)能力，思想傳統(tǒng)，還對(duì)新事物、新型管理模式無法理解和接受，甚至是抵觸，對(duì)新型信息技術(shù)更是無法掌握，大部分工作人員仍采用傳統(tǒng)辦公模式。公路檔案管理部門專業(yè)人員素質(zhì)的欠缺，影響了紙質(zhì)化檔案資料轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案的速度，從而阻礙了公路檔案管理信息化建設(shè)的整體進(jìn)程。

4.公路檔案管理信息技術(shù)落后

信息技術(shù)的應(yīng)用，需要以相關(guān)軟硬件設(shè)備設(shè)施為基礎(chǔ)，這就需要大量的資金投入。由于公路檔案管理工作長期不受重視，因此，在信息化建設(shè)中投入的資金明顯不足，導(dǎo)致檔案管理信息化建設(shè)所需要的軟件及硬件設(shè)備設(shè)施不足。從表面上看，是信息技術(shù)設(shè)備設(shè)施的不足，導(dǎo)致紙質(zhì)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)換的速度，影響了公路檔案數(shù)據(jù)資源庫的建設(shè)進(jìn)程，而從深層次來看，是公路檔案管理在信息化技術(shù)上的落后，直接影響了公路的整體管理工作，影響了公路建設(shè)的進(jìn)程和質(zhì)量。

5.公路檔案管理工作中缺乏嚴(yán)格的保密制度

我國公路建設(shè)中的設(shè)計(jì)圖、規(guī)劃圖以及施工圖、數(shù)據(jù)等，大部分都屬于國家機(jī)密，因此，作為公路檔案管理人員需要有強(qiáng)烈的保密意識(shí)和安全意識(shí)。但在當(dāng)前的具體情況來看，我國各級(jí)公路檔案管理部門工作人員，因自身素質(zhì)及未經(jīng)過相關(guān)專業(yè)培訓(xùn)等原因，還未意識(shí)到檔案保密工作及安全工作的重要性。在新形勢(shì)下，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，網(wǎng)絡(luò)安全問題成為檔案管理中亟須重視的問題。相當(dāng)一部分公路檔案管理部門因資金匱乏，在信息化建設(shè)過程中投入較少，導(dǎo)致在計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)安全中容易出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)黑客等不法分子入侵、盜取、篡改數(shù)據(jù)等問題，給我國公路建設(shè)帶來不可估量的損失。因此，公路管理部門要重視檔案管理工作中檔案的保密性和安全性問題。

四、提高公路檔案信息化管理水平的有效措施

1.轉(zhuǎn)換管理理念，完善公路檔案管理制度

公路檔案管理信息化建設(shè)是信息化環(huán)境下公路檔案發(fā)展的必然趨勢(shì)，是大勢(shì)所趨。首先，公路管理部門領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)自身學(xué)習(xí)，從思想認(rèn)識(shí)上改變過去傳統(tǒng)的管理理念，重視檔案管理信息化建設(shè)，并通過各種宣傳手段，讓員工加深對(duì)信息化建設(shè)重要性的認(rèn)識(shí)；其次，公路管理部門要結(jié)合自身實(shí)際出發(fā)，加大對(duì)信息化建設(shè)所需基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施的投入，奠定良好的信息化建設(shè)基礎(chǔ)；再次，要高度重視公路檔案管理制度的完善。沒有規(guī)矩不成方圓，只有建立完善的管理制度，才能保證檔案管理信息化的順利開展。確保工作流程中檔案信息收集、分類、歸檔、保存、利用以及信息安全的各個(gè)環(huán)節(jié)都有章可依，嚴(yán)格制定規(guī)范的操作模式，以保障檔案信息資料的真實(shí)性和完整性。在崗位管理上，明確崗位責(zé)任到人，并制定相應(yīng)的獎(jiǎng)懲機(jī)制，對(duì)工作人員定期考核，并與績效工資掛鉤，以此充分調(diào)動(dòng)工作人員的積極性和主動(dòng)性。除此以外，還應(yīng)制定嚴(yán)格的信息安全保障制度，確保檔案信息的安全。

2.加強(qiáng)專業(yè)管理人才的培養(yǎng)

在相當(dāng)一段時(shí)間內(nèi)，公路檔案管理工作因得不到重視，崗位上也未安排專業(yè)的人員擔(dān)任，往往是由一些即將離退休的人員充當(dāng)，導(dǎo)致公路檔案管理崗位缺乏專業(yè)人員，無法滿足檔案管理信息化建設(shè)對(duì)工作人員的素質(zhì)要求，阻礙了信息化建設(shè)的順利開展。信息化環(huán)境下的公路檔案管理，對(duì)工作人員的綜合素質(zhì)要求很高，除了要具備專業(yè)的檔案管理基本技能外，還需要熟練掌握信息技術(shù)。因此，公路檔案管理部門要加強(qiáng)對(duì)內(nèi)部員工的選拔和培養(yǎng)，挑選有創(chuàng)新意識(shí)、自主學(xué)習(xí)能力、認(rèn)真負(fù)責(zé)的員工開展專業(yè)培訓(xùn)，尤其是信息技術(shù)方面，要定期學(xué)習(xí)新技術(shù)，確保員工能夠熟練操作信息化設(shè)備，及時(shí)錄入和補(bǔ)充數(shù)據(jù)庫的信息。

此外，檔案管理部門還要有針對(duì)性地從社會(huì)招聘專業(yè)人才補(bǔ)充到管理團(tuán)隊(duì)中，尤其是信息化管理方面的專業(yè)人員，可以快速提升團(tuán)隊(duì)整體的專業(yè)素養(yǎng)，有助于公路檔案管理信息化建設(shè)有序開展。

3.建立完善的公路檔案資源信息庫，實(shí)現(xiàn)資源共享

針對(duì)我國公路檔案信息庫資源相對(duì)匱乏的實(shí)際情況，公路管理部門應(yīng)積極拓展引進(jìn)資源渠道，豐富信息庫的數(shù)據(jù)資料。拓展的渠道一般有以下幾種：一是加大人力投入，加速數(shù)字化轉(zhuǎn)換原有的紙質(zhì)文檔、圖表等資料，并存入數(shù)據(jù)庫中；二是公路檔案管理部門要加強(qiáng)與其他單位，如道路設(shè)計(jì)、現(xiàn)場施工、道路養(yǎng)護(hù)等部門積極溝通，將其他單位的數(shù)據(jù)信息錄入公路檔案信息庫中，豐富數(shù)據(jù)庫的資源種類；三是從社會(huì)各層面收集與公路相關(guān)的信息資料，經(jīng)過篩選后，將有使用價(jià)值和參考價(jià)值的資料數(shù)字化轉(zhuǎn)換后存入公路檔案信息庫。

公路檔案管理部門在充實(shí)檔案信息庫的同時(shí)，也加強(qiáng)了與其他單位的有效溝通，互通有無，可以通過搭建內(nèi)部互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)信息、資料的網(wǎng)絡(luò)傳遞，真正實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享。

4.加強(qiáng)公路檔案信息化建設(shè)

隨著信息技術(shù)的日益成熟和廣泛應(yīng)用，公路檔案管理部門要加快信息化建設(shè)的進(jìn)程。公路檔案管理部門要盡快將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)化，并將信息技術(shù)應(yīng)用于檔案收集、分類、歸檔等工作流程中，讓公路檔案管理模式迅速向現(xiàn)代化、電子化、數(shù)字化的公路檔案管理工作模式轉(zhuǎn)換，全面提高公路檔案管理的現(xiàn)代化水平，做好歷史檔案和未來檔案之間的銜接，探索公路檔案數(shù)字化管理的新途徑、新方法。檔案管理部門應(yīng)持續(xù)優(yōu)化完善公路檔案數(shù)字化管理制度，建立公路檔案網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)系統(tǒng)，為檔案使用者提供更加便捷的檢索與閱讀服務(wù)。

5.加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)信息的安全管理和保密工作

信息技術(shù)的應(yīng)用是以互聯(lián)網(wǎng)為基礎(chǔ)，網(wǎng)絡(luò)安全已成為檔案管理工作中的頭等大事。首先，制定完善的法律法規(guī)，落實(shí)信息安全保護(hù)法。其次，對(duì)檔案管理部門的員工嚴(yán)格管理，明確保密工作者的職責(zé)，達(dá)到相互制約、相互監(jiān)督的目的，防止重大機(jī)密信息被泄露。再次，對(duì)檔案管理人員要加強(qiáng)保密法制宣傳教育，增強(qiáng)其法律意識(shí)。最后，檔案管理人員要定期及不定期地檢查網(wǎng)絡(luò)安全，對(duì)發(fā)現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)及時(shí)預(yù)警并處理，強(qiáng)化檔案管理安全系統(tǒng)性能。

五、結(jié)束語

綜上所述，隨著我國公路事業(yè)的蓬勃發(fā)展，公路檔案信息數(shù)量急劇增長，給檔案管理部門帶來了極大的壓力和挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的公路檔案管理模式已無法適應(yīng)新時(shí)期的要求，只有通過創(chuàng)新管理模式才能符合時(shí)代需求。在信息化環(huán)境下，公路檔案管理信息化建設(shè)是時(shí)代的產(chǎn)物，是檔案管理事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)，只有加強(qiáng)公路檔案管理信息化建設(shè)，才能有效提高檔案管理效率和服務(wù)水平。公路管理部門要從思想上重視檔案管理信息化建設(shè)，加大資金投入，制定科學(xué)、規(guī)范的管理制度，組建一支高素質(zhì)的檔案管理團(tuán)隊(duì)，才能有效促進(jìn)公路檔案管理信息化建設(shè)順利開展，保障我國公路建設(shè)事業(yè)健康、穩(wěn)定發(fā)展。

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