高校財(cái)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型路徑研究

夏正洲 褚貴忠 王春紅

【摘 要】 在“大智移云”背景下，如何通過財(cái)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型優(yōu)化服務(wù)流程，提升管理績效，加強(qiáng)內(nèi)控、提供多維度決策分析，是當(dāng)下高校財(cái)務(wù)重點(diǎn)、熱點(diǎn)、難點(diǎn)問題。文章基于S大學(xué)財(cái)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的實(shí)踐，提出了高校財(cái)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的目標(biāo)和思路、轉(zhuǎn)型的內(nèi)容和方法。從架構(gòu)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)中心、梳理業(yè)務(wù)堵點(diǎn)、設(shè)計(jì)流程場(chǎng)景、建設(shè)系統(tǒng)數(shù)據(jù)、健全配套制度等方面詳細(xì)闡述財(cái)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型路徑，并以“市內(nèi)因公用車平臺(tái)”案例說明數(shù)字化轉(zhuǎn)型的路徑和成效。文章主要貢獻(xiàn)在于：一是提出了構(gòu)建“財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)中心”實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)互聯(lián)互通的方式；二是從分析業(yè)務(wù)類型視角提出了高校財(cái)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型策略，形成可復(fù)制可推廣案例；三是提出了高校財(cái)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的框架以及建設(shè)路徑，豐富了高校財(cái)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型研究文獻(xiàn)。

【關(guān)鍵詞】 高校財(cái)務(wù)； 財(cái)務(wù)管理； 數(shù)字化轉(zhuǎn)型

【中圖分類號(hào)】 G475；G647? 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】 A? 【文章編號(hào)】 1004-5937（2024）13-0110-07

“十四五”規(guī)劃明確了“加快數(shù)字化發(fā)展，建設(shè)數(shù)字中國”的發(fā)展方向，提出以數(shù)字化轉(zhuǎn)型整體驅(qū)動(dòng)生產(chǎn)方式、生活方式和治理方式變革。2021年11月，財(cái)政部發(fā)布的《會(huì)計(jì)改革與發(fā)展“十四五”規(guī)劃綱要》提出積極推動(dòng)會(huì)計(jì)工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型，做好會(huì)計(jì)工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型頂層設(shè)計(jì)。在這樣的時(shí)代背景下，財(cái)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型正逢其時(shí)。面向未來，智能財(cái)務(wù)系統(tǒng)可借助大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等新技術(shù)，深度整合財(cái)務(wù)職能，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理智能化[1]。

一、當(dāng)前財(cái)務(wù)數(shù)字化建設(shè)情況和高校面臨的問題

隨著高校各項(xiàng)事業(yè)的快速發(fā)展，教育經(jīng)費(fèi)投入不斷增加，高校財(cái)務(wù)管理要求不斷提高，相應(yīng)的財(cái)務(wù)管理面臨新的問題與矛盾，工作量與工作難度逐年增加。同時(shí)，隨著智能技術(shù)的發(fā)展，財(cái)務(wù)管理正經(jīng)歷著一場(chǎng)深刻變革，高校旨在通過數(shù)字化轉(zhuǎn)型，加快推進(jìn)財(cái)務(wù)管理從“重核算”到“重管理”的升級(jí)，推動(dòng)高校財(cái)務(wù)治理體系現(xiàn)代化，助力高校高質(zhì)量發(fā)展。

（一）財(cái)務(wù)數(shù)字化建設(shè)情況

理論角度，劉勤等[2]、劉梅玲等[3]結(jié)合以人工智能為代表的信息技術(shù)的發(fā)展趨勢(shì)，對(duì)什么是智能財(cái)務(wù)、企業(yè)實(shí)現(xiàn)智能財(cái)務(wù)的基本路徑進(jìn)行了分析，并對(duì)未來可能出現(xiàn)的智能財(cái)務(wù)應(yīng)用場(chǎng)景進(jìn)行了探討。卿靜等[4]提出了一個(gè)基于財(cái)務(wù)共享與業(yè)財(cái)融合的智能財(cái)務(wù)系統(tǒng)以及配套組織架構(gòu)轉(zhuǎn)型過程中的可操作性設(shè)計(jì)方案。范悅敏等[5]介紹了上海交通大學(xué)在數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中的整體思路，以及轉(zhuǎn)型的核心財(cái)務(wù)模塊功能。孫寶寧等[6]認(rèn)為在符合內(nèi)部控制和財(cái)務(wù)規(guī)范的基礎(chǔ)上，高校需要充分利用信息化技術(shù)，積極推動(dòng)財(cái)務(wù)智能報(bào)銷，優(yōu)化財(cái)務(wù)報(bào)銷流程，創(chuàng)新財(cái)務(wù)報(bào)銷模式，為師生提供“一站式”服務(wù)，為財(cái)務(wù)人員減輕工作量，為決策者提供數(shù)據(jù)分析，為審計(jì)提供合規(guī)保障，實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、智能化、精細(xì)化的報(bào)銷新模式。

實(shí)踐角度，眾多高校也在努力探索財(cái)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型之路，期望通過新技術(shù)實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)融合，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)共享，發(fā)揮高校財(cái)務(wù)在高校發(fā)展中的重要作用。如蘇州大學(xué)2021年6月推出智能報(bào)銷系統(tǒng)，以優(yōu)化酬金和校內(nèi)轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)流程；上海交通大學(xué)2021年6月在智能化商旅平臺(tái)業(yè)務(wù)基礎(chǔ)上推出酬金申報(bào)、校內(nèi)轉(zhuǎn)賬和電子發(fā)票智能報(bào)銷；天津大學(xué)2022年4月推出“退單線上補(bǔ)材料，少跑路少接觸，報(bào)銷不見面”的辦公模式；中國科技大學(xué)推出的合同管理系統(tǒng)等，目的是為師生提供更加便捷的服務(wù)。

（二）當(dāng)前高校財(cái)務(wù)面臨的問題

雖然高校在財(cái)務(wù)信息化建設(shè)方面取得了成績，但是與高校的管理要求以及師生需求還存在差距，可以歸納為以下四個(gè)方面：

1.經(jīng)費(fèi)日益增長帶來的繁重財(cái)務(wù)基礎(chǔ)工作

伴隨高校經(jīng)費(fèi)的逐年增長，預(yù)算編制與下?lián)?、日常業(yè)務(wù)核算、憑證裝訂與歸檔查詢、資產(chǎn)盤點(diǎn)等基礎(chǔ)工作量出現(xiàn)了快速增加，傳統(tǒng)模式需要大量財(cái)務(wù)人員處理繁重的財(cái)務(wù)基礎(chǔ)工作，從而難以投入更多的人力開展決策分析、趨勢(shì)預(yù)測(cè)等財(cái)務(wù)管理工作。數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作能夠?qū)⒋罅康闹貜?fù)工作交給系統(tǒng)自動(dòng)化完成，大大減少財(cái)務(wù)人員的工作量。

2.業(yè)務(wù)流程形成的信息難以共享的問題

從業(yè)務(wù)開展到財(cái)務(wù)核算的整個(gè)流程費(fèi)時(shí)費(fèi)力，同時(shí)涉及業(yè)務(wù)流、票據(jù)流和資金流三方數(shù)據(jù)的傳遞難題一直不能得到很好的解決。不同業(yè)務(wù)部門之間的數(shù)據(jù)壁壘，使得業(yè)務(wù)流程冗長復(fù)雜，比如某實(shí)驗(yàn)室需要購置一臺(tái)進(jìn)口儀器，整個(gè)流程需要完成預(yù)算申報(bào)、采購招標(biāo)、驗(yàn)收入庫、報(bào)銷付款，涉及發(fā)展規(guī)劃、財(cái)務(wù)、采招等多個(gè)部門；又如市內(nèi)出差，需要部門審批、乘坐交通工具、填單報(bào)銷，涉及項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、部門負(fù)責(zé)人、經(jīng)辦人、財(cái)務(wù)審核人員等多個(gè)崗位。如果沒有共享數(shù)據(jù)平臺(tái)，整個(gè)流程都需要經(jīng)辦人多次奔走解釋、跟進(jìn)協(xié)調(diào)，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作能夠構(gòu)建共享的數(shù)據(jù)平臺(tái)，打通各部門之間的溝通壁壘，讓線下流程轉(zhuǎn)換成數(shù)字化流程，隨時(shí)查看進(jìn)度、線上審批，數(shù)據(jù)即時(shí)同步，省時(shí)省力。

3.財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)難以有效控制的問題

風(fēng)險(xiǎn)控制是財(cái)務(wù)管理的重要內(nèi)容，目前大部分業(yè)務(wù)只能做到事后管控。由于業(yè)務(wù)類型多、涉及面廣，容易形成往來款業(yè)務(wù)、預(yù)開票據(jù)業(yè)務(wù)長期難以清理的管理難點(diǎn)，出租車票真假甄別等困惑，先預(yù)付后報(bào)銷的業(yè)務(wù)若超標(biāo)則無法報(bào)銷等實(shí)際難題，如何利用數(shù)字化手段實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)事前預(yù)警、風(fēng)險(xiǎn)自動(dòng)識(shí)別，也是財(cái)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的重要課題。

4.高校師生反饋“報(bào)銷難”“報(bào)銷繁”的問題

高校財(cái)務(wù)與企業(yè)財(cái)務(wù)的不同之處，還體現(xiàn)在高校需面向廣大的師生等服務(wù)對(duì)象。盡管財(cái)務(wù)報(bào)銷已經(jīng)從柜臺(tái)排隊(duì)的時(shí)代進(jìn)入網(wǎng)上預(yù)約投遞報(bào)銷的時(shí)代，大大減少了排隊(duì)跑腿的情況，但“報(bào)銷難”“報(bào)銷繁”的問題依然存在，有待解決。財(cái)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型能夠?qū)I(yè)財(cái)深度融合，將報(bào)銷融入業(yè)務(wù)過程中，真正落實(shí)“放管服”。

本文擬通過建立數(shù)據(jù)中心共享平臺(tái)，打破部門之間的信息壁壘，探索高校財(cái)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型路徑，實(shí)現(xiàn)高校各職能部門數(shù)據(jù)和財(cái)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)之間的數(shù)據(jù)共享，助力高校財(cái)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級(jí)，提升高校財(cái)務(wù)智能化水平。

二、高校財(cái)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的目標(biāo)和框架

（一）高校財(cái)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的目標(biāo)

加快信息技術(shù)與財(cái)務(wù)管理的融合、創(chuàng)新，對(duì)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行優(yōu)化和重構(gòu)，滿足師生員工不斷拓展的服務(wù)需求，提升財(cái)務(wù)管理效率，成為財(cái)務(wù)部門迫切需要解決的問題[7]。依托人工智能和大數(shù)據(jù)分析等新技術(shù)，不斷推進(jìn)“一中心、六平臺(tái)”為核心的財(cái)務(wù)管理平臺(tái)構(gòu)建，實(shí)現(xiàn)“業(yè)財(cái)一體化”管理服務(wù)體系建設(shè)，逐步形成報(bào)銷簡(jiǎn)便化、查詢便捷化、管理精細(xì)化，以信息化促進(jìn)財(cái)務(wù)治理的決策科學(xué)化、執(zhí)行便捷化、監(jiān)督高效化，切實(shí)提高教育資源配置效率和使用效益。

（二）高校財(cái)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的思路

通過“統(tǒng)一門戶、統(tǒng)一數(shù)據(jù)、統(tǒng)一集成”，以“一網(wǎng)通辦、一網(wǎng)統(tǒng)管”為牽引，以“數(shù)據(jù)多跑路，師生少跑腿”為服務(wù)建設(shè)理念，堅(jiān)持科技之智與規(guī)則之治相結(jié)合，通過場(chǎng)景再造、業(yè)務(wù)再造、管理再造、服務(wù)再造，強(qiáng)化數(shù)據(jù)融合分析與共享交換，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化呈現(xiàn)，自動(dòng)化、智能化財(cái)務(wù)管理。見圖1。

（三）高校財(cái)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的方法和內(nèi)容

高校財(cái)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型立足于業(yè)務(wù)驅(qū)動(dòng)財(cái)務(wù)，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)核算的標(biāo)準(zhǔn)化和自動(dòng)化、資金結(jié)算的集中化和自動(dòng)化、資產(chǎn)盤點(diǎn)和對(duì)賬的自動(dòng)化、會(huì)計(jì)檔案管理的電子化和自動(dòng)化，提升財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作效率和信息質(zhì)量，推動(dòng)財(cái)務(wù)工作從核算型向管理型轉(zhuǎn)變。在建設(shè)過程中，運(yùn)用大數(shù)據(jù)等新技術(shù)，加快“一中心、六平臺(tái)”財(cái)務(wù)管理平臺(tái)建設(shè)，即以學(xué)校數(shù)據(jù)中臺(tái)為核心的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)中心、預(yù)算管理平臺(tái)、收入管理平臺(tái)、智能報(bào)銷平臺(tái)、大資產(chǎn)管理平臺(tái)、支持決策平臺(tái)和會(huì)計(jì)核算平臺(tái)。以支持決策平臺(tái)建設(shè)為基礎(chǔ)，系統(tǒng)化、全流程的視角向前端尋找財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)的結(jié)合點(diǎn)，不斷打通業(yè)務(wù)端和財(cái)務(wù)端，實(shí)現(xiàn)信息流、數(shù)據(jù)流、資金流的有機(jī)融合，實(shí)現(xiàn)預(yù)算、核算、決算業(yè)財(cái)一體化管理，從而實(shí)現(xiàn)高校財(cái)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型。見圖2。

在整個(gè)轉(zhuǎn)型中“財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)中心”起著至關(guān)重要的作用：從建設(shè)成本角度看，如果為了解決數(shù)據(jù)互聯(lián)互通問題，采取兩個(gè)系統(tǒng)直接對(duì)接，這對(duì)資源形成了極大的浪費(fèi)。如果有N個(gè)系統(tǒng)，按照兩兩直接對(duì)接的思路完全實(shí)現(xiàn)信息交換需要構(gòu)建N（N-1）/2個(gè)通道，如果換成是N系統(tǒng)和財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)庫對(duì)接，完全實(shí)現(xiàn)信息共享只需要N個(gè)通道（通道模型具體見圖3）。從維護(hù)成本角度看，采取兩個(gè)系統(tǒng)對(duì)接模式需要N-1個(gè)通道，采取財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)中心對(duì)接模式只需要1個(gè)通道；從高校會(huì)計(jì)電子檔案建設(shè)角度看，財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)中心包含大量的結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)和非結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)經(jīng)一定審核處理加工后可以作為會(huì)計(jì)檔案保存下來，所以財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)中心是建立會(huì)計(jì)電子檔案的前提和必然結(jié)果。從分析決策角度來看，財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)中心包含了許多內(nèi)外部、結(jié)構(gòu)化、非結(jié)構(gòu)化等大量財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，通過數(shù)據(jù)清洗，借助相應(yīng)的算法將獲取到的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化成信息，從而能夠多角度、多層次、多維度展示財(cái)務(wù)狀況，為有需求的教職工提供數(shù)字化、可視化的經(jīng)費(fèi)報(bào)表，為管理層提供決策支持。

三、高校財(cái)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的要點(diǎn)

在財(cái)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中，需要解決如下四個(gè)問題：一是從什么地方開始著手；二是如何從系統(tǒng)化、全流程的角度去設(shè)計(jì)業(yè)財(cái)融合的場(chǎng)景流程；三是在推行過程中數(shù)據(jù)怎么管理；四是如何平衡系統(tǒng)便捷性和內(nèi)控強(qiáng)弱程度。本文結(jié)合S大學(xué)數(shù)字化轉(zhuǎn)型實(shí)踐來闡述高校是如何開展財(cái)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的，為高校財(cái)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型提供一條實(shí)踐參考路徑。

（一）精準(zhǔn)找到堵點(diǎn)，不斷優(yōu)化業(yè)務(wù)流程

業(yè)財(cái)融合是實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的重要途徑，但在財(cái)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中，選擇哪些業(yè)務(wù)作為業(yè)財(cái)融合的突破點(diǎn)很關(guān)鍵。優(yōu)先選擇業(yè)財(cái)融合的業(yè)務(wù)一般需要滿足三個(gè)條件：一是業(yè)務(wù)量占有一定比重，具有代表性；二是通過業(yè)財(cái)融合能夠明顯提高管控能力和工作效率；三是業(yè)財(cái)融合能夠優(yōu)化師生財(cái)務(wù)服務(wù)體驗(yàn)。

財(cái)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型是一個(gè)有組織規(guī)劃長期的過程，對(duì)業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)型必須有計(jì)劃表和優(yōu)先次序。實(shí)際工作中，利用定量和定性相結(jié)合的方法找出優(yōu)先選擇業(yè)財(cái)融合業(yè)務(wù)。即利用大數(shù)據(jù)分析方法找出占有一定比重的業(yè)務(wù)，利用定性分析的方法確定業(yè)務(wù)管控的重要程度，再結(jié)合高校自身環(huán)境制定計(jì)劃表。

（二）從系統(tǒng)化、全場(chǎng)景的視角設(shè)計(jì)業(yè)務(wù)流程，提高服務(wù)水平

在技術(shù)變革的時(shí)代，如何利用新技術(shù)做到以業(yè)促財(cái)、以財(cái)促管，提高業(yè)財(cái)一體化水平，這需要對(duì)業(yè)務(wù)所有智能場(chǎng)景進(jìn)行梳理，系統(tǒng)化分析同類業(yè)務(wù)場(chǎng)景的關(guān)聯(lián)和區(qū)別。具體來說，需從三個(gè)視角去考慮：一是從用戶的視角，針對(duì)某一項(xiàng)業(yè)務(wù)通過調(diào)研表、訪談等方式收集用戶發(fā)生業(yè)務(wù)的各種場(chǎng)景，匯總提煉出用戶的需求，針對(duì)需求進(jìn)行場(chǎng)景設(shè)計(jì)；二是從相關(guān)業(yè)務(wù)管理部門的視角，財(cái)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型必定是一個(gè)業(yè)財(cái)融合的過程，是跨部門、跨層級(jí)的業(yè)務(wù)流程與財(cái)務(wù)流程的整合融通，需要和相關(guān)部門多溝通，站在他們的視角去設(shè)計(jì)業(yè)務(wù)流程；三是站在財(cái)務(wù)管理部門角度，必須用系統(tǒng)化、全局性的視角思考如何打通業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)壁壘，加強(qiáng)內(nèi)部控制，提升師生體驗(yàn)水平。

（三）全流程、標(biāo)準(zhǔn)化數(shù)據(jù)建設(shè)

數(shù)字化轉(zhuǎn)型，數(shù)據(jù)是生產(chǎn)要素，是業(yè)務(wù)驅(qū)動(dòng)的動(dòng)力來源。做好全流程、標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)建設(shè)工作對(duì)財(cái)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型平穩(wěn)有序開展極為關(guān)鍵，主要從數(shù)據(jù)采集、數(shù)據(jù)管理和數(shù)據(jù)應(yīng)用三個(gè)層面展開。

1.數(shù)據(jù)采集

數(shù)字化轉(zhuǎn)型后的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)可以從三個(gè)方面獲得：一是“融”，深入推進(jìn)“業(yè)財(cái)融合”，從業(yè)務(wù)平臺(tái)直接取得全流程數(shù)據(jù)；二是“智”，通過智能報(bào)銷系統(tǒng)，借助大模型、OCR圖像識(shí)別等技術(shù)采集電子票據(jù)、表單等結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)；三是“掃”，通過影像掃描獲取零星附件材料，人工錄入輔助提取結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)。S大學(xué)從分析梳理業(yè)務(wù)類型、業(yè)務(wù)發(fā)生頻率的占比入手，對(duì)主要、次要以及少量特殊業(yè)務(wù)分類處理，已經(jīng)建立起了“以融為主，智報(bào)為輔，少量掃描”的數(shù)據(jù)采集方式[8]。

2.數(shù)據(jù)管理

為了能夠充分利用數(shù)據(jù)，發(fā)揮數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)效應(yīng)，務(wù)必要做好數(shù)據(jù)管理工作。一是要建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)。財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)中心采集的數(shù)據(jù)來源于各個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)，而每個(gè)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)命名、統(tǒng)計(jì)口徑、記錄形式都不同，只有建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，數(shù)據(jù)才能在各個(gè)部門達(dá)到共享和復(fù)用。二是要建立清晰的數(shù)據(jù)映射關(guān)系。由于數(shù)據(jù)分散在不同的系統(tǒng)中，如何將數(shù)據(jù)有機(jī)地串聯(lián)應(yīng)用起來，支撐財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的全面分析，必須要建立清晰的映射關(guān)系。如智能財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)統(tǒng)一采集到的數(shù)據(jù)需要和會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)建立映射表，精確配置財(cái)務(wù)主數(shù)據(jù)中預(yù)算項(xiàng)目的核算科目使用范圍，根據(jù)發(fā)票的“商品與服務(wù)類別”匹配經(jīng)費(fèi)項(xiàng)目的附加預(yù)算，再進(jìn)一步匹配附加預(yù)算下的會(huì)計(jì)科目，建立并維護(hù)票類與會(huì)計(jì)科目的對(duì)應(yīng)關(guān)系。只有這樣才能夠?qū)⑾到y(tǒng)采集到的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)信息與會(huì)計(jì)科目、經(jīng)費(fèi)項(xiàng)目等會(huì)計(jì)核算必需的要素相對(duì)應(yīng)。根據(jù)填報(bào)人選擇的經(jīng)費(fèi)項(xiàng)目和上傳的票據(jù)，智能生成對(duì)應(yīng)支出科目的報(bào)銷單據(jù)，從而實(shí)現(xiàn)智能填報(bào)。

3.數(shù)據(jù)安全

財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)包含工資、人員信息、合同、收入、支出等經(jīng)濟(jì)財(cái)務(wù)狀況敏感信息，因此，確保數(shù)據(jù)安全傳輸和存儲(chǔ)是一項(xiàng)重要工作。除了通過多服務(wù)器備份等技術(shù)保障數(shù)據(jù)存儲(chǔ)安全外，數(shù)據(jù)安全建設(shè)可以從兩個(gè)方面著手：一是數(shù)據(jù)權(quán)限分級(jí)分權(quán)管理。要按照數(shù)據(jù)的重要性，管理人員權(quán)限建立分級(jí)、分權(quán)管控制度。二是最小化輸出原則。在各業(yè)務(wù)系統(tǒng)調(diào)用和傳輸數(shù)據(jù)時(shí)，按業(yè)務(wù)需求最小化輸出相關(guān)數(shù)據(jù)。

（四）健全內(nèi)控體系，建立與數(shù)字化轉(zhuǎn)型相適應(yīng)的制度

財(cái)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中，系統(tǒng)的流程設(shè)計(jì)是根據(jù)制度設(shè)計(jì)的，但是在設(shè)計(jì)過程中，需要平衡系統(tǒng)內(nèi)控強(qiáng)弱和流程設(shè)計(jì)的可操作性、便捷性之間的關(guān)系。財(cái)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型以后，業(yè)務(wù)流程、活動(dòng)方式、面臨的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)等都較原來的財(cái)務(wù)模式發(fā)生了很大的變化。因此，要及時(shí)根據(jù)智能財(cái)務(wù)的特點(diǎn)，重新梳理崗位職責(zé)，健全內(nèi)控制度，制定并建立基于大數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)內(nèi)控系統(tǒng)，打通與業(yè)務(wù)部門的信息傳遞渠道，實(shí)現(xiàn)對(duì)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)的事前控制、事中防范、事后稽核，確保智能財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)的安全與高效。

四、案例分析

“一中心、六平臺(tái)”有力推進(jìn)S大學(xué)財(cái)務(wù)數(shù)字化的轉(zhuǎn)型，本文以S大學(xué)2023年4月1日推出的“市內(nèi)因公出行用車平臺(tái)”（以下簡(jiǎn)稱“市內(nèi)出行平臺(tái)”）為例來說明在支出報(bào)銷方面是如何進(jìn)行財(cái)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的。

（一）調(diào)研分析

財(cái)務(wù)處在2021年研究黨建課題“我為群眾辦實(shí)事——利用大數(shù)據(jù)分析解決‘報(bào)銷難、報(bào)銷繁問題”的過程中，經(jīng)調(diào)研分析發(fā)現(xiàn)，近年來市內(nèi)差旅費(fèi)報(bào)銷有三個(gè)特點(diǎn)：一是出差報(bào)銷總金額占比支出不到1%，業(yè)務(wù)量卻占25%；二是單一的出租車型號(hào)不能滿足師生日益增長的用車需求，越來越多的師生愿意使用手機(jī)叫網(wǎng)約車；三是出租車票的保管、粘貼、填報(bào)要花費(fèi)師生的大量時(shí)間和精力，財(cái)務(wù)審核票據(jù)是否過期、是否為同車號(hào)等問題帶來了一定的經(jīng)費(fèi)使用風(fēng)險(xiǎn)。調(diào)研分析的結(jié)果表明，市內(nèi)出差報(bào)銷業(yè)務(wù)完全符合業(yè)財(cái)融合的三個(gè)標(biāo)準(zhǔn)。為此，提出建設(shè)集成互聯(lián)網(wǎng)用車平臺(tái)作為公務(wù)用車管理的解決方案，主要基于以下四個(gè)方面考慮：

1.便捷性：互聯(lián)網(wǎng)用車平臺(tái)作為成熟的互聯(lián)網(wǎng)出行服務(wù)管理應(yīng)用，已經(jīng)在多年的市場(chǎng)運(yùn)行過程中，積累并擁有了廣泛的車輛資源和豐富的出行服務(wù)管理經(jīng)驗(yàn)。通過集成互聯(lián)網(wǎng)用車服務(wù)平臺(tái)，高校能夠提供教職員工便捷的用車方式，簡(jiǎn)化用車流程，降低管理成本。

2.靈活性：互聯(lián)網(wǎng)用車平臺(tái)提供多樣化的用車選擇，包括快車、專車、拼車等多種服務(wù)類型，適應(yīng)不同的出行需求。教職員工可以根據(jù)具體情況選擇合適的車型和服務(wù)，提高出行的靈活性和個(gè)性化。同時(shí)，由于采用乘車人個(gè)人先行墊資后續(xù)進(jìn)行審批報(bào)賬的管理方案，將兼顧個(gè)人用車需求與公務(wù)用車需求，充分利用集采用車的折扣便利。

3.內(nèi)部控制：借助互聯(lián)網(wǎng)用車平臺(tái)，教工根據(jù)用車訂單發(fā)起報(bào)銷，審批與接單環(huán)節(jié)將能夠根據(jù)訂單的用車時(shí)間、上下車地點(diǎn)等信息，進(jìn)行業(yè)務(wù)真實(shí)性的判斷，事后能夠更加精確地統(tǒng)計(jì)和分析公務(wù)用車的使用情況，包括出行頻次、里程數(shù)等，并且通過與財(cái)務(wù)軟件的集成提供經(jīng)費(fèi)項(xiàng)目的預(yù)算控制。在批量申請(qǐng)報(bào)銷時(shí)，校驗(yàn)經(jīng)費(fèi)項(xiàng)目中市內(nèi)差旅費(fèi)的預(yù)算余額，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人同意后直接予以報(bào)銷。這有助于高校對(duì)公務(wù)用車進(jìn)行合理的內(nèi)部控制和預(yù)算管控，避免資源浪費(fèi)和不合規(guī)的開支。

4.數(shù)據(jù)化管理：集成互聯(lián)網(wǎng)用車平臺(tái)可以實(shí)現(xiàn)對(duì)公務(wù)用車管理過程的數(shù)字化和可視化。通過平臺(tái)記錄和分析用車數(shù)據(jù)，高校能夠監(jiān)控用車情況、優(yōu)化經(jīng)費(fèi)預(yù)算編制，提高用車管理的效率和精確度，從而對(duì)于學(xué)校經(jīng)費(fèi)管理提供充分進(jìn)行“放管服”的技術(shù)手段，并在財(cái)務(wù)監(jiān)督上進(jìn)行切實(shí)有效的管理。

（二）建設(shè)方案

學(xué)校建設(shè)公務(wù)用車平臺(tái)的管理目標(biāo)是降低公務(wù)用車管理綜合成本、提高師生公務(wù)用車以及費(fèi)用報(bào)銷的服務(wù)滿意度。公務(wù)用車平臺(tái)需要解決審批麻煩，票據(jù)獲取不便、難以對(duì)業(yè)務(wù)真實(shí)性和同車號(hào)等識(shí)別查驗(yàn)，經(jīng)費(fèi)項(xiàng)目預(yù)算難以有效控制等問題，審批稽核內(nèi)部控制是否符合法律法規(guī)的要求；同時(shí)可以通過對(duì)學(xué)校用車數(shù)據(jù)的有效分析，更好地發(fā)現(xiàn)公務(wù)用車管理流程中存在的問題，優(yōu)化師生公務(wù)用車流程，提高師生用車報(bào)賬滿意度，最終實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)經(jīng)費(fèi)“放管服”與財(cái)務(wù)監(jiān)督的有機(jī)結(jié)合。

學(xué)校公務(wù)用車平臺(tái)的建設(shè)將實(shí)現(xiàn)從用車到報(bào)銷各個(gè)環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)流程在線操作，實(shí)現(xiàn)了全流程管理，包括公務(wù)用車發(fā)起、申請(qǐng)報(bào)銷、結(jié)算開票，以及項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)的預(yù)算控制和財(cái)務(wù)報(bào)銷稽核控制的所有環(huán)節(jié)，通過與預(yù)算管理、核算管理、項(xiàng)目管理、審批管理、票據(jù)管理、報(bào)銷管理等學(xué)校內(nèi)部管理系統(tǒng)集成對(duì)接，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的高效整合；提供財(cái)務(wù)管理平臺(tái)系統(tǒng)的門戶集成、移動(dòng)端配置、消息中心、賬務(wù)查詢等業(yè)務(wù)需求的定制開發(fā)與配置服務(wù)。

（三）建設(shè)步驟

1.在領(lǐng)導(dǎo)決策層面，取得校領(lǐng)導(dǎo)支持

財(cái)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型是一把手工程，沒有領(lǐng)導(dǎo)層的支持，建設(shè)的效果必然大打折扣。在建設(shè)過程中，通過向校長辦公會(huì)匯報(bào)，取得領(lǐng)導(dǎo)的支持，同時(shí)修改與之配套的報(bào)銷管理制度，用制度去規(guī)范用車。

2.在業(yè)務(wù)層面，選擇合作的互聯(lián)網(wǎng)用車平臺(tái)第三方服務(wù)商

“滴滴出行”平臺(tái)為“自營+聚合”運(yùn)營模式，其“自營”業(yè)務(wù)在上海地區(qū)市場(chǎng)份額超過60%，目前已兼容陽光、曹操、享道等第三方網(wǎng)約車平臺(tái)，綜合市場(chǎng)份額超過80%，能提供包括出租車、快車、優(yōu)享等各種車型選擇，滿足師生日常因公出行的各種需求。

學(xué)校不需要額外投入建設(shè)費(fèi)用?！暗蔚巍背兄Z網(wǎng)約車價(jià)格將比出租車更低，平臺(tái)方面會(huì)針對(duì)學(xué)校用戶適時(shí)進(jìn)行每單9.5折優(yōu)惠，并且平時(shí)同步享有平臺(tái)各類優(yōu)惠活動(dòng)?？蛇M(jìn)一步提高資金使用效益，以2019年的交通費(fèi)為例，按9.5折算1年可以節(jié)約車費(fèi)60余萬元。鑒于“因公用車服務(wù)平臺(tái)”使用群體為廣大師生，每次使用網(wǎng)約車出行都會(huì)包含保險(xiǎn)保障，根據(jù)“優(yōu)勝劣汰”的原則對(duì)師生反饋體驗(yàn)差、管理不到位的平臺(tái)采取暫?；蛉∠献鞯墓苤拼胧?。

3.統(tǒng)一管理用車平臺(tái)

開發(fā)統(tǒng)一管理用車平臺(tái)管理第三方出行用車公司，聯(lián)通智能報(bào)銷系統(tǒng)和學(xué)校企業(yè)微信，師生從統(tǒng)一入口進(jìn)入平臺(tái)，根據(jù)需求自由選擇用車平臺(tái)，打造“出行免票報(bào)銷的一體化平臺(tái)”。

（四）市內(nèi)因公出行用車平臺(tái)的設(shè)計(jì)

1.創(chuàng)新模式

在此之前，沒有高校引進(jìn)出行公司，也沒有可借鑒的用車報(bào)銷模式。市場(chǎng)上出行公司和企業(yè)合作往往采取“出行公司先行墊付、企業(yè)統(tǒng)一結(jié)算、統(tǒng)一開票”的設(shè)計(jì)模式，但是這種模式如果從系統(tǒng)性、全局視角來看，不符合高校系統(tǒng)的規(guī)律?！肮緣|付”模式適用于人員數(shù)量少、審批關(guān)系單一的企業(yè)，結(jié)合事前審批，統(tǒng)一結(jié)算，適用于企業(yè)員工出行用車。而高校經(jīng)費(fèi)一般是項(xiàng)目負(fù)責(zé)人制，經(jīng)費(fèi)項(xiàng)目眾多、項(xiàng)目組成員關(guān)系交叉不單一，在項(xiàng)目審批管理權(quán)限上設(shè)計(jì)難度比較大且報(bào)銷時(shí)間由師生自己確定，經(jīng)和出行公司多次研究討論，定制開發(fā)了適用于高校用車報(bào)銷的“個(gè)人墊付、統(tǒng)一開票”的模式。

2.流程重構(gòu)與制度改革

結(jié)合學(xué)校的智能填報(bào)和線上審批功能設(shè)計(jì)了如下流程：

師生自行用車、支付，用車后訂單數(shù)據(jù)直接傳送至智能報(bào)銷平臺(tái)。報(bào)銷時(shí)，填報(bào)人只要勾選訂單，選擇經(jīng)費(fèi)項(xiàng)目即可自動(dòng)生成報(bào)銷單，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人線上審批訂單事項(xiàng)是否滿足因公出行要求后，財(cái)務(wù)進(jìn)行制單并支付。學(xué)校定期將報(bào)銷訂單數(shù)據(jù)發(fā)起開票申請(qǐng)，并進(jìn)行電子歸檔。同時(shí)，為了配合出行平臺(tái)的推廣，學(xué)校修訂了市內(nèi)出行用車報(bào)銷制度，在校師生市內(nèi)因公出行用車原則上使用學(xué)校“市內(nèi)出行”平臺(tái)。

3.數(shù)據(jù)安全控制

在數(shù)據(jù)安全控制建設(shè)方面，開發(fā)了統(tǒng)一的出行平臺(tái)接入數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，保證選擇有益于學(xué)校的出行運(yùn)營商。通過學(xué)校的企業(yè)微信入口，將師生的工號(hào)與員工手機(jī)號(hào)建立映射關(guān)系，僅傳輸給出行公司“手機(jī)號(hào)”這個(gè)最小的數(shù)據(jù)單元來完成打車，充分保證了師生信息安全。

（五）平臺(tái)建設(shè)的收益分析優(yōu)勢(shì)

1.降低教學(xué)科研行政成本，省去出租車發(fā)票粘貼的時(shí)間成本，粘貼單、刷卡記錄、行程單的打印成本，財(cái)務(wù)清點(diǎn)核驗(yàn)發(fā)票的時(shí)間成本，極大提高服務(wù)效率。

2.操作簡(jiǎn)便，報(bào)銷結(jié)算容易。師生用車后，不必向平臺(tái)索取發(fā)票，報(bào)銷時(shí)只需根據(jù)用車記錄提交訂單信息，無需提供刷卡記錄，不需要粘貼發(fā)票，由財(cái)務(wù)處統(tǒng)一和平臺(tái)對(duì)接開具發(fā)票，結(jié)算報(bào)銷。

3.有利于會(huì)計(jì)檔案的規(guī)范統(tǒng)一，進(jìn)一步推進(jìn)全面實(shí)施會(huì)計(jì)檔案電子化。

4.有利于強(qiáng)化監(jiān)督管理，進(jìn)一步規(guī)范因公用車行為，規(guī)避出租車發(fā)票連號(hào)等不規(guī)范行為。

5.財(cái)務(wù)定期對(duì)接服務(wù)平臺(tái)，統(tǒng)一開具增值稅專用發(fā)票，有利于后期合理納稅籌劃。

（六）存在問題與應(yīng)對(duì)策略分析

高校公務(wù)用車管理集成互聯(lián)網(wǎng)用車平臺(tái)也存在一些潛在的弊端，需要在后續(xù)建設(shè)工作中落實(shí)與安排：

1.平臺(tái)可靠性和穩(wěn)定性：依賴第三方平臺(tái)進(jìn)行公務(wù)用車管理，學(xué)校在一定程度上會(huì)受制于第三方平臺(tái)的穩(wěn)定性和可靠性。如果第三方出現(xiàn)故障或服務(wù)中斷，可能會(huì)影響到學(xué)校公務(wù)用車的正常進(jìn)行，因此需要通過引進(jìn)多個(gè)合作供應(yīng)商建立備選方案以應(yīng)對(duì)潛在的風(fēng)險(xiǎn)。

2.服務(wù)質(zhì)量和一體化問題：盡管第三方用車平臺(tái)提供了便捷的出行服務(wù)，但在公務(wù)用車管理方面，可能需要與高校的具體需求和規(guī)章制度相適應(yīng)。高校需要確?；ヂ?lián)網(wǎng)用車平臺(tái)能夠滿足特定的要求，例如安全標(biāo)準(zhǔn)、車輛規(guī)格、用車時(shí)段等，以保障公務(wù)出行的質(zhì)量和符合高校管理的需要。

3.經(jīng)費(fèi)支付和報(bào)銷流程：公務(wù)用車的費(fèi)用支付和報(bào)銷流程是高校公務(wù)用車管理中的重要環(huán)節(jié)。現(xiàn)有方案采用個(gè)人墊資后續(xù)報(bào)銷的模式，避免了資金結(jié)算的問題，同時(shí)通過集中開票，減少了發(fā)票處理與憑證制單的工作量，但需要學(xué)校與集成商共同建立清晰的流程和賬務(wù)管理機(jī)制，以確保學(xué)校經(jīng)費(fèi)的正確使用和報(bào)銷的便捷性。

（七）實(shí)際運(yùn)營效果

市內(nèi)出行平臺(tái)有力解決了出租車票報(bào)銷的難題。對(duì)于師生來說，再也不用擔(dān)心出租車票丟失，不用費(fèi)勁粘貼小票、計(jì)算金額，甚至不需要線下跑腿提交報(bào)銷單，節(jié)省了大量時(shí)間和精力。財(cái)務(wù)審核人員也不用清點(diǎn)出租車票，逐一檢查同車號(hào)、票據(jù)是否過期，提高了核算效率。同時(shí)實(shí)現(xiàn)了業(yè)財(cái)融合，保證了業(yè)務(wù)人員的相關(guān)性（必須是在校師生才能進(jìn)入平臺(tái)發(fā)起用車）、真實(shí)性（平臺(tái)用車且支付，事項(xiàng)清晰），避免了攢票、換票等行為。

對(duì)許多高校來說，市內(nèi)出行用車是一項(xiàng)金額小、頻率高、票據(jù)多的報(bào)銷業(yè)務(wù)，占用了較高的審核成本，憑證單量占比超25%，資金總量卻僅占不到1%。通過平臺(tái)化建設(shè)，將管控嵌入業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，不僅提升了用車體驗(yàn)，簡(jiǎn)化了師生的報(bào)銷準(zhǔn)備工作，還節(jié)約了財(cái)務(wù)審核成本，減輕了檔案裝訂與管理壓力，多方面實(shí)現(xiàn)提質(zhì)增效。

這一平臺(tái)的建設(shè)實(shí)踐化解了市內(nèi)差旅費(fèi)日益增長帶來的繁重的財(cái)務(wù)基礎(chǔ)工作、簡(jiǎn)化了經(jīng)費(fèi)使用與報(bào)銷的流程、全流程控制了市內(nèi)差旅費(fèi)的使用風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)提升了師生的報(bào)銷體驗(yàn)。此經(jīng)驗(yàn)可以逐步推廣到國內(nèi)差旅、物資采購、勞務(wù)薪酬等業(yè)務(wù)平臺(tái)建設(shè)，最終實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型。

五、結(jié)論與展望

本文從解決當(dāng)前高校財(cái)務(wù)面臨的實(shí)際問題出發(fā)，提出高校財(cái)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的目標(biāo)與思路框架，梳理了S大學(xué)基于業(yè)務(wù)梳理、流程設(shè)計(jì)、數(shù)據(jù)建設(shè)、制度健全四個(gè)方面逐一有序開展的財(cái)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型，并用“市內(nèi)因公用車平臺(tái)”案例說明數(shù)字化轉(zhuǎn)型的路徑和成效，助力推進(jìn)高校財(cái)務(wù)管理工作整體向智能化發(fā)展。

同時(shí)，高校財(cái)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型不可能一蹴而就，在以下兩個(gè)方面還需要重點(diǎn)關(guān)注：

1.雙軌并行的會(huì)計(jì)檔案管理模式。目前記賬的電子票據(jù)和紙質(zhì)票據(jù)共存，如何從紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案單軌制的管理模式下，通過并行電子會(huì)計(jì)檔案，采用雙軌制并行模式，從局部到整體逐步推進(jìn)，最終實(shí)現(xiàn)全部的電子會(huì)計(jì)檔案管理模式，還需要進(jìn)一步分類梳理業(yè)務(wù)，先易后難，逐個(gè)攻克，最終實(shí)現(xiàn)全部檔案電子化管理。

2.數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)支撐決策。通過前期數(shù)字化建設(shè)，集聚了大量的數(shù)據(jù)，如何通過多屬性維護(hù)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，開展多維度數(shù)據(jù)分析，滿足不同角色的管理需求，為學(xué)校的管理目標(biāo)與預(yù)算績效、成本核算、資源配置等方面提供管理決策以及控制手段是高校應(yīng)探索的問題。

為了保障財(cái)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型成功，還需要在資源、環(huán)境和信息化條件等方面加以改善：

1.資源方面

（1）積極爭(zhēng)取資金，統(tǒng)籌有序開展管理會(huì)計(jì)數(shù)字化轉(zhuǎn)型

財(cái)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型中，無論是技術(shù)變革、組織變革還是人員變革，均需要大量的資金投入，由此學(xué)校需多方籌措資金，確保轉(zhuǎn)型有序推進(jìn)。為了避免重復(fù)建設(shè)和資源浪費(fèi)，學(xué)校應(yīng)由歸口部門統(tǒng)籌管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型。

（2）隊(duì)伍專業(yè)、經(jīng)驗(yàn)豐富

學(xué)校依托財(cái)務(wù)處建設(shè)了一支專業(yè)的管理會(huì)計(jì)隊(duì)伍，又依托信息化辦公室建設(shè)了一支信息化管理的隊(duì)伍。

2.環(huán)境方面

學(xué)校在信息化規(guī)劃中明確要構(gòu)建以數(shù)據(jù)為驅(qū)動(dòng)的數(shù)據(jù)中臺(tái)、AI中臺(tái)、物聯(lián)網(wǎng)中臺(tái)，推進(jìn)學(xué)校整體數(shù)字化轉(zhuǎn)型，賦能學(xué)校管理、服務(wù)、教育教學(xué)，將學(xué)校財(cái)務(wù)信息化與各類業(yè)務(wù)需求深度融合。

3.信息化條件

學(xué)校依托信息歸口部門，建立健全數(shù)據(jù)治理制度體系，明確數(shù)據(jù)資源在歸集、治理、共享、應(yīng)用、安全等環(huán)節(jié)的管理流程、決策程序、權(quán)責(zé)關(guān)系等，構(gòu)建數(shù)據(jù)治理長效機(jī)制。

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