新時(shí)代背景下關(guān)于干部人事檔案管理工作的研究

黎露

摘 要：傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)難以適應(yīng)新時(shí)代對(duì)干部人事檔案管理效率、準(zhǔn)確性和安全性的高要求。加強(qiáng)信息化建設(shè)、重視人才培養(yǎng)以及強(qiáng)化信息安全保障等方面成為干部人事檔案管理工作的必然趨勢(shì)。文章旨在分析新時(shí)代背景下干部人事檔案管理工作的特點(diǎn)及所面臨的挑戰(zhàn)，并提出了相應(yīng)的對(duì)策和建議，以期為相關(guān)領(lǐng)域的從業(yè)人員提供有益的參考和啟示，共同推動(dòng)干部人事檔案管理工作邁上新臺(tái)階。

關(guān)鍵詞：干部人事檔案管理工作；特點(diǎn)；挑戰(zhàn)；策略

中圖分類號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

引言

新時(shí)代對(duì)干部人事檔案管理提出了更高的要求，需要更加高效、準(zhǔn)確、安全地管理和利用檔案信息，為干部選拔任用、人才隊(duì)伍建設(shè)等提供有力支持。信息技術(shù)的快速發(fā)展和應(yīng)用也為干部人事檔案管理工作提供了更加便捷、高效的技術(shù)手段。深入了解當(dāng)前干部人事檔案管理工作的特點(diǎn)和挑戰(zhàn)，不僅能為制定更加科學(xué)、合理的政策和措施提供參考，還有助于探索新時(shí)代背景下干部人事檔案管理工作的創(chuàng)新路徑和發(fā)展方向，推動(dòng)工作更加高效、準(zhǔn)確、安全地開展。

一、新時(shí)代背景下的干部人事檔案管理特點(diǎn)

1.信息化與數(shù)字化

新時(shí)代背景下，干部人事檔案管理實(shí)現(xiàn)了從紙質(zhì)到電子的信息化轉(zhuǎn)變，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案逐漸被電子檔案所取代，干部的基本信息、教育經(jīng)歷、工作經(jīng)歷和獎(jiǎng)懲記錄等在內(nèi)的各項(xiàng)信息都被數(shù)字化存儲(chǔ)，意味著原本需要大量的存儲(chǔ)空間且難以快速檢索的紙質(zhì)檔案，現(xiàn)在可以通過電子方式輕松存儲(chǔ)和查詢。在數(shù)字化之前，查詢和檢索檔案信息需要手動(dòng)翻閱紙質(zhì)檔案，耗費(fèi)大量時(shí)間，現(xiàn)在，通過電子檔案管理系統(tǒng)，用戶可以輸入關(guān)鍵詞或條件，迅速找到所需的檔案信息，工作效率大幅提高。當(dāng)干部的個(gè)人信息發(fā)生變化時(shí)，如職務(wù)晉升、獎(jiǎng)懲變動(dòng)等，這些變化可以實(shí)時(shí)更新到電子檔案中，確保檔案內(nèi)容的時(shí)效性和準(zhǔn)確性。通過數(shù)據(jù)分析、挖掘等技術(shù)手段，檔案管理部門還可以對(duì)干部的人事信息開展深度分析，為組織決策提供更加全面、精準(zhǔn)的數(shù)據(jù)支持。例如，通過對(duì)干部的教育背景、工作經(jīng)歷等信息的分析，可以發(fā)現(xiàn)干部的特長(zhǎng)和潛能，為組織選拔和培養(yǎng)人才提供參考。

2.動(dòng)態(tài)性與實(shí)時(shí)性

隨著干部職業(yè)生涯的發(fā)展，他們的職務(wù)、職稱、獎(jiǎng)懲等情況都會(huì)發(fā)生變化。檔案管理部門需要及時(shí)收集這些變化信息，并更新到干部的人事檔案中。比如，當(dāng)干部晉升職務(wù)時(shí)，檔案管理部門需要立即更新其職務(wù)信息，并在電子檔案管理系統(tǒng)中標(biāo)注，確保檔案信息的實(shí)時(shí)性。而組織在開展人力資源配置、干部選拔、考核評(píng)估等工作時(shí)，需要頻繁查閱和利用檔案信息，這種利用需求也是動(dòng)態(tài)變化的，可能涉及不同的干部、不同的時(shí)間節(jié)點(diǎn)和不同的信息內(nèi)容。此時(shí)，檔案管理部門也需要隨時(shí)響應(yīng)這些需求，提供準(zhǔn)確、及時(shí)的檔案信息支持。通過信息化手段，檔案管理部門可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的實(shí)時(shí)監(jiān)控，當(dāng)發(fā)現(xiàn)檔案信息發(fā)生異常變化或存在潛在風(fēng)險(xiǎn)時(shí)，系統(tǒng)可以自動(dòng)發(fā)出預(yù)警，提醒檔案管理部門及時(shí)處理。

3.安全性與保密性

在新時(shí)代的干部人事檔案管理中，安全性被視為檔案管理的核心，這種安全性不僅體現(xiàn)在檔案內(nèi)容不被非法獲取或篡改，還體現(xiàn)在整個(gè)檔案管理流程中信息的完整性和可靠性。檔案管理部門將信息安全視為首要任務(wù)，貫穿于檔案收集、整理、存儲(chǔ)和利用等各個(gè)環(huán)節(jié)。與傳統(tǒng)檔案管理相比，新時(shí)代干部人事檔案管理更加注重信息的隔離，強(qiáng)調(diào)通過技術(shù)手段和管理措施，確保不同級(jí)別的干部檔案在物理和邏輯層面被嚴(yán)格分隔，防止信息混淆或誤傳，而這種信息隔離的嚴(yán)格性不僅有助于保護(hù)組織的核心機(jī)密，還有助于維護(hù)干部的個(gè)人隱私。此外，為確保檔案信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，新時(shí)代干部人事檔案管理建立了持續(xù)的信息驗(yàn)證機(jī)制，通過定期或不定期的信息核對(duì)和驗(yàn)證，確保檔案中的信息與實(shí)際情況保持一致，防止信息被篡改或偽造。

二、新時(shí)代背景下的干部人事檔案管理挑戰(zhàn)

1.技術(shù)更新與適配挑戰(zhàn)

在新時(shí)代背景下，技術(shù)的迅猛發(fā)展和持續(xù)更新為干部人事檔案管理帶來(lái)了顯著的挑戰(zhàn)。隨著硬件設(shè)備設(shè)施的快速迭代，如存儲(chǔ)容量的飛速增長(zhǎng)和計(jì)算機(jī)性能的持續(xù)提升，傳統(tǒng)的檔案管理設(shè)備設(shè)施和系統(tǒng)已難以滿足現(xiàn)代管理的需求。干部人事檔案作為組織內(nèi)部極為關(guān)鍵的信息資產(chǎn)，對(duì)其管理的技術(shù)和工具要求極為嚴(yán)格。首先，隨著數(shù)據(jù)的不斷增長(zhǎng)和復(fù)雜性的提高，需要更大容量的存儲(chǔ)設(shè)備設(shè)施來(lái)確保檔案的長(zhǎng)期保存和快速訪問。其次，檔案管理系統(tǒng)不僅需要支持新的硬件平臺(tái)，還需要不斷優(yōu)化和更新功能，以滿足日益復(fù)雜的管理需求。比如智能系統(tǒng)下的數(shù)據(jù)安全性成為新時(shí)代干部檔案管理的重點(diǎn)之一，軟件系統(tǒng)必須具備強(qiáng)大的數(shù)據(jù)加密、訪問控制和審計(jì)功能，才能確保檔案信息不被非法訪問和篡改。此外，隨著云計(jì)算、人工智能等先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用，檔案管理方式和流程可能會(huì)發(fā)生根本性的變革，檔案管理人員也需要不斷學(xué)習(xí)和掌握新技能，以適應(yīng)這些變化，并確保檔案管理的科學(xué)性和高效性。

2.信息安全防護(hù)挑戰(zhàn)

干部人事檔案中包含了大量的敏感信息，如個(gè)人隱私、組織內(nèi)部決策等，這些信息一旦被泄露或?yàn)E用，后果嚴(yán)重。新時(shí)代，隨著信息技術(shù)的普及和網(wǎng)絡(luò)攻擊的不斷升級(jí)，信息安全防護(hù)變得尤為重要，除了傳統(tǒng)的防病毒、防黑客攻擊等措施外，還需要關(guān)注數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)、物理安全保護(hù)等方面的問題。此外，隨著云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等技術(shù)的應(yīng)用，干部人事檔案信息的安全防護(hù)也面臨著新的挑戰(zhàn)。比如在云計(jì)算環(huán)境中，干部人事檔案數(shù)據(jù)往往需要在不同的地域、不同的數(shù)據(jù)中心之間傳輸，這種跨地域的數(shù)據(jù)傳輸很可能經(jīng)過多個(gè)網(wǎng)絡(luò)節(jié)點(diǎn)和傳輸路徑，會(huì)增加數(shù)據(jù)被泄露和篡改的風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，不同國(guó)家和地區(qū)的法律法規(guī)、隱私政策也可能存在差異，使得數(shù)據(jù)的安全傳輸存在更多不確定性。并且，在智能環(huán)境下，多個(gè)組織可能共享同一套基礎(chǔ)設(shè)施和服務(wù)，形成多租戶模式。在這種模式下，如何確保不同組織之間的數(shù)據(jù)安全隔離也是一個(gè)重要的問題，如果隔離措施不到位，一個(gè)組織的數(shù)據(jù)很可能被其他組織非法訪問和使用，造成嚴(yán)重的安全事件。

3.人才專業(yè)化與復(fù)合化挑戰(zhàn)

在新時(shí)代背景下，隨著信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用不斷深入，對(duì)檔案管理人員的要求也在不斷提高。他們不僅需要具備檔案管理的專業(yè)知識(shí)，還需要掌握信息技術(shù)、數(shù)據(jù)分析等相關(guān)技能。同時(shí)，隨著干部人事檔案管理工作的不斷拓展和深化，還需要具備較高的綜合素質(zhì)和創(chuàng)新能力。然而，目前檔案管理領(lǐng)域的人才缺口較大，現(xiàn)有人員的專業(yè)水平和綜合素質(zhì)參差不齊，成為制約干部人事檔案管理發(fā)展的重要因素。目前，檔案管理專業(yè)的畢業(yè)生數(shù)量有限，且很多人選擇進(jìn)入其他行業(yè)或領(lǐng)域工作，導(dǎo)致檔案管理領(lǐng)域的人才供給不足。此外，干部檔案管理崗位對(duì)人才的要求會(huì)更高，需要具備豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和專業(yè)技能，增加了招聘的難度。一些干部檔案管理人員缺乏系統(tǒng)的檔案管理知識(shí)和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，難以勝任復(fù)雜的檔案管理工作。同時(shí)，部分人員的信息化素養(yǎng)和數(shù)據(jù)分析能力有限，難以適應(yīng)新時(shí)代背景下干部人事檔案管理的要求。此外，還有一些人員缺乏創(chuàng)新意識(shí)和學(xué)習(xí)能力，難以應(yīng)對(duì)不斷變化的工作環(huán)境和需求。

4.制度與流程優(yōu)化挑戰(zhàn)

在新時(shí)代背景下，干部人事檔案管理工作在制度與流程優(yōu)化方面的挑戰(zhàn)主要源于傳統(tǒng)制度與流程的局限性、信息化與數(shù)字化的發(fā)展趨勢(shì)以及組織結(jié)構(gòu)和管理模式的變革。首先，傳統(tǒng)的干部檔案管理制度往往過于僵化、煩瑣，難以適應(yīng)信息化、數(shù)字化的管理需求。例如，傳統(tǒng)的檔案分類和編目方法可能無(wú)法有效地處理大量的電子檔案，導(dǎo)致管理效率低下。此外，傳統(tǒng)的檔案利用流程也可能過于復(fù)雜，不利于快速、準(zhǔn)確地提供檔案信息。其次，隨著信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，需要建立與之相適應(yīng)的新流程和規(guī)范，如電子檔案的管理流程、數(shù)字化存儲(chǔ)與備份規(guī)范、信息安全保障措施等，這些新流程和規(guī)范的建立需要充分考慮信息技術(shù)的特點(diǎn)和管理需求，確保檔案信息的完整性、安全性和可利用性。同時(shí)，隨著組織結(jié)構(gòu)和管理模式的變革，檔案管理制度和流程也需要不斷優(yōu)化和調(diào)整。例如，隨著扁平化管理的推行，干部檔案管理部門可能需要更加緊密地與其他部門協(xié)作，共同推進(jìn)檔案管理工作，要求檔案管理制度和流程具備更強(qiáng)的靈活性和適應(yīng)性，能夠支持跨部門、跨層級(jí)的協(xié)作與配合。

三、新時(shí)代背景下的干部人事檔案管理策略

1.加強(qiáng)信息化建設(shè)

在新時(shí)代背景下，干部人事檔案管理不僅是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)，還是對(duì)干部信息資源的深度整合和高效利用。針對(duì)干部人事檔案的特殊性，信息化建設(shè)需要更加注重?cái)?shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性。干部人事檔案包含了個(gè)人的基本信息、教育經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、考核評(píng)價(jià)等多方面的內(nèi)容，這些信息的完整性和準(zhǔn)確性直接關(guān)系到干部選拔任用的公正性和有效性。因此，在推進(jìn)信息化建設(shè)的過程中，應(yīng)建立嚴(yán)格的數(shù)據(jù)錄入和審核機(jī)制，確保檔案信息的真實(shí)可靠。除了檔案中的直接信息，還需要整合其他相關(guān)數(shù)據(jù)，如績(jī)效考核數(shù)據(jù)、培訓(xùn)記錄等，以提供更全面的干部信息畫像。數(shù)據(jù)錄入后，應(yīng)經(jīng)過多級(jí)審核，如部門初審、檔案管理部門復(fù)審等，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，對(duì)于重要或敏感信息，還需要領(lǐng)導(dǎo)層的最終確認(rèn)。定期或不定期地與其他可靠數(shù)據(jù)源開展比對(duì)，如人事部門的員工信息、學(xué)歷認(rèn)證機(jī)構(gòu)的數(shù)據(jù)等，以驗(yàn)證檔案中的數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確。在數(shù)據(jù)校驗(yàn)方面，采用專業(yè)的數(shù)據(jù)校驗(yàn)工具，對(duì)錄入的檔案數(shù)據(jù)自動(dòng)校驗(yàn)，如身份證號(hào)碼、學(xué)歷證書編號(hào)等，對(duì)干部申報(bào)的學(xué)歷信息與學(xué)歷認(rèn)證機(jī)構(gòu)的數(shù)據(jù)仔細(xì)比對(duì)，以確保其學(xué)歷信息的真實(shí)性。在數(shù)據(jù)錄入和審核過程中，建立實(shí)時(shí)反饋機(jī)制，對(duì)于不符合要求或存在疑點(diǎn)的數(shù)據(jù)，通知錄入人員及時(shí)核實(shí)或修改。

2.強(qiáng)化信息安全保障

在數(shù)字化時(shí)代，信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用為干部人事檔案管理帶來(lái)了便捷與高效，但同時(shí)也帶來(lái)了前所未有的信息安全挑戰(zhàn)。干部人事檔案涉及個(gè)人隱私、組織機(jī)密等重要信息，一旦被泄露或篡改，將給組織和個(gè)人帶來(lái)不可估量的損失。因此，強(qiáng)化信息安全保障措施成為干部人事檔案管理工作中的重中之重。首先，檔案管理系統(tǒng)的安全防護(hù)是信息安全保障的基礎(chǔ)。傳統(tǒng)的檔案管理系統(tǒng)往往在安全防護(hù)方面存在漏洞，容易受到黑客攻擊和病毒入侵。為了提升系統(tǒng)的安全性，應(yīng)采用先進(jìn)的信息安全技術(shù)，如數(shù)據(jù)加密、防火墻技術(shù)等，通過加密技術(shù)確保檔案信息在傳輸和存儲(chǔ)過程中的機(jī)密性，防火墻技術(shù)則可以有效阻止未經(jīng)授權(quán)的訪問和攻擊，保護(hù)系統(tǒng)免受惡意軟件的侵害。其次，對(duì)檔案信息的訪問控制是信息安全保障的關(guān)鍵。在干部人事檔案管理中，應(yīng)建立嚴(yán)格的權(quán)限管理制度，確保只有經(jīng)過授權(quán)的用戶才能訪問相關(guān)的檔案信息，需要對(duì)用戶核實(shí)身份驗(yàn)證和權(quán)限劃分，確保不同用戶只能訪問其權(quán)限范圍內(nèi)的檔案信息。同時(shí)，還應(yīng)對(duì)檔案信息的操作實(shí)施監(jiān)控和審計(jì)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理異常操作行為。此外，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的安全教育和培訓(xùn)也是信息安全保障的重要一環(huán)。檔案管理人員是檔案信息的直接接觸者和管理者，他們的信息安全意識(shí)和技能水平直接關(guān)系到檔案信息的安全。因此，應(yīng)定期組織安全培訓(xùn)活動(dòng)，增強(qiáng)檔案管理人員的信息安全意識(shí)，使他們了解并掌握最新的安全技術(shù)和防范措施。同時(shí)，還應(yīng)建立安全責(zé)任制度，明確檔案管理人員在信息安全保障中的責(zé)任和義務(wù)。

3.重視人才培養(yǎng)

干部人事檔案管理是一項(xiàng)高度專業(yè)化和復(fù)合化的工作，要求管理人員不僅具備扎實(shí)的檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)，還要熟悉相關(guān)法律法規(guī)、信息技術(shù)等多個(gè)領(lǐng)域的知識(shí)。因此，必須加大人才培養(yǎng)的投入力度，為干部檔案管理人員提供充足的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，通過舉辦干部檔案管理培訓(xùn)班、邀請(qǐng)行業(yè)專家授課等方式，幫助管理人員掌握最新的檔案管理理念、技術(shù)和方法，鼓勵(lì)檔案管理人員利用業(yè)余時(shí)間自主學(xué)習(xí)，并提供相應(yīng)的學(xué)習(xí)資源和資料，如圖書、電子期刊和在線課程等。同時(shí)，設(shè)立專門的干部檔案管理人才培養(yǎng)基金，用于支持管理人員的培訓(xùn)、學(xué)習(xí)和進(jìn)修活動(dòng)。為了給檔案管理團(tuán)隊(duì)注入新的活力和創(chuàng)新力，應(yīng)積極引進(jìn)具備相關(guān)專業(yè)背景和技能的人才。通過校園招聘、社會(huì)招聘以及獵頭公司等多種渠道，廣泛招募具備檔案管理、信息管理、數(shù)據(jù)科學(xué)等相關(guān)專業(yè)背景的人才，并為引進(jìn)的人才提供良好的職業(yè)發(fā)展平臺(tái)和晉升機(jī)會(huì)，激發(fā)他們的工作熱情和創(chuàng)造力。

4.完善檔案管理制度

面對(duì)新時(shí)代背景下干部人事檔案管理的新要求和新挑戰(zhàn)，要不斷完善檔案管理制度，確保檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化和高效化。首先，要對(duì)傳統(tǒng)的干部檔案管理制度開展全面梳理和評(píng)估，找出存在的問題和不足，為制度的改革和優(yōu)化提供依據(jù)。其次，要根據(jù)信息化、數(shù)字化的發(fā)展趨勢(shì)和組織結(jié)構(gòu)、管理模式的變革，對(duì)干部檔案管理制度做出全面修訂和完善，建立與之相適應(yīng)的新制度和流程。同時(shí)，要加強(qiáng)對(duì)新制度和流程的宣傳和推廣，確保它們得到有效執(zhí)行。最后，要建立完善的干部檔案管理考核機(jī)制，對(duì)干部檔案管理人員的工作績(jī)效開展客觀評(píng)價(jià)，激勵(lì)他們不斷改進(jìn)和提升工作質(zhì)量。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，新時(shí)代背景下的干部人事檔案管理工作正處在一個(gè)轉(zhuǎn)型升級(jí)的關(guān)鍵時(shí)期。通過加強(qiáng)信息化建設(shè)、重視人才培養(yǎng)以及強(qiáng)化信息安全保障等措施的實(shí)施，能夠更好地應(yīng)對(duì)各種挑戰(zhàn)和問題，推動(dòng)檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展。

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作者單位：江漢大學(xué)