數(shù)字化背景下基層人事檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀及解決措施

杜櫻俏　李真

摘 要：人事檔案是組織執(zhí)行人事活動(dòng)的重要依據(jù)，而流動(dòng)性強(qiáng)的基層人事檔案管理更需要保證人事信息的準(zhǔn)確收錄和及時(shí)更新，以促進(jìn)基層人事活動(dòng)的正常運(yùn)行。為了提高檔案管理的工作效率，結(jié)合數(shù)字化背景，提出了多樣化的信息管理手段。但基層人事檔案管理上也出現(xiàn)了某些問(wèn)題，文章針對(duì)當(dāng)下基層人事檔案信息化管理的現(xiàn)狀，提出了一些針對(duì)性強(qiáng)的建議，使電子信息檔案能夠充分發(fā)揮作用，更好地實(shí)現(xiàn)基層人事檔案信息化建設(shè)。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化背景；基層；人事檔案；檔案管理；信息化建設(shè)；現(xiàn)狀；解決措施

中圖分類(lèi)號(hào)：C424文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

在數(shù)字化背景下，人事檔案管理可以利用物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等高新技術(shù)，不斷創(chuàng)新，適應(yīng)隨時(shí)變化的人事變動(dòng)情況。尤其是對(duì)于基層檔案管理來(lái)說(shuō)，由于人事調(diào)動(dòng)頻繁，在檔案整體跟進(jìn)的過(guò)程中需要對(duì)檔案調(diào)動(dòng)全程的監(jiān)控，對(duì)信息處理的要求極高，需要及時(shí)保存檔案信息。互聯(lián)網(wǎng)背景下的大數(shù)據(jù)技術(shù)賦予了人事檔案信息管理的無(wú)限可能。傳統(tǒng)的檔案管理需要大量人力、物力，耗費(fèi)的時(shí)間成本也遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過(guò)收益。為了以最小代價(jià)實(shí)現(xiàn)基層人事檔案數(shù)字化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)大規(guī)模檔案存量和管理，讓基層人事檔案流動(dòng)信息需求端與適配端統(tǒng)一，就需要建立能經(jīng)受住考驗(yàn)、合適的人事檔案管理平臺(tái)，高效率開(kāi)展檔案信息管理工作，保障基層人事檔案信息的完整性和安全性。

一、人事檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

山東省非常重視檔案管理信息化建設(shè)工作，數(shù)字檔案館建設(shè)項(xiàng)目列入山東省人力資源和社會(huì)保障服務(wù)信息化中長(zhǎng)期發(fā)展規(guī)劃。財(cái)政在檔案館建設(shè)方面的經(jīng)費(fèi)投入累計(jì)達(dá)6億多元。山東省濟(jì)南市財(cái)政追加2022年度專(zhuān)項(xiàng)經(jīng)費(fèi)233萬(wàn)余元，用于市檔案館中心機(jī)房升級(jí)與改造項(xiàng)目。

基層人事檔案已基本完成數(shù)字化工作。其中，紙質(zhì)檔案數(shù)字化率90.7%，照片檔案數(shù)字化率100%?；鶎与娮尤耸聶n案在接收進(jìn)館后，通過(guò)管理系統(tǒng)對(duì)基層電子人事檔案固化處理，確?；鶎尤耸聶n案不能被隨意編輯和修改?；鶎尤耸聶n案在檔案資源總庫(kù)保存時(shí)，根據(jù)不同地區(qū)檔案的不同要求，建立對(duì)應(yīng)的數(shù)字檔案資源總庫(kù)。數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的電子檔案雖然很多，但統(tǒng)計(jì)時(shí)發(fā)現(xiàn)，信息化檔案管理中文書(shū)檔案占了絕大部分，占80%以上，其他類(lèi)型的檔案雖然建了相應(yīng)的庫(kù)，但其中的數(shù)據(jù)卻非常少，甚至在有些類(lèi)型數(shù)據(jù)庫(kù)中只有一條檔案數(shù)據(jù)。此外，基層檔案館在建設(shè)時(shí)未對(duì)收錄的檔案校對(duì)審核，有部分檔案數(shù)據(jù)與目錄的信息對(duì)應(yīng)不上。對(duì)此，應(yīng)結(jié)合大數(shù)據(jù)時(shí)代的先進(jìn)信息技術(shù)，保障數(shù)據(jù)的良好運(yùn)行?；诖吮尘跋碌娜耸聶n案信息需要更系統(tǒng)地開(kāi)展管理，基層人事檔案管理是長(zhǎng)期、持久運(yùn)行的一個(gè)必要過(guò)程，基層人事檔案的每個(gè)周期都有其明顯的特征，具體見(jiàn)1表。

基層人事檔案信息化建設(shè)以長(zhǎng)期永久的檔案價(jià)值為標(biāo)準(zhǔn)，數(shù)字檔案館就是基層人事檔案建設(shè)的終極目標(biāo)?；鶎尤耸鹿芾聿粌H是對(duì)工作人員調(diào)動(dòng)情況的統(tǒng)計(jì)，還能保證整體基層的發(fā)展特點(diǎn)，間接實(shí)現(xiàn)資源整合，完成對(duì)基層系統(tǒng)的管理規(guī)劃和活動(dòng)控制。

二、基層人事檔案信息化建設(shè)的問(wèn)題

1.電子檔案信息利用率不高

盡管當(dāng)下配置的電子檔案信息已經(jīng)結(jié)合了最高科技，可是對(duì)基層人事管理來(lái)說(shuō)，大多還是沿用紙質(zhì)文件。在檔案管理中，應(yīng)用電子檔案能夠提高工作效率，但基層卻以信息化手段為輔助措施，電子檔案依舊需要打印成紙質(zhì)文件，再輸入人事檔案管理中心?；鶎尤耸聶n案管理僅僅加強(qiáng)了電子檔案的普及率，卻沒(méi)有考慮到實(shí)際應(yīng)用情況。在這種狀態(tài)下，無(wú)法提高電子檔案的利用率，還增加了檔案管理人員的時(shí)間和精力?；鶎尤耸聶n案管理人員輸入電子檔案后不再對(duì)其后續(xù)操作，僅僅放置在電腦硬盤(pán)中，沒(méi)有將電子檔案利用最大化。隨著時(shí)間的增加，漸漸淡忘檔案存儲(chǔ)位置，在后續(xù)查找檔案的操作中反而浪費(fèi)時(shí)間。除此之外，基層人事變動(dòng)遞交檔案時(shí)，往往需要二次添加電子檔案的信息。前期對(duì)檔案的輸入存儲(chǔ)僅僅保存在原單位的計(jì)算機(jī)中，在檔案調(diào)整時(shí)，因?yàn)椴僮魃?，無(wú)法批量轉(zhuǎn)接電子檔案信息，或者在信息調(diào)整環(huán)節(jié)中出現(xiàn)缺件、漏件的問(wèn)題。不同基層的工作崗位不同，錄入信息不準(zhǔn)確對(duì)基層后續(xù)人事調(diào)動(dòng)有很大的影響，不能客觀、全面地掌握基層工作人員的各方面情況，很多檔案信息是無(wú)效的。

2.與其他相關(guān)系統(tǒng)不兼容

由于基層各檔案信息管理部門(mén)有不同的管理系統(tǒng)，基層人事變動(dòng)幅度大。因此，形成了相互交叉的人事檔案信息，產(chǎn)生了重復(fù)數(shù)據(jù)。因?yàn)椴煌块T(mén)人事檔案管理系統(tǒng)的制約，所以人事檔案信息無(wú)法交換，讓整個(gè)人事管理系統(tǒng)形成了信息孤島。相關(guān)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)信息不同步，導(dǎo)致與其他人事相關(guān)系統(tǒng)不兼容的問(wèn)題?；鶎尤耸聶n案管理需要同時(shí)維護(hù)若干個(gè)與人事信息有關(guān)的系統(tǒng)，只重視某個(gè)環(huán)節(jié)的管理，未形成整體性的操作管理和數(shù)據(jù)庫(kù)，每個(gè)環(huán)節(jié)、每個(gè)部門(mén)都是獨(dú)立的，無(wú)法實(shí)現(xiàn)基層人事檔案數(shù)據(jù)共享，給人事管理工作添加了很多負(fù)擔(dān)。為了實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的及時(shí)更新，只能依賴(lài)操作人員一遍又一遍地手動(dòng)更新基層人事信息，降低了基層人事檔案管理的效率，違背了檔案管理信息化建設(shè)的初衷。

3.電子檔案風(fēng)險(xiǎn)高

電子檔案記錄了大量人事信息，其保密性和安全性是需要注意的問(wèn)題，電子檔案使用人員必須受到一定的權(quán)限限制?；鶎尤耸抡{(diào)動(dòng)的檔案涉及許多關(guān)于隱私的信息，不經(jīng)本人同意不可以操作。雖然登記人事信息的電子檔案手續(xù)復(fù)雜，但實(shí)際上基層電子檔案僅僅具有保存功能。同時(shí)，操作人員在管理上還有疏漏，增加了基層人事電子檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)。除了人員使用的風(fēng)險(xiǎn)，計(jì)算機(jī)受到攻擊的風(fēng)險(xiǎn)性也較高，從一定層面來(lái)說(shuō)，電子化檔案管理的安全性不如紙質(zhì)版文件管理。如果遇到惡意攻擊，很可能破壞重要文件，影響后續(xù)的人事流動(dòng)。

三、基層人事檔案管理信息化建設(shè)解決措施

1.健全電子檔案自動(dòng)化信息管理制度

基層人事電子檔案利用率不高是因?yàn)闆](méi)有建立健全的數(shù)字化信息管理制度。因此，應(yīng)針對(duì)基層人事檔案管理的特點(diǎn)制定相應(yīng)的管理制度，并涵蓋人事檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化的管理。具體如表2所示。

人事檔案管理無(wú)序、一體化管理發(fā)展緩慢是基層人事檔案管理信息化建設(shè)的關(guān)鍵問(wèn)題，針對(duì)這個(gè)問(wèn)題，從細(xì)小的環(huán)節(jié)推行有針對(duì)性的管理操作，集中實(shí)施可行的制度和目標(biāo)，抓牢重點(diǎn)?；鶎尤耸聶n案管理信息化建設(shè)可以從不同的基層人事檔案分工入手，共同推進(jìn)基層人事檔案管理信息化建設(shè)。為了更加快速實(shí)現(xiàn)完整、科學(xué)的戰(zhàn)略規(guī)劃，加快基層人事檔案管理的進(jìn)度和速度，在初期設(shè)計(jì)檔案管理制度時(shí)，就制定了從錄入到銷(xiāo)毀的整個(gè)人事檔案流程管理制度，以保證基層人事檔案在信息化管理下實(shí)現(xiàn)正常的錄入和輸出。

2.加強(qiáng)數(shù)據(jù)協(xié)同操作

基層人事檔案管理出現(xiàn)信息孤島，缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，不同的信息系統(tǒng)不兼容，很大程度上影響了單位之間檔案管理的開(kāi)展，針對(duì)此問(wèn)題，需要加強(qiáng)檔案管理的數(shù)據(jù)協(xié)同，保持基層人事檔案管理網(wǎng)絡(luò)通暢。如圖1所示。

數(shù)字化人事檔案管理，應(yīng)該利用大數(shù)據(jù)技術(shù)備份的特點(diǎn)，聯(lián)系不同的組織部門(mén)，設(shè)計(jì)智能化、高效率的基層人事管理協(xié)同網(wǎng)絡(luò)。從圖1可知，基層人事檔案管理信息化建設(shè)受到四個(gè)因素的影響，分別是人事網(wǎng)站或者公眾號(hào)、政務(wù)內(nèi)網(wǎng)、數(shù)字檔案一體化平臺(tái)和各基層人事檔案數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)。為了保證基層人事流動(dòng)的數(shù)據(jù)更新，要通過(guò)各基層人事檔案數(shù)字化管理的感知和交互，結(jié)合具體情況加強(qiáng)對(duì)整體基層人事檔案的管理。對(duì)于異常數(shù)據(jù)信息，按照類(lèi)型和IP標(biāo)記檢測(cè)，同時(shí)，交叉驗(yàn)證并記錄異常檔案的情況。數(shù)據(jù)協(xié)同保證了電子檔案在各環(huán)節(jié)均有關(guān)聯(lián)操作，更好地實(shí)現(xiàn)檔案的多方登錄保存。

3.提供技術(shù)保障

開(kāi)展電子檔案管理要控制風(fēng)險(xiǎn)，在查詢上需要加大管理權(quán)限。如圖2所示。

為了確保電子人事檔案的安全，對(duì)檔案管理人員和訪問(wèn)人員都要設(shè)置權(quán)限。只能在特定時(shí)間查詢、更新相關(guān)檔案信息。為了保障數(shù)據(jù)安全，需要得到上級(jí)管理人員審批才能登錄檔案管理系統(tǒng)。同時(shí)，增設(shè)防火墻，保證檔案輸入輸出時(shí)的安全。此外，還需要加密檔案管理平臺(tái)，防止信息被惡意篡改。數(shù)據(jù)加密的自動(dòng)收回權(quán)限操作能對(duì)基層人事檔案開(kāi)展文件編輯、安全監(jiān)測(cè)、場(chǎng)景幫助和返回操作，通過(guò)不同的節(jié)點(diǎn)隨機(jī)生成數(shù)據(jù)隔離的加密鏈條，只有管理員能破解。在大數(shù)據(jù)背景下的基層人事檔案管理加強(qiáng)了技術(shù)保障措施，能夠有效防止人事檔案數(shù)據(jù)被非法提取。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，推進(jìn)基層人事檔案信息化建設(shè)是必然趨勢(shì)，必須加速其數(shù)字化發(fā)展進(jìn)程，讓基層的電子管理系統(tǒng)更上一層樓。對(duì)于基層檔案信息化建設(shè)不能以短時(shí)間效果為主，而應(yīng)制定長(zhǎng)時(shí)間、具有高效率的信息化建設(shè)方案，更好地推動(dòng)基層檔案管理工作開(kāi)展。

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作者單位：山東省衛(wèi)生健康委員會(huì)醫(yī)療管理服務(wù)中心