提高人事檔案管理公共服務(wù)能力的策略分析

摘 要：在經(jīng)濟高速發(fā)展下，公共服務(wù)機制的全面落實，對各行業(yè)的人事檔案管理公共服務(wù)能力提出了更高標(biāo)準(zhǔn)。在此背景下，部分人事檔案管理部門為適應(yīng)時代發(fā)展需求，針對管理措施、管理理念展開了優(yōu)化、創(chuàng)新，整體管理能力得到了顯著提升。但在多種因素的干擾下，公共服務(wù)能力還難以充分滿足群眾需求?；诖?，文章針對人事檔案管理現(xiàn)狀及其改善對策展開了詳細(xì)探討。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理；公共服務(wù)能力；信息化

相較于其他檔案管理工作，人事檔案管理主要記錄個人政治面貌、學(xué)歷水平等基礎(chǔ)信息，這些信息對于檔案人有著重要的作用，在職位申請、公務(wù)員考試等多方面都具有一定的參考價值。因此，檔案信息的準(zhǔn)確性、真實性在一定程度上會對檔案人生活造成極大的影響。對此，相關(guān)管理部門在開展人事檔案管理工作時，要深刻認(rèn)識此項管理工作的重要作用，主動順應(yīng)時代發(fā)展，將互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等先進技術(shù)合理運用在管理工作中，以此不斷創(chuàng)新管理模式，為大眾提供優(yōu)質(zhì)公共服務(wù)，充分發(fā)揮檔案作用，為促進社會發(fā)展提供有力支持。

一、人事檔案管理公共服務(wù)能力基本定位

1.主要服務(wù)內(nèi)容

新時代，人事檔案管理工作主要服務(wù)內(nèi)容已不再局限于檔案的復(fù)印、提取等操作，還需要向社會各界提供能夠公開的相關(guān)信息，進一步強化公民對政府的監(jiān)督權(quán)，為各項政策的落實提供一定幫助。另外，在開展此項管理工作時，相關(guān)工作人員還要做好對其他證明材料的整合處理，將其一并納入個人檔案，不僅能夠為崗位應(yīng)聘提供準(zhǔn)確的憑證信息，還能夠為單位員工錄用提供一定參考價值，以此幫助企業(yè)在發(fā)展過程中形成良好的工作環(huán)境。

2.公共服務(wù)目標(biāo)

人事檔案管理服務(wù)目標(biāo)應(yīng)順應(yīng)時代的發(fā)展，不能只局限在檔案人對檔案信息的使用需求，還要在管理工作中維護各組織、部門以及群眾的合法權(quán)益。人事檔案管理服務(wù)工作必須依法開展，并全面落實“為民服務(wù)”。

3.具體服務(wù)方向

人事檔案管理在單位管理中有著重要的作用，能為員工的利益提供一定幫助，并對提高公共服務(wù)能力有著重要作用。在人事檔案管理工作中，相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)合理運用開放管理措施，針對以往的封閉管理及時創(chuàng)新、優(yōu)化。對于人事檔案而言，不僅要能夠在企事業(yè)單位等多個機構(gòu)得到合理使用，還要將其合理投入公共平臺，只有這樣才能夠充分發(fā)揮人事檔案的作用，為公眾提供一定的便利。落實開放管理措施，并不是完全放開檔案內(nèi)容，有些機密檔案信息被泄露不僅會損害國家利益，還會對社會穩(wěn)定造成不良影響。因此，要針對檔案信息分類管理，對于可能會給國家穩(wěn)定、群眾利益造成一定影響的檔案信息，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)將其納入重點保護范疇，落實各項保護措施。

二、人事檔案管理公共服務(wù)能力的現(xiàn)狀

1.檔案信息管理內(nèi)容落后

新時代，數(shù)據(jù)信息、公眾需求等多方面產(chǎn)生了一定變化，而部分檔案管理部門未能充分適應(yīng)時代發(fā)展的新要求，所采取的管理措施較為落后，難以充分滿足公眾對檔案信息的各項需求，無法為公眾提供高質(zhì)量的檔案管理服務(wù)。當(dāng)前，隨著國家經(jīng)濟的高速發(fā)展，社會各界對人事檔案管理工作的開展也提出更高的要求，并且各行業(yè)、各領(lǐng)域?qū)n案管理要求存在一定的差異，整體呈現(xiàn)多元化發(fā)展。目前，國內(nèi)相關(guān)部門在開展檔案管理工作時所記錄的內(nèi)容大多為學(xué)歷水平、獎勵、處分等基礎(chǔ)信息，對于個人品德等相關(guān)檔案信息未能及時整合處理，所展現(xiàn)的檔案信息內(nèi)容存在一定的局限性。在此情況下，人事檔案管理工作模式也會受到較大的影響，相關(guān)工作人員只能提供基礎(chǔ)的檔案管理服務(wù)，如檔案信息的查找、檔案的復(fù)印等，整項服務(wù)工作過于被動，完全依靠外界因素的引導(dǎo)，導(dǎo)致人事檔案管理工作的公共服務(wù)能力難以得到顯著提高，對社會發(fā)展造成了一定影響。

2.封閉式檔案管理

現(xiàn)階段，部分地區(qū)在開展人事檔案管理工作時，所采用的管理措施大多為封閉式管理，使得檔案人的權(quán)益難以得到充分發(fā)揮，并在一定程度上對公共服務(wù)能力的提高造成了極大的影響。新時代，部分檔案管理部門依然存在陳舊的管理觀念，在管理工作中堅持運用以往傳統(tǒng)的管理措施，嚴(yán)重忽視了檔案人對檔案內(nèi)容的使用權(quán)和知情權(quán)等，使得人事檔案管理工作難以得到全面落實。此外，在應(yīng)用此項管理措施時，檔案人在未得到其他部門許可或者提供相關(guān)憑證的情況下，無法自主完成對檔案信息的查閱，導(dǎo)致檔案人難以實現(xiàn)對檔案內(nèi)容的合理使用。在此情況下，檔案人若想了解自身檔案信息情況，管理部門由于檔案人未出示相關(guān)憑證，極易發(fā)生管理人員拒絕相關(guān)服務(wù)的不良現(xiàn)象，導(dǎo)致檔案人合法權(quán)益難以得到合理使用，從而誘發(fā)糾紛事件，對社會穩(wěn)定造成了極大影響。另外，還有極個別管理人員由于缺乏一定的職業(yè)道德，在檔案歸檔處理時隨意更改檔案內(nèi)容，嚴(yán)重影響了檔案人自身權(quán)益，甚至還會對社會發(fā)展埋下隱患。

3.管理制度的不規(guī)范

在管理制度不規(guī)范的情況下，許多檔案資料過于分散，導(dǎo)致公共服務(wù)能力始終難以得到顯著提高。新時期，社會各界對檔案管理意識呈現(xiàn)顯著上升的態(tài)勢，對檔案管理的重視程度也在不斷提升，使得許多檔案信息被分管至各部門，如教育信息會被收集至員工單位、教育部門等。盡管國家對于人事檔案管理工作制定了明確的標(biāo)準(zhǔn)，以保證檔案信息能夠和檔案人始終保持同步流動，但在多種因素的影響下，許多檔案信息被各部門分散收集，再加上相關(guān)部門在信息收集時未能及時做好對檔案人的信息交流工作，導(dǎo)致許多檔案信息出現(xiàn)嚴(yán)重的分散現(xiàn)象。

4.缺乏對檔案管理工作的重視

人事檔案管理工作無法為單位或部門的發(fā)展提供一定經(jīng)濟效益，使得極個別領(lǐng)導(dǎo)人員在工作中忽視檔案管理工作，認(rèn)為人事檔案管理工作的開展只需要做好數(shù)據(jù)收集、整理等基礎(chǔ)性工作，不需要任何專業(yè)技能。對于員工的要求只需要確保檔案資料內(nèi)容的完整性，保障重要信息的安全性即可。在此情況下，檔案管理部門的整體服務(wù)能力將難以得到顯著提高，對社會的發(fā)展造成了極大影響。另外，還有極個別員工不重視人事檔案管理工作，未能正確認(rèn)知崗位職責(zé)，在工作期間的積極性、工作效率相對較低，極易出現(xiàn)操作失誤，對檔案管理工作的有序開展造成了不良的影響。

三、提高公共服務(wù)能力的有效策略

1.更新服務(wù)理念

新時代，相關(guān)單位和部門在開展檔案服務(wù)工作時，應(yīng)當(dāng)全面落實“為民服務(wù)”的基礎(chǔ)理念，以此為檔案管理工作公共服務(wù)能力的有效提高提供有力的支持。對此，相關(guān)部門要及時從源頭做起，糾正不重視人事檔案管理工作的思想觀念，按照檔案管理及社會需求，制定合理的檔案管理制度。在開展人事檔案管理工作時，檔案管理部門要能夠主動和其他部門合作，嚴(yán)格按照法律法規(guī)落實各項管理工作，并針對管理制度實施優(yōu)化。在檔案管理工作中，相關(guān)工作人員要嚴(yán)格按照制度開展各項改革工作，最大限度地避免對檔案人的權(quán)益造成不良影響。此外，相關(guān)部門還應(yīng)當(dāng)全面落實各項監(jiān)督機制，按照相關(guān)法律規(guī)定開展人事檔案管理工作。

2.完善檔案信息管理程序

若想在檔案管理工作中有效提高對社會各界的公共服務(wù)能力，相關(guān)部門需要及時做好人事檔案管理程序的優(yōu)化，以此充分保證各項管理工作能夠規(guī)范開展。對此，相關(guān)單位要及時做好各部門的職能規(guī)劃，將管理、服務(wù)充分融合，以此實現(xiàn)對管理系統(tǒng)的優(yōu)化，使得相關(guān)工作人員能夠主動開展各項高質(zhì)量的服務(wù)工作。此外，相關(guān)部門還要做好對檔案修補、重建操作流程的規(guī)范，鼓勵人事檔案所有人妥善保管檔案，并與檔案人、檔案管理工作人員共同完成整項管理工作，以此有效規(guī)避檔案信息和檔案人發(fā)生分離的現(xiàn)象，這在一定程度上能夠進一步提高檔案管理的工作水平。在綜合多種管理措施下，檔案管理部門能夠與各部門、人員等多方面實現(xiàn)相互協(xié)調(diào)，從而實現(xiàn)對檔案信息的共享，充分保障人事檔案管理工作的規(guī)范性、完整性。

3.建設(shè)公共服務(wù)平臺

對于人事檔案管理而言，其所記錄的內(nèi)容主要是員工的重要信息，擁有極大的開發(fā)、利用價值。對此，相關(guān)工作人員若想有效提高公共服務(wù)水平，就有必要做好內(nèi)部管理工作的優(yōu)化。第一，要針對公共服務(wù)目標(biāo)制定明確方案。因為人事檔案管理工作的開展不僅要投入較長時間，還要在工作期間投入一定的財力、人力等資源，為了充分保證實現(xiàn)預(yù)期目標(biāo)，有必要制定明確的方案。同時，相關(guān)管理部門還應(yīng)及時建設(shè)完善的檔案服務(wù)平臺，不僅能夠有效降低管理成本支出，在一定程度上還能夠起到提高工作效率的目的；第二，相關(guān)管理人員要及時做好對檔案信息的融合，積極建設(shè)完善的服務(wù)平臺，充分發(fā)揮各種先進技術(shù)的重要作用，以此為用戶提供更便利的服務(wù)模式，為提高公共服務(wù)能力提供有力支持；第三，充分利用計算機等先進的設(shè)備設(shè)施，以此滿足用戶對檔案信息內(nèi)容的各項需求；第四，為保證人事檔案服務(wù)工作的正常開展，相關(guān)部門還要組織技術(shù)人員進一步強化公共服務(wù)平臺的安全措施，最大限度地規(guī)避外在因素對人事檔案信息所造成的不良影響，確保檔案信息的準(zhǔn)確性，充分發(fā)揮人事檔案價值。

4.提升檔案管理人員的綜合素養(yǎng)

對于提高公共服務(wù)能力而言，檔案管理人員的綜合素養(yǎng)起到關(guān)鍵性的作用，也是人事檔案管理工作中最重要的部分。首先，相關(guān)部門應(yīng)及時提高員工的工作積極性，使其能夠在工作期間主動為用戶提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。對此，可以針對服務(wù)工作的開展制定考核標(biāo)準(zhǔn)，納入績效范疇，也可以制定激勵機制，采用精神、物質(zhì)獎勵等方式，從多方面調(diào)動工作人員的主觀能動性，使其主動投入各項服務(wù)工作；其次，積極開展人事檔案管理服務(wù)工作的宣傳，以此不斷強化管理人員對自身崗位的責(zé)任感，使其能夠在工作期間嚴(yán)格依據(jù)制度要求和標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案信息的真實性、準(zhǔn)確性，從而有效規(guī)避由于工作失誤而導(dǎo)致檔案人權(quán)益受損；最后，為充分保證檔案管理工作的規(guī)范開展，應(yīng)不斷提高公共服務(wù)能力。相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)定期組織現(xiàn)有管理人員開展專業(yè)技能、綜合素養(yǎng)等多方面的培訓(xùn)，以此不斷提升其服務(wù)能力、綜合素養(yǎng)，使其深刻認(rèn)識到人事管理工作對用戶乃至社會發(fā)展的重要作用。

5.提升員工對檔案資料的重要性認(rèn)知

人事檔案管理工作的開展是為員工提供一定的服務(wù)，然而部分員工在多種因素的影響下，對檔案資料管理缺乏一定的認(rèn)知，未能深刻認(rèn)知及時更新檔案信息的重要作用。對此，應(yīng)當(dāng)從以下幾點改善：首先，相關(guān)部門要加強對人事檔案的宣傳，提升員工對此方面的重要性認(rèn)知，并主動做好對員工的咨詢服務(wù)，盡可能滿足員工對自身檔案的相關(guān)需求。在此階段，要充分運用多種交流渠道，以線上、線下相結(jié)合的方式，實現(xiàn)對人事檔案管理相關(guān)知識的宣傳，讓員工深刻認(rèn)識到檔案對未來職業(yè)發(fā)展、人生規(guī)劃等多方面的重要作用。其次，要增強人事檔案管理的規(guī)范性、科學(xué)性，檔案管理者應(yīng)按照工作標(biāo)準(zhǔn)全面落實各項管理工作。在整項管理工作中，若出現(xiàn)資料不一致問題，應(yīng)及時做好相應(yīng)的處理工作，保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。其次，要加強對人事檔案相關(guān)信息的收集處理，做好對檔案內(nèi)容的完善，保證檔案信息的規(guī)范性；對于檔案所缺失的材料信息應(yīng)及時做好補充，以此充分保證人事檔案信息的完整性。

6.優(yōu)化管理機制

在人事檔案管理工作中，管理制度的規(guī)范性、合理性會對整項工作的開展帶來較大的影響。首先，對管理制度實施優(yōu)化時，要能夠嚴(yán)格按照單位實際狀況，確保整個管理制度的合理性與科學(xué)性，要能夠充分滿足新時代人事檔案管理工作的新標(biāo)準(zhǔn)，只有這樣才能充分發(fā)揮管理制度的作用，為人事檔案管理工作的開展提供有力的支持；其次，要充分保證管理制度能夠?qū)︻I(lǐng)導(dǎo)人員與工作人員具備較強的制約作用，避免出現(xiàn)不規(guī)范的行為，直接影響人事檔案管理效果，還會導(dǎo)致公信力降低，帶來不良影響；最后，在完成管理制度的優(yōu)化后，相關(guān)工作人員要將其落實在日常工作中，依據(jù)制度要求懲罰不良管理行為、服務(wù)行為，對工作優(yōu)秀的員工適當(dāng)給予一定的獎勵，以此保證各項管理工作有序開展，為提高人事檔案管理公共服務(wù)能力提供有力支持。

四、結(jié)束語

綜上所述，新時代相關(guān)部門要順應(yīng)時代的發(fā)展，創(chuàng)新管理措施、管理理念等，不斷提高自身公共服務(wù)能力?，F(xiàn)階段，部分地區(qū)人事檔案管理部門還存在一定的不足之處，主要是管理內(nèi)容滯后、管理制度不規(guī)范等，導(dǎo)致檔案管理工作的開展始終無法全面提高公共服務(wù)能力。對此，相關(guān)部門要及時加強對人事檔案管理工作的重視程度，創(chuàng)新管理理念，并積極開展對檔案信息公共服務(wù)平臺的建設(shè)，以此不斷提高人事檔案管理專業(yè)水平和公共服務(wù)能力。

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作者單位：臨沂市園林環(huán)衛(wèi)保障服務(wù)中心

作者簡介：李雅琳（1986—），女，漢族，山東臨沂人，本科，館員，研究方向：檔案管理。