新環(huán)境下人力資源和社會保障局檔案管理的效率提升分析

摘 要：在新環(huán)境下，人力資源和社會保障局檔案管理的效率提高，不僅關(guān)系流動人口與高校畢業(yè)生的切身利益，還能夠滿足用人單位選賢任能的現(xiàn)實需求。不過，受到多種因素的綜合影響，一些人力資源和社會保障局檔案管理傳統(tǒng)模式滯后性問題依然突出，而人口流動加快又不同程度地造成了人力資源檔案管理混亂或錯漏等嚴(yán)重問題，需要人力資源和社會保障局有效提高檔案管理效率。在新環(huán)境下，提高人力資源和社會保障局檔案管理效率，不僅需要完善頂層設(shè)計，強化制度供給，還需要建立健全數(shù)字化、信息化管理體系，理論聯(lián)系實際，并與各部門密切溝通交流。只有多措并舉才能推動檔案管理工作加快轉(zhuǎn)型升級，提質(zhì)增效。

關(guān)鍵詞：新環(huán)境；人力資源和社會保障局；檔案管理；效率；提升

在創(chuàng)新2.0的時代背景下，社會人口流動日益頻繁，新就業(yè)群體數(shù)量持續(xù)增加，高校畢業(yè)生考研或創(chuàng)業(yè)的比例日漸提升，對人事檔案管理提出了越來越多新要求。相比之下，人力資源和社會保障局檔案管理傳統(tǒng)模式愈發(fā)難以應(yīng)對環(huán)境變化帶來的各種挑戰(zhàn)。尤其在管理效率方面，傳統(tǒng)人事檔案管理從機制到模式都出現(xiàn)每況愈下的弊端。在新環(huán)境下，人力資源和社會保障局檔案管理迫切需要加快轉(zhuǎn)型與優(yōu)化。只有不斷提高管理效率，人事檔案管理才能順應(yīng)時代發(fā)展潮流，為社會各行業(yè)實現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展貢獻一臂之力。

一、新環(huán)境下提高人力資源和社會保障局檔案管理效率的重要性

1.維護相關(guān)人群的切身利益

隨著新就業(yè)形式的蓬勃發(fā)展，越來越多民營企業(yè)、靈活就業(yè)崗位等不再有人事檔案的現(xiàn)實需求，使部分流動人員、高校畢業(yè)生一定程度上降低了對人事檔案的關(guān)注度。然而，當(dāng)前及未來一段時間，包括考研、考公、入黨、民轉(zhuǎn)公、職稱評定和工齡認(rèn)定等仍然需要人事檔案的調(diào)取與提交。人事檔案仍然可能在某個時間節(jié)點對某些人群產(chǎn)生決定性的作用，及時提取和轉(zhuǎn)交人事檔案將在很大程度上左右他們的職業(yè)生涯發(fā)展。

在新環(huán)境下，人力資源和社會保障局檔案管理提高效率的重要意義之一就是切實維護包括流動人員與高校畢業(yè)生在內(nèi)相關(guān)人群的切身利益。以高校畢業(yè)生為例，隨著越來越多大學(xué)生畢業(yè)后選擇考研或考公，人事檔案將在未來學(xué)校的學(xué)籍管理或用人單位的人力資源管理中發(fā)揮關(guān)鍵作用。即便一些高校畢業(yè)生離校后選擇自主創(chuàng)業(yè)或進入民營企業(yè)工作，但在申請入黨、辦理退休手續(xù)時，人事檔案仍然是有關(guān)方面必需的關(guān)鍵材料之一。人力資源和社會保障局檔案管理始終會不同程度地影響特定人群的切身利益，而提高管理效率則是提升服務(wù)品質(zhì)、維護人民群眾根本權(quán)益的重中之重。

2.滿足用人單位選賢任能的現(xiàn)實要求

人事檔案是記錄人的生平歷史的重要載體。以人為鑒可以知得失。檔案就是反映人的發(fā)展歷程的“鏡子”。閱讀人事檔案不僅有助于了解一個人在一段較長時期內(nèi)的發(fā)展軌跡，還可以在不同程度上了解此人的品格德行。因此，機關(guān)事業(yè)單位、國有企業(yè)在招錄員工時仍然有提檔調(diào)檔的要求。

換言之，人事檔案對于用人單位選賢任能始終具有一定的現(xiàn)實意義。當(dāng)下及未來很長時間里，人事檔案也將是企事業(yè)單位篩選目標(biāo)人才的重要材料與憑據(jù)。從這一角度講，提高人力資源和社會保障局檔案管理效率的又一重要意義就是滿足用人單位選賢任能的現(xiàn)實要求。尤其對于某些強調(diào)“政審”的用人單位來說，人事檔案不僅是其針對目標(biāo)人才開展背景調(diào)查的重要素材，還將在很大程度上左右單位內(nèi)部崗位設(shè)置、職務(wù)安排等具體事務(wù)。提高人事檔案管理效率，對于這些單位具有更加顯而易見的現(xiàn)實意義。

二、新環(huán)境下提高人力資源和社會保障局檔案管理效率的迫切性

1.傳統(tǒng)管理模式滯后性問題較突出

新環(huán)境帶來新變化，傳統(tǒng)的人力資源和社會保障局檔案管理模式愈發(fā)暴露出短板弱項。在傳統(tǒng)模式下，人社部門檔案管理延宕、遲滯的問題越來越不適應(yīng)快速發(fā)展的社會現(xiàn)實。一些社會流動人員工作調(diào)整較為頻繁，然而其檔案提取與傳送卻無法與人員及崗位的變化保持同步，不僅極易造成人事檔案傳遞時限過長、效率低下，還會在一定程度上影響人員流動與工作調(diào)整的及時性和有效性。對用人單位或者檔案所有者來說，如此遲緩、滯后的管理效率顯然是快節(jié)奏工作狀態(tài)下的一大掣肘，也是不少用人單位或檔案所有者對人社部門檔案管理頗有微詞之處。

2.人口流動加速造成管理混亂與錯漏問題頻現(xiàn)

在滯后性問題突出的同時，一些基層人社部門檔案管理傳統(tǒng)模式還存在混亂與錯漏的巨大風(fēng)險。尤其在人口流動加速的背景下，有的人社部門人事檔案管理缺乏系統(tǒng)性規(guī)范與約束，一旦檔案所有者工作調(diào)整頻率較大、時限較短，則其人事檔案很容易存在丟失、遺漏、缺失等風(fēng)險隱患。倘若檔案所有者需要考研、考公、民轉(zhuǎn)公或入黨，那么其人事檔案出現(xiàn)的任何管理混亂或錯漏問題都將成為制約其職業(yè)生涯優(yōu)化的巨大障礙，不僅是對檔案所有者個人合法權(quán)益的侵害，還將對用人單位選賢任能造成不容忽視的影響，這也是新環(huán)境下人力資源和社會保障局迫切需要提高檔案管理效率的又一時代背景與重要原因。

三、新環(huán)境下提高人力資源和社會保障局檔案管理效率的主要途徑

1.完善頂層設(shè)計，加強制度供給

檔案管理是與人的切身利益息息相關(guān)的系統(tǒng)性工作，具有較為突出的專業(yè)性、技術(shù)性要求與特點。尤其在社會流動性增加的狀態(tài)下，人事檔案管理需要基于更加完善的體制機制促進效率提高。新環(huán)境下提高人力資源和社會保障局檔案管理效率需要進一步完善頂層設(shè)計，加強制度供給。各地區(qū)應(yīng)結(jié)合中央政策規(guī)定出臺更具區(qū)域特色的規(guī)則要求，基于更加個性化的制度規(guī)范，促進人事檔案管理效率提高。例如，中組部、人社部等五部門頒布《關(guān)于做好取消普通高等學(xué)校畢業(yè)生就業(yè)報到證有關(guān)銜接工作的通知》；山東省人力資源和社會保障廳出臺《關(guān)于實施“五個檔案”提升行動創(chuàng)新創(chuàng)優(yōu)流動人員人事檔案“一點通”服務(wù)品牌的通知》等。

中央政策規(guī)定為人事檔案管理指出了未來方向，使各地在優(yōu)化辦事方法、提高管理效率方面具有戰(zhàn)略規(guī)范指導(dǎo)；而地方層面的規(guī)則與制度則在此基礎(chǔ)上進一步細(xì)化，使國家戰(zhàn)略在地區(qū)層面有了足以落實和操作的流程步驟、措施手段等。

首先，要通過源頭治理從根本上夯實人事檔案管理效率的制度基礎(chǔ)。加強制度體系的源頭治理關(guān)鍵在于統(tǒng)一性、一致性，也就是在制度規(guī)范層面達到高度統(tǒng)一。比如統(tǒng)一管理部門、統(tǒng)一服務(wù)窗口、統(tǒng)一事項名稱、統(tǒng)一代碼區(qū)劃、統(tǒng)一辦理流程、統(tǒng)一申請材料和統(tǒng)一數(shù)據(jù)庫等。在此基礎(chǔ)上，將“首問負(fù)責(zé)”“告知承諾”“限時辦結(jié)”等作為系統(tǒng)規(guī)范固定到制度層面，為提高人事檔案管理效率進一步明確內(nèi)容、翔實操作。

其次，對于具備一定條件的地區(qū)應(yīng)嘗試普及并深入推進“幫辦代辦”制度。所謂“幫辦代辦”就是“數(shù)字檔案先行、紙質(zhì)檔案后補”。具體來說，就是基于數(shù)字檔案的技術(shù)便利性“讓數(shù)據(jù)多跑路、讓群眾少跑腿”，也就是在提檔、交檔等環(huán)節(jié)秉承數(shù)字先行原則，利用數(shù)字檔案及互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)先行提檔調(diào)檔，滿足人員流動或用人單位等各方緊急需要，再開展相對常規(guī)的紙質(zhì)檔案傳遞。

“幫辦代辦”的制度創(chuàng)新既是最大限度地滿足當(dāng)事各方現(xiàn)實需求的應(yīng)對之策，也是新環(huán)境下人事檔案管理最大限度地提高管理效率的現(xiàn)實體現(xiàn)。更為重要的是，“幫辦代辦”既有助于人力資源和社會保障局檔案管理貫徹人本原則、切實提升人民群眾的體驗感與滿意度，同時，還能夠基于數(shù)字檔案便利化普及與提高人事檔案管理信息化水平，這也是新環(huán)境下人事檔案管理更具戰(zhàn)略意義與長遠(yuǎn)規(guī)劃的發(fā)展方向與工作方式。

2.建立健全數(shù)字化、信息化管理體系

在信息時代大背景下，技術(shù)已經(jīng)成為解決傳統(tǒng)痛點與堵點問題的最強抓手。人事檔案信息化管理已是提高人力資源和社會保障局檔案管理效率的著眼點與立足點。在新環(huán)境下，建立健全數(shù)字化、信息化管理體系已是當(dāng)務(wù)之急。

首先，人力資源和社會保障局應(yīng)針對檔案管理信息化加強標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一設(shè)置。特別是對部分基層地區(qū)來說，人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置依然是困擾信息化建設(shè)的障礙之一。一些基層單位缺少系統(tǒng)觀念與規(guī)范化意識，對于人事檔案管理統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)缺乏足夠關(guān)注，造成其在原始檔案填制環(huán)節(jié)就存在程度不同的缺陷或錯漏，導(dǎo)致一系列連鎖反應(yīng)，給人社部門加強檔案管理產(chǎn)生難以預(yù)估的負(fù)面影響。因此，基層人社部門需要對此強化整改，應(yīng)通過下發(fā)文件、闡釋政策和組織培訓(xùn)等多種手段盡快提高本地區(qū)各類組織機構(gòu)的理論知識與實踐能力。有需要的情況下，人社部門還可采取派駐指導(dǎo)的方式加強教育指導(dǎo)。即針對個別確實欠缺能力與意識的單位，人社部門可在一段時期內(nèi)指派專業(yè)人員駐扎并指導(dǎo)該單位強化整改。其工作重點既在于實踐層面細(xì)化人事檔案管理各項舉措，也要在頂層設(shè)計環(huán)節(jié)強化制度剛性約束，從而在理論與實踐的雙重維度，確保這些機構(gòu)或組織盡快修正錯誤、完善規(guī)范。在此基礎(chǔ)上，派駐人員繼續(xù)指導(dǎo)該單位完善人事檔案管理信息化制度設(shè)計與管理實踐，爭取在最短時間內(nèi)達到人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化要求的同時，還能夠較為順暢地使用檔案管理信息化平臺。

其次，本著實事求是、因地制宜、循序漸進等基本原則，人力資源和社會保障局應(yīng)積極深入推進區(qū)域檔案管理信息化全覆蓋，并基于信息技術(shù)大力提高人事檔案管理效率。一方面，人社部門應(yīng)不斷提高人事檔案管理基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫建設(shè)水平。加快構(gòu)建一體化的檔案管理數(shù)據(jù)庫體系，確保新環(huán)境下人事檔案管理基于信息技術(shù)支持實現(xiàn)全面覆蓋；另一方面，持續(xù)探索拓展和延伸檔案管理服務(wù)范圍的路徑與策略。比如，結(jié)合地區(qū)實際探索重點人群或特殊群體社會化人才數(shù)據(jù)庫?？稍诂F(xiàn)有人事檔案的基礎(chǔ)上，構(gòu)建適應(yīng)用人單位與目標(biāo)人才群體人崗匹配的分庫或子庫系統(tǒng)。在此基礎(chǔ)上，地方人社部門可探索構(gòu)建常態(tài)化的人才雙向推送服務(wù)。利用人事檔案基礎(chǔ)信息庫和特色分庫與子庫的資源，常態(tài)化向用人單位、高校畢業(yè)生或社會流動人員等推送滿足人崗匹配要求的資料、信息，以幫助用人單位與人才群體實現(xiàn)雙向奔赴。

3.理論聯(lián)系實際，密切溝通交流

人社檔案管理提高效率需要系統(tǒng)性、規(guī)范化的制度引導(dǎo)與保障，但制度剛性約束力還需要在具體管理實踐中得到體現(xiàn)與彰顯。新環(huán)境下提高人社檔案管理效率還需要理論聯(lián)系實際，密切溝通交流。

一方面，人社部門需要基于服務(wù)對象的意見反饋，持續(xù)驗證創(chuàng)新體制機制的有效性。比如借鑒網(wǎng)絡(luò)購物的好評或差評模式，收集用人單位與檔案所有者的體驗與感受，以此為憑據(jù)修正、調(diào)整、優(yōu)化服務(wù)機制與模式；另一方面，利用線下與線上多種渠道與手段，密切與有關(guān)方面接觸和聯(lián)系。比如開通咨詢與投訴熱線電話、聯(lián)絡(luò)平臺、溝通網(wǎng)站及公眾號等，借助傳統(tǒng)及信息化手段形成7*24小時溝通架構(gòu)，確保所有服務(wù)對象隨時能夠向人社部門反映問題，提出意見建議等。

4.深化“放管服”改革，持續(xù)創(chuàng)新創(chuàng)優(yōu)

發(fā)展是解決問題的根本出路。必須堅持科學(xué)發(fā)展原則。實現(xiàn)科學(xué)發(fā)展的著眼點與立足點則是常態(tài)化、長效化的創(chuàng)新優(yōu)化。人社部門提高檔案管理效率的突破口之一在于深化“放管服”改革，持續(xù)創(chuàng)新創(chuàng)優(yōu)。

首先，積極探索扁平式管理系統(tǒng)。傳統(tǒng)模式下，人社檔案管理存在層層審核、中間環(huán)節(jié)眾多的顯著特點。雖然從審慎管理的角度講具有更加突出的安全性、系統(tǒng)性與規(guī)范化優(yōu)勢，但是，隨著社會生產(chǎn)生活節(jié)奏不斷加快，過多中間環(huán)節(jié)已在實質(zhì)上造成了拖沓與延宕問題。因此，結(jié)合時代發(fā)展與社會需求，適時適當(dāng)壓縮、刪減檔案管理中間環(huán)節(jié)勢在必行。尤其是在互聯(lián)網(wǎng)全面普及的時代背景下，基于檔案管理信息技術(shù)支持，以少量管理人員應(yīng)對大量管理任務(wù)的新型業(yè)態(tài)已漸具雛形。各地人社部門應(yīng)當(dāng)結(jié)合歷史經(jīng)驗與未來發(fā)展全面梳理管理體系，本著最大限度地方便群眾的原則，采取應(yīng)簡盡簡、應(yīng)提盡提的措施，將人事檔案實現(xiàn)點對點、端到端的扁平式管理。

其次，具體到管理實踐層面，地方人社部門可探索符合本地實際的網(wǎng)絡(luò)專員式管理辦法，也就是依托數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化管理平臺支撐，針對人事檔案設(shè)置網(wǎng)絡(luò)辦事專員、線上檔案管理專職或?qū)彽葎?chuàng)新模式。此外，還應(yīng)充分利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)探索“掌上檔案管理”“全域通辦”“跨域通辦”等多種體制機制。

深化“放管服”改革，持續(xù)創(chuàng)新創(chuàng)優(yōu)的現(xiàn)實意義不僅在于大幅提高人社檔案管理工作效率，還有助于從戰(zhàn)略性、全局性層面徹底超越陳舊落后的管理思想與工作方式局限。

四、結(jié)語

在講究效率的現(xiàn)代社會中，提高效率的重要性不僅在于某個機構(gòu)或管理節(jié)點形成更加便捷有效的辦事狀態(tài)，還要基于提高效率促進整個鏈條有序、通暢地運行或運轉(zhuǎn)。尤其當(dāng)管理活動涉及眾多領(lǐng)域、各類人群的切身利益時，提高效率更有牽一發(fā)動全身的關(guān)鍵作用。因此，提高人力資源和社會保障局檔案管理效率不僅需要著眼于更多前沿技術(shù)手段的廣泛應(yīng)用，還要始終秉承以人為本的管理理念，提升管理的系統(tǒng)性、全面性、有效性。就人力資源檔案管理來說，提高效率既要借助信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的技術(shù)便利，也要不斷營造統(tǒng)一、通用、同步的管理業(yè)態(tài)及工作架構(gòu)。特別是在人員流動性持續(xù)加快、高校畢業(yè)生就業(yè)選擇日益多樣的新環(huán)境下，人力資源和社會保障局檔案管理更要主動作為、積極打通管理環(huán)節(jié)上各種堵點、痛點，要在更大范圍、更深程度上實現(xiàn)一站式、一門式、一窗式、一次性辦好、辦結(jié)。同時，要效仿其他部門或機構(gòu)的有益經(jīng)驗與模式，通過持續(xù)回頭看、溯源查，填補潛在的缺失或漏洞，使效率提高逐漸成為可復(fù)制與推廣的成熟配套模式。這既是新環(huán)境下提高人力資源和社會保障局檔案管理效率的根本路徑，也是新形勢下人力資源檔案管理加快轉(zhuǎn)型升級、增進內(nèi)生動力的可行策略。

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作者單位：信陽市平橋區(qū)人力資源和社會保障局

作者簡介：朱文文（1983—），女，漢族，河南信陽人，本科，館員、中級經(jīng)濟師，研究方向：檔案管理。