企業(yè)檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的探索與實(shí)踐

摘 要：檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型是企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型發(fā)展中十分重要的組成環(huán)節(jié)，是應(yīng)對時(shí)代發(fā)展的需求。通過數(shù)字技術(shù)革新和優(yōu)化檔案管理，完成企業(yè)全方位的升級改造。文章闡述了數(shù)字化檔案管理的基本概念，深入分析了檔案管理的具體內(nèi)容，并從檔案資源、業(yè)務(wù)流程以及管理方式等多個(gè)維度全面解讀數(shù)字化轉(zhuǎn)型，為提高企業(yè)檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型效率，為企業(yè)的持續(xù)發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：檔案管理；企業(yè)；數(shù)字化轉(zhuǎn)型

隨著數(shù)字化科技的普及與廣泛應(yīng)用，企業(yè)必須不斷創(chuàng)新以適應(yīng)市場競爭和行業(yè)變化，檔案管理工作在企業(yè)的發(fā)展中占有重要的地位，為了打造強(qiáng)勁且持續(xù)增長的企業(yè)，必須優(yōu)化商業(yè)模式并提高生產(chǎn)效率，運(yùn)用先進(jìn)的數(shù)字技術(shù)能夠升級產(chǎn)品和服務(wù)。因此，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案工作的數(shù)字化轉(zhuǎn)型已刻不容緩，是順應(yīng)時(shí)代潮流發(fā)展的要求。

一、企業(yè)檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的概念

企業(yè)的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，就是利用大數(shù)據(jù)、5 G、云計(jì)算和人工智能等技術(shù)，革新企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營、綜合管理等工作，提高企業(yè)經(jīng)營與發(fā)展的現(xiàn)代化水平，升級和優(yōu)化企業(yè)組織，重組業(yè)務(wù)流程，使企業(yè)資源分配得到優(yōu)化。檔案信息是企業(yè)的一項(xiàng)基本的數(shù)據(jù)資源，它將企業(yè)有形和無形資產(chǎn)的有關(guān)資料如實(shí)記載下來，是企業(yè)重大決策和業(yè)務(wù)發(fā)展的必要證明。在企業(yè)的數(shù)字化變革工作中，企業(yè)檔案管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型也包括在內(nèi)，其核心就是要實(shí)現(xiàn)檔案管理手段、管理模式、管理思想和管理目標(biāo)的信息化，文件資源、業(yè)務(wù)流程、管理方式和服務(wù)都是數(shù)字化的，通過數(shù)字科技來提升檔案管理的品質(zhì)和效率。

二、數(shù)字化技術(shù)背景下企業(yè)檔案管理的特征

在數(shù)字化科技驅(qū)動下，企業(yè)檔案工作呈現(xiàn)出創(chuàng)新環(huán)境、創(chuàng)新條件與創(chuàng)新方式相互關(guān)聯(lián)的三大特性。從創(chuàng)新環(huán)境維度來看，數(shù)字化技術(shù)融合行業(yè)轉(zhuǎn)型與科技創(chuàng)新，顛覆了傳統(tǒng)檔案管理模式，不斷豐富并專注于檔案信息資源管理的全流程，如采用集成多個(gè)數(shù)字技術(shù)以實(shí)現(xiàn)檔案協(xié)同管理等策略。就其創(chuàng)新條件而言，以大數(shù)據(jù)、區(qū)塊鏈等為代表的新興信息技術(shù)，為企業(yè)的檔案管理帶來了良好的技術(shù)運(yùn)用環(huán)境。企業(yè)要提高檔案工作的效能，必須掌握適當(dāng)?shù)臄?shù)字科技手段。在創(chuàng)新方式方面，數(shù)字科技促進(jìn)了多種創(chuàng)新途徑，在信息技術(shù)的支持下，企業(yè)檔案管理越來越重視多條途徑的協(xié)同推進(jìn)以及多要素的協(xié)同支持，各種數(shù)字化技術(shù)促進(jìn)了企業(yè)檔案工作的深入開展。由于企業(yè)的發(fā)展，其文檔數(shù)據(jù)量急劇增加，對傳統(tǒng)的檔案管理方式提出了新的要求。根據(jù)統(tǒng)計(jì)，企業(yè)中與生產(chǎn)經(jīng)營有關(guān)的文件資料數(shù)量龐大、種類繁多，給有關(guān)檔案的識別和歸檔帶來了很大的工作量和困難。因此，創(chuàng)新企業(yè)檔案工作方式，就必須充分發(fā)掘其內(nèi)在因素。

1.技術(shù)要素

數(shù)字化技術(shù)對檔案管理創(chuàng)新具有關(guān)鍵作用，利用電子檔案處理軟件可以極大地提高檔案的管理效率。另外，區(qū)塊鏈技術(shù)可以保證電子單據(jù)的真實(shí)性和可靠性，物聯(lián)網(wǎng)可以有機(jī)結(jié)合檔案和倉庫的安全管理等業(yè)務(wù)。例如，以科大訊飛為代表的人工智能領(lǐng)域，其研發(fā)的語音、視頻檔案信息的自動分類與利用方法引起了業(yè)界的高度重視。

2.理念要素

在管理觀念方面，數(shù)字科技促進(jìn)了現(xiàn)代化、信息化檔案工作的理念，改變了傳統(tǒng)封閉、單一的理念。

3.管理要素

以“人”為核心的企業(yè)檔案創(chuàng)新管理，要求在理念、思想、方法、能力上都要與數(shù)字技術(shù)相適應(yīng)。企業(yè)檔案管理部門應(yīng)把握數(shù)字時(shí)代的機(jī)遇，推動檔案管理的集約化和高效化開展。

4.組織機(jī)構(gòu)

以宏觀視角觀察，企業(yè)檔案管理的主要任務(wù)由檔案部門承擔(dān)。在數(shù)字科技發(fā)展的大環(huán)境中，改革檔案管理架構(gòu)勢必要優(yōu)化檔案運(yùn)作環(huán)節(jié)。

三、企業(yè)檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的內(nèi)容

1.規(guī)范與完善基礎(chǔ)業(yè)務(wù)

基礎(chǔ)業(yè)務(wù)的規(guī)范和改進(jìn)，進(jìn)一步優(yōu)化了企業(yè)檔案的管理機(jī)制，從而達(dá)到了對檔案的集中管理，通過制定一套規(guī)范的檔案管理體系，確保檔案數(shù)據(jù)資源的規(guī)范、統(tǒng)一。在檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中，基礎(chǔ)業(yè)務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)化和完善是最基本的工作，也是確保數(shù)字化轉(zhuǎn)型得以成功實(shí)施的關(guān)鍵。檔案管理體制不健全、管理方案不合理、業(yè)務(wù)流程不嚴(yán)謹(jǐn)、數(shù)據(jù)標(biāo)注不標(biāo)準(zhǔn)、都有可能影響檔案管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型。

2.增量檔案的電子化

增量檔案的電子化，是將企業(yè)新增的檔案資源以電子文件的方式歸檔，從而形成電子檔案，具有諸多優(yōu)點(diǎn)。首先，可以更好地展示數(shù)字檔案管理的效果。即使在增量檔案尚未完全完成數(shù)字化轉(zhuǎn)變的情況下，通過對檔案管理流程的數(shù)字化改造，仍然能夠極大地提高其數(shù)字化的優(yōu)越性；其次，可以幫助管理者解決企業(yè)在開展信息化改造時(shí)所面臨的困難。一些企業(yè)在發(fā)展過程中，因?yàn)樾畔⒒芾砜焖侔l(fā)展產(chǎn)生了很多的信息數(shù)據(jù)，在數(shù)據(jù)資源的長期保存上有一些新舊系統(tǒng)之間的連接置換等問題，給企業(yè)的信息化建設(shè)帶來了很大困難。而檔案電子化則可以很好地解決上述問題，使企業(yè)的檔案管理工作向數(shù)字化轉(zhuǎn)型。增量文件的電子化，既包括管理客體的數(shù)字化，又包括管理流程的數(shù)字化，在實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的過程中起著至關(guān)重要的作用。

3.存量檔案的數(shù)字化

存量檔案的數(shù)字化，是指將企業(yè)原有的傳統(tǒng)載體檔案資源數(shù)字化，建立在檔案目錄、數(shù)字圖像以及結(jié)構(gòu)式數(shù)據(jù)信息等相關(guān)系統(tǒng)之上，實(shí)現(xiàn)對傳統(tǒng)檔案信息的全面數(shù)字化。數(shù)字化處理存量文檔，不僅是對其管理對象開展數(shù)字化處理，還是對其開展有效管理的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。

4.檔案管理的智能化

智能化檔案管理主要涉及從傳統(tǒng)人工操作向基于數(shù)字技術(shù)的智能操作的轉(zhuǎn)變。這個(gè)過程的核心是深刻改革現(xiàn)有檔案管理系統(tǒng)，通過基于企業(yè)信息需求的專業(yè)電子檔案系統(tǒng)的開發(fā)和實(shí)施，將高效且全面的電子檔案系統(tǒng)集成到企業(yè)檔案管理流程中，旨在實(shí)現(xiàn)檔案管理的智能化和數(shù)字化，從而提升企業(yè)檔案管理的效率和質(zhì)量。

5.提高檔案服務(wù)能力

提高檔案服務(wù)能力，應(yīng)從以下幾個(gè)方面著手。第一，由原先的被動服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃臃?wù)。檔案管理工作人員要能充分認(rèn)識和分析檔案用戶的特殊需要，運(yùn)用知識管理和大數(shù)據(jù)等技術(shù)，科學(xué)、合理地重構(gòu)與構(gòu)建電子檔案管理體系和檔案數(shù)據(jù)；第二，檔案信息服務(wù)由最初的基礎(chǔ)工作轉(zhuǎn)向深度工作，深入發(fā)掘和研究檔案工作，擴(kuò)展檔案信息的多層次；第三，要更好地發(fā)揮檔案工作效能。在電子檔案管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，優(yōu)化和改進(jìn)檔案的查詢、檢索等各個(gè)環(huán)節(jié)，從而提高了檔案信息的查詢效率，節(jié)約了檔案的管理時(shí)間。此外，還應(yīng)充分運(yùn)用移動技術(shù)將管理體系延展至智能化的終端設(shè)備上，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)了遠(yuǎn)程控制的功能。并進(jìn)一步通過拓展檔案服務(wù)的范疇，改良與完善電子檔案管理系統(tǒng)，使檔案信息數(shù)據(jù)得到持續(xù)的利用，從而達(dá)到增大檔案信息運(yùn)用規(guī)模的目標(biāo)，使得檔案服務(wù)輻射至更廣的企業(yè)外部環(huán)境，最終實(shí)現(xiàn)檔案管理效率的大幅提高。

四、企業(yè)檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型面臨的問題

1.數(shù)字化管理問題

隨著檔案管理數(shù)字化建設(shè)，檔案數(shù)字化外包服務(wù)逐漸成為趨勢，但也存在一些風(fēng)險(xiǎn)隱患，如實(shí)體檔案管理安全風(fēng)險(xiǎn)、檔案數(shù)據(jù)信息管理安全風(fēng)險(xiǎn)和檔案數(shù)據(jù)信息維護(hù)風(fēng)險(xiǎn)。因此，在電子檔案管理中如何實(shí)現(xiàn)高效的檢索和管理也成為一個(gè)挑戰(zhàn)。

2.缺少統(tǒng)一規(guī)劃的問題

在開展檔案管理信息化建設(shè)的過程中缺乏整體性，使得檔案部門與其他部門之間不能很好地溝通，可能會制約企業(yè)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展。數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)和辦公系統(tǒng)不兼容，造成檔案格式頻繁轉(zhuǎn)換處理，電子檔案與紙質(zhì)檔案并存，造成的損失進(jìn)一步加劇。有些企業(yè)不能很好地利用數(shù)字化檔案，只是為了跟上時(shí)代的發(fā)展趨勢，在建立數(shù)字化檔案之后，僅僅對其展開簡單整理和歸納，耗費(fèi)了大量的時(shí)間、精力，不利于對數(shù)字化檔案的建設(shè)。

3.人員素質(zhì)有待提高

在當(dāng)前的檔案管理工作中，有些企業(yè)的檔案管理人員不是檔案專業(yè)出身，也沒有經(jīng)過專門的培訓(xùn)，甚至有的是兼職人員。因此，檔案管理的質(zhì)量很難得到保障。即使在檔案管理團(tuán)隊(duì)中有專業(yè)的檔案管理人才，但由于他們對計(jì)算機(jī)知識、信息技術(shù)等方面知識不夠熟練，在檔案管理創(chuàng)新和轉(zhuǎn)型發(fā)展上會遇到很多阻礙。

五、企業(yè)檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型發(fā)展策略

1.立足企業(yè)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)歸檔，開展檔案資源數(shù)字化

首先，研究企業(yè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)檔案。數(shù)據(jù)檔案不是數(shù)據(jù)備份，而是要對檔案數(shù)據(jù)還原的價(jià)值和現(xiàn)狀做系統(tǒng)性分析，生成有保存價(jià)值的數(shù)據(jù)內(nèi)容、技術(shù)識別和保存方法。根據(jù)企業(yè)經(jīng)營系統(tǒng)的數(shù)據(jù)構(gòu)成特點(diǎn)，把經(jīng)營系統(tǒng)劃分為四種類型，即綜合管理系統(tǒng)、操作管理系統(tǒng)、生產(chǎn)操作系統(tǒng)以及持續(xù)監(jiān)測系統(tǒng)。在對各種檔案信息和數(shù)據(jù)展開存檔和保存的基礎(chǔ)上，制訂相應(yīng)的管理和利用計(jì)劃；其次，加強(qiáng)企業(yè)檔案數(shù)據(jù)歸檔工作。一方面，引進(jìn)數(shù)字化手段，精進(jìn)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，確保歸檔數(shù)據(jù)真實(shí)可信；另一方面，借鑒科學(xué)的歸檔方法，規(guī)整企業(yè)檔案數(shù)據(jù)資源。目前，已完成電子文件系統(tǒng)（OA）及合同、檔案管理系統(tǒng)的整合，多個(gè)模塊實(shí)施數(shù)字化歸檔，工程和生產(chǎn)技術(shù)管理系統(tǒng)亦初步積累了實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。此外，推動現(xiàn)有檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)化進(jìn)程。在企業(yè)發(fā)展過程中，紙質(zhì)資料的廣泛積累無法充分發(fā)揮其潛在價(jià)值，執(zhí)行新的數(shù)字化檔案管理策略后，擯棄簡單的掃描模式，根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)需求數(shù)字化處理檔案內(nèi)容，以期充分挖掘企業(yè)檔案信息的附加值。

2.加強(qiáng)檔案管理數(shù)字化建設(shè)

在檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型時(shí)期，檔案管理信息化、數(shù)字化以及電子化已成為大勢所趨，企業(yè)要跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，要充分意識到數(shù)字化轉(zhuǎn)型發(fā)展的重要性和必要性，并通過切實(shí)的手段加強(qiáng)檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作，促進(jìn)企業(yè)檔案管理工作的順利開展。首先，加強(qiáng)檔案管理信息化工作先要建立一種先進(jìn)的管理觀念。作為企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者以及檔案管理人員，都要主動打破常規(guī)、守舊的檔案管理模式，加強(qiáng)檔案管理工作的創(chuàng)新與優(yōu)化。在數(shù)字化變革的大環(huán)境下，企業(yè)檔案管理部門應(yīng)主動運(yùn)用各類現(xiàn)代化的科技手段，促進(jìn)檔案管理模式創(chuàng)新。作為企業(yè)負(fù)責(zé)人，要加強(qiáng)對檔案管理信息化的認(rèn)識，在技術(shù)和資金上全面支持。作為檔案管理人員，應(yīng)主動學(xué)習(xí)數(shù)字化檔案管理工作的相關(guān)知識和技能，提升自身的綜合素質(zhì)，為做好數(shù)字化檔案管理工作努力。

其次，要想推進(jìn)數(shù)字化檔案管理工作就必須加大軟件系統(tǒng)和硬件設(shè)備設(shè)施的資金投入力度。檔案管理信息化的關(guān)鍵是各種技術(shù)和設(shè)備設(shè)施的運(yùn)用，沒有各種技術(shù)和設(shè)備設(shè)施的支持，很難實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化的轉(zhuǎn)型。為此，企業(yè)必須根據(jù)檔案管理數(shù)字化建設(shè)的要求，完善和配置檔案管理場所、數(shù)字化管理設(shè)備設(shè)施和電子檔案管理設(shè)備設(shè)施。同時(shí)，引入和發(fā)展適合檔案管理的在線管理平臺、管理信息技術(shù)等。對于數(shù)字化檔案管理建設(shè)，企業(yè)應(yīng)設(shè)立專用的資金，從根源上推進(jìn)企業(yè)信息化管理的進(jìn)程。

3.培養(yǎng)數(shù)字化檔案管理相關(guān)專業(yè)人才

隨著檔案信息化管理時(shí)期的到來，企業(yè)檔案信息數(shù)量也越來越多，因此，必須優(yōu)化現(xiàn)有的檔案管理工作模式，從而更好地適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的需要。企業(yè)檔案管理部門在開展檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作之前，必須有計(jì)劃地培訓(xùn)企業(yè)檔案管理人員，一方面，檔案管理人員應(yīng)始終保持對這項(xiàng)工作的高度關(guān)注，通過培訓(xùn)，熟練操作計(jì)算機(jī)、掃描儀等設(shè)備設(shè)施，并能夠掌握相關(guān)的信息技術(shù)，使其專業(yè)知識與管理水平得到進(jìn)一步提高，打破原有的檔案管理理念的限制，讓數(shù)字化檔案管理為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展做出更大的貢獻(xiàn)。

4.建立數(shù)字化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范

在檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的過程中，建立統(tǒng)一、規(guī)范的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和流程至關(guān)重要。這不僅能確保檔案信息的完整性、準(zhǔn)確性，還有助于提升數(shù)字化檔案的管理效率和檢索效率。因此，企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)自身業(yè)務(wù)特點(diǎn)和管理需求，結(jié)合國家和行業(yè)的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，制定一套適合自己的數(shù)字化檔案管理規(guī)范。這些規(guī)范應(yīng)涵蓋檔案的收集、整理、分類、存儲、檢索、利用和處置等各個(gè)環(huán)節(jié)，確保數(shù)字化檔案管理的每一步都有明確的指導(dǎo)和依據(jù)。同時(shí)，企業(yè)還應(yīng)定期對數(shù)字化檔案管理規(guī)范審查和更新，以適應(yīng)企業(yè)發(fā)展和檔案管理技術(shù)的變化。

5.強(qiáng)化檔案信息安全保障

隨著數(shù)字化檔案管理工作的不斷深入，檔案信息的安全性問題也逐漸顯現(xiàn)出來，如何防止檔案信息被泄露、篡改和破壞成了檔案管理工作的重要課題。為了確保檔案信息的安全，企業(yè)必須采取相應(yīng)的措施來加強(qiáng)對檔案信息的保密管理。具體而言，首先，要建立健全的檔案信息保密管理體系，明確檔案信息的保密職責(zé)與要求，并強(qiáng)化檔案資料存取的控制與審核，以此來防止檔案信息被非法獲取和使用。其次，為了保證檔案信息的安全性，企業(yè)可以采取多種技術(shù)手段，如對文件加密、身份認(rèn)證以及防火墻等，以確保文件在傳輸和保存過程中不被惡意攻擊和竊取。同時(shí)，在加強(qiáng)檔案信息保密管理的同時(shí)，也需要加強(qiáng)檔案信息的備份與恢復(fù)工作，以保證檔案信息的完整性。此外，企業(yè)還應(yīng)定期檢測與評價(jià)檔案信息的安全性，對存在的安全風(fēng)險(xiǎn)及時(shí)檢測與排除，從而確保檔案信息的安全與完整。因此，企業(yè)檔案管理的數(shù)字化改造將是一個(gè)長期性和復(fù)雜性的課題，需要企業(yè)在各個(gè)環(huán)節(jié)要付出努力，通過在企業(yè)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)歸檔的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)檔案管理數(shù)字化建設(shè)，培養(yǎng)數(shù)字化檔案管理相關(guān)專業(yè)人才，建立數(shù)字化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，加強(qiáng)檔案信息的安全性保證，公司能夠逐漸促進(jìn)檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的進(jìn)一步深化，為公司的發(fā)展提供強(qiáng)有力的支撐。

六、結(jié)論

在數(shù)字經(jīng)濟(jì)發(fā)展的大背景下，企業(yè)要面對外部環(huán)境中出現(xiàn)的種種風(fēng)險(xiǎn)因素和挑戰(zhàn)，唯有不斷更新自己的經(jīng)營方式和觀念，才能確保企業(yè)長期、平穩(wěn)地發(fā)展。為此，企業(yè)必須根據(jù)自身的發(fā)展要求，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型，把數(shù)字化檔案管理建設(shè)作為工作重點(diǎn)，提升檔案管理工作的質(zhì)量和效率，為企業(yè)的健康、良好發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

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作者單位：五蓮縣公共就業(yè)和人才服務(wù)中心

作者簡介：劉雪梅（1978—），女，漢族，山東五蓮人，大專，館員，研究方向：企業(yè)檔案管理 。