工程項(xiàng)目合同管理與風(fēng)險(xiǎn)控制策略研究

張永輝

合同管理是指在商業(yè)活動(dòng)或項(xiàng)目實(shí)施過程中，對(duì)合同簽訂、執(zhí)行和履行過程進(jìn)行有效管理的一系列活動(dòng)和措施，涵蓋了合同的起草、簽訂、執(zhí)行、監(jiān)督和結(jié)算等環(huán)節(jié)，旨在確保合同各方按照約定的條件和要求履行各自的義務(wù)，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)并維護(hù)各方的合法權(quán)益。本文通過對(duì)工程項(xiàng)目合同管理進(jìn)行規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化研究，不僅可以提高合同管理的效率和透明度，降低合同糾紛的發(fā)生率，還能針對(duì)工程項(xiàng)目中存在的各類風(fēng)險(xiǎn)，制訂科學(xué)合理的風(fēng)險(xiǎn)控制策略，避免項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)出現(xiàn)，保障工程項(xiàng)目的順利實(shí)施，對(duì)于推動(dòng)工程項(xiàng)目管理水平的提升，促進(jìn)我國基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的健康發(fā)展具有重要意義。

1 工程項(xiàng)目合同管理與風(fēng)險(xiǎn)控制策略

1.1 優(yōu)化合同管理流程

傳統(tǒng)的合同管理流程通常繁瑣且缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，容易導(dǎo)致合同執(zhí)行過程中的混亂和延誤，因此，工程項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)引入數(shù)字技術(shù)和信息平臺(tái)，建立完善的合同管理系統(tǒng)是必要的，這種系統(tǒng)可以整合合同起草、審批、簽訂、執(zhí)行和結(jié)算等環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)合同全流程的信息化管理和自動(dòng)化處理，提高合同管理的效率和質(zhì)量。例如，通過采用合同管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)合同審批流程的在線化和實(shí)時(shí)監(jiān)控，使相關(guān)部門能夠及時(shí)了解合同執(zhí)行情況，有效避免合同執(zhí)行過程中的滯后和失誤。合同條款作為合同的基礎(chǔ)，直接影響著合同執(zhí)行的有效性和合法性，在合同簽訂階段，專業(yè)的法律團(tuán)隊(duì)需要對(duì)合同條款進(jìn)行仔細(xì)審查和設(shè)計(jì)，確保其嚴(yán)謹(jǐn)、清晰和具有可執(zhí)行性[1]。在合同執(zhí)行階段，工程項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)需要建立有效的監(jiān)督機(jī)制，對(duì)合同條款的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決合同執(zhí)行中的問題。例如，通過定期召開合同執(zhí)行情況會(huì)議，對(duì)合同執(zhí)行進(jìn)展進(jìn)行匯報(bào)和討論，發(fā)現(xiàn)問題并及時(shí)采取措施加以解決。此外，工程項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)還可以建立合同執(zhí)行的考核評(píng)估機(jī)制，對(duì)相關(guān)方的履約情況進(jìn)行評(píng)估，激勵(lì)履約優(yōu)秀者，懲罰履約不佳者，確保合同執(zhí)行的順利進(jìn)行，保障各方權(quán)益[2]。

1.2 監(jiān)督合同條款設(shè)計(jì)與執(zhí)行

工程項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)對(duì)合同條款設(shè)計(jì)的監(jiān)督應(yīng)該從合同起草階段開始，通過建立專業(yè)的法律團(tuán)隊(duì)或聘請(qǐng)法律顧問，確保合同條款的嚴(yán)謹(jǐn)性、合法性和可執(zhí)行性。法律團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)當(dāng)對(duì)合同中的各項(xiàng)條款進(jìn)行全面審查，特別是關(guān)于項(xiàng)目實(shí)施、風(fēng)險(xiǎn)分擔(dān)、違約責(zé)任等方面的條款，保證其符合相關(guān)法律法規(guī)，并能夠充分保障項(xiàng)目各方的合法權(quán)益。監(jiān)督機(jī)制還應(yīng)該包括對(duì)合同條款的定期評(píng)估和更新，適應(yīng)項(xiàng)目實(shí)施過程中的變化，確保合同條款始終能夠滿足項(xiàng)目需求和法律要求。例如，設(shè)立合同條款審核委員會(huì)，定期對(duì)合同條款進(jìn)行審查和修訂，確保其與項(xiàng)目實(shí)際情況保持一致，減少合同履行中的不確定性和風(fēng)險(xiǎn)隱患。合同執(zhí)行階段的監(jiān)督主要包括對(duì)合同條款的實(shí)際執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控和評(píng)估。

在合同執(zhí)行過程中，項(xiàng)目各方應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照合同條款的約定履行各自的義務(wù)，并對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行及時(shí)跟蹤和反饋，這可以通過建立合同執(zhí)行監(jiān)督機(jī)制和監(jiān)控系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)。監(jiān)督機(jī)制應(yīng)當(dāng)明確各方的責(zé)任和義務(wù)，確保合同執(zhí)行的規(guī)范和有序。監(jiān)控系統(tǒng)可以采用信息化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)合同執(zhí)行過程的實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)和數(shù)據(jù)分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)合同執(zhí)行中的問題，采取相應(yīng)的措施加以解決。例如，建立合同執(zhí)行日志和異常報(bào)警機(jī)制，記錄合同執(zhí)行過程中的關(guān)鍵事件和異常情況，并及時(shí)向相關(guān)責(zé)任人發(fā)出警示，防止合同執(zhí)行過程中存在失誤和偏差，保障合同的有效執(zhí)行和項(xiàng)目的順利實(shí)施[3]。

1.3 建立合同變更管理機(jī)制

合同變更管理流程應(yīng)包括合同變更的識(shí)別、評(píng)估、批準(zhǔn)、執(zhí)行和跟蹤等環(huán)節(jié)，確保每一項(xiàng)合同變更都能夠經(jīng)過嚴(yán)格的程序和審批，并及時(shí)有效地執(zhí)行。例如，在合同變更識(shí)別階段，工程項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)可以建立專門的變更申請(qǐng)流程，要求項(xiàng)目各方在提出合同變更申請(qǐng)時(shí)填寫詳細(xì)的變更內(nèi)容、原因、影響等信息，經(jīng)過審核確認(rèn)后再進(jìn)行批準(zhǔn)。在合同變更執(zhí)行階段，工程項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)要求合同執(zhí)行各方嚴(yán)格按照變更內(nèi)容執(zhí)行，并及時(shí)將執(zhí)行情況反饋給變更管理團(tuán)隊(duì)，確保變更的及時(shí)落實(shí)和有效執(zhí)行。第1，合同變更管理機(jī)制旨在確保合同變更的合理性和合法性，避免合同變更導(dǎo)致的糾紛和風(fēng)險(xiǎn)。如建立專門的合同變更委員會(huì)或?qū)＜医M，負(fù)責(zé)對(duì)合同變更申請(qǐng)進(jìn)行審查和評(píng)估，確保合同變更符合法律法規(guī)和項(xiàng)目實(shí)際要求，并對(duì)可能產(chǎn)生的影響和風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行全面評(píng)估和控制。第2，合同變更管理機(jī)制還應(yīng)包括對(duì)合同變更的嚴(yán)格管理和監(jiān)督，確保合同變更的執(zhí)行過程符合規(guī)定，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決可能出現(xiàn)的問題。如建立合同變更檔案和記錄系統(tǒng)，記錄每一次合同變更的審批過程、執(zhí)行情況和結(jié)果，以便日后查證和監(jiān)督[4]。

1.4 準(zhǔn)確識(shí)別與評(píng)估合同風(fēng)險(xiǎn)

工程項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)通過對(duì)合同執(zhí)行過程中可能出現(xiàn)的各種風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行全面、系統(tǒng)的識(shí)別和評(píng)估，可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)潛在風(fēng)險(xiǎn)，制訂相應(yīng)的應(yīng)對(duì)策略，降低合同履行過程中的不確定性和風(fēng)險(xiǎn)隱患。例如在合同簽訂階段，組織相關(guān)專業(yè)人員對(duì)合同條款進(jìn)行逐條審查，識(shí)別可能存在的漏洞和風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，針對(duì)性地提出調(diào)整建議，并在合同中明確風(fēng)險(xiǎn)分擔(dān)責(zé)任和應(yīng)對(duì)措施，確保各方在合同執(zhí)行過程中能夠有效應(yīng)對(duì)可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)。

在合同執(zhí)行過程中，工程項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)建立監(jiān)控風(fēng)險(xiǎn)變化的機(jī)制，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的變化。如通過定期召開項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理會(huì)議或?qū)ｎ}研討會(huì)，對(duì)合同執(zhí)行過程中可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行全面分析和評(píng)估，制訂相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施，明確責(zé)任人和落實(shí)時(shí)間，并及時(shí)跟蹤風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控的實(shí)施情況和效果。建立合同風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控和預(yù)警系統(tǒng)，對(duì)可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行動(dòng)態(tài)監(jiān)測(cè)和預(yù)警，提前采取相應(yīng)的措施，最大限度降低風(fēng)險(xiǎn)對(duì)項(xiàng)目的影響[5]。

1.5 加強(qiáng)合同風(fēng)險(xiǎn)防范

工程項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)要建立全面的風(fēng)險(xiǎn)管理體系，包括對(duì)合同執(zhí)行過程中可能出現(xiàn)的各種風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行系統(tǒng)識(shí)別、評(píng)估和監(jiān)控，通過制訂詳細(xì)的風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃，明確風(fēng)險(xiǎn)的類型、來源、可能性和影響程度，以及相應(yīng)的應(yīng)對(duì)策略和責(zé)任人，有效地降低風(fēng)險(xiǎn)對(duì)項(xiàng)目的影響。例如，在合同簽訂階段，可以組織專業(yè)團(tuán)隊(duì)對(duì)合同條款進(jìn)行全面審查，識(shí)別潛在的風(fēng)險(xiǎn)因素，制訂相應(yīng)的應(yīng)對(duì)策略，確保合同條款的合理性和完整性，減少風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性。工程項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)要加強(qiáng)對(duì)合同執(zhí)行的監(jiān)督和管理，包括建立有效的合同執(zhí)行監(jiān)控機(jī)制，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和應(yīng)對(duì)合同執(zhí)行過程中可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)。例如，通過定期召開項(xiàng)目執(zhí)行進(jìn)展會(huì)議，對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行全面檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決合同執(zhí)行過程中存在的問題，確保項(xiàng)目按照合同要求和計(jì)劃順利進(jìn)行。工程項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)要建立合同執(zhí)行績效評(píng)估體系，對(duì)合同執(zhí)行過程中各方的履約情況進(jìn)行定期評(píng)估和考核，借此激勵(lì)各方履行合同義務(wù)，減少合同履行過程中可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)和糾紛[6]。

1.6 建立合同糾紛解決機(jī)制

傳統(tǒng)的糾紛解決方式主要依賴于訴訟，但訴訟程序往往耗時(shí)費(fèi)力，且會(huì)對(duì)工程項(xiàng)目進(jìn)度造成不利影響。因此，工程項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)建立多元化的糾紛解決渠道可以更加靈活地應(yīng)對(duì)各類糾紛。例如，通過合同條款設(shè)立談判、調(diào)解、仲裁等多種解決方式，根據(jù)糾紛的性質(zhì)和情況選擇最合適的解決方式，快速有效地解決糾紛，保障合同的順利執(zhí)行。在工程項(xiàng)目中，合同糾紛涉及多個(gè)領(lǐng)域的法律、技術(shù)、商業(yè)等問題，需要專業(yè)人員進(jìn)行綜合分析和處理，建立由律師、工程師、商務(wù)人員等多方面專業(yè)人士組成的糾紛解決團(tuán)隊(duì)至關(guān)重要。這樣的團(tuán)隊(duì)能夠充分發(fā)揮各自專業(yè)優(yōu)勢(shì)，提供全方位的法律、技術(shù)和商業(yè)支持，協(xié)助各方解決糾紛，確保合同執(zhí)行的順利進(jìn)行。例如，某企業(yè)在與國際合作伙伴簽署了一項(xiàng)重要的技術(shù)開發(fā)合同后，在技術(shù)實(shí)施細(xì)節(jié)和付款進(jìn)度等方面存在分歧，產(chǎn)生合同糾紛。

面對(duì)這一糾紛，企業(yè)決定利用已經(jīng)建立的專業(yè)人員數(shù)據(jù)庫，組建一個(gè)跨領(lǐng)域的糾紛解決團(tuán)隊(duì)。第1，糾紛解決部門對(duì)合同糾紛進(jìn)行了初步分析，確定了涉及的主要領(lǐng)域?yàn)榧夹g(shù)實(shí)施和合同法律。第2，部門負(fù)責(zé)人登錄專業(yè)人員數(shù)據(jù)庫，根據(jù)案件需求篩選出具備相關(guān)技術(shù)背景和合同法律知識(shí)的專家，這些專家不僅擁有豐富的專業(yè)知識(shí)，還具備豐富的合同糾紛處理經(jīng)驗(yàn)。第3，糾紛解決部門負(fù)責(zé)人與篩選出的專家進(jìn)行溝通，了解他們的可用時(shí)間和處理意愿。在確保能夠組建一個(gè)高效、協(xié)作的團(tuán)隊(duì)后，部門負(fù)責(zé)人正式組建團(tuán)隊(duì)，并明確各成員的職責(zé)和任務(wù)。第4，團(tuán)隊(duì)成立后，立即展開對(duì)合同糾紛的深入調(diào)查和分析。技術(shù)專家負(fù)責(zé)梳理技術(shù)實(shí)施細(xì)節(jié)，找出可能存在的技術(shù)難點(diǎn)和解決方案；合同法律專家則負(fù)責(zé)研究合同條款，分析雙方的權(quán)利和義務(wù)，提出解決方案。第5，團(tuán)隊(duì)成員之間保持密切溝通，共同商討應(yīng)對(duì)策略。經(jīng)過一段時(shí)間的努力，團(tuán)隊(duì)成功制訂了詳細(xì)的糾紛解決方案，并與國際合作伙伴進(jìn)行了多輪協(xié)商和談判，達(dá)成一致意見，成功解決合同糾紛[7]。

2 案例分析

新建南寧至玉林鐵路項(xiàng)目是由廣西壯族自治區(qū)發(fā)展和改革委員會(huì)批準(zhǔn)建設(shè)的重大基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目，旨在改善廣西地區(qū)的鐵路交通網(wǎng)絡(luò)，促進(jìn)區(qū)域經(jīng)濟(jì)發(fā)展。該項(xiàng)目由廣西南玉鐵路有限公司自籌資金，并經(jīng)過廣西壯族自治區(qū)交通運(yùn)輸廳批復(fù)了初步設(shè)計(jì)方案，涉及南寧市、貴港市和玉林市等地，總長度約193.31 km，設(shè)計(jì)等級(jí)為高速鐵路，時(shí)速達(dá)350 km/h，其中，工程內(nèi)容包括區(qū)間正線、云欽聯(lián)絡(luò)線及南寧東站相關(guān)改建工程、玉林存車場(chǎng)及相關(guān)工程等，項(xiàng)目總工期為48 個(gè)月，包括聯(lián)調(diào)聯(lián)試與運(yùn)行試驗(yàn)[8]。

在合同簽訂階段，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)與承包商合作，監(jiān)督合同條款的設(shè)計(jì)，確保各項(xiàng)條款符合法律法規(guī)和項(xiàng)目要求。第1，通過構(gòu)建嚴(yán)格的合同執(zhí)行監(jiān)督機(jī)制，及時(shí)跟蹤合同執(zhí)行情況，確保合同各方按照約定條件履行義務(wù)，避免出現(xiàn)合同糾紛和風(fēng)險(xiǎn)。第2，針對(duì)項(xiàng)目執(zhí)行中出現(xiàn)的變更需求，建立了合同變更管理機(jī)制，要求合同變更經(jīng)過嚴(yán)格的申請(qǐng)、評(píng)審和批準(zhǔn)程序，確保變更的合理性和必要性，并對(duì)變更后的合同內(nèi)容進(jìn)行及時(shí)更新和確認(rèn)，避免合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)不明確或沖突情況。第3，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)通過風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和評(píng)估工作，準(zhǔn)確識(shí)別和分析合同執(zhí)行過程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)，包括合同條款不明確、資金支付延遲、工期延誤等，建立風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估模型，對(duì)各項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行定量和定性分析，制訂針對(duì)性的應(yīng)對(duì)策略，降低合同風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度。例如，針對(duì)合同風(fēng)險(xiǎn)，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)制訂了一系列應(yīng)對(duì)措施，包括加強(qiáng)合同管理人員培訓(xùn)，提高其風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和應(yīng)對(duì)能力；加強(qiáng)與承包商的溝通與協(xié)調(diào)，建立風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)預(yù)案，及時(shí)解決合同執(zhí)行中存在的問題，確保合同執(zhí)行順利進(jìn)行。第4，為應(yīng)對(duì)可能發(fā)生的合同糾紛，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)建立了合同糾紛解決機(jī)制，在合同簽訂階段，明確了糾紛解決的程序和責(zé)任方，借助專業(yè)律師團(tuán)隊(duì)制訂合同糾紛解決方案，以保障各方合法權(quán)益，確保項(xiàng)目順利實(shí)施。新建南寧至玉林鐵路項(xiàng)目合同管理與風(fēng)險(xiǎn)控制效果，如表1 所示[9]。

表1 新建南寧至玉林鐵路項(xiàng)目合同管理與風(fēng)險(xiǎn)控制效果

本文針對(duì)新建南寧至玉林鐵路項(xiàng)目的具體做法，深入探討工程項(xiàng)目合同管理和風(fēng)險(xiǎn)控制的策略，確保項(xiàng)目按時(shí)、按質(zhì)、按量完成，最大限度地降低合同糾紛和項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益最大化[10]。

3 結(jié)語

工程項(xiàng)目合同管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化對(duì)于防止合同糾紛的發(fā)生具有重要作用。因此工程項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)加強(qiáng)對(duì)合同管理流程的優(yōu)化和改進(jìn)，開展風(fēng)險(xiǎn)管理的前期規(guī)劃和準(zhǔn)備工作，建立科學(xué)合理的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估體系和應(yīng)急預(yù)案，有效應(yīng)對(duì)各類風(fēng)險(xiǎn)事件，并加強(qiáng)與各參與方的溝通和協(xié)調(diào)，提高項(xiàng)目管理的透明度和協(xié)作效率，保障工程項(xiàng)目順利實(shí)施。未來，有關(guān)學(xué)者應(yīng)繼續(xù)深入探索工程項(xiàng)目合同管理與風(fēng)險(xiǎn)控制策略的理論研究與實(shí)踐應(yīng)用，不斷完善和提升相關(guān)管理體系和技術(shù)手段，為實(shí)現(xiàn)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)高質(zhì)量發(fā)展貢獻(xiàn)力量。