大數(shù)據(jù)時(shí)代高職院校數(shù)字檔案館建設(shè)探討

魯婧

摘要：20世紀(jì)末互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)如雨后春筍般崛起，大數(shù)據(jù)時(shí)代悄然而至，與之而來(lái)的是海量電子文件的不斷生成。為提高電子文件的管理與利用效率，數(shù)字檔案館應(yīng)時(shí)而起，近年來(lái)，伴隨國(guó)家檔案事業(yè)的繼續(xù)發(fā)展，數(shù)字檔案建設(shè)愈發(fā)受到社會(huì)各界的關(guān)注。基于此，探討大數(shù)據(jù)時(shí)代高職院校數(shù)字檔案館建設(shè)，具有重要的現(xiàn)實(shí)意義，本文主要就相關(guān)要點(diǎn)加以概述。以期為高職院校數(shù)字檔案館的建設(shè)提供有益參考。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；高職院校；數(shù)字檔案館；信息化

引言

大數(shù)據(jù)時(shí)代，促進(jìn)檔案資源的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，提高檔案管理的智能化、信息化、高效化已然成為檔案管理領(lǐng)域的必然趨勢(shì)。各高職院校也應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，加快數(shù)字檔案館的建設(shè)步伐，以期實(shí)現(xiàn)檔案資源的無(wú)紙化、便捷化、長(zhǎng)效化管理。依托于數(shù)字檔案館建設(shè)，同樣可以為高職院校的信息共享、學(xué)術(shù)研究以及教研活動(dòng)的循序開(kāi)展提供更全面、準(zhǔn)確的檔案資源支撐。

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代高職院校數(shù)字檔案館的建設(shè)現(xiàn)狀

（一）服務(wù)與利用方式的固化

一直以來(lái)，由于深受傳統(tǒng)檔案管理模式的影響，“重視保管，輕視利用”的檔案管理思維早已積重難返，導(dǎo)致院校檔案的服務(wù)與利用方式長(zhǎng)期停留在“你查我調(diào)”層面^[1]。在過(guò)去，如果有需求者想要查閱檔案，則需先經(jīng)由管理者的同意，再結(jié)合具體需求就相關(guān)電子目錄加以搜索，最后到存儲(chǔ)室人為查找方能完成。這樣的服務(wù)與利用方式不但固化落后且耗時(shí)耗力，在加重管理者的工作負(fù)擔(dān)之余也嚴(yán)重影響需求者的檔案使用效率，產(chǎn)生諸多不便。加之，由于這一過(guò)程需要大量的人工參與，致使檔案資源的查詢(xún)與利用存在一定的不準(zhǔn)確性，同樣也限制了檔案信息的流動(dòng)性與共享性。

（二）頂層設(shè)計(jì)與規(guī)劃的不足

數(shù)字檔案館建設(shè)本身便是一項(xiàng)囊括細(xì)節(jié)多、涉及范圍廣，需要多方人員參與的綜合性、繁瑣性工程，這也決定了其要做好全面、細(xì)致的頂層設(shè)計(jì)與統(tǒng)籌規(guī)劃。院校方面應(yīng)確立明確的短、中、長(zhǎng)期目標(biāo)與建設(shè)方案，按部就班、有條不紊地推進(jìn)相應(yīng)建設(shè)工作，然而，就現(xiàn)狀而言，頂層設(shè)計(jì)與規(guī)劃的不足依然是制約院校數(shù)字檔案館建設(shè)的主因所在。頂層設(shè)計(jì)的不足，致使數(shù)字檔案館的功能定義缺乏清晰性與完整性，難以全面適應(yīng)用戶(hù)的需求，影響檔案管理的效率與質(zhì)量。加之，在缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范的情況下，各部門(mén)或項(xiàng)目所施行的標(biāo)準(zhǔn)往往也各有出入，致使數(shù)字檔案館的建設(shè)結(jié)果缺乏一致性和互用性。

（三）滯后于校園數(shù)字化建設(shè)

就現(xiàn)階段而言，雖然大部分高職院校的教學(xué)、科研與管理活動(dòng)皆實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化管理，但在檔案數(shù)字館建設(shè)領(lǐng)域由于投入應(yīng)用時(shí)間較晚，發(fā)展相對(duì)滯后。這種滯后性也導(dǎo)致檔案信息化管理的延遲性與不完善性，難以同其他信息化系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)及時(shí)性的資源共享與良性互動(dòng)。首先，存量檔案的數(shù)字化管理受到人力與經(jīng)費(fèi)的限制，啟動(dòng)速度較慢，使得大量歷史檔案依舊以紙質(zhì)形式存在，很難同其他信息化系統(tǒng)有效銜接，導(dǎo)致信息孤島問(wèn)題。其次，增量檔案的信息化建設(shè)受到技術(shù)、制度等因素的限制，致使新生成的檔案信息未能及時(shí)轉(zhuǎn)化為電子形式，難以實(shí)現(xiàn)在線歸檔與管理，影響到正常使用，甚至成為“死檔案”。

（四）數(shù)字化管理人才的缺乏

大數(shù)據(jù)時(shí)代高職院校數(shù)字檔案館的建設(shè)工作，給檔案管理人員提出了更高、更多的要求，要求其具備扎實(shí)的傳統(tǒng)檔案管理技能外，還要求熟練運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)。為適應(yīng)數(shù)字化管理的多方面需求，檔案館需設(shè)立不同的崗位，諸如數(shù)字化檔案管理師、數(shù)字資料管理師、系統(tǒng)管理員等。然而，就現(xiàn)階段而言，大部分高職院校未能配備這些具有特定技能與專(zhuān)業(yè)背景的優(yōu)質(zhì)數(shù)字化檔案管理人才，且在人才培訓(xùn)方面不夠重視。此外，科技水平一日千里，各種前沿技術(shù)，如人工智能、區(qū)塊鏈、云計(jì)算等在檔案管理中的應(yīng)用也愈發(fā)普遍。數(shù)字化管理人才的缺乏導(dǎo)致高職院校難以有效應(yīng)用這些前沿技術(shù)手段，自然也無(wú)法加快數(shù)字檔案館的建設(shè)進(jìn)程。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代高職院校數(shù)字檔案館的建設(shè)路徑

（一）做好頂層設(shè)計(jì)與統(tǒng)籌規(guī)劃

做好頂層設(shè)計(jì)與統(tǒng)籌規(guī)劃，可以為數(shù)字檔案館的建設(shè)打下更堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，在實(shí)際執(zhí)行中，院校方面應(yīng)充分考量多方面的要素與需求，有側(cè)重性地做好相應(yīng)規(guī)劃與設(shè)計(jì)事宜：一是要成立專(zhuān)門(mén)的數(shù)字檔案館建設(shè)工作組，配備一支跨部門(mén)協(xié)作的專(zhuān)業(yè)團(tuán)隊(duì)，具體應(yīng)包含檔案管理、信息技術(shù)、法律事務(wù)等多領(lǐng)域的專(zhuān)項(xiàng)管理人員，方能充分把握數(shù)字檔案館建設(shè)的整體需求與實(shí)際狀況；二是要進(jìn)一步搞清楚建設(shè)目標(biāo)與戰(zhàn)略規(guī)劃，立足于院校整體發(fā)展戰(zhàn)略以及數(shù)字化轉(zhuǎn)型需求，明確數(shù)字檔案館建設(shè)的短、中、長(zhǎng)期目標(biāo)，并擬定與之相針對(duì)的戰(zhàn)略規(guī)劃，把握好具體的發(fā)展方向與優(yōu)先領(lǐng)域^[2]；三是要制定兼具統(tǒng)一性、全面性與可行性的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，確保其同行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及國(guó)家規(guī)范相適應(yīng)，配備針對(duì)性的實(shí)施計(jì)劃與時(shí)間表，提高建設(shè)工作的規(guī)范性、高效性、循序性、可行性與可持續(xù)性；四是要致力于數(shù)字檔案館的功能細(xì)化與制度體系優(yōu)化，依托于廣泛的調(diào)研與需求剖析，促進(jìn)檔案館功能定位的不斷細(xì)化，搭設(shè)嚴(yán)密、細(xì)致的管理制度體系，將數(shù)字化管理流程、數(shù)據(jù)安全系統(tǒng)等細(xì)則一一涉及在內(nèi)^[3]。此外，在頂層設(shè)計(jì)過(guò)程中還應(yīng)致力于管理權(quán)限的準(zhǔn)確分配，確保處在不同崗位的管理人員可以有目標(biāo)、有計(jì)劃地踐行好自身工作職責(zé)，并強(qiáng)化權(quán)限管控，避免出現(xiàn)數(shù)據(jù)泄露與濫用問(wèn)題。同時(shí)，還要確保數(shù)字檔案館同其他各相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的有效對(duì)接，確保數(shù)字檔案館可以同院校其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)（諸如教務(wù)、科研、人事等）保持良好的協(xié)同關(guān)系，實(shí)現(xiàn)信息的共享共用與互聯(lián)互通^[4]。

（二）標(biāo)準(zhǔn)化管理與元數(shù)據(jù)建設(shè)

數(shù)字檔案館建設(shè)首先要將相應(yīng)基礎(chǔ)設(shè)施打牢，配備好各種前沿硬件技術(shù)設(shè)備與網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施，比如說(shuō)服務(wù)器、存儲(chǔ)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等，確保數(shù)字檔案可以有效且安全地存儲(chǔ)與傳輸，見(jiàn)圖1。將基礎(chǔ)夯實(shí)之后，需著手設(shè)置元數(shù)據(jù)管理體系，明確具體的管理標(biāo)準(zhǔn)與政策（諸如數(shù)據(jù)采集與維護(hù)流程、元數(shù)據(jù)的使用與共享規(guī)范等），并一絲不茍地執(zhí)行。致力于各類(lèi)檔案資料（諸如科研數(shù)據(jù)、學(xué)生檔案等）的數(shù)字化，院校方面應(yīng)配備專(zhuān)門(mén)的元數(shù)據(jù)管理團(tuán)隊(duì)，進(jìn)一步細(xì)化團(tuán)隊(duì)職責(zé)與管理程序，確保所有元數(shù)據(jù)的高效管理與有效維護(hù)^[5]?；谠盒?shí)際需求選擇適宜的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，尤其要關(guān)注系統(tǒng)的元數(shù)據(jù)管理功能，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)元數(shù)據(jù)的有效創(chuàng)建、循序管理與順利檢索，以此助推檔案管理質(zhì)量與效率的協(xié)同提升。完善數(shù)字檔案的審計(jì)與監(jiān)督機(jī)制，定期開(kāi)展自查與督導(dǎo)工作，及時(shí)揪出并解決元數(shù)據(jù)建設(shè)與檔案管理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題與不足，確保數(shù)字檔案管理工作可以規(guī)范、有序、有效地推進(jìn)。此外，為確保數(shù)字檔案的安全性與保密性，在元數(shù)據(jù)建設(shè)與檔案管理過(guò)程中，院校方面還應(yīng)制定針對(duì)性的保密方案，落實(shí)好相應(yīng)數(shù)據(jù)安全維護(hù)措施。綜合運(yùn)用加密、權(quán)限管理等手段，全方位保證數(shù)字檔案的安全性與可控性，同時(shí)定期做好備份管理，盡可能地防范檔案信息的外泄與丟失^[6]。需強(qiáng)調(diào)的是，數(shù)字檔案館的建設(shè)需要持之以恒地改進(jìn)與優(yōu)化，院校應(yīng)積極收集各方面的反饋與建議，定期做好評(píng)估與審查工作，并以此促進(jìn)建設(shè)方案的不斷優(yōu)化^[7]。

（三）服務(wù)與利用方式的創(chuàng)新

一是要打造專(zhuān)門(mén)的數(shù)字化檔案平臺(tái)，提供并優(yōu)化在線檔案查詢(xún)與瀏覽功能，用戶(hù)利用平臺(tái)便可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源的遠(yuǎn)程訪問(wèn)、查詢(xún)與應(yīng)用。平臺(tái)需設(shè)有簡(jiǎn)潔直觀的用戶(hù)界面，具備全面有效的搜索功能，如此，可以大大提高用戶(hù)查詢(xún)信息的便捷性與時(shí)效性，提升用戶(hù)體驗(yàn)感^[8]。二是要積極引入智能化技術(shù)，依托于各種前沿智能化技術(shù)手段，諸如自然語(yǔ)言處理、機(jī)器學(xué)習(xí)等，開(kāi)發(fā)并利用智能化的檔案查詢(xún)工具，見(jiàn)圖2。使得廣大用戶(hù)僅使用一些簡(jiǎn)單的語(yǔ)言或指令，便可以獲取到所需要的檔案信息，免除不必要的人工干預(yù)，提高信息查詢(xún)的準(zhǔn)確性與有效性。三是要?jiǎng)?chuàng)新多元化服務(wù)方式，除去基本的檔案展覽與檢索服務(wù)之外，數(shù)字檔案館還可以充分運(yùn)用VC/VR技術(shù)搭設(shè)虛擬展廳、組織在線講座、開(kāi)展數(shù)字文化活動(dòng)等，致力于檔案利用方式的多元化。并整合運(yùn)用人工智能、大數(shù)據(jù)分析等新型技術(shù)手段，不斷優(yōu)化數(shù)字檔案智能化管理系統(tǒng)，促進(jìn)檔案檢索、查詢(xún)與分析的自動(dòng)化與便捷性。四是要提供個(gè)性化服務(wù)，立足于用戶(hù)的基本需求與行為數(shù)據(jù)分析，為他們提供針對(duì)性的檔案資源推薦與定制化服務(wù)項(xiàng)目。以大數(shù)據(jù)分析技術(shù)為依托，全面了解不同用戶(hù)的檔案信息需求，為他們提供更具針對(duì)性的檔案服務(wù)與更為個(gè)性化的利用方式。五是要健全協(xié)作共享機(jī)制，多多參與檔案資源的共享與協(xié)作項(xiàng)目，保持同其他院校檔案館的密切協(xié)作，實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案資源的共享、共用與共建，不斷優(yōu)化檔案館服務(wù)內(nèi)容。同時(shí)，還要強(qiáng)化跨界合作，同各信息技術(shù)公司、文化創(chuàng)意企業(yè)等單位保持溝通，齊力探討數(shù)字檔案館服務(wù)與利用方式的創(chuàng)新，引入更多的外部資源，致力于數(shù)字檔案的高效利用與服務(wù)場(chǎng)景的多元擴(kuò)充。

（四）緊抓數(shù)字化管理人才建設(shè)

一方面，要建立、健全崗位體系，摒棄以往“檔案管理等同于庫(kù)房管理”的固化觀念，基于數(shù)字檔案館的建設(shè)需求、工作細(xì)節(jié)等就崗位體系加以?xún)?yōu)化設(shè)置，明確各崗位的具體職責(zé)與要求。依托于招聘、引進(jìn)等途徑，充分挖掘兼具基本檔案管理素養(yǎng)與數(shù)字化技能的專(zhuān)業(yè)人才，通過(guò)開(kāi)展公開(kāi)招聘、配備中長(zhǎng)期人才規(guī)劃等方式，引入更多優(yōu)質(zhì)人才資源。還要進(jìn)一步拓展人才來(lái)源渠道，院校方面應(yīng)當(dāng)深化同相關(guān)科研機(jī)構(gòu)的協(xié)作，拓展數(shù)字化管理人才的來(lái)源渠道，也可以同企事業(yè)單位合作，吸引更多經(jīng)驗(yàn)豐富的數(shù)字化管理人才。同時(shí)，優(yōu)化福利待遇，為專(zhuān)業(yè)人才提供良好的工作環(huán)境，比如說(shuō)公正的薪酬機(jī)制、優(yōu)渥的福利待遇、廣闊的發(fā)展空間等，激勵(lì)他們以積極踴躍的態(tài)度投身于數(shù)字檔案館的建設(shè)工作中。另一方面，要緊抓內(nèi)部管理，設(shè)置完善可行的內(nèi)部人才培養(yǎng)規(guī)劃，盡可能地創(chuàng)設(shè)更多同數(shù)字檔案管理相關(guān)的教育與培訓(xùn)機(jī)會(huì)。以多措施著手強(qiáng)化現(xiàn)有檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)與管理技能，比如說(shuō)可以開(kāi)展定期性的內(nèi)部培訓(xùn)活動(dòng)、邀請(qǐng)專(zhuān)家來(lái)院校演講或授課、組織管理人員外出參觀學(xué)習(xí)等，皆是不錯(cuò)的可行手段。加大對(duì)團(tuán)隊(duì)建設(shè)的重視力度，形成融洽的團(tuán)隊(duì)氛圍與良好的協(xié)作關(guān)系，增強(qiáng)管理團(tuán)隊(duì)的凝聚力與工作效率，可以定期召開(kāi)專(zhuān)門(mén)的團(tuán)隊(duì)會(huì)議或者組織一些交流活動(dòng)，推動(dòng)員工之間的信息共享、經(jīng)驗(yàn)交流與團(tuán)隊(duì)協(xié)作?？傊?，唯有配備一支職責(zé)意識(shí)強(qiáng)烈、專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)扎實(shí)、技術(shù)技能先進(jìn)的檔案數(shù)字化管理人才隊(duì)伍，方能確保相應(yīng)建設(shè)事宜的循序落實(shí)，并為數(shù)字檔案館的發(fā)展與運(yùn)營(yíng)供以強(qiáng)力支撐。

結(jié)語(yǔ)

綜上所述，近年來(lái)，伴隨各種前沿技術(shù)手段的不斷創(chuàng)新，高職院校數(shù)字檔案館建設(shè)工作也迎來(lái)了新的發(fā)展機(jī)遇期，同樣也面臨更多的發(fā)展挑戰(zhàn)。就現(xiàn)狀而言，服務(wù)與利用方式的固化、頂層設(shè)計(jì)與規(guī)劃的不足、滯后于校園數(shù)字化建設(shè)、數(shù)字化管理人才的缺乏是當(dāng)前高職院校數(shù)字檔案館建設(shè)存在的主要不足。大數(shù)據(jù)時(shí)代高職院校數(shù)字檔案館的建設(shè)工作應(yīng)立足于對(duì)現(xiàn)存不足的深度剖析，從多方面著手、以多措施推進(jìn)、多視角切入，綜合考量技術(shù)設(shè)備、人才配備、機(jī)制標(biāo)準(zhǔn)等多元要素，將這些不足逐個(gè)擊破。在實(shí)際執(zhí)行中，應(yīng)采取做好頂層設(shè)計(jì)與統(tǒng)籌規(guī)劃、強(qiáng)化標(biāo)準(zhǔn)化管理與元數(shù)據(jù)建設(shè)、創(chuàng)新服務(wù)與利用方式、緊抓數(shù)字化管理人才建設(shè)等措施，致力于數(shù)字檔案館建設(shè)質(zhì)量與效率的協(xié)同提升。

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（作者單位：湖北工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院）

（責(zé)任編輯：豆瑞超）