醫(yī)院OA系統(tǒng)的設(shè)計與應(yīng)用

陳建華?周文娟?陳家旺?王珊

摘要：本文以某院上線的OA系統(tǒng)為例，概述了該系統(tǒng)的建設(shè)背景及建設(shè)必要性，介紹了OA系統(tǒng)的架構(gòu)設(shè)計、部署方式及主要功能模塊，探討了結(jié)合醫(yī)院實際業(yè)務(wù)開展的應(yīng)用實例，并通過該系統(tǒng)與醫(yī)院信息集成平臺的對接，實現(xiàn)信息全面共享，有效提升了醫(yī)院管理水平，同時助力智慧醫(yī)院的建設(shè)。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院信息化；OA系統(tǒng)；流程管理；公文流轉(zhuǎn)

一、引言

《“十四五”全民健康信息化規(guī)劃》強調(diào)了統(tǒng)籌推動全民健康信息化建設(shè)，進一步推進新一代信息技術(shù)與衛(wèi)生健康行業(yè)深度融合，將數(shù)字技術(shù)與系統(tǒng)思維貫穿到健康中國、數(shù)字中國建設(shè)的全過程，充分發(fā)揮信息化在衛(wèi)生健康工作中的支撐引領(lǐng)作用[1]。在醫(yī)院業(yè)務(wù)系統(tǒng)全面信息化的同時，辦公自動化（OA）系統(tǒng)是必不可少的，以支持醫(yī)院日益增長的行政業(yè)務(wù)需求，使各部門之間的協(xié)同辦公更加規(guī)范高效。辦公自動化也是醫(yī)療信息化發(fā)展的一個重要方向[2]。辦公自動化（OA）系統(tǒng)是在計算機和通信技術(shù)的基礎(chǔ)上，專門為醫(yī)院行政、醫(yī)療、護理、教學(xué)、科研、后勤等工作提供充分和準(zhǔn)確的信息而開發(fā)的管理系統(tǒng)[3]。OA系統(tǒng)的自動化與信息化為醫(yī)院實現(xiàn)現(xiàn)代化管理提供支持和幫助，在轉(zhuǎn)變管理模式的過程中，提高了醫(yī)院整體工作效率，有效避免了醫(yī)院內(nèi)部人力資源的消耗[4]。

二、醫(yī)院OA系統(tǒng)建設(shè)的必要性分析

醫(yī)院OA系統(tǒng)的建設(shè)正日益成為醫(yī)院信息化測評的重要項目之一。在國家衛(wèi)生健康委員會醫(yī)管局主導(dǎo)的醫(yī)院智慧管理分級評估項目中，協(xié)同辦公管理作為一個測評項，要求醫(yī)院建設(shè)信息系統(tǒng)，以實現(xiàn)院內(nèi)公文流轉(zhuǎn)、行政審批、會議安排、通知公告信息發(fā)布及協(xié)同辦公事務(wù)信息查閱提醒等功能。同時，在國家醫(yī)療健康信息醫(yī)院信息互聯(lián)互通標(biāo)準(zhǔn)化成熟度測評中，OA系統(tǒng)也是運營管理系統(tǒng)的指標(biāo)之一。因此，在智慧醫(yī)院建設(shè)的整體信息化水平評價中，OA系統(tǒng)已成為不可或缺的一項。

醫(yī)院目前在用的OA系統(tǒng)只能在內(nèi)網(wǎng)環(huán)境下運行，功能有限，僅限于發(fā)布院內(nèi)新聞、通知公告、職工郵件收發(fā)和質(zhì)控消息推送。系統(tǒng)缺乏用戶權(quán)限分級控制功能，只能被醫(yī)院管理層人員使用，無法覆蓋到全院所有職工，且功能單一，無法滿足醫(yī)院日益增長的行政運營管理業(yè)務(wù)量的需要。內(nèi)網(wǎng)電腦不允許接入移動存儲介質(zhì)，導(dǎo)致OA系統(tǒng)上發(fā)布文件的流轉(zhuǎn)受到限制。因此急需建設(shè)一套立體全面、高效通暢的多元化辦公系統(tǒng)來滿足醫(yī)院日常行政管理和職工業(yè)務(wù)信息共享的需求。

醫(yī)院公文和行政事務(wù)的審批目前仍然采用紙質(zhì)審批方式，缺乏統(tǒng)一規(guī)范的處理流程，導(dǎo)致了大量的人力資源消耗。同時，由于決策領(lǐng)導(dǎo)外出參會等原因，多項申請事宜經(jīng)常推遲處理，嚴(yán)重影響了醫(yī)院的運行效率。因此，有必要上線一套以流程管理為基礎(chǔ)、職能條線明晰的管理執(zhí)行系統(tǒng)，使流程的參與者都能及時了解實際工作進度，從而更加便捷高效地推進醫(yī)院各項工作。

三、OA系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計與部署

（一）應(yīng)用架構(gòu)

OA系統(tǒng)的應(yīng)用架構(gòu)包括前端應(yīng)用和后端應(yīng)用。前端應(yīng)用提供系統(tǒng)用戶統(tǒng)一門戶登錄、身份認證、流程處理、公文流轉(zhuǎn)、會議申請、文檔處理、通訊錄查詢等協(xié)同應(yīng)用的界面操作。后端應(yīng)用為系統(tǒng)管理員提供系統(tǒng)維護、配置管理、門戶配置中心、流程管理、文檔管理、移動應(yīng)用管理、表單建模等核心組件，以及接口配置管理、權(quán)限設(shè)置中心、日志中心等基本應(yīng)用設(shè)置。

（二）技術(shù)架構(gòu)

OA系統(tǒng)在醫(yī)院外網(wǎng)上采用B/S架構(gòu)、J2EE三層結(jié)構(gòu)設(shè)計，包括表示層、業(yè)務(wù)邏輯層和數(shù)據(jù)訪問層。

表示層：由PC客戶端和移動客戶端組成，為系統(tǒng)用戶的使用終端，主要用來接收用戶的數(shù)據(jù)和指令輸入，并將其提交至業(yè)務(wù)邏輯層處理，同時負責(zé)將處理結(jié)果反饋給用戶。表示層服務(wù)由Web服務(wù)器提供，終端使用Web瀏覽器。

業(yè)務(wù)邏輯層：實現(xiàn)OA系統(tǒng)的核心業(yè)務(wù)處理，負責(zé)接收表示層的請求指令和表單數(shù)據(jù)，進行業(yè)務(wù)邏輯分析、數(shù)據(jù)驗證、權(quán)限檢查后，將操作發(fā)送至數(shù)據(jù)訪問層處理，并將結(jié)果返回至表示層。該層主要使用JNDI、EJB、Servlets等技術(shù)，并利用JNDI和BEAN接口進行模塊之間的訪問。

數(shù)據(jù)訪問層：主要完成對數(shù)據(jù)庫的查詢、增加、刪除、更新等實際操作，并使用數(shù)據(jù)庫緩存技術(shù)以提高數(shù)據(jù)訪問效率。OA系統(tǒng)采用Oracle 作為核心數(shù)據(jù)庫。

（三）系統(tǒng)部署

OA系統(tǒng)采用本地化部署，使用了一臺數(shù)據(jù)庫服務(wù)器和兩臺應(yīng)用服務(wù)器。其中，應(yīng)用服務(wù)器分別提供PC端和移動端應(yīng)用服務(wù)，并通過網(wǎng)閘與醫(yī)院內(nèi)網(wǎng)進行互通訪問，以實現(xiàn)與HIS（醫(yī)院管理信息系統(tǒng)）、數(shù)據(jù)集成平臺等內(nèi)網(wǎng)系統(tǒng)的對接建設(shè)。

四、醫(yī)院OA系統(tǒng)主要功能模塊

（一） 統(tǒng)一門戶集成管理

OA系統(tǒng)采用門戶集成功能，通過規(guī)范統(tǒng)一的接口集成了醫(yī)院門戶網(wǎng)站、互聯(lián)網(wǎng)醫(yī)院醫(yī)生端、職工餐廳、醫(yī)院商城等員工常用互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用系統(tǒng)，為醫(yī)院員工提供了一體化登錄門戶和統(tǒng)一信息服務(wù)功能入口。在OA辦公門戶中的各功能模塊通過角色權(quán)限進行管理，不同的模塊可以靈活定義使用權(quán)限，并對功能菜單或文檔進行細節(jié)性的權(quán)限控制。員工可以根據(jù)實際工作需要定義角色，賦予新建、修改、查詢等權(quán)限。員工通過用戶名/密碼方式登錄OA辦公系統(tǒng)后，系統(tǒng)會自動識別當(dāng)前用戶的權(quán)限等級，并根據(jù)相應(yīng)系統(tǒng)權(quán)限顯示門戶內(nèi)容。此外，個人門戶平臺會將員工的日常工作內(nèi)容推送給他們，包括每日工作計劃、日程安排、待處理流程、郵件、最新通知公告、會議安排信息等。員工所參與流程的進度提醒、公文流轉(zhuǎn)提醒、溝通信息等也會以消息框的形式彈出。另外，OA辦公門戶還為員工提供了靈活、個性化的綜合信息服務(wù)，員工可以根據(jù)自己的需求進行個性化門戶定義，只顯示自己需要的信息和業(yè)務(wù)處理窗口。

（二）流程管理

對現(xiàn)有審批流程進行規(guī)范優(yōu)化，包括收集、歸類和細化流程細節(jié)，并確定主流程圖、前端顯示表單樣式、各分支路徑判斷條件和各節(jié)點審批操作人等方面。隨后，在流程管理模塊中進行流程設(shè)置，包括創(chuàng)建流程、建立數(shù)據(jù)表、定義字段、繪制流程表單、添加節(jié)點操作者等步驟。完成設(shè)置后，進行流程測試并交付給各部門使用。

考慮到醫(yī)院業(yè)務(wù)種類繁多、審批工作量大，將審批流程數(shù)字化并集成到OA系統(tǒng)中有助于明確各部門的業(yè)務(wù)范圍與工作職責(zé)，規(guī)范醫(yī)院的工作流程，并推動無紙化辦公進程，從而降低醫(yī)院的運營成本。

（三）公文流轉(zhuǎn)

公文流轉(zhuǎn)是辦公自動化的重要組成部分，包括職能部門收發(fā)文、文件起草、審批、傳遞等環(huán)節(jié)。使用OA系統(tǒng)，可以根據(jù)不同的公文格式進行表頭、正文、附件和審批表單的設(shè)計，并根據(jù)擬稿、核稿、初審、會簽、簽發(fā)等操作順序定義流程。在數(shù)字化管理中，OA系統(tǒng)的表單設(shè)計功能可以根據(jù)不同類型的公文格式進行靈活設(shè)計，擬稿人可以調(diào)用本地辦公軟件撰寫公文，附件也可以是常用辦公軟件格式或OA系統(tǒng)里已有的公文。擬稿人將新公文撰寫完成后點擊提交，將新公文發(fā)送至后續(xù)節(jié)點處理人。審批人可采用手寫簽批或電子印章簽名方式進行文件審批，也可以授權(quán)指定的流程代理人處理其負責(zé)的公文，可根據(jù)具體公文類型進行授權(quán)，同時設(shè)定代理的起止時間，超過授權(quán)時間系統(tǒng)將自動取消代理功能。

公文流轉(zhuǎn)結(jié)束后將自動歸檔至OA檔案系統(tǒng)，系統(tǒng)會記錄并保留正文和附件的修改痕跡、公文審批表單里的簽名批示意見及審批時間等詳細信息，以供后期查閱。同時，系統(tǒng)提供多維度統(tǒng)計查詢功能，可以按照標(biāo)題、部門、擬稿人、發(fā)起時間等多種條件對公文總數(shù)、已辦公文、在辦公文、未辦公文、辦結(jié)率等數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計查詢。

（四）信息發(fā)布與知識共享

醫(yī)院OA辦公門戶的信息發(fā)布模塊設(shè)置了國家政策、院內(nèi)新聞、醫(yī)院宣傳資料、院周會紀(jì)要、最新通知公告等多個版塊，可以有效傳播醫(yī)院文化并發(fā)布院內(nèi)信息。此外，根據(jù)各部門的業(yè)務(wù)性質(zhì)和工作需要，還可以定制部門信息發(fā)布平臺，有助于打破組織架構(gòu)內(nèi)部信息壁壘，增強各部門之間的信息互通和了解。

共享知識中心集中共享臨床資料、案例經(jīng)驗、工作指南、規(guī)章制度、培訓(xùn)手冊等內(nèi)容，同時提供便捷檢索窗口和在線下載功能，可進行收藏和訂閱，為員工提供有效的自我提升途徑。這樣的模塊和中心將促進員工學(xué)習(xí)和知識分享，提高醫(yī)院整體水平和服務(wù)質(zhì)量，為醫(yī)院的發(fā)展和員工自我提升提供了有力支持。

（五）移動端OA功能

移動端OA通過移動設(shè)備端廣泛應(yīng)用的方式，突破了傳統(tǒng)電腦辦公的空間限制。它不僅提高了醫(yī)院運行效率和員工個體工作效率，還增加了日常辦公的便捷性和靈活性[5]，使異地辦公成為可能。醫(yī)院移動端OA實現(xiàn)了傳統(tǒng)PC辦公系統(tǒng)功能的移動終端遷移，支持各種移動設(shè)備常用操作系統(tǒng)。它能夠?qū)崿F(xiàn)文稿和流程的手寫及語音簽批處理、通知公告查閱、日程安排、會議管理、郵件處理、外出申請、費用報銷、工資查詢、消息推送等功能，并提供了類似微信的交流平臺，使得員工間的工作交流和業(yè)務(wù)協(xié)作更加便捷，提升了組織溝通效率。

五、醫(yī)院OA系統(tǒng)應(yīng)用實例

（一）員工信息系統(tǒng)權(quán)限審批

在新型冠狀病毒疫情下，醫(yī)院面臨著設(shè)置大量發(fā)熱門診、過渡病區(qū)及隔離病區(qū)等緊急舉措，由于新增科室多、員工基數(shù)大以及授權(quán)變更頻繁等挑戰(zhàn)[6]，醫(yī)院為了解決這些問題，對現(xiàn)有信息系統(tǒng)權(quán)限審批流程進行了梳理整合，并依托OA系統(tǒng)創(chuàng)建了電子化審批流程。具體操作流程是，申請員工需要準(zhǔn)確填寫申請表單后提交，然后由相應(yīng)負責(zé)人逐級審批，審批完成后流程到達信息系統(tǒng)維護工程師節(jié)點，工程師在接收到流程提醒后及時進行權(quán)限維護。員工信息系統(tǒng)權(quán)限審批流程圖如圖1所示。每個節(jié)點操作者均可使用移動端OA完成操作，從而實現(xiàn)授權(quán)及時響應(yīng)，有效節(jié)省時間，并提高審批效率。

（二）醫(yī)院物資申領(lǐng)

醫(yī)院物資種類繁多，各科室使用量大，物資申領(lǐng)頻繁，且不同品類物資由不同歸口部門管理，各歸口部門工作方式各異，導(dǎo)致物資申領(lǐng)人持各類申請表和單據(jù)穿梭于各部門之間等候?qū)徟?。因此，在這種情況下，為了提高效率并減輕員工的工作量，醫(yī)院依托OA系統(tǒng)構(gòu)建了一套完整規(guī)范的電子申領(lǐng)流程。這一流程從申請、審批、選型確定，到領(lǐng)導(dǎo)審核、部門負責(zé)人審核、庫管發(fā)放確認及經(jīng)辦人領(lǐng)用確認，都實現(xiàn)了電子化處理，并提供相應(yīng)匯總報表便于月結(jié)對賬。這一舉措有效減輕了員工的工作量，同時保證了業(yè)務(wù)流程的閉環(huán)。

（三）醫(yī)院運營數(shù)據(jù)展示

醫(yī)院管理決策者在非內(nèi)網(wǎng)環(huán)境下無法及時獲取基于HIS等內(nèi)部系統(tǒng)提取的醫(yī)院運營數(shù)據(jù)報表，從而影響了運營管理決策的快速、準(zhǔn)確和實時性[7]。為解決這一問題，醫(yī)院通過OA系統(tǒng)與醫(yī)院信息集成平臺的對接，實現(xiàn)了對醫(yī)療收入狀況、每日門診就診量及變化趨勢、入出院人數(shù)及病種分布、各類病種平均住院日等運營數(shù)據(jù)的實時獲取，并為管理層提供了運營數(shù)據(jù)駕駛艙。此外，還對現(xiàn)有人力資源數(shù)據(jù)進行了有效分析，結(jié)合圖表展示了全院職工的組織架構(gòu)分布、職稱結(jié)構(gòu)、年齡構(gòu)成、學(xué)歷分布、離職情況等，為醫(yī)院決策提供了支持?jǐn)?shù)據(jù)。

六、結(jié)束語

醫(yī)院OA系統(tǒng)的上線使用為員工提供了一體化集成的辦公門戶，提高了醫(yī)院各部門之間協(xié)同工作的效率，規(guī)范了各項業(yè)務(wù)流程。由于系統(tǒng)自動記錄每個工作節(jié)點的操作信息，使各崗位人員權(quán)責(zé)明晰，有效避免了推諉塞責(zé)現(xiàn)象的產(chǎn)生。同時，移動端OA的推廣使用打破了傳統(tǒng)辦公模式下時間和地點的限制，減少了非必要的人員流動，提升了員工的工作效率[8]。同時，OA系統(tǒng)還自動抽取展示各功能模塊及醫(yī)院其他信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)，形成一個采編排發(fā)一體化的信息展示平臺，助力管理層實時追蹤醫(yī)院運營數(shù)據(jù)，實現(xiàn)高效決策。隨著醫(yī)院的快速發(fā)展，OA辦公系統(tǒng)將不斷改進和優(yōu)化，深度融合醫(yī)院實際業(yè)務(wù)，為醫(yī)院信息化建設(shè)及各項工作的推進提供有力的技術(shù)保障。

參考文獻

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