企業(yè)養(yǎng)老保險檔案管理工作的創(chuàng)新改進思路探究

劉暢 趙亞麗

摘?要：目的：探討分析企業(yè)養(yǎng)老保險檔案管理工作的創(chuàng)新改進思路。方法：提出了企業(yè)養(yǎng)老保險檔案管理工作的必要性分析，對企業(yè)養(yǎng)老保險檔案管理工作中存在的不足之處進行簡單介紹，提出了企業(yè)養(yǎng)老保險檔案管理工作的創(chuàng)新改進思路，對企業(yè)養(yǎng)老保險檔案管理工作的改進注意事項進行了相應的總結。結果：在企業(yè)養(yǎng)老保險檔案管理工作的創(chuàng)新改進思路中，主要涉及建立規(guī)范的檔案管理制度、強化信息技術水平、提升相關管理人員的綜合素質水平、完善檔案的分類與整理。結論：對于企業(yè)來說，養(yǎng)老保險檔案管理工作的開展有著較強的現(xiàn)實意義，企業(yè)必須要高度重視，借助此項工作，可以使企業(yè)競爭實力得到穩(wěn)步提升，早日實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展目標。

關鍵詞：養(yǎng)老保險；檔案管理工作；檔案管理制度

中圖分類號：G271文獻標識碼：A文章編號：1005-6432（2024）12-0087-04

DOI：10.13939/j.cnki.zgsc.2024.12.022

現(xiàn)如今，我國綜合國力的提升迅速，經濟發(fā)展水平的上升空間較大，結合黨的相關會議可知，對民生的建設工作要求較高，所以應提高對城鄉(xiāng)社會保障體系的統(tǒng)籌建設的重視程度，并不斷拓展城鄉(xiāng)的覆蓋范圍，促進我國社會養(yǎng)老保險行業(yè)的健康發(fā)展。其中，企業(yè)的參保人員有著較高的比重，基于大環(huán)境視角，對于傳統(tǒng)的養(yǎng)老保險檔案管理方式來說，與當前企業(yè)的發(fā)展要求存在明顯的差距，同時也會影響我國保險事業(yè)的發(fā)展?；诖?，必須要不斷更新和改進企業(yè)職工養(yǎng)老保險檔案管理模式。

1?企業(yè)養(yǎng)老保險檔案管理工作的必要性分析

對于養(yǎng)老保險管理工作，養(yǎng)老保險檔案的現(xiàn)實意義不容小視，在辦理各項養(yǎng)老保險業(yè)務的時候，相應的憑證和依據尤為關鍵，也要與國家的相關政策標準相契合。養(yǎng)老保險檔案與養(yǎng)老保險管理之間存在著必然的內在聯(lián)系，要求詳細記載參保人與參保過程，旨在給予企業(yè)與參保人的合法權益切實的維護和保障。為了提升統(tǒng)籌層次水平，必須要抓住養(yǎng)老保險檔案這一渠道，通過了解發(fā)現(xiàn)，各個地區(qū)之間養(yǎng)老保險信息與互聯(lián)互通目標仍然有著明顯的差距，各項資源的共享性水平較低，為了不斷完善養(yǎng)老保險檔案，必須要注重信息共享水平的提升，以便更好地實現(xiàn)統(tǒng)籌規(guī)劃目標[1]。同時，在社會保險中，養(yǎng)老保險占據著重要的地位，為了凸顯出社會保險檔案的完整性，必須要借助養(yǎng)老保險檔案的積極參與，因為各險種歸屬經辦的部門的統(tǒng)一性不足，使社會保險檔案管理的難度由此大大增加，但養(yǎng)老保險的相關數據比較完整，所以通過養(yǎng)老保險檔案管理的實施，可以幫助到其他檔案管理。總之，養(yǎng)老保險檔案管理工作內容的復雜程度較高，通過檔案管理方案的不斷優(yōu)化，旨在提升檔案管理質量。

2?企業(yè)養(yǎng)老保險檔案管理工作中存在的不足之處

2.1?缺少規(guī)范的檔案管理制度

目前，各個地區(qū)對養(yǎng)老保險檔案管理的關注度日益提升，但是結合當前的管理機制進行分析，發(fā)現(xiàn)其完善性較低。眾所周知，各個地區(qū)的發(fā)展現(xiàn)狀有著明顯的區(qū)別，檔案管理工作實施情況的不同之處較多，比如對于發(fā)達地區(qū)，養(yǎng)老保險檔案管理工作的完善程度更高，而且具備完善的檔案管理制度；反之，如果地區(qū)的經濟水平落后，檔案管理制度是不完善的，而且檔案管理工作人員的專業(yè)性難以保證，在企業(yè)的管理工作當中，其局限性因素較多，同時也不利于養(yǎng)老保險檔案資料的收集。與此同時，在檔案的借閱與保密管理方面，其管理制度的規(guī)范性欠缺，難以高度規(guī)范養(yǎng)老保險檔案管理工作。比如在檔案的移交與接收等方面，對于多個機構的同時監(jiān)督、指導有著明確的要求，但是在實際移交中，檔案管理的規(guī)范性嚴重缺失，甚至無法保證部分退休職工養(yǎng)老保險檔案資料的完整性。

2.2?硬件管理設施不足

通過分析檔案存放室的各項基礎設施，必須要與相應的建設標準契合。但是實際上，一些企業(yè)的檔案管理工作實施效果并不理想，企業(yè)養(yǎng)老保險檔案的保存與完整性、規(guī)范性有著一定的差距，而在企業(yè)內部，檔案管理室也沒有得到合理的設置，進而很難有效完善檔案管理工作。同時，為了使檔案管理工作的完整性得到保證，應防止材料出現(xiàn)受潮、浸濕等情況。然而部分企業(yè)內部設備的防護配置缺失，檔案材料霉變等問題經常發(fā)生[2]，這不僅會影響檔案材料的外觀，也會威脅其整體質量。此外，基于數字化建設的角度，檔案管理工作應與信息化建設緊密結合，但是在目前，部分企業(yè)仍然缺少完善的信息設備，必要的硬件設備較為匱乏，無法為檔案管理工作信息化的實施助力。

2.3?專業(yè)的管理隊伍缺乏

對于普通社保經辦機構，檔案管理人員的專業(yè)程度不夠，諸多檔案管理工作者也沒有深入分析檔案管理知識，即使參加了養(yǎng)老保險管理培訓，其系統(tǒng)性也較為缺失。而且部分工作人員屬于在其他部門內調派，檔案管理理論知識的掌握程度不足，同時其實踐經驗嚴重缺失。一般來說，諸多企業(yè)檔案管理的工作量是不計其數的，一人兼多職的情況經常發(fā)生，進而使養(yǎng)老保險檔案管理的難度大大增加。此外，部分單位缺少清晰、明確的職責劃分界限[3]，面對相關問題的發(fā)生，相互推卸責任的現(xiàn)象仍然屢禁不止，進而無法有效規(guī)范和管理養(yǎng)老保險檔案工作。

2.4?檔案收集整理與規(guī)范性要求不相符

現(xiàn)階段，對檔案管理制度進行分析，與統(tǒng)一性和規(guī)范性的要求并不相符，?過于關注《社會保險業(yè)務檔案管理指南》，?沒有與企業(yè)社保檔案的實際情況相結合，難以保證頂層制度設計的合理性，也很難高度明確全國各地的歸檔范圍，無法促進資料收集工作的順利進行，進而對于企業(yè)社保檔案管理的規(guī)范化水平產生了深刻的影響。比如部分參保人員沒有對姓名、身份證號等進行規(guī)范填寫[4]。同年度、同屬類個人材料的表單在后，與其他證明的順序互相顛倒。

3?企業(yè)養(yǎng)老保險檔案管理工作的創(chuàng)新改進思路

3.1?建立規(guī)范的檔案管理制度

對于企業(yè)和社保經辦機構來說，應將養(yǎng)老保險檔案管理制度的構建作為重要的一項工作開展，將具體工作的職責與分工高度明確，使檔案管理、交接等環(huán)節(jié)的規(guī)范性得到保證，防止出現(xiàn)隨意化的現(xiàn)象。在面對養(yǎng)老保險檔案紙質材料的時候，應加強分類排列方式的應用，并在專門的儲存地點進行放置，對于重要的材料，復印和備份非常有必要[5]。同時，針對檔案電子管理方式，不僅要注重數據化處理，而且網絡的安全性建設也是至關重要的，同時給予異地備份，旨在提升數據信息的完整性與安全性，并詳細闡明數據格式，以便后續(xù)的升級和維護?？偠灾柚晟频臋n案管理制度，可以有效規(guī)范各項管理流程，推動養(yǎng)老保險檔案管理工作的順利進行，同時全力保證檔案信息的完整。

3.2?強化信息技術水平

在企業(yè)養(yǎng)老保險檔案管理方面，加強信息化管理為重中之重，也就是說，應通過數字化信息的形式，妥善儲存檔案資料以及相關信息，旨在將良好的信息化服務提供給檔案管理部門，并發(fā)揮出對參保職工便捷化的本質需求。其中，對于相關部門來說，應加強數據庫的積極構建，在計算機內，輸入并保存好所有重要的數據信息，以此為檔案庫的建設助力[6]。借助該操作方式，有助于工作人員工作效率的提升，并促進各類數據信息分析、處理的順利進行，為相關領導人員的決策提供可行的依據，且保證良好的服務效果。

同時，基于專業(yè)技術人員的角度，應認識到檔案檢索操作系統(tǒng)建設的重要性，整合好公開的文件資料，加強電子文檔的制作，相關管理部門應負責各類文件資料，外界（其他部門以及個人）不具備進行數據更改的權限，僅僅可以借閱各類數據信息。此外，在便捷化方面，應對相應的網站進行不斷完善，個人僅需在網站中正確輸入編號即可，為了解當前的繳納情況創(chuàng)造有利條件。

3.3?提升相關管理人員的綜合素質水平

為了提升企業(yè)養(yǎng)老保險檔案管理水平，必須要不斷強化相關檔案管理人員的綜合水平，其中，在企業(yè)內部，應加強定期培訓形式的應用，為提升人員的專業(yè)素養(yǎng)提供專業(yè)性的渠道。具體來說，企業(yè)應將相關部門組織的教育活動提供給檔案管理人員，以此來不斷完善其專業(yè)知識與技能[7]；同時，在定期培訓活動中，務必要緊密結合企業(yè)檔案管理工作的實際情況，體現(xiàn)出培訓規(guī)劃的針對性。當然也要聘請養(yǎng)老保險檔案管理專業(yè)人員，詳細講解相關專業(yè)知識與內容，并滲透先進的管理理念，旨在將人員的綜合素質水平推向全新的高度和領域。

3.4?完善檔案的分類和整理

在企業(yè)養(yǎng)老保險檔案管理工作開展的時候，管理人員的工作能力和專業(yè)素質必須要予以全面保障，不給各種違規(guī)現(xiàn)象任何的“機會”，這也是養(yǎng)老保險檔案管理健康發(fā)展的必然要求之一。在實際管理中，檔案人員應做好相應的分類工作，密切結合不同的檔案資料，妥善保存好養(yǎng)老保險檔案，做到有跡可循，為后續(xù)檔案的查詢提供極大的便捷[8]。與此同時，企業(yè)要從實際規(guī)定出發(fā)，將檔案的分類與整理的針對性發(fā)揮出來，準確歸類好養(yǎng)老保險檔案，滿足檔案整理的高效性需求，滿足時間的節(jié)約化需求，同時為養(yǎng)老金發(fā)放、業(yè)務辦理等工作的開展助力?？傊?，企業(yè)必須要高度重視養(yǎng)老保險檔案的分類與整理，根據文件類型與檔案內容作為基礎點，確保歸檔的合理性，進而使養(yǎng)老保險檔案更加完整和具有實效性。

3.5?完善基礎設施建設

步入信息化時代，信息技術水平的發(fā)展速度極為迅速化，為此，為了顯著增強企業(yè)內部養(yǎng)老保險檔案管理水平，應不斷完善其基礎設施建設。其一，應定期更新檔案管理設備，并投入充足的資金，以此來為硬件設施提供保證，也要不斷完善相關管理手段[9]，使檔案管理工作更具現(xiàn)代化水平。其二，應提高對標準化庫房建設的重視程度，將溫度計、防盜門以及滅火器等合理設置在庫房內，進而為相關檔案管理工作的開展助力。

與此同時，養(yǎng)老保險檔案管理程序的規(guī)范也是非常有必要的，對于傳統(tǒng)的手工管理方式，應賦予高度的創(chuàng)新，加強信息技術和新設備的應用，為檔案的創(chuàng)新管理提供有力的證據，使檔案實物載體和檔案信息載體之間的關系更加協(xié)調與一致，進而推動現(xiàn)代化檔案管理水平的提升，為后續(xù)的統(tǒng)計和管理等工作提供極大的便捷。此外，出自服務性的角度，應將企業(yè)的實際情況作為出發(fā)點，加強立體化服務體系的制定，將網絡檢索和上門服務等內容納入其中，滿足立體化需求，進而使養(yǎng)老保險檔案管理的作用得到完美詮釋。

4?企業(yè)養(yǎng)老保險檔案管理工作的具體應用實例

以某一地區(qū)為例，在以往國有企業(yè)破產改制的影響下，該企業(yè)的管理水平每況愈下，有關社會保險申報繳費情況、在職職工等個人檔案資料的完整性嚴重缺失，同時，現(xiàn)有職工將近40人，專職檔案員僅僅為3例，不僅要負責全縣諸多家用人單位的社會保險申報繳費檔案，也要負責將近兩萬人的企業(yè)離退休人員檔案管理工作。在這些因素的影響下，嚴重限制了社會保險檔案管理工作的推進步伐?；诖耍瑧跈n案管理中積極地投入，科學化管理企業(yè)職工的養(yǎng)老保險檔案管理工作，使此項工作變得更加規(guī)范和有序。

首先，基于規(guī)范化和信息化視角，該地區(qū)購置了電腦、掃描儀等設備，也積極安裝檔案管理軟件，雖然此項工作的工作量比較大，維護和完善也是持續(xù)性的一項工作，但是相比于以往，檔案信息化管理水平顯著提升，檢索檔案的速度也明顯改善。當前，檔案管理工作網絡已經初步形成，基于不同維度進行相關管理機制的構建，如領導參與、業(yè)務協(xié)作以及專人負責等，共同致力于檔案檢索工作的落實。其次，積極開發(fā)檔案價值，就目前而言，該地區(qū)在開發(fā)企業(yè)職工養(yǎng)老保險等方面投入了較多的時間和精力[10]，旨在將其服務職能充分發(fā)揮出來，不斷協(xié)調和統(tǒng)一檔案管理工作與社會保險工作之間的關系，確保良好的服務效果。對此，在領導決策前，積極進行檔案的查閱，落實最新的資訊服務，為最終的決策提供正確的指導，保證各項工作的穩(wěn)步落實。比如在歷年退休人員的養(yǎng)老金調整方面，積極組織檔案管理人員，讓其與退休管理科相互配合與協(xié)作，為測算和審檔工作的開展提供極大的便捷，發(fā)揮出強大的合力。其中，間隔兩個星期，便進行退休人員檔案的查閱，防止落下一人，進而贏取了企業(yè)退休人員的高度滿意。

5?改進企業(yè)養(yǎng)老保險檔案管理工作的注意事項

第一，制定關系轉移政策。當前，現(xiàn)代人才跨地區(qū)的流動性顯著，在處理社保關系方面，應確保政策實施的統(tǒng)一性和明確性，為社保關系接續(xù)和轉移問題的處理提供便利，防止勞動者的合法權益受到威脅。為了有效應對人才流動性大這一現(xiàn)實情況，相關部門應將轉移制度不斷統(tǒng)一化[11-12]，加強社保全國登錄賬戶的設置，滿足跨地區(qū)管理需求，進而給予關系的轉移有力的支持。

第二，推行彈性繳費制度。在職工養(yǎng)老保險制度方面，應對單一的繳費制度予以創(chuàng)新和改進，從多層次就業(yè)人員的需求出發(fā)，使養(yǎng)老保險體系的構建與多元化、多層次要求相符。加強彈性繳費制度的構建，具體來說：①如果繳費時間達到了15年，但是尚未退休，并且中斷繳費的問題有跡可循，這時，應通過政策引導盡可能地規(guī)避中斷繳費的現(xiàn)象[13]。②對于與企業(yè)解除勞務關系的這種情況，選擇發(fā)放事業(yè)保障金的基礎上，養(yǎng)老保險費用應做到一次性繳納，以便法定退休后養(yǎng)老保險金待遇的有效落實，為其老年生活予以扶持。③如果人員出現(xiàn)了“斷?！?，應對個人經濟收益情況進行綜合考慮，對養(yǎng)老保險金予以分檔繳納。

第三，健全組織領導機構。通過組織領導機構的設置，可以有效指導和扶持養(yǎng)老保險檔案管理工作。其中，在企業(yè)的年度目標責任制考核方面，應積極納入檔案管理工作，并且緊密聯(lián)系相關硬性指標，如社會保險擴面征繳、養(yǎng)老金社會化發(fā)放等，然后加強共同考核，旨在有效踐行其管理責任。同時，應加強檔案管理工作領導小組的設置，對于相關經驗交流會、管理培訓會等，務必要踐行到實處，將養(yǎng)老保險檔案管理工作中的問題挖掘出來，并制定出科學的解決辦法；此外，定期檢查檔案工作的實施情況，檢查的結果應與檔案管理人員的年終考核檔案結合在一起，保證最終考核與評選的公正性與客觀性。

第四，加速檔案管理數字化建設。為了保證檔案信息數字化建設飛速向前，應實現(xiàn)信息化技術的靈活運用，積極轉變檔案信息中的各類表現(xiàn)形式，實現(xiàn)向數字化信息形態(tài)的順利轉變[14]。同時，對于企業(yè)或社保經辦機構來說，有助于數據信息庫的構建，進而進一步完善服務形式。同時，也要緊密銜接傳統(tǒng)的辦案管理模式，形成有機整體與現(xiàn)實合力。

6?結論

總之，通過企業(yè)養(yǎng)老保險檔案管理，對于社會保險改革的深入和強化有著極大的促進作用，在我國養(yǎng)老保險創(chuàng)新改革的背景之下，傳統(tǒng)檔案管理的現(xiàn)實意義愈發(fā)減弱，這對于檔案管理工作的開展造成了極大的負面影響。而借助現(xiàn)代化養(yǎng)老保險檔案管理，可以防止參保人員的自身權益受到不利因素的威脅。為了促進企業(yè)養(yǎng)老保險檔案管理工作的順利進行，相關管理機制的構建至關重要，并將實際管理和監(jiān)督力度提升上來，不斷規(guī)范檔案管理工作，防止檔案丟失或不完整情況的出現(xiàn)。此外，先進的信息技術也要早日落實到位，為檔案管理效率的提升提供技術支撐。文章簡要地分析了企業(yè)養(yǎng)老保險檔案管理工作的創(chuàng)新改進，并提出一些淺見，望能夠為有關人員提供一定的參考和幫助。

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