基于血站管理信息系統(tǒng)的業(yè)務(wù)全流程監(jiān)督管理體系構(gòu)建

賀韋東 戎志全 肖晨 黃均磊 呼娜 梁雪峰 蔣麗玥 李彩娜 魏煒 劉燕

(山東省血液中心，山東 濟(jì)南 250000)

目前血站管理信息系統(tǒng)是對血站日常具體工作的信息采集操作，滿足血液從采集到供應(yīng)的全流程信息采集[1-2]，但不具備信息化監(jiān)督管理的功能，無法進(jìn)行直觀實時崗位監(jiān)督管理。 對業(yè)務(wù)全流程監(jiān)督管理需要轉(zhuǎn)變觀念，從管結(jié)果向管過程轉(zhuǎn)移，把監(jiān)控納入整個采供血過程之中[3]。 因此需要我們建立一套血站業(yè)務(wù)全流程監(jiān)督管理體系，滿足不同管理者的個性化監(jiān)督管理服務(wù)需求。

1 資料與方法

1.1 編制材料

以《中華人民共和國獻(xiàn)血法》《血站管理辦法》《血站質(zhì)量管理規(guī)范》《血站實驗室質(zhì)量管理規(guī)范》《全血及成分血質(zhì)量要求》《血站技術(shù)操作規(guī)程》《獻(xiàn)血者健康檢查要求》《輸血醫(yī)學(xué)術(shù)語》《血液運(yùn)輸要求》《全血及成分血質(zhì)量監(jiān)測指南》《獻(xiàn)血不良反應(yīng)分類指南》和《獻(xiàn)血相關(guān)血管迷走神經(jīng)反應(yīng)預(yù)防和處置指南》等19 個法律法規(guī)材料為依據(jù)，對于國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)已有規(guī)定的，必須遵循國家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，沒有規(guī)定的，依據(jù)血站行業(yè)業(yè)務(wù)流程需求確定。

以《電子政務(wù)業(yè)務(wù)流程設(shè)計方法通用規(guī)范》材料為依據(jù)確定業(yè)務(wù)建模的編制方法[4]，對血站業(yè)務(wù)流程進(jìn)行建模，規(guī)范業(yè)務(wù)流程管理，并將數(shù)據(jù)進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化。 依據(jù)以上法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)化編制方法，本中心編制了《一般血站采供血業(yè)務(wù)流程規(guī)范》[5]，為血站業(yè)務(wù)全流程監(jiān)督管理體系構(gòu)建提供了規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。

1.2 確定血站業(yè)務(wù)流程范圍

依據(jù)制定的《一般血站采供血業(yè)務(wù)流程規(guī)范》，明確了業(yè)務(wù)范圍，包括業(yè)務(wù)總程序、獻(xiàn)血服務(wù)程序、血液隔離與放行程序、血液成分制備程序、血液檢測程序和血液儲存發(fā)放程序六大部分。 同時確定血站業(yè)務(wù)流程組成，包括業(yè)務(wù)分工(崗位)、業(yè)務(wù)流程和業(yè)務(wù)信息，為業(yè)務(wù)全流程監(jiān)督管理奠定基礎(chǔ)。

1.3 監(jiān)督管理內(nèi)容

根據(jù)業(yè)務(wù)全流程崗位確定3 項監(jiān)督管理內(nèi)容。1)全流程崗位實時工作量和崗位的監(jiān)督管理。 包括站級和科室級采集量、檢測量、制備量、供應(yīng)量等以及各崗位異常情況和消息警告。 各科室流程崗位功能點能夠自由選擇和搭配，根據(jù)不同需求進(jìn)行監(jiān)督管理。 2)血液交接過程的監(jiān)督管理。 包括血液交接的狀態(tài)、需求、時間和人員等情況監(jiān)督管理，并有消息警告。 3)全流程血量統(tǒng)計的監(jiān)督管理。包括采血需求計劃及其滿足情況；醫(yī)院訂血、醫(yī)院發(fā)血情況；血液科室分布、采集地點分布、血液產(chǎn)品分布、血型分布及庫存等情況；科室血液庫存和效期等情況，并有警告功能。

1.4 采供血業(yè)務(wù)全流程監(jiān)督管理體系的實施方案

1.4.1總體框架

設(shè)計監(jiān)督管理體系的運(yùn)行框架，即血站業(yè)務(wù)全流程監(jiān)督管理體系構(gòu)建的基礎(chǔ)架構(gòu)。 該監(jiān)督管理體系采用三層框架設(shè)計，包括3 個層面:服務(wù)對象、應(yīng)用層、應(yīng)用支撐層。 其中應(yīng)用支撐層以現(xiàn)行血站管理信息系統(tǒng)為應(yīng)用基礎(chǔ)，是所有業(yè)務(wù)全流程監(jiān)督管理系統(tǒng)信息的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)來源；以《一般血站采供血業(yè)務(wù)流程規(guī)范》為依據(jù)設(shè)計的應(yīng)用層，由平臺和后臺管理程序組成，平臺以移動端進(jìn)行展現(xiàn)；服務(wù)對象為血液中心主任/血站站長、血液中心副主任/血站副站長、各業(yè)務(wù)科室科長/副科長等管理者(圖1)。

圖1 血站業(yè)務(wù)全流程監(jiān)督管理體系總體框架Figure 1 Overall framework of a whole business process supervision and management system of blood center

1.4.2系統(tǒng)管理和監(jiān)督管理界面

1.4.2.1系統(tǒng)管理包括角色管理和用戶管理

角色管理是將不同崗位的人以角色的形式進(jìn)行劃分。 不同的角色具有不同功能的使用權(quán)限。而用戶管理是給用戶賦予不同角色，進(jìn)而劃分不同權(quán)限。 1 個人可以有多個權(quán)限，可以有多個角色；1個角色也可以賦予給多個人(圖2)。

圖2 角色管理和用戶管理Figure 2 Role management and user management

1.4.2.2監(jiān)督管理界面

提供不同角色的個性功能設(shè)置，實現(xiàn)血液采集、血液庫存、成分制備、血液檢驗、血液儲存發(fā)放、協(xié)調(diào)調(diào)度等各種信息展示和消息警告。 以手機(jī)移動端APP 進(jìn)行展示，監(jiān)督管理界面包括“首頁、工作臺、消息、我”4 個方面內(nèi)容。 “首頁”是通過數(shù)據(jù)總覽的形式展示采供血關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程，并通過數(shù)據(jù)下載查詢數(shù)據(jù)組成；“工作臺”是以崗位為單位的數(shù)據(jù)展示模式，能夠體現(xiàn)不同環(huán)節(jié)工作情況；“消息”是接收業(yè)務(wù)系統(tǒng)中未讀消息和報警消息；“我”是可以更改的個人設(shè)置。

1.4.3物理數(shù)據(jù)庫及與各關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)庫交互的關(guān)系

從系統(tǒng)菜單、系統(tǒng)授權(quán)、機(jī)構(gòu)部門、系統(tǒng)角色、系統(tǒng)任務(wù)、日志權(quán)限、日志內(nèi)容、系統(tǒng)異常等方面展示監(jiān)督管理系統(tǒng)物理數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)，其與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)關(guān)系如圖3。

圖3 物理數(shù)據(jù)庫及與各關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)庫交互的關(guān)系Figure 3 Physical databases and interactions with associated databases

1.5 采供血業(yè)務(wù)全流程監(jiān)督管理體系實施效果

采供血業(yè)務(wù)全流程監(jiān)督管理體系手機(jī)APP 在2023 年正式投入使用，采用回顧性研究的方式對2023 年和2022 年總采集量、總制備量、總供應(yīng)量，以及檢驗不合格報廢率和非檢驗不合格報廢率(不含乳糜)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計。 報廢率計算每200 mL 全血統(tǒng)計為1 U，成分血按每袋200 mL 全血制備統(tǒng)計為1 U。

1.6 統(tǒng)計學(xué)分析

應(yīng)用Excel 軟件錄入數(shù)據(jù)建立數(shù)據(jù)庫，報廢率以百分比表示，采用SPSS27 統(tǒng)計軟件進(jìn)行分析，不同年份差異比較采用皮爾遜卡方檢驗，P＜0.05 為差異有統(tǒng)計學(xué)意義。

2 結(jié)果

2.1 血站業(yè)務(wù)流程組成

血站業(yè)務(wù)流程組成包括業(yè)務(wù)分工(崗位)、業(yè)務(wù)流程和業(yè)務(wù)信息(表單)，同時建立采供血業(yè)務(wù)859 個數(shù)據(jù)集，具體見表1。

表1 血站業(yè)務(wù)分工及流程數(shù)量Table 1 Business division and number of processes process of a blood center

2.2 基于血站管理信息系統(tǒng)的業(yè)務(wù)全流程監(jiān)督管理體系的構(gòu)建與血站業(yè)務(wù)全流程手機(jī)(移動端)APP 的開發(fā)

該APP 可以實現(xiàn)管理者“移動辦公”，可遠(yuǎn)程實時查看業(yè)務(wù)全流程的業(yè)務(wù)運(yùn)行情況，加強(qiáng)了對全流程業(yè)務(wù)崗位的監(jiān)督管理、血液交接重點環(huán)節(jié)的監(jiān)控和對血液采集、儲存、發(fā)放等血量統(tǒng)計情況的監(jiān)督管理，整個監(jiān)管過程有異常情況和警告提醒的功能，能夠及時排查隱患差錯，見圖4～7。

圖4 血站業(yè)務(wù)全流程監(jiān)督管理APP 界面Figure 4 APP interface of an entire business process supervision and management

圖5 血液交接情況Figure 5 Blood handover situation

圖6 血液采集、儲存、發(fā)放等血量統(tǒng)計情況Figure 6 Statistics of blood volume such as blood collection， storage and distribution

圖7 血站業(yè)務(wù)全流程警告和消息提醒功能情況Figure 7 Warning and message reminder function of an entire business process of a blood center

2.3 血液總采集量、總制備量和總供應(yīng)量

2023 年總采集量、總制備量和總供應(yīng)量均高于2022 年，分別增長5.88%、4.73%、6.70%，見表2。

表2 2022 年和2023 年血液總采集量、總制備量和總供應(yīng)量比較Table 2 Comparison of total blood collection， preparation and supply in 2022 vs 2023

2.4 血液報廢情況

2023 年檢驗不合格報廢率和非檢驗不合格報廢(不含乳糜)顯著低于2022 年(P＜0.01)，見表3。

表3 2022 年和2023 年血液報廢情況比較Table 3 Comparison of blood discarding in 2022 vs 2023

3 討論

血站管理信息系統(tǒng)是1 個龐大、復(fù)雜的系統(tǒng)工程，不僅涉及到獻(xiàn)血者的基本信息，還涉及到血液采集、檢驗、成分制備、儲存、運(yùn)輸、發(fā)放等過程[6]。早在1965 年瑞典Databyran 公司就研發(fā)和設(shè)計了基于計算機(jī)管理技術(shù)的血站管理系統(tǒng)，并在北歐部分國家使用，這也是有記載的應(yīng)用最早的輸血管理信息系統(tǒng)[7]。 20 世紀(jì)九十年代末，ISBT-128 編碼規(guī)范的廣泛應(yīng)用促進(jìn)了血站管理信息系統(tǒng)的快速發(fā)展[8-9]。 Kayode 等[10]通過開發(fā)基于網(wǎng)絡(luò)和安卓的血站信息檢索系統(tǒng)解決了紙張檔案管理系統(tǒng)血站記錄保存時查詢緩慢和容易出錯的問題，首次實現(xiàn)應(yīng)用移動端對血站部分信息進(jìn)行管理。 2000 年以前國內(nèi)血站業(yè)務(wù)信息使用的是紙質(zhì)記錄，之后逐步引入血站管理信息系統(tǒng)，經(jīng)過20 多年的發(fā)展，血站管理信息系統(tǒng)更加趨于完善[11-13]。 本中心使用了唐山啟奧Shinow5.0、Shinow9.0、Shinow9.5 幾代血站管理信息系統(tǒng)。 但目前國內(nèi)外未見血站業(yè)務(wù)全流程監(jiān)督管理的體系建設(shè)的相關(guān)研究。

自2020 年疫情以來，臨床用血需求量持續(xù)增加與血液供應(yīng)能力相對不足之間的矛盾愈發(fā)凸顯，血液資源愈加稀缺，其在采集、檢驗、制備、儲存、運(yùn)輸、發(fā)放等過程中出現(xiàn)的非獻(xiàn)血者因素引起的報廢會造成一定的血液資源浪費(fèi)。 采供血機(jī)構(gòu)血液報廢率的原因主要包括血液檢驗報廢率和血液非檢驗報廢率，通過何種手段有效降低血液報廢率是現(xiàn)如今亟需解決的難題[14-15]。

目前國內(nèi)常規(guī)使用的血站管理信息系統(tǒng)是以業(yè)務(wù)管理、質(zhì)量管理、臨床用血管理、醫(yī)院血費(fèi)報銷管理等模塊為骨架，覆蓋獻(xiàn)血者招募、獻(xiàn)血服務(wù)、血液采集、成分制備、血液檢測、血液儲存運(yùn)輸發(fā)放、臨床用血以及質(zhì)量管理、信息反饋、血費(fèi)管理、用血報銷、試劑物料管理、庫房管理、設(shè)備管理等全方位、全過程的信息化管理系統(tǒng)，是對血站日常業(yè)務(wù)具體工作的操作[6]。 該系統(tǒng)項目繁多，數(shù)據(jù)分散，查詢數(shù)據(jù)不方便，不同業(yè)務(wù)系統(tǒng)中數(shù)據(jù)難共享，無法實現(xiàn)跨業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)對比，不具備信息化監(jiān)督管理的功能，無法進(jìn)行直觀、實時崗位監(jiān)督管理，更無法實現(xiàn)遠(yuǎn)程監(jiān)管。 隨著數(shù)字化采供血設(shè)備的不斷增多和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)不斷完善，通過血站業(yè)務(wù)全流程監(jiān)督管理提升血液質(zhì)量，降低非獻(xiàn)血者因素的血液報廢率，已成為采供血機(jī)構(gòu)信息化建設(shè)的必然要求和迫切需要。

我們設(shè)計和構(gòu)建的血站業(yè)務(wù)全流程監(jiān)督管理體系不同于既往血站管理信息系統(tǒng)，它是以血站管理信息系統(tǒng)為應(yīng)用支撐層，以手機(jī)APP 為呈現(xiàn)方式，涵蓋業(yè)務(wù)總覽、血液采集、成分制備、血液檢驗和血液儲存發(fā)放等多個業(yè)務(wù)層面全流程崗位的完整監(jiān)督管理，滿足了不同的管理者標(biāo)準(zhǔn)化管理服務(wù)需求。 該體系具備了實用、先進(jìn)、安全可靠、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、快速高效、操作簡單、維護(hù)方便、監(jiān)控直觀、具備統(tǒng)計分析功能、功能模塊化、擴(kuò)展性強(qiáng)等特點。

血站業(yè)務(wù)全流程監(jiān)督管理體系在經(jīng)過正式運(yùn)行和不斷優(yōu)化后，我們發(fā)現(xiàn)它能夠很好地解決長久以來血站管理者因外出等情況而不能夠查詢業(yè)務(wù)情況的問題，管理者通過APP 可以隨時隨地遠(yuǎn)程監(jiān)管，并對全流程關(guān)鍵業(yè)務(wù)運(yùn)行態(tài)勢有全面掌握，提升了本中心業(yè)務(wù)自我管理的能力和血液安全監(jiān)督管理水平。 后疫情時期采血形勢嚴(yán)峻，血站管理者充分利用該APP 來調(diào)整和調(diào)度各業(yè)務(wù)科室運(yùn)行，指導(dǎo)血液的采集、制備和發(fā)放，對中心2023 年總采血量、總制備量和總供應(yīng)量的顯著提升起到了積極作用，保障了臨床用血。 其次，建立有效的監(jiān)督管理體系，有助于及時發(fā)現(xiàn)并及時解決業(yè)務(wù)全流程監(jiān)督管理中出現(xiàn)的問題，分析影響血液產(chǎn)品質(zhì)量的相關(guān)因素，持續(xù)改進(jìn)業(yè)務(wù)工作。 2023 年檢驗不合格報廢率和非檢驗不合格報廢率(不含乳糜)比APP 投入使用前的2022 年均有顯著降低，減少了不必要的血液浪費(fèi)。 再次，它是采供血機(jī)構(gòu)信息化建設(shè)的重要內(nèi)容之一，也是保證業(yè)務(wù)工作穩(wěn)步進(jìn)行和血液安全的重要措施，能夠不斷提高采供血工作規(guī)范化、科學(xué)化水平，對提高血站業(yè)務(wù)信息化管理水平和促進(jìn)血站信息化建設(shè)具有十分重要的意義。最后，業(yè)務(wù)全流程監(jiān)督管理目前在國內(nèi)還未得到廣泛的認(rèn)知，為血站業(yè)務(wù)全流程監(jiān)督管理體系的建立奠定了基礎(chǔ)。

血站業(yè)務(wù)全流程監(jiān)督管理體系對業(yè)務(wù)管理起到了巨大的積極作用，但在業(yè)務(wù)方面還存在著設(shè)備、物料及冷鏈等內(nèi)容未納入監(jiān)督體系的問題，這些內(nèi)容對保障血液質(zhì)量也起著至關(guān)重要的作用。除此之外，對業(yè)務(wù)管理之外的質(zhì)量管理、臨床用血管理、醫(yī)院血費(fèi)報銷管理等方面也未進(jìn)行監(jiān)督管理。 因此，該業(yè)務(wù)全流程監(jiān)督管理有待進(jìn)一步充實和完善，以實現(xiàn)和臨床醫(yī)院現(xiàn)有輸血管理系統(tǒng)的銜接[16-17]。 只有做到對一般血站業(yè)務(wù)、質(zhì)量、臨床用血、血費(fèi)報銷等多維度全流程的監(jiān)督管理，才能真正保障血液資源，這對促進(jìn)無償獻(xiàn)血發(fā)展具有重大社會意義。