檔案信息化建設(shè)在職業(yè)院校檔案管理中的應(yīng)用路徑

劉軼

摘 要：檔案管理是我國職業(yè)院校管理工作的重要內(nèi)容。進(jìn)入信息化時代，隨著信息技術(shù)的蓬勃發(fā)展和廣泛應(yīng)用，對職業(yè)院校檔案管理工作產(chǎn)生了重要的影響。通過信息化轉(zhuǎn)型以及信息化平臺的建立，職業(yè)院校正通過信息技術(shù)逐步取代傳統(tǒng)的檔案管理方式，以提高檔案管理工作的質(zhì)量，助力教學(xué)、科研等方面的持續(xù)、健康、穩(wěn)定發(fā)展。

關(guān)鍵詞：職業(yè)院校；信息化建設(shè)；檔案管理；應(yīng)用路徑

中圖分類號：G270.7文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

引言

檔案管理工作是我國職業(yè)院校管理工作重要內(nèi)容之一，其全面記錄了職業(yè)院校從無到有，從建立之初到逐步擴(kuò)大發(fā)展的點點滴滴，是職業(yè)院校方方面面建設(shè)發(fā)展的綜合翔實的記錄。進(jìn)入信息化時代，檔案管理信息化建設(shè)是學(xué)校降低管理成本的必然舉措，也是時代發(fā)展的必然趨勢，為提高職業(yè)院校的管理工作效率起到了積極的促進(jìn)作用。

一、加強(qiáng)職業(yè)院校檔案管理工作的重要性

檔案是組織、個人、機(jī)構(gòu)在社會中活動所產(chǎn)生的具有保存價值和應(yīng)用價值的文字、音像、圖表等記錄，并以紙質(zhì)、電子、實物等多種形式保存。職業(yè)院校肩負(fù)著為社會各行各業(yè)培養(yǎng)實用型高素質(zhì)人才的重任。職業(yè)院校的檔案記錄了學(xué)校發(fā)展的歷史，也詳細(xì)記錄了學(xué)校內(nèi)部人事變動、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)等內(nèi)容，對學(xué)校穩(wěn)定發(fā)展和進(jìn)步有著重要意義。

1.加強(qiáng)職業(yè)院校檔案管理工作創(chuàng)新是新時代的要求

隨著我國經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，社會對專業(yè)化、技能化的高素質(zhì)人才需求量越來越大，作為培養(yǎng)專業(yè)技能型人才的重要基地，職業(yè)院校的工作強(qiáng)度也日益增強(qiáng)，管理工作復(fù)雜，尤其是隨著在校學(xué)生和在職員工的人數(shù)增加，檔案管理工作復(fù)雜程度越來越高。因此，檔案管理工作的網(wǎng)絡(luò)化、信息化以及多樣化趨勢已成為當(dāng)代職業(yè)院校管理工作的必然出路。信息技術(shù)在各行各業(yè)中的廣泛應(yīng)用已成為流行趨勢，職業(yè)院校檔案管理工作要緊跟時代潮流，與時俱進(jìn)，不斷加強(qiáng)創(chuàng)新探索，才能滿足新時代對職業(yè)院校發(fā)展的要求。

2.加強(qiáng)職業(yè)院校檔案管理工作，是學(xué)校管理工作整體進(jìn)步的要求

我國職業(yè)院校檔案管理工作在學(xué)校管理中占據(jù)著重要地位，其管理、保存的各類檔案信息為職業(yè)院校在發(fā)展規(guī)劃、人才選用等方面提供了翔實的資料信息，為學(xué)校的健康發(fā)展保駕護(hù)航。在信息化時代，職業(yè)院校要緊隨時代發(fā)展的腳步，充分運用各種成熟的信息技術(shù)，應(yīng)用于學(xué)校各項管理工作中。作為學(xué)校管理中的重要環(huán)節(jié)，檔案管理信息化建設(shè)勢在必行。

3.加強(qiáng)檔案管理工作，是職業(yè)院校內(nèi)在發(fā)展規(guī)律的必然選擇

職業(yè)院校秉承“以人為本”的教學(xué)理念，為社會培養(yǎng)實用型技術(shù)人才，要求學(xué)校管理工作要進(jìn)一步規(guī)范化、科學(xué)化，檔案管理工作作為重要的管理內(nèi)容，開展信息化建設(shè)是職業(yè)院校內(nèi)在發(fā)展的必然選擇。

二、信息化建設(shè)在職業(yè)院校檔案管理工作中的重要作用

傳統(tǒng)的檔案管理主要是對紙質(zhì)文檔的分類、歸檔、保存等工作。由于職業(yè)院校的人員、設(shè)備設(shè)施以及各類基礎(chǔ)建設(shè)等活動較多，會產(chǎn)生大量的紙質(zhì)檔案，這些檔案的歸類、儲存需要投入大量的人員、資金。紙質(zhì)檔案由于材質(zhì)原因，隨著保存時間不斷增加，會出現(xiàn)紙質(zhì)變形、脆化等問題，容易出現(xiàn)破損。此外，紙質(zhì)化檔案的存儲也較容易受到自然條件的影響，一旦存儲環(huán)境欠佳，極容易在刮風(fēng)下雨的天氣出現(xiàn)受潮、損壞等問題。近年來，隨著我國社會發(fā)展的需要，職業(yè)院校肩負(fù)的培養(yǎng)實用型技能人才的責(zé)任越發(fā)重大，學(xué)校只有通過不斷擴(kuò)大在校學(xué)生和教師員工人數(shù)、增加基礎(chǔ)培訓(xùn)設(shè)施等來滿足社會需求，帶來的數(shù)據(jù)、圖表、影像等資料數(shù)量龐大，單純依靠傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)無法滿足職業(yè)院校檔案管理工作的需求，檔案管理信息化建設(shè)勢在必行。

相較于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理，職業(yè)院校檔案信息化管理模式有著存儲量大、歸類分檔明確、讀取調(diào)檔便捷等諸多優(yōu)點。通過計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等信息化手段，檔案管理效率大幅提高，節(jié)省了大量的人力、物力，有效降低了檔案管理、維護(hù)的成本。紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案后，經(jīng)過計算機(jī)加密、設(shè)置訪問權(quán)限以及設(shè)立防火墻等方式，可以確保檔案信息的安全，避免了紙質(zhì)檔案因人為原因?qū)е碌膩G失、破損以及被盜取等。因此，信息化建設(shè)在職業(yè)院校檔案管理工作中起著重要作用，應(yīng)受到學(xué)校管理層面的高度重視。

三、職業(yè)院校檔案信息化建設(shè)的必要性

1.信息化建設(shè)是職業(yè)院校檔案資源擴(kuò)充的必然要求

改革開放以來，我國社會主義市場經(jīng)濟(jì)蓬勃發(fā)展，社會各界對實用型技能人才的需求日益增加。職業(yè)院校為了滿足社會各行各業(yè)的人才需求，不斷擴(kuò)大招生規(guī)模，以彌補人才缺口。隨著學(xué)生人數(shù)的不斷增加，相應(yīng)的管理的檔案數(shù)量也在與日俱增。傳統(tǒng)紙質(zhì)、人工處理的檔案管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)新形勢的需要，檔案管理信息化建設(shè)已成為必然選擇。

2.信息化建設(shè)是職業(yè)院校加強(qiáng)整體管理的必然要求

信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，是信息化時代的標(biāo)志。職業(yè)院校在開展各項管理工作及教學(xué)中，采用了各種成熟的信息技術(shù)，搭建院校內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)平臺，以便于各部門之間的及時溝通。作為院校管理工作的重要組成部分，檔案管理要緊跟學(xué)校整體管理的步伐，開展檔案信息化建設(shè)是加強(qiáng)職業(yè)院校整體管理的必然要求。

3.信息化建設(shè)是職業(yè)院校檔案價值體現(xiàn)的必然要求

隨著人們對檔案的重視，越來越多的檔案價值得到體現(xiàn)。職業(yè)院校的檔案不僅包括人事檔案、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)檔案，還有大量的教學(xué)、研究及實際應(yīng)用的檔案，這些檔案具有極高的使用價值、利用價值和參考價值。在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理中，不論是查找還是借閱檔案，手續(xù)煩瑣、時間漫長，嚴(yán)重影響了檔案各種價值的體現(xiàn)。進(jìn)入信息化時代，盡管我國職業(yè)院校不斷提高對檔案管理工作重要性的認(rèn)知，并努力開展相關(guān)的信息化建設(shè)，但由于多種原因，在檔案管理信息化建設(shè)中依然存在著諸多問題。

四、職業(yè)院校檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題

1.管理制度不完善，信息化程度不高

長期以來，職業(yè)院校檔案管理受到傳統(tǒng)管理方式的制約，在管理上以手工管理形式為主，缺少信息化管理措施，未能建立信息化管理系統(tǒng)，缺少專用軟硬件配置，使學(xué)校檔案管理工作大打折扣。目前，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案管理工作也加大了信息化建設(shè)進(jìn)程，但學(xué)校檔案信息仍未能完全錄入數(shù)據(jù)庫當(dāng)中，導(dǎo)致檔案管理信息化程度不夠，自動化管理程度不高，影響了檔案的調(diào)用與查詢效率。

2.檔案管理人才隊伍建設(shè)滯后，缺乏足夠的信息化建設(shè)能力

職業(yè)院校檔案管理缺乏高素質(zhì)的復(fù)合型管理人才，亟須檔案專業(yè)能力強(qiáng)、精通管理工作、精通計算機(jī)操作的復(fù)合型人才。我國職業(yè)院校檔案管理人員大多由人事或辦公室等部門人員兼任，對檔案的管理業(yè)務(wù)不熟，缺乏專業(yè)的計算機(jī)理論知識與操作能力，缺乏檔案管理專業(yè)技能以及數(shù)字化管理技術(shù)，導(dǎo)致檔案數(shù)字化管理不足。并且，學(xué)習(xí)數(shù)字化技術(shù)、檔案管理能力以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等，不是一朝一夕就能夠完成，而是需要一個長期的積累過程，制約著職業(yè)院校檔案管理人員能力的提高。

3.檔案利用率不足

檔案利用率不足是檔案管理工作中最常見的問題之一。檔案價值的發(fā)揮，在于檔案的利用。由于對檔案信息掌握不全面，使得學(xué)校檔案信息查詢利用受到限制，并對后期的信息化管理造成影響，導(dǎo)致檔案信息不能被充分開發(fā)應(yīng)用。并且，職業(yè)院校檔案管理部門在檔案留存或管理上存在部分檔案內(nèi)容不全、資料收集不足，導(dǎo)致檔案的完整性受到影響，限制了職業(yè)院校檔案資源的合理開發(fā)利用。

4.職業(yè)院校檔案管理信息化建設(shè)未設(shè)立統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，信息安全問題亟須解決

目前，雖然職業(yè)院校已經(jīng)認(rèn)識到檔案管理信息化建設(shè)的重要性，并開始實施，但鑒于各院校的實際情況有差異，檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程也是參差不齊。由于職業(yè)院校檔案管理信息化還處于初級摸索階段，沒有形成統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致各學(xué)校信息化建設(shè)的目標(biāo)不統(tǒng)一，構(gòu)成的功能模塊各有不同。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，各種新型技術(shù)層出不窮，這些技術(shù)的不斷更新也給職業(yè)院校檔案信息化建設(shè)帶來了新的問題和挑戰(zhàn)。

此外，在信息化時代，如何有效保障信息安全，已成為社會各行各業(yè)要面對的問題。職業(yè)院校應(yīng)對信息安全問題加以重視。在檔案管理信息化建設(shè)過程中，如何確保檔案管理工作人員不出現(xiàn)操作失誤而導(dǎo)致的數(shù)據(jù)丟失、破損等情況，如何避免外部人員，尤其是網(wǎng)絡(luò)黑客通過植入病毒、惡意入侵盜取、篡改數(shù)據(jù)等問題，都是職業(yè)院校檔案管理信息化建設(shè)中亟須重視并解決的問題。

五、信息化建設(shè)在職業(yè)院校檔案應(yīng)用管理中的發(fā)展路徑

職業(yè)院校檔案管理部門作為責(zé)任主體，要在檔案信息化建設(shè)中，尤其是紙質(zhì)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)化、分類儲存、轉(zhuǎn)出以及利用等過程中，既要保證對檔案管理實施有效監(jiān)督，又要確保檔案的私密性和安全性，并要兼顧檔案的有效利用。

第一，完善管理制度，確保檔案管理工作規(guī)范開展。制度建設(shè)是治本之策，制度執(zhí)行是關(guān)鍵所在。學(xué)校應(yīng)結(jié)合單位實際，以豐富完善檔案內(nèi)容、加強(qiáng)檔案日常管理為重點，圍繞檔案材料收集整理、歸檔、查（借）閱、保密、轉(zhuǎn)遞以及保管等方面，明確工作原則、細(xì)化工作標(biāo)準(zhǔn)、創(chuàng)新工作方式、嚴(yán)肅工作紀(jì)律和規(guī)范工作程序，使檔案工作做到有法可依，有章可循，持續(xù)推進(jìn)檔案管理工作科學(xué)化、制度化及規(guī)范化開展，更好地服務(wù)廣大教職工。

第二，加強(qiáng)檔案管理人員崗位培訓(xùn)，提升管理人員專業(yè)知識及職業(yè)素養(yǎng)，建設(shè)一支素質(zhì)優(yōu)良、業(yè)務(wù)精湛、敬業(yè)奉獻(xiàn)、嚴(yán)格自律的檔案管理員隊伍。檔案管理人員作為檔案管理工作的核心，在檔案管理工作中發(fā)揮著不可替代的作用。檔案工作者的專業(yè)知識及職業(yè)素養(yǎng)直接影響著檔案管理工作水平。首先，針對檔案管理工作頭緒繁雜、瑣碎、枯燥的特點，要加強(qiáng)檔案管理人員樹立正面積極的職業(yè)心態(tài)和職業(yè)價值觀，堅定職業(yè)理想信念；其次，針對檔案管理工作由手工傳統(tǒng)模式逐步轉(zhuǎn)換為信息化管理模式的特點，要加強(qiáng)管理人員對新技術(shù)、新管理手段的學(xué)習(xí)及培訓(xùn)，特別是計算機(jī)辦公軟件的培訓(xùn)，以滿足工作需要；最后，要加強(qiáng)管理人員對業(yè)務(wù)知識的學(xué)習(xí)及培訓(xùn)，將業(yè)務(wù)能力和專業(yè)化水平提升一個高度，尤其是信息化檔案管理模式下，應(yīng)通過多調(diào)研、多學(xué)習(xí)、多實地考察的方式，將政策規(guī)定及文件精神有效融入常規(guī)的實踐工作中，更好地提高業(yè)務(wù)水平。

第三，加大專項經(jīng)費投入力度，從硬件和軟件方面增強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，為構(gòu)建信息化檔案管理體系奠定堅實基礎(chǔ)。長期以來，各院校對檔案管理工作重要性認(rèn)識不足，領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作重視程度不夠，造成檔案管理工作基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)薄弱，距離信息化檔案管理要求還有一定距離。為此，各職業(yè)院校在檔案信息化管理過程中，應(yīng)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)的重視程度和專項經(jīng)費的投入力度，增強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。一是改善辦公場所和辦公條件，設(shè)置獨立的庫房區(qū)、閱覽區(qū)以及辦公區(qū)；二是配備信息化檔案所必需的計算機(jī)、掃描儀、照相機(jī)以及硬盤等重要硬件設(shè)備設(shè)施，并按要求配置相應(yīng)的應(yīng)用軟件和操作系統(tǒng)，為檔案數(shù)據(jù)庫運行提供重要的技術(shù)支持；三是加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)設(shè)施建設(shè)和優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)服務(wù)質(zhì)量，更好地滿足職業(yè)院校檔案管理信息化需要；四是加強(qiáng)對信息化檔案管理工作所用的辦公設(shè)備設(shè)施及軟件的維護(hù)，定期或不定期安排專人對辦公設(shè)備設(shè)施及軟件系統(tǒng)實施日常維護(hù)及檢修，并加強(qiáng)對網(wǎng)絡(luò)平臺的安全管理，確保檔案信息的安全。

第四，提高檔案服務(wù)功能，更好地服務(wù)學(xué)校教育教學(xué)發(fā)展。信息化時代，促進(jìn)了各職業(yè)院校檔案管理工作的開展。檔案的重要價值在于利用，職業(yè)院校檔案管理部門應(yīng)運用信息化手段，適應(yīng)新時代的發(fā)展要求，完善檔案管理信息化建設(shè)工作。此外，可以借鑒其他單位完善的檔案管理制度、檔案管理規(guī)范等，借鑒兄弟單位先進(jìn)的檔案管理經(jīng)驗，應(yīng)用先進(jìn)的信息技術(shù)，提高對檔案的收集、整理、編輯的能力，確保檔案內(nèi)容的真實、全面與完整，有效提升檔案的服務(wù)功能與利用價值。

六、結(jié)束語

綜上所述，我國職業(yè)院校檔案管理工作還存在著管理制度不完善、缺乏統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范、檔案管理專業(yè)人才匱乏以及對檔案利用不足等諸多問題，嚴(yán)重影響和制約了檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程。檔案管理信息化是檔案管理發(fā)展的大勢所趨，是不可逆轉(zhuǎn)的時代潮流，通過信息技術(shù)可以有效提高檔案管理效率，降低管理成本。職業(yè)院校管理層要充分認(rèn)識檔案管理信息化建設(shè)對學(xué)校整體管理工作的重要性，結(jié)合學(xué)校的實際情況，建立健全檔案管理制度，加大專項經(jīng)費投入，加強(qiáng)硬件和軟件的基礎(chǔ)建設(shè)以及檔案管理人員崗位培訓(xùn)，提升管理人員專業(yè)知識及職業(yè)素養(yǎng)，提高檔案利用率，增強(qiáng)檔案服務(wù)功能，科學(xué)、合理地構(gòu)建信息化檔案管理體系，從而高效推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程，為職業(yè)院校健康穩(wěn)定發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

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作者單位：山東省煙臺護(hù)士學(xué)校