建筑施工企業(yè)材料采購(gòu)內(nèi)部控制研究

俞慧麗

摘要： 隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展， 人們對(duì)住房環(huán)境的需求不斷提高， 建筑工程施工企業(yè)也如同雨后春筍般發(fā)展起來(lái)， 呈現(xiàn)出一片欣欣向榮的繁榮景象， 但也加劇了企業(yè)間的競(jìng)爭(zhēng)。在建筑工程施工企業(yè)中， 材料采購(gòu)是重要工作， 加強(qiáng)材料采購(gòu)內(nèi)部控制， 可有效控制項(xiàng)目的采購(gòu)成本， 提高建筑工程質(zhì)量， 并降低采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)。因此， 本文就建筑施工企業(yè)材料采購(gòu)內(nèi)部控制展開(kāi)討論， 希望給材料采購(gòu)人員提供一定的借鑒。

關(guān)鍵詞： 建筑施工； 企業(yè)； 材料采購(gòu)； 內(nèi)部控制

DOI：10.12433/zgkjtz.20240536

當(dāng)前， 內(nèi)部控制是企業(yè)管理內(nèi)部經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的重要手段， 其主要目的是維持正常的運(yùn)營(yíng)活動(dòng)。建筑行業(yè)是我國(guó)的支柱產(chǎn)業(yè)之一， 要想實(shí)現(xiàn)更好的發(fā)展， 必須加強(qiáng)材料采購(gòu)內(nèi)部控制。但是， 建筑施工企業(yè)材料內(nèi)部控制現(xiàn)狀并不理想， 存在內(nèi)部管理制度不完善、 缺乏有效的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估機(jī)制等問(wèn)題， 制約了企業(yè)的發(fā)展。所以， 加強(qiáng)建筑施工企業(yè)材料采購(gòu)內(nèi)部控制十分必要。

一、 建筑施工企業(yè)材料采購(gòu)內(nèi)部控制概述

材料采購(gòu)內(nèi)部控制是指建筑施工企業(yè)根據(jù)實(shí)際的施工需求以及日常運(yùn)營(yíng)特點(diǎn)， 確定具體的采購(gòu)流程， 并采取有針對(duì)性的措施和方法對(duì)采購(gòu)全過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督控制。企業(yè)材料采購(gòu)內(nèi)部控制涉及方方面面， 如采購(gòu)申請(qǐng)書(shū)、 物業(yè)協(xié)議、 付款憑證等。

采購(gòu)周期、 生產(chǎn)周期以及銷(xiāo)售周期之間相互聯(lián)系、 相互制約， 對(duì)企業(yè)的運(yùn)行有重要影響。對(duì)于生產(chǎn)企業(yè)來(lái)說(shuō)， 要想在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中占有一定的份額， 產(chǎn)生豐厚的利潤(rùn)， 就要壓低原材料的價(jià)格。而作為流通企業(yè)， 要想獲得更高的經(jīng)濟(jì)回報(bào)， 就要購(gòu)買(mǎi)適銷(xiāo)對(duì)路的產(chǎn)品。建筑施工企業(yè)對(duì)材料的要求很高， 不僅要求達(dá)到國(guó)家的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)， 還要控制成本。因此， 企業(yè)要加強(qiáng)內(nèi)部控制工作， 盡可能保障施工材料的質(zhì)量安全， 同時(shí)降低生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)成本。

二、 建筑施工企業(yè)材料采購(gòu)內(nèi)部控制的重要性

（一）有效控制項(xiàng)目的采購(gòu)成本

加強(qiáng)材料采購(gòu)內(nèi)部控制是建筑企業(yè)發(fā)展的基石。施工中需要使用大量的建筑材料， 這對(duì)于企業(yè)是一項(xiàng)不小的成本。企業(yè)開(kāi)始意識(shí)到內(nèi)部控制的重要性， 通過(guò)對(duì)材料采購(gòu)過(guò)程進(jìn)行控制， 減少在材料采購(gòu)方面不合理的支出。

（二）提高建筑工程質(zhì)量

建筑工程質(zhì)量是社會(huì)最關(guān)心的問(wèn)題， 它直接關(guān)系到人們的健康安全。而施工企業(yè)加強(qiáng)材料采購(gòu)內(nèi)部控制， 則能夠避免很多風(fēng)險(xiǎn)因素， 比如： 可以避免部分采購(gòu)人員和材料生產(chǎn)企業(yè)之間存在謀取私利、 損害企業(yè)利益的行為， 保障材料的安全， 從而提高建筑工程質(zhì)量。

（三）降低采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)

企業(yè)在材料采購(gòu)中存在很多潛在的風(fēng)險(xiǎn)， 如： 編制預(yù)算計(jì)劃風(fēng)險(xiǎn)、 選擇和管理供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)、 合同的形成和管理中的風(fēng)險(xiǎn)等， 如果風(fēng)險(xiǎn)得不到有效的預(yù)防和控制， 將會(huì)阻礙企業(yè)的發(fā)展。而加強(qiáng)材料采購(gòu)內(nèi)部控制， 能夠避免材料采購(gòu)工作中的眾多安全隱患， 有效化解風(fēng)險(xiǎn)， 促進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

三、 建筑施工企業(yè)材料采購(gòu)內(nèi)部控制現(xiàn)狀

（一）材料采購(gòu)內(nèi)部管理制度不完善

完善的內(nèi)部管理制度能夠保障材料采購(gòu)工作的有序進(jìn)行， 但調(diào)查顯示， 目前我國(guó)部分建筑施工企業(yè)內(nèi)部管理制度并不完善， 增加了企業(yè)的安全隱患。比如： 部分企業(yè)認(rèn)為材料采購(gòu)主要由采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)， 造成其他部門(mén)參與不及時(shí)或不到位， 導(dǎo)致材料采購(gòu)與其他工作環(huán)節(jié)脫節(jié)。此外， 如果材料采購(gòu)內(nèi)部管理制度不完善， 采購(gòu)人員也會(huì)缺乏工作依據(jù)， 使得實(shí)際工作中的采購(gòu)細(xì)節(jié)難以落實(shí)。

（二）材料采購(gòu)內(nèi)部控制環(huán)境薄弱

一方面， 企業(yè)管理層對(duì)材料采購(gòu)內(nèi)部控制工作缺乏重視。企業(yè)要想發(fā)揮內(nèi)部控制的重要作用， 管理層就要以身作則， 親身示范， 提高對(duì)內(nèi)部控制的重視程度， 但部分企業(yè)管理層忽視了材料采購(gòu)中的風(fēng)險(xiǎn)， 使材料采購(gòu)內(nèi)部控制工作并不理想； 另一方面， 人力管理工作不完善。企業(yè)在進(jìn)行崗位人員招聘的過(guò)程中存在任人唯親的現(xiàn)象， 對(duì)采購(gòu)人員的篩選不嚴(yán)格， 采購(gòu)人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和能力普遍較低。

（三）缺乏有效的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估機(jī)制

如果企業(yè)缺乏對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的評(píng)估， 將會(huì)給發(fā)展造成巨大的阻礙。相關(guān)的調(diào)查顯示， 我國(guó)部分建筑施工企業(yè)缺乏有效的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估機(jī)制， 主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面： 首先， 風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估體系尚未建立。企業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估與管理都是由管理層依靠工作經(jīng)驗(yàn)和主觀觀念判斷， 這種人為的判斷方式很容易增加采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)。其次， 風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施不完善。采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)具有突發(fā)性， 需要企業(yè)加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)， 但部分企業(yè)在風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施方面不完善， 增加了風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生率。最后， 企業(yè)完善風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制。企業(yè)在材料采購(gòu)過(guò)程中必須要有前瞻意識(shí)， 提前建立風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制， 但目前這一機(jī)制尚未完善， 需要引起建筑施工企業(yè)的關(guān)注。

（四）材料采購(gòu)合同不規(guī)范

在確定采購(gòu)材料前， 企業(yè)要與供應(yīng)商簽訂材料采購(gòu)合同， 材料采購(gòu)合同是規(guī)范材料的重要保障， 也是維護(hù)雙方權(quán)益的基礎(chǔ)， 但部分企業(yè)的材料采購(gòu)合同不規(guī)范， 比如： 對(duì)于小型的材料未簽訂材料采購(gòu)合同， 直接采用口頭約定的形式， 這在無(wú)形中增加了風(fēng)險(xiǎn)。又如： 部分材料采購(gòu)合同內(nèi)容存在模糊性， 表述不清楚， 尤其是在雙方的責(zé)任和義務(wù)履行內(nèi)容上表述不完善， 很容易使企業(yè)與供應(yīng)商之間產(chǎn)生矛盾。

（五）采購(gòu)信息與溝通渠道不暢

企業(yè)需要了解施工工作對(duì)不同材料的需求， 這就要求相關(guān)人員要及時(shí)上報(bào)材料的使用情況等信息， 但由于當(dāng)前上報(bào)機(jī)制不完善， 工作人員不能及時(shí)上報(bào)， 導(dǎo)致采購(gòu)部門(mén)無(wú)法獲取更加真實(shí)的數(shù)據(jù)信息， 增加了采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)， 造成材料浪費(fèi)的現(xiàn)象。此外， 外部信息溝通渠道單一。采購(gòu)部門(mén)只有在材料不充足的情況下才會(huì)主動(dòng)與供應(yīng)商聯(lián)系， 供應(yīng)商為維護(hù)自身利益， 出現(xiàn)故意隱瞞材料質(zhì)量等問(wèn)題。

四、 優(yōu)化建筑施工企業(yè)材料采購(gòu)內(nèi)部控制的措施

（一）加強(qiáng)建材采購(gòu)信息的內(nèi)外部傳遞

加強(qiáng)建材采購(gòu)信息的內(nèi)部與外部傳遞， 促使企業(yè)朝著可持續(xù)的方向發(fā)展。為此， 要做好以下幾項(xiàng)工作： 首先， 完善內(nèi)部上報(bào)機(jī)制， 規(guī)范采購(gòu)部門(mén)及各個(gè)部門(mén)信息的上報(bào)流程， 要求各部門(mén)配合采購(gòu)部門(mén)， 及時(shí)上報(bào)采購(gòu)信息， 以促進(jìn)信息的傳遞。其次， 拓展采購(gòu)信息的傳遞渠道。除了采用電話(huà)溝通外， 還可以采用電子郵件及傳真的方式， 盡可能豐富采購(gòu)信息渠道， 避免單一的信息傳遞方式給企業(yè)帶來(lái)風(fēng)險(xiǎn)。最后， 企業(yè)各個(gè)部門(mén)要加強(qiáng)合作， 配合采購(gòu)部門(mén)工作， 積極與采購(gòu)部門(mén)溝通， 實(shí)現(xiàn)對(duì)材料采購(gòu)的內(nèi)部控制。

（二）建立健全采購(gòu)監(jiān)督機(jī)制

隨著建筑行業(yè)的發(fā)展， 市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)十分激烈， 企業(yè)要想占據(jù)一席之地， 必須建立健全采購(gòu)監(jiān)督機(jī)制， 確保材料采購(gòu)內(nèi)部控制能夠有序開(kāi)展。首先， 建立一支專(zhuān)業(yè)化的監(jiān)督團(tuán)隊(duì)， 專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)材料采購(gòu)內(nèi)部控制的監(jiān)督工作， 同時(shí)， 為保障監(jiān)督團(tuán)隊(duì)充分發(fā)揮作用， 企業(yè)賦予監(jiān)督團(tuán)隊(duì)一定的權(quán)力， 使其能夠在材料采購(gòu)內(nèi)部控制、 監(jiān)督中不受其他部門(mén)的制約。其次， 進(jìn)一步優(yōu)化采購(gòu)監(jiān)督機(jī)制。部分企業(yè)已經(jīng)建立了采購(gòu)監(jiān)督機(jī)制， 但隨著社會(huì)的發(fā)展， 原有的采購(gòu)監(jiān)督機(jī)制存在一定弊端， 已經(jīng)不適應(yīng)當(dāng)前的需求。為此， 相關(guān)人員要進(jìn)一步優(yōu)化采購(gòu)監(jiān)督機(jī)制， 進(jìn)一步發(fā)揮采購(gòu)監(jiān)督機(jī)制的監(jiān)督作用。最后， 企業(yè)要完善采購(gòu)監(jiān)督問(wèn)責(zé)制度。對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題落實(shí)整改不到位、 不徹底的， 涉嫌嚴(yán)重違規(guī)違紀(jì)甚至違法的問(wèn)題， 要上報(bào)上級(jí)紀(jì)委， 并按照違規(guī)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)責(zé)任制辦法及處分條例進(jìn)行嚴(yán)肅的追責(zé)問(wèn)責(zé)。

（三）加強(qiáng)材料的進(jìn)場(chǎng)驗(yàn)收管理

材料質(zhì)量會(huì)影響建筑工程的施工質(zhì)量， 加強(qiáng)材料的進(jìn)場(chǎng)驗(yàn)收管理十分重要。首先， 加強(qiáng)對(duì)進(jìn)場(chǎng)材料的審核， 要求供應(yīng)商必須提供材料的相關(guān)資料和證明， 加強(qiáng)對(duì)材料的采購(gòu)管理， 從源頭上控制建筑材料質(zhì)量。其次， 規(guī)范現(xiàn)場(chǎng)取樣送檢標(biāo)準(zhǔn)， 及時(shí)送檢采購(gòu)材料， 確保用于建筑工程施工的材料達(dá)到質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)要求。如： 水泥物理性能試驗(yàn)中取樣頻率為同一水泥廠、 同期出廠、 同一出廠編號(hào)及同強(qiáng)度水泥（散裝≤500噸/批、 袋裝≤200噸/批）?；炷僚浜媳仍囼?yàn)中的取樣方法為隨機(jī)抽取砂漿配合比所需材料， 數(shù)量按不同試驗(yàn)室要求確定。最后， 在材料采購(gòu)合同中要明確合同雙方的責(zé)任和義務(wù)， 一旦發(fā)現(xiàn)材料出現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題， 要立即停止與供應(yīng)商的合作。材料進(jìn)場(chǎng)驗(yàn)收管理是影響企業(yè)材料采購(gòu)的重要環(huán)節(jié)， 企業(yè)必須加強(qiáng)對(duì)材料進(jìn)場(chǎng)驗(yàn)收管理的重視程度， 避免建筑材料不達(dá)標(biāo)。

（四）加強(qiáng)對(duì)內(nèi)部控制環(huán)境的完善

首先， 企業(yè)要轉(zhuǎn)變管理層的思想觀念， 促使其加強(qiáng)對(duì)材料采購(gòu)內(nèi)部控制的重視程度， 加強(qiáng)對(duì)材料采購(gòu)內(nèi)部控制工作管理， 從而營(yíng)造重視材料采購(gòu)內(nèi)部控制的環(huán)境和氛圍。其次， 要建立健全績(jī)效考核機(jī)制， 明確績(jī)效考核指標(biāo)， 優(yōu)化績(jī)效考核內(nèi)容， 對(duì)材料采購(gòu)人員進(jìn)行績(jī)效考核， 對(duì)表現(xiàn)優(yōu)異的采購(gòu)人員給予一定的物質(zhì)和精神獎(jiǎng)勵(lì)， 對(duì)表現(xiàn)不良的采購(gòu)人員給予懲罰， 這樣對(duì)材料采購(gòu)內(nèi)部控制工作起到一定的制約作用， 促進(jìn)企業(yè)的健康發(fā)展。最后， 加強(qiáng)對(duì)材料采購(gòu)內(nèi)部控制的宣傳工作， 運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)和傳播渠道， 宣傳材料采購(gòu)內(nèi)部控制的重要性， 在潛移默化中轉(zhuǎn)變?nèi)藗儗?duì)內(nèi)部控制的觀念， 提高對(duì)工作的重視程度， 更好地落實(shí)采購(gòu)內(nèi)部控制工作， 進(jìn)一步提升材料采購(gòu)的水平。

（五）提高采購(gòu)人員的能力與素質(zhì)

采購(gòu)人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和能力是影響企業(yè)的關(guān)鍵， 為此， 要加強(qiáng)培訓(xùn)力度。

首先， 定期組織專(zhuān)題講座， 圍繞“材料采購(gòu)內(nèi)部控制”展開(kāi)， 要求企業(yè)加強(qiáng)材料計(jì)劃管理， 推進(jìn)部門(mén)間的聯(lián)動(dòng)， 貼合項(xiàng)目商務(wù)策劃、 目標(biāo)成本、 進(jìn)度計(jì)劃、 招標(biāo)計(jì)劃等工作， 滿(mǎn)足項(xiàng)目的日常需要。同時(shí)， 要求采購(gòu)人員提高材料的日常管理水平， 保證資料及時(shí)、 數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、 臺(tái)賬齊全， 監(jiān)督審核收發(fā)存及盤(pán)點(diǎn)工作到位， 并向采購(gòu)人員滲透材料采購(gòu)內(nèi)部控制的知識(shí)， 提升材料采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)控制水平。

其次， 企業(yè)要找準(zhǔn)切入點(diǎn)， 進(jìn)行全面把控。采購(gòu)人員對(duì)材料采購(gòu)內(nèi)部控制產(chǎn)生的影響是多方面的， 企業(yè)要從采購(gòu)人員入手， 對(duì)整個(gè)材料采購(gòu)過(guò)程進(jìn)行全方位控制， 進(jìn)一步規(guī)范企業(yè)的采購(gòu)行為， 提升材料采購(gòu)的質(zhì)量。

再次， 企業(yè)要做好采購(gòu)人員的招聘工作。在具體工作中， 拓展人才招聘渠道， 采用線(xiàn)上線(xiàn)下相結(jié)合的方式， 從社會(huì)和高校中招聘現(xiàn)代化采購(gòu)人員， 為采購(gòu)人員隊(duì)伍注入新鮮血液， 提升采購(gòu)內(nèi)部控制水平。

最后， 材料采購(gòu)人員還要樹(shù)立終身學(xué)習(xí)的意識(shí)， 利用工作之余通過(guò)多種途徑學(xué)習(xí)材料采購(gòu)的相關(guān)知識(shí)， 不斷提升自身的專(zhuān)業(yè)能力和素質(zhì)。人才是企業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵， 建筑施工企業(yè)的發(fā)展更離不開(kāi)采購(gòu)人才的支持， 為此， 要加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)人員能力和素質(zhì)的培訓(xùn)力度， 進(jìn)一步優(yōu)化材料采購(gòu)工作， 使材料的質(zhì)量更有保障。

五、 結(jié)語(yǔ)

綜上所述， 材料是影響企業(yè)施工質(zhì)量和水平的重要因素， 加強(qiáng)材料采購(gòu)內(nèi)部控制能夠改善現(xiàn)狀， 有效控制項(xiàng)目采購(gòu)成本， 提高工程質(zhì)量， 降低采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)。但是， 企業(yè)材料采購(gòu)內(nèi)部控制工作中還存在一定的問(wèn)題， 因此， 必須采取必要措施， 比如： 完善內(nèi)部控制環(huán)境， 提高采購(gòu)人員的能力與素質(zhì)等， 促使材料采購(gòu)內(nèi)部控制工作有條不紊地開(kāi)展。相信在不久的將來(lái)， 建筑施工企業(yè)的材料采購(gòu)內(nèi)部控制工作將會(huì)朝著更加專(zhuān)業(yè)化、 全面化的方向發(fā)展。

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