關(guān)于合并重組高校檔案管理工作的思考

摘 要：隨著高校教育事業(yè)發(fā)展及體制改革的深入，我國(guó)高等教育步入了新的歷史發(fā)展機(jī)遇期，高校之間合并重組，實(shí)現(xiàn)學(xué)科優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)、辦學(xué)強(qiáng)強(qiáng)聯(lián)合。高等學(xué)校合并重組過(guò)程中需要同步處理好高校檔案管理，明確合并重組高校前檔案的歸屬，本著集中保管、方便利用的原則，由一?；蚝喜⒑蟮母叩葘W(xué)校檔案部門(mén)統(tǒng)一保存。本文簡(jiǎn)要分析了合并重組高校檔案管理特點(diǎn)、現(xiàn)實(shí)問(wèn)題，以及影響合并重組高校檔案管理因素，以湖南財(cái)經(jīng)工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例，提出了做好合并重組高校檔案工作的具體措施，為合并重組高校檔案管理工作提供借鑒參考。

關(guān)鍵詞：合并重組；檔案管理；高校

概述

隨著高校教育事業(yè)發(fā)展及體制改革的深入，我國(guó)高等教育步入了新的歷史發(fā)展機(jī)遇期。部分高校合并重組，實(shí)現(xiàn)學(xué)科優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)、辦學(xué)強(qiáng)強(qiáng)聯(lián)合，通過(guò)實(shí)質(zhì)性合并重組融合，發(fā)揮了“1+1＞2”的效應(yīng)[1]。湖南財(cái)經(jīng)工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院位于湖南省衡陽(yáng)市，學(xué)院前身是衡陽(yáng)技術(shù)學(xué)院和衡陽(yáng)市財(cái)政會(huì)計(jì)學(xué)校。2004年衡陽(yáng)市財(cái)政會(huì)計(jì)學(xué)校與衡陽(yáng)技術(shù)學(xué)院合并升格為衡陽(yáng)財(cái)經(jīng)工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院。2015年1月更名為湖南財(cái)經(jīng)工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院。目前全院共設(shè)6個(gè)教學(xué)院系，22個(gè)專(zhuān)業(yè)方向，在校教職工661人，在校學(xué)生12000余人。在學(xué)校合并重組中需要做好檔案資料的收集、管理機(jī)制的整合和人員崗位的調(diào)整。根據(jù)《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》規(guī)定：高等學(xué)校分立或合并前檔案的歸屬，應(yīng)本著集中保管、方便利用的原則，由一?；蚝喜⒑蟮母叩葘W(xué)校檔案部門(mén)統(tǒng)一保存。兩個(gè)或兩個(gè)以上學(xué)校合并組建新的高校，原有學(xué)校檔案應(yīng)由新組建的學(xué)校單列全宗保存、保管，并根據(jù)合并學(xué)校的多少編排全宗號(hào)；新組建的高校從組建時(shí)起建立新的全宗。如合并為一個(gè)學(xué)校為主，其他學(xué)校并入該校，可不建新全宗[2]。

1 合并重組高校檔案管理主要特點(diǎn)

1.1 新舊校區(qū)兼具，檔案內(nèi)容豐富

合并重組前的舊校區(qū)擁有悠久建校歷史。湖南財(cái)經(jīng)工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院的前身——衡陽(yáng)技術(shù)學(xué)院始建于1958年，衡陽(yáng)市財(cái)政會(huì)計(jì)學(xué)校始建于1980年，都擁有很悠久的辦學(xué)歷史，館藏的檔案資源史料十分豐富。此外，湖南財(cái)經(jīng)工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院是由2004年合并升格，并于2015年更為現(xiàn)名。新校區(qū)也投入了大量資金用于基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和試驗(yàn)耗材添置等，由此也產(chǎn)生了大量的基建檔案、設(shè)備檔案?？梢?jiàn)，合并重組后的檔案管理內(nèi)容更為豐富多樣。

1.2 檔案來(lái)源廣泛，歸檔主體眾多

合并重組后的高校職能更多，歸檔責(zé)任主體更加多元。以合并重組高?；n案為例，高校新校區(qū)基建項(xiàng)目從項(xiàng)目立項(xiàng)、可研報(bào)告、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收、管理等過(guò)程中，參與建設(shè)的單位有高校、設(shè)計(jì)方、建設(shè)方、施工方、監(jiān)理方等眾多參與主體，歸檔責(zé)任主體眾多，且檔案資源來(lái)院十分廣泛[3]，對(duì)檔案管理人員提出了新的更高要求。

1.3 時(shí)間周期較長(zhǎng)，歸檔時(shí)間跨度大

合并重組高校的周期較長(zhǎng)，從合并重組動(dòng)議到實(shí)施，以及合并重組正式完成，歷時(shí)較久。尤其涉及到校區(qū)基礎(chǔ)建設(shè)的更新，從建設(shè)項(xiàng)目立項(xiàng)申請(qǐng)到正式投入使用，短則一二年，長(zhǎng)則三五年。這些檔案資料分散于高校基建部門(mén)或其他相關(guān)管理部門(mén)。較長(zhǎng)的時(shí)間周期，以及較大的歸檔時(shí)間跨度，其間或因人員流動(dòng)或因歸檔范圍變化等，導(dǎo)致歸檔資料交接不及時(shí)、不到位，存在安全風(fēng)險(xiǎn)隱患。

2 合并重組高校檔案管理現(xiàn)實(shí)問(wèn)題

2.1 檔案移交過(guò)程結(jié)果的安全隱患

合并重組高校后，合并重組前的高校館藏的檔案資源需要整體移交至合并重組后新組建的高校及其檔案管理部門(mén)。如湖南財(cái)經(jīng)工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院的館藏檔案資源，主要都是來(lái)自衡陽(yáng)技術(shù)學(xué)院和衡陽(yáng)市財(cái)政會(huì)計(jì)學(xué)校兩所學(xué)校的館藏檔案。在合并重組過(guò)程中移交了大量的黨政、基建、財(cái)會(huì)、實(shí)物等檔案資料，合并重組周期短、事務(wù)多、任務(wù)重，除了做好檔案移交工作，還涉及到人員管理、專(zhuān)業(yè)設(shè)置、校園建設(shè)等大量事務(wù)性工作。在原校檔案向新校檔案移交過(guò)程中極易產(chǎn)生各種問(wèn)題，例如，檔案移交不完整，重要資料移交不及時(shí)，甚至是檔案資料在移交過(guò)程中出現(xiàn)損毀、滅失現(xiàn)象，影響了新組建高校檔案管理的質(zhì)量和水平。

2.2 檔案管理體制機(jī)制的兼容問(wèn)題

合并重組后的高校檔案由之前的一個(gè)全宗變成了多個(gè)全宗[4]。原先的各種檔案管理體制機(jī)制，以及出臺(tái)的相應(yīng)的檔案管理制度與新合并重組高校檔案管理實(shí)際不適應(yīng)，存在不兼容。此外，之前不同高校的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、水平、能力和規(guī)范化水平均存在較大的差異性，高校所設(shè)專(zhuān)業(yè)不同，檔案分類(lèi)、編號(hào)和排列也存在較大差異。如教職工檔案由人事處管理、畢業(yè)生檔案由學(xué)生處管理，合并重組后的高校檔案管理的相應(yīng)職能機(jī)構(gòu)或重組或撤并，理順合并重組前后的檔案管理體制機(jī)制關(guān)系任務(wù)艱巨。

2.3檔案管理人員的人崗相適難題

重組合并高校檔案管理面臨著人員重新劃分、崗位重新調(diào)整、業(yè)務(wù)檔案管理重新分配等。在此過(guò)程中，檔案管理人員面對(duì)著全新的檔案管理局面，在思想上、業(yè)務(wù)上和能力上還存在著不相適應(yīng)的過(guò)程，不同程度上影響了重組合并后高校檔案管理的整合和創(chuàng)新，需要根據(jù)重組合并后的高校檔案管理現(xiàn)實(shí)需要及時(shí)組織相應(yīng)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，做到人崗相適。

3 合并重組高校檔案管理影響因素

合并重組高校涉及高校檔案工作的歷史發(fā)展規(guī)律、檔案管理者和工作人員的心理、文化結(jié)構(gòu)等多方面問(wèn)題。這些問(wèn)題若處置不當(dāng)就會(huì)成為阻礙高校檔案管理，致使合并后的高校檔案管理工作磨而不合[5]。

3.1 傳統(tǒng)習(xí)慣

合并重組高校檔案管理有其漫長(zhǎng)的發(fā)展歷史背景、管理風(fēng)格和要求，長(zhǎng)期形成其獨(dú)特的檔案管理理念、思維模式、價(jià)值取向。來(lái)自不同高校的檔案管理者會(huì)受到各自傳統(tǒng)檔案管理習(xí)慣、行為規(guī)范、固有思維的支配影響，延緩或遲滯合并重組高校檔案管理的實(shí)質(zhì)性融合進(jìn)程。例如，有的高校人事檔案、文書(shū)檔案、科研檔案、學(xué)生檔案均由學(xué)校檔案館管理。而有的高校采取更為精細(xì)化管理模式，習(xí)慣按職能劃分檔案管理主體，將人事檔案管理歸入人事處，科研檔案歸入教務(wù)處，畢業(yè)生檔案歸入學(xué)生處管理。若這兩所高校合并或重組，檔案管理傳統(tǒng)習(xí)慣影響了檔案管理制度設(shè)計(jì)上的差異。

3.2 原有模式

高校檔案管理模式是長(zhǎng)期運(yùn)行形成的，也是合并重組高校檔案融合的現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)。檔案管理模式是以一種科學(xué)規(guī)范保證檔案管理有序運(yùn)轉(zhuǎn)。在未合并重組，不同高校的辦學(xué)水平、隸屬關(guān)系、學(xué)校類(lèi)型、工作理念等存在較大的差異性，也由此形成了高校自身獨(dú)特的檔案管理模式，這種模式具有很強(qiáng)的穩(wěn)定性、差異性。這種穩(wěn)定性、差異性增加了不同高校檔案管理工作內(nèi)在互通融合，也不利于高校檔案管理融合。如一些高校檔案習(xí)慣于傳統(tǒng)紙質(zhì)歸檔模式，即便產(chǎn)生了大量的電子檔案，依然采用“雙軌制”管理，不僅耗費(fèi)大量的人力、物力、財(cái)力，也占用了寶貴的庫(kù)房資源。而一些高校已經(jīng)開(kāi)設(shè)了數(shù)字化管理，按照“單軌制”進(jìn)行電子檔案管理。若這兩種不同檔案管理模式的高校合并重組，勢(shì)必要選擇其中某一歸檔模式才能實(shí)現(xiàn)真正的實(shí)質(zhì)性融合。

3.3 合作意識(shí)

合并重組高校檔案管理者之間的合作意識(shí)相對(duì)較弱，究其原因主要是傳統(tǒng)習(xí)慣和原有工作模式。高校檔案管理工作具有相對(duì)封閉性，一旦形成某種行為習(xí)慣，就會(huì)影響其檔案管理的行為方式，進(jìn)而長(zhǎng)期堅(jiān)持其思想觀念、行為方式。此外，合并重組高校檔案管理制度機(jī)制差異，思想交流渠道少，業(yè)務(wù)溝通平臺(tái)不足，都在一定程度上影響了合并后高校檔案管理者之間思想融合和行為的實(shí)質(zhì)性合作。

4 合并重組高校檔案管理對(duì)策建議

高校合并重組應(yīng)包括檔案在內(nèi)的全方位的合并[6]。作為高校檔案管理部門(mén)要秉持全方位融合理念，抓住合并重組重大戰(zhàn)略機(jī)遇，制定合并重組后高校檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃，統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)要求，不斷開(kāi)創(chuàng)新時(shí)代高校檔案管理新局面。

4.1 做好合并前的檔案移交

（1）制定方案。為了保證合并重組檔案資料移交的安全、完整，在合并重組前，充分調(diào)研論證，專(zhuān)門(mén)制定合并重組高校檔案移交工作方案。方案明確合并重組后檔案歸屬，采取全宗管理，將原高校館藏檔案由原單位檔案管理部門(mén)按照新的全宗，做好移交存檔。（2）及時(shí)歸檔。高校合并重組周期較長(zhǎng)，隨著合并重組工作的推動(dòng)，檔案管理人員及辦公場(chǎng)所均發(fā)生了變化，在合并前召開(kāi)動(dòng)員會(huì)，要求在規(guī)定時(shí)間里將部門(mén)或科室檔案及時(shí)移交至高校檔案部門(mén)，由檔案管理部門(mén)按照高校檔案管理規(guī)定做好立卷歸檔。（3）檔案鑒定。利用高校合并重組為契機(jī)，提前做好館藏檔案鑒定，銷(xiāo)毀部分沒(méi)有繼續(xù)保存價(jià)值的檔案資料，減少后期檔案移交工作量。首先是核對(duì)檔案實(shí)體。按照檔案館案卷目錄、全引目錄逐一做好實(shí)體檔案核對(duì)，防止漏登或遺失[7]。其次是做好檔案鑒定。將館藏檔案資源進(jìn)行逐一鑒定整理編目，清理銷(xiāo)毀沒(méi)有保存價(jià)值的檔案資料。再次是完善檢索工具。經(jīng)鑒定后，需要移交至合并重組后的高校檔案，應(yīng)完善檢索工具，尤其是信息技術(shù)的應(yīng)用，要建立電子檔案檢索工具，提升合并重組后高校檔案管理利用水平。（4）精準(zhǔn)移交。合并重組高校檔案數(shù)量大、種類(lèi)多，移交時(shí)間緊，為了避免遺漏，確保做到應(yīng)移交盡移交，需要認(rèn)真做好檔案移交清點(diǎn)工作。首先是做好檔案實(shí)體移交。逐卷核對(duì)案卷目錄中的檔案，按照檔案排列先后順序逐一清點(diǎn)。其次是移交檢索工具。移交檔案檢索工具、編研材料、登記清冊(cè)。再次是特殊形式的檔案要單獨(dú)做好編目，清點(diǎn)無(wú)誤移交。

4.2 注重合并后的管理利用

隨著原衡陽(yáng)市財(cái)政會(huì)計(jì)學(xué)校與原衡陽(yáng)技術(shù)學(xué)院合并為衡陽(yáng)財(cái)經(jīng)工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院（現(xiàn)更名為湖南財(cái)經(jīng)工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院）。原來(lái)的兩所高校正式合并重組融為一體，為了保持原高校館藏檔案工作歷史傳承性，兼顧合并重組后檔案工作的一致性，要重點(diǎn)做好合并重組后高校檔案管理利用。（1）全員管理。原衡陽(yáng)市財(cái)政會(huì)計(jì)學(xué)校與原衡陽(yáng)技術(shù)學(xué)院合并后，檔案管理人員有所增加，館藏的檔案資源也顯著增加。及時(shí)組建合并后的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組及檔案館，優(yōu)化檔案館職能，注重檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)、管理利用和信息化。同時(shí)做好檔案管理人員優(yōu)化重組，根據(jù)專(zhuān)業(yè)特長(zhǎng)、征求個(gè)人意愿調(diào)配至相應(yīng)崗位，做到定人、定崗、定責(zé)。為了保證檔案數(shù)字化，還適當(dāng)引進(jìn)專(zhuān)業(yè)型人才。此外，還加強(qiáng)檔案管理人員績(jī)效考核工作，明確檔案崗位職責(zé)任務(wù)，引入競(jìng)爭(zhēng)激勵(lì)機(jī)制，將檔案考核結(jié)果作為個(gè)人職級(jí)晉升、福利待遇的重要依據(jù)，切實(shí)調(diào)動(dòng)合并重組后檔案工作者的積極性、主動(dòng)性。（2）全宗管理。原高校重組合并為新的高校，只有堅(jiān)持全宗管理，才能確保同一來(lái)源檔案保持有機(jī)聯(lián)系，維護(hù)合并重組后的高校檔案完整性。新合并重組的高校檔案管理要堅(jiān)持全宗管理理念，將合并重組后高校形成的全部檔案集中統(tǒng)一管理，建立功能先進(jìn)的檔案館，并根據(jù)《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類(lèi)法》《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》及國(guó)家有關(guān)檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化要求制定檔案管理統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，為新合并重組高校檔案門(mén)類(lèi)劃分提供依據(jù)[8-9]。根據(jù)《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》，制定符合合并重組后高校自身實(shí)際的立卷歸檔制度，明確檔案劃分種類(lèi)及依據(jù)、保管期限等等，為高校檔案收集、立卷、歸檔提供根本指導(dǎo)。（3）全程管理。合并重組后高校檔案要從收集、整理、整編、著錄、查詢(xún)、借閱、利用、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷(xiāo)毀等全流程做好管理，確保每一個(gè)環(huán)節(jié)、每一個(gè)流程都做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。歸納起來(lái)，就是要建立立卷歸檔、檔案管理、開(kāi)發(fā)利用全程管理制度體系。按照全過(guò)程質(zhì)量管理理念，不斷提升高校檔案管理軟硬件質(zhì)量。既要做好檔案實(shí)體全程質(zhì)量管理，也要做好檔案數(shù)據(jù)信息質(zhì)量管理，還要打造高質(zhì)量的檔案管理庫(kù)房，為高校檔案全程管理提供有力保障[10]。（4）全新管理。所謂全新管理，就是要求合并重組后的高校檔案管理要與時(shí)俱進(jìn)，利用先進(jìn)的管理技術(shù)和管理理念，不斷提升檔案管理整體水平。例如，運(yùn)用云計(jì)算技術(shù)實(shí)現(xiàn)電子檔案云存儲(chǔ)；利用電子密鑰、數(shù)據(jù)備份、區(qū)塊鏈筑牢檔案安全防線(xiàn)；利用數(shù)字修復(fù)、圖像修復(fù)技術(shù)做好照片等檔案修復(fù)[11]。要不斷提升高校檔案管理的信息化、現(xiàn)代化水平。

結(jié)語(yǔ)

綜上所述，隨著我國(guó)高校教育事業(yè)改革發(fā)展，越來(lái)越多的高校之間進(jìn)行合并重組，實(shí)現(xiàn)不同高校在學(xué)科、管理之間的優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)、強(qiáng)強(qiáng)聯(lián)合。在此過(guò)程中要高度重視合并重組前后的檔案移交和管理利用工作，從體制機(jī)制和理念等方面真正實(shí)現(xiàn)檔案管理的深度融合，為合并重組后的高校教育教學(xué)和管理提供有益參考，為經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展培育更多有用之才。

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作者簡(jiǎn)介：顏麗瓊（1985— ） 大學(xué)學(xué)歷，湖南財(cái)經(jīng)工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案館員，主要從事檔案管理及編研研究。