“互聯(lián)網(wǎng)+”視域下事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)路徑研究

摘 要：檔案管理是事業(yè)單位綜合管理工作的重要組成部分，可以幫助單位管理者全面掌握單位實際運行狀態(tài)，為其決策管理工作提供資料參考與數(shù)據(jù)支撐，對于推進事業(yè)單位穩(wěn)定、持續(xù)發(fā)展具有積極意義。近幾年，隨著事業(yè)單位業(yè)務覆蓋范疇持續(xù)拓展，所產(chǎn)生的檔案類型及總量日漸豐富，傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)無法發(fā)揮最大效用。對此，事業(yè)單位應當與時俱進，順應“互聯(lián)網(wǎng)＋”時代發(fā)展趨勢，主動探索檔案管理信息化建設(shè)路徑。當前，在事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中仍存在重視度不足、管理制度不完善、專業(yè)人才匱乏以及信息技術(shù)利用率低的問題。文章基于“互聯(lián)網(wǎng)＋”視域下對事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)策略著重分析，以供相關(guān)事業(yè)單位參考借鑒。

關(guān)鍵詞：“互聯(lián)網(wǎng)＋”；事業(yè)單位；檔案管理信息化建設(shè)

中圖分類號：D630.1；G270.7 文獻標識碼：A

引言

事業(yè)單位檔案資料包含了單位歷史發(fā)展經(jīng)歷信息、當下各項目或經(jīng)濟活動的進度及工作經(jīng)驗、未來發(fā)展戰(zhàn)略或決策信息等，不僅可以如實反映當下事業(yè)單位的運行狀態(tài)，為單位管理者開展科學決策提供數(shù)據(jù)支持，還可以結(jié)合歷史資料為事業(yè)單位未來發(fā)展指明方向。但是，從現(xiàn)階段各事業(yè)單位檔案管理情況來看，仍然存在諸多問題尚未解決。因此，隨著信息技術(shù)的創(chuàng)新發(fā)展及自動化辦公的普及，如何有效推進檔案信息化建設(shè)工作已經(jīng)成為事業(yè)單位所面臨的主要工作內(nèi)容。相關(guān)事業(yè)單位應當在認清檔案管理信息化建設(shè)必要性的基礎(chǔ)上，針對現(xiàn)存問題制定建設(shè)策略，以此不斷提高檔案管理質(zhì)量與效率，為事業(yè)單位穩(wěn)定發(fā)展奠定堅實基礎(chǔ)。

一、“互聯(lián)網(wǎng)＋”時代事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的必要性

1.有利于提高事業(yè)單位檔案管理效率

所謂“互聯(lián)網(wǎng)＋”時代，主要是指基于各類現(xiàn)代化信息技術(shù)及先進設(shè)備設(shè)施基礎(chǔ)上由互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展而來的新業(yè)態(tài)。簡而言之，就是互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)＋傳統(tǒng)行業(yè)，傳統(tǒng)行業(yè)可以利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)創(chuàng)新運行模式，最大限度上發(fā)揮自身的優(yōu)勢與價值，以此更好地適應新時代發(fā)展趨勢?；凇盎ヂ?lián)網(wǎng)＋”時代事業(yè)單位推進檔案管理信息化建設(shè)工作，可以利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)及平臺快速處理龐大的檔案資料，如自動化檔案收集與分類管理、利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對特定檔案分析、利用互聯(lián)網(wǎng)平臺儲存和檢索所需要的檔案等。由此可見，“互聯(lián)網(wǎng)＋”視域下，事業(yè)單位推進檔案管理信息化建設(shè)，可以提高事業(yè)單位檔案管理的效率。

2.有利于提升事業(yè)單位檔案管理規(guī)范度

事業(yè)單位使用的傳統(tǒng)檔案管理模式，主要是以人工管理為主體，檔案資料的收集、整理、保存和調(diào)取利用等都需要手工完成。但是，由于不同檔案管理人員的工作思維與專業(yè)能力存在一定差異，因此，在實際檔案管理過程中較易出現(xiàn)檔案資料填寫內(nèi)容、格式和字體差異，在一定程度上降低了事業(yè)單位檔案管理工作的規(guī)范性?！盎ヂ?lián)網(wǎng)＋”視域下事業(yè)單位推進檔案管理信息化建設(shè)，可以利用檔案管理信息化平臺實現(xiàn)自動化內(nèi)容填寫，明確規(guī)范檔案收集、分類和錄入等環(huán)節(jié)，從而提升事業(yè)單位檔案管理的規(guī)范性。

3.有利于增強事業(yè)單位檔案管理安全性

傳統(tǒng)檔案管理模式下，事業(yè)單位檔案管理的對象為紙質(zhì)檔案資料。近幾年，隨著事業(yè)單位業(yè)務范疇的持續(xù)拓展，所產(chǎn)生的檔案資料數(shù)量不斷增加，檔案管理工作出現(xiàn)了紙質(zhì)檔案儲存空間不足、查閱調(diào)取困難的問題。同時，紙質(zhì)檔案資料經(jīng)過多次查閱后會出現(xiàn)不同程度受損的情況，影響閱讀流暢性，降低紙質(zhì)檔案資料的可利用價值。

“互聯(lián)網(wǎng)＋”視域下事業(yè)單位推進檔案管理信息化建設(shè)工作，可以逐步將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，并將其儲存于電腦云端。此外，事業(yè)單位檔案管理人員還可以定期對電子檔案統(tǒng)一備份，以此避免數(shù)據(jù)信息丟失。由此可見，“互聯(lián)網(wǎng)＋”視域下事業(yè)單位推進檔案管理信息化建設(shè)，不僅可以增強檔案資料的安全性，還降低了檔案管理的成本。

二、“互聯(lián)網(wǎng)＋”視域下事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)問題

1.檔案管理信息化工作未得到充分重視

我國科技領(lǐng)域在社會經(jīng)濟高速發(fā)展帶動下取得了顯著成就，現(xiàn)如今各類信息技術(shù)及科技設(shè)備設(shè)施已經(jīng)被廣泛應用于社會生產(chǎn)生活的方方面面，給人們的實際生活帶來了諸多便利，為我國現(xiàn)代化建設(shè)與可持續(xù)發(fā)展提供了支撐。面對這一全新發(fā)展趨勢，各事業(yè)單位也紛紛對內(nèi)推進了信息化建設(shè)工作，但從實際情況來看，多數(shù)事業(yè)單位將信息化建設(shè)重點放在了業(yè)務辦公自動化上，并未對檔案管理工作與信息技術(shù)的利用給予高度重視。甚至當前一些事業(yè)單位認為檔案管理工作僅是檔案資料的收集與整理，無須信息化建設(shè)。再加上部分事業(yè)單位可利用財政資金有限，給檔案管理信息化建設(shè)工作帶來了嚴重阻礙。具體表現(xiàn)為：（1）仍然使用傳統(tǒng)人工檔案管理模式展開檔案資料收集、整理和錄入調(diào)??；（2）部分事業(yè)單位雖然推進了檔案管理信息化建設(shè)工作，但僅是將人工管理轉(zhuǎn)變?yōu)橛嬎銠C管理，本質(zhì)上并未發(fā)生改變。人為操作規(guī)范性及專業(yè)性仍然是影響事業(yè)單位檔案管理成效的主要因素。

2.缺乏完善的管理制度

“互聯(lián)網(wǎng)＋”視域下事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)工作離不開科學可行的管理制度作為基礎(chǔ)支撐。完善的管理制度可以為事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)工作指明方向，可以規(guī)范事業(yè)單位檔案管理工作對信息技術(shù)的使用行為，從而確保信息技術(shù)及先進的軟硬件在檔案管理工作中充分發(fā)揮作用。然而，從當前各事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)情況來看，很多事業(yè)單位尚未在檔案管理過程中融合發(fā)揮好“互聯(lián)網(wǎng)＋”優(yōu)勢，也沒有結(jié)合實際檔案管理工作情況及管理需求制定相應的管理制度，最終導致檔案管理信息化建設(shè)缺乏理論支持。究其原因，一方面，由于事業(yè)單位尚未意識到檔案管理信息化建設(shè)的重要意義，再加上檔案管理工作枯燥乏味，相關(guān)人員參與積極性不高，限制了檔案管理信息化建設(shè)進程；另一方面，事業(yè)單位由于長期受到傳統(tǒng)管理思維的影響，未將檔案管理納入綜合管理制度中，并未設(shè)計精細化的管理條例，影響了檔案管理信息化建設(shè)與發(fā)展。

3.檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)提升空間較大

“互聯(lián)網(wǎng)＋”視域下事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的重要影響因素就是人。檔案管理人員的專業(yè)能力及信息素養(yǎng)的高低會對檔案管理信息化建設(shè)質(zhì)量產(chǎn)生直接影響。但是，現(xiàn)階段很少有檔案專業(yè)畢業(yè)生選擇在事業(yè)單位從事檔案管理工作，受工資水平、福利待遇及個人發(fā)展前景等因素影響，多數(shù)檔案專業(yè)畢業(yè)生更傾向于到企業(yè)就業(yè)，導致事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)工作中存在專業(yè)性人才不足的情況，無法提高事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)速度，無法確保信息化建設(shè)質(zhì)量。除此之外，隨著網(wǎng)絡信息技術(shù)的持續(xù)創(chuàng)新與發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理工作對相關(guān)工作人員提出了更高要求，不僅要求檔案管理人員具備扎實的理論基礎(chǔ)、專業(yè)管理能力，還要求其熟練操作各類信息技術(shù)軟件開展工作。但是，一些事業(yè)單位的檔案管理人員并非科班出身，再加上事業(yè)單位對檔案管理人員缺乏長期、系統(tǒng)培訓，給事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)帶來了嚴重阻礙。

4.檔案信息化水平有待提高

“互聯(lián)網(wǎng)＋”視域下，事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)工作的重點是提高檔案管理工作的信息化水平，充分發(fā)揮各類現(xiàn)代化信息技術(shù)的應用優(yōu)勢，不斷提高單位檔案管理水平與質(zhì)量。當前，部分事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)進程中存在對信息技術(shù)應用不足的情況。例如，應用的檔案管理信息化軟件并不具備檔案資料共享與傳遞功能、信息化管理系統(tǒng)與其他管理系統(tǒng)無法兼容等，導致事業(yè)單位檔案管理信息化水平較低，影響檔案管理工作效率與質(zhì)量。究其原因，主要是由于事業(yè)單位檔案管理流程過于煩瑣、技術(shù)及設(shè)備設(shè)施不完善等因素所引起的。

三、“互聯(lián)網(wǎng)＋”視域下事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)策略

1.提高檔案管理信息化建設(shè)重視度

正確的意識是實踐行動的科學指南，“互聯(lián)網(wǎng)＋”視域下事業(yè)單位只有對檔案管理信息化建設(shè)形成正確認知，方可積極主動地利用好先進技術(shù)和設(shè)備設(shè)施推進信息化建設(shè)工作，以此不斷提高檔案管理信息化建設(shè)效率與質(zhì)量。由此可見，“互聯(lián)網(wǎng)＋”視域下事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的首要任務就是提高全員對檔案管理工作與信息技術(shù)的重視度。

第一，事業(yè)單位領(lǐng)導者及檔案管理部門主要負責人應當在日常管理工作中做好表率，主動學習檔案管理信息化理論知識及相關(guān)技術(shù)等，從而結(jié)合本單位實際情況制定針對性信息化建設(shè)方案，為后續(xù)檔案信息化管理工作奠定堅實基礎(chǔ)；第二，檔案管理部門應當在實際工作中更新工作思維，在深化服務意識的基礎(chǔ)上逐步形成檔案管理創(chuàng)新意識、信息化建設(shè)意識等。檔案管理人員應當樹立工作意識，主動學習專業(yè)管理知識及信息化技能，從而在最大限度上提高檔案管理信息化建設(shè)效率與質(zhì)量，提升檔案管理工作的綜合服務水平。

2.建立檔案信息化管理制度

在“互聯(lián)網(wǎng)＋”視域下，針對現(xiàn)階段各事業(yè)單位普遍存在的檔案管理制度不健全問題，單位管理層應當從實際出發(fā)，遵照本單位檔案管理特點、創(chuàng)新需求等進一步建立健全檔案信息化管理制度。

第一，建立檔案管理問責機制。相關(guān)事業(yè)單位應當優(yōu)化、簡化當前檔案管理工作流程，明確相關(guān)工作人員的檔案管理職責，將檔案管理任務落實到每一個部門及職工身上，以此形成全員、全過程以及全方面檔案管理新局面，充分調(diào)動單位職工對檔案管理信息化建設(shè)工作的參與熱情，加快事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)效率。同時，還可以在檔案管理信息化建設(shè)出現(xiàn)問題的第一時間責任追溯，以此規(guī)范單位檔案管理信息化建設(shè)行為；第二，建立檔案資料查詢制度，只有經(jīng)過身份驗證的人方可借閱檔案資料，以此確保事業(yè)單位檔案完整性與安全性；第三，建立信息化監(jiān)管機制，充分利用好信息技術(shù)定期開展檔案安全審計、管理系統(tǒng)風險評估、管理流程規(guī)范性等檢查工作，確保事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)質(zhì)量。

3.加強信息化檔案管理隊伍建設(shè)

“互聯(lián)網(wǎng)＋”視域下事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)工作需要專業(yè)化人才提供支持與助力?；诖耍聵I(yè)單位應主動思考和探索檔案管理人才培養(yǎng)與引進策略，借助高質(zhì)量的檔案管理隊伍加速檔案管理信息化建設(shè)進程。

第一，事業(yè)單位應定期組織開展專業(yè)化培訓工作，鼓勵在崗檔案管理人員主動接受新理念、學習新知識、新技術(shù)，從而提高檔案管理人員的專業(yè)能力及信息素養(yǎng)。培訓內(nèi)容應當包含專業(yè)檔案管理知識、檔案管理技能培訓、信息技術(shù)及軟件設(shè)備設(shè)施操作培訓等。培訓方式可以為系統(tǒng)教育教學活動、交流實踐活動以及邀請行業(yè)專家開展培訓講座等。此外，事業(yè)單位可以搭建線上學習平臺，供各單位檔案管理人員自主學習與互相交流，全面提升事業(yè)單位檔案管理隊伍質(zhì)量；第二，加強專業(yè)人才引進。事業(yè)單位可以利用當?shù)卣贫ǖ娜瞬乓M政策、大學生就業(yè)幫扶政策等合理優(yōu)化本單位的人才福利待遇，并通過加強與專業(yè)院校的定向人才培養(yǎng)、拓展外省人才招聘渠道等方式，吸引更多專業(yè)人才投身于事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)工作中，不斷提升事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量。

4.完善硬件及軟件配置

軟硬件基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施是“互聯(lián)網(wǎng)＋”視域下事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的重要前提與基礎(chǔ)保障。對此，事業(yè)單位管理層及上級主管部門應當加大政策與資金支持力度。

一方面，在硬件設(shè)備設(shè)施引進與應用環(huán)節(jié)，事業(yè)單位應當合理劃撥資金用于先進設(shè)備設(shè)施的采購、更新與維護。在設(shè)備設(shè)施購買過程中應當擇優(yōu)選擇資質(zhì)過硬的生產(chǎn)商。同時，還應當定期對硬件設(shè)備設(shè)施做好維修養(yǎng)護工作，延長其使用壽命，降低事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)成本；另一方面，在軟件系統(tǒng)建設(shè)環(huán)節(jié)，事業(yè)單位應當結(jié)合實際情況構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫，嚴格規(guī)范檔案資料的收集、共享、交換行為，按照檔案內(nèi)容分門別類地儲存。針對單位機密文件加密管理，設(shè)置數(shù)據(jù)庫訪問權(quán)限。利用網(wǎng)絡病毒查殺軟件、監(jiān)控系統(tǒng)等動態(tài)化檢查是否存在安全風險或技術(shù)風險，確保事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)工作順利開展。

四、結(jié)束語

綜上所述，“互聯(lián)網(wǎng)＋”視域下事業(yè)單位推進檔案管理信息化建設(shè)工作，是順應時代發(fā)展的重要表現(xiàn)，也是創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理模式、提高檔案管理水平及質(zhì)量的必然舉措。對此，事業(yè)單位應當緊跟時代發(fā)展步伐，與時俱進，充分認清推進檔案管理信息化建設(shè)的必要性，并深刻分析現(xiàn)階段檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題。通過提高檔案管理信息化建設(shè)重視度、建立檔案信息化管理制度、加強信息化檔案管理隊伍建設(shè)、完善硬件及軟件配置和構(gòu)建檔案管理數(shù)據(jù)庫等措施，進一步提高檔案管理信息化水平，充分利用“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)及平臺優(yōu)勢，提升事業(yè)單位檔案管理效率與質(zhì)量，為事業(yè)單位長遠發(fā)展提供有力支持。

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（作者單位：菏澤市老年大學）

作者簡介：彭媛媛（1982—），女，漢族，山東棗莊人，碩士研究生，館員，研究方向：事業(yè)單位檔案管理、檔案信息化。