精神病?？漆t(yī)院檔案管理的主要特點與工作建議

摘 要：通過檢索國內(nèi)外精神病?？漆t(yī)院近年來檔案管理方面的相關(guān)文獻，并結(jié)合精神病?？漆t(yī)院自身的實際工作情況，探討了精神病?？漆t(yī)院檔案管理工作的主要特點，并提出相關(guān)的工作建議。精神病專科醫(yī)院檔案管理工作的主要特點表現(xiàn)在載體形式的多元化、數(shù)量與類別的增多化、溯源與內(nèi)涵的豐富化、管理模式上的創(chuàng)新化、社會工作需求的突出化等方面。未來，精神病?？漆t(yī)院檔案管理工作的開展將呈現(xiàn)積極上升的勢態(tài)，會逐步受到精神病?？漆t(yī)院甚至全社會的需要與普及。

關(guān)鍵詞：精神病專科醫(yī)院；檔案管理；特點；分析；建議

中圖分類號：G271 文獻標(biāo)識碼：A

引言

精神病專科醫(yī)院檔案主要是指在臨床收治精神疾病患者過程中形成的記錄醫(yī)療思維、方法的各類醫(yī)療文書、數(shù)據(jù)資料和信息資料，能真實、客觀反映醫(yī)院的發(fā)展進程，為醫(yī)院決策、發(fā)展和醫(yī)務(wù)人員從事醫(yī)療救治、科研教學(xué)、技術(shù)交流提供信息支撐，是醫(yī)院寶貴的物質(zhì)和精神財富。醫(yī)院檔案對臨床診療工作必不可少，是國家政策的需要，也是醫(yī)療法規(guī)的需要。因此，對精神病專科醫(yī)院檔案展開合理、有效的管理顯得尤為重要。另外，隨著醫(yī)學(xué)檔案數(shù)量的增加和廣度的加深，加之社會工作中的具體要求增多，讓醫(yī)學(xué)檔案實施中的日常管理工作顯得細碎化，具體包括收集、分類、鑒別、整理、統(tǒng)計、分析、歸納、檢索等八大項。要圓滿完成這八項檔案管理工作任務(wù)，需要完善的設(shè)備設(shè)施、現(xiàn)代化的技術(shù)和軟件工具。本文專門針對精神病?？漆t(yī)院檔案管理實施中的相關(guān)工作展開分析，歸納、總結(jié)將來的發(fā)展方向及前景等方面，并提出相關(guān)針對性的工作建議。

一、精神病專科醫(yī)院檔案的特點分析

1.載體形式多樣化

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，精神病專科醫(yī)院的檔案形式呈現(xiàn)多樣化，包括傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案、縮微醫(yī)學(xué)檔案、視聽醫(yī)學(xué)檔案等。但鑒于檔案管理的自身特點，紙質(zhì)檔案仍然是當(dāng)前檔案的主要載體形式。多樣式的檔案載體為檔案的查找、存儲、傳輸和使用提供了極大的便利。

2.種類與數(shù)量增加化

現(xiàn)階段，社會快速發(fā)展，各類精神疾病的發(fā)生與人們的身體健康息息相關(guān)，越來越受到社會的廣泛關(guān)注。一方面，精神病專科醫(yī)院檔案數(shù)量和種類正在迅速增加，醫(yī)院檔案管理工作者的工作量和負擔(dān)也隨之增加，會嚴重影響工作效率；另一方面，隨著工作量的增加，工作內(nèi)容也變得更加瑣碎，工作范圍也在逐漸擴大。

3.溯源與內(nèi)涵豐富化

隨著社會的進步和工作壓力的增加，精神病的發(fā)病率日益增高，心理疾病的治療離不開精神病?？漆t(yī)院的正規(guī)診治。服務(wù)對象的特點要求精神病?？漆t(yī)院在診療服務(wù)中更應(yīng)具有人文與關(guān)愛，能體現(xiàn)科學(xué)與社會、經(jīng)濟的關(guān)系，其檔案體現(xiàn)出專業(yè)跨越性廣、時間跨度長、綜合性強等特點，內(nèi)容更加復(fù)雜。精神疾病診療服務(wù)需求的擴大進一步對醫(yī)療供給、就醫(yī)體驗等提出了更高要求，推動了醫(yī)療服務(wù)體系的完善，也使精神科?？漆t(yī)院檔案內(nèi)容日趨豐富，可多元化追溯。

4.管理模式創(chuàng)新化

精神病醫(yī)院檔案管理工作是逐步完善、逐步提升、逐步改進的過程。傳統(tǒng)檔案資料的管理采取分門別類、人工入檔、按序排列、按需查找的方法，需要專人管理，其漏洞和不足之處隨著檔案資料的日益增多而逐漸淘汰。然后，發(fā)展為人工結(jié)合電腦管理，省去了很多管理細節(jié)，但仍存在人工干預(yù)而出現(xiàn)的不良問題?，F(xiàn)階段，出現(xiàn)了電子系統(tǒng)管理的方法，從紙質(zhì)化向電子化轉(zhuǎn)變，相關(guān)管理人員輸入信息文字，快速完成存檔、轉(zhuǎn)檔、提取及閱讀等環(huán)節(jié)，做到隨查隨用，大幅提高了工作效率，提升了工作質(zhì)量。

5.社會需求擴大化

精神病?？漆t(yī)院檔案信息與精神病患者的治療、康復(fù)和生活息息相關(guān)，社會對精神衛(wèi)生醫(yī)務(wù)工作者提出了更高的要求。隨著人們生活節(jié)奏的加快、對幸福生活的追求以及社會網(wǎng)絡(luò)信息化的高速發(fā)展，對檔案管理提出了更高的要求。精神病醫(yī)院檔案管理八項工作任務(wù)體現(xiàn)了醫(yī)院整體管理水平的高低，要求工作更加細致和創(chuàng)新，最終不斷推進醫(yī)學(xué)檔案特別是精神病醫(yī)院檔案管理的全面改革。

二、精神病醫(yī)院檔案管理未來發(fā)展方向展望

1.檔案管理一體化發(fā)展

精神病醫(yī)院檔案管理著手于檔案的創(chuàng)建，應(yīng)用系統(tǒng)化管理模式完善相關(guān)檔案管理工作制度和方法，按規(guī)定的程序有效避免無序和隨意性差錯。在檔案資料的創(chuàng)建、分類、歸檔、使用及銷毀等方面，制定詳細的管理制度，建立專業(yè)檔案管理機構(gòu)，配備精神科檔案管理專業(yè)從業(yè)人員，開展綜合管理工作，并實現(xiàn)一體化管理。

2.檔案管理模式多元化發(fā)展

雖然信息技術(shù)在各個領(lǐng)域得到廣泛應(yīng)用，但多數(shù)精神病醫(yī)院檔案管理仍是以紙質(zhì)檔案管理為主電子檔案為輔。檔案管理從業(yè)人員已經(jīng)習(xí)慣于紙質(zhì)檔案的使用和管理，但在信息技術(shù)的沖擊下，變更在所難免。隨著電子化社會發(fā)展趨勢已成定勢以及醫(yī)院管理者對檔案管理的重視，電子檔案和紙質(zhì)檔案并存的局面將會長期存在。多功能開放媒體的使用將會使檔案管理呈現(xiàn)多元化。與紙質(zhì)文檔相比較，電子檔案在存儲、傳輸和便攜性方面更具優(yōu)勢。因此，檔案管理全面電子化發(fā)展已成為未來檔案管理工作的必然發(fā)展趨勢。

3.檔案工具網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化發(fā)展

利用網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢，檔案使用部門可以通過在線終端實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)在時間、空間和地域上的廣泛利用。未來，精神病醫(yī)院檔案管理人員將充分利用互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)，通過互聯(lián)網(wǎng)和數(shù)字化手段收集各種檔案信息資源，包括音視頻、縮微品和數(shù)字檔案等。充分開發(fā)在線終端服務(wù)體系，建立涵蓋檔案編撰、信息應(yīng)用、檢索等多種功能集成一體的服務(wù)系統(tǒng)，發(fā)揮檔案信息利用的最大化，滿足使用部門和個人對信息的需求。

4.檔案服務(wù)社會化與公眾化發(fā)展

檔案管理最終是為社會大眾提供服務(wù)。當(dāng)今社會人們對精神病醫(yī)院檔案的需求不再是單一的醫(yī)療信息資料，更多的是能獲得綜合信息，要求精神病醫(yī)院檔案的服務(wù)必然朝著社會化、公眾化的方向發(fā)展，滿足大眾的需求。精神病醫(yī)院檔案管理要強化檔案資料的利用，充分利用各種檢索工具提升信息化水平，并切實為群眾提供便利。因此，今后檔案的借閱將會更加方便，如通過醫(yī)院的網(wǎng)站、某信公眾號、各個公共借閱點都可以查詢到相關(guān)信息。

三、合理化建議

1.改進檔案收集模式，不斷豐富室藏

精神病醫(yī)院的檔案管理工作必須不斷完善和更新檔案收集模式，發(fā)揮信息資源的作用。大力推廣電子文檔歸檔管理，不僅可以豐富檔案館藏，還可以作為建設(shè)醫(yī)院文檔網(wǎng)絡(luò)查詢中心、保障電子文檔安全、實現(xiàn)文檔網(wǎng)上查詢、共享歸檔資源及實現(xiàn)醫(yī)院信息化管理現(xiàn)代化的基礎(chǔ)。充分利用信息技術(shù)，加快信息檢索，還可以建立數(shù)據(jù)庫，全面、細化地記錄檔案資料，確保檔案資料的完整性，方便檔案信息的查閱，提高檔案工作效率，實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的細致化、規(guī)范化和現(xiàn)代化。此外，醫(yī)院病案管理者通過對醫(yī)院各級各類工作人員的宣教，增強他們對檔案管理重要性和必要性的認識，摒棄傳統(tǒng)粗放式管理觀念，適應(yīng)新形勢下的檔案管理模式，提高檔案管理效率，為發(fā)揮檔案管理的社會效益奠定基礎(chǔ)。

2.完善檔案管理制度，提升工作質(zhì)量

建立和完善檔案管理規(guī)章制度，形成科學(xué)的管理體系是提高檔案管理工作質(zhì)量的關(guān)鍵。檔案管理的有效性直接影響醫(yī)院信息管理的高效性和醫(yī)院運作的有序性。因此，迫切需要建立科學(xué)、系統(tǒng)的檔案管理制度，以確保檔案管理工作能夠順利展開。首先，建立檔案管理工作制度應(yīng)當(dāng)充分考慮醫(yī)院的自身情況和發(fā)展背景，尤其精神病?？漆t(yī)院在制定檔案管理制度時要充分考慮醫(yī)院的特殊性，包括醫(yī)院規(guī)模、業(yè)務(wù)特點、信息管理需求等方面，只有在考慮到這些因素的基礎(chǔ)上，才能建立與醫(yī)院發(fā)展相對應(yīng)、切實可行的檔案管理制度；其次，檔案管理制度要與時俱進。隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案管理手段也在不斷更新。因此，需要保持對新技術(shù)、新方法的敏感性，不斷更新檔案管理的理念和實踐。包括數(shù)字化檔案管理、智能化檢索系統(tǒng)等先進技術(shù)的引入。為了更好地推動檔案管理工作，建議在醫(yī)院內(nèi)部設(shè)立專門的檔案管理部門及檔案管理小組網(wǎng)絡(luò)，并由專職檔案管理人員組成，明確職能和責(zé)任。充分發(fā)揮專業(yè)人員的專業(yè)優(yōu)勢，更好地協(xié)調(diào)醫(yī)院不同部門之間的各種檔案，實現(xiàn)統(tǒng)一管理、統(tǒng)一評價，以適應(yīng)醫(yī)療業(yè)務(wù)的發(fā)展， 確保檔案管理真正在醫(yī)療過程中發(fā)揮重要作用。

3.完善檔案管理人員考核制度，提高服務(wù)能力

加強檔案管理人員的考核評價，促進管理水平的提升，保障高水平隊伍建設(shè)。一方面，要完善檔案管理人員的考評制度，以評估檔案工作人員在檔案管理方面的能力和表現(xiàn)。主要考核內(nèi)容包括：文件分類、檢索能力、信息保密意識等方面，確保檔案管理人員具備全面的專業(yè)技能；另一方面，可以將檔案管理人員的工作待遇與其工作能力相掛鉤，通過提供更好的薪酬、福利和職業(yè)發(fā)展機會，使他們自覺自愿地提高專業(yè)水平，促進檔案管理工作整體質(zhì)量的提高。綜合而言，通過建立全面的檔案管理人員考核制度，并將其與能力提升和工作待遇掛鉤，充分調(diào)動檔案管理人員的積極性、主動性和創(chuàng)造性，可以有效提高檔案管理人員的專業(yè)水平和服務(wù)能力，也能夠吸引更多優(yōu)秀的專業(yè)人才加入檔案管理隊伍，從而更好地提高精神病專科醫(yī)院檔案管理水平。

4.充分發(fā)揮醫(yī)院檔案室的作用，提高利用效率

傳統(tǒng)檔案管理方法在精神病專科醫(yī)院中并未取得理想的效果，其管理方式相對單一，難以適應(yīng)檔案管理工作的特殊性。為改變這一局面，需要轉(zhuǎn)變管理方式，提高檔案資料的利用效率，發(fā)揮檔案資料在醫(yī)院決策、環(huán)節(jié)執(zhí)行中的作用，全面提高醫(yī)院經(jīng)濟效益和社會效益。檔案管理人員要在醫(yī)院決策過程中發(fā)揮重要作用，通過在重大決策中做好文件材料整理工作，提供翔實的歷史數(shù)據(jù)和相關(guān)文件，為醫(yī)院決策提供有力支持。尤其是在需要高度重視開發(fā)利用檔案資源的情況下，檔案室的作用更為顯著，為醫(yī)院決策提供科學(xué)依據(jù)，確保決策的全面性和準(zhǔn)確性。此外，檔案管理人員還應(yīng)充分利用醫(yī)院檔案資源，為醫(yī)療工作和管理工作提供依據(jù)。檔案資源不僅是歷史的積累，還是未來發(fā)展的基石。通過精心整理和管理檔案，可以為醫(yī)院的各項工作提供有效支持，包括醫(yī)療衛(wèi)生體制改革、醫(yī)院建設(shè)發(fā)展以及提升醫(yī)療護理質(zhì)量等方面。檔案的價值只有在不斷開發(fā)和利用中才會凸顯，檔案信息的充分利用將使醫(yī)院的管理更具智能化和信息化，為醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展和現(xiàn)代化建設(shè)注入新的活力。

5.加強對檔案管理人才的培養(yǎng)，提高綜合水平

檔案管理人員的素質(zhì)直接影響檔案管理工作的水平。因此，提高檔案管理人員的專業(yè)水平和職業(yè)素養(yǎng)十分重要。組織人事部門應(yīng)當(dāng)高度重視檔案管理人員的培養(yǎng)，將其納入醫(yī)院整體人才培養(yǎng)規(guī)劃，鼓勵他們積極參加檔案管理領(lǐng)域的業(yè)務(wù)培訓(xùn)、繼續(xù)教育及學(xué)習(xí)進修等，不斷更新檔案管理人員的專業(yè)知識，提高其綜合業(yè)務(wù)水平。一方面，對人員聘用而言，用人單位除了定期招聘檔案專業(yè)的畢業(yè)生外，還需要重點加強現(xiàn)有專業(yè)人員的工作責(zé)任感和專業(yè)技能的培訓(xùn)，讓檔案專業(yè)工作人員具備專業(yè)精神、敬業(yè)精神和奉獻精神；另一方面，要不斷提高原有檔案管理人員的技能，需注重專業(yè)業(yè)務(wù)技術(shù)的培養(yǎng)，為他們提供學(xué)習(xí)資源和培訓(xùn)機會，如計算機使用技術(shù)、軟件編程技術(shù)和統(tǒng)計分析技術(shù)等，讓現(xiàn)有的檔案管理人員能全面掌握上述的檔案管理技術(shù)，并注意及時學(xué)習(xí)新技術(shù)，做好知識的更替，確保他們能夠緊跟檔案管理領(lǐng)域的最新發(fā)展，提高服務(wù)的前瞻性和專業(yè)性。

四、結(jié)論

隨著檔案管理在精神病醫(yī)院管理中地位的提升以及信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理將會趨向于管理一體化、網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化、服務(wù)多元化和使用公開化。在新的形勢下，醫(yī)院檔案管理面臨著機遇和挑戰(zhàn)，需要充分認識其重要性，不斷研究適應(yīng)高質(zhì)量發(fā)展背景下醫(yī)院檔案管理工作的方式和方法，以推動醫(yī)院檔案管理的快速、高效開展，為醫(yī)療、教學(xué)、科研、管理等各項工作發(fā)揮更大的作用。

總體而言，精神病專科醫(yī)院檔案管理工作需要不斷創(chuàng)新和適應(yīng)時代潮流。只有充分認識檔案管理工作的戰(zhàn)略地位，結(jié)合新的科技手段和管理理念，才能更好地滿足醫(yī)院各項工作的需求，為醫(yī)學(xué)事業(yè)的發(fā)展提供有力支持，為醫(yī)院實現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展提供充足動力。

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（作者單位：南通市第四人民醫(yī)院）

基金項目：2023年度南通市衛(wèi)健委指令性課題? 項目編號：QN2023038；2023年度南通市自然科學(xué)基金和社會民生科技計劃（指導(dǎo)性）項目 項目編號：MSZ2023042。

作者簡介：葛君（1988—），女，漢族，江蘇南通人，碩士，館員，研究方向：醫(yī)院管理、衛(wèi)生管理、檔案管理。