人事檔案信息化建設(shè)研究

張世卿　劉大偉

摘 要：?jiǎn)挝蝗耸聶n案管理一直是一個(gè)重要的任務(wù)，然而，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式已經(jīng)無(wú)法滿(mǎn)足時(shí)代的需要。信息化建設(shè)已經(jīng)成為單位工作的必然趨勢(shì)，單位人事檔案信息化建設(shè)也不例外。文章分析了單位人事檔案管理的重要性，探討了單位人事檔案信息化建設(shè)的必要性，并從單位人事檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)條件、要素和存在的問(wèn)題等方面開(kāi)展了深入探討，提出了相應(yīng)的建議，以期能夠?yàn)閱挝蝗耸聶n案信息化建設(shè)提供一定的參考。

關(guān)鍵詞：?jiǎn)挝蝗耸聶n案；信息化建設(shè)；創(chuàng)新發(fā)展

中圖分類(lèi)號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

一、單位人事檔案管理的重要性

1.人事檔案對(duì)單位管理的重要性

人事檔案作為記錄單位內(nèi)部人員信息和變動(dòng)情況的關(guān)鍵文件，是單位管理不可或缺的一部分，扮演著基礎(chǔ)性工作的角色。人事檔案管理的質(zhì)量直接關(guān)系到單位整體管理的效果。具體而言，人事檔案為單位提供了全面、詳細(xì)的人員信息，包括員工的教育背景、工作經(jīng)歷、專(zhuān)業(yè)技能等關(guān)鍵要素，是單位人員配置、崗位安排的重要依據(jù)。通過(guò)對(duì)檔案信息的深入分析，單位能夠更加精準(zhǔn)地了解員工的優(yōu)勢(shì)和特長(zhǎng)，從而將其安排到最適合的崗位，實(shí)現(xiàn)人力資源的最優(yōu)配置。此外，人事檔案還為單位的決策提供有力支持。在制定發(fā)展策略、調(diào)整組織架構(gòu)等關(guān)鍵決策時(shí)，單位領(lǐng)導(dǎo)需要充分了解現(xiàn)有的人力資源狀況，人事檔案提供了翔實(shí)的數(shù)據(jù)和信息，使得決策更加科學(xué)、合理。

2.單位人事檔案對(duì)員工的重要性

單位人事檔案對(duì)于員工而言承載著員工的個(gè)人信息、工作經(jīng)歷以及職業(yè)發(fā)展軌跡，是員工在單位得到認(rèn)可、晉升以及維護(hù)自身權(quán)益的關(guān)鍵依據(jù)。人事檔案中的信息構(gòu)成了員工在單位的“身份名片”，不僅展示了員工的教育背景、專(zhuān)業(yè)技能和工作成果，還是員工能力和價(jià)值的直接體現(xiàn)。人事檔案對(duì)員工的職業(yè)生涯規(guī)劃也具有深遠(yuǎn)的指導(dǎo)作用。通過(guò)對(duì)檔案信息的深入分析和比對(duì)，員工可以更加清晰地認(rèn)識(shí)自己的長(zhǎng)處、短板以及職業(yè)興趣所在。這種自我認(rèn)知有助于員工明確職業(yè)目標(biāo)，制定更加符合自身實(shí)際的職業(yè)發(fā)展規(guī)劃，從而實(shí)現(xiàn)職業(yè)生涯的可持續(xù)發(fā)展。

二、單位人事檔案管理信息化建設(shè)的必要性

在信息化浪潮席卷全球的今天，人事檔案管理信息化建設(shè)已成為不可逆轉(zhuǎn)的趨勢(shì)。這一轉(zhuǎn)變不僅順應(yīng)了時(shí)代發(fā)展的需求，還在實(shí)質(zhì)上提高了檔案管理的工作效率，降低了成本，并顯著提升了服務(wù)質(zhì)量。

1.信息化建設(shè)是適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的必然要求

現(xiàn)代科技的迅猛發(fā)展，特別是數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)的廣泛應(yīng)用，已經(jīng)深刻改變了信息處理和管理的方式。在單位人事檔案管理領(lǐng)域，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式已難以適應(yīng)快速變化的工作需求。信息化建設(shè)通過(guò)引入先進(jìn)的數(shù)字化技術(shù)，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，實(shí)現(xiàn)了檔案資料的便捷存儲(chǔ)、高效檢索和遠(yuǎn)程共享，不僅減少物理存儲(chǔ)空間的占用，還避免了紙質(zhì)檔案因頻繁翻閱而造成的損壞。更重要的是，信息化建設(shè)使得檔案管理能夠與時(shí)俱進(jìn)，更好地服務(wù)于單位的整體發(fā)展戰(zhàn)略。

2.信息化建設(shè)是提高工作效率的有效途徑

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式往往需要大量的人工操作，如手動(dòng)整理、分類(lèi)和歸檔等，不僅工作效率低下，還容易出錯(cuò)。信息化建設(shè)通過(guò)自動(dòng)化、智能化的管理方式，極大地簡(jiǎn)化了煩瑣的工作流程。例如，通過(guò)引入檔案管理系統(tǒng)，可以實(shí)現(xiàn)檔案的自動(dòng)分類(lèi)、索引和歸檔，大幅提高檔案管理的準(zhǔn)確性和效率。此外，信息化建設(shè)還使得多用戶(hù)協(xié)同辦公成為可能，進(jìn)一步提高了工作效率。

3.信息化建設(shè)是降低成本的重要手段

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式不僅需要大量的物理存儲(chǔ)空間，還需要定期開(kāi)展檔案的維護(hù)和保養(yǎng)，這些都增加了檔案管理的成本。而信息化建設(shè)通過(guò)實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)和管理，極大地減少了這些成本。數(shù)字化存儲(chǔ)不僅節(jié)省了物理空間，還降低了檔案的維護(hù)成本。同時(shí)，信息化建設(shè)還可以實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，進(jìn)一步降低了管理成本。

4.信息化建設(shè)是提升服務(wù)質(zhì)量的有力保障

單位人事檔案的服務(wù)對(duì)象不僅包括單位員工，還可能涉及外部機(jī)構(gòu)或個(gè)人。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式在提供服務(wù)時(shí)往往存在效率低下、準(zhǔn)確性差等問(wèn)題。而信息化建設(shè)通過(guò)實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程查詢(xún)、多用戶(hù)協(xié)同辦公等功能，極大地提升了服務(wù)質(zhì)量。用戶(hù)可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程訪(fǎng)問(wèn)檔案信息，享受便捷、高效的服務(wù)體驗(yàn)。同時(shí)，信息化建設(shè)還可以保證信息的準(zhǔn)確性和及時(shí)性，避免了因信息錯(cuò)誤或滯后而導(dǎo)致的服務(wù)質(zhì)量問(wèn)題。

三、單位人事檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)條件和要素

1.技術(shù)支持

（1）硬件設(shè)備設(shè)施

硬件設(shè)備設(shè)施是信息化建設(shè)的基石。從高性能的計(jì)算機(jī)、服務(wù)器到存儲(chǔ)設(shè)備、打印機(jī)等，每一項(xiàng)硬件設(shè)備設(shè)施的選擇都需要經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的篩選和測(cè)試。在考慮性能、穩(wěn)定性、可靠性和安全性的同時(shí)，還需要兼顧設(shè)備設(shè)施的維護(hù)和更新。

（2）軟件系統(tǒng)

軟件系統(tǒng)則是信息化建設(shè)的核心所在。一個(gè)優(yōu)秀的檔案管理系統(tǒng)、安全管理系統(tǒng)以及數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)等，都是單位人事檔案信息化建設(shè)中不可或缺的組成部分。在選擇軟件系統(tǒng)時(shí)，除了要考慮其適用性、安全性、易用性和可靠性外，還需要考慮其與硬件設(shè)備設(shè)施的兼容性以及未來(lái)的升級(jí)擴(kuò)展能力。

（3）網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施

網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施是單位人事檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵，它包括網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)拓?fù)浜途W(wǎng)絡(luò)安全等。在選擇網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施時(shí)，需要考慮帶寬、穩(wěn)定性、安全性和可擴(kuò)展性等因素。此外，還需要考慮網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施的維護(hù)和更新，以保證長(zhǎng)期穩(wěn)定運(yùn)行。

2.人才隊(duì)伍建設(shè)

（1）專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員

技術(shù)人員不僅需要具備扎實(shí)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能，能夠熟練運(yùn)用各種技術(shù)工具和軟件系統(tǒng)，以應(yīng)對(duì)日常的技術(shù)開(kāi)發(fā)和維護(hù)工作，還需要具備前瞻性的視野和創(chuàng)新性的思維，能夠不斷推動(dòng)技術(shù)的更新和升級(jí)，以適應(yīng)快速發(fā)展的信息化時(shí)代。

（2）信息化項(xiàng)目管理人員

單位人事檔案信息化建設(shè)需要信息化項(xiàng)目管理人員開(kāi)展項(xiàng)目規(guī)劃、組織實(shí)施和監(jiān)督評(píng)估等工作。他們需要具備豐富的項(xiàng)目管理經(jīng)驗(yàn)和技能，能夠熟練運(yùn)用各種項(xiàng)目管理工具和方法，確保項(xiàng)目的順利推進(jìn)。同時(shí)，還需要具備出色的溝通協(xié)調(diào)能力和團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)能力，能夠協(xié)調(diào)各方資源，調(diào)動(dòng)團(tuán)隊(duì)的積極性，形成工作合力，保證項(xiàng)目按時(shí)、按質(zhì)、按量完成。

（3）信息化應(yīng)用人員

單位人事檔案信息化建設(shè)需要信息化應(yīng)用人員開(kāi)展檔案管理、數(shù)據(jù)分析和決策支持等工作。他們需要具備扎實(shí)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能，能夠熟練運(yùn)用各種檔案管理軟件和數(shù)據(jù)分析工具，能夠高效、準(zhǔn)確地完成檔案管理工作。同時(shí)，他們還需要具備良好的溝通能力和創(chuàng)新思維能力，能夠根據(jù)實(shí)際工作需要，提供專(zhuān)業(yè)的數(shù)據(jù)分析和決策支持服務(wù)，為單位的運(yùn)營(yíng)和發(fā)展提供有力的數(shù)據(jù)支撐。

3.管理體系建設(shè)

（1）工作流程規(guī)范化

單位人事檔案管理的工作流程規(guī)范化，是確保檔案管理高效、有序開(kāi)展的關(guān)鍵。從檔案的收集開(kāi)始，就需要制定明確的標(biāo)準(zhǔn)和流程，確保每一份檔案都能完整、準(zhǔn)確地被收集進(jìn)來(lái)。在整理環(huán)節(jié)，更要注重規(guī)范化的操作，將檔案按照既定的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)歸類(lèi)，以便于后續(xù)的存儲(chǔ)和檢索。存儲(chǔ)環(huán)節(jié)也需要規(guī)范化，要確保檔案的安全、完整，防止檔案的丟失或損壞。檢索和借閱環(huán)節(jié)更是需要規(guī)范化的工作流程來(lái)保障效率和準(zhǔn)確性。

（2）管理流程規(guī)范化

單位人事檔案管理流程規(guī)范化是確保檔案管理結(jié)果準(zhǔn)確、可信的重要保障。檔案管理流程包括檔案的接收、登記、分類(lèi)、編號(hào)、裝訂、入盒以及上架等一系列環(huán)節(jié)，這些環(huán)節(jié)都需要有明確的管理規(guī)定和操作標(biāo)準(zhǔn)。例如，在檔案接收時(shí)，要檢查檔案的真實(shí)性和完整性；在登記時(shí)，要確保檔案信息的準(zhǔn)確無(wú)誤；在分類(lèi)和編號(hào)時(shí)，要按照既定的標(biāo)準(zhǔn)操作；在裝訂、入盒、上架時(shí)，要注意檔案的保護(hù)和易查性。

（3）管理信息化

單位人事檔案管理需要實(shí)現(xiàn)信息化管理，包括檔案信息化、管理信息化、數(shù)據(jù)分析和決策支持等方面。管理信息化不僅包括將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)和傳輸，還包括利用信息技術(shù)對(duì)檔案信息高效、便捷的管理和利用。

四、單位人事檔案信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題

1.政策法規(guī)不完備

在單位人事檔案信息化建設(shè)中，政策法規(guī)是基礎(chǔ)和保障。目前，針對(duì)人事檔案信息化管理的專(zhuān)門(mén)法律法規(guī)尚不健全，使得單位在檔案信息化建設(shè)時(shí)缺乏明確的法律依據(jù)和指導(dǎo)。由于缺乏統(tǒng)一的規(guī)范和程序，各單位在數(shù)據(jù)采集、存儲(chǔ)和使用等環(huán)節(jié)往往各行其是，不僅容易導(dǎo)致數(shù)據(jù)格式不統(tǒng)一、信息共享困難，還可能引發(fā)數(shù)據(jù)被泄露、篡改等安全問(wèn)題。

2.安全風(fēng)險(xiǎn)難以避免

單位人事檔案信息化建設(shè)涉及大量的個(gè)人隱私信息，使得安全性成為信息化建設(shè)的核心問(wèn)題。然而，在實(shí)際建設(shè)過(guò)程中，由于技術(shù)手段的局限性、管理漏洞或人為失誤等原因，安全風(fēng)險(xiǎn)往往難以完全避免。這些安全風(fēng)險(xiǎn)可能表現(xiàn)為數(shù)據(jù)被泄露、惡意攻擊、系統(tǒng)癱瘓等多種形式，給單位的人事檔案管理工作帶來(lái)嚴(yán)重挑戰(zhàn)。

3.技術(shù)手段不完善

單位人事檔案信息化建設(shè)需要借助先進(jìn)的技術(shù)手段來(lái)實(shí)現(xiàn)。然而，目前一些單位在信息化建設(shè)方面存在技術(shù)水平參差不齊、系統(tǒng)互不協(xié)調(diào)等問(wèn)題。這些問(wèn)題不僅影響了信息化建設(shè)的效率和質(zhì)量，還可能給單位的人事檔案管理工作帶來(lái)不便和困擾。有的單位在推進(jìn)人事檔案信息化建設(shè)時(shí)，由于不同部門(mén)使用的系統(tǒng)不兼容，導(dǎo)致檔案信息無(wú)法順暢流通和共享，不僅增加了信息整合的難度和成本，還降低了工作效率。

4.缺乏人才隊(duì)伍支撐

單位人事檔案信息化建設(shè)涉及的領(lǐng)域較廣，現(xiàn)實(shí)中許多單位在信息化人才培養(yǎng)和引進(jìn)上的投入不足，直接導(dǎo)致了信息化建設(shè)的滯后。具體表現(xiàn)為由于缺乏專(zhuān)業(yè)的信息化技術(shù)人才，單位在人事檔案信息系統(tǒng)的建設(shè)、維護(hù)以及更新升級(jí)等方面面臨困難，不僅影響了系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性，還可能導(dǎo)致信息化建設(shè)的失敗。

五、單位人事檔案信息化建設(shè)的解決措施

1.加強(qiáng)政策法規(guī)制定

單位人事檔案信息化建設(shè)涉及多個(gè)方面，包括數(shù)據(jù)的采集、存儲(chǔ)、處理、傳輸和應(yīng)用等，這些環(huán)節(jié)都需要有明確的政策法規(guī)規(guī)范和指導(dǎo)。政府及相關(guān)部門(mén)應(yīng)出臺(tái)專(zhuān)門(mén)針對(duì)單位人事檔案信息化建設(shè)的政策法規(guī)，明確信息化建設(shè)的總體要求、基本原則、主要任務(wù)和實(shí)施步驟。這些政策法規(guī)應(yīng)具有指導(dǎo)性和可操作性，能夠?yàn)閱挝惶峁┣逦男袆?dòng)指南。政策法規(guī)應(yīng)涵蓋單位人事檔案信息化建設(shè)的各個(gè)方面，包括組織管理、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)安全和人才培養(yǎng)等。在組織管理方面，應(yīng)明確信息化建設(shè)的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)、責(zé)任部門(mén)和協(xié)作機(jī)制，確保各項(xiàng)工作有序開(kāi)展；在技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)方面，應(yīng)制定統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式、編碼規(guī)則和交換標(biāo)準(zhǔn)，促進(jìn)不同系統(tǒng)之間的互聯(lián)互通和信息共享。

2.加強(qiáng)數(shù)據(jù)安全管理

單位人事檔案信息化建設(shè)是單位數(shù)字化轉(zhuǎn)型的重要組成部分，也是提高單位治理能力和服務(wù)水平的重要手段。在這一過(guò)程中，數(shù)據(jù)安全管理的有效性直接關(guān)系到信息化建設(shè)的成敗。為了確保數(shù)據(jù)的完整性、保密性和可用性，單位必須建立一套健全的數(shù)據(jù)安全管理制度。這套制度應(yīng)明確規(guī)定數(shù)據(jù)安全的各項(xiàng)細(xì)則，包括但不限于數(shù)據(jù)的分類(lèi)、存儲(chǔ)、處理、傳輸和銷(xiāo)毀等環(huán)節(jié)。通過(guò)確立明晰的職責(zé)劃分和權(quán)限設(shè)定，可以確保每個(gè)參與人員都明確自己的責(zé)任，從而避免數(shù)據(jù)被泄露、篡改或丟失等風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)于敏感數(shù)據(jù)的保護(hù)，更是數(shù)據(jù)安全管理的重中之重。單位應(yīng)采取加密技術(shù)、訪(fǎng)問(wèn)控制等先進(jìn)手段，確保敏感數(shù)據(jù)在存儲(chǔ)和傳輸過(guò)程中不被非法獲取或利用。

3.加強(qiáng)技術(shù)支持

為了解決單位人事檔案信息化建設(shè)中存在的技術(shù)問(wèn)題，需要切實(shí)加強(qiáng)技術(shù)支撐。為了實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，單位可以采取多種措施。一方面，通過(guò)加大科技投入，單位可以為技術(shù)研發(fā)和創(chuàng)新提供充足的資金支持，確保技術(shù)創(chuàng)新的持續(xù)開(kāi)展；另一方面，建立技術(shù)創(chuàng)新基地，可以為技術(shù)研發(fā)人員提供一個(gè)良好的工作環(huán)境和平臺(tái)，促進(jìn)技術(shù)交流和合作，推動(dòng)技術(shù)成果的轉(zhuǎn)化和應(yīng)用。此外，加強(qiáng)與其他單位或機(jī)構(gòu)的技術(shù)合作，也是提升技術(shù)支持能力的重要途徑。通過(guò)合作，可以共享資源、優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，共同開(kāi)發(fā)出更加先進(jìn)、高效和適用的信息技術(shù)。

4.加強(qiáng)人才隊(duì)伍培養(yǎng)

在人才隊(duì)伍培養(yǎng)方面，單位應(yīng)采取多元化、系統(tǒng)化的策略。首先，通過(guò)加大資金投入，單位可以為人才培養(yǎng)提供充足的經(jīng)費(fèi)保障，確保各項(xiàng)培養(yǎng)計(jì)劃和項(xiàng)目的順利實(shí)施；其次，建立培訓(xùn)基地或合作機(jī)制?？梢耘c高校、科研機(jī)構(gòu)等合作，共同開(kāi)展信息化人才的培養(yǎng)和科研工作，實(shí)現(xiàn)資源共享和優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)。此外，單位還應(yīng)積極擴(kuò)大人才引進(jìn)渠道，通過(guò)校園招聘、社會(huì)招聘等方式，廣泛吸納具備信息化專(zhuān)業(yè)知識(shí)和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的優(yōu)秀人才，為單位人事檔案信息化建設(shè)注入新鮮血液。

六、結(jié)語(yǔ)

在信息化飛速發(fā)展的時(shí)代，單位人事檔案的信息化建設(shè)已成為推動(dòng)單位現(xiàn)代化管理、提高工作效率以及提升服務(wù)質(zhì)量的關(guān)鍵一環(huán)。文章探討了人事檔案信息化建設(shè)的必要性。提出人事檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)條件主要包括技術(shù)支持、人才隊(duì)伍和管理體系三個(gè)方面。在探討存在問(wèn)題時(shí)，指出政策法規(guī)不完備、數(shù)據(jù)安全風(fēng)險(xiǎn)、技術(shù)手段不足和人才缺乏是當(dāng)前的主要困難，并提出了完善政策法規(guī)、強(qiáng)化數(shù)據(jù)安全、增加技術(shù)支撐和加強(qiáng)人才培養(yǎng)四點(diǎn)建議，旨在為單位人事檔案信息化建設(shè)提供有益的參考和借鑒，希望通過(guò)對(duì)人事檔案信息化建設(shè)的深入探討，能夠引起更多單位和個(gè)人的關(guān)注和重視，共同推動(dòng)這一重要工作順利開(kāi)展。

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（作者單位：遼寧省丹東市寬甸滿(mǎn)族自治縣政府政務(wù)服務(wù)中心）

作者簡(jiǎn)介： 張世卿（1980—），女，滿(mǎn)族，遼寧寬甸人，本科，館員，研究方向：人事管理、檔案管理、檔案信息化管理；劉大偉 （1977—），男，滿(mǎn)族，遼寧寬甸人，本科，館員，研究方向：檔案管理、檔案現(xiàn)代化管理。