新形勢下油田檔案管理信息化建設(shè)探析

摘 要：文章探析了新形勢下的油田檔案管理信息化建設(shè)及其基本建設(shè)意義，并結(jié)合實(shí)際案例探索具體的信息化建設(shè)路徑，包括提升重視程度、建設(shè)檔案管理平臺(tái)、建設(shè)數(shù)字化檔案館等，以此來形成完整的、更加先進(jìn)的檔案管理信息化體系，徹底解決油田企業(yè)在檔案管理中的遺留問題，為油田檔案室的相關(guān)管理工作提供更大的便利，執(zhí)行一體化管理機(jī)制，提高管理效率，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)和信息的綜合利用，發(fā)揮其價(jià)值，為油田企業(yè)創(chuàng)造更大的效益。

關(guān)鍵詞：新形勢；油田檔案管理；信息化建設(shè)

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

在新形勢背景下，油田企業(yè)發(fā)展迅速，其涉及的業(yè)務(wù)、發(fā)展內(nèi)容呈多元化趨勢，油田企業(yè)的檔案管理工作開始面臨更大的挑戰(zhàn)。基于此，很多油田檔案室開始著力于推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，以期通過信息化技術(shù)、設(shè)備設(shè)施等，整合當(dāng)前的各類管理手段、方式，形成檔案管理合力，杜絕檔案遺漏、損壞、丟失等相關(guān)問題，保證檔案的完整性、即時(shí)性等，為油田企業(yè)制定相關(guān)戰(zhàn)略提供可靠的參考，推動(dòng)油田企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。

一、新形勢下油田檔案管理信息化建設(shè)的意義

1.便于檢索

從長遠(yuǎn)發(fā)展來說，當(dāng)前很多油田的檔案管理工作皆以手工為主，在需要調(diào)閱檔案時(shí)，根據(jù)檔案目錄查找，會(huì)耗費(fèi)較長時(shí)間，耽誤正常使用，且同一時(shí)間只能調(diào)閱給一個(gè)人，若調(diào)閱中出現(xiàn)丟失、損壞，會(huì)引發(fā)更多的問題。檔案管理信息化建設(shè)可以有效解決該問題，檔案管理人員依靠信息化技術(shù)組合、分類檢索檔案，直接在線上將檔案傳輸給申請人。

2.消除“信息孤島”效應(yīng)

部分油田檔案管理部門雖然已經(jīng)引入信息化設(shè)備設(shè)施及技術(shù)，但信息化程度不足，未串聯(lián)各個(gè)信息管理系統(tǒng)，使得檔案數(shù)據(jù)、參數(shù)等難以實(shí)現(xiàn)互聯(lián)互通，引發(fā)了“信息孤島”效應(yīng)，使得檔案管理人員不得不花費(fèi)更多的時(shí)間搜集、校對、存儲(chǔ)檔案，且易出現(xiàn)錯(cuò)漏、信息失真等問題，不利于檔案管理工作穩(wěn)定、高效地開展。而加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，協(xié)同相關(guān)部門，保持檔案數(shù)據(jù)信息共享，可隨時(shí)校對相關(guān)數(shù)據(jù)，節(jié)約了人力、物力資源，讓檔案發(fā)揮出更大的作用。

3.提供高效服務(wù)

油田檔案管理信息化建設(shè)可通過信息技術(shù)、設(shè)備設(shè)施實(shí)現(xiàn)檔案提取、篩查、分類、分析、存儲(chǔ)、使用、傳遞等，在相關(guān)部門需要時(shí)，直接列出檔案目錄或名字，即可獲取相關(guān)檔案信息，為其提供高效、精準(zhǔn)的檔案服務(wù)，且在一定程度上保證了檔案信息的私密性，對油田企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展具有深遠(yuǎn)的意義。

二、案例分析

以某油田檔案管理室檔案管理信息化建設(shè)為例展開研究，已知該檔案室正組織力量對當(dāng)?shù)赜退刭|(zhì)資料開展接收、篩查、整理、歸類歸檔，充實(shí)企業(yè)檔案庫藏。經(jīng)過統(tǒng)計(jì)得知，2022年度該企業(yè)共收集整理入庫289卷3240件檔案資料，2901件勘探開發(fā)單井資料已及時(shí)分發(fā)到科研所及管理區(qū)。雖然檔案室在去年取得了較好的成績，但投入的人力、物力資源也比較龐大，且暴露出了較多的問題。

首先，檔案工作與各業(yè)務(wù)系統(tǒng)無法保持協(xié)同，進(jìn)而難以確定其他部門遞交的檔案資料的準(zhǔn)確性和完整度，影響了檔案工作流程的順利開展。

其次，面臨較大的信息安全風(fēng)險(xiǎn)，因檔案管理工作組成員大部分是一些中老年人，只掌握一些最基礎(chǔ)的信息技術(shù)手段，在面臨檔案信息被私自篡改、丟失、泄露時(shí)，難以及時(shí)采取對應(yīng)的解決措施，讓油田企業(yè)因此蒙受損失。

最后，沒有統(tǒng)一的油田企業(yè)檔案管理平臺(tái)，使得各項(xiàng)檔案管理工作即便能順利開展，仍處于相對分離狀態(tài)，難以整合當(dāng)前的信息技術(shù)、設(shè)備設(shè)施服務(wù)于一體化檔案管理工作，造成檔案管理效率較低，難以滿足下一階段的檔案管理需求。

三、新形勢下油田檔案管理信息化建設(shè)途徑

1.提升重視程度

提升對油田檔案管理信息化建設(shè)的重視程度，為其創(chuàng)造更好的建設(shè)環(huán)境，是保證油田檔案信息化建設(shè)取得較好成果的基礎(chǔ)與前提。

首先，加強(qiáng)油田企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層宏觀指導(dǎo)。油田企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)真正認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化建設(shè)對于整個(gè)企業(yè)發(fā)展的價(jià)值，從而在戰(zhàn)略層面予以重視，將其納入企業(yè)的整體發(fā)展規(guī)劃中，引入專業(yè)的信息化建設(shè)人員，參與企業(yè)檔案信息化建設(shè)，結(jié)合油田檔案管理的實(shí)際需求，豐富檔案管理信息化建設(shè)手段，靈活分配各項(xiàng)資源、資金，創(chuàng)造更加良好的信息化建設(shè)局面。

其次，在制度層面予以保障。制定油田檔案管理信息化建設(shè)制度，要求企業(yè)其他部門配合檔案室的檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。包括提供紙質(zhì)與電子檔案資料、協(xié)助搭建檔案管理信息化框架等，形成檔案信息化建設(shè)合力，共同解決信息化建設(shè)中可能面臨的難題與阻礙。

2.搭建油田檔案管理平臺(tái)

選擇適宜的軟件，檔案管理數(shù)據(jù)庫引入高效、智能的SQL Server 2022，開發(fā)軟件以.NET技術(shù)為基礎(chǔ)，靈活應(yīng)用.NET框架，簡化平臺(tái)搭建流程，讓平臺(tái)開發(fā)人員可以得到相對可靠的數(shù)據(jù)庫應(yīng)用程序。離線客戶端決定采用Microsoft SilverLight，其作為一個(gè)跨客戶平臺(tái)、跨瀏覽器的專項(xiàng)技術(shù)，可以支持開發(fā)功能更加豐富的油田檔案管理平臺(tái)。賦予平臺(tái)具有以下功能項(xiàng)：

（1）權(quán)限管理。不同部門登錄檔案管理平臺(tái)被賦予不同的管理權(quán)限。其中，油田企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人、檔案室管理者具備后臺(tái)管理權(quán)限，可隨時(shí)更改相關(guān)賬號(hào)權(quán)限、啟閉各模塊功能，以此來保障檔案數(shù)據(jù)安全。

（2）一站式檔案管理門戶。平臺(tái)在識(shí)別登錄人員信息后，根據(jù)其不同的角色崗位，提供個(gè)性化的崗位工作門戶，檔案室?guī)旆抗芾砣藛T的管理門戶各項(xiàng)功能一目了然，為其管理檔案提供最大的便利。如圖1

（3）檔案室?guī)旆抗芾硐到y(tǒng)。收集存檔：收集存檔錄入、收集存檔查詢；借閱利用：檔案借閱、借閱審批、借閱查詢、歸還提醒；保管鑒定：庫房信息、庫房溫濕度登記、庫存溫濕度查詢、鑒定銷毀、鑒定銷毀查詢；檔案檢索：智能檢索、分類檢索、名稱檢索；系統(tǒng)設(shè)置：檔案類目、部門信息、人員信息；其他管理：外來文件、其他資料、會(huì)議文件、公司證件、規(guī)章制度。

（4）檔案采集、接收。檔案接收支持多種錄入方式，包括系統(tǒng)接口對接線上獲取、電子文件批量上傳、數(shù)字化加工成果自動(dòng)導(dǎo)入等，分析并處理各個(gè)渠道接收的數(shù)據(jù)，對有價(jià)值的檔案排序、編號(hào)、著錄、組卷等，整理完畢后移交整理庫。

（5）檔案統(tǒng)一管理。其功能項(xiàng)細(xì)化為檔案整理（檔案注入、多門類設(shè)置、多分類方式、卷／件管理）、全卷宗管理（全宗介紹、檔案收集、檔案整理、檔案鑒定）、綜合利用（檔案在線瀏覽、效果反饋、檔案編研、知識(shí)管理、復(fù)制管理、開發(fā)利用設(shè)置）等。從不同部門收集的相關(guān)檔案數(shù)據(jù)，依靠平臺(tái)傳遞至檔案室檔案管理中心，閱覽、打印及存儲(chǔ)檔案數(shù)據(jù)。

（6）檔案鑒定銷毀。主要功能為無保存價(jià)值檔案鑒定（涉密文件、單據(jù)票據(jù)、紙質(zhì)資料、設(shè)計(jì)圖等）、自動(dòng)化執(zhí)行銷毀操作（直接銷毀、進(jìn)入回收站）、自定義時(shí)間范圍、到期自動(dòng)銷毀。整個(gè)鑒定過程全部由平臺(tái)負(fù)責(zé)，在平臺(tái)留痕，嚴(yán)禁人員參與其中，以此來保證銷毀工作的順利性和私密性。

（7）檔案智能化檢索。基于人工智能、大數(shù)據(jù)技術(shù)實(shí)現(xiàn)模糊檢索、條件檢索、全文檢索、智能檢索、智能推薦和知識(shí)圖譜等一站式檢索，檔案管理人員可通過在平臺(tái)檢索窗口輸入檔案名字或者目錄直接提取對應(yīng)檔案。若檔案管理人員不具備提取該檔案的權(quán)限，可遞交平臺(tái)管理人員申請檢閱檔案，得到授權(quán)后即可查閱檔案。

（8）檔案統(tǒng)計(jì)分析。一是多源數(shù)據(jù)鏈接。圍繞油田檔案室鏈接多源數(shù)據(jù)，助力企業(yè)打通數(shù)據(jù)孤島，讓更多數(shù)據(jù)應(yīng)用于檔案室綜合化管理、業(yè)務(wù)分析等；二是決策報(bào)表。檔案組件化拖拽設(shè)計(jì)，專用于設(shè)計(jì)可視化程度較高的dashboard駕駛艙、大屏和移動(dòng)端報(bào)表；三是統(tǒng)計(jì)分析模塊。更新檔案接收、管理、利用、保存狀況，便于檔案管理人員實(shí)時(shí)更新相關(guān)數(shù)據(jù)；五是其他功能。借閱統(tǒng)計(jì)、檔案應(yīng)用統(tǒng)計(jì)、檔案室工作狀況統(tǒng)計(jì)、年報(bào)統(tǒng)計(jì)等。

（9）檔案自定義設(shè)置。油田企業(yè)分工明確，不同部門對檔案管理平臺(tái)的功能需求不同，該平臺(tái)支持不同部門設(shè)置不同的檔案管理功能。例如，設(shè)置檔案全宗、門類、分類、元數(shù)據(jù)、檔號(hào)編碼、系統(tǒng)框架、業(yè)務(wù)流程等工作模式。

3.建設(shè)數(shù)字化檔案室

建設(shè)油田數(shù)字化檔案室，解決傳統(tǒng)載體檔案檢索不便、管理記錄混亂等問題，并簡化檔案入庫、上架、出庫、移庫、盤點(diǎn)等日常操作。

（1）網(wǎng)絡(luò)環(huán)境建設(shè)。專用內(nèi)部網(wǎng)，負(fù)責(zé)檔案館藏?cái)?shù)字化，收集檔案加工、存儲(chǔ)、發(fā)布日常信息，支持常規(guī)化辦公等。公眾網(wǎng)向油田企業(yè)一線員工提供檔案查詢、瀏覽服務(wù)、檔案日常數(shù)據(jù)維護(hù)等。

（2）硬件基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施建設(shè)。檔案輸入設(shè)備設(shè)施，負(fù)責(zé)將油田檔案室收集的各類紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子版，包括數(shù)碼攝影機(jī)、數(shù)碼相機(jī)、音頻視頻數(shù)字化設(shè)備設(shè)施、彩色膠片掃描儀、縮微膠片掃描儀、快速掃描儀、大幅面掃描儀、平板A3、A4掃描儀等；輸出設(shè)備設(shè)施，如A4噴墨打印機(jī)、A3彩色激光打印機(jī)、大幅面彩色噴墨打印機(jī)、視頻輸出設(shè)備等；網(wǎng)絡(luò)設(shè)備設(shè)施，如計(jì)算機(jī)、高性能服務(wù)器、配線柜、光端設(shè)備、高速M(fèi)ODEM、防火墻、路由器、高速交換機(jī)等；存儲(chǔ)設(shè)備設(shè)施，如磁帶、磁盤、光盤、NAS存儲(chǔ)器、SAN存儲(chǔ)器、移動(dòng)硬盤、計(jì)算機(jī)硬盤。

（3）軟件基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施建設(shè)包括兩種類型，一是系統(tǒng)軟件，如操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)通信程序、數(shù)據(jù)庫管理程序、語言翻譯程序、調(diào)試程序、監(jiān)控管理程序。其中，操作系統(tǒng)為核心，應(yīng)遵循維護(hù)方便、使用可靠、節(jié)省等原則；二是應(yīng)用軟件，包括財(cái)會(huì)管理軟件、人事管理軟件、檔案管理軟件、業(yè)務(wù)管理軟件等。

（4）數(shù)字檔案館標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)。包括管理制度、文件分類、文件整理、標(biāo)簽標(biāo)明、特殊文件加密等。流程規(guī)范：檔案接收、檔案整理（檔案排序、檔案編號(hào)、檔案拆裝、檔案修復(fù)、列出檔案清理表單）、檔案目錄著錄（案卷目錄、卷內(nèi)目錄，列明檔案年度、檔號(hào)、全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷題名等）、檔案掃描規(guī)范與分工。數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)按照《中華人民共和國計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)安全保護(hù)條例》《國有企業(yè)文件材料歸檔辦法》《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》等文件確定檔案標(biāo)準(zhǔn)；技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)：多媒體信息壓縮技術(shù)、視音頻捕捉技術(shù)、光學(xué)字符識(shí)別技術(shù)、文字圖像掃描技術(shù)等。

（5）數(shù)字檔案資源建設(shè)。包括檔案數(shù)字化加工，如紙質(zhì)檔案、微縮膠片、錄音錄像等。油田業(yè)務(wù)系統(tǒng)歸檔接口，如辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、人力資源系統(tǒng)、業(yè)務(wù)或者產(chǎn)品系統(tǒng)、社交軟件、門戶網(wǎng)站、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)系統(tǒng)、公務(wù)郵件系統(tǒng)等；專題數(shù)據(jù)庫建設(shè)，如勘探生產(chǎn)數(shù)據(jù)庫、物探數(shù)據(jù)庫、完井報(bào)表數(shù)據(jù)庫、油井質(zhì)量與安全事故專題庫、油田技術(shù)項(xiàng)目與成果專題數(shù)據(jù)庫、油田產(chǎn)品與專項(xiàng)業(yè)務(wù)專題數(shù)據(jù)庫、油田設(shè)備儀器與在建項(xiàng)目數(shù)據(jù)庫、油田相關(guān)政策法規(guī)專題數(shù)據(jù)庫、會(huì)議專題檔案數(shù)據(jù)庫、人物檔案專題數(shù)據(jù)庫。

（6）安全保密體系建設(shè)。數(shù)字化管理系統(tǒng)安全包括系統(tǒng)日志記錄數(shù)字化系統(tǒng)每日配置操作，業(yè)務(wù)管理日志記錄油田檔案維護(hù)操作（查、改、刪、增），檔案利用日志記錄檔案利用情況。權(quán)限管理：控制方式，如臨時(shí)權(quán)限、默認(rèn)權(quán)限、規(guī)則權(quán)限；控制程度：控制檔案資源，確定檔案可瀏覽、下載范圍；系統(tǒng)支持：系統(tǒng)管理員、安全管理員和安全審計(jì)員的“三員分立”；接口安全：接口認(rèn)證、采用安全的傳輸協(xié)議、電子文件“四性”檢測；傳輸安全：檔案加密、斷點(diǎn)續(xù)傳；存儲(chǔ)安全：檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)加密、介質(zhì)空間預(yù)警、文件格式控制。

4.信息化人才培養(yǎng)

油田檔案信息化建設(shè)離不開專業(yè)人才的支持，應(yīng)注重信息化人才培養(yǎng)，主要體現(xiàn)在以下幾方面。

（1）引入外部專業(yè)人才。傾注更多的資金引入專業(yè)的信息化人才，壯大企業(yè)整體的信息化建設(shè)力量，并在企業(yè)內(nèi)部起到以點(diǎn)帶面的作用，逐步提升檔案室管理人員的管理能力。

（2）長效化培訓(xùn)。要求所有進(jìn)入檔案室的管理人員在進(jìn)入崗位前，經(jīng)過系統(tǒng)化培訓(xùn)，對油田檔案管理、信息技術(shù)等有足夠的了解，能迅速適應(yīng)檔案室的信息化管理環(huán)境。此外，應(yīng)制定每月培訓(xùn)的機(jī)制，執(zhí)行長效化培訓(xùn)策略，確保檔案室管理人員具備先進(jìn)的檔案管理意識(shí)，掌握最新的檔案管理技術(shù)，以此來更好地完成崗位任務(wù)。

四、結(jié)束語

綜上所述，文章基于新形勢背景下油田檔案管理信息化建設(shè)展開綜合論述與分析，在給予其足夠重視的情況下，明確各項(xiàng)建設(shè)措施在實(shí)際落實(shí)中的具體反饋，注重總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、記錄不足，從而在新時(shí)期的發(fā)展中持續(xù)深化油田檔案管理信息化建設(shè)策略，提高檔案管理信息化水平，減少管理環(huán)節(jié)，降低管理難度，創(chuàng)造更大的收益。

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（作者單位：延長油田股份有限公司寶塔采油廠檔案室）

作者簡介：馬娜（1980—），女，漢族，陜西延安人，?？?，助理館員，研究方向：檔案管理。