數(shù)字化時代檔案管理信息化建設(shè)探微

摘 要：在數(shù)字化時代，檔案管理信息化建設(shè)成為必然趨勢的同時，也對檔案管理工作提出更高要求?；诖?，文章分析了數(shù)字化時代檔案管理信息化建設(shè)的相關(guān)問題，包括其特點(diǎn)、重要意義以及具體的建設(shè)策略，為檔案管理工作發(fā)展提供有益的參考。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化時代；檔案管理；信息化建設(shè)

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

一、數(shù)字化時代檔案管理工作特點(diǎn)

數(shù)字化時代的到來，深刻改變了人們的生活方式和工作模式，信息資源的獲取、處理、存儲和利用方式都發(fā)生了翻天覆地的變化。這些變化對檔案管理產(chǎn)生了深遠(yuǎn)的影響，促使檔案管理向信息化、數(shù)字化方向發(fā)展。首先，在傳統(tǒng)模式下，信息的產(chǎn)生和傳播主要依靠紙張、書籍等物理媒介。而在數(shù)字化時代，信息的產(chǎn)生和傳播主要依靠數(shù)字技術(shù)，如電子文檔、電子郵件、社交媒體等。這些數(shù)字技術(shù)的應(yīng)用，大幅提高了信息的產(chǎn)生和傳播效率，同時，也提高了信息利用的便捷性；其次，在傳統(tǒng)模式下，人們對檔案信息的需求相對有限，主要集中在特定領(lǐng)域或特定機(jī)構(gòu)。而在數(shù)字化時代，隨著社會信息化程度的提高和人們信息意識的增強(qiáng)，對檔案信息的需求越來越普遍，涉及的領(lǐng)域也越來越廣泛。同時，數(shù)字化時代還使得人們可以利用信息技術(shù)深度挖掘和分析檔案信息，更好地發(fā)揮檔案信息的價值；再次，在傳統(tǒng)模式下，檔案管理主要是手工操作，工作量大且效率低下。而在數(shù)字化時代，檔案管理逐步實(shí)現(xiàn)了自動化、信息化和數(shù)字化，通過數(shù)字化技術(shù)和軟件實(shí)現(xiàn)檔案的自動分類、整理、存儲和利用等操作，不僅提高了檔案管理效率，還使得檔案管理更加規(guī)范化和科學(xué)化；最后，在傳統(tǒng)模式下，檔案信息的安全性和保密性主要依靠物理鎖和保密制度等措施來保障。而在數(shù)字化時代，隨著網(wǎng)絡(luò)攻擊和信息被泄露事件的增加，檔案管理的安全性和保密性面臨著更大的挑戰(zhàn)。因此，需要采取更加先進(jìn)的安全技術(shù)和措施，如加密技術(shù)、身份認(rèn)證技術(shù)等來保障檔案信息的安全性和保密性。

二、數(shù)字化時代檔案管理信息化建設(shè)的重要意義

1.提高檔案管理效率

數(shù)字化時代，檔案管理信息化建設(shè)可以通過引入自動化處理技術(shù)和智能化管理軟件，實(shí)現(xiàn)檔案信息的自動分類、整理、存儲和檢索等操作，大大減少了人工干預(yù)和手動處理，提高了檔案管理的效率。同時，這些自動化處理技術(shù)還可以快速、準(zhǔn)確地開展檔案信息處理，滿足了大量檔案信息的處理需求。

2.降低檔案管理成本

傳統(tǒng)的檔案管理方式需要耗費(fèi)大量的人力、物力和財力，包括紙質(zhì)檔案的制作、存儲和保管以及相關(guān)人員的工資和福利等成本。而數(shù)字化時代檔案管理信息化建設(shè)可以有效降低這些成本，通過電子化存儲和傳輸，減少了紙張和存儲空間的消耗的同時，還可以減少人員數(shù)量和相關(guān)費(fèi)用。此外，數(shù)字化時代還可以采用云存儲等技術(shù)，進(jìn)一步降低了存儲成本。

3.實(shí)現(xiàn)檔案信息共享

數(shù)字化時代，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及使得檔案信息可以實(shí)現(xiàn)跨地域、跨部門、跨機(jī)構(gòu)的共享。通過檔案管理信息化建設(shè)，可以將檔案信息存儲在網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器中，用戶可以通過網(wǎng)絡(luò)隨時隨地獲取所需的檔案信息，無須受到時間和空間的限制。這種共享方式不僅可以提高檔案利用效率，還可以促進(jìn)不同機(jī)構(gòu)之間的信息交流和合作。

4.保障檔案信息安全

數(shù)字化時代，檔案信息安全問題日益突出。通過數(shù)字化技術(shù)和安全措施，可以有效保障檔案信息安全。一方面，數(shù)字化存儲技術(shù)可以避免檔案信息的丟失和損壞；另一方面，加密技術(shù)、訪問控制技術(shù)等安全措施可以避免檔案信息被篡改和被泄露等風(fēng)險。同時，檔案管理信息化建設(shè)還需要建立完善的安全管理制度和規(guī)范，加強(qiáng)人員管理和安全監(jiān)測等措施，確保檔案信息的安全性和可靠性。

三、數(shù)字化時代檔案管理信息化建設(shè)策略

1.強(qiáng)化數(shù)字化檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

在數(shù)字化時代，檔案管理信息化建設(shè)需要更加注重標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，包括檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)流程、數(shù)字化檔案的格式標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)交換標(biāo)準(zhǔn)等。通過制定標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理流程，可以規(guī)范檔案管理工作，提高管理效率和質(zhì)量。同時，標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理還可以確保檔案數(shù)據(jù)的交換和共享不受限制，為數(shù)字化時代檔案管理信息化建設(shè)提供有力保障。

（1）檔案管理流程的標(biāo)準(zhǔn)化是檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。通過制定標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理流程，可以規(guī)范檔案的收集、整理、存儲、檢索和利用等環(huán)節(jié)，提高管理效率和質(zhì)量。同時，標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理流程還可以確保檔案數(shù)據(jù)的交換和共享不受限制，為數(shù)字化時代檔案管理信息化建設(shè)提供有力保障。

（2）數(shù)字化檔案的格式標(biāo)準(zhǔn)是檔案管理信息化建設(shè)的關(guān)鍵。通過制定數(shù)字化檔案的格式標(biāo)準(zhǔn)，可以規(guī)范數(shù)字化檔案的存儲格式、元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)等，確保數(shù)字化檔案的真實(shí)性和可讀性。同時，數(shù)字化檔案的格式標(biāo)準(zhǔn)還可以為數(shù)據(jù)挖掘、數(shù)據(jù)分析等應(yīng)用提供有力支持。

（3）數(shù)據(jù)交換是數(shù)字化時代檔案管理信息化建設(shè)的重要環(huán)節(jié)。通過制定數(shù)據(jù)交換標(biāo)準(zhǔn)，可以規(guī)范不同系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)交換方式，確保數(shù)據(jù)交換的可靠性和安全性。同時，數(shù)據(jù)交換標(biāo)準(zhǔn)還可以為跨部門、跨機(jī)構(gòu)之間的檔案數(shù)據(jù)共享提供有力支持。

（4）制定標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理流程、數(shù)字化檔案的格式標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)交換標(biāo)準(zhǔn)等之后需要推廣實(shí)施。通過培訓(xùn)、宣傳等方式，讓管理人員了解并掌握這些標(biāo)準(zhǔn)化的流程和規(guī)范，確保檔案管理信息化建設(shè)的順利實(shí)施。綜上所述，強(qiáng)化數(shù)字化檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)有助于提高檔案管理效率和質(zhì)量，為數(shù)字化時代檔案管理信息化建設(shè)提供有力保障。

2.建設(shè)高效的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)

建設(shè)高效的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)是推動檔案管理信息化建設(shè)的關(guān)鍵步驟，需要明確系統(tǒng)建設(shè)目標(biāo)、選用合適的系統(tǒng)架構(gòu)、集成多元化功能、構(gòu)建智能化檢索引擎、引入移動互聯(lián)技術(shù)以及推廣培訓(xùn)和技術(shù)支持等方面的綜合措施。通過實(shí)現(xiàn)這些措施，可以提升檔案管理信息化建設(shè)的程度和質(zhì)量，為用戶提供更加便捷、高效的檔案服務(wù)。

（1）在建設(shè)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)之前，需要明確系統(tǒng)的建設(shè)目標(biāo)。這些目標(biāo)應(yīng)圍繞提高檔案管理效率、優(yōu)化用戶體驗(yàn)、確保數(shù)據(jù)安全等方面展開。通過明確系統(tǒng)的建設(shè)目標(biāo)，可以為后續(xù)的系統(tǒng)設(shè)計和開發(fā)提供方向。

（2）數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的架構(gòu)選擇對于其高效運(yùn)行至關(guān)重要。在選擇系統(tǒng)架構(gòu)時，需要考慮系統(tǒng)的可擴(kuò)展性、可維護(hù)性以及可定制性等因素。同時，還需要確保系統(tǒng)架構(gòu)與現(xiàn)有的IT基礎(chǔ)設(shè)施相兼容，以降低系統(tǒng)集成的難度和成本。

（3）數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)需要具備多元化的功能，以滿足不同用戶的需求。這些功能包括但不限于檔案的數(shù)字化處理、存儲、檢索和傳輸?shù)?。此外，系統(tǒng)還應(yīng)提供權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份、安全保障等附加功能，以確保檔案管理的效率和安全性。

（4）智能化檢索引擎是數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的核心組成部分。通過構(gòu)建智能化檢索引擎，用戶可以更加便捷地查找所需檔案信息。同時，智能化檢索引擎還可以深度挖掘和分析檔案信息，為決策提供支持。

（5）隨著移動設(shè)備的普及，引入移動互聯(lián)技術(shù)可以為用戶提供更加便捷的檔案服務(wù)。通過開發(fā)移動應(yīng)用程序或利用現(xiàn)有移動平臺，用戶可以在手機(jī)、平板等設(shè)備上隨時隨地訪問數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，提高檔案服務(wù)的效率和質(zhì)量。

（6）建設(shè)高效的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，需要為用戶提供培訓(xùn)和技術(shù)支持，以確保系統(tǒng)的順利運(yùn)行和用戶的順暢使用。通過培訓(xùn)用戶如何使用系統(tǒng)，并為其提供及時的技術(shù)支持，可以降低系統(tǒng)使用中的障礙，提高用戶對數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的滿意度。

3.引入先進(jìn)的數(shù)字化檔案管理技術(shù)

引入先進(jìn)的數(shù)字化檔案管理技術(shù)是提高檔案管理效率和質(zhì)量的重要手段。通過采用數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、數(shù)據(jù)加密技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)傳輸技術(shù)等先進(jìn)技術(shù)，可以大幅提高檔案管理的效率和安全性，并確保檔案數(shù)據(jù)的安全性和完整性。第一，數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)可以將大量檔案數(shù)據(jù)壓縮成較小的文件，從而節(jié)省存儲空間并加快傳輸速度。在數(shù)字化檔案管理中，數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)可以大幅提高檔案管理的效率，并減少存儲成本和傳輸成本。第二，數(shù)據(jù)加密技術(shù)可以保護(hù)檔案數(shù)據(jù)的安全性，防止非法獲取和篡改。通過使用加密算法，可以將檔案數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為無法讀取的密文，只有擁有解密密鑰的用戶才能查看原始數(shù)據(jù)，可以大幅提高檔案數(shù)據(jù)的安全性，確保檔案數(shù)據(jù)的完整性。第三，網(wǎng)絡(luò)傳輸技術(shù)可以加快檔案數(shù)據(jù)的傳輸速度，提高檔案管理的效率。通過使用高速網(wǎng)絡(luò)和可靠的傳輸協(xié)議，可以確保檔案數(shù)據(jù)在傳輸過程中的穩(wěn)定性和可靠性，減少傳輸過程中的延遲和錯誤。此外，先進(jìn)的數(shù)字化檔案管理技術(shù)還可以包括數(shù)字簽名技術(shù)、身份認(rèn)證技術(shù)等。數(shù)字簽名技術(shù)可以驗(yàn)證檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)性和完整性，身份認(rèn)證技術(shù)可以確保用戶身份的合法性和安全性。這些技術(shù)的應(yīng)用可以提高檔案管理的安全性和可靠性。

4.建立完善的安全保障機(jī)制

建立完善的安全保障機(jī)制是確保檔案數(shù)據(jù)安全性和完整性的關(guān)鍵措施。通過實(shí)施數(shù)據(jù)加密、訪問控制、權(quán)限管理和加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)等措施，可以有效防范信息安全風(fēng)險，保護(hù)檔案數(shù)據(jù)的機(jī)密性和完整性。第一，通過使用加密算法，可以將檔案數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為無法讀取的密文，只有擁有解密密鑰的用戶才能查看原始數(shù)據(jù)，提高了檔案數(shù)據(jù)的安全性，防止信息被泄露和被攻擊。第二，訪問控制可以限制用戶對檔案數(shù)據(jù)的訪問權(quán)限，確保只有擁有相應(yīng)權(quán)限的用戶才能訪問和操作檔案數(shù)據(jù)。通過設(shè)置訪問控制策略，可以防止未經(jīng)授權(quán)的用戶訪問和篡改檔案數(shù)據(jù)。第三，權(quán)限管理是對用戶在數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)中的角色和權(quán)限開展管理的過程。通過設(shè)置合理的權(quán)限管理策略，可以確保用戶只能在其權(quán)限范圍內(nèi)操作，防止越權(quán)操作和數(shù)據(jù)被泄露。除了以上措施，建立完善的安全保障機(jī)制還需要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，防范黑客攻擊和病毒入侵等安全風(fēng)險，可以通過安裝防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等安全設(shè)備設(shè)施以及定期安全漏洞掃描和風(fēng)險評估來實(shí)現(xiàn)。

5.加強(qiáng)人員培訓(xùn)和管理

檔案管理信息化建設(shè)需要建立一支高素質(zhì)的檔案管理團(tuán)隊，為數(shù)字化時代檔案管理信息化建設(shè)提供有力保障。同時，加強(qiáng)人員培訓(xùn)和管理還可以提高整個團(tuán)隊的合作精神和凝聚力，為檔案管理信息化建設(shè)創(chuàng)造更好的工作環(huán)境和氛圍。首先，通過定期開展培訓(xùn)課程和研討會，使管理人員了解最新的檔案管理技術(shù)和方法，提高他們的專業(yè)素質(zhì)和技術(shù)水平。此外，還可以邀請行業(yè)專家現(xiàn)場指導(dǎo)，以提高管理團(tuán)隊的技術(shù)能力和管理水平；其次，制定明確的人員管理制度，包括崗位職責(zé)、工作流程、考核標(biāo)準(zhǔn)等，以確保團(tuán)隊成員明確自己的職責(zé)和工作要求。同時，建立合理的激勵機(jī)制，如設(shè)立績效考核制度、獎勵制度等，以提高員工的工作積極性和創(chuàng)造力。

6.加強(qiáng)數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)工作

加強(qiáng)數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)工作是檔案管理信息化建設(shè)的重要一環(huán)，通過建立多層次的備份策略和有效的安全措施，可以確保檔案數(shù)據(jù)的安全性和完整性，為檔案管理信息化建設(shè)提供有力保障。一是制定定期備份和增量備份等策略，確保數(shù)據(jù)在不同層次得到備份，以降低數(shù)據(jù)丟失的風(fēng)險；二是定期數(shù)據(jù)備份，確保數(shù)據(jù)在發(fā)生意外情況時能夠及時恢復(fù)；三是定期檢查備份數(shù)據(jù)的完整性，確保備份數(shù)據(jù)的有效性和可用性。同時，為了應(yīng)對可能出現(xiàn)的網(wǎng)絡(luò)攻擊和病毒入侵等安全威脅，還需要采取其他安全措施，如安裝防病毒軟件、設(shè)置防火墻等。這些措施可以有效提高檔案數(shù)據(jù)的安全性，確保數(shù)字化時代檔案數(shù)據(jù)的安全性和完整性。

7.加強(qiáng)信息安全的培訓(xùn)和宣傳

加強(qiáng)信息安全的培訓(xùn)和宣傳是檔案管理信息化建設(shè)中的重要環(huán)節(jié)。通過定期的培訓(xùn)、宣傳、審計和評估等措施，可以確保管理人員具備足夠的信息安全意識和技能水平，為檔案管理信息化建設(shè)保駕護(hù)航。一是針對檔案管理人員定期開展信息安全培訓(xùn)，包括信息安全基本知識、防范網(wǎng)絡(luò)攻擊、防病毒軟件使用等，增強(qiáng)管理人員的安全意識和技能水平；二是通過多種渠道，如內(nèi)部宣傳欄、會議等，宣傳信息安全的重要性，強(qiáng)調(diào)保護(hù)檔案數(shù)據(jù)的重要性以及個人在信息安全方面的責(zé)任和義務(wù)；三是制定信息安全管理制度，明確管理人員的信息安全職責(zé)和操作規(guī)范，確保管理人員在工作中遵守信息安全規(guī)定；四是定期對檔案管理人員開展信息安全審計和評估，檢查管理人員是否按照規(guī)定操作，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的安全隱患。通過以上措施，可以有效提高檔案管理人員的信息安全意識和技能水平，降低因個人操作失誤導(dǎo)致的信息安全風(fēng)險。同時，加強(qiáng)信息安全的培訓(xùn)和宣傳還可以提高整個檔案管理團(tuán)隊的信息安全意識和防范能力，為檔案管理信息化建設(shè)提供更加穩(wěn)定和可靠的安全保障。

四、結(jié)語

綜上所述，數(shù)字化時代檔案管理信息化建設(shè)價值在于提高檔案管理效率、降低檔案管理成本、實(shí)現(xiàn)檔案信息共享、保障檔案信息安全以及促進(jìn)檔案管理的科學(xué)化和規(guī)范化。具體而言，數(shù)字化時代檔案管理信息化建設(shè)需要從標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)、數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)、數(shù)字化檔案管理技術(shù)的引入、安全保障機(jī)制的建立以及人員培訓(xùn)和管理等方面展開細(xì)致分析。這些策略的實(shí)施可以有效提高檔案管理工作的效率和服務(wù)質(zhì)量，推動檔案管理工作的現(xiàn)代化進(jìn)程，為數(shù)字化時代的發(fā)展提供有力的支持。

參考文獻(xiàn)：

[1]鞏欣雨.北京公交檔案數(shù)字化管理的思考——以北京公交集團(tuán)電車分公司為例[J].蘭臺內(nèi)外，2023（22）：4-6.

[2]洪 婷.數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下市政設(shè)計企業(yè)文書檔案管理工作探析——以上海市政總院為例[J].辦公室業(yè)務(wù)，2023（11）：60-62.

[3]萬 惠，徐 松，王永順，等.創(chuàng)新實(shí)物檔案管理提升地方病科普效益——以青海省地方病預(yù)防控制所多功能數(shù)字化標(biāo)本室為例[J].中國科技成果，2023，24（18）：38-41.

[4]唐菊華，杜兆軍，張傳琪，等.試論干部人事檔案的數(shù)字化管理與應(yīng)用——以青海省地方病預(yù)防控制所為例[J].辦公室業(yè)務(wù)，2023（16）：185-186.

[5]李 瀟，張越萍，蔣 韜.新時期農(nóng)業(yè)科研單位檔案數(shù)字化管理工作現(xiàn)狀、問題與對策——以北京市農(nóng)林科學(xué)院為例[J].中國科技縱橫，2022（22）：166-168.

[6]劉 申，余子豐.探索建設(shè)工程檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的杭州范例——以杭州市工程建設(shè)電子檔案單套接收及管理試點(diǎn)為例[J].浙江檔案，2021（12）：47-49.

（作者單位：商丘醫(yī)學(xué)高等?？茖W(xué)校）

作者簡介：劉麗敏（1986—）女，漢族，河南項(xiàng)城人，本科，館員，研究方向：檔案管理。