“互聯(lián)網(wǎng)+”時代高校檔案服務(wù)能力提升策略研究

摘 要：在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，高校檔案管理工作面臨著數(shù)字化、智能化、信息共享等新挑戰(zhàn)?；诖耍恼聫母咝n案服務(wù)能力的概念出發(fā)，分析了“互聯(lián)網(wǎng)+”時代提升高校檔案服務(wù)能力的重要性，并提出了提升高校檔案服務(wù)能力的策略和建議。

關(guān)鍵詞：互聯(lián)網(wǎng)+；高校檔案；服務(wù)能力；提升策略

中圖分類號：G275 文獻標識碼：A

引言

“互聯(lián)網(wǎng)+”時代高校檔案服務(wù)能力的提升對于提高檔案利用效率、優(yōu)化用戶體驗、促進數(shù)字化轉(zhuǎn)型以及提升高校形象都具有重要的意義。因此，高校應(yīng)積極引入互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，不斷優(yōu)化檔案管理模式和服務(wù)方式，以更好地滿足用戶的需求并推動高校檔案管理工作順利開展。可以說。在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，如何提升高校檔案服務(wù)能力，更好地滿足用戶需求，是高校檔案管理工作面臨的重要問題。

一、“互聯(lián)網(wǎng)+”時代高校檔案服務(wù)能力提升的重要性

1.提高檔案利用效率

在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，信息技術(shù)的快速發(fā)展使得檔案信息的快速傳遞和共享成為可能。通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，高校檔案部門可以實現(xiàn)對檔案信息的遠程訪問和快速傳遞，使得更多的用戶能夠同時獲取所需的檔案信息，不僅可以提高檔案的利用效率，還有助于更好地服務(wù)于教學(xué)、科研和管理等工作。

2.優(yōu)化用戶體驗

互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)為高校檔案服務(wù)提供了更多的可能性。通過建立網(wǎng)站、開發(fā)移動應(yīng)用程序等手段，高校檔案部門可以提供更便捷、更個性化的檔案服務(wù)。用戶可以隨時隨地在線查詢、下載和使用所需的檔案信息，無須親自前往檔案館。這種服務(wù)模式不僅可以提高用戶體驗，還能滿足用戶多樣化的需求。

3.促進數(shù)字化轉(zhuǎn)型

隨著數(shù)字化技術(shù)的不斷發(fā)展，高校檔案管理也逐漸向數(shù)字化轉(zhuǎn)型。通過引入互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，高校檔案部門可以實現(xiàn)對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化處理，建立數(shù)字檔案館，不僅可以提高檔案管理效率和質(zhì)量，還有助于保護珍貴的紙質(zhì)檔案免受損壞。數(shù)字化轉(zhuǎn)型使得高校檔案服務(wù)更加便捷、高效，更好地滿足了用戶的需求。

4.提升高校形象

提供高效、優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)是高校形象的重要組成部分。在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，高?？梢酝ㄟ^建立功能強大的檔案管理系統(tǒng)、提供多樣化的檔案服務(wù)來展示其現(xiàn)代化、專業(yè)化的形象，不僅有助于提升高校的整體形象，還有助于提高高校的知名度和聲譽。

二、“互聯(lián)網(wǎng)+”時代高校檔案服務(wù)能力提升策略

1.建立數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)

建立數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的電子化管理，提高檔案利用效率。同時，加強系統(tǒng)安全保障，確保檔案信息的安全性和完整性。首先，通過數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，高?？梢詫鹘y(tǒng)紙質(zhì)檔案實行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)了對檔案信息的快速檢索、下載和共享，提高了檔案利用效率。同時，電子化檔案管理還有助于減少紙質(zhì)檔案的存儲空間和管理成本；其次，數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)可以優(yōu)化檔案管理流程，實現(xiàn)檔案的自動化分類、整理和歸檔，以減少人工操作，提高檔案管理效率。同時，系統(tǒng)還可以設(shè)置權(quán)限，實現(xiàn)檔案信息的分級管理，確保檔案信息的安全性和完整性；再次，數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)可以通過網(wǎng)絡(luò)提供在線查詢、下載和使用檔案的服務(wù)，滿足用戶多樣化的需求。同時，系統(tǒng)還可以根據(jù)用戶需求設(shè)置個性化服務(wù)，如定制查詢、推送相關(guān)檔案信息等，提高用戶體驗和滿意度；最后，數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)可以實現(xiàn)高校各部門之間的檔案信息共享，促進教學(xué)、科研和管理等工作的協(xié)同發(fā)展，有助于提高高校整體工作效率，減少重復(fù)勞動。除此之外，數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備高級的安全防護措施，包括數(shù)據(jù)加密、權(quán)限控制、備份恢復(fù)等功能，確保檔案信息的安全性和完整性。高校應(yīng)定期對系統(tǒng)開展安全檢測和漏洞修補，以防止黑客攻擊和數(shù)據(jù)被泄露等風(fēng)險。綜上所述，建立數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)可以提升高校檔案服務(wù)能力，實現(xiàn)檔案信息的電子化管理，優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率和服務(wù)質(zhì)量。加強系統(tǒng)安全保障可以確保檔案信息的安全性和完整性，有助于推動高校檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展，更好地服務(wù)于教學(xué)、科研和管理等工作。

2.加強信息安全管理

加強信息安全管理需要建立健全信息安全管理制度和技術(shù)保障體系，加強信息安全教育和培訓(xùn)，建立應(yīng)急預(yù)案并強化監(jiān)督檢查。這些措施有助于提高高校的信息安全水平，保障用戶信息安全和防止檔案信息被泄露。具體措施如下：（1）高校應(yīng)制定完善的信息安全管理制度，明確信息安全管理的責(zé)任、流程和標準，確保信息安全工作的規(guī)范化和制度化。（2）高校應(yīng)建立完善的技術(shù)保障體系，包括數(shù)據(jù)加密、防火墻、入侵檢測等措施，確保檔案信息的安全性。同時，定期對系統(tǒng)展開安全漏洞檢測和修復(fù)，防止黑客攻擊和數(shù)據(jù)被泄露。（3）高校應(yīng)加強全體員工的保密意識，通過信息安全教育和培訓(xùn)，提高員工對信息安全的認識和重視程度。同時，加強員工的信息安全技能培訓(xùn)，提高員工應(yīng)對信息安全事件的能力。（4）高校應(yīng)建立應(yīng)急預(yù)案，針對可能發(fā)生的信息安全事件制定應(yīng)對措施和處置流程，確保在事件發(fā)生時能夠及時、有效地應(yīng)對。（5）高校應(yīng)定期對信息安全工作實行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，確保信息安全工作的落實和執(zhí)行。

3.提供個性化服務(wù)

提供個性化服務(wù)需要開發(fā)智能檢索功能、在線預(yù)約服務(wù)和遠程查詢服務(wù)，同時，提供個性化推薦服務(wù)和移動端適配服務(wù)。這些措施有助于提高用戶體驗和滿足用戶需求，提升高校檔案服務(wù)的水平和質(zhì)量。首先，通過開發(fā)智能檢索功能，利用自然語言處理和機器學(xué)習(xí)技術(shù)，實現(xiàn)精準查詢和模糊匹配，幫助用戶快速找到所需的檔案信息。同時，提供關(guān)鍵詞聯(lián)想和推薦功能，引導(dǎo)用戶查詢和篩選；其次，提供在線預(yù)約服務(wù)。讓用戶可以在線預(yù)約查詢時間、地點和所需檔案信息，減少等待時間和往返奔波，并根據(jù)用戶預(yù)約信息，提前準備好所需檔案資料，提高查詢效率；再次，通過開發(fā)遠程查詢系統(tǒng)，讓用戶可以通過互聯(lián)網(wǎng)或移動設(shè)備遠程獲取檔案信息。提供身份認證和授權(quán)機制，確保用戶的安全性和隱私性。同時，提供在線支付和電子簽章等功能，方便用戶獲取檔案證明。利用大數(shù)據(jù)和人工智能技術(shù)對用戶查詢歷史和行為開展分析，根據(jù)用戶興趣和需求提供個性化的推薦服務(wù)。例如，推薦相關(guān)檔案資料、最新研究成果和學(xué)術(shù)動態(tài)等；最后，開發(fā)移動端適配功能，讓用戶可以通過手機、平板等移動設(shè)備隨時隨地獲取檔案服務(wù)。優(yōu)化界面設(shè)計和交互體驗，提高用戶體驗和滿意度。

4.加強人員培訓(xùn)

加強人員培訓(xùn)是提高檔案管理人員專業(yè)技能和服務(wù)意識的重要手段。對檔案管理員培訓(xùn)，可以增強他們的專業(yè)技能和服務(wù)意識。首先，培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案管理基本理論、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用、信息安全保障等方面的知識。其中，檔案管理基本理論是基礎(chǔ)，可以幫助管理人員了解檔案管理的概念、原則和方法?；ヂ?lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用可以幫助管理人員掌握現(xiàn)代化的檔案管理技術(shù)，提高工作效率。信息安全保障是重要環(huán)節(jié)，可以提高管理人員對檔案信息安全的重視程度和防范能力；其次，可以采用線上和線下相結(jié)合的方式開展培訓(xùn)。線上培訓(xùn)可以利用網(wǎng)絡(luò)課程、視頻教程等資源，方便管理人員隨時隨地學(xué)習(xí)，線下培訓(xùn)可以組織集中培訓(xùn)、研討會、講座等形式，促進管理人員之間的交流和互動；再次，培訓(xùn)結(jié)束后，需要考核和評估，以了解管理人員對知識的掌握程度和實際應(yīng)用能力。可以采用筆試、實踐操作、在線測試等方式實行考核，并結(jié)合其實際工作表現(xiàn)展開評估；最后，為了激發(fā)管理人員的學(xué)習(xí)積極性和主動性，可以建立激勵機制，如優(yōu)秀員工評選、晉升機會等，鼓勵管理人員不斷提升自己的專業(yè)技能和服務(wù)意識。除此之外，檔案館館員需要具備與時俱進的創(chuàng)新精神，可以在實踐工作當(dāng)中不斷總結(jié)工作經(jīng)驗，針對上一階段檔案服務(wù)工作實施優(yōu)化與創(chuàng)新，以確保高校檔案服務(wù)工作效率穩(wěn)固提升，發(fā)揮檔案信息的作用與價值。

綜上所述，加強人員培訓(xùn)需要制訂詳細的培訓(xùn)計劃和內(nèi)容，采用多種培訓(xùn)方式，建立激勵機制，并展開考核和評估，以提高檔案管理人員的技能和服務(wù)意識，有助于提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

5.引入新技術(shù)

“互聯(lián)網(wǎng)＋”時代背景下，信息技術(shù)在各個領(lǐng)域廣泛應(yīng)用。引入互聯(lián)網(wǎng)、人工智能、大數(shù)據(jù)等先進的技術(shù)，可以顯著提升高校檔案服務(wù)的智能化水平。首先，人工智能技術(shù)在檔案管理中有著廣泛的應(yīng)用，如自然語言處理、圖像識別、機器學(xué)習(xí)等。高?？梢岳萌斯ぶ悄芗夹g(shù)優(yōu)化檢索算法，提高檔案信息的查詢準確率，還可以利用智能語音技術(shù)實現(xiàn)語音轉(zhuǎn)文字，提高檔案整理和查詢的效率；其次，大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理中可以幫助分析用戶行為和需求，為用戶提供更精準的服務(wù)。通過大數(shù)據(jù)技術(shù)分析用戶的查詢歷史、瀏覽行為等數(shù)據(jù)，了解用戶的需求和興趣，為用戶推薦相關(guān)的檔案信息和定制化的服務(wù)；再次，引入新技術(shù)的同時，需要建立智能化管理系統(tǒng)，整合各類檔案信息和資源，實現(xiàn)自動化管理和智能化服務(wù)。例如，可以利用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實現(xiàn)檔案的自動跟蹤和管理，利用移動互聯(lián)技術(shù)實現(xiàn)檔案的移動查詢和服務(wù)等。需要注意的是，引入新技術(shù)需要相應(yīng)的技術(shù)支持和人才儲備，需要培訓(xùn)現(xiàn)有的檔案管理人員，使其掌握新技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用方法和技巧。同時，還需要引進具有相關(guān)技術(shù)背景和經(jīng)驗的人才，推動新技術(shù)的引入和應(yīng)用。綜上所述，引入新技術(shù)需要結(jié)合檔案管理的實際需求和現(xiàn)有條件，選擇合適的技術(shù)和應(yīng)用方式，還需要制訂詳細的實施計劃和方案，并開展人員培訓(xùn)和人才引進，以推動新技術(shù)的引入和應(yīng)用，將有助于提高檔案服務(wù)的智能化水平，提升用戶體驗和服務(wù)質(zhì)量。

6.建立用戶反饋機制

建立用戶反饋機制，收集用戶意見和建議，及時改進服務(wù)不足之處，并開展用戶滿意度調(diào)查，了解用戶需求和期望，為改進服務(wù)提供依據(jù)。首先，可以通過線上平臺，如官方網(wǎng)站、社交媒體等以及線下渠道，如面對面交流、電話等收集用戶反饋。同時，還可以設(shè)置專門的反饋郵箱或在線客服，及時回復(fù)和處理用戶的問題和意見；其次，可以通過問卷調(diào)查、在線投票等方式定期收集用戶意見和建議，了解用戶對服務(wù)的滿意度、對檔案信息的關(guān)注點、對服務(wù)方式的期望等；再次，根據(jù)用戶反饋和滿意度調(diào)查結(jié)果，及時發(fā)現(xiàn)和改進服務(wù)中的不足之處，提高服務(wù)質(zhì)量。例如，針對用戶反映的查詢速度慢、信息不全等問題，可以優(yōu)化檢索算法、增加檔案信息種類等。與此同時，定期開展用戶滿意度調(diào)查，了解用戶需求和期望，為改進服務(wù)提供依據(jù)。可以通過問卷調(diào)查、電話訪問等方式展開調(diào)查，收集用戶的反饋和意見，為改進服務(wù)提供參考；最后，反饋機制的建立不是一次性的，需要持續(xù)改進和完善?？梢酝ㄟ^定期評估反饋機制的有效性和用戶反饋的質(zhì)量，不斷優(yōu)化反饋渠道和收集方式，提高用戶反饋的質(zhì)量和準確性。

7.加強合作與交流

加強與其他高校、學(xué)術(shù)機構(gòu)之間的合作與交流，共享資源和技術(shù)成果，可以顯著提高檔案管理水平和服務(wù)能力。由此可見，加強合作與交流是提高檔案管理水平和服務(wù)能力的重要途徑，以下是具體措施：（1）與國內(nèi)其他高校、學(xué)術(shù)機構(gòu)建立合作關(guān)系，共同開展檔案管理工作和研究，共享資源和技術(shù)成果。可以通過簽訂合作協(xié)議、建立學(xué)術(shù)交流機制等方式實現(xiàn)。（2）定期組織與合作單位之間的交流和研討活動，分享檔案管理經(jīng)驗、技術(shù)和方法，共同探討檔案管理工作中的問題和解決方案。（3）與合作單位共享檔案資源和技術(shù)成果，如檔案數(shù)字化、信息處理技術(shù)、數(shù)據(jù)分析工具等，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。（4）互派訪問學(xué)者和專家開展交流和學(xué)習(xí)，了解彼此在檔案管理方面的優(yōu)勢和經(jīng)驗，促進雙方在檔案管理領(lǐng)域的共同進步。（5）通過合作單位之間的宣傳和推廣，提高本單位在檔案管理領(lǐng)域的知名度和影響力，吸引更多的合作機會和資源。綜上所述，加強合作與交流需要建立穩(wěn)定的合作關(guān)系，定期組織交流和研討活動，共享資源和技術(shù)成果，互派訪問學(xué)者和專家開展交流和學(xué)習(xí)，加強宣傳和推廣，提高本單位在檔案管理領(lǐng)域的知名度和影響力，有助于提高檔案管理水平和服務(wù)能力，促進檔案事業(yè)的共同發(fā)展。

三、結(jié)語

總而言之，在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，提升高校檔案服務(wù)能力對于提高檔案利用效率、優(yōu)化用戶體驗、促進數(shù)字化轉(zhuǎn)型等方面具有重要意義。通過建立數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)、加強信息安全管理、提供個性化服務(wù)、加強人員培訓(xùn)和引入新技術(shù)等策略，可以有效提升高校檔案服務(wù)能力。同時，也要注意建立用戶反饋機制和加強合作與交流等方面的措施，以不斷完善和優(yōu)化服務(wù)能力。未來，高校檔案管理人員應(yīng)繼續(xù)關(guān)注“互聯(lián)網(wǎng)+”時代高校檔案服務(wù)質(zhì)量的提升，以更好地服務(wù)于廣大師生和社會各界的需求，推動高校檔案管理工作順利開展。

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（作者單位：寶雞文理學(xué)院檔案館）

作者簡介：朱偉（1970—），男，漢族，陜西寶雞人，本科，館員，研究方向：大學(xué)檔案管理。