校舍檔案管理工作現(xiàn)狀及優(yōu)化策略探究

摘 要：隨著我國教育事業(yè)的不斷改革與發(fā)展，學校數(shù)量增加，相關(guān)建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施逐步走向完善化、多樣化，同時也產(chǎn)生了較多基建、管理、確權(quán)等檔案信息，對于維護學校權(quán)益，查勘維修房屋，合理使用校舍，反映學校建設(shè)歷史具有重要意義。本文從校舍檔案管理工作現(xiàn)狀及優(yōu)化策略出發(fā)，詳細闡述了校舍檔案的重要性及提高管理水平的緊迫性，圍繞當前整體工作存在的問題提出可行性較強的優(yōu)化策略，以實現(xiàn)對各類校舍檔案的規(guī)范、動態(tài)管理，為促進學校檔案工作效能及管理水平的全面提升提供決策參考。

關(guān)鍵詞：校舍檔案；優(yōu)化策略；動態(tài)管理

校舍檔案一般分為確權(quán)、基建、管理三類，是記錄和反映學校校舍各項建造、管理活動的重要信息，其中確權(quán)檔案包括房屋、土地的確權(quán)、證書及證明權(quán)屬來源的一切報告、批文、協(xié)議合同，基建檔案包括房屋的建設(shè)、維修、查勘、改造的一切文書、財務(wù)、技術(shù)資料，管理檔案包括房屋、場地的使用、維修及權(quán)屬變更等情況的一切記錄，具有較強的法律效力及參考價值。同時，校舍檔案的管理是校園文化傳承與發(fā)揚的重要載體，記載著學校校舍建設(shè)的全過程，具有重要的歷史價值、文化價值，是較為重要的歷史文化遺產(chǎn)，對于營造良好文化氛圍，實現(xiàn)學?？沙掷m(xù)發(fā)展具有較為關(guān)鍵的作用。

1 校舍檔案的主要特征及管理工作優(yōu)化的必要性

1.1 學校校舍檔案管理的主要特征

校舍檔案是一種綜合性檔案，涉及多方信息，具有較強的專業(yè)性和復(fù)雜多變性。例如，校舍建設(shè)工程檔案，其特有的連續(xù)性使得工程管理與各個管理部門有著直接聯(lián)系，包括項目立項、資金流水、人員變更等多種類信息，涵蓋眾多學科知識，在宏觀層面需要專業(yè)領(lǐng)域人才全面管理。校舍檔案具有獨立成套性，多項檔案資料的有機聯(lián)系及高度整合才形成校舍檔案，在校舍建設(shè)過程中各項工程信息材料單獨歸檔、獨立整理，在后期完工驗收過程總才會將各類項目材料進行收集、分類、整理、歸檔，進而生成連續(xù)且完善的一套校舍檔案。再就是變更靈活性，校舍的建成不是一勞永逸的，后期需要多次的維修、完善、改造、更新，期間隨時會產(chǎn)生大量的檔案數(shù)據(jù)信息，需要管理人員及時維護、充實校舍檔案，確保校舍檔案可記錄全過程建設(shè)修繕的動態(tài)運動，保證其完整性和真實性[1]。

1.2 校舍檔案優(yōu)化管理的重要作用

1.2.1提高管理效率。將校舍檔案管理人員從過去復(fù)雜單一的工作模式中徹底解脫出來，利用計算機技術(shù)使得檔案文件得以在線歸檔、集中整理、電子化應(yīng)用，并且能夠及時過濾掉垃圾信息和重復(fù)數(shù)據(jù)，推進科學化、精細化管理，也在一定程度上簡化了原始紙質(zhì)文件的管理，在增強干部職工工作積極性的同時也為后期工作流程的進一步創(chuàng)新預(yù)留了較多時間與空間。

1.2.2保護原始文件。由于大多校舍檔案最初以紙質(zhì)文件為主要介質(zhì)保存，受潮濕、蟲蛀、風化等自然因素，容易出現(xiàn)紙張被腐蝕、字跡模糊等情況，同時在利用過程中，也會因為管理人員頻繁翻閱文件導致出現(xiàn)丟失、撕裂、被泄露等安全問題。校舍檔案實現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型后，檔案的收集整理、存放利用等全流程完全可實現(xiàn)線上辦理，可充分避免上述問題，同時也大大節(jié)約了管理成本。校舍檔案作為學校歷史文化遺產(chǎn)的重要組成部分，也是服務(wù)學校各項管理的重要基礎(chǔ)，對其管理流程進行全面優(yōu)化可幫助學校在基建方面制定更加科學合理的發(fā)展戰(zhàn)略及規(guī)劃，為學校未來的發(fā)展提供重要歷史參考和決策依據(jù)，同時也可通過開發(fā)研究、宣傳推廣來提高學校的文化軟實力及社會影響力，吸引更多人關(guān)注支持學校的發(fā)展[2]。

2 校舍檔案管理工作現(xiàn)存問題及面臨挑戰(zhàn)

隨著我國教育事業(yè)的不斷完善，學?；A(chǔ)設(shè)施建設(shè)得以進一步加強，隨之產(chǎn)生的信息量越來越大。并且相關(guān)工作信息需求也在逐步提升，但是部分學校的校舍檔案信息無法得以規(guī)范化整理，積壓的問題越來越多，壓力也在逐步增大，即使應(yīng)用現(xiàn)代化科學技術(shù)，也因思想、制度、組織建設(shè)等問題難以發(fā)揮其優(yōu)勢。

2.1 檔案意識不強，管理體系不完善

一是對于學校而言，大多領(lǐng)導者與老師把工作重點放在如何提升教育水平，優(yōu)化教學方案上，認為檔案工作僅僅是將分布在各個業(yè)務(wù)科室的資料文件收集起來即可，無需進一步的投入，導致領(lǐng)導層沒有對相關(guān)工作進行制度、政策、資金、人力資源上的支持與幫助，使得檔案工作長期處于較為邊緣的位置，對于校舍建設(shè)也僅僅停留在當前任務(wù)，沒有考慮長遠發(fā)展，對于檔案資料的收集整理不充分、不規(guī)范，甚至出現(xiàn)丟失、損毀等不可逆損失。二是缺乏相應(yīng)的制度約束和規(guī)范。相當數(shù)量的學校將檔案工作分配給辦公室人員處理，沒有設(shè)置專門的檔案管理內(nèi)設(shè)科室，沒有根據(jù)上級部門的法律法規(guī)生成適合自身發(fā)展的制度規(guī)范，使得各項業(yè)務(wù)存在很多漏洞，容易出現(xiàn)存檔不規(guī)范、管理不科學、利用不安全、存儲較分散等問題，不僅影響了校舍檔案管理的效率，還使得檔案原始文件與電子文件的安全性難以得到保障。

2.2 業(yè)務(wù)流程混亂，管理效果不明顯

一是檔案收集不完整。在過去校舍建造過程中，由于受重視程度與管理專業(yè)度不夠，使得有關(guān)檔案資料收集不完整，出現(xiàn)大量遺漏和疏漏的情況，甚至部分校舍受歷史原因和社會變遷等因素，相關(guān)材料已丟失、遺失，無法補齊。同時對于文件的收集沒有與政府、歷史專家、建筑公司協(xié)同開展，在流程上沒有達到校舍歷史文化和建筑資料的收集、整理和保護標準，以至于對校舍檔案的真實性、完整性造成了不可逆的損害。二是管理利用不規(guī)范。校舍檔案數(shù)量龐大，對于庫房管理、機房管理、利用管理沒有生成行之有效的管理制度，使得相關(guān)工作流程僅憑過往經(jīng)驗開展，先進性、創(chuàng)新性、科學性程度不夠，極易造成檔案管理混亂、利用不安全、存放不合理、開發(fā)不全面、監(jiān)管不到位等現(xiàn)象，為學校帶來較多麻煩和損失。三是檔案利用率低。由于缺乏科學化的管理制度與標準化的工作開展標準，使得檔案信息整理歸檔、查詢檢索等方面存在較多問題，加之數(shù)字化技術(shù)利用不夠充分，所需校舍檔案信息無法快速精準定位，影響了檔案信息的利用率[3]。

2.3 技術(shù)應(yīng)用不足，轉(zhuǎn)型升級不到位

一是在學校沒有建立完善的檔案管理利用系統(tǒng)平臺。尚未配置專項信息化資金去采購專業(yè)的服務(wù)器、存儲器、安全設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、計算機終端、掃描儀，使得相關(guān)工作仍然在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案庫房存放、人工手動翻閱查詢檔案文件的模式下運行，在如今信息化發(fā)展的背景下難以實現(xiàn)校舍檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型，管理效率嚴重滯后。二是沒有充分調(diào)研市場。對于互聯(lián)網(wǎng)時代涌現(xiàn)的大數(shù)據(jù)、云計算、區(qū)塊鏈、人工智能等技術(shù)了解與應(yīng)用不充分，融合不完全，使得即使建立管理系統(tǒng)也僅僅是停留在存儲介質(zhì)與文件形式的轉(zhuǎn)變，沒有做到深層次下的開發(fā)利用，使得校舍檔案管理在新時期沒有利用現(xiàn)代科學技術(shù)優(yōu)勢，嚴重制約了未來發(fā)展。三是數(shù)字檔案資源建設(shè)不充分。學校對于校舍檔案開展的數(shù)字化加工工作較少或者大多數(shù)由本校非專業(yè)人員負責，數(shù)字化成果不夠標準，校舍檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)不規(guī)范。例如，在數(shù)字化加工過程中，紙質(zhì)文件向電子文件的轉(zhuǎn)換沒有引入現(xiàn)代化智慧辦公及數(shù)字化技術(shù)，高速掃描儀及文件格式轉(zhuǎn)換器配置不足，使得轉(zhuǎn)換過程的時效性、安全性和保密性比較差，掃描出來的文件不夠清晰，返工問題嚴重。

2.4 人員結(jié)構(gòu)零散，人才建設(shè)不全面

對于學校而言，大多人力資源集中在教師或者行政管理方面。在檔案管理方面沒有安排專門的業(yè)務(wù)科室，基本由辦公室即將退休的干部或者新上崗人員開展檔案管理工作，年齡結(jié)構(gòu)不完整、檔案業(yè)務(wù)不專業(yè)、工作流程不熟練，并且沒有經(jīng)歷過崗前業(yè)務(wù)培訓便直接上崗，在源頭上無法推動相關(guān)工作順利開展。與此同時，學校針對檔案管理開展理論學習、專題講座等日常培訓活動，對于校舍檔案管理人才的培養(yǎng)長期處于“不管不顧、無人問津”的狀態(tài)，使得整體干部隊伍綜合水平停滯不前，加上人員穩(wěn)定性較差、流動較為頻繁、人才引進力度較小，給校舍檔案信息化、精細化管理進程的穩(wěn)步推進造成了一定阻礙。

3 校舍檔案管理工作優(yōu)化策略

在中辦國辦印發(fā)的《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中明確提出“檔案信息化強基工程”；教育部出臺的第27號令《高等學校檔案管理辦法》對于有效地保護和利用檔案，維護學校歷史真實面貌也指明了發(fā)展方向。因而雖然校舍檔案在管理層面上存在較多問題，但是在整體上為校舍檔案工作模式的優(yōu)化提供了良好的政策環(huán)境與發(fā)展氛圍，這就需要學校領(lǐng)導者及一線管理人員要轉(zhuǎn)變思維意識，積極開展行業(yè)調(diào)研，不斷探索解決問題的措施辦法，尋求適合自身發(fā)展的校舍檔案管理路徑，進而充分發(fā)揮其潛在價值。

3.1 牢固樹立檔案意識，持續(xù)優(yōu)化管理體系

一是加強對檔案工作的重視力度。將校舍檔案管理納入年度重點工作，在思想上徹底根除“檔案工作邊緣化”的思維，破除傳統(tǒng)管理模式的禁錮，全校工作人員要始終牢記“為黨管檔、為國守史、為民服務(wù)”的職責使命，充分發(fā)揮校舍檔案的社會價值、經(jīng)濟效益、文化內(nèi)涵。同時要提高對大數(shù)據(jù)、人工智能、區(qū)塊鏈等現(xiàn)代科學技術(shù)的使用度，在實際工作中逐步適應(yīng)數(shù)字化轉(zhuǎn)型、信息化管理、自動化應(yīng)用的檔案管理新模式，并在此基礎(chǔ)上加以創(chuàng)新，改革優(yōu)化新模式新手段新路徑，進而推動校舍檔案工作健康發(fā)展。二是成立校舍檔案管理領(lǐng)導小組辦公室。由檔案工作分管校長為主任，各業(yè)務(wù)科室主要負責人為副主任，進一步明確檔案工作職責，細化具體管理措施，整體上形成一級抓一級，層層有人管的管理機制[4]。三是構(gòu)建完整的管理體系及制度。根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》《學校檔案管理辦法》《機關(guān)檔案管理條例》《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》等法律法規(guī)和工作規(guī)范，結(jié)合自身工作需求及未來發(fā)展方向和重點，有計劃有目的地制定適合本校校舍檔案管理的制度標準體系。例如，《校舍檔案電子文件歸檔與管理暫行辦法》《校舍檔案基建信息利用規(guī)范》《檔案管理保密制度》等，著力優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，不斷提升歸檔質(zhì)量，進而為各項工作流程實現(xiàn)科學化、系統(tǒng)化、規(guī)范化提供制度保障。

3.2 深度融合先進技術(shù)，推動實現(xiàn)科學管理

隨著檔案數(shù)量的增加與復(fù)雜度的提升，利用現(xiàn)代科學技術(shù)手段實現(xiàn)校舍檔案信息化管理已成為行業(yè)的主流趨勢，為此，各個學校要高度重視檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型與信息化工作，進一步優(yōu)化檔案管理的效率和質(zhì)量。一要采購專業(yè)信息化設(shè)備。例如，服務(wù)器、存儲器、計算機終端等系統(tǒng)硬件以及漏洞掃描、安全審計等安全設(shè)備，同時做好機房建設(shè)，配置精密空調(diào)、加濕器、UPS電源、七氟丙烷滅火器等，為后期系統(tǒng)平臺搭建提供設(shè)備保障。二是應(yīng)用人工智能、數(shù)據(jù)挖掘、模式識別、深度學習等技術(shù)。大力開發(fā)檔案信息系統(tǒng)檢索平臺，充分發(fā)揮科技優(yōu)勢，不斷完善搜索查詢、對外利用功能，真正實現(xiàn)集中歸檔、電子化傳輸、安全保存、高效檢索的建設(shè)目標，為深入挖掘檔案價值、提供優(yōu)質(zhì)人性化服務(wù)打好基礎(chǔ)。三是加強協(xié)同管理力度。利用大數(shù)據(jù)共享優(yōu)勢，基于計算機網(wǎng)絡(luò)，加強校內(nèi)各部門人員聯(lián)系，推動檔案管理平臺與學校財務(wù)系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)、項目系統(tǒng)之間的互聯(lián)互通，將校舍檔案工作與學校日常管理相結(jié)合，在學校范圍內(nèi)實現(xiàn)檔案信息共建共享，從而為學校未來管理工作提供助力[5]。

3.3 全面構(gòu)建專業(yè)人員隊伍，建立健全培養(yǎng)方案

校舍檔案管理人員綜合水平與專業(yè)素質(zhì)的高低，直接影響檔案工作的效率及質(zhì)量，為此，作為學校一要優(yōu)化干部隊伍結(jié)構(gòu)，積極爭取政策扶持，開展人才引進工作。面向社會、人力資源中心、企業(yè)院校招聘既懂得現(xiàn)代檔案管理技能，又知曉新興科學技術(shù)、責任心強的“復(fù)合型”人才，不斷為校舍檔案管理工作注入新鮮血液的同時，也為今后實現(xiàn)創(chuàng)新性發(fā)展提供新思路、新創(chuàng)意。二是成立《檔案人員繼續(xù)教育培養(yǎng)方案》，注重提升一線工作者的職業(yè)素養(yǎng)。可通過“引進來”加“走出去”的方式，定期開展理論研討、教授講學、實操比賽等校內(nèi)活動，也可由領(lǐng)導小組帶領(lǐng)業(yè)務(wù)骨干前往先進地區(qū)的學校開展校舍檔案管理業(yè)務(wù)交流活動，取長補短、拓寬工作視野、完善業(yè)務(wù)流程、優(yōu)化檔案服務(wù)，使其能夠熟練知悉并掌握現(xiàn)代化檔案管理手段，真正意義上提高檔案管理工作人員的技能水平和工作意識。三是健全評價體系。領(lǐng)導小組要定期開展校舍檔案日常工作監(jiān)督，將檔案業(yè)務(wù)開展效果、能力評價、創(chuàng)新點評價、產(chǎn)生價值評價納入考核重點，不斷激發(fā)人才隊伍內(nèi)生動力，推動科學有效的檔案人才隊伍現(xiàn)代化建設(shè)評價體系的形成。

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息化技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)水平的飛速發(fā)展，為學校的校舍檔案管理模式的優(yōu)化提供了良好的平臺和空間，也實實在在地推動著檔案事業(yè)由紙質(zhì)保管為主的傳統(tǒng)模式轉(zhuǎn)變?yōu)橐噪娮訖n案服務(wù)為中心的信息化模式。檔案載體的多元化、管理的科學化、利用的安全化，為彰顯校舍檔案的文化價值、參考價值、法律價值提供了強大動力。為此，學校領(lǐng)導及檔案工作者要牢牢把握時代紅利，充分運用信息社會數(shù)據(jù)管理的方法和手段，加快校舍檔案的儲存、整理、歸類、分析、查詢、服務(wù)的數(shù)據(jù)化、網(wǎng)絡(luò)化，提高校舍檔案利用率，進而為學校未來高質(zhì)量發(fā)展貢獻“檔案力量”。

參考文獻

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[2]運用信息技術(shù)全面提高中小學校舍檔案管理水平[J].行政事業(yè)資產(chǎn)與財務(wù)，2016（22）：86-87+92.

[3]孫晴.校舍基建檔案管理工作的現(xiàn)狀及對策分析[J].智庫時代，2018（26）：60-61.

[4]祁尊民.加強校舍檔案管理工作[J].蘭臺內(nèi)外，2012（01）：37.

[5]王紅艷.學校校舍檔案管理存在的問題與解決措施[J].牡丹江教育學院學報，2023（04）：116-118.

作者簡介：都潔（1981—），大學學歷，青島市市南區(qū)教育保障中心館員。研究方向：校舍檔案管理，檔案信息化。