探究檔案管理對促進(jìn)地方病防控工作發(fā)展的意義

摘 要：各地方、各地區(qū)在針對地方病開展疾病防控工作的過程中，會逐步形成大量的防控?cái)?shù)據(jù)、醫(yī)學(xué)研究原始資料，同時(shí)，這些數(shù)據(jù)與資料經(jīng)過科學(xué)的處理會形成具有專業(yè)性、目的性及歷史性等特征的檔案，并且有助于促進(jìn)地方病防控工作的進(jìn)一步發(fā)展?；诖?，本文從地方病防控檔案的主要內(nèi)容入手，對檔案管理在地方疾病防控工作中所具有的意義進(jìn)行積極探究，同時(shí)分析地方病防控檔案管理當(dāng)前存在的一些不足，并提出合理有效的改善措施，借此推動地方病防控工作的發(fā)展與壯大。

關(guān)鍵詞：檔案管理；地方疾??；防控工作；發(fā)展意義

引言

地方病防控工作是我國公共衛(wèi)生服務(wù)事業(yè)的基礎(chǔ)構(gòu)成，對于推動疾病預(yù)防、控制以及衛(wèi)生健康事業(yè)的發(fā)展具有非常重要的現(xiàn)實(shí)價(jià)值與意義。地方病防控檔案是指在對地方常見疾病進(jìn)行預(yù)防控制的過程中所形成的、能對未來預(yù)防措施制定起到參考作用的資料，包括調(diào)研信息、疾控?cái)?shù)據(jù)等檔案文件。地方病防控檔案的管理水平高低會直接影響數(shù)據(jù)和資料的準(zhǔn)確性、真實(shí)性及可靠性，這對于地方病防控工作發(fā)展起到至關(guān)重要的作用。

1 地方病防控工作檔案管理的基本內(nèi)容

1.1 地方病防控工作的概念

地方病，也可稱為環(huán)境病，其主要誘因是自然、社會等因素。在一定的區(qū)域環(huán)境當(dāng)中，如果某種物質(zhì)、能量出現(xiàn)不足或過量，抑或是某種環(huán)境因素的影響超出人體的調(diào)節(jié)范圍與適應(yīng)能力，從而便產(chǎn)生了此區(qū)域環(huán)境特有的高發(fā)病率疾病。吉林省地區(qū)最常見的地方病有鼠疫、布氏菌病、地方性砷中毒、甲狀腺疾病、大骨節(jié)病等。

地方病防控工作以保障人民群眾健康權(quán)益、促進(jìn)區(qū)域經(jīng)濟(jì)協(xié)調(diào)發(fā)展、消除并解決地方病危害為基本原則目標(biāo)，井然有序地開展各類防控與科研實(shí)踐工作，從而能收集到各類疾病分析、科研數(shù)據(jù)、防控經(jīng)驗(yàn)等一手寶貴資料，并可以形成豐富的地方病防控檔案資源[1]。

1.2 地方病防控檔案管理的內(nèi)容

1.2.1地方病防控工作具有很強(qiáng)的專業(yè)性、連續(xù)性與歷史性等特征。在對地方病進(jìn)行規(guī)律分析、病情狀態(tài)跟蹤研究時(shí)要以防控檔案為依托，促進(jìn)地方病預(yù)防、控制及治療水平的提高。因而在進(jìn)行檔案管理時(shí)要秉承科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度。檔案管理的質(zhì)量能直接反映出地方病防治管理的水平，并且對于地方病的科學(xué)研究、流行病學(xué)分析、預(yù)防措施制定具有重大的現(xiàn)實(shí)意義，同時(shí)也能為當(dāng)?shù)毓册t(yī)療衛(wèi)生服務(wù)工作的進(jìn)一步發(fā)展提供更多的參考數(shù)據(jù)和資料。

1.2.2地方病防控檔案一般由地方病防控資料、科研檔案、儀器設(shè)備檔案及綜合資料檔案等四部分構(gòu)成。其中，地方病防控資料包括各類地方病的監(jiān)測數(shù)據(jù)、實(shí)地考察文獻(xiàn)、病例分析與總結(jié)材料等?？蒲袡n案則匯集了有關(guān)地方病的研究規(guī)劃、實(shí)地調(diào)研資料、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、科研文獻(xiàn)、研討記錄、創(chuàng)新材料、總結(jié)報(bào)告、專項(xiàng)報(bào)告等多種研究資料文件。儀器設(shè)備檔案中涉及設(shè)備儀器的合格證、安裝使用說明、實(shí)驗(yàn)操作流程、設(shè)備儀器維護(hù)記錄、檢修報(bào)告等多項(xiàng)資料。綜合資料檔案常被用于保存專著論文、各類手稿等技術(shù)檔案。同時(shí)，為方便檔案的整理收納與調(diào)取查閱，需要對上述檔案進(jìn)行細(xì)致分類、編號裝訂、添加目錄，并進(jìn)行統(tǒng)一化的處理保存，如果出現(xiàn)破損的情況需要及時(shí)修補(bǔ)。

2 檔案管理對于促進(jìn)地方病防控工作發(fā)展的意義

2.1 檔案管理是地方病防控工作的重要信息來源

2.1.1檔案對地方病防控工作的開展情況進(jìn)行真實(shí)記錄。這樣既能直觀體現(xiàn)公共衛(wèi)生防疫部門的工作效率，還能反映出地方病防控工作中的不足之處，對出現(xiàn)的問題及時(shí)整改，進(jìn)而可以提升地方病防控的應(yīng)急處置能力。

2.1.2地方病防控檔案具有專業(yè)性、獨(dú)特性等特征。它能對地方病的產(chǎn)生原因、發(fā)展情況、防控措施、研究報(bào)告等資料的全面整理，并能為地方病防控的分析和預(yù)判提供科學(xué)、真實(shí)的資料文件。

因此，高質(zhì)量的地方病防控檔案管理工作，能使地方病的預(yù)防控制效果得到提高，保障地方區(qū)域的公共衛(wèi)生安全，實(shí)現(xiàn)對地方病預(yù)防、控制并消除的目的，不斷提高人民群眾的身體健康素養(yǎng)，推動當(dāng)?shù)厣鐣c經(jīng)濟(jì)的可持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。

2.2 有助于地方病防控工作組織開展相關(guān)的宣傳教育活動

宣傳教育活動可以起到加強(qiáng)人民群眾安全防護(hù)的衛(wèi)生意識。檔案本身的價(jià)值主要體現(xiàn)在對原始記錄的客觀記載與反映，檔案部門可以通過對檔案資料的挖掘與編輯，出版專門的地方病知識宣傳讀本，同時(shí)利用線上網(wǎng)絡(luò)交流平臺、線下現(xiàn)場展覽等方式開展地方病防控宣傳活動，增強(qiáng)人民群眾面對地方病等公共衛(wèi)生事件的自我防護(hù)意識[2]。地方病防控工作中具備檔案價(jià)值的材料是非常寶貴的資料信息財(cái)富。因此，必須根據(jù)要求最好收集、歸納等工作，以此來提高地方病防控應(yīng)急能力。

3 當(dāng)前地方病防控檔案管理工作的不足之處

3.1 歸檔資料的完整性缺失

歸檔資料缺少應(yīng)有的完整性，是地方病防控檔案管理工作中較為常見的問題。而造成此問題存在的主要原因在于：首先，防控人員的資料收集、整理意識淡薄，并且片面地認(rèn)為資料歸檔只是檔案管理人員的獨(dú)有職責(zé)，導(dǎo)致資料收集整理工作無法與歸檔工作同步開展，同時(shí)會出現(xiàn)相互推諉、信息失真、內(nèi)容缺失等現(xiàn)象；其次，防控人員與檔案管理人員無法進(jìn)行及時(shí)的溝通，沒有注意對資料的收集積累，這會使防控資料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性與完整性受到最直接的影響。

3.2 檔案管理的方式落后

信息技術(shù)的迅速發(fā)展，使計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)被廣泛地應(yīng)用在各行各業(yè)，特別是在辦公自動化、遠(yuǎn)程化、便捷化、無紙化方面取得了突出成就。檔案管理原有的模式也應(yīng)當(dāng)被淘汰，引入新的管理方式與技術(shù)使檔案資料得到更深入的挖掘已成為檔案管理發(fā)展的新方向。但時(shí)至今日，地方病防控檔案管理工作由于管理方式和設(shè)備的落后，導(dǎo)致檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展水平偏低，難以適應(yīng)新時(shí)期地方病防控檔案管理的要求；再加之，極少數(shù)地方病防控單位的思想認(rèn)知不到位，對檔案管理的重視程度不足，并且錯(cuò)誤地認(rèn)為地方病防控檔案管理工作毫無實(shí)際價(jià)值，因而工作態(tài)度會較為敷衍，造成資料收集不全面、歸檔不及時(shí)等問題的出現(xiàn)。此外，地方病防控工作如今也配備了性能良好的先進(jìn)設(shè)備，比如計(jì)算機(jī)、醫(yī)學(xué)檢驗(yàn)設(shè)備等，但真正被應(yīng)用在檔案管理上的設(shè)備卻較少，這不利于地方病防控檔案管理的科學(xué)化、信息化發(fā)展。

3.3 檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)偏低

當(dāng)前，地方病防控單位缺少一支既能適應(yīng)信息化發(fā)展改革，又能扎實(shí)做好防控檔案管理工作的專業(yè)隊(duì)伍，而現(xiàn)有從事地方病防控檔案管理的人員具有較大的職業(yè)提升空間。但在實(shí)際工作中，相關(guān)部門單位由于沒有重視檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，忽視給予他們提高專業(yè)技能水平的學(xué)習(xí)機(jī)會，這不僅嚴(yán)重影響管理人員的專業(yè)能力進(jìn)步，也阻礙檔案管理信息化發(fā)展建設(shè)。同時(shí)，一些防控單位過于側(cè)重對醫(yī)療人才的引進(jìn)，而檔案部門卻長期得不到人才的更新，相應(yīng)的檔案管理革新也會落后于時(shí)代發(fā)展[3]。此外，地方病防控檔案管理績效標(biāo)準(zhǔn)缺少應(yīng)有的完善性，無法調(diào)動人員的工作積極性，這不利于深化檔案管理工作的改革，檔案管理的整體質(zhì)量也會嚴(yán)重下滑。

4 充分發(fā)揮檔案管理促進(jìn)地方病防控發(fā)展作用的措施

4.1 全面掌握地方病防控檔案管理的工作內(nèi)容

4.1.1準(zhǔn)確把握。地方病防控工作與當(dāng)?shù)刈匀画h(huán)境、生活水平、地域風(fēng)俗、收入水平等有著密切的關(guān)聯(lián)，而為有效開展地方病防控檔案管理工作，不僅要了解上述地方人文等內(nèi)容，還要準(zhǔn)確掌握地方病實(shí)地監(jiān)測數(shù)據(jù)、防控實(shí)踐資料、科研文獻(xiàn)等，這樣不僅有助于全面了解檔案管理的基礎(chǔ)內(nèi)容，還能促進(jìn)檔案管理職能的充分發(fā)揮。

4.1.2科學(xué)整理。在對地方病防控檔案進(jìn)行整理時(shí)，必須以區(qū)域地方病的特征與防控措施為切入點(diǎn)，依據(jù)地方病類別制定科學(xué)、合理的防控檔案管理方案，以此保證檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性、完整性與規(guī)范性，使地方病從暴發(fā)、流行、發(fā)展與控制、防控的全部過程及經(jīng)驗(yàn)均可以體現(xiàn)在地方病防控檔案之中，并促使其充分發(fā)揮自身的獨(dú)特性和歷史價(jià)值，以便推進(jìn)地方病防控事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。

4.2 建立健全的地方病防控檔案管理機(jī)制

4.2.1健全機(jī)制。完善且健全的檔案管理機(jī)制是確保地方病防控檔案安全性的基礎(chǔ)。因此，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)結(jié)合地方病防控的實(shí)際情況，制定切實(shí)可行的檔案管理機(jī)制，確保工作職責(zé)落到實(shí)處、考核獎(jiǎng)懲也有據(jù)可依[4]。

4.2.2規(guī)范管理。根據(jù)地方病類別進(jìn)行檔案劃分，并在使用中遵循檔案管理的基本規(guī)則，以此提高檔案的實(shí)際應(yīng)用效率；而在對具有保密性質(zhì)的地方病防控檔案文件調(diào)取查閱時(shí)，必須嚴(yán)格遵守審批制度，降低資料外泄的風(fēng)險(xiǎn)。在建立健全地方病防控檔案管理機(jī)制時(shí)，必須重視“時(shí)間跨度”這一關(guān)鍵要素，以便能在規(guī)定的時(shí)間范圍內(nèi)對實(shí)地收集到的資料進(jìn)行整理、歸納與研究，從而揭示地方病發(fā)生與發(fā)展的客觀規(guī)律，為防控工作的順利開展提供可靠的數(shù)據(jù)支持與參考資料。

4.3 增強(qiáng)檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)

4.3.1引進(jìn)人才。為提高新時(shí)期地方病防控檔案管理工作的質(zhì)量，需要引進(jìn)擁有先進(jìn)理論知識和豐富檔案管理經(jīng)驗(yàn)的專業(yè)人才，借此帶動工作人員專業(yè)素養(yǎng)的提升。隨著檔案管理信息化發(fā)展步伐的加快，檔案管理人員在面對信息化發(fā)展帶來的一系列挑戰(zhàn)時(shí)，需要迫切地革新自身的工作理念，學(xué)習(xí)更多的工作模式與方法，提高檔案管理工作的認(rèn)知。

4.3.2強(qiáng)化培訓(xùn)。根據(jù)地方病防控的需要組建擁有強(qiáng)烈責(zé)任心和具有專業(yè)操作能力的檔案管理隊(duì)伍，給予工作人員充足的自主學(xué)習(xí)空間，定期開展檔案專業(yè)技能培訓(xùn)，積極提高檔案管理的工作效率與質(zhì)量，并發(fā)揮專業(yè)人才的技術(shù)能力優(yōu)勢，推動地方病防控檔案管理工作的深化改革與轉(zhuǎn)型。此外，應(yīng)當(dāng)建立健全的績效考評制度，運(yùn)用動態(tài)化監(jiān)督的方式確保工作人員履行崗位職責(zé)，主動解決檔案管理過程中出現(xiàn)的實(shí)際問題。

4.4 推動檔案管理方式的創(chuàng)新發(fā)展

4.4.1倡樹創(chuàng)新。信息技術(shù)的進(jìn)步與廣泛應(yīng)用，為檔案管理工作帶來了革命性的發(fā)展機(jī)遇，地方病防控單位需要以信息技術(shù)為基礎(chǔ)，推動檔案管理方式的革新發(fā)展，優(yōu)化檔案管理工作的途徑，依托智能化平臺進(jìn)行地方病防控檔案的分類管理.加快紙質(zhì)檔案信息化轉(zhuǎn)變的步伐，不斷擴(kuò)展檔案數(shù)據(jù)庫的信息資源，為地方病防控檔案資源的共享打下基礎(chǔ)[5]。

4.4.2更新設(shè)備。要根據(jù)檔案管理方式的創(chuàng)新引入所需的新設(shè)備，比如計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、消防設(shè)備、除塵器、安全監(jiān)控以及其他設(shè)備，從而創(chuàng)造出更理想的工作環(huán)境，促進(jìn)地方病防控檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。

4.5 對地方病防控管理檔案資料深入開發(fā)

在地方病防控工作中應(yīng)當(dāng)以實(shí)際的利用需求為基礎(chǔ)，實(shí)施具有針對性的檔案收集、整理與管理工作，并有意識地對檔案資源進(jìn)行挖掘與整合，這樣能更好地滿足地方病防控工作的基本需求。由于地方病防控工作的連續(xù)性較強(qiáng)，而且病情預(yù)判、防控干預(yù)等工作需要以收集到的數(shù)據(jù)和資料為支持。因此，便要求檔案管理人員在嚴(yán)格篩選有效內(nèi)容的同時(shí)，要對檔案進(jìn)行更深入的挖掘開發(fā)，這樣不僅能充分發(fā)揮檔案本身的價(jià)值，還能為地方病防控工作的進(jìn)一步發(fā)展提供助力。

結(jié)束語

綜上所述，檔案管理是地方病防控工作的重要組成部分，其中詳細(xì)記載著地方病的發(fā)展過程、防控措施、病情檢測數(shù)據(jù)等資料，是部署地方病防控工作的主要依據(jù)。高質(zhì)量的檔案管理工作對于地方病防控事業(yè)而言，擁有非常積極的推動、促進(jìn)作用，因而檔案部門需要明確地方病防控檔案管理的工作職責(zé)與內(nèi)容，為使檔案管理促進(jìn)地方病防控工作的更好發(fā)展，需要建立完善的檔案管理機(jī)制，提高工作人員的專業(yè)能力與職業(yè)素養(yǎng)，同時(shí)融入信息化技術(shù)，更深入地挖掘檔案資料的應(yīng)用價(jià)值，以便推動地方病防控事業(yè)的發(fā)展與壯大。

參考文獻(xiàn)

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作者簡介：楊丹妮，女，吉林省地方病第二防治研究所館員。