淺析檔案開放鑒定與檔案開放審核工作

摘 要：檔案開放鑒定和檔案開放審核工作是檔案開放的必經(jīng)程序，直接關(guān)系到檔案開放的質(zhì)量和效率，也是確保檔案安全保密的重要手段。本文首先分析了檔案開放鑒定與檔案開放審核概念，詳細(xì)闡述了二者之間的異同。其次，討論了各地檔案館在檔案開放鑒定與檔案開放審核中的機(jī)制創(chuàng)新、制度探索和技術(shù)應(yīng)用等實(shí)踐探索。最后，從細(xì)化標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)運(yùn)用、完善機(jī)制和加強(qiáng)學(xué)習(xí)等四個(gè)方面，提出新時(shí)代進(jìn)一步做好檔案開放鑒定與檔案開放審核工作的路徑內(nèi)容，為深化檔案開放鑒定與檔案開放審核工作必要性認(rèn)識(shí)，推動(dòng)檔案開放鑒定與檔案開放審核工作高質(zhì)量發(fā)展，具有積極的現(xiàn)實(shí)指導(dǎo)意義。

關(guān)鍵詞：檔案開放鑒定；檔案開放審核；檔案館

概述

從“鑒定”的本意來看，有鑒別、確定之意。具體到檔案領(lǐng)域，鑒定就是指根據(jù)檔案有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)或規(guī)范，運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，判定檔案的真?zhèn)渭捌鋬r(jià)值。而開放具體到檔案領(lǐng)域放專門指各級(jí)檔案館將館藏的檔案資源中那些已經(jīng)館藏一定年限、無需限制其利用而向社會(huì)不特定公開，提供公眾查詢、檢索、復(fù)制等利用。2020年新修訂的《檔案法》首次提出“檔案開放審核”這一專業(yè)術(shù)語，并將檔案封閉期由30年縮短為25年，其中為保障經(jīng)濟(jì)、教育、科技、文化等公益事業(yè)的發(fā)展，這些領(lǐng)域的檔案資料對(duì)外開放的限制時(shí)間還可以更短，即可以低于館藏25年便可以通過檔案開放鑒定與審核，對(duì)外部開放。為進(jìn)一步推動(dòng)全國各級(jí)檔案館檔案開放的廣度、深度，統(tǒng)一檔案開放的流程，規(guī)范檔案開放行為，2022年國家檔案局發(fā)布《國家檔案館檔案開放辦法》，就推進(jìn)和規(guī)范各級(jí)國家檔案館的檔案開放主體和范圍、程序和方式、利用和保護(hù)以及保障和監(jiān)督做出了詳細(xì)的規(guī)定。此外，部分省份也陸續(xù)出臺(tái)了檔案開放鑒定和檔案開放審核地方性規(guī)則，如福建省檔案部門出臺(tái)《福建省檔案開放審核暫行辦法》，詳細(xì)規(guī)定了檔案開放審核定義、適用范圍及工作流程。隨著我國科學(xué)文化日新月異的發(fā)展，各個(gè)領(lǐng)域內(nèi)的檔案利用需求量持續(xù)增加。要處理好檔案開放與保密、開放與安全的關(guān)系，就要認(rèn)真貫徹落實(shí)《檔案法》《保密法》《檔案法實(shí)施條例》《國家檔案館檔案開放辦法》等法律法規(guī)，扎實(shí)做好檔案開放鑒定及檔案開放審核工作，滿足檔案利用需求。

1 檔案開放鑒定與檔案開放審核概念辨析

《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》提出“十四五”全國檔案工作要“堅(jiān)持人民立場(chǎng)”，提出到2025年，檔案工作“走向開放”取得實(shí)質(zhì)性進(jìn)展，努力建設(shè)好“檔案資源體系”和“檔案利用體系”。因此，開放是做好新時(shí)代檔案工作的目標(biāo)和要求。

1.1 檔案開放鑒定

《檔案工作基本術(shù)語》中明確“檔案鑒定”的定義，確立檔案鑒定的“真?zhèn)巍焙汀皟r(jià)值”兩個(gè)方面的內(nèi)容。檔案鑒定既要鑒定其真?zhèn)?，也要鑒定其價(jià)值。涉及檔案開放鑒定，更多的側(cè)重于其價(jià)值的假定?！盾婈?duì)檔案條例》以正式文件形式規(guī)定“檔案開放鑒定”。該《條例》規(guī)定檔案鑒定的具體時(shí)間、具體組織部門和實(shí)施部門。檔案鑒定應(yīng)在開放之前完成，具體組織檔案開放鑒定的部門為軍委機(jī)關(guān)部門或者大單位具體負(fù)責(zé)檔案工作的部門。具體實(shí)施檔案開放鑒定的單位是各級(jí)檔案館、檔案室以及檔案形成單位、檔案移交單位。為進(jìn)一步規(guī)范全國檔案開放工作，2022年國家檔案局發(fā)布《國家檔案館檔案開放辦法》，在該《辦法》中，進(jìn)一步明確“檔案開放”的主體、依據(jù)、范圍、要求及目的。檔案開放是由各級(jí)國家檔案館負(fù)責(zé)。依據(jù)的是法定的權(quán)限。開放的檔案范圍主要是館藏中達(dá)到一定年限且無需限制利用的檔案資源。檔案開放應(yīng)按照法定程序進(jìn)行，目的是為了滿足社會(huì)利用。但目前還沒有從法律法規(guī)或規(guī)章條例中確定“檔案開放鑒定”的概念及其內(nèi)涵，但從“檔案鑒定”“檔案開放”的定義內(nèi)涵以及檔案開放鑒定的實(shí)施主體、客體及要求來看，檔案開放鑒定應(yīng)指各級(jí)國家檔案館會(huì)同檔案形成單位或移交單位，按照法定權(quán)限將形成時(shí)間達(dá)到一定年限、無需限制利用的館藏檔案，按照一定的標(biāo)準(zhǔn)、原則、要求及流程進(jìn)行審查，鑒別檔案合規(guī)及具體內(nèi)容，判定其是否可以向社會(huì)開放、提供利用。

1.2 案開放審核

首次提出“檔案開放審核”的原則是在新修訂的《檔案法》及《檔案法實(shí)施條例》中?！稒n案法》第30條規(guī)定移交與尚未移交兩種情形，進(jìn)一步細(xì)化移交、尚未移交進(jìn)館檔案審核開放主體，以及移交后原檔案形成單位或移交單位發(fā)生變化時(shí)檔案開放審核主體，也進(jìn)一步細(xì)化尚未移交進(jìn)館的檔案審核開放的內(nèi)容，即除了“移交時(shí)附具到期開放意見”外，還包括“政府信息公開情況”“密級(jí)變更情況”。因此，檔案開放審核則是指國家檔案館會(huì)同檔案形成單位或移交單位，對(duì)館藏檔案中即將達(dá)到保管期限、不需要控制使用的檔案，按照一定的標(biāo)準(zhǔn)、原則、要求及流程進(jìn)行審查，判定其是否可以向社會(huì)開放、提供利用[1]。

2 檔案開放鑒定與檔案開放審核之間的關(guān)系

檔案鑒定與審核是館藏檔案依法向社會(huì)開放前必須履行的程序[2]。檔案開放鑒定與審核是保證館藏檔案資源開放安全、可靠、有效的重要環(huán)節(jié)。

2.1 二者的相同點(diǎn)

首先是客體相同。無論是檔案開放鑒定，還是檔案開放審核，其鑒定或?qū)徍说目腕w都是移交進(jìn)館的館藏檔案或者未移交進(jìn)館的館藏檔案。前者是指已經(jīng)達(dá)到一定年限、無需限制利用的館藏檔案；后者是指由檔案形成單位或保管單位負(fù)責(zé)鑒定或?qū)徍?。其次是目的相同。無論是鑒定還是審核，直接目的都是“開放”。即確定能否開放以及開放的范圍和途徑。間接目的都是利用。即為滿足社會(huì)不特定群體檔案利用提供服務(wù)。此外，二者都是保證檔案開放有序且安全的重要途徑。

2.2 二者的不同點(diǎn)

“檔案開放鑒定”與“檔案開放審核”二者之間既有相同點(diǎn)，也存在著明顯的不同。首先是主體的不同?！稒n案法》《檔案法實(shí)施條例》均提出“國家檔案館會(huì)同檔案形成單位或者移交單位進(jìn)行檔案開放審核”。而檔案開放鑒定主要是由檔案館及其下設(shè)專門機(jī)構(gòu)進(jìn)行。其次是內(nèi)容的差異?？傮w來看，檔案開放鑒定的內(nèi)容外延要廣于檔案開放審核。鑒定除了審核其解密情況、保管期限等是否滿足開放外，還涉及檔案開放的真?zhèn)渭皟r(jià)值鑒定。

3 檔案開放鑒定與檔案開放審核現(xiàn)實(shí)探索

3.1 檔案開放鑒定探索

3.1.1檔案開放鑒定機(jī)制探索。北京市平谷區(qū)檔案館施行“雙初審”（區(qū)檔案館、立檔單位）檔案開放鑒定制度。初審采取“一審二核三同議”工作機(jī)制，區(qū)檔案館鑒定工作人員對(duì)館藏檔案開放鑒定進(jìn)行初審，初審結(jié)果交檔案形成單位與移交單位征求意見；對(duì)移交單位有疑義的內(nèi)容，鑒定工作人員與基層檔案員一同對(duì)照檔案原文，將確需延期開放的檔案內(nèi)容進(jìn)行逐條復(fù)核，并做出相應(yīng)調(diào)整。駐馬店市檔案館檔案開放鑒定實(shí)行“三審”制：工作人員初審、檔案開放鑒定工作小組組長復(fù)審、鑒定工作委員會(huì)終審。

3.1.2檔案開放鑒定制度探索?！渡轿魇「骷?jí)國家綜合檔案館檔案開放鑒定工作實(shí)施細(xì)則》，規(guī)定全省各級(jí)國家綜合檔案館成立檔案開放鑒定委員會(huì)，主任由檔案館館長擔(dān)任。下設(shè)檔案開放鑒定工作組，由分管檔案館工作的副館長任組長。確定了檔案開放鑒定工作程序：制定方案、開展鑒定、編制與審議鑒定工作報(bào)告、報(bào)批報(bào)告。按照“初審—復(fù)審—終審”步驟進(jìn)行。此外，平陰縣、奉賢區(qū)等地也陸續(xù)頒布了檔案館檔案開放鑒定實(shí)施辦法。

3.1.3檔案開放鑒定技術(shù)探索。江西省檔案館綜合運(yùn)用關(guān)鍵詞匹配技術(shù)、數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)、COR和中文分詞工具、DFA搜索算法、t-SNE算法、深度學(xué)習(xí)感知器二分類算法等數(shù)據(jù)分析算法技術(shù)，構(gòu)建由遞進(jìn)式輔助開放鑒定雙模塊、算法模型和檔案知識(shí)庫組成的輔助檔案開放鑒定模型（見圖1）， 模型總精確率為67.6%，極大地提高了檔案開放鑒定內(nèi)容得效率。

3.2 檔案開放審核探索

3.2.1檔案開放審核機(jī)制探索。天津市檔案館館藏檔案開放審核采取“初審-復(fù)審-終審”制。漳州市檔案館檔案開放審核包括前期準(zhǔn)備、“三審一會(huì)”到公布目錄信息共8個(gè)流程，實(shí)行“檔案形成單位或移交單位初審、檔案館復(fù)審、檔案館領(lǐng)導(dǎo)小組終審”的“三審”工作機(jī)制。鄒平市檔案館采取檔案形成單位或移交單位初審、市檔案開放審核小組復(fù)審、市檔案開放審核工作委員會(huì)終審和備案的“三審一備案”檔案開放審核程序。內(nèi)蒙古自治區(qū)檔案館檔案開放審核流程是初審、抽檢、復(fù)審、終審到館務(wù)會(huì)議審議，審核流程更加精細(xì)化。

3.2.2檔案開放審核制度探索。2023年，天津市檔案局出臺(tái)《天津市國家檔案館館藏檔案開放審核工作細(xì)則》，明確了檔案開放審核與解密審核同步開展，使檔案開放與檔案解密無縫銜接。內(nèi)蒙古檔案局先后出臺(tái)了《內(nèi)蒙古自治區(qū)檔案開放審核安全保密管理制度》《檔案館檔案開放審核工作人員管理制度》《檔案館檔案開放審核工作場(chǎng)所管理制度》，涵蓋檔案開放審核安全保密、人員及場(chǎng)所管理制度。

3.2.3檔案開放審核技術(shù)探索。漳州市檔案館運(yùn)用計(jì)算機(jī)輔助檔案開放審核系統(tǒng)，建立檔案開放審核敏感詞庫，突出敏感詞及頻度表，提升檔案開放審核質(zhì)效。

4 檔案開放鑒定與檔案開放審核工作路徑

立足新時(shí)代新情況新要求，面對(duì)新形勢(shì)新變化新任務(wù)，檔案開放鑒定與檔案開放審核的內(nèi)外部環(huán)境都發(fā)生了巨大變化，也面臨著一系列挑戰(zhàn)，檔案開放鑒定與審核工作量大、專業(yè)素質(zhì)要求高[3]、協(xié)同性強(qiáng)，需要認(rèn)真做好檔案開放鑒定和檔案審核鑒定，滿足日益增長的檔案開放需求。

4.1 細(xì)化標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范檔案開放鑒定與審核工作

從全國各地的成功實(shí)踐來看，無論是國家級(jí)、省級(jí)層面，還是市級(jí)、縣級(jí)，都陸續(xù)出臺(tái)了檔案開放鑒定與審核的規(guī)章制度，這也有利于規(guī)范檔案開放鑒定與審核工作。因此，要根據(jù)《檔案法》《保密法》《檔案法實(shí)施條例》《政府信息公開條例》，制定具體的檔案開放鑒定與審核的細(xì)則或辦法，加強(qiáng)檔案開放工作頂層設(shè)計(jì)，推動(dòng)檔案開放鑒定與審核工作規(guī)范轉(zhuǎn)型升級(jí)。要密切關(guān)注新修訂的法律法規(guī)以及規(guī)章制度，及時(shí)跟進(jìn)和調(diào)整檔案開放鑒定與審核具體流程規(guī)范，明確檔案開放鑒定與審核的主體客體、開啟程序、工作時(shí)限、方法步驟等。做好檔案開放鑒定、審核與檔案保密制度的銜接，適應(yīng)新形勢(shì)新變化。

4.2 技術(shù)運(yùn)用，提升檔案開放鑒定與審核水平

從全國各地的實(shí)踐探索情況來看，隨著信息技術(shù)的發(fā)展及應(yīng)用，應(yīng)升級(jí)檔案開放鑒定與審核手段，積極引入數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)、創(chuàng)新檔案開放鑒定與審核模型，積極運(yùn)用關(guān)鍵詞匹配技術(shù)、數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)、COR和中文分詞工具、DFA搜索算法、t-SNE以及人工智能、虛擬現(xiàn)實(shí)、檔案利用場(chǎng)景等，不斷提升檔案開放鑒定與審核工作的準(zhǔn)確性、高效性[4]，使科技賦能檔案開放鑒定與審核全流程、全流域。要持續(xù)完善動(dòng)態(tài)敏感詞庫，運(yùn)用數(shù)據(jù)預(yù)處理，解析檔案原文，把檔案開放鑒定與審核功能嵌入檔案管理系統(tǒng)，推動(dòng)協(xié)同治理、跨界合作，升級(jí)檔案部門技術(shù)應(yīng)用能力[5]。

4.3 完善機(jī)制，形成檔案開放鑒定與審核合力

檔案開放鑒定與審核需要由各個(gè)部門共同完成，發(fā)揮各部門組織、具體鑒定審核的落實(shí)。因此，要進(jìn)一步完善檔案開放鑒定與審核工作體制機(jī)制，建立檔案開放鑒定與審核工作的常設(shè)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)制，推動(dòng)構(gòu)建檔案開放鑒定與審核協(xié)同機(jī)制。要注重該機(jī)制作用的發(fā)揮，定期召開會(huì)議，研究解決當(dāng)前檔案開放鑒定與審核工作實(shí)踐中出現(xiàn)的主要問題，健全完善檔案開放鑒定與審核協(xié)同機(jī)制，有效整合一定區(qū)域范圍內(nèi)各檔案館和檔案形成單位或檔案移交單位以及檔案領(lǐng)域?qū)＜夜歉傻葯n案資源、審核專業(yè)力量、開放成果、利用信息等，全面客觀分析評(píng)估開放利用效果，優(yōu)化配置審核力量，合理確定審核任務(wù)，共享使用審核成果，不斷提高檔案開放鑒定與審核工作成效。

4.4 加強(qiáng)學(xué)習(xí)，增強(qiáng)檔案開放鑒定與審核能力

加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)[6]，不斷提升檔案開放鑒定與審核人員的綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)。加強(qiáng)國家檔案館之間的館際交流、學(xué)術(shù)研討，拓寬檔案開放鑒定與審核人員的思路、視野。常態(tài)化開展標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范知識(shí)的學(xué)習(xí)，熟練掌握最新的檔案鑒定與審核標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)一些職能部門形成的專門檔案保管期限、利用范圍的規(guī)定要做到心中有數(shù)。如婚姻檔案、社保業(yè)務(wù)檔案的保管期限多為100年，限制使用等等。此外，還要加強(qiáng)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的知識(shí)學(xué)習(xí)，熟練掌握前沿技術(shù)應(yīng)用，注重運(yùn)用技術(shù)賦能檔案開放鑒定與審核工作，提升檔案開放鑒定與審核工作質(zhì)量和效率。加強(qiáng)檔案開放鑒定與審核人員的職業(yè)道德教育，守住業(yè)務(wù)底線、紅線，自覺遵守檔案開放鑒定與審核工作的要求。

結(jié)語

新時(shí)代我國檔案事業(yè)發(fā)展邁入了新階段，新時(shí)代是一個(gè)開放、包容與協(xié)作的時(shí)代，在新時(shí)代背景下，檔案工作面對(duì)的是一個(gè)開放的環(huán)境、開放的世界，檔案開放鑒定與審核要始終堅(jiān)持“走向依法治理、走向開放、走向現(xiàn)代化”，走開放之路，以檔案工作開放促進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展，切實(shí)發(fā)揮檔案在國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化中的應(yīng)有作用。

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作者簡介：劉淑環(huán)（1976.10—），女，大學(xué)學(xué)歷，鄆城縣檔案館館員。主要從事綜合檔案管理研究。