大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位人事檔案管理模式創(chuàng)新研究

摘 要：在大數(shù)據(jù)時代背景下，事業(yè)單位人事檔案數(shù)量和規(guī)模在不斷增長，管理的形式和要求也在不斷變化。由數(shù)字化向數(shù)據(jù)化、由自動采集向智能收集、由本地存儲、可信數(shù)字倉儲建設向云存儲、可信區(qū)塊鏈建設轉(zhuǎn)變，這些變化都深刻地影響和改變著檔案管理模式。使傳統(tǒng)背景下事業(yè)單位管理理念、管理技術(shù)和管理制度面臨著諸多挑戰(zhàn)，針對這一挑戰(zhàn)要切實采取有效應對措施，創(chuàng)新檔案管理模式，適應大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)實需要，不斷提升事業(yè)單位人事檔案管理現(xiàn)代化水平，推動事業(yè)單位檔案管理高質(zhì)量發(fā)展。

關鍵詞：大數(shù)據(jù)；人事檔案；管理；創(chuàng)新；事業(yè)單位

概述

事業(yè)單位是指國家為了社會公益目的，由國家機關舉辦或其他組織利用國有資產(chǎn)舉辦的，從事教、科、文、衛(wèi)等領域活動的社會服務組織，是國家正常進行社會服務支持系統(tǒng)。在大數(shù)據(jù)時代，事業(yè)單位檔案既有傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資料，也有電子文件資料，存儲的介質(zhì)有光盤、磁盤等，無論是檔案形式、檔案內(nèi)容，還是檔案管理方式都發(fā)生了巨大變化。基于此，需要積極構(gòu)建事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新模式，實現(xiàn)大數(shù)據(jù)時代背景下事業(yè)單位人事檔案高質(zhì)量管理。

1 大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位人事檔案管理模式新變化

在大數(shù)據(jù)時代背景下，檔案管理數(shù)字化是新時代信息技術(shù)發(fā)展與檔案管理工作升級的必然要求[1]，現(xiàn)代化數(shù)字化技術(shù)已經(jīng)被廣泛應用于包括事業(yè)單位行政辦公、檔案管理等幾乎所有領域，事業(yè)單位檔案收集、整理、保存等方面管理模式均呈現(xiàn)出新特征、新變化。

1.1 由數(shù)字化向數(shù)據(jù)化管理轉(zhuǎn)變

（1）從內(nèi)容上看，數(shù)字化是將現(xiàn)實存在的事物轉(zhuǎn)化為可量化數(shù)據(jù)，并以數(shù)據(jù)為基礎建立數(shù)字化模型，再將其轉(zhuǎn)變?yōu)槎M制代碼，引入計算機內(nèi)部進行統(tǒng)一處理的過程。即將信息轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)，再將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為可用信息。而數(shù)據(jù)化則是將現(xiàn)實中事物通過數(shù)據(jù)形式進行度量，以數(shù)據(jù)方式記錄、處理、分析，實現(xiàn)對事物的描述，并對現(xiàn)實產(chǎn)生影響?？梢?，從內(nèi)容看數(shù)據(jù)管理更具體系化、系統(tǒng)性，代表著檔案管理模式的最新發(fā)展方向和應用。（2）從政策導向來看，大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位人事檔案管理正由數(shù)字化管理向數(shù)據(jù)化管理轉(zhuǎn)變。《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》提出要大力推動“檔案全面納入國家大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略”，完善“政務服務數(shù)據(jù)歸檔機制”，加大“結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)歸檔”，推動“科學數(shù)據(jù)與科研檔案協(xié)同管理”，強化“電子數(shù)據(jù)歸檔監(jiān)督指導”，統(tǒng)籌“檔案專題數(shù)據(jù)庫建設”。（3）從人事檔案管理工作變化趨勢來看，在大數(shù)據(jù)、云計算、智能化信息技術(shù)迭代發(fā)展過程中，檔案管理對象經(jīng)歷了模擬態(tài)、數(shù)字態(tài)和數(shù)據(jù)態(tài)的形態(tài)，體現(xiàn)了由數(shù)字化管理到數(shù)據(jù)化管理的技術(shù)模式轉(zhuǎn)變，需要進行整體把握。

1.2 由自動采集向智能收集轉(zhuǎn)變

從全生命周期來看，人事檔案管理經(jīng)歷了從收集、整理、歸檔、管理、利用、統(tǒng)計、檢索、編研和鑒定銷毀若干階段。其中收集是最前端，直接影響后期檔案管理質(zhì)量。傳統(tǒng)背景下檔案收集主要依靠人工，收集的手段主要有人工手段，并借助計算機信息技術(shù)輔助收集。在大數(shù)據(jù)背景下，檔案收集借助ETL（Extract-Transform-Load的縮寫，包括數(shù)據(jù)extract抽取、transform轉(zhuǎn)換、load加載）數(shù)據(jù)倉庫技術(shù)為支撐，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的智能化收集，無論是收集的效率、質(zhì)量還是規(guī)模都呈現(xiàn)出大幅度增長態(tài)勢。且具有智能化收集特征，可將分布的異構(gòu)數(shù)據(jù)源中不同種類、結(jié)構(gòu)的文本數(shù)據(jù)、關系數(shù)據(jù)以及圖片和視頻等非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，通過技術(shù)抽取、清洗、轉(zhuǎn)換、分類、集成，最后加載至相應的數(shù)據(jù)倉庫或集市等數(shù)據(jù)庫存儲系統(tǒng)[2]。（1）人事檔案數(shù)據(jù)抽?。╡xtract）。利用計算機信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)將事業(yè)單位行政辦公、教育服務業(yè)務辦理、人事管理等領域產(chǎn)生的文字、圖表、聲像等不同類型的檔案數(shù)據(jù)信息進行實時或定期抽取。（2）人事檔案數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換（transform）。將已經(jīng)抽取的檔案數(shù)據(jù)信息進行合并、聚合、格式轉(zhuǎn)換，最終要達到數(shù)據(jù)的一致性，并對檔案數(shù)據(jù)信息進行轉(zhuǎn)換、清洗，去掉冗余數(shù)據(jù)或錯誤數(shù)據(jù)，確保數(shù)據(jù)質(zhì)量。（3）人事檔案數(shù)據(jù)加載（load）。經(jīng)歷檔案數(shù)據(jù)信息的轉(zhuǎn)換、清洗之后，把需要存儲的檔案數(shù)據(jù)信息加載至檔案數(shù)據(jù)倉庫，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的智能收集。在大數(shù)據(jù)背景下，除ETL技術(shù)外，還有網(wǎng)絡爬蟲技術(shù)、Agent智能技術(shù)，能夠?qū)⒋笕萘?、離散型高的檔案數(shù)據(jù)進行智能化收集。

1.3 由本地存儲、可信數(shù)字倉儲建設向云存儲、可信區(qū)塊鏈建設轉(zhuǎn)變[3]

（1）由本地存儲向云存儲轉(zhuǎn)變。信息技術(shù)的應用，傳統(tǒng)的光盤、硬盤以及移動U盤等介質(zhì)存儲越來越難以適應事業(yè)單位檔案海量化、廣泛來源的人事檔案數(shù)據(jù)，而且，文本、聲像、圖像等不同格式檔案數(shù)據(jù)也難以實現(xiàn)統(tǒng)一存儲。在大數(shù)據(jù)背景下，針對前述情況，使原有的檔案數(shù)據(jù)信息由本地存儲模式逐漸向云存儲模式轉(zhuǎn)變。其中私有云可用作檔案數(shù)據(jù)信息的臨時性存儲，公有云可作為長期存儲。解決了本地檔案數(shù)據(jù)存儲空間不足的難題。此外，隨著虛擬技術(shù)的應用，還可通過云存儲技術(shù)擴充云存儲空間。云存儲分布式技術(shù)特點，無設備依賴性，即便其中任一節(jié)點出現(xiàn)故障也不影響其他存儲節(jié)點繼續(xù)發(fā)揮作用。（2）由可信數(shù)字倉儲應用向可信區(qū)塊鏈應用轉(zhuǎn)變。數(shù)字倉儲是網(wǎng)絡背景下提供數(shù)字對象保存、訪問和管理的系統(tǒng)[4]。計算機信息技術(shù)應用，需要將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，還要面臨諸多的新增檔案電子化。在大數(shù)據(jù)背景下，事業(yè)單位檔案管理面臨著諸多的非傳統(tǒng)安全因素威脅，確保檔案真實可信意義重大。

2 大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位人事檔案管理模式的新挑戰(zhàn)

2.1 管理理念的挑戰(zhàn)

在傳統(tǒng)的人事檔案管理中，檔案管理模式通常經(jīng)歷收集、整理、鑒定、保管、檢索、利用、編研及統(tǒng)計等過程，管理模式較為程式化，先進行價值判斷，確定保存年限，再根據(jù)相關要求進行整理，并做好檔案檢索服務。但在大數(shù)據(jù)背景下大量半結(jié)構(gòu)化、非結(jié)構(gòu)化檔案數(shù)據(jù)存在，呈現(xiàn)出碎片化，數(shù)字化檔案轉(zhuǎn)化效率較低，易產(chǎn)生錯誤、遺漏等，傳統(tǒng)檔案價值鑒定方法應用于數(shù)字檔案鑒定更易造成誤判或預判偏差。新修訂的《檔案法》，以法律形式賦予了電子檔案數(shù)據(jù)與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案同等效力，“單套制”在實踐中得到廣泛應用。傳統(tǒng)檔案重紙質(zhì)檔案實體保存，而大數(shù)據(jù)時代更加強調(diào)檔案數(shù)字化、電子化，注重現(xiàn)代信息技術(shù)運用，強調(diào)全數(shù)據(jù)概念，注重“一切數(shù)據(jù)都有用”[5]。在大數(shù)據(jù)背景下，檔案數(shù)據(jù)來源、內(nèi)容及采集方式共同構(gòu)成了檔案數(shù)據(jù)資源體系，既要保存檔案數(shù)據(jù)本身，還要注重元數(shù)據(jù)移交存檔。除了人防、物防外，檔案數(shù)據(jù)安全更注重技防。

2.2 技術(shù)應用的挑戰(zhàn)

數(shù)據(jù)技術(shù)就是一種精細化的治理術(shù)，在技術(shù)理論及其在檔案管理應用這個層面來看，人事檔案管理者面臨更高要求和挑戰(zhàn)。大數(shù)據(jù)時代的核心關鍵詞之一是計算分析，大數(shù)據(jù)的分析包括4種類型，每一種類型其實都是對傳統(tǒng)檔案管理模式的顛覆和突破，給檔案管理帶來挑戰(zhàn)。首先是描述性分析，是對已經(jīng)發(fā)生的現(xiàn)象、過去現(xiàn)實狀態(tài)的收集、記錄，可以直接運用于檔案數(shù)據(jù)的收集。其次是診斷性分析，是針對出現(xiàn)的問題進行原因分析。再次是預測性分析。常見的就是利用大數(shù)據(jù)、云計算技術(shù)進行檔案數(shù)據(jù)挖掘。最后是整合性分析。就是依托前面的描述、診斷、挖掘獲取的數(shù)據(jù)，對其進行呈現(xiàn)、識別、判斷，并予以整合。從數(shù)據(jù)分析技術(shù)應用類型來看，大數(shù)據(jù)背景下檔案技術(shù)應用滿足檔案需求多元化，但同時也面臨著技術(shù)應用的過度依賴性、非傳統(tǒng)安全因素的威脅和挑戰(zhàn)。新技術(shù)從誕生到完善往往需要較長時間的測試、應用和融合，如何提高新技術(shù)的適配度需要各方關注。例如，區(qū)塊鏈技術(shù)已經(jīng)被廣泛應用于檔案管理領域，但區(qū)塊鏈技術(shù)本身在不斷迭代升級過程中需要在檔案管理應用中趨利避害，不斷完善。

2.3 政策制度的挑戰(zhàn)

從人事檔案數(shù)字化管理到人事檔案數(shù)據(jù)化治理，不僅需要理念的轉(zhuǎn)變，更需要政策制度的規(guī)制和保障。從前期來看，基于檔案管理數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)安全、網(wǎng)絡安全個人信息保護等均出臺了一系列法律法規(guī)和技術(shù)標準。其中法律有《檔案法》《數(shù)據(jù)安全法》，行政法規(guī)有《檔案法實施辦法》以及一些地方性法規(guī)。國家標準有《電子檔案管理系統(tǒng)通用功能要求》（GB/T 39784-2021 ）。行業(yè)標準有《電子檔案證據(jù)效力維護規(guī)范》（DA/T 97-2023）、《基于文檔型非關系型數(shù)據(jù)庫的檔案數(shù)據(jù)存儲規(guī)范》（DA/T 82—2019）。但無論是政策還是制度都具有一定的滯后性，這也是大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位檔案管理模式面臨的外在挑戰(zhàn)之一。例如，不同類型檔案數(shù)據(jù)標準統(tǒng)一難，導致政策制定難，也是當前檔案管理急需解決的問題之一。

3 大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位人事檔案管理模式新對策

3.1 轉(zhuǎn)變思想理念，構(gòu)建大數(shù)據(jù)人事檔案管理思維

思維是行動的先導，要強化檔案從業(yè)者大數(shù)據(jù)思維鍛煉，更新檔案管理理念，要在思想上充分認識到大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位檔案管理模式創(chuàng)新的現(xiàn)實重要性、緊迫性，從檔案管理理念及認識及時做出與時俱進的調(diào)整和轉(zhuǎn)變。從“雙軌制”到“單套制”管理的轉(zhuǎn)變；從“以物為本”向“以數(shù)據(jù)為本”“以人為本”轉(zhuǎn)變。要高度重視教育服務過程中產(chǎn)生的具有保存價值的數(shù)據(jù)資源，牢固樹立“一切數(shù)據(jù)皆有用”的理念，把“以人為本”作為大數(shù)據(jù)背景下檔案管理工作的出發(fā)點和落腳點，及時整合、加工、篩選檔案數(shù)據(jù)信息，為教育事業(yè)發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務。要從傳統(tǒng)管理模式向新型模式轉(zhuǎn)變，重構(gòu)“大檔案”理念，除了重視檔案人員在檔案管理中的重要作用外，還要善于調(diào)動各個部門和方面的力量，共同參與到檔案管理中。此外，還要變被動服務向主動服務轉(zhuǎn)變，牢固樹立“大服務”理念，把檔案服務擺在經(jīng)濟社會發(fā)展全局中去謀劃和推動，既為教育事業(yè)服務，也要為政府決策制定提供參考，善于運用大數(shù)據(jù)技術(shù)，做好檔案數(shù)據(jù)的分析、編研，提升現(xiàn)代化數(shù)據(jù)技術(shù)手段提高服務的質(zhì)量和效率。

3.2 創(chuàng)新技術(shù)應用，搭建大數(shù)據(jù)檔案管理平臺

根據(jù)大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位人事檔案管理的實際需要，切實增加投入，改善管理基礎，構(gòu)建信息化管理平臺，使檔案數(shù)據(jù)信息集成化管理擁有具體的手段和載體。平臺包括數(shù)據(jù)采集層、存儲層、應用層、分析層和共享層[6]，將區(qū)塊鏈技術(shù)、可視化技術(shù)、人工智能技術(shù)運用到平臺的搭建和運用中，提升檔案管理平臺的科技含量。首先是實現(xiàn)數(shù)據(jù)檔案信息資源大整合。按照“增量電子化、存量數(shù)字化”戰(zhàn)略，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案等進行數(shù)字化掃描，轉(zhuǎn)化為檔案數(shù)據(jù)，并及時傳至相應數(shù)據(jù)庫。新增電子檔案數(shù)據(jù)信息，經(jīng)鑒定后直接存儲于平臺。還要積極優(yōu)化館藏檔案資源結(jié)構(gòu)，針對檔案數(shù)據(jù)冗余、信息較多，要利用數(shù)據(jù)技術(shù)進行篩選。拓寬服務渠道，以大數(shù)據(jù)檔案管理平臺為根基，搭建云服務平臺，開展檔案微服務，釋放技術(shù)紅利。此外，要堅持“大安全觀”，切實發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)應用在新時期檔案安全管理中的作用，建立檔案信息安全保密防護體系[7]。

3.3 優(yōu)化管理流程，健全大數(shù)據(jù)人事檔案管理制度

大數(shù)據(jù)背景下檔案管理模式創(chuàng)新，關鍵在流程優(yōu)化，根本在制度保障。要借助大數(shù)據(jù)、信息技術(shù)應用，打破傳統(tǒng)檔案管理流程，在大數(shù)據(jù)檔案管理平臺的基礎上，推動檔案管理業(yè)務重構(gòu)，完善檔案管理權(quán)限等級管控流程，實現(xiàn)檔案信息串行向并行、由線性向非線性管理轉(zhuǎn)變，提升檔案管理效率。積極構(gòu)建檔案室、人事處、辦公室等多部門共同參與及監(jiān)督新體系，打破傳統(tǒng)檔案管理面臨的信息孤島問題。積極落實“文檔一體化”理念，檔案數(shù)據(jù)鑒定工作關口前移，提升歸檔檔案數(shù)據(jù)信息質(zhì)量。引入用戶需求反饋機制，運用智能問答在線技術(shù)應用，提升檔案管理服務體驗。此外，還要不斷完善大數(shù)據(jù)背景下檔案管理體制機制以及規(guī)范標準，做好技術(shù)規(guī)范“立改廢”的常態(tài)化，為大數(shù)據(jù)背景下檔案管理提供科學的制度保障。當前，要緊緊圍繞新修訂的《檔案法》，尤其是其中的“檔案信息化建設”，要注重電子檔案“四性”檢測，從體制機制方面保證電子檔案“來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)”，從而實現(xiàn)其與傳統(tǒng)載體檔案同等效力。例如，按照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理與技術(shù)規(guī)范》，做好教育行業(yè)系統(tǒng)類的紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理與技術(shù)的行業(yè)性規(guī)范，使制度更具針對性、實效性。此外，還要重點圍繞大數(shù)據(jù)信息技術(shù)應用、新形態(tài)檔案數(shù)據(jù)信息的真實性、完整性，出臺具體的標準或規(guī)范。

結(jié)語

綜上，在大數(shù)據(jù)時代，事業(yè)業(yè)務活動開展過程中產(chǎn)生了大量檔案數(shù)據(jù)，隨著數(shù)字化和數(shù)據(jù)化的發(fā)展，對人事檔案的管理方式也經(jīng)歷了重大變革，與此同時，對檔案管理的思想認識、技術(shù)應用和政策制度均產(chǎn)生新挑戰(zhàn)，無論是檔案管理思想理念、管理技術(shù)應用，還是體制機制均需要優(yōu)化、創(chuàng)新，以適應新形勢、新要求。為此，大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位檔案管理人員要切實轉(zhuǎn)變思想觀念，養(yǎng)成數(shù)據(jù)思維，注重技術(shù)應用，健全規(guī)章制度，推動事業(yè)單位檔案管理模式創(chuàng)新，助力事業(yè)單位實現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展，貢獻蘭臺人的智慧和力量。

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作者簡介：孫述剛（1979.1—），男，碩士研究生，青島市教育后勤服務保障中心，館員。主要從事檔案管理研究。