數(shù)字化戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型背景下的檔案規(guī)范化建設(shè)

摘 要：本文從數(shù)字戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型的要求出發(fā)，認(rèn)為石油行業(yè)檔案規(guī)范化建設(shè)方面存在著資源建設(shè)不足、共享平臺建設(shè)滯后、價值挖掘不充分、風(fēng)險防控力度不夠等問題。要適應(yīng)時代發(fā)展要求，著力在資源建設(shè)全面化、制度體系規(guī)范化、共享平臺標(biāo)準(zhǔn)化、服務(wù)方式精準(zhǔn)化、安全防護(hù)常態(tài)化方面加以改進(jìn)，推動石油行業(yè)檔案管理創(chuàng)新發(fā)展。

關(guān)鍵字：數(shù)字化 檔案? 規(guī)范化

隨著數(shù)字化轉(zhuǎn)型和數(shù)字時代的到來，檔案數(shù)據(jù)正成為重要的生產(chǎn)驅(qū)動力，成為石油行業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的關(guān)鍵生產(chǎn)要素。實現(xiàn)檔案的有效治理、充分釋放檔案數(shù)據(jù)新動能，需要加強檔案規(guī)范化建設(shè)，著力構(gòu)建高效、豐富、安全的檔案生態(tài)治理新體系，實現(xiàn)檔案管理的數(shù)據(jù)化、標(biāo)準(zhǔn)化轉(zhuǎn)型，做實做細(xì)檔案服務(wù)，更好發(fā)揮檔案的獨特作用。

1 數(shù)字化戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型背景下檔案規(guī)范化的要求

數(shù)字社會與傳統(tǒng)的信息社會對檔案管理要求不同。因此，要明確新的目標(biāo)，才能更好推動檔案管理的規(guī)范化建設(shè)。

1.1 石油檔案數(shù)據(jù)化

2023年2月，中共中央、國務(wù)院印發(fā)《數(shù)字中國建設(shè)整體布局規(guī)劃》，并正式組織國家數(shù)據(jù)局，標(biāo)志著數(shù)字化建設(shè)已上升到國家戰(zhàn)略。檔案信息資源作為重要社會資源，與數(shù)字中國建設(shè)有高度的耦合性。數(shù)字化戰(zhàn)略要求利用信息技術(shù)手段將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，以便更好地進(jìn)行保存、管理和利用。數(shù)字化檔案具有存儲方便、占用空間小、易于檢索和管理等優(yōu)點，已經(jīng)成為現(xiàn)代檔案管理的重要趨勢。石油檔案資源包含技術(shù)、研發(fā)、產(chǎn)品等信息，對其進(jìn)行數(shù)據(jù)化管理，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案業(yè)務(wù)信息化的全面動態(tài)管理，為國家政策制定和經(jīng)濟(jì)運行提供決策參考。

1.2 檔案利用便捷性

數(shù)字化社會的突出特征就是提供了更高效和標(biāo)準(zhǔn)的服務(wù)流程。通過移動應(yīng)用、在線平臺等數(shù)字化工具，用戶可以隨時隨地訪問并使用服務(wù)，避免了傳統(tǒng)服務(wù)中的時間和空間限制。數(shù)字化工具還能夠提供實時的消息提醒和通知，使用戶始終保持對服務(wù)的掌控。與傳統(tǒng)服務(wù)相比，數(shù)字化資源便捷性使得用戶獲得服務(wù)的過程更加簡潔和優(yōu)化。石油系統(tǒng)部門構(gòu)成多、業(yè)務(wù)范圍廣、資料類型繁雜，需要改變傳統(tǒng)的利用程序和結(jié)構(gòu)，以信息化縮短環(huán)節(jié)，同時信息技術(shù)支持對檔案信息進(jìn)行錄入、修改、刪除等操作，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。信息化也提供了強大的檢索功能，用戶可以根據(jù)關(guān)鍵詞、時間、類別等多種條件進(jìn)行檢索，快速找到所需檔案。

1.3 檔案信息化建設(shè)規(guī)則性

推動數(shù)據(jù)信息的健康發(fā)展需要制度規(guī)則進(jìn)行有效規(guī)范。新一代信息技術(shù)讓檔案數(shù)據(jù)管理的機遇與危機并存，具有革命性的科技創(chuàng)新往往使原有的受眾規(guī)則遭到挑戰(zhàn)，新的發(fā)展環(huán)境要求建立正能量的穩(wěn)定規(guī)則，特別是在“互聯(lián)網(wǎng) ”的時代，檔案利用和服務(wù)安全的監(jiān)管難度越來越大。目前，《檔案數(shù)據(jù)安全法》《信息安全技術(shù)大數(shù)據(jù)安全管理指南》對信息化建設(shè)做出了規(guī)范，是石油檔案信息化規(guī)范化建設(shè)的指導(dǎo)性規(guī)則。伴隨信息化工作的推進(jìn)，石油行業(yè)傳統(tǒng)的檔案管理規(guī)則要進(jìn)行重新制定，以適應(yīng)新的發(fā)展形勢。

1.4 檔案信息共享性

當(dāng)前，信息共享的缺少使得組織單位在實現(xiàn)信息資源統(tǒng)一、透明和高效共享面臨著難題，對各部門、各行業(yè)間的工作推進(jìn)有極大的阻礙作用。數(shù)字時代，共享性已成為石油行業(yè)的重要競爭力，信息環(huán)境越來越復(fù)雜，組織單位對信息共享的需求越來越高。以檔案信息共享平臺為載體，數(shù)字資源可以同時滿足多人的利用，最大限度發(fā)揮好檔案價值。

1.5 人文性

數(shù)字社會建設(shè)的目標(biāo)是通過數(shù)字化的手段，提升社會各個領(lǐng)域的效率和質(zhì)量，推動社會進(jìn)步，提升人民群眾的幸福感和獲得感。數(shù)字轉(zhuǎn)型背景下，石油行業(yè)要構(gòu)建更高質(zhì)量、更高效率、更公平、可持續(xù)的檔案資源治理體系，重視服務(wù)能力建設(shè)，既實現(xiàn)技術(shù)的變革，也要在服務(wù)水平和效果上統(tǒng)一升級，真正讓高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)實現(xiàn)“馬太效應(yīng)”。

2 數(shù)字化戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型背景下檔案規(guī)范化的困境

近年來，石油行業(yè)檔案管理雖然取得了一定進(jìn)步，但是與數(shù)字社會發(fā)展相比，還存在著短板弱項。

2.1 檔案收集不完整不齊全問題突出

雖然石油行業(yè)檔案管理人員檔案意識有了一定提升，但在數(shù)字資源海量增長的時代背景下，依然存在著檔案收集應(yīng)歸未歸、缺項、漏項的問題。石油工程檔案包括前期的論證、招標(biāo)、施工、結(jié)項、驗收等材料，工期長、資料多，有的檔案人員在收集過程中只注重某一方面的歸檔，缺乏系統(tǒng)觀念；電子檔案范圍較為狹窄，未能及時修改“三合一”制度，收集上還以常規(guī)經(jīng)驗為指導(dǎo)，未能完全按照《歸檔文件整理規(guī)則》開展。

2.2 檔案信息共享平臺建設(shè)較為滯后

隨著數(shù)字資源重視程度的提高，社會各界也開始越來越關(guān)注組織內(nèi)部的信息共享，并充分認(rèn)識到其與單位發(fā)展之間的相互作用，紛紛搭建數(shù)字化信息共享平臺。石油行業(yè)受固有思維的影響，共享利用的頂層設(shè)計和制度安排不健全，未能將系統(tǒng)內(nèi)資源進(jìn)行有效整合，同時，由于二級單位較多，系統(tǒng)內(nèi)使用的管理系統(tǒng)不同、數(shù)據(jù)質(zhì)量層次不齊、存儲方式多種多樣，缺乏數(shù)據(jù)統(tǒng)一利用的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，數(shù)據(jù)共享的技術(shù)瓶頸較多，多重因素的疊加，構(gòu)成了信息資源“不能共享”的困境。

2.3 利用服務(wù)處于被動狀態(tài)

檔案的價值在于對其充分地利用，為企業(yè)發(fā)展和國家中心大局服務(wù)。新形勢下，檔案服務(wù)于石油事業(yè)發(fā)展的著力點在于提供優(yōu)質(zhì)地利用服務(wù)。在實際中，檔案部門長期不受重視，造成了新服務(wù)理念的缺失，主動服務(wù)意識欠缺，利用服務(wù)處于被動狀態(tài)，未從大局出發(fā)進(jìn)行信息地關(guān)聯(lián)、提取、組合，難以發(fā)揮檔案的獨特作用。檔案服務(wù)方式較為滯后，新一代大數(shù)據(jù)、人工智能技術(shù)為分析用戶偏好、進(jìn)行精準(zhǔn)畫像提供了的平臺，實現(xiàn)了檔案服務(wù)精準(zhǔn)化，但是在石油系統(tǒng)這一技術(shù)尚未推廣，檔案智能化服務(wù)處于起步階段，與其他行業(yè)差距甚遠(yuǎn)。

2.4 保密工作落實不到位

石油檔案中包含著大量涉及國家核心競爭力的數(shù)據(jù)，是重要的國家秘密。如果保管不到位，發(fā)生丟失或被盜現(xiàn)象，將會對國家利益和安全產(chǎn)生重大危害。當(dāng)前，數(shù)字技術(shù)的廣泛應(yīng)用，在提供便捷服務(wù)的同時，也帶來一些風(fēng)險挑戰(zhàn)。首先是檔案人員的保密意識不強，對檔案數(shù)據(jù)保密級別劃分不到位，有的涉密數(shù)據(jù)開放在共享平臺。其次是安全審查機制不到位，檔案保密責(zé)任制落實存在差距。最后是安全防護(hù)技術(shù)不到位，檔案存儲環(huán)境不安全，安全體系抵御風(fēng)險的能力較差，這就要求石油部門要統(tǒng)籌發(fā)展和安全，確保數(shù)字技術(shù)和檔案管理的結(jié)合始終朝著服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展和人民群眾的方向發(fā)展。

3 數(shù)字化戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型背景下檔案規(guī)范化的路徑

要精準(zhǔn)把握好數(shù)字社會的發(fā)展要求，瞄準(zhǔn)管理中存在的短板弱項，優(yōu)化路徑選擇，以數(shù)據(jù)驅(qū)動推動檔案治理體系建設(shè)，提升檔案服務(wù)效能。

3.1 資源建設(shè)全面化

一是實行清單式管理。按照“應(yīng)歸盡歸”要求，建立銜接一致、完整有效的檔案歸集數(shù)據(jù)目錄，將各部門應(yīng)收集的檔案數(shù)據(jù)的職責(zé)進(jìn)行清晰界定，建立各部門的“檔案數(shù)據(jù)清單”，將職能和業(yè)務(wù)映射到檔案收集層面，完成“檔案數(shù)據(jù)化、數(shù)據(jù)檔案化”的轉(zhuǎn)型過程。二是扎實推進(jìn)存量數(shù)字化。對利用率較高的檔案進(jìn)行優(yōu)先數(shù)字化，著力解決好利用率不足的問題。三是大力推進(jìn)增量電子化。實現(xiàn)公文、會計、項目、生產(chǎn)管理系統(tǒng)的在線數(shù)據(jù)采集，逐步推動各類來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)的電子文件實現(xiàn)單套制歸檔。四是加強征集體系建設(shè)。進(jìn)一步優(yōu)化檔案接收征集工作流程，加強對重大事件、重要節(jié)點、關(guān)鍵人物檔案的定向征集和口述檔案采集；加強不同介質(zhì)檔案的收集，對新媒體、個人創(chuàng)作的有價值檔案進(jìn)行精準(zhǔn)征集；大力開展數(shù)字資源建設(shè)，利用數(shù)據(jù)挖掘、清洗、處理的技術(shù)手段開展數(shù)據(jù)收集，全方位留存好石油行業(yè)發(fā)展變遷的宏達(dá)歷程。

3.2 制度體系規(guī)范化

數(shù)字時代檔案管理涉及收集、存儲、分析、利用等不同管理階段，傳統(tǒng)管理手段難以應(yīng)對愈發(fā)復(fù)雜多元的檔案管理需求，要進(jìn)一步完善檔案管理要素制度體系，為石油行業(yè)檔案管理規(guī)范化提供有力支撐。一是加強標(biāo)準(zhǔn)化制度建設(shè)。及時修訂檔案內(nèi)部控制管理規(guī)程，參照《歸檔文件整理規(guī)則》《電子文件歸檔與管理規(guī)范》等，明確收集范圍和保管年限，重新制定“三合一”制度，建立檔案收集、整理、存儲、分析、服務(wù)等環(huán)節(jié)的全鏈條標(biāo)準(zhǔn)，提高數(shù)據(jù)要素的準(zhǔn)確性、規(guī)范性，促進(jìn)檔案治理全鏈條高效銜接。二是加強管理流程的規(guī)范化。制定檔案管理環(huán)節(jié)流程再造。明確檔案管理職責(zé)分工、工作人員崗位職責(zé)、利用借閱規(guī)范、保管規(guī)范、鑒定銷毀等方面的規(guī)范，切實做到流程明確、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、銜接有序、管理合規(guī)，為檔案管理工作順利開展提供有力的組織和制度保證。三是加強業(yè)務(wù)培訓(xùn)。常態(tài)化開展檔案工作培訓(xùn)，對工作中存在的問題及常見的疑問進(jìn)行說明和解答，提高對檔案工作的認(rèn)識，群策群力推進(jìn)檔案工作有序開展。

3.3 共享平臺標(biāo)準(zhǔn)化

信息共享平臺提供高效的資料文件存儲共享、發(fā)布、溝通共享等功能，拓寬檔案信息溝通渠道，建立信息互通的途徑，實現(xiàn)檔案資源利用的最大化。按照《信息與文獻(xiàn)文件（檔案）管理體系要求》（GB/T 34112-2022）規(guī)定，采用集中控制、統(tǒng)一管理的方式，將單位相關(guān)的文書檔案、專門檔案、視音頻、圖片和文字等信息展示到利用平臺，實現(xiàn)不同部門之間實現(xiàn)信息互通，服務(wù)于單位的信息利用，促進(jìn)合作和創(chuàng)新，提升管理效率。共享平臺建設(shè)中要強化規(guī)則制定和落實，在文檔利用方面，要及精準(zhǔn)定義文檔的安全級別和授權(quán)規(guī)則，在線分享要直接設(shè)置對應(yīng)的密碼和時效；文檔查看、下載、打印自加動態(tài)水印，正文、附件都可以設(shè)置水印，有效防止文檔外泄。在權(quán)限設(shè)置方面，根據(jù)崗位、部門以及人員的不同分配權(quán)限，平臺要支持目錄權(quán)限設(shè)置及單文件權(quán)限設(shè)置，防止文檔泄密，有效控制各種損失；利用人需要權(quán)限審批才能查看、下載、閱讀、瀏覽的相關(guān)文檔，沒有權(quán)限的人不能獲取。

3.4 服務(wù)方式精準(zhǔn)化

一是深化數(shù)字化服務(wù)。石油檔案資源包含大量的科技、工程信息，以文本、圖像、視頻等多媒體形式存儲，利用過程中人們很難迅速地從海量的信息資源中掌握和提取信息，隨著人工智能技術(shù)的快速發(fā)展，將人工智能與檔案領(lǐng)域相結(jié)合成為時代之需，其中知識圖譜技術(shù)作為人工智能領(lǐng)域的一個重要分支，借助大數(shù)據(jù)技術(shù)的個人信息的收集和分析，精準(zhǔn)抓取用戶主要特張，使數(shù)字化服務(wù)能夠了解用戶的興趣、偏好和需求，并根據(jù)這些信息提供個性化的建議和推薦。比如，信息化平臺可根據(jù)用戶對石油檔案利用類型和內(nèi)容的需求，推送相關(guān)檔案資源，通過定制化的服務(wù)和推薦，數(shù)字化服務(wù)能夠滿足用戶的個性化需求，提升服務(wù)的價值和用戶體驗。二是深化資源開發(fā)。檔案數(shù)據(jù)作為石油行業(yè)重要資產(chǎn)和關(guān)鍵生產(chǎn)要素，是數(shù)字經(jīng)濟(jì)的核心資源，能否充分挖掘和有效利用，是數(shù)字化轉(zhuǎn)型、智能化發(fā)展成敗的關(guān)鍵。要提升服務(wù)企業(yè)發(fā)展能力，通過打造數(shù)據(jù)專庫、提供信息專報、數(shù)據(jù)挖掘分析等形式，提高檔案信息的供給能力。要加強檔案數(shù)據(jù)研究分析，積極參與數(shù)據(jù)開發(fā)利用，結(jié)合經(jīng)濟(jì)運行數(shù)據(jù)和企業(yè)發(fā)展情況開展理論研究，及時提供檔案智力支持。

3.5 安全防護(hù)常態(tài)化

石油企業(yè)匯聚了大量的重要數(shù)據(jù)資源，包括生產(chǎn)、銷售、供應(yīng)鏈、技術(shù)研發(fā)等方面的數(shù)據(jù)，對于國家經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會穩(wěn)定具有舉足輕重的地位。要建立檔案安全協(xié)同治理體系，構(gòu)筑全方位的安全防護(hù)網(wǎng)。一是加強保密意識。要加強檔案人員保密教育，分析數(shù)據(jù)安全形勢，提高做好安全保密工作的自覺性和主動性。二是做好數(shù)據(jù)分級分類。根據(jù)石油檔案特點，重點對項目、技術(shù)、生產(chǎn)檔案進(jìn)行全面梳理，不斷優(yōu)化數(shù)據(jù)資源分類分級治理，成數(shù)據(jù)資產(chǎn)分類分級清單，構(gòu)建覆蓋數(shù)據(jù)資源開發(fā)利用全過程的安全保障制度。根據(jù)數(shù)據(jù)資源特性及安全防護(hù)等級的不同，明晰數(shù)據(jù)資源各利益相關(guān)方的安全法律責(zé)任。三是加強信息安全技術(shù)應(yīng)用。在電子檔案采集、傳輸、存儲、處理、交換和利用的全生命周期內(nèi)采取系統(tǒng)防護(hù)、數(shù)據(jù)脫敏、權(quán)限設(shè)置、審批核準(zhǔn)和應(yīng)用跟蹤等安全保障措施，保障數(shù)據(jù)的安全性、保密性、完整性。管理系統(tǒng)要強化防火墻、入侵檢測、入侵防御、殺毒等功能應(yīng)用，增強邊界安全控制，確保系統(tǒng)安全。加強政務(wù)云、區(qū)塊鏈、異地備份等技術(shù)和方式的綜合應(yīng)用，確保數(shù)據(jù)的一致性、完整性，維護(hù)系統(tǒng)安全穩(wěn)定運行。

結(jié)語

在數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下，石油系統(tǒng)檔案工作正經(jīng)歷一個從實體管理到數(shù)字管理再到數(shù)據(jù)管理，從檔案分散利用到集成共享再到智慧服務(wù)的變革過程。在這一歷史過程中，檔案管理的規(guī)范化建設(shè)至關(guān)重要，它涵蓋檔案管理的各環(huán)節(jié)和流程，助推了新形勢下檔案事業(yè)的高質(zhì)量發(fā)展。石油系統(tǒng)要充分認(rèn)識數(shù)字化轉(zhuǎn)型治理的重大意義，進(jìn)一步發(fā)揮檔案數(shù)據(jù)作為生產(chǎn)要素的創(chuàng)新引擎作用，提升檔案賦能石油行業(yè)治理能力現(xiàn)代化水平。

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作者簡介：劉波 （1989— ），大學(xué)學(xué)歷，延長油田股份有限公司富縣采油廠助理館員，研究方向：檔案數(shù)字化和檔案管理。