《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》實施背景下的電子檔案保護研究

摘 要：近年來，隨著計算機信息技術的應用，以及辦公自動化OA系統(tǒng)的普及，電子檔案數量和規(guī)模都呈現出快速增長之勢。為規(guī)范電子文件歸檔和電子檔案管理，國家質檢總局與國家標準委聯合印發(fā)《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范（GB/T18894-2016）》，并于2017年3月1日正式實施。本文以該規(guī)范實施為背景，分析了電子檔案保護面臨著存儲內容不穩(wěn)定、信息載體可分離、數據設備依賴性和信息內容非直讀性等安全隱患，進一步從環(huán)境、載體、技術和內容四個方面討論了影響電子檔案安全保護的主要因素，并針對這些因素，提出了具體的保護對策，確保規(guī)范得到優(yōu)質高效貫徹落實。

關鍵詞：電子檔案；檔案保護；電子文件歸檔

近年來，隨著辦公自動化、計算機信息技術、互聯網技術的應用，電子文件及電子檔案數量和規(guī)模呈現出快速增長態(tài)勢。為更好地做好電子文件及電子檔案管理工作，切實規(guī)范電子文件收集整理歸檔，以及電子檔案保存、備份、利用和保護工作，2016年8月，國家質檢總局、國家標準委聯合發(fā)布《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范（GB/T18894-2016）》（以下簡稱《規(guī)范》），《規(guī)范》于2017年3月1日正式實施。這是做好新時代電子文件與電子檔案管理的重要標準[1]。電子檔案是指具有保存價值且已歸檔的電子文件及相應的支持軟件、參數和其他相關數據。與傳統(tǒng)紙質檔案相比，電子檔案存在存儲內容不穩(wěn)定、元數據高依賴性、信息與載體分離性等，使得電子檔案面臨著諸多非傳統(tǒng)安全因素威脅，安全事故頻發(fā)。因此，一直以來人們都高度重視電子檔案安全工作，針對電子檔案特點采取有針對性的保護措施，兜牢安全底線。

1 電子檔案安全隱患

1.1 存儲內容不穩(wěn)定

傳統(tǒng)紙質檔案，檔案信息書寫于無酸紙，穩(wěn)定性強。且紙質檔案修改會留下痕跡，易被發(fā)現。經聲紋鑒定也能夠甄別出傳統(tǒng)聲像檔案是否被刪改。而電子檔案無論是修改還是刪除都較為便捷，且不易被察覺，使電子檔案的真實性、完整性難以保障。此外，電子檔案存儲于磁帶、磁盤或光盤等特殊載體介質，一旦存儲介質受到強磁干擾或者濕度過大、溫度過高均會影響載體介質性能，進而會直接影響到檔案信息或無法讀取或丟失。電子檔案還易受到計算機病毒侵擾或者計算機設備故障、電磁脈沖等突發(fā)事件，都會影響電子檔案存儲的穩(wěn)定性和安全性。

1.2 信息載體可分離

紙質檔案直接體現在檔案中，令人一目了然。電子檔案由電子文件、參數及其他相關數據構成，其中元數據是重要組成部分。元數據是關于數據的數據，電子文件上下文關系及結構等均為元數據。電子檔案元數據必須依附于電子文件信息，否則電子文件原貌將無法恢復。此外，紙質檔案信息與載體之間，無論是檢索、查詢、利用均始終表現為“一體化”。而電子檔案的保存、利用往往伴隨著遷移來實現。即電子檔案從一個存儲載體轉移至另外一個載體，從一代計算機遷移至新一代計算機或從一種存儲格式轉換至新的存儲格式，如從磁盤發(fā)展至“云存儲”等。電子檔案長期保存有賴于信息與載體一次次脫離、重新結合的技術過程[2]，打破了傳統(tǒng)信息與載體固定不可分離特性，在此過程中增加了檔案失真的風險，復制、偽造電子檔案往往充斥其間。

1.3 數據設備依賴性

電子檔案存儲于光盤、磁盤或云盤，讀取或傳輸需要借助計算機技術、互聯網技術。數據信息對設備載體的高度依賴性是電子檔案管理所展現出的現實特性。但從一種設備到另外一種設備，無論是電子檔案讀取、存儲還是信息傳輸都需要二者之間的兼容性。但現實是不同存儲介質或設備存儲原理、讀取技術要求不同，從一種設備可以存儲而到另一種設備卻無法存儲。可以讀取某一介質的技術往往無法讀取另一種存儲介質。另外，一旦設備出現故障或無法讀取，就會直接威脅到電子檔案安全。

1.4 信息內容非直讀

紙質檔案、照片檔案等傳統(tǒng)檔案具有直讀性。檔案內容可以直接憑借人的眼睛看到和辨識，檔案是否損毀也可直接看到。電子檔案信息記錄于特殊載體介質，人的眼睛是無法看到和分別。例如，存儲于光盤上的電子檔案，其檔案信息記錄于激光刻寫的斑點，即便用高倍顯微鏡也難以分辨光斑中的信息內容。因此，一旦光盤中的檔案信息發(fā)生損毀或丟失也不易察覺。此外，為了強化電子檔案安全，還常常運用加密、壓縮編碼等現代處理技術，如缺少解密、解壓技術支持，存儲于設備上的電子檔案內容也無法讀取。

2 影響電子檔案保護因素

2021年新修訂的《檔案法》，以及《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》實施，賦予電子檔案與紙質檔案同等法律效力，這就需要切實做好電子檔案安全保護工作，首先需要熟悉和掌握影響電子檔案安全保護的具體因素。

2.1 環(huán)境因素

溫度濕度、光線、磁場、空氣污染物等環(huán)境因素會直接影響電子檔案保護的質量和效果。（1）溫濕度。如光盤中的塑料、鋁及多碳材料會因溫度過高或過低而導致光盤聚酯底基膨脹或收縮，出現彎曲變形，直接影響電子檔案讀取、激光束精準定位。實踐表明，電子檔案溫濕度一般應為16—20℃，35%—45%。（2）灰塵。灰塵中細顆粒會造成電子檔案載體物理損傷和化學損傷[3]。就物理損傷而言，灰塵細顆粒物易被硬盤吸引，積累在電路元器件影響散熱，誘發(fā)芯片過熱燒毀，或磨損磁頭導致信息丟失?；覊m中含有的化學成分也會腐蝕光盤或磁帶，造成記載于其中的電子檔案信息丟失。（3）光線及有害氣體。SO2、CO2、H2S等有害氣體會導致電子檔案載體光盤、磁盤變質、老化、磁粉脫落，信息丟失或無法讀取，光線使電子檔案載體盤基帶基老化，影響磁性載體剩磁穩(wěn)定性。（4）磁場及振動。磁場影響電子檔案最大，會加劇磁帶或磁盤中磁性涂層出現消磁或磁化，造成電子檔案信息無法讀取或丟失。機械振動也會電子檔案載體中磁分子排列次序，最終會破壞電子檔案信息記錄。

2.2 載體因素

電子檔案既包括已歸檔的電子文件，還包括支持電子文件記錄的載體設備。常見的載體有光盤和磁盤、磁帶等磁性物質。（1）光盤。光盤主要是借助激光技術實現電子檔案信息存儲與讀取，由記錄介質、保護層和盤基三部分組成，呈圓形。記錄介質是電子檔案信息存儲的載體，由硒、碳鋁化合物、碲合金、碲等材料組成，這些材料在激光熱效應作用下物化性質極易發(fā)生變化。且與堿溶液易發(fā)生反應，與空氣中的氧接觸易發(fā)生氧化，這些都影響了光盤載體的實際使用壽命，需要后期定期進行電子檔案復制遷移。（2）磁性載體。磁盤或磁帶支持體為聚酯底基材質，因靜電而吸引粉塵，導致磁性載體卷曲、磁粉脫落，磁粉與底基中間的粘合劑熱脹冷縮、霉變等，影響存儲于其間電子檔案信息讀取或再現。

2.3 技術因素

電子檔案借助計算機信息技術及相應載體結合起來，無論是計算機信息技術革新，還是存儲介質載體迭代都會影響著電子檔案安全保護。新的存儲或讀取技術應用，舊的存儲或讀取技術就會消失或不再使用，原先使用的儀器設備慢慢就會被更換或淘汰，新舊技術之間若不兼容，使用舊的技術存儲或讀取的電子檔案將無法在新的技術應用下實現存儲或讀取。與存儲介質損壞或環(huán)境因素影響不同，技術過時對電子檔案危害更甚。歐美等國家為應對因技術革新而影響電子檔案安全，會將存儲或讀取電子檔案設備、軟件一并保存至技術博物館；制作拷貝紙質檔案、縮微膠片；將電子檔案轉換為中性格式文檔。但這三種解決方案也只是暫時性，隨著館藏電子檔案數量的增加、計算機信息技術革新迭代加快，以及電子檔案管理規(guī)范化、標準化需要，需要加強國際合作，由國際標準化組織牽頭，制定電子檔案應用系統(tǒng)互連標準，實現不同系統(tǒng)、軟件數據互換、兼容。

2.4 內容因素。

電子檔案信息與載體具有可分離特性，且非可直讀性，使電子檔案被篡改、修改、非法訪問甚至銷毀等安全風險增大。尤其是木馬病毒、蠕蟲病毒等，會直接修改應用程序，導致電子檔案信息泄密或損害。

3 《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》實施背景下電子檔案保護措施

與傳統(tǒng)紙質檔案相比，電子檔案保護具有許多不同之處[4]。既要針對影響電子檔案安全因素處著眼，也要從電子檔案歸檔、保護和利用全鏈條做好保護，兜牢電子檔案安全保護底線。

3.1 思想上深化電子檔案保護重要性

電子檔案與紙質檔案保護要求不同，思想認識上也必然存在一定差異，要確立相對應且正確的保護思想[5]。要在思想上高度重視電子檔案保護的重大意義，最大限度地延長電子檔案使用壽命，按照“四性”的標準和要求，要把檔案保護擺在與電子檔案收集、整理、歸檔和利用同等重要位置。一方面，要充分認識到電子檔案與紙質檔案保護的差異和不同，尤其是全面了解影響電子檔案保護的主要因素及主要環(huán)節(jié)，為電子檔案保護做足思想準備。另一方面，要把電子檔案保護落實從思想認識落實到具體行動上，要制定電子檔案保護方案，加強日常應急演練，提升應對突發(fā)安全事件應對處置的能力和水平。既要注重防，也要重視“治”，為電子檔案保護配齊配強專業(yè)人才、專業(yè)設備。此外，還要樹立全過程保護思想，從電子檔案收集、整理、歸檔到利用等，把保護思想和行動落實到全過程各環(huán)節(jié)。成立電子檔案保護工作領導小組，將安全保護要求和具體措施細化到具體業(yè)務科室及人員。

3.2 措施上增強電子檔案保護針對性

針對影響電子檔案安全的環(huán)境、載體、技術及內容等因素，要有針對性地采取保護措施。一是環(huán)境方面。要把存儲電子檔案的溫濕度控制在適宜溫濕度，如相對濕度為40%±5%，濕度為16—20℃。檢查電子檔案庫房光照，檢測磁強，保持電子檔案讀取器表面清潔。存放電子檔案磁盤、光盤等載體的場所，要避免受到有害氣體及強震動影響，放置專門存儲檔案柜。光盤存儲避免擠壓、疊放太多，豎立存放。二是載體方面。選擇純度高、雜質少、薄厚均勻、耐熱性好盤基材料的磁盤、光盤，并將其存儲于專門場所，避免因發(fā)生氧化而影響保存壽命。三是技術方面。積極電子檔案軟硬件環(huán)境的兼容性，對系統(tǒng)數據應定期進行備份，重要數據應有兩個以上的備份分開保存[5]。此外，還要安裝正版殺毒軟件，采取物理隔離措施，重要電子檔案嚴禁與互聯網互連。利用區(qū)塊鏈、身份認證、密鑰、訪問權限技術等，加強電子檔案安全保護。四是內容方面。按照“四性”的標準和要求，確保電子檔案內容的完整性，真實性，要把電子文件及其背景結構一并納入存檔范疇，并定期進行檢測。

3.3 方法上注重電子檔案保護過程性

3.3.1從電子檔案歸檔、保護和利用全過程、全鏈條地做好保護。（1）歸檔。按照電子檔案管理做到“來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)”的標準和要求，確保電子檔案“真實性、完整性、可用性、安全性”。為此，首先要確保電子文件內容、邏輯結構、形成背景及形成時的原始狀況保持一致，采取前端控制機制，將傳統(tǒng)檔案管理前延至電子文件起草、簽發(fā)、轉辦、歸檔，確保電子文件生成及辦理各流程規(guī)范。其次要確保電子完整性，應將元數據、背景信息、文本信息等均納入電子檔案歸檔范疇，建立電子檔案歸檔采集質量監(jiān)控機制及電子檔案元數據管理標準規(guī)范，提高電子文件及相關數據自動化歸檔。通過數據備份、建立訪問日志等，做好歸檔環(huán)節(jié)電子檔案保護。（2）保護。主要是針對已經歸檔的電子檔案做好保護，重點是做好載體的保護。珍貴電子檔案采用光盤、磁盤、磁帶等多種方式保存。其中，磁帶保護除了要控制合理溫濕度外，還要遠離強磁場，存放至專門的防磁柜。磁帶每隔1-2年倒帶一次。硬磁盤要做好防靜電，減少震動，控制好溫濕度。正確擺放光盤，避免堆疊擠壓，可選用豎直存放。此外，光盤每5年要轉儲一次，磁盤及硬磁盤等磁性載體介質要每4年轉儲一次。電子檔案至少要按照一式雙套留存，其中查詢利用和封存保管各一份，必要時還要復制、異地保存第三套。（3）利用。利用環(huán)節(jié)也要做好電子檔案保護。隨著計算機信息技術、互聯網技術應用，電子檔案查詢、檢索、利用越來越便捷化，突破了傳統(tǒng)的時間、空間限值，電子檔案實現更大范圍、更廣領域共享，但也面臨著諸多的非傳統(tǒng)因素威脅。

3.3.2從系統(tǒng)運行環(huán)境與電子檔案系統(tǒng)本身兩個方面切實做好電子檔案利用環(huán)節(jié)保護。（1）系統(tǒng)運行環(huán)境保護。防御網絡攻擊、防御計算機病毒攻擊，做好存儲電子檔案主機安全防護、客戶機安全管理，從在線熱備份與離線冷備份兩種方式進一步完善數據備份。（2）電子檔案系統(tǒng)本身保護。采用動態(tài)驗證碼、生物信息識別等加強系統(tǒng)安全控制、功能訪問權限控制、電子檔案數據訪問權限控制、電子檔案數據信息傳輸安全、記錄操作日志等技術和方法，確保電子檔案系統(tǒng)運行環(huán)境及系統(tǒng)本身安全。

參考文獻

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作者簡介：宋平（1982— ），研究生學歷，成武縣人民醫(yī)院館員，主要從事檔案管理工作。