國有施工企業(yè)數(shù)字檔案管理現(xiàn)狀與優(yōu)化對策研究

摘 要：伴隨著信息技術(shù)不斷進(jìn)步，數(shù)字檔案管理在國有企業(yè)施工領(lǐng)域得到廣泛應(yīng)用。文章深入剖析了當(dāng)前我國國有施工單位數(shù)字檔案管理現(xiàn)狀，針對其中存在的問題展開探討，并提出了相應(yīng)優(yōu)化策略。研究結(jié)果顯示，提升數(shù)字化管理意識、健全數(shù)字化管理體系以及提高數(shù)字化技術(shù)能力是改善國有施工單位數(shù)字檔案管理的關(guān)鍵。通過落實這些優(yōu)化措施，有助于推動企業(yè)檔案管理實現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型，提高管理效率及資源應(yīng)用價值，為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展提供堅實保障。

關(guān)鍵詞：國企；施工企業(yè)；數(shù)字檔案管理；優(yōu)化對策

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，數(shù)字檔案管理已逐漸成為企業(yè)現(xiàn)代化管理的核心環(huán)節(jié)。在國有企業(yè)施工領(lǐng)域，數(shù)字檔案管理不僅關(guān)乎企業(yè)日常運(yùn)營，還對發(fā)展戰(zhàn)略具有深遠(yuǎn)影響。在施工過程中，各類工程文檔、合同、財務(wù)報表等數(shù)據(jù)的整理和歸檔工作量巨大，通過實施數(shù)字檔案管理，可以實現(xiàn)對這些數(shù)據(jù)的快速整理、查詢和分析，從而為企業(yè)決策提供有力支持，提高企業(yè)運(yùn)營效率。同時，數(shù)字檔案系統(tǒng)可以對企業(yè)各類文檔統(tǒng)一管理，確保文檔的完整性、準(zhǔn)確性和及時性，這也有助于防范風(fēng)險，提高企業(yè)管理水平，促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部協(xié)同。雖然通過加強(qiáng)數(shù)字檔案管理，國有企業(yè)可以進(jìn)一步提升管理水平，然而，當(dāng)前我國國有施工企業(yè)在數(shù)字檔案管理方面仍面臨諸多挑戰(zhàn)，如數(shù)字化管理意識薄弱、管理制度不健全、技術(shù)水平有待提高等。這些因素制約了數(shù)字檔案管理效能的發(fā)揮，對企業(yè)的發(fā)展產(chǎn)生了不利影響。因此，研究國有施工企業(yè)數(shù)字檔案管理的現(xiàn)狀及優(yōu)化策略，具有極其重要的現(xiàn)實意義。

一、國有施工企業(yè)數(shù)字檔案管理的現(xiàn)狀分析

國有施工企業(yè)的眾多施工項目遍布國內(nèi)外，積累了大量的檔案資料，項目檔案資料的積累也呈現(xiàn)海量態(tài)勢。然而，在數(shù)字檔案管理方面，許多企業(yè)面臨諸多挑戰(zhàn)。由于對數(shù)字檔案管理的重視程度不足，盡管近年來國有施工企業(yè)逐漸認(rèn)識到數(shù)字化轉(zhuǎn)型的重要性，但在實際操作中，部分傳統(tǒng)的管理思維和習(xí)慣仍然存在，導(dǎo)致數(shù)字檔案管理的推進(jìn)力度不夠，例如，某國有施工企業(yè)在國內(nèi)外擁有多個大型項目，每個項目都涉及大量的施工文檔、合同、圖紙等資料，然而，由于企業(yè)高層對數(shù)字檔案管理的重視程度不夠，導(dǎo)致項目團(tuán)隊在檔案數(shù)字化過程中缺乏統(tǒng)一的指導(dǎo)和標(biāo)準(zhǔn)，使得數(shù)字檔案管理混亂，難以有效利用。同時，數(shù)字檔案管理制度不完善，國有施工企業(yè)在施工項目中的檔案管理流程不夠規(guī)范，權(quán)責(zé)不明確，在一定程度上影響檔案管理的效率和質(zhì)量。例如，某國有施工企業(yè)在推進(jìn)數(shù)字檔案管理時，仍然沿用傳統(tǒng)的檔案管理模式，如紙質(zhì)檔案的分類、存儲和檢索方式，這種傳統(tǒng)的管理思維導(dǎo)致數(shù)字檔案管理的效率低下，不能滿足企業(yè)快速發(fā)展的需求。在技術(shù)方面，國有施工企業(yè)數(shù)字檔案管理手段相對落后。雖然部分企業(yè)已經(jīng)采用數(shù)字化設(shè)備設(shè)施和管理軟件，但整體技術(shù)水平仍有待提高。例如，在數(shù)據(jù)存儲、備份、恢復(fù)等方面，國有施工企業(yè)需加強(qiáng)技術(shù)投入，提高數(shù)字檔案管理的安全性和可靠性。此外，隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案信息安全問題日益凸顯，病毒、網(wǎng)絡(luò)攻擊等安全威脅不僅可能導(dǎo)致國有施工企業(yè)重要信息被泄露，還可能對企業(yè)的正常運(yùn)營造成嚴(yán)重影響。

二、國有施工企業(yè)數(shù)字檔案管理的問題探討

1.數(shù)字化管理意識滯后

在當(dāng)前信息化浪潮中，數(shù)字檔案管理正逐漸成為企業(yè)發(fā)展的重要支柱，不僅有助于提高企業(yè)內(nèi)部管理的效率和質(zhì)量，還能為企業(yè)創(chuàng)造更多的商業(yè)價值。然而，在我國部分國有施工企業(yè)中，數(shù)字化管理的意識卻并未得到充分普及和重視，尤其在管理層和員工，這個問題顯得尤為突出。以某大型國有施工企業(yè)為例，盡管該企業(yè)已引進(jìn)先進(jìn)的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，但對新技術(shù)的接受程度較低，導(dǎo)致系統(tǒng)的實際使用率遠(yuǎn)低于預(yù)期，在日常工作中，企業(yè)員工仍然習(xí)慣于使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，對于數(shù)字檔案的錄入、檢索和維護(hù)等操作則顯得陌生和不適應(yīng)，不僅造成企業(yè)資源的浪費，還嚴(yán)重影響了企業(yè)檔案管理的效率和準(zhǔn)確性。尤其是在項目合作和資料共享的過程中，由于數(shù)字檔案管理的不完善，信息傳遞出現(xiàn)延誤，資料完整性也無法得到保障，制約了企業(yè)的業(yè)務(wù)拓展和合作伙伴關(guān)系的建立。

2.數(shù)字化管理制度不完善

在我國國有企業(yè)施工領(lǐng)域，數(shù)字檔案管理制度的完善性問題顯得尤為突出。以某國有施工企業(yè)為例，其數(shù)字檔案管理制度存在諸多不足，如檔案存儲方式分散，缺乏統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，各部門根據(jù)自身需求與習(xí)慣開展數(shù)字檔案管理，導(dǎo)致檔案格式、分類及存儲方式各異；再如，工程部門采用電子文檔存儲在本地電腦，而財務(wù)部門則將檔案存放于服務(wù)器，從而使檔案檢索變得困難，且丟失風(fēng)險增大。此外，管理體制不健全以及權(quán)責(zé)劃分模糊，出現(xiàn)問題后各部門容易相互推諉，導(dǎo)致問題無法及時解決，進(jìn)一步加劇了檔案管理的混亂局面，這種狀況不僅給檔案整理與檢索帶來極大困難，還大幅提高了檔案丟失和損壞的風(fēng)險。由于檔案管理體制不健全以及權(quán)責(zé)劃分模糊，在檔案管理過程中出現(xiàn)問題之時，各部門之間往往容易出現(xiàn)互相推諉的現(xiàn)象，使問題得不到及時解決，從而加劇了國有施工企業(yè)檔案管理的混亂局面。因此，這種混亂的管理狀況不僅影響企業(yè)檔案管理的效率和質(zhì)量，還可能對企業(yè)的正常運(yùn)營和長期發(fā)展產(chǎn)生不利影響。

3.數(shù)字化管理技術(shù)應(yīng)用不到位

在我國國有施工企業(yè)的數(shù)字檔案管理中，落后的技術(shù)手段已逐漸成為一個顯著問題，以某大型國有施工企業(yè)為例，雖然已引入數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，但系統(tǒng)功能的不足導(dǎo)致實際應(yīng)用中無法有效滿足各項需求，不僅限制數(shù)字檔案的存儲、備份、檢索和利用，還使員工在利用檔案資源時面臨諸多困擾。更為嚴(yán)重的是，企業(yè)缺乏專業(yè)的技術(shù)人才，導(dǎo)致在面對日益復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)安全威脅時，無法及時采取應(yīng)對措施，在網(wǎng)絡(luò)攻擊日益猖獗的背景下，如果企業(yè)的數(shù)字檔案系統(tǒng)遭受黑客攻擊，將不可避免地導(dǎo)致檔案信息被泄露，不僅會給企業(yè)聲譽(yù)造成重創(chuàng)，還會影響企業(yè)的業(yè)務(wù)開展，甚至可能對企業(yè)的發(fā)展產(chǎn)生深遠(yuǎn)影響。這些問題充分暴露了我國國有施工企業(yè)在數(shù)字檔案管理技術(shù)方面的短板，技術(shù)手段的落后和專業(yè)技術(shù)人才的匱乏，已成為制約國有施工企業(yè)數(shù)字化檔案管理工作開展的瓶頸。

三、國有施工企業(yè)數(shù)字化檔案管理的優(yōu)化對策

1.增強(qiáng)數(shù)字化管理意識

隨著數(shù)字化管理觀念深入人心，其獨特的優(yōu)勢給國有施工企業(yè)帶來前所未有的變革。然而，在我國國有施工企業(yè)中，數(shù)字化管理的認(rèn)知和實踐仍顯滯后，這是一個亟待解決的問題。為了適應(yīng)時代的發(fā)展，國有施工企業(yè)需要認(rèn)識到提高數(shù)字化管理能力已成為企業(yè)發(fā)展的迫切需求。

首先，在強(qiáng)化數(shù)字化管理意識的培訓(xùn)方面，企業(yè)應(yīng)將其作為一項長期且持續(xù)的工作來抓。這包括但不限于定期為管理層和員工提供相關(guān)課程，課程應(yīng)涵蓋數(shù)字化管理的各方面，以提升他們對數(shù)字化管理的理解和適應(yīng)。

其次，國有施工企業(yè)在開展數(shù)字化管理流程的優(yōu)化時，應(yīng)充分考慮自身的業(yè)務(wù)特點。具體來說，就是根據(jù)業(yè)務(wù)需求，利用數(shù)字化技術(shù)對管理流程展開重構(gòu)和優(yōu)化，使之更加高效。在此基礎(chǔ)上，企業(yè)還需制定完善的規(guī)章制度，以規(guī)范數(shù)字化管理的實施。同時，加強(qiáng)對流程的監(jiān)督與檢查，確保各項措施得以有效執(zhí)行。

最后，強(qiáng)化數(shù)字化管理團(tuán)隊建設(shè)是國有施工企業(yè)數(shù)字化管理的關(guān)鍵。企業(yè)應(yīng)選拔具備數(shù)字化管理意識和能力的優(yōu)秀人才，組建專業(yè)團(tuán)隊，負(fù)責(zé)實施和推廣數(shù)字化管理。在團(tuán)隊建設(shè)過程中，企業(yè)還需注重團(tuán)隊成員之間的協(xié)作與溝通，提高團(tuán)隊執(zhí)行力。

針對國有施工企業(yè)數(shù)字化管理意識滯后的問題，企業(yè)應(yīng)積極采取措施，加強(qiáng)培訓(xùn)，優(yōu)化管理流程，強(qiáng)化團(tuán)隊建設(shè)，通過提高數(shù)字化管理水平，提高企業(yè)的管理效率，降低成本，增強(qiáng)核心競爭力，為國有施工企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展奠定堅實基礎(chǔ)。同時，政府部門也應(yīng)加大對數(shù)字化管理的宣傳力度，鼓勵企業(yè)積極探索和實踐，為我國施工企業(yè)的轉(zhuǎn)型升級提供有力支持。

2.完善數(shù)字化管理制度

數(shù)字化管理制度的完善是國有施工企業(yè)發(fā)展的必然趨勢，不僅能夠提高企業(yè)的運(yùn)營效率，還可以降低成本，優(yōu)化資源配置，推動國有施工企業(yè)實現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展。在我國，隨著數(shù)字技術(shù)的迅速發(fā)展和政策的積極推動，國有施工企業(yè)數(shù)字化管理取得顯著成果，但同時也面臨著一些挑戰(zhàn)。為了進(jìn)一步推動國有施工企業(yè)數(shù)字化管理制度的完善，需要從以下幾方面入手。

首先，應(yīng)建立統(tǒng)一的數(shù)字檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，國有施工企業(yè)應(yīng)高度重視數(shù)字化管理制度的建設(shè)和完善，將其納入企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略和總體規(guī)劃，明確目標(biāo)和任務(wù)，強(qiáng)化組織領(lǐng)導(dǎo)和責(zé)任落實，確保各部門在數(shù)字檔案管理過程中有據(jù)可依。這需要國家相關(guān)部門出臺明確的數(shù)字檔案管理規(guī)范，指導(dǎo)企業(yè)開展檔案存儲、分類、檢索等工作，以實現(xiàn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。

其次，加強(qiáng)數(shù)字檔案管理的體系建設(shè)，明確國有施工企業(yè)各部門的權(quán)責(zé)劃分。在數(shù)字檔案管理過程中，各部門應(yīng)明確自己的職責(zé)和權(quán)限，確保檔案管理工作順利開展。當(dāng)出現(xiàn)問題時，能夠迅速找到責(zé)任人，推動問題的解決，降低檔案丟失和損壞的風(fēng)險。同時，利用先進(jìn)的信息技術(shù)，如大數(shù)據(jù)、云計算等，集中存儲、管理和檢索企業(yè)數(shù)字檔案，提高檔案利用效率。

最后，建立健全數(shù)字檔案管理的監(jiān)督與評價機(jī)制。國有施工企業(yè)應(yīng)制定完善的監(jiān)督與評價體系，監(jiān)控數(shù)字檔案管理工作的全過程，確保各項工作落到實處。同時，通過定期評估檔案管理工作，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題，調(diào)整和完善數(shù)字化管理策略，推動數(shù)字檔案管理工作的持續(xù)改進(jìn)，以提高企業(yè)的核心競爭力。

完善國有企業(yè)施工領(lǐng)域的數(shù)字檔案管理制度，需要從標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、信息化體系建設(shè)和監(jiān)督評價等多方面入手，全面提高數(shù)字檔案管理水平。只有這樣，才能確保國有施工企業(yè)檔案的安全、完整和高效利用，為企業(yè)的發(fā)展提供有力保障。

3.提高數(shù)字化技術(shù)水平

國有施工企業(yè)在數(shù)字檔案管理方面存在諸多亟待解決的問題，為提升數(shù)字檔案管理工作的水平，國有施工企業(yè)需要從以下幾方面展開改進(jìn)和優(yōu)化。

首先，對于優(yōu)化現(xiàn)有的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，國有施工企業(yè)需要從以下幾方面深入研究和改進(jìn)。一是提升系統(tǒng)功能，以滿足不斷變化的業(yè)務(wù)需求。包括增強(qiáng)數(shù)字檔案的存儲、備份、檢索和利用效率，減輕員工在利用檔案資源時的負(fù)擔(dān)；二是注重用戶體驗，簡化操作流程，讓員工在使用系統(tǒng)時能感受到便捷性；三是強(qiáng)化系統(tǒng)安全性，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問，保護(hù)國有施工企業(yè)的重要信息。

其次，在加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)方面，國有施工企業(yè)需要做好以下幾點。一是定期安全檢查和更新數(shù)字檔案系統(tǒng)，確保在面對網(wǎng)絡(luò)攻擊時能有效防御；二是建立健全網(wǎng)絡(luò)安全管理制度，規(guī)范員工操作，降低因人為因素導(dǎo)致的網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險；三是開展網(wǎng)絡(luò)安全培訓(xùn)，增強(qiáng)員工的安全意識，使他們能在日常工作中自覺遵守網(wǎng)絡(luò)安全規(guī)定。

最后，國有施工企業(yè)在積極探索新的數(shù)字檔案管理技術(shù)和方法時，應(yīng)關(guān)注以下幾方面。一是緊跟時代發(fā)展趨勢，引入大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能等先進(jìn)技術(shù)，實現(xiàn)數(shù)字檔案的智能化管理，提高工作效率；二是積極借鑒國內(nèi)外先進(jìn)的管理經(jīng)驗，不斷優(yōu)化數(shù)字檔案管理流程，提升服務(wù)質(zhì)量；三是注重技術(shù)創(chuàng)新與實際業(yè)務(wù)的結(jié)合，確保新技術(shù)的落地應(yīng)用能夠真正為國有施工企業(yè)帶來效益。國有施工企業(yè)應(yīng)抓住機(jī)遇，加大投入，提高技術(shù)水平，積極探索新的管理技術(shù)和方法，優(yōu)化數(shù)字檔案管理流程。通過這些措施，有望突破瓶頸，實現(xiàn)數(shù)字檔案管理工作的轉(zhuǎn)型升級，為我國國有施工企業(yè)的持續(xù)發(fā)展奠定堅實基礎(chǔ)。同時，也有助于提升國有施工企業(yè)核心競爭力，適應(yīng)新時代的發(fā)展需求。

四、結(jié)束語

通過深入分析國有施工企業(yè)數(shù)字檔案管理現(xiàn)狀和存在的問題，提出一系列優(yōu)化對策。針對數(shù)字化管理意識滯后的問題，強(qiáng)調(diào)了增強(qiáng)數(shù)字化管理意識的重要性，通過加強(qiáng)培訓(xùn)和宣傳，提高員工對數(shù)字檔案管理的重視程度。針對數(shù)字化管理制度不完善的問題，建議完善相關(guān)管理制度和規(guī)范，確保數(shù)字檔案管理的規(guī)范性和有效性。針對數(shù)字化管理技術(shù)不到位的問題，提出加強(qiáng)技術(shù)投入和人才培養(yǎng)的措施，提高數(shù)字化管理技術(shù)水平。通過本文的研究，認(rèn)識到數(shù)字檔案管理對國有施工企業(yè)的重要性，也意識到存在的問題和挑戰(zhàn)。只有通過增強(qiáng)數(shù)字化管理意識、健全數(shù)字化管理體系以及提高數(shù)字化技術(shù)能力，國有施工單位才能更好地實現(xiàn)數(shù)字檔案管理的轉(zhuǎn)型，提高管理效率和資源應(yīng)用價值，為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展提供堅實保障。

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（作者單位：中交第四航務(wù)工程局有限公司）

作者簡介：鐘小梅（1983—），女，漢族，廣東廣州人，本科，館員，研究方向：企業(yè)檔案管理、施工企業(yè)數(shù)字檔案管理。