檔案信息化促進基層政府公共服務作用研析

摘 要：檔案作為個體或者單位在長期的發(fā)展進程中所形成的原始資料，可借助其開展對于事件的客觀分析，凸顯了檔案管理的重要意義。隨著我國不斷提高基層治理能力，對于基層政府來說，需要認識到檔案在提高基層政府公共服務水平中的重要意義，做好檔案信息化建設，提高檔案管理水平。文章分析了檔案信息化促進基層政府公共服務的作用，并提出檔案信息化建設策略，旨在為今后開展相關研究提供參考與借鑒。

關鍵詞：檔案信息化；基層政府；公共服務；作用；策略

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

隨著我國社會發(fā)展水平不斷提高，公眾對于基層政府公共服務的要求有著較大程度的提高。檔案作為基層政府公共服務的重要內(nèi)容，在我國科學技術發(fā)展水平不斷提高的促進下，基層政府在面向公眾提供檔案服務的過程中，需引入信息化的方式開展檔案管理，發(fā)揮檔案信息化在促進基層政府公共服務質(zhì)量提升中的作用。

一、檔案信息化促進基層政府公共服務的作用

當下，我國大力推進基層政府公共服務改革，一體化、標準化以及信息化成為基層政府公共服務改革的主要標準，更是基層政府實現(xiàn)放管結合以及簡政放權的重要措施。在各領域發(fā)展水平不斷提高的促進下，檔案的重要意義開始被更多人所認知，做好檔案管理有著較高的應用價值。由于檔案的特殊性，其數(shù)量呈現(xiàn)出海量化的趨勢發(fā)展。因此，在查閱以及管理上的難度較大，為檔案的信息化建設提供了先決條件。從檔案信息化促進基層政府公共服務的作用來看，其在提升基層政府公共服務質(zhì)量以及服務效率上均可起到重要的促進作用。在具體的表現(xiàn)上，檔案信息化建設可發(fā)揮信息化的優(yōu)勢開展檔案管理，使相關主體在調(diào)閱檔案的過程中更為便捷，政府在提供公共服務的過程中方式更為多元化，不僅提高了檔案資源的利用率，還提高了公眾對基層政府公共服務的滿意度。

二、檔案信息化的標準和規(guī)范

所謂檔案信息化標準規(guī)范的內(nèi)容主要包括管理規(guī)范和技術規(guī)范，在檔案資料建設、使用與運作中明確的管理規(guī)定以及在數(shù)字檔案中的術語和定義、檔案標準制定的原則等都是其中的內(nèi)容，工作人員在開展檔案信息化管理建設時，需要對檔案信息分類和編碼，為了保證檔案的真實性，工作人員需要從檔案的使用方法、價格、安全等方面展開分析與建設，以此來滿足檔案信息化管理的標準。

基層政府在制定檔案信息的管理標準時，需要明確我國《檔案法》以及各級相關管理部門制定的管理規(guī)定，這些內(nèi)容可以為檔案信息化管理及標準提供一定的幫助，而基層政府在公共服務的過程中，需要以此為基礎制定新的標準和規(guī)范，并針對過去的規(guī)定重新修訂，確保內(nèi)容能夠符合當前時代的要求及發(fā)展。檔案信息化標準和規(guī)范給政府公共服務工作提供了很大的幫助，也是保障檔案管理工作具體實施的主要內(nèi)容。由此可以看出，基層政府在制定檔案信息化標準及規(guī)范時，不僅應參考我國《檔案法》的相關標準，還應根據(jù)政府以及當前社會的發(fā)展展開修改，以此來保障檔案信息化標準在基層政府公共服務中的應用，為我國基層政府公共服務及發(fā)展提供幫助。

三、檔案信息化建設促進基層政府開展公共服務的現(xiàn)狀

社會和生產(chǎn)方式的變化促使基層政府公共服務模式做出改變，讓用戶自主選擇，表達需求。一方面，在平臺端界面上設置過濾項，方便用戶選擇，能夠更快速、準確地找到需要的信息，并根據(jù)用戶的習慣，提供用戶感興趣的信息，只有提供具有創(chuàng)新特色的信息服務，才能進一步贏得用戶的心；另一方面，檔案管理是政府機關管理的基礎環(huán)節(jié)，如果檔案保管不規(guī)范、分散，勢必會造成基層政府的管理工作處于被動、混亂的狀態(tài)。

檔案是政府機構公共服務工作的重要保障，是政府工作的基礎信息的來源，檔案管理工作具有重要的意義。基層政府機關對于檔案管理工作的重視程度普遍不足，這往往與各機關重財務、重人員、重機構的管理模式密切相關。基層政府部門的工作內(nèi)容多是任務型，被動性強，導致許多基層政府部門長期忽略檔案管理，也忽視了檔案已成為基層政府部門最主要的信息資源。此外，檔案管理人員素質(zhì)不高，工資和福利待遇低，檔案管理部門在組織單位中的地位也較低，直接影響檔案工作的開展。因此，需要基層政府部門轉變觀念，加強對檔案工作的重視，真正認識檔案管理的重要性，并結合基層政府部門的實際工作，制定檔案管理信息化實施的有效方案和保障措施，從而實現(xiàn)檔案信息化管理的目標。

四、檔案信息化建設提升基層政府公共服務質(zhì)量的策略

1.明確信息化建設標準

由于基層政府公共服務的特殊性，其對于檔案信息化建設有著較高的要求，提升檔案信息化建設質(zhì)量可以擴大基層政府開展公共服務的范圍，提高整體的工作效率。因此，在檔案信息化建設的過程中，需要依照基層政府公共服務的特殊性，科學制定檔案信息化建設標準，借助標準的制定提升檔案信息化建設質(zhì)量，更好地發(fā)揮在提升基層政府公共服務質(zhì)量的積極作用。隨著各行業(yè)領域對檔案管理重視程度的不斷提高，我國針對檔案管理信息化建設也做出一系列的規(guī)定，必須嚴格依照相關法律法規(guī)以及基層政府開展公共服務的相關要求開展檔案信息化建設。例如，在處理檔案數(shù)據(jù)信息以及檔案存儲的過程中，需依照我國規(guī)定的格式。如果某類檔案沒有嚴格的格式規(guī)定，就需依照通用格式實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)處理和存儲。由于檔案有著較高的應用價值，部分檔案還涉及機密內(nèi)容，在受眾范圍上存在一定的局限性。因此，在基層政府開展公共服務的過程中，需要明確檔案公開范圍以及服務范圍，做好檔案信息資源的共享，以此來提高檔案資源的利用率。另外，由于基層政府檔案的特殊性，其數(shù)量較多，涉及的內(nèi)容也較多。因此，在制定檔案信息化建設標準的過程中，必須保證檔案資料的完整性，避免檔案數(shù)據(jù)在信息化建設的過程中出現(xiàn)遺失?；鶎诱臋n案數(shù)量較多，在信息化建設的過程中，應制定檔案目錄，做好檔案資源的整合，提高檔案利用的便利性。

2.完善基礎設備設施建設

目前，我國很多大型的檔案館以及高校的檔案部門配備了計算機、打印機等相關的設備設施以及相應的辦公軟件，工作人員可以通過計算機輸入和文本輸出的方式導入檔案信息，完善檔案信息化工作的基礎設施建設。在以往基層政府管理的過程中，檔案管理工作受重視程度較低，導致在相關基礎設備設施建設上存在較大的不足之處，僅以紙質(zhì)檔案為主，缺乏檔案管理信息化基礎設施建設，制約了基層政府部門檔案管理水平的提高。隨著我國不斷提高基層政府治理水平，對于基層政府公共服務有著更高的要求，加強檔案信息化建設，可使基層政府在開展公共服務的過程中更具有靈活性。由于檔案管理的特殊性，在基層政府運用檔案信息化建設提供公共服務的過程中，必須做好基礎設備設施建設，為提高檔案信息化建設水平提供物質(zhì)層面上的保障。因此，在具體的實施中，相關部門需加大對于檔案信息化建設的資金投入力度，為信息化建設配備相應的設備設施，如計算機、掃描儀等。由于部分檔案屬于機密檔案，一旦出現(xiàn)遺失或者被盜將造成嚴重的損失。因此，在開展基礎設備設施建設的過程中，還需加大對于安全設置的資金投入力度，在檔案信息管理平臺中完善安全設置，如安裝防火墻、殺毒軟件等，并定期升級相關的軟件，以此來減少檔案信息遺失或者被盜的概率，提升檔案信息化的建設質(zhì)量。

隨著我國網(wǎng)絡技術的不斷發(fā)展，各行業(yè)領域都開始運用寬帶網(wǎng)絡互連的方式，在配備信息化設備設施及軟件的同時，使檔案信息化管理的基本設備設施得到有效完善。在過去，受到技術水平的影響，基層政府部門檔案的形式均為紙質(zhì)檔案，其作為原始資料在基層政府提供公共服務的過程中也有著較高的應用價值。在完善檔案管理信息化基礎設備設施建設的過程中，除了需做好紙質(zhì)檔案向數(shù)字化檔案的轉化之外，還應做好紙質(zhì)檔案的保管，提高紙質(zhì)檔案的管理水平。

在具體的實施中，基層政府應完善檔案室的建設，做好防潮、防火、防盜設備設施的建設，提高紙質(zhì)檔案的保管效率，也可以起到提升基層政府檔案信息化建設質(zhì)量的作用。根據(jù)當前發(fā)展的情況來看，檔案信息化發(fā)展已經(jīng)成為檔案資源在社會中配置的基礎，不僅能夠提高檔案服務質(zhì)量以及資源的使用率，還能增強檔案信息查詢的便利性。在檔案管理工作的過程中，檔案工作人員需要積極探索、分析當前形勢中存在的問題，解放工作思想，轉變檔案信息化管理的觀念，充分認識信息化給檔案管理工作帶來的機會與挑戰(zhàn)，以此來實現(xiàn)檔案管理模式的轉變。當前，基層政府部門大多是傳統(tǒng)的檔案管理理念，必須向以人為本的管理模式轉變，充分利用信息時代的有利條件，以此來提高檔案管理信息化工作的創(chuàng)新性和靈活性。如今，傳統(tǒng)被動的檔案管理手段已無法適應現(xiàn)代經(jīng)濟社會發(fā)展的需要，檔案系統(tǒng)現(xiàn)代化的建設為社會的發(fā)展創(chuàng)造了必要條件。

3.完善檔案管理機制

由于基層政府公共服務中涉及的檔案內(nèi)容較多，為最大限度地發(fā)揮檔案在提升基層政府公共服務質(zhì)量中的優(yōu)勢，在開展檔案信息化建設的過程中，需要完善管理機制，以保障檔案管理信息化建設能夠順利開展。在具體的實施中，應完善檔案收集以及歸檔機制，明確檔案收集范圍，依照規(guī)定做好檔案的收集工作，并整理和分析收集的檔案，將合格的檔案及時歸檔，避免檔案出現(xiàn)遺失。在完善檔案管理機制的基礎上，還需落實管理責任機制，細化檔案管理以及檔案信息化建設中各方的職責，做好相關部門以及人員的分工，要求各部門的工作人員均需依照檔案管理的要求配合開展檔案工作，提升基層政府檔案管理的質(zhì)量。

檔案管理標準建設和檔案開發(fā)應用是檔案管理信息化的關鍵和核心，但也成為工作人員在實際工作中的一項艱巨的任務。例如，在將圖像插入文本文件時，很多工作人員會將重心放在文本格式上，卻忽略了圖像在文本中插入的格式，給查找圖像內(nèi)容及資料等工作造成一定的問題。除此之外，因為日常工作中都是按照個人習慣命名文件，隨著時間的推移，文件積累得越來越多，工作人員在搜索時也出現(xiàn)一定的問題，在一定程度上影響了基層政府公共服務的質(zhì)量與效果。所以，基層政府需要盡快對檔案信息管理工作制定相應的管理機制及標準。

4.做好檔案管理人員隊伍建設

檔案管理人員作為基層政府開展檔案管理以及檔案服務的主要執(zhí)行者，其專業(yè)水平以及職業(yè)素養(yǎng)對檔案信息化建設質(zhì)量產(chǎn)生直接的影響。以往，在基層政府開展檔案管理的過程中，部分地區(qū)受到落后管理理念的影響，對于檔案信息化建設以及檔案管理的重視程度較低，在檔案管理人員隊伍的組建上存在較大的問題，沒有結合檔案管理以及信息化建設的要求選擇專業(yè)人員，成為制約檔案管理水平以及檔案信息化建設水平提高的重要原因。針對此，在放管服背景下，基層政府在開展公共服務的過程中應提高對檔案管理人才的重視程度，做好檔案管理人員隊伍建設，為開展檔案信息化建設做好人才保障。

一方面，應提高檔案管理人員的薪酬和福利待遇，提高招聘門檻，實施準入制度，選聘兼具檔案管理專業(yè)知識以及信息化素養(yǎng)的人員承擔基層政府的檔案管理工作。檔案信息管理部門的工作人員需要掌握相應的知識、技術及能力。檔案管理部門需要時常組織培訓工作人員了解信息化管理的知識，并能夠熟練掌握計算機操作技能，靈活使用檔案管理軟件，為基層政府公共服務工作運行提供一定的幫助。

另一方面，針對現(xiàn)有的檔案管理人員應做好相關培訓。在培訓內(nèi)容上，不僅要將檔案專業(yè)管理知識作為主要的培訓內(nèi)容，還應重點培訓相關的法律法規(guī)知識，提高管理人員對于檔案工作的重視程度。由于檔案信息化建設對檔案管理人員的信息化運用能力有著較高的要求，因此，還應在培訓內(nèi)容中加入有關檔案信息化建設的內(nèi)容，從理論知識以及實踐兩個層面開展培訓，提高檔案管理人員運用信息技術開展檔案管理的水平，發(fā)揮信息技術在檔案管理以及基層政府公共服務工作中的優(yōu)勢。此外，復合型的高素質(zhì)人才是檔案信息化建設的“主力軍”，基層政府可以和高校聯(lián)合，為學生、檔案工作者提供豐富的學習條件，引導更多相關專業(yè)的學生到基層政府公共服務部門工作，提升檔案信息化管理的質(zhì)量及效果。

五、結語

綜上所述，檔案信息化建設在提高基層政府公共服務質(zhì)量上起到了重要的促進作用。在開展檔案信息化建設時，基層政府應明確檔案信息化建設標準，完善基礎設備設施建設和管理機制建設，做好檔案管理人員隊伍建設，提升檔案信息化建設質(zhì)量，提高基層政府公共服務水平，助推現(xiàn)代化建設的高質(zhì)量發(fā)展。

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（作者單位：漢濱區(qū)檔案史志館）

作者簡介：鄺小麗 （1982—），女，漢族，陜西安康人，本科，中級，研究方向：檔案管理。