強(qiáng)化醫(yī)院檔案管理，提升檔案資源利用率的策略研究

張杰

摘 要：近年來，伴隨著我國(guó)醫(yī)療衛(wèi)生體制的深化改革，社會(huì)對(duì)醫(yī)院檔案資源提出了更高的需求。要求醫(yī)院在日常管理過程中進(jìn)一步強(qiáng)化檔案管理，更新檔案管理理念，推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，加快檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，全面提升醫(yī)院檔案管理規(guī)范化、智能化、高效化水平?；诖?，文章主要分析研究了強(qiáng)化醫(yī)院檔案管理、提升檔案資源利用率的策略，以供醫(yī)院檔案管理工作者參考借鑒。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案管理；檔案資源利用率；提升策略

中圖分類號(hào)：R197.32；G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

引言

醫(yī)院檔案不僅詳細(xì)記錄了醫(yī)院歷史發(fā)展進(jìn)程，還是所有文獻(xiàn)資料的集合。醫(yī)院檔案資源涉及患者病案、職工檔案、技術(shù)檔案和醫(yī)學(xué)研究資料等多個(gè)領(lǐng)域。如果不重視檔案資源管理并科學(xué)、合理地加以利用，勢(shì)必會(huì)給醫(yī)院決策帶來不利影響，甚至給醫(yī)院及患者造成經(jīng)濟(jì)損失。由此可見，在新時(shí)代背景下，醫(yī)院進(jìn)一步做好檔案管理工作，強(qiáng)化檔案管理水平，提高檔案資源利用率是十分必要且關(guān)鍵的。這就要求醫(yī)院管理者及檔案管理人員主動(dòng)探索一條切實(shí)可行的檔案管理路徑。

一、新時(shí)代背景下醫(yī)院檔案管理的新變化

1.管理內(nèi)容多元化

醫(yī)院檔案管理涉及面非常廣，包含醫(yī)療檔案、人事檔案、行政檔案、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案和藥械設(shè)備設(shè)施檔案等眾多門類，醫(yī)院檔案是醫(yī)院十分重要的資源，在醫(yī)療質(zhì)控、科研教學(xué)、基建管理、設(shè)備管理、財(cái)務(wù)管理和醫(yī)院發(fā)展等各個(gè)方面都發(fā)揮著不可替代的歷史作用和法律憑證作用。當(dāng)前，隨著醫(yī)療體制改革及醫(yī)院產(chǎn)業(yè)規(guī)模不斷拓展，醫(yī)院檔案的種類及數(shù)量呈現(xiàn)出多元化特點(diǎn)，檔案數(shù)量更多、產(chǎn)生更快、種類更豐富。因此，必須加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理，才能更好地促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展和我國(guó)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的進(jìn)步，更好地滿足人們?nèi)找嬖鲩L(zhǎng)的醫(yī)療需求和衛(wèi)生服務(wù)需求。

2.檔案管理工作規(guī)范化、信息化

近幾年來，我國(guó)科技領(lǐng)域在社會(huì)經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的支持下取得了顯著進(jìn)步，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)和人工智能技術(shù)等日趨成熟，并被廣泛應(yīng)用于社會(huì)生產(chǎn)生活的方方面面?；谶@一全新的發(fā)展趨勢(shì)，醫(yī)院以往所使用的傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)無法再發(fā)揮好應(yīng)用價(jià)值，無法滿足醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新需求。在新時(shí)代背景下，醫(yī)院在患者健康管理、疾病預(yù)防、人力資源調(diào)配和質(zhì)量監(jiān)督等工作環(huán)節(jié)中都應(yīng)用了現(xiàn)代化信息技術(shù)及設(shè)備軟件，形成了醫(yī)院電子檔案。此外，醫(yī)院還對(duì)現(xiàn)存的檔案管理技術(shù)推進(jìn)合理改進(jìn)工作，并制定了與之相適配的檔案管理制度，在極大程度上提高了醫(yī)院檔案管理的規(guī)范性與信息化程度。

3.檔案管理工作與醫(yī)院文化建設(shè)工作聯(lián)系更為緊密

第一，醫(yī)院所組織開展的文化建設(shè)工作需要參考醫(yī)院發(fā)展歷程等檔案資料。進(jìn)一步做好醫(yī)院檔案管理工作可以優(yōu)化醫(yī)院文化建設(shè)內(nèi)容，并參照歷史檔案資料及最新的檔案資料同步推進(jìn)醫(yī)院文化建設(shè)工作，在醫(yī)院內(nèi)部形成良好的文化氛圍。可以在一定程度上提高醫(yī)務(wù)人員的工作責(zé)任感、歸屬感和使命感。

第二，醫(yī)院文化合理創(chuàng)新也與檔案管理工作有著密切關(guān)聯(lián)性。醫(yī)院發(fā)展到一定規(guī)模，醫(yī)院文化在醫(yī)院管理中發(fā)揮著重要的導(dǎo)向作用，醫(yī)院檔案資料轉(zhuǎn)化為宣傳推廣醫(yī)院文化的依據(jù)，能夠?qū)⑨t(yī)院文化理念和良好作風(fēng)滲透在醫(yī)院發(fā)展建設(shè)之中，確保醫(yī)院文化發(fā)揮最大化管理效用。

第三，醫(yī)院檔案管理工作可以為醫(yī)院文化建設(shè)提供更多優(yōu)質(zhì)的后備資源，還可以記錄和傳承醫(yī)院文化發(fā)展歷史。

二、制約醫(yī)院檔案利用率的因素分析

1.醫(yī)院管理者對(duì)于檔案管理的重視度不高

所謂正確的意識(shí)是實(shí)踐行動(dòng)的科學(xué)指南。醫(yī)院要想在實(shí)際運(yùn)營(yíng)發(fā)展過程中不斷提高檔案利用效率，就應(yīng)該對(duì)醫(yī)院檔案管理工作的必要性與重要性形成正確認(rèn)識(shí)。但是，當(dāng)前由于部分醫(yī)院受到了醫(yī)療體制改革及日趨激烈的醫(yī)療市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)影響，在日常經(jīng)營(yíng)管理工作中發(fā)展重點(diǎn)放在了醫(yī)療技術(shù)水平與服務(wù)質(zhì)量提高方面，尚未充分認(rèn)識(shí)到做好醫(yī)院檔案管理工作的必要性，在一定程度上降低了各部門、各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作對(duì)于醫(yī)院檔案的利用率。

現(xiàn)階段，部分醫(yī)院管理者對(duì)于檔案存在認(rèn)知誤區(qū)，片面地認(rèn)為檔案管理工作無法為醫(yī)院帶來直接的經(jīng)濟(jì)利益，因此，無須投入過多的人力、物力和財(cái)力，最終導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理過程中出現(xiàn)檔案資料收集不及時(shí)、不全面和儲(chǔ)存管理不到位等問題，影響醫(yī)院檔案的利用率。此外，正是由于醫(yī)院管理者尚未形成正確的檔案管理與利用意識(shí)，部分醫(yī)院的檔案信息化建設(shè)進(jìn)程緩慢，也會(huì)影響檔案管理人員的工作熱情，醫(yī)院檔案管理質(zhì)量與效果無法得到保障。

2.檔案管理開發(fā)意識(shí)不充分

醫(yī)院在運(yùn)營(yíng)管理過程中開展檔案管理工作的主要目的是為了增加醫(yī)院的間接性經(jīng)濟(jì)效益。因此，部分醫(yī)院在推進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作中更多關(guān)注各類檔案資料的收集、整理和保存環(huán)節(jié)，而不愿意開發(fā)檔案管理的基本應(yīng)用。由此可見，檔案管理開發(fā)意識(shí)不充分也會(huì)影響醫(yī)院檔案的利用率。尤其是在信息時(shí)代背景下，雖然很多醫(yī)院都在檔案管理中引進(jìn)了新技術(shù)、新設(shè)備，但多表現(xiàn)為將傳統(tǒng)檔案管理模式轉(zhuǎn)移到計(jì)算機(jī)上開展，并未及時(shí)組織開展檔案分類歸檔、資料整理與共享等活動(dòng)，不僅降低了醫(yī)院檔案的利用率，還給醫(yī)院檔案管理工作順利開展帶來了不利影響。

3.醫(yī)院檔案管理缺少專業(yè)人員參與

現(xiàn)階段，多數(shù)醫(yī)院都將檔案管理工作劃分給各部門業(yè)務(wù)人員兼職，由于兼職人員未接受過檔案專業(yè)化教育與系統(tǒng)化實(shí)踐培訓(xùn)，因此，整體專業(yè)素養(yǎng)較低。在醫(yī)院檔案管理工作中無法認(rèn)清自身所承擔(dān)的工作職責(zé)，一旦發(fā)生突發(fā)問題也無法采取有效的應(yīng)對(duì)措施，導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理工作一直處于一種較為松懈的狀態(tài)，檔案利用率無法提高。除此之外，由于醫(yī)院與其他企事業(yè)單位在業(yè)務(wù)屬性、發(fā)展方向上存在明顯差異，如果檔案管理人員不夠?qū)I(yè)勢(shì)必會(huì)降低醫(yī)院檔案管理水平與質(zhì)量，無法為相關(guān)人員提供其所需的檔案資料，進(jìn)而降低醫(yī)院檔案的利用率。

4.安全漏洞頻繁出現(xiàn)

為了進(jìn)一步提高檔案管理效率與質(zhì)量，當(dāng)前多數(shù)醫(yī)院已經(jīng)對(duì)內(nèi)推進(jìn)了檔案管理信息化建設(shè)工作，檔案網(wǎng)絡(luò)化管理雖然帶來了工作便利，但也為各種病毒、違法網(wǎng)絡(luò)攻擊行為創(chuàng)造了機(jī)會(huì)。一旦出現(xiàn)安全漏洞醫(yī)院無法及時(shí)利用技術(shù)修復(fù)或者無法定期更新后臺(tái)管理系統(tǒng)，勢(shì)必會(huì)導(dǎo)致檔案管理信息化平臺(tái)混亂，出現(xiàn)檔案信息被盜、損毀和隨意篡改等安全風(fēng)險(xiǎn)問題。部分有價(jià)值的醫(yī)學(xué)研究檔案被泄露，還會(huì)對(duì)醫(yī)院科研數(shù)據(jù)信息的真實(shí)性、我國(guó)醫(yī)療科技創(chuàng)新發(fā)展等帶來不利影響。基于此，醫(yī)院在加強(qiáng)檔案管理、提高檔案資源利用率過程中，應(yīng)當(dāng)做好檔案信息安全保障工作，為各類檔案資料發(fā)揮好應(yīng)有價(jià)值提供基礎(chǔ)保障。

三、強(qiáng)化醫(yī)院檔案管理，提高檔案資源利用率的策略

1.增強(qiáng)醫(yī)院全員檔案管理意識(shí)

檔案管理工作是醫(yī)院綜合管理工作的重要組成部分，要想真正提高醫(yī)院檔案管理水平以及醫(yī)院檔案資源的利用率，需要對(duì)內(nèi)做好科學(xué)化檔案管理意識(shí)宣傳推廣工作，以促使醫(yī)院各部門工作人員形成良好的檔案管理意識(shí)、創(chuàng)新意識(shí)等，進(jìn)而為醫(yī)院檔案管理工作的順利開展與檔案資源的高效利用奠定良好的思想基礎(chǔ)。

醫(yī)院檔案管理人員是檔案管理工作的主要參與者。對(duì)此，醫(yī)院應(yīng)該鼓勵(lì)檔案管理人員主動(dòng)學(xué)習(xí)和參考典型事例的相關(guān)宣傳模式與手段，進(jìn)而在實(shí)際工作中對(duì)醫(yī)院檔案管理的重要性開展宣傳推廣；第二，醫(yī)院管理者應(yīng)該在日常管理工作中為檔案管理部門提供更多的政策與資金支持。結(jié)合醫(yī)院經(jīng)濟(jì)水平、檔案管理工作創(chuàng)新需求等，及時(shí)引進(jìn)各類現(xiàn)代化設(shè)備設(shè)施及信息軟件等。同時(shí)，還應(yīng)該注重深化檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)，提高醫(yī)院檔案管理水平以及檔案資源利用率。

2.開發(fā)檔案管理應(yīng)用

伴隨著我國(guó)科技領(lǐng)域的創(chuàng)新進(jìn)步，各類現(xiàn)代化信息技術(shù)被廣泛應(yīng)用于社會(huì)各領(lǐng)域之中，給人們的實(shí)際生活帶來了諸多便利?；诖?，各大醫(yī)院也應(yīng)當(dāng)順應(yīng)信息時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，在檔案管理工作中加快信息化建設(shè)進(jìn)程，從而提高醫(yī)院檔案管理效率與管理質(zhì)量，推動(dòng)醫(yī)院朝著智能化、信息化和現(xiàn)代化方向轉(zhuǎn)型升級(jí)。

第一，加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院檔案管理的信息化建設(shè)力度。及時(shí)在檔案管理工作中引進(jìn)信息管理系統(tǒng)、數(shù)字化信息設(shè)備設(shè)施，并發(fā)揮計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)，對(duì)檔案收集、整理、借閱和銷毀全過程加強(qiáng)監(jiān)督；第二，借助信息技術(shù)來推進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作。可以快速對(duì)各類檔案資料編碼，相關(guān)人員可以在檔案管理信息化系統(tǒng)中利用關(guān)鍵詞檢索，提高檔案資源利用率；第三，在醫(yī)院檔案管理中引進(jìn)信息化系統(tǒng)，打破傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理與利用模式。搭建患者身體健康信息共享平臺(tái)，并利用該平臺(tái)加強(qiáng)醫(yī)院與醫(yī)院、醫(yī)院與醫(yī)療機(jī)構(gòu)之間的科研合作力度；第四，面向患者個(gè)人開放電子健康檔案，以便群眾在看病就醫(yī)過程中加強(qiáng)個(gè)人健康管理；第五，經(jīng)濟(jì)條件允許的醫(yī)院還可以購(gòu)置功能強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)，對(duì)檔案信息深度分析，從而為醫(yī)療業(yè)務(wù)、科研工作和醫(yī)院發(fā)展戰(zhàn)略制定等提供數(shù)據(jù)支持。

3.提升檔案管理人員的綜合素養(yǎng)

檔案管理人員的專業(yè)能力與綜合素養(yǎng)的高低直接影響著醫(yī)院檔案管理水平與檔案資源的利用率?；诖?，醫(yī)院應(yīng)該結(jié)合實(shí)際情況設(shè)置專門的檔案管理部門及管理崗位，并對(duì)檔案管理人員開展專業(yè)化培訓(xùn)，以此確保醫(yī)院檔案管理工作順利開展。

第一，醫(yī)院檔案管理人員應(yīng)該在檔案管理工作中投入更多精力，積極主動(dòng)地適應(yīng)醫(yī)院內(nèi)部變革及外部環(huán)境變化等。加強(qiáng)對(duì)各類專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)，不斷豐富自身的知識(shí)結(jié)構(gòu)，強(qiáng)化創(chuàng)新思維，最終轉(zhuǎn)變?yōu)檫m應(yīng)新時(shí)代醫(yī)院檔案管理工作需求的復(fù)合型人才；第二，醫(yī)院應(yīng)該結(jié)合整體發(fā)展規(guī)劃、檔案管理工作創(chuàng)新需求等，為在崗檔案管理人員制訂切實(shí)可行的年度學(xué)習(xí)計(jì)劃，分層次、分崗位、分對(duì)象地制定學(xué)習(xí)目標(biāo)。同時(shí)，還可以派遣檔案管理人員進(jìn)修學(xué)習(xí)，及時(shí)更新知識(shí)體系。醫(yī)院在開展年終考核過程中，除了應(yīng)該考核檔案管理人員對(duì)理論知識(shí)的掌握度，還應(yīng)注重考核其管理水平，提高醫(yī)院檔案資源的利用率。

4.貫徹落實(shí)保密工作，提高檔案利用安全性

醫(yī)院檔案的安全規(guī)范使用大致分為檔案資料所有權(quán)與共享權(quán)、檔案信息公開性與保密性幾個(gè)層面。基于此，醫(yī)院在組織開展檔案管理工作中應(yīng)當(dāng)處理好共享、公開與保密之間的關(guān)系，切實(shí)提升醫(yī)院檔案的安全性與完整性。

在發(fā)送機(jī)密文件過程中，醫(yī)院檔案管理人員應(yīng)當(dāng)仔細(xì)填寫檔案移交表格，并提交給上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)后方可推進(jìn)檔案移交工作。在機(jī)密檔案查閱過程中，使用者需要特別注意檔案安全，事前向檔案管理部門提交查閱申請(qǐng)，并只能在自身查閱權(quán)限內(nèi)查看相關(guān)資料。如果涉及機(jī)密文件，檔案管理部門可以在做好登記的情況下為使用者提供檔案副本，既可以避免檔案在借閱過程中出現(xiàn)損壞問題，還可以降低檔案丟失的風(fēng)險(xiǎn)。在機(jī)密檔案退回過程中，醫(yī)院檔案管理部門應(yīng)當(dāng)按照相關(guān)規(guī)定仔細(xì)檢查檔案是否存在被篡改、損毀問題。如果存在上述問題，應(yīng)當(dāng)及時(shí)通知研究人員檢查并將情況記錄下來。此外，醫(yī)院檔案管理過程中醫(yī)務(wù)人員需增強(qiáng)自身的安全意識(shí)和隱私意識(shí)，利用信息技術(shù)構(gòu)建數(shù)據(jù)信息管理保護(hù)體系，規(guī)范檔案借閱與利用行為，保障醫(yī)院檔案的安全與完整。

5.制訂數(shù)據(jù)備份與災(zāi)難恢復(fù)計(jì)劃

要想切實(shí)做好醫(yī)院檔案管理工作，提高各類檔案資源的利用率，還應(yīng)當(dāng)制訂數(shù)據(jù)備份與災(zāi)難恢復(fù)計(jì)劃。在面對(duì)數(shù)據(jù)信息丟失、系統(tǒng)故障和自然災(zāi)害等問題時(shí)，醫(yī)院仍然可以保障檔案資源完整，可以有效利用檔案。醫(yī)院檔案中所包含的數(shù)據(jù)信息，如患者病歷、檢查結(jié)果和治療計(jì)劃等對(duì)患者而言十分重要。一旦出現(xiàn)數(shù)據(jù)信息丟失或者無法正常使用的情況，將會(huì)影響治療效果，甚至威脅患者的生命安全。由此可見，醫(yī)院制訂數(shù)據(jù)備份與災(zāi)害恢復(fù)計(jì)劃具有較強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)意義。

第一，在制訂數(shù)據(jù)備份與災(zāi)難恢復(fù)計(jì)劃過程中，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)結(jié)合實(shí)際情況制定多層次的數(shù)據(jù)備份戰(zhàn)略。例如，本地計(jì)算機(jī)備份計(jì)劃與網(wǎng)盤備份計(jì)劃等，從而有效應(yīng)對(duì)各類系統(tǒng)故障或者數(shù)據(jù)被泄露的風(fēng)險(xiǎn)；第二，醫(yī)院在開展檔案管理工作時(shí)還應(yīng)該制訂災(zāi)難恢復(fù)計(jì)劃，主要用于應(yīng)對(duì)自然災(zāi)害、電力故障和火災(zāi)等災(zāi)害情況。災(zāi)難恢復(fù)計(jì)劃包含了數(shù)據(jù)信息快速恢復(fù)、設(shè)備設(shè)施替換和備份數(shù)據(jù)中心建設(shè)等，以便醫(yī)院在遭受突發(fā)災(zāi)害后能夠快速恢復(fù)檔案信息。此外，醫(yī)院還應(yīng)該定期組織災(zāi)害演練，不斷檢驗(yàn)災(zāi)害恢復(fù)計(jì)劃的可行性與實(shí)效性，以此確保該計(jì)劃在實(shí)際工作中能夠順利實(shí)施。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在醫(yī)院實(shí)際運(yùn)營(yíng)與發(fā)展過程中所產(chǎn)生的各類檔案資料不僅可以總結(jié)和歸納以往的工作信息，還可以為醫(yī)院決策工作、發(fā)展規(guī)劃制定工作等提供數(shù)據(jù)支持，對(duì)于推動(dòng)醫(yī)院高質(zhì)量升級(jí)轉(zhuǎn)型與可持續(xù)發(fā)展具有重要意義?；诖?，為了進(jìn)一步提高醫(yī)院檔案管理水平以及檔案資源利用率，醫(yī)院需要在全面掌握新時(shí)代檔案管理新變化及影響檔案資源利用率各類因素的基礎(chǔ)上，及時(shí)采取針對(duì)性措施對(duì)檔案管理模式改革優(yōu)化，真正提高醫(yī)院檔案管理的水平。

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（作者單位：煙臺(tái)市萊陽(yáng)中心醫(yī)院）