城市軌道交通工程竣工檔案接收的探索與創(chuàng)新

林穎

摘 要：城市軌道交通工程竣工檔案是城建檔案館重要館藏類目之一，但軌道交通工程竣工檔案的接收在實際工作中存在諸多困難。杭州市城市建設(shè)檔案館從進館范圍、人才培養(yǎng)和工作標準等方面，對城市軌道交通工程竣工檔案的接收實施了大膽的探索，在確保檔案質(zhì)量的同時，提高了工作效率，形成了具有杭州特色的軌道交通工程竣工檔案接收模式。

關(guān)鍵詞：城市軌道交通；竣工檔案；電子檔案；城建檔案館

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A

軌道交通檔案反映了軌道交通工程建設(shè)的全過程，是軌道交通系統(tǒng)安全運維的重要依據(jù)，是開展行業(yè)科普及參與構(gòu)建智慧城市的基礎(chǔ)資源，也為質(zhì)量與安全責任追溯提供了重要的依據(jù)。

自2012年11月杭州地鐵一號線正式建成通車起，截至目前，杭州已經(jīng)建成12條地鐵線路、總長度516千米的城市軌道交通骨干網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)十城區(qū)全覆蓋。目前，杭州市城市建設(shè)檔案館已接收杭州地區(qū)軌道交通1號線、2號線、4號線、5號線和16號線共計200多千米的竣工檔案，總案卷數(shù)超過1.6萬卷。面對數(shù)量巨大的城市軌道交通工程竣工檔案，杭州市城市建設(shè)檔案館（以下簡稱“杭州館”）改變傳統(tǒng)工作思路，做好近、遠期規(guī)劃，主動服務(wù)，協(xié)調(diào)多部門，優(yōu)化辦事流程，借助互聯(lián)網(wǎng)優(yōu)勢實現(xiàn)了城市軌道交通竣工檔案接收“最多跑一次”，在保障地鐵檔案及時、完整、準確接收方面取得了明顯成效。

一、杭州市城市軌道交通工程竣工檔案接收遇到的難題

1.進館范圍不明確

城市軌道交通工程建設(shè)涉及的專業(yè)眾多，除土建工程外，還包括通信系統(tǒng)、信號系統(tǒng)以及供電系統(tǒng)等各類設(shè)備設(shè)施安裝工程。雖然2013年開始實施的《城市軌道交通檔案整理標準》（CJJ/T 180-2012）中對城建檔案館的歸檔內(nèi)容提出了建議，但由于各地城建檔案館工作方式不同，信息化程度存在差異，照搬該標準開展城市軌道交通工程竣工檔案的接收在實際工作中存在一定的困難。此外，隨著城市軌道交通線路的使用和改造，部分設(shè)備安裝工程竣工檔案的使用價值會隨著時間推移而不斷降低。例如，杭州地鐵1號線的自動售票系統(tǒng)在運營過程中已歷經(jīng)多次改造，原始竣工檔案中的記錄與現(xiàn)場實際已大相徑庭。缺少以檔案價值為基礎(chǔ)而制定的竣工檔案進館范圍，不僅會增加城建檔案館的無效工作量，占用城建檔案館寶貴的人力資源，還為日后檔案利用時提供信息的準確性埋下了隱患。

2.復(fù)合型人才不足

隨著軌道交通網(wǎng)絡(luò)的擴張，工程檔案增速明顯，對檔案管理工作也提出了更高的要求。城市軌道交通工程檔案管理工作所需的人才，是同時具有“軌道交通工程專業(yè)知識”和“檔案專業(yè)知識”的復(fù)合型人才。

目前，杭州市城市軌道交通工程檔案人才隊伍主要由建設(shè)單位檔案員和城建檔案館職工組成。建設(shè)單位處于城市軌道交通工程竣工檔案的形成端，其檔案人員的主要職責是收集和保管施工過程中形成的資料，在整理、立卷后，向城建檔案館移交。但城市軌道交通工程的工作重心往往聚焦于施工進度和工程質(zhì)量，對位于建設(shè)程序末端的檔案工作的重視程度不足，加之工程項目人員流動性較大，導(dǎo)致建設(shè)方檔案專業(yè)人才不足。城建檔案館處于城市軌道交通工程竣工檔案的接收端，其主要職責是對進館檔案的質(zhì)量開展檢查，確保館藏檔案的完整性和可用性。但城建檔案館因受到人員編制和自身專業(yè)的限制，普遍缺少城市軌道交通工程領(lǐng)域的專業(yè)人才。在首尾兩端都受到自身條件所限的現(xiàn)狀下，城市軌道交通檔案管理復(fù)合型人才顯得尤為重要而稀缺。

3.檔案完整性與屬地管理之間的矛盾

杭州城市軌道交通工程連接著杭州地區(qū)的10個轄區(qū)，其中，除4個主城區(qū)外，其余6個區(qū)都設(shè)有城建檔案管理機構(gòu)。若根據(jù)城建檔案工作一直遵循的“屬地管理”原則，杭州地區(qū)的城市軌道交通工程竣工檔案將會根據(jù)項目所在區(qū)域，分別由不同的城建檔案管理機構(gòu)實施接收和保管，這不僅會破壞檔案的完整性，還會給日后檔案利用和數(shù)據(jù)分析造成很大的不便。如何化解城建檔案的屬地管理原則和檔案完整性之間的矛盾，成為檔案接收工作的一個焦點。

4.缺少檔案接收單元的劃分標準

國標GB/T 50299-2018《地下鐵道工程施工質(zhì)量驗收標準》將地鐵工程驗收劃分為項目工程、單位及子單位工程、分部及子分部工程、分項工程及檢驗批。按照該標準對項目工程、單位工程的釋義，地鐵的整條線路為一個項目，獨立的車站、區(qū)間、車輛段、停車場或車輛基地分別為單獨的單位工程。

但在實際工作中發(fā)現(xiàn)，該標準適用于軌道交通工程項目的質(zhì)量驗收，卻并不適用于軌道交通工程檔案的接收。首先，城建檔案館一般以項目為基本單位開展竣工檔案接收工作，但若以整條線路作為一個項目開展檔案接收，會因為項目過于龐大、單位工程過多，而嚴重影響檔案接收的進度。此外，過于龐大的項目在竣工檔案整理、分卷時也極為不便；其次，由于同一條線路中各標段間施工進度的不同，各個站點和區(qū)間的竣工時間存在較大的時間差，若較早完工的站點或區(qū)間的竣工檔案不及時接收進館，隨著項目的完工和人員的撤場，散落在檔案館外的竣工檔案存在著很大的安全保管隱患。

二、杭州市城市軌道交通工程竣工檔案接收新舉措

1.制定接收標準，明確進館范圍

2011年，在杭州市地鐵一期工程不斷推進的同時，杭州館派人前往天津、上海等城市，學(xué)習其他檔案館在城市軌道交通工程竣工檔案接收工作中的先進經(jīng)驗，又根據(jù)《建設(shè)工程質(zhì)量管理條例》《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》等文件，結(jié)合杭州市軌道交通建設(shè)實際情況，起草了《杭州市城市軌道交通工程檔案進館范圍》。該進館范圍在征求各職能部門、專業(yè)設(shè)計人員和地鐵參建等單位的意見后，上報杭州市檔案局審查，于2011年8月發(fā)布。同年12月，杭州館又牽頭制定了《杭州市城市軌道交通工程檔案歸檔范圍》，統(tǒng)一了杭州市城市軌道交通各參建單位應(yīng)歸檔的資料。

2017年，為配合《城市軌道交通工程檔案整理標準》和第四版《杭州地鐵單位工程、分部工程和分項工程劃分標準》的實施，杭州館在總結(jié)了地鐵1號線檔案工作的經(jīng)驗后，制定了《杭州市城市軌道交通工程檔案移交書》。該移交書根據(jù)施工工藝將杭州市軌道交通工程竣工檔案分為20個類別，通過更精細化的管理極大提高了檔案的接收和利用效率。同年，杭州館又制定了《杭州市城市軌道交通工程聲像檔案歸檔整理規(guī)定》，統(tǒng)一了杭州市城市軌道交通工程聲像檔案工作標準。

2022年，杭州館受浙江省住房和城鄉(xiāng)建設(shè)廳的委托，制定了《浙江省城市軌道交通工程檔案進館范圍》，并于2022年9月正式發(fā)布，成為全省城建檔案館軌道交通工程竣工檔案接收的最新標準。

2.提高綜合素質(zhì)，打造專業(yè)隊伍

（1）成立工作小組，完善工作機制

為了更有針對性地開展城市軌道交通竣工檔案接收工作，杭州館組建了軌道交通工程竣工檔案工作小組，由分管領(lǐng)導(dǎo)任組長，科室負責人任副組長，全面負責杭州市城市軌道交通工程竣工檔案接收。工作小組共有組員8人，全部具有檔案中、高級職稱，其中，館員4人、副研究館員3人以及研究館員1人，3名副研究館員中有2人具有工程師職稱。工作小組與杭州市地鐵集團建立了長期合作工作機制，根據(jù)軌道交通工程建設(shè)工期的安排，制定了城市軌道交通工程竣工檔案接收長期規(guī)劃、短期計劃和年度目標，并與館內(nèi)簽訂目標責任書。年度目標明確后，工作小組將年度目標分解到月、落實到人，與月度、年度目標和考核掛鉤；組員通過在線預(yù)審、上門指導(dǎo)等方式不斷跟進檔案整理和歸檔的進度，按月更新數(shù)據(jù)，確保檔案接收工作有序開展。

（2）內(nèi)外挖掘潛力，提升業(yè)務(wù)水平

為打造高素質(zhì)、專業(yè)化的隊伍，杭州館從內(nèi)、外兩方面著手，并強化檔案收集始末兩端人員的業(yè)務(wù)水平，全面提升城市軌道交通工程竣工檔案工作人員的綜合素質(zhì)。

對內(nèi)，工作小組制訂詳細的交流和學(xué)習計劃：每周派人前往地鐵集團開展業(yè)務(wù)交流，學(xué)習地鐵工程專業(yè)知識；每月開展內(nèi)部學(xué)習，針對實踐中遇到的問題開展討論和反思；每半年對照工作計劃開展總結(jié)、分析，確保接收進度；年終根據(jù)小組全年的交流、學(xué)習狀況，構(gòu)思來年提升計劃。通過常態(tài)化的學(xué)習、實踐和反思，杭州館不斷從內(nèi)部挖掘潛力，打造了一支能力強、業(yè)務(wù)尖的城市軌道交通工程竣工檔案接收隊伍。

對外，杭州館每季度舉辦檔案業(yè)務(wù)技術(shù)交底培訓(xùn)班，免費為各參建單位檔案員提供檔案法律法規(guī)、檔案收集以及檔案整理等專業(yè)知識培訓(xùn)，平時為上門咨詢的檔案員提供一對一的現(xiàn)場指導(dǎo)，有效提升了杭州地區(qū)城市軌道交通工程檔案員的業(yè)務(wù)水平。

通過內(nèi)、外結(jié)合的全方位培訓(xùn)，杭州館培養(yǎng)了一大批“軌道交通工程專業(yè)知識+檔案專業(yè)知識”的復(fù)合型人才，在大力提高檔案進館速度的同時，有效保障了檔案質(zhì)量。

3.改革傳統(tǒng)模式，嚴控檔案質(zhì)量

（1）突破“屬地管理”，實行整體接收

為解決檔案“屬地管理”原則和檔案完整性之間的矛盾，避免因分區(qū)接收而割裂城市軌道交通工程竣工檔案的內(nèi)在聯(lián)系，杭州館提高站位，提出在城市軌道交通工程竣工檔案接收工作中將“屬地管理”模式調(diào)整為“一館接收”模式，由杭州館統(tǒng)一接收整個杭州地區(qū)的城市軌道交通工程竣工檔案，以確保檔案的完整性。在“一館接收”的模式下，當遇到地鐵與非地鐵合建項目時，以優(yōu)先保障城市軌道交通工程竣工檔案完整性為原則，將共建項目的共用資料在軌道交通工程項目中歸檔，由杭州館實施接收；非共用檔案仍遵循“屬地管理”的原則，由項目所在地的城建檔案管理機構(gòu)實施接收。

（2）結(jié)合實踐經(jīng)驗，調(diào)整接收單元

由于《地下鐵道工程施工質(zhì)量驗收標準》中對項目和單位工程的劃分方法并不適用于城市軌道交通竣工檔案的接收，而現(xiàn)行有效的標準中又缺少可用于檔案接收的項目和單位工程的劃分方法，杭州館根據(jù)城市軌道交通工程的特點，結(jié)合實踐工作經(jīng)驗，按照“點、線結(jié)合劃分項目，規(guī)劃、驗收結(jié)合劃分單位工程”的原則，制定了城市軌道交通工程竣工檔案接收單元的劃分方法。

點、線結(jié)合劃分項目是指：以《建設(shè)工程規(guī)劃許可證》為依據(jù)，將城市軌道交通工程的車站、區(qū)間等可單獨施工且檔案相對獨立的構(gòu)筑物劃分為一個項目，以“點”狀實施檔案接收，以專業(yè)為依據(jù)，將城市軌道交通工程中的通信系統(tǒng)、供電系統(tǒng)等整條線路連續(xù)施工，且檔案不便分割的多個小項目劃分為一個整體的大項目，以“線”的方式實施檔案接收。

規(guī)劃、驗收結(jié)合劃分單位工程是指：當同一地鐵站點中出現(xiàn)同期規(guī)劃、分期驗收的情況時，以《建設(shè)工程規(guī)劃許可證》為基礎(chǔ)、工程驗收會議紀要為依據(jù)，將該站點內(nèi)已通過驗收與暫緩驗收的施工內(nèi)容分別登記為獨立的單位工程，分階段實施檔案接收。

新制定的接收單元在項目和單位工程的劃分上更加精準、細致，有效縮短了工程竣工和檔案接收之間的時間差，更符合城市軌道交通工程竣工檔案接收的工作實際需求。

（3）積極主動服務(wù)，確保檔案質(zhì)量

面對軌道交通建設(shè)時間短、工程量集中的特點，杭州館主動出擊，根據(jù)項目竣工計劃制訂檔案接收計劃，集中工作小組全部人力，采用提前預(yù)審的服務(wù)方式全力推進檔案接收工作進度。由于城市軌道交通工程經(jīng)常出現(xiàn)標段內(nèi)、項目間資料共用的情況，為了避免因不熟悉項目實際情況而產(chǎn)生不必要的整改意見，工作小組內(nèi)采用了分標段包干預(yù)審的方式，即小組內(nèi)每兩人組成一個合作單元，對同一施工標段的竣工檔案實施互審，形成集監(jiān)督與合作為一體的工作機制，對同一標段內(nèi)的項目按“成熟一個、接收一個”的原則實施接收。為提高預(yù)審服務(wù)質(zhì)量、統(tǒng)一工作標準，杭州館制定了《杭州市軌道交通檔案審核要點》，明確了城市軌道交通工程所涉及的多個不同類型的工程竣工檔案的審核要求，并在預(yù)審工作中嚴格執(zhí)行。嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度和積極主動服務(wù)的工作方式，讓杭州館在實現(xiàn)嚴控竣工檔案質(zhì)量的同時，大幅度提高檔案驗收和檔案接收的工作效率。

4.數(shù)字化轉(zhuǎn)型，提高辦事效率

2017年10月，杭州館開始推行電子文件在線驗收和接收?？⒐n案驗收一改傳統(tǒng)的線下驗收模式，變?yōu)椴捎谩霸诰€申請、線上辦理、在線反饋驗收意見”的模式，竣工檔案接收也由最初的“先接收紙質(zhì)檔案再整理并數(shù)字化加工”，調(diào)整為“先接收電子檔案再接收紙質(zhì)檔案”模式。建設(shè)單位通過“浙江政務(wù)服務(wù)網(wǎng)”對建設(shè)工程竣工檔案提出驗收申請，城建檔案管理機構(gòu)對符合驗收要求的項目出具電子版《浙江省建設(shè)工程檔案驗收意見書》并提供下載，實現(xiàn)了不見面辦理驗收。驗收通過后，納入進館范圍內(nèi)的電子竣工檔案通過“杭州市建設(shè)工程電子文件在線接收系統(tǒng)”實施在線移交。電子檔案完成移交后，建設(shè)單位可預(yù)約紙質(zhì)檔案的移交時間，真正實現(xiàn)竣工檔案移交“只跑一次”。

為確保城市軌道交通工程電子檔案的數(shù)據(jù)質(zhì)量，杭州館制定了《杭州市建設(shè)工程竣工檔案編制技術(shù)規(guī)范》，對應(yīng)歸檔的電子文件格式、數(shù)字化轉(zhuǎn)換要求、電子檔案著錄要求、文件的大小以及電子印章的使用等內(nèi)容作出了詳細的規(guī)定，從源頭上保障了電子檔案數(shù)據(jù)的準確性和有效性。

三、結(jié)語

城市軌道交通工程竣工檔案是城建檔案館重要的館藏類目，也是城市建設(shè)不斷向地下空間探索和發(fā)掘的重要基礎(chǔ)資料。杭州館在數(shù)字檔案館建設(shè)的時代背景下，大膽突破傳統(tǒng)、不斷挖掘潛力，多措并舉，在實踐探索中不斷創(chuàng)新，為建設(shè)智慧檔案館奠定了堅實基礎(chǔ)。

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（作者單位：杭州市城市建設(shè)檔案館）